Progetto di automazione degli Empori Arcipelago

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1 Progetto di automazione degli Empori Arcipelago Versione 1.0 Agosto 2009 Introduzione La attuale crisi della finanza è arrivata a colpire l'economia reale. Le aziende, nonostante la disponibilità di risorse umane, tecniche e materiali, hanno difficoltà ad ottenere credito ed altre garanzie dal mondo bancario. Le famiglie, nell'incertezza del mantenimento del proprio reddito, tendono a consumare meno, contribuendo all'aggravamento della situazione finanziaria delle aziende. Questo progetto ha come oggetto gli aspetti tecnici della automazione di un emporio, in cui vengono applicati concetti di incremento della collaborazione tra produttori, fornitori e consumatori. L'idea di un emporio Arcipelago si sviluppa dal progetto Sapore del Cuore come descritto in sul sito di Arcipelago ŠCEC : Obiettivi I principali obiettivi di questo progetto sono : Stabilire un sistema informatico di gestione efficace ed a basso costo operativo per gli empori Arcipelago. Inserire l'uso dell'informatica in un contesto sociale, umano ed economico. Eliminare sprechi delle risorse nelle attività di produzione, gestione e distribuzione. Fornire a tutti gli interessati strumenti di monitoraggio e controllo facile da usare. Rendere l'utilizzo dello ŠCEC fattibile e utile nelle economie locali. Permettere a gruppi di persone e aziende di aggregarsi in modo collaborativo per il profitto di tutti. La situazione attuale Dopo anni di affari portati avanti da banche ed istituzioni affini, la vera industria produttiva si trova legata a modi di pensare ed agire che portano a una totale dipendenza dal sistema finanziario. L'imprenditore, grande o piccolo che sia, ha dovuto accumulare debiti e nella assenza di garanzie bancarie difficilmente riesce a vendere o ad acquistare. Il livello di competizione è alto ed in più squilibrato, se si pensa alla forza dei grandi gruppi presenti in tutti i settori. Una piccola o media azienda, salvo rare eccezioni, non può contrapporre la forza degli oligopoli e deve adeguarsi accettando prezzi molto inferiori e condizioni di pagamento penalizzanti. Pagina 1 di 16

2 Esaminando il processo di formazione e crescita dei grandi gruppi, vediamo che il dominio del mercato viene conseguito grazie alla distruzione di una parte della produzione locale e l'asservimento della parte restante. Il metodo si articola in : Grande disponibilità di capitali. Importazione di beni da paesi dove i costi di produzione sono molto inferiori. Trasporto in grande quantità. Offerta al mercato a basso prezzo (il quanto basta per vincere la concorrenza locale). Acquisto / fallimento dei produttori locali o negoziazione penalizzante dei prezzi. In pochi anni, la cosiddetta globalizzazione ha danneggiato i produttori locali che oggi si trovano divisi e a competere contro mostri finanziari (vedi grande distribuzione). Cosa fare? La risposta Fortunatamente esiste una risposta in grado di invertire questo processo. Questa risposta passa da alcuni punti : Collaborazione tra produttori, grossisti, commercianti e consumatori locali. Riduzione dei costi e esigenze legate al mondo della finanza. Riduzione dei costi di trasporto merce. Aumento della efficienza amministrativa. Aumento della qualità dei prodotti e servizi. Integrazione equa nel sistema economico di piccoli artigiani o produttori. Risparmio energetico. Eliminazione di sprechi con riciclaggio. L'idea di fondo è non lasciare che i grandi gruppi con la loro potenza finanziaria divida le comunità locali. Per arrivare ad un risultato concreto, serve la presa di coscienza che ogni individuo è responsabile. Il produttore, il commerciante e il consumatore devono assumere la responsabilità delle loro scelte per creare un sistema economico locale efficiente. Funzionamento del sistema informatico Il complesso dell'informatica può essere visto come un sistema nervoso che controlla e permette ad ogni parte socio economica di funzionare in armonia e raggiungere gli obiettivi collettivi. Le linee guide sono : Unire ciò che è diviso tramite lo scambio di informazione. Monitorare le azioni e i risultati ottenuti in vista degli obiettivi. Elaborare misure di correzione quando necessarie. La soluzione software proposta è Dittaweb : un servizio già disponibile e in uso dalla primavera del 2008 da diverse aziende. Le sue caratteristiche sono tali da permettere di raggiungere gli obiettivi di questo progetto. I migliori risultati saranno visti solo se le aziende scelgono di collaborare tra di loro. Pagina 2 di 16

3 Descrizione e Funzionalità Dittaweb è un servizio di gestione aziendale completo fornito tramite Internet in modalità (SaaS = Software as a Service). Per una descrizione più dettagliata e schermate della interfaccia utente visitate il sito : Segue una panoramica delle funzioni di Dittaweb che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi proposti : Gestione delle vendite Dittaweb offre le funzioni per gestire l'azienda dal punto di vista del magazzino, vendite, acquisti, contabilità generale (fiscale IVA) e punti di vendita al dettaglio (codici a barre). Si può gestire un numero illimitato di magazzini in tempo reale. Gli ordini clienti possono essere inserite in tre modi diversi : digitazione, da catalogo e via web dai siti di vendita online. Pagina 3 di 16

4 Gestione degli acquisti La gestione degli acquisti è supportata tramite funzioni per l'ordinazione ai fornitore, il controllo della merce e il carico di magazzino. Inoltre, il sistema permette l'inserimento delle proposte di fornitura da parte dei fornitori stessi tramite un accesso con parola chiave. La funzione del fabbisogno è utile per le aziende che non tengono un magazzino e ordinano secondo le commissioni di vendite ricevute. Una caratteristica importante di Dittaweb è la possibilità di scambiare dati con altre aziende (fornitori e clienti) che utilizzino anch'esse Dittaweb. Questa funzione di scambio dati è trattata più avanti. Pagina 4 di 16

5 Gestione della produzione L'utente di Dittaweb ha a disposizione un insieme di funzioni per la gestione della produzione. La funzionalità è semplice ed efficace quando applicata a piccole aziende artigianali. La produzione viene vista come la trasformazione di materia prima in prodotti da vendere. Segue uno schema della funzionalità: Accesso ai dati Dittaweb è una applicazione web e quindi accessibile tramite browser da qualsiasi computer con un collegamento ad Internet. Il grande vantaggio di questa architettura è la possibilità di accedere e aggiornare i dati simultaneamente da qualsiasi luogo. Una azienda con magazzini e punti di vendita dislocati può gestire le operazioni in tempo reale e in costante comunicazione con la sede amministrativa. Pagina 5 di 16

6 La comunicazione tra aziende Le aziende che usano Dittaweb possono scambiare diversi tipi di dati tra di loro : Fatture, D.D.T., ordini clienti e ordini fornitori. Nel caso delle fatture, la registrazione in contabilità è automatica. Nel caso dei documenti di trasporto, la registrazione di magazzino (carico o scarico) è fatta con una semplice conferma e senza la necessità di ridigitare i dati. Lo scambio di dati in forma elettronica è molto importante per l'aumento della efficienza aziendale. Con il trasferimento elettronico si risparmia tempo e si eliminano errori di trascrizione dati. Ogni azienda che usa Dittaweb ha un suo codice univoco di identificazione. Per facilitare lo scambio dati, nelle anagrafiche clienti e fornitori, viene memorizzato il codice identificativo delle controparti. Pagina 6 di 16

7 Visibilità su Internet Con Dittaweb le aziende possono amministrare la vendita online creando, in modo semplice e immediato, siti web con articoli presenti nella propria anagrafica. Si possono creare siti web per la vendita online in nome proprio o a nome terzi (altra partita IVA, ragione sociale, logo). Pagina 7 di 16

8 Integrazione con i Gruppi di Acquisto I Gruppi di Acquisto Solidali (GAS) o semplicemente gruppi di acquisto (GA) possono essere gestiti da una variante di Dittaweb chiamata GAS web. Per ulteriori dettagli visitate il sito: web.it Definizione da un sito web : I GAS sono gruppi di persone che acquistano insieme, seguendo il principio della solidarietà che li porta a preferire produttori piccoli e locali, rispettosi dell'ambiente e delle persone, con cui entrare in relazione diretta. Il funzionamento di base è molto semplice: il gruppo in primo luogo definisce i principi sui quali fondare la propria attività e in base ai quali selezionare i produttori da cui rifornirsi. Quando viene il momento di fare un ordine, uno dei membri del gruppo raccoglie gli ordini dagli altri e li trasmette al produttore. Questo invia o consegna il prodotto, che viene quindi diviso tra chi ha partecipato all'acquisto. Dal punto di vista formale, i GAS sono solitamente organizzati secondo tre forme: Gruppo informale Associazione Tramite appoggio ad un altra realtà, tipo bottega / cooperativa. Segue uno schema del rapporto tra i due sistemi: Pagina 8 di 16

9 E' importante notare che gli ordini acquisiti dai GAS vengono importati dalle aziende che usano Dittaweb in modo automatico, eliminando la digitazione. La azienda che usa Dittaweb e fornisce i GAS può avere una interfaccia dati tramite file con una azienda madre che utilizza il suo proprio gestionale. Questa funzione è utile per l'aggiornamento della anagrafica articoli e acquisizioni degli ordini. Quando un GAS o altri consumatori con principi affini stabiliscono un rapporto con produttori di una zona, abbiamo un gruppo prevedibile e coeso per quanto riguarda il consumo di certi prodotti. L'introduzione dello ŠCEC dà una ulteriore forza all'unione di questi attori economici e permette una riduzione degli oneri finanziari e un ampliamento del potere di acquisto delle famiglie. Lo ŠCEC viene distribuito alle famiglie gratuitamente. L'uso dello ŠCEC dai GAS (famiglie) presso le botteghe (piccola distribuzione) e produttori (agricoltori, artigiani) è un elemento di stimolo economico e ancoraggio della ricchezza nel territorio. Tutti possono beneficiare dallo ŠCEC. La nostra strategia non può fare ameno dallo ŠCEC, in quanto esso è un modo efficace per ridurre gli oneri finanziari. Per ulteriori informazioni riguardo lo ŠCEC. La Sicurezza Fino ad ora, solo grosse aziende e istituzioni potevano permettersi sistemi informatici distribuiti geograficamente (vedi le grosse catene di negozi, banche, pubblica amministrazione). L'uso di un server centrale accessibile da vari punti tramite collegamento telematico era molto costoso. Oggi, l'accesso ad Internet e le aziende specializzate in hosting ci permettono di usufruire di server potenti e disponibili a tutti le ore del giorno per tutto l'anno a basso costo. Inoltre, la divisione delle competenze in hosting e sviluppo delle applicazioni aumenta la qualità generale dei sistemi. Dittaweb si appoggia a professionisti del hosting (Register S.p.A.) che offrono servizi di alta qualità. I dati immagazzinati sono al sicuro dal punto di vista fisico: i computer si trovano in ambiente controllato vigilato da guardie e telecamere 24 ore al giorno. Lo stesso dal punto di vista tecnico: con replica dei dati in tempo reale e salvataggi periodici che solo un costoso hardware e personale tecnico specializzato possono garantire. Con il hosting professionale i nostri dati aziendali sono più protetti che in server propri di fascia media, quali la maggior parte delle aziende dispongono, e in più installati in ambienti non fisicamente controllati e senza personale specializzato. Inoltre, il rischio di guasti, furto, incendio e altri pericoli vengono drasticamente ridotti. Se il collegamento Internet (ADSL) diventa non disponibile, è possibile usare un modem 56K tradizionale su linea telefonica normale per accedere a Dittaweb. Infatti, l'interfaccia utente essendo molto leggera (solo testo) è adatta a connessioni lente. Inoltre, in casi estremi di mancanza sia della ADSL che del telefono, si può usare una antenna USB o il cellulare. Esistono router che gestiscono, in modo automatico, collegamenti alternativi ad Internet in caso di guasto della linea ADSL. Pagina 9 di 16

10 Strategia e Applicazione La gestione Con Dittaweb è possibile gestire una attività complessa, come un emporio, in modo integrato ai fornitori e produttori. Segue un esempio di come gestire un emporio multi aziendale: Esistono due possibilità : il fornitore usa Dittaweb dell'emporio come un utente con password e profilo fornitore o usa un suo proprio Dittaweb con interfaccia e scambio documenti con l'emporio. In ogni caso, i dati inseriti nella creazione di ordini fornitori non devono essere ridigitati, ma semplicemente confermati dalla controparte. Pagina 10 di 16

11 I fornitori, come utenti del sistema dell'emporio, hanno a disposizione diverse funzioni che, in modo economico, facilitano il lavoro di preparazione e spedizione degli ordini: Inserire e aggiornare in anagrafica i dati e le schede tecniche dei propri articoli. Inserire la lista delle spedizioni in modo facile, senza la necessità di digitare codici, ma solo le quantità. Il sistema propone l'elenco dei propri articoli al fornitore. Stampare il documento di trasporto (D.D.T.) con data e numero compatibile con la propria amministrazione aziendale. Stampare le etichette con codici a barre per gli articoli su una normale stampante laser con fogli di etichette autoadesive. Ricevere e gestire ordini dal punto di vendita. Consultare, in tempo reale, i dati relativi al proprio magazzino e le proprie vendite. Scambiare messaggi testo con gli altri utenti del sistema. Pagina 11 di 16

12 Il personale addetto all'emporio (punto di vendita) ha a disposizione delle funzioni specifiche per la gestione del rapporto con clienti e fornitori: Ricevimento merce da fornitore (carico dei magazzini e stampa etichette). Operazioni generali di magazzino (reso, rotto, etc.). Consultazione, stampa, invio dei corrispettivi e resoconto vendite ai fornitori. Identificazione del cliente tramite card con codice a barre. Registrazione delle vendite con lettura codici a barre. Accettazione e gestione ordini clienti. Catalogo online Le vendite vengono registrate in tempo reale dando la possibilità ad ogni fornitore abilitato di consultare e stampare in formato PDF i dati della movimentazione del suo magazzino. Segue una schermata di come vengono mostrati i movimenti di magazzino: Come visto, anche un piccolo produttore o fornitore può essere integrato, dal punto di vista organizzativo, al sistema economico usando soltanto un semplice PC con accesso ad Internet. La funzionalità messa a disposizione è uguale per tutti e aspetta soltanto di essere usata nei migliori dei modi. Pagina 12 di 16

13 L'acquisto da catalogo Le funzioni Catalogo online destinate al cliente/utente, in possesso di una parola chiave di accesso, sono : Visualizzazione articoli e schede tecniche Ordinazione Storico degli ordini Gli ordini inseriti dal cliente vengono controllati e accettati con una apposita funzione dal gestore del punto di vendita. Gli ordini ai fornitori vengono creati in modo cumulativo e trasmessi via , fax o stampati. Il sistema permette una flessibile gestione degli acquisti. Segue un esempio di come si presenta il catalogo online per i clienti : Con questa funzione i clienti finali possono ordinare comodamente da casa e allo stesso tempo aiutare l'emporio ad organizzare e ottimizzare forniture, orari di lavoro e spazio di magazzino. Questo aspetto mette in evidenza la collaborazione tra consumatori, gestori e fornitori/produttori. Pagina 13 di 16

14 Vendita diretta e l'uso dello ŠCEC Dittaweb supporta la vendita diretta tramite la lettura di codici a barre applicati sui prodotti. La funzione calcola il totale della vendita in Euro e ŠCEC, permette correzioni e l'inserimento di eventuali sconti o prezzi diversi. Inoltre, gestisce i resi clienti e produce rapporti di controllo. Monitoraggio Il concetto di monitoraggio delle fasi operative in tempo reale è fondamentale per garantire la trasparenza delle operazioni. In un ambiente collaborativo la trasparenza è alla base della fiducia. Pagina 14 di 16

15 La funzione di resoconto da al fornitore tutte le informazioni necessarie per seguire i propri affari in tempo reale. Analisi dei vantaggi Prendiamo in considerazione un sistema software tradizionale dove si paga per un licenza d'uso e si necessita di una infrastruttura informatica propria e supporto tecnico specializzato esterno o interno e paragoniamolo al servizio Dittaweb : A Licenza o abbonamento : la licenza è un costo alto ed un impegno a lunga scadenza con il fornitore del software. Un abbonamento non rappresenta un costo elevato e permette di provare senza rischio e senza dover impegnarsi a lunga scadenza. Infatti, Dittaweb può essere disdetto a qualsiasi momento. B Infrastruttura di base : qualsiasi sistema software con licenza di installazione necessita di uno o più server per assicurare la sua disponibilità. Inoltre, il luogo di installazione deve avere caratteristiche tali da garantire sicurezza fisica e ambientale. Con Dittaweb l'utente ha bisogno solo di uno o più PC collegati ad Internet nei posti dove l'uso della applicazione è necessario. C Personalizzazione del software : quando l'utente ha bisogno di funzionalità specifica, in entrambi i casi deve rivolgersi al fornitore della applicazione. Nel caso di software installato localmente (sotto licenza), la modifica viene fatta sul proprio server. Nel caso di abbonamento, la modifica viene installata in modo trasparente sul server centrale con costi di assistenza ridotti : non c'è la necessità di interventi presso il cliente. Raffinamenti successivi della personalizzazione possono essere fatti tempestivamente senza il bisogno di interventi o installazioni presso gli utenti. D Supporto e addestramento : Essendo Dittaweb un servizio offerto tramite abbonamento, si stabilisce un rapporto di fiducia e collaborazione tra fornitore del servizio e gli clienti/utenti. L'unico modo per il fornitore di un servizio ad abbonamento di garantire il suo introito è di avere clienti/utenti soddisfati e fedeli. Il supporto e la preparazione degli utenti è fondamentale per tale scopo. Con il software pagato tramite Pagina 15 di 16

16 licenza d'uso l'incasso è garantito indipendentemente dalla soddisfazione del cliente. E Problemi di funzionamento : Quando si presenta un problema di funzionamento del software, il software licenziato e installato ha bisogno di intervento in loco o di una installazione remota in ogni server o PC. I tempi di risoluzione sono lunghi visto che le case fornitrici dispongono di risorse limitate. Nel caso di Dittaweb, software come servizio ad abbonamento, l'intervento di correzione viene fatto una sola volta sul server centrale in casa del fornitore. E' chiaro che i tempi e costi di intervento sono ridotti al minimo possibile. Inoltre, tutti i clienti/utenti vengono beneficiati allo stesso tempo, anche quelli che il problemi non avevano ancora riscontrato. Questo modo di operare aumenta significativamente la qualità totale del software offerto come servizio. F Aggiornamenti : In caso di nuovi funzioni o versioni, il software installato deve essere aggiornato in ogni singolo computer con notevole consumo di tempo e risorse tecniche. Con Dittaweb gli aggiornamenti sono centralizzati e immediatamente visibili a tutti gli utenti. In questo modo si possono avere migliorie continue del software e della documentazione online. Costi indicativi Dittaweb è veramente pratico ed economico. Prendiamo come esempio una azienda che abbia un ufficio centrale con 3 persone/utenti del sistema e 2 negozi per la vendita diretta al pubblico. Il costo mensile di Dittaweb (prezzi di settembre 2009) sarebbe : Modulo base : 35,00 (obbligatorio, una utenza inclusa) Due punti di vendita : 20,00 x 2 = 40,00 (due utenze incluse) Due utenze addizionale per ufficio centrale : 2,00 x 2 = 4,00 Totale canone mensile Dittaweb : 79,00 + IVA. Per altre informazioni : Conclusione I prossimi tempi metteranno alla prova la nostra capacità di organizzarci in gruppi collaborativi. Nessuno deve essere escluso : l'informatica, quando abbinata ad azioni che rispettano i piccoli attori economici, ci dà lo strumento necessario per vincere i problemi di organizzazione e di comunicazione. Con Dittaweb lavorare insieme e fare commercio è possibile, sta ad ognuno la scelta di aggregarsi per il bene comune o rimanere isolato, pensando solo al proprio tornaconto. Paulo Paganelli Pagina 16 di 16

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