ArchiBox. Conservazione sostitutiva a norma di legge. Consulting Service Tecnology System Integration

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1 Conservazione sostitutiva a norma di legge Soluzioni a canone mensile per Professionisti e Commercialisti integrate con i vostri programmi gestionali esistenti. ArchiBox Alte prestazioni. Archiviato. Consulting Service Tecnology System Integration

2 La carta è un materiale isolante. Mai metterla tra persona e persona! (R.N.Bolles)

3 ArchiBox, la soluzione per voi e per i vostri Clienti, usata tutti i giorni da migliaia di utenti per trovare velocemente le informazioni che servono La facilità di integrazione con i software esistenti ed il completo controllo degli accessi ai documenti, rendono ArchiBox la soluzione ideale per fornire ai Clienti del vostro Studio dei vantaggi immediati. Conservazione sostitutiva Conservazione sostitutiva ed a norma di legge di tutti i documenti dello studio e dei vostri Clienti. Massima semplicità nel decidere cosa portare in Conservazione Sostitutiva e per quali Clienti. XML Fatturazione elettronica Possibilità di fornire ai vostri Clienti il servizio di invio delle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione. Gestione automatica della ricezione, notifiche e pagamenti. Gestione documentazione e corrispondenza Cliente/Studio Potete riservare una parte di ArchiBox allo scambio di documenti tra il vostro studio ed i vostri Clienti. Dalle fatture dei vostri servizi ai ravvedimenti, multe e contratti... ogni documento trova il posto giusto in ArchiBox. ArchiBox si integra con i vostri programmi gestionali, dichiarazioni e paghe, lasciandovi la libertà di usare il software che ritenete migliore. 3

4 Dare Avere ArchiBox Senza nessun investimento! Canone mensile trasparente, senza sorprese *, senza vincoli di tempo, infinito spazio sul disco **, canone 100% deducibile fiscalmente senza costi finali per riavere i tuoi dati * Solo adeguamento ISTAT. ** Circa 1 milione di documenti PDF.

5 Il contratto di ArchiBox è trasparente e privo di vincoli ed è quindi possibile fare una simulazione sul dare, avere e sul ritorno dell investimento La ricerca di mercato condotta da ICT Commercialisti* parla chiaro sui vantaggi generati dalla conservazione sostitutiva: - risparmio del 20% del fatturato annuo per uno Studio piccolo - risparmio del 10% del fatturato annuo per uno Studio grande L esempio sotto si riferisce ad un piccolo Studio di Commercialisti con 50 Clienti. Canone mensile 6 euro, prezzo di rivendita consigliato 12 euro Utile annuale con ArchiBox * - Politecnico di Milano Dipartimento di Ingegneria Gestionale e ANORC. 5

6 MANCA FOTO inserire la schermata o la foto dello schermo con l'elenco come particolare in grande Inserire immagine o elenco documento (tipo archivio CNA confartigianato): Amministrazione - Documenti Clienti Associazione 9197 Amministrazione - Documenti Clienti CGIA Venezia Orientale 2998 Amministrazione - Libro Giornale 2 Amministrazione - Libro Inventario 0 Amministrazione - Partitari 2 Amministrazione - Registri Iva 2 Anagrafica Clienti completa Startup kit per Studi di Commercialisti!

7 Con lo Startup kit, a configurare il vostro ArchiBox ci pensiamo noi, e vi spieghiamo anche come usarlo! Lo Startup kit è un servizio standard e pacchettizzato, che vi fornisce un esperto che: - capisce le vostre esigenze; - illustra le possibili alternative e vi consiglia le scelte migliori; - configura il vostro ArchiBox affinché sia perfettamente funzionante; - predispone ArchiBox alle importazioni automatiche dei dati ed alle integrazioni con gli altri software; - assiste nelle prime ore di utilizzo. Nella knowledge base di ArchiBox sono presenti esempi di archivio e strumenti specifici per le comuni tipologie di documenti fiscali e amministrativi. L esperienza di ArchiBox nel settore dei servizi alle Aziende e per gli Studi di Commercialisti come il vostro, consentono in poche ore di configurare il contenuto di ArchiBox per le vostre esigenze. Aprire ArchiBox ai vostri Clienti Gli esperti di ArchiBox vi affiancano nel configurare le funzionalità utili per il vostro Studio e vi spiegano come portare dei servizi aggiuntivi ai vostri Clienti con un obiettivo chiaro: - risolvere tutte le vostre esigenze di archiviazione; - aumentare la vostra produttività facendovi risparmiare tempo e denaro. Con lo Startup kit avete la garanzia che sia i documenti prodotti dal vostro Studio e trasmessi al Cliente, sia i documenti che i vostri Clienti trasmettono a voi, sono gestiti correttamente. 7

8 Butto via la carta, e libero spazio in ufficio! Elenco dei tipi di documento* di cui all Allegato 1 del Provvedimento attuativo della comunicazione dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini Tributari, ai sensi dell Articolo 5 del Decreto 23 Gennaio 2004 del Direttore dell Agenzia delle Entrate del 25 Ottobre 2010 (Prot. 2010/143663). 01 Fatture Emesse 02 Fatture Ricevute 03 Nota Variazione Aumento 04 Nota Variazione Diminuzione 05 Documenti Trasporto 06 Scontrino 07 Ricevuta 08 Bolla 09 Libro Giornale 10 Libro Inventari 11 Libro Mastro 12 Registro Cronologico 13 Libro Cespiti 14 Registro Irpef 15 Registro Fatture Acquisto 16 Registro Acquisti Agenzie Viaggio 17 Registro Fatture Emesse 18 Registro Fatture In Sospeso 19 Registro Corrispettivi 20 Giornale Fondo 21 Registro Corrispettivi Agenzie Viaggio 22 Registro Emergenza Iva 23 Bollettario 24 Registro Prima Nota 25 Registro Unico Iva 26 Registro Riepilogativo Iva 27 Registro Sez. Iva Acquisiti Intra Ue 28 Registro Acquisti Intra Ue Non Comm 29 Registro Trasferimenti Intra Ue 30 Registro Dich. Intenti Emesse 31 Registro Dich. Intenti Ricevute 32 Registro Omaggi 33 Registro Memoria Prod. Contrassegno 34 Registro Lavoraz. Prod Contrassegno 35 Registro Carico Prod. Contrassegno 36 Registro Scarico Prod. Contrassegno 37 Registro Beni In Deposito 38 RegistroBeni In Conto Lavorazione 39 RegistroBeni Comodato 40 Registro Beni Prova 41 Registro Sezionale Iva Interno 42 Registro Carico Stampati Fiscali 43 Registro Soc. Controllanti Controllate 44 Registro Carico Scarico Regime Margine Metodo Analitico 45 Registro Acq. Reg. Marg. Met. Globale 46 Registro Vend. Reg. Marg. Met. Globale 47 Registro Carico Centri Elab. Dati 48 Registro Scarico Centri Elab. Dati 49 Registro Somme Ricevute Deposito 50 Registro Editori 51 Libro Soci 52 Libro Obbligazioni 53 Libro Adunanze Delib. Assemblee 54 Libro Adunanze Delib. Cons. Amm. 55 Libro Adunanze Delib. Coll. Sindacale 56 Libro Adunanze Delib. Com. Esecutivo 57 Libro Adunanze Delib. Ass. Azionisti 58 Altri Registri 59 Unico Persone Fisiche 60 Unico Società Persone 61 Unico Società Capitale 62 Unico Enti Non Commerciali 63 Irap Persone Fisiche 64 Irap Società Persone 65 Irap Società Capitale 66 Unico Enti Non Comm. ed Equiparati 67 Irap Amm. ed Enti Pubblici 68 Modello Modello Consolidato Naz. e Mondiale 70 Modello Iva 71 Modello Iva Vr Rich. Rimb. Cred. Iva 72 Modello Iva 26Lp2006 Prospetto Liquidazioni Periodiche 73 Modello Iva 74Bis 74 Comunicazione Annuale Dati Iva 75 Modello Richiesta Rimborso Credito Iva Trimestrale 76 Modello Dati Cont. Dich. Int. Ricevute 77 Modello 770 Semplificato 78 Modello 770 Ordinario 79 Modello Certificazione Cud 80 Modello F23 81 Modello F24 82 Modelli Allegati Dich. Red. Mod. Unico 83 Modelli Annotazione Separata 84 Ricevuta Pres. Modelli Dichiarazione 85 Altri Documenti Come indicato dal decreto del Ministro dell'economia e delle Finanze del 23/01/2004, NON possono essere sottoposti a conservazione sostitutiva: - scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore doganale - scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'agenzia delle Dogane fatto salvo quanto precisato nella circolare dell'agenzia delle Dogane n.5/d del 25 gennaio * Il presente elenco non ha carattere esaustivo, ma meramente indicativo. 18

9 Nello svolgimento della attività professionale del vostro Studio, ci sono tantissimi documenti provenienti da fonti eterogenee, che sono comunque importanti e possono essere gestiti da ArchiBox A titolo di esempio, gli uffici pubblici ed istituzioni (C.C.I.A.A., Ufficio di Collocamento, Commissione Tributaria, Direzione Provinciale del Lavoro, Dogana, etc.) rilasciano spesso documenti (ricevute, comunicazioni, numeri di riferimento, etc.) che sono importanti e devono essere conservati. La flessibilità e la potenza di ArchiBox consentono una catalogazione precisa anche per questi documenti meno frequenti, meno strutturati ma fondamentali per Voi e per i vostri Clienti. Ogni documento al posto giusto! Inserire schemata ArchiBox o immagine o elenco di esempi: Nome Pratica Ufficio Competente ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA - Presentazione pratiche varie ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA C.C.I.A.A MARCHI E BREVETTI - Deposito marchio C.C.I.A.A MARCHI E BREVETTI C.C.I.A.A. REGISTRO DITTE - Certificati e/o visure C.C.I.A.A. REGISTRO DITTE C.C.I.A.A. UFFICIO DI CONTROLLO - Controllo campione pratiche cciaa... 9

10 Controllare i processi del vostro studio con il workflow

11 Gli Studi Professionali come il vostro possono aumentare l efficienza dei propri processi con il workflow Facciamo alcuni semplici esempi per capire meglio cos è un processo svolto dal vostro Studio, la gestione di una cartella esattoriale: - il Cliente chiama allarmato; - voi tranquillizzate il Cliente e gli chiedete di anticipare per la cartella ricevuta; - telefonate alla segretaria per informarla che riceverà una dal Cliente e che ha la massima urgenza; - se la segretaria non riceve nessuna comunicazione dal Cliente entro 8 ore lavorative occorre sollecitare il Cliente; - quando la segretaria riceve la , conferma la ricevuta e scrive al Cliente che una prima verifica sarà svolta in 48 ore; - il fascicolo viene spedito all Ufficio Contabilità; - l ufficio contabilità fa una prima verifica e risponde al Cliente; - in caso di errore viene inviata alla Agenzia delle Entrate una richiesta di...; - in caso di riscontro positivo... Tutto questo è un processo, e comprende un elenco di azioni, svolte in sequenza da una serie di persone. Tutti i processi, le azioni, le persone coinvolte, i tempi possono essere gestite in modo puntuale con strumenti informatici di workflow che sono presenti in ArchiBox. Con ArchiBox avete a disposizione del vostro Studio strumenti avanzati che fino ad ieri erano usati (per motivi di costo) solo su aziende di grosse dimensioni. Ancora una volta, ArchiBox vi fornisce lo strumento, e l attività di Startup vi fornisce la configurazione ottimale. 11

12 Fatturazione elettronica con ArchiBox Senza nessun investimento! Canone mensile trasparente, senza sorprese *, senza vincoli di tempo, infinito spazio sul disco **, 100% detraibili fiscalmente senza costi finali per riavere i tuoi dati * Solo adeguamento ISTAT. ** Circa 1 milione di documenti PDF.

13 Devi mandare la tua fattura alla pubblica amministrazione e non sai come fare? Vuoi essere pronto alla fatturazione elettronica anche tra privati? ArchiBox ha la soluzione! Trasmettere file XML Effettua controlli Inoltra fattura XML Trasmittente Invia ricevuta Notifica esito fattura SDI Sistema di Interscambio Comunica esito fattura Invia notifica PA Destinatario Pubblica Amministrazione In alcune transazioni la fattura elettronica è già obbligatoria; questo significa che se inviate una fattura cartacea, nella migliore delle ipotesi viene restituita al mittente. Nell immediato futuro l obbligatorietà di fatturazione elettronica sarà progressivamente estesa prima a tutta alla pubblica amministrazione, e gradualmente alla totalità delle transazioni anche tra privati. ArchiBox è già pronto a gestire le vostre fatture elettroniche per inviarle in automatico ai vostri clienti, tutto quello che dovete fare è richiederci l attivazione. Trattandosi di fattura trasmessa e ricevuta in formato elettronico è obbligatoria la conservazione elettronica a norma. Normativa di riferimento: Art.3 comma 3 Decreto 17 giugno 2014; Art. 7 comma 4-ter, D.L. 10/06/94, n.357; Art 44 1 comma Codice dell amministrazione digitale; DPCM 3 dicembre Il presente elenco non ha carattere esaustivo, ma meramente indicativo. 13

14 Siete pronti al cloud, avete la vostra web farm o preferite avere i dati in house?

15 Mettete ArchiBox dove vi sentite più sicuri, a tutto il resto ci pensiamo noi! ArchiBox è stato studiato, realizzato e testato per essere collocato dove preferite Cloud Nella infrastruttura cloud, migliaia di server sono tra di loro collegati e si ripartiscono il carico di lavoro in base alle richieste del momento. L infrastruttura garantisce la potenza di calcolo pressoche illimitata con la massima flessibilità e costi contenuti. Web farm Il Server di ArchiBox viene ospitato presso la webfarm indicata dal Cliente. È possibile identificare un server fisico o virtuale che ospita ArchiBox. In house Il server ArchiBox viene collocato in azienda, su un server dedicato oppure su un server virtuale. Le policy di sicurezza sono definite, gestite e controllate dall Azienda. È la soluzione consigliata per i settori fortemente regolati (finance, aerospace, R&D, sanità, etc.) e per chi preferisce i documenti sotto alla scrivania. ArchiUpdate Per ogni tipo di installazione, le funzionalità di aggiornamento, sicurezza e salvataggio remoto dei dati ArchiUpdate sono presenti e funzionanti. Il vostro server ArchiBox riceve dalla webfarm di Archivist le nuove versioni del software/piattaforma di archiviazione. Questo vi consente di rimanere sempre aggiornati, con nuove funzionalità, nuove tecnologie e Plug in aggiornati. Anche i plugin, connettori, script, moduli ad hoc che sono stati realizzati per voi sono aggiornati in automatico alle nuove versioni di ArchiBox, questo consente la garanzia di funzionamento nel tempo e la perfetta efficienza del vostro archivio. * Partner ufficiale Telecom. 15

16 Con centinaia di Clienti attivi e milioni di documenti archiviati, e statistiche di ArchiBox parlano chiaro: 99,9% up time real time salvataggio di sicurezza dei documenti real time tempo di attivazione Disaster recovery system 5 livelli di sicurezza (fisico, di sistema, di rete, client ed applicativo) ArchiBox è affidabile, anzi SUPERaffidabile!

17 ArchiBox è realizzato per consentirvi di archiviare in sicurezza, sin dal primo giorno e per gli anni a venire. Per dirla in altre parole, su ArchiBox ci potete contare per sempre! Sicurezza ArchiBox viene costantemente aggiornato con le più recenti tecniche e tecnologie disponibili sul mercato. A titolo di esempio vi basti sapere che i dati delle carte di credito sono ad oggi crittografati con tecnologia a 128 bit, mentre la release 1.0 di ArchiBox prevedeva la crittografazione dei dati e dei documenti a 4096 bit. ArchiBox viene costantemente aggiornato e migliorato per offrirvi il meglio, ed è tutto incluso nel canone di utilizzo. Monitoraggio? Il server ArchiBox viene monitorato da potenziali attacchi fraudolenti 24 ore su 24 per 365 giorni all anno, generando avvisi. Riservatezza Una volta che i documenti sono archiviati ed al sicuro, ArchiBox consente l accesso ai documenti alle sole persone autorizzate. Utenti e gruppi, archivi e fascicoli, parole chiave e singoli documenti, ArchiBox vi consente di gestire in modo puntuale chi ha accesso e a cosa, con la garanzia della totale tracciabilità delle attività di ogni utente. Nella eterna lotta tra guardie e ladri, ArchiBox offre quanto di meglio per monitorare e bloccare i tentativi di accesso indesiderati. Disaster recovery Anche in caso di rotture hardware, furti, incendi, terremoti ed alluvioni i vostri dati sono sempre al sicuro con ArchiBox, ed il nostro servizio di Disaster recovery rappresenta una vera e propria assicurazione sul vostro archivio. I documenti del vostro ArchiBox sono salvati in modo sicuro e criptato nella webfarm di Archivist, che è ospitata presso la più grossa, importante e sicura web farm in Italia. Nel caso di eventi fortuiti, il vostro ArchiBox di backup viene attivato e diventa a voi accessibile. I tempi di attivazione possono variare da poche ore a real time a seconda del livello di servizio scelto. Anche nel caso di ArchiBox in house, in uno o due giorni lavorativi vi viene recapitato con corriere espresso il vostro nuovo ArchiBox, perfettamente funzionante e con tutti i vostri documenti. * Servizio di back-up e Disaster recovery 24 ore su 24, per 365 giorni all anno. 17

18 Casi di successo Studio Piccolo Commercialista Un piccolo studio, 52 Clienti finali ed un unico ArchiBox in funzione dal Progetto realizzato dal partner XXXX (MI). At vero eos et accusamus et iusto odio dignissimos ducimus qui blanditiis praesentium voluptatum deleniti atque corrupti quos dolores et quas molestias excepturi sint occaecati cupiditate non provident, similique sunt in culpa qui officia deserunt mollitia animi, id est laborum et dolorum fuga. Et harum quidem rerum facilis est et expedita distinctio. Nam libero tempore, cum soluta nobis est eligendi optio cumque nihil impedit quo minus id quod maxime placeat facere possimus, omnis voluptas assumenda est, omnis dolor repellendus. Temporibus autem quibusdam et aut officiis debitis aut rerum necessitatibus saepe eveniet ut et voluptates repudiandae sint et molestiae non recusandae. Studio Piccolo Commercialista La testimonianza di Alessandro Rossi Responsabile Conservazione Sostitutiva - Studio Piccolo Commercialista Itaque earum rerum hic tenetur a sapiente delectus, ut aut reiciendis voluptatibus maiores alias consequatur aut perferendis doloribus asperiores repellat. At vero eos et accusamus et iusto odio dignissimos ducimus qui blanditiis praesentium voluptatum deleniti atque corrupti quos dolores et quas molestias excepturi sint occaecati cupiditate non provident, similique sunt in culpa qui officia deserunt mollitia animi, id est laborum et dolorum fuga. Et harum quidem rerum facilis est et expedita distinctio. Nam libero tempore, cum soluta nobis est eligendi optio cumque nihil impedit quo minus id quod maxime placeat facere possimus, omnis voluptas assumenda est, omnis dolor repellendus. Temporibus autem quibusdam et aut officiis debitis aut rerum necessitatibus saepe eveniet ut et voluptates repudiandae sint et molestiae non recusandae. Itaque earum rerum hic tenetur a sapiente delectus, ut aut reiciendis voluptatibus maiores alias consequatur aut perferendis doloribus asperiores repellat. Itaque earum rerum hic tenetur a sapiente delectus, ut aut reiciendis voluptatibus maiores alias consequatur aut perferendis doloribus asperiores repellat. Nam libero tempore, cum soluta nobis est eligendi optio cumque nihil impedit quo minus id quod maxime placeat facere possimus. Confartigianato San Donà di Piave Un gruppo di 3 aziende, 5 sedi, 1600 Clienti finali ed un unico ArchiBox in funzione dal Progetto realizzato dal partner XXXX (VE). Con 5 sedi distaccate, una struttura societaria di 3 aziende, una struttura tecnica di servizi organizzata per area e migliaia di clienti che spaziano dall artigiano alla media impresa, Confartigianato di San Donà di Piave (VE) era alla ricerca di una soluzione di conservazione sostituiva innovativa che portasse vantaggi immediati e che creasse fidelizzazione nei Clienti. I principali vincoli progettuali erano particolarmente stringenti: 1. Soluzione flessibile e facile da usare, sia per l artigiano che per l azienda strutturata; 2. integrazione con i sistemi informativi esistenti di Confartigianato, il CAF Roma ed i principali clienti; 3. gestione dei documenti cartacei e miglioramento del processo di inserimento dati; 4. un livello di servizio elevato ed il rispetto di tutte le normative in materia di privacy. In aggiunta, la mancanza di un budget specifico negli investimenti previsti per l anno 2011 richiedeva la possibilità di essere incluso nella spesa corrente. La testimonianza di Cristina De Ponziani Responsabile Conservazione Sostitutiva - Confartigianato San Donà di Piave All inizio del progetto abbiamo iniziato un processo di software selection che ci consentisse di identificare il partner strategico che Inserire testo 18

19 ci avrebbe accompagnato in questo importante progetto; quello che ci ha colpito maggiormente è stata la facilità di integrazione tra ArchiBox e gli altri programmi, che erano per noi importantissime per il successo del progetto. Sin dal primo incontro, gli esperti di ArchiBox si sono dimostrati competenti e collaborativi; non solo hanno capito le nostre esigenze, ma ci hanno configurato presso la loro webfarm un ambiente di prova nel quale eravamo liberi di valutare i pro ed i contro delle soluzioni testate. La flessibilità di ArchiBox consente ad esempio di partire da un file PDF, evidenziare in modo grafico i dati che interessano, e configurare le procedure di importazione in poche ore. In meno di una settimana il team di ArchiBox ha realizzato le integrazioni con l anagrafica clienti, che sono solo una piccola parte dei 61 punti di contatto tra ArchiBox ed il resto dei nostri sistemi informativi (comunicazioni e ricevute IVA, costi del lavoro e detassazione, fatture clienti varie, partitari, cedolini, LUL, indennità, Import EXPID ecc.) sono tutti integrati con i nostri programmi gestionali. Per la gestione dei documenti cartacei scannerizzati, ArchiBox ha proposto una soluzione a barcode che era perfettamente compatibile con il nostro modo di lavorare ed è stata recepita con successo dai nostri Clienti. Una etichetta barcode consente di riconoscere il documento sin nelle sue fasi iniziali, scannerizzarlo, tenerlo in un area temporanea, e quando i dati sono inseriti nel programma di contabilità associare il documento alla registrazione contabile. L ingresso di ArchiBox sui nostri clienti è avvenuto in modo graduale, siamo partiti con un gruppo pilota ma i feedback ricevuti sono stati così incoraggianti che il numero di utenti è aumentato ad oltre 200 nel primo anno. Ad oggi, dopo 4 anni dal lancio del progetto ArchiBox, garantiamo l accesso ad oltre 1600 utenti, abbiamo oltre 1.xxx.000 documenti online ed i tempi di risposta sono sempre veloci. La webfarm di ArchiBox dove vengono salvati i dati di backup si trova ad oltre 100 km dalle nostre sedi, i dati sono tutti criptati e questo ci consente il pieno soddisfacimento di tutte le tematiche di privacy e conformità alla conservazione sostitutiva. Anche per quanto riguarda il controllo dei dati, con ArchiBox siamo in grado di archiviare tutto e rendere accessibili ai clienti solo una parte dei documenti che sono per loro interessanti. Per quanto riguarda il ritorno d investimento del progetto, il canone mensile ci ha permesso di realizzare il progetto anche senza aver allocato un budget specifico. Siamo già al nostro secondo anno di operatività con ArchiBox e possiamo confermare che il canone ArchiBox include tutto, anche il supporto sulle 61 integrazioni personalizzate che abbiamo richiesto. Da una statistica che abbiamo fatto sui libri giornale da noi elaborati abbiamo riscontrato un effettivo risparmio dei bolli che arriva fino al 65% in alcuni casi. La nostra struttura societaria richiede di eseguire una parte della conservazione sostitutiva presso il nostro CAF di Roma, quindi tutti i nostri documenti transitano per ArchiBox, alcuni vengono inoltrati al CAF di Roma, mentre altri sono conservati solo con ArchiBox. Come responsabile della conservazione sostitutiva, ero inizialmente preoccupata dal carico di lavoro che avrei avuto. In realtà ci siamo resi conto che con ArchiBox l operazione di conservazione sostitutiva di tutte le fatture è semplificata al massimo e richiede in pratica di trascinare un file con la modalità drag&drop ed inserire la propria password per la firma digitale. Le operazioni di conservazione sostitutiva mensili sono fatte con tutti gli accorgimenti e le verifiche in meno di due ore. Anche le operazioni di conservazione di fine anno sui libri giornale sono velocissime, siamo in grado di portare in conservazione migliaia di clienti in un solo giorno lavorativo. In questi anni ho avuto modo di apprezzare le funzionalità di ArchiBox, ma soprattutto ho trovato un team di persone specializzate sulla gestione dei documenti e sulla conservazione sostitutiva che capiscono le nostre esigenze e propongono la soluzione migliore per la nostra struttura. 19

20 1, 2, 3... ArchiBox! La soluzione per il vostro archivio documentale Con il servizio startup bastano un massimo di 4 giorni, alle normali tariffe di mercato, per configurare ed integrare ArchiBox che viene consegnato perfettamente funzionante. Siete liberi di scegliere il tipo di installazione che preferite tra in house, webfarm e cloud. Il canone mensile trasparente che comprende tutto quello che vi serve, tutti i vantaggi presenti e futuri con la massima flessibilità contrattuale. Centinaia di aziende usano ArchiBox tutti i giorni. Migliaia di utenti hanno trovato con ArchiBox un nuovo modo di collaborare. L unico modo per apprezzare i vantaggi di ArchiBox è usarlo, richiedi ora un preventivo al tuo Partner ArchiBox. Archivist - È vietata la riproduzione. Tutti i diritti sono riservati. - Prof/Comm Archivist Contatti: via Ugo da Carpi, 14/B Carpi (Modena) Telefono info@archibox.it UNI EN ISO 9001:2008 N. certificato 846 Archivist Srl, dal 1998, offre esclusivamente soluzioni per l archiviazione a 360 : - servizio di archiviazione, gestione e conservazione sostitutiva documentale; - servizio di riordino e riorganizzazione degli archivi della Pubblica Amministrazione; - servizio di digitalizzazione c/terzi di documentazione cartacea di qualsiasi dimensione, formato e/o tipologia; - servizio di stoccaggio di documenti cartacei in apposite strutture attrezzate. Combinando un esperienza unica, competenze in tutti i settori di mercato e nelle funzioni di business con un ampia attività di ricerca sulle aziende di maggior successo al mondo, Archivist collabora con i suoi clienti, aziende e pubbliche amministrazioni, per aiutarli a raggiungere performance d eccellenza. Questo documento è stato redatto da Archivist con lo scopo di fornire indicazioni di carattere generale. Esso non intende offrire consulenza specifica per alcuna particolare situazione. Per consulenza o ulteriori dettagli su qualunque argomento qui trattato, si prega di contattare il proprio referente presso Archivist.