Laboratori PERLA PA E POSSIBILE AUTOMATIZZARE LA GESTIONE DEGLI ADEMPIMENTI? REPORT

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1 Laboratori PERLA PA E POSSIBILE AUTOMATIZZARE LA GESTIONE DEGLI ADEMPIMENTI? REPORT OPEN SPACE TECHNOLOGY Roma, 29 maggio 2012

2 PERLA PA E il nuovo sistema integrato che unifica in un'unica piattaforma la gestione degli adempimenti (GEDAP, GEPAS, CONSOC, ANAGRAFE DELLE PRESTAZIONI, ASSENZE PA, ecc.) a carico delle amministrazioni pubbliche, razionalizzando il patrimonio informativo del Dipartimento e semplificando il lavoro di inserimento dati. Per facilitare la gestione e l utilizzazione del sistema, nel 2012 il Dipartimento della Funzione Pubblica prosegue il percorso avviato nel 2011 con i LABORATORI PERLA PA, una serie di incontri finalizzati ad approfondire specifiche questioni connesse alla gestione ed utilizzazione di PERLA PA. Parallelamente il Dipartimento ha promosso la nascita della COMMUNITY PERLA PA, uno spazio virtuale dedicato al miglioramento continuo della gestione degli adempimenti, un luogo non istituzionale in cui confrontarsi, scambiare informazioni e consigli, segnalare problemi ed avere suggerimenti da altri utenti o dallo staff del progetto su come risolverli. Tutte le informazioni sui laboratori e sulla community sono disponibili sul sito e su E POSSIBILE AUTOMATIZZARE LA GESTIONE DEGLI ADEMPIMENTI? Il laboratorio è stato dedicato ad approfondire la possibilità di far dialogare il sistema PERLA PA con i sistemi informativi interni delle singole pubbliche amministrazioni, al fine di rendere sempre più semplice la gestione degli adempimenti. PROGRAMMA Registrazione partecipanti Apertura lavori e costruzione del programma di lavoro Sessioni parallele di gruppo Pranzo Sessioni parallele di gruppo Sessioni parallele di gruppo Conclusioni Fine lavori Il laboratorio è stato condotto con la modalità dell Open Space Technology.

3 PARTECIPANTI ENTE NOME COGNOME MIN. DELLA PUBBL. ISTRUZ. UNIVERSITA' E RICERCA (COMPARTO RICERCA) MARIA RITA ROSCI MINISTERO SVILUPPO ECONOMICO MARIA LETIZIA CATERINI MINISTERO SVILUPPO ECONOMICO STEFANO DI GIOVANNI MIN. PER I BENI E LE ATTIVITA' CULTURALI CRISTINA TOMBOLESI MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA' CULTURALI STEFANIA DI FORTE CONSIGLIO NAZIONALE DELLE RICERCHE CARLA CROCE CONSIGLIO NAZIONALE DELLE RICERCHE RAFFAELE PAGANO ALMA MATER STUDIORUM UNIVERSITA' DI BOLOGNA SIMONETTA ZANETTE ALMA MATER STUDIORUM UNIVERSITA' DI BOLOGNA GERARDINA SOLIMINE ALMA MATER STUDIORUM UNIVERSITA' DI BOLOGNA ENRICO LODOLO ALMA MATER STUDIORUM UNIVERSITA' DI BOLOGNA MASSIMO SPETTOLI COMUNE DI MILANO PAOLO GIURANNA COMUNE DI MILANO ANTONIO CARROZZO COMUNE DI BOLOGNA LUISA BERTOLUZZA COMUNE DI BOLOGNA DONATELLA BARTOLINI COMUNE DI VILLARICCA ( PROV. NAPOLI) FORTUNATO CASO COMUNE DI COSENZA MARIA ROSARIA MOSSUTO MIUR- UFFICIO SCOLASTICO PROVINCIALE DI LODI SILVIO QUINZONE GAROFALO MIUR- UFFICIO SCOLASTICO PROVINCIALE DI LODI GIOVANNA GERARDI USR LAZIO MARIA CARMELA GUIDA USR LAZIO BARBARA CORSELLI USR LAZIO CONSIGLIA SERENA ALFANO USR PUGLIA ROSA MINICUZZI

4 USR CAMPANIA FRANCESCO APPERTI AZIENDA USL IMOLA SILVIA SGUBBI 5 ISTITUTO COMPRENSIVO "DONATELLO"(PROV. PADOVA) GIAMPAOLO DROSI 5 ISTITUTO COMPRENSIVO "DONATELLO"(PROV. PADOVA) MARIA TERESA FERRARA UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI PAVIA MARCELLINA REGA UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI PAVIA MIRANDA PARMESANI UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI PAVIA CLARISSA MAGGI ISTITUTO IT STUDI GERMANICI MARIA LIPPA INSIEL S.P.A. JADRANKA CAVCIC INSIEL S.P.A. FRANCESCO SASSO AGENZIA ITALIANA DEL FARMACO MAURIZIO LONGO AGENZIA ITALIANA DEL FARMACO CHIARA PETRUCCI AGENZIA ITALIANA DEL FARMACO CARMELA POLIMENI MIBAC ANDREA CASTAGNONE MIBAC MARIA STELLA PICCOLO UNIV STUDI ROMA FORO ITALICO MANUELA ZAPPACOSTA UNIV STUDI ROMA FORO ITALICO DANIELA FRUCI MIBAC STEFANO SPANO AGENZIA TERRITORIO UP CASERTA EMILIO MIRAGLIA VI REPARTO INFRASTRUTTURE MARIA SALEMI DM SPA - COMUNE DI BOLOGNA STEFANO PIERI MIBAC SABINA SILVESTRI UNIVERSITA' STUDI ROMA 3 MARCO GORI CREDITI Questo Open Space è un iniziativa dell Ufficio per l Informazione Statistica e le Banche Dati Istituzionali (Dir. Cons. Francesca Russo) del Dipartimento della Funzione Pubblica. L Open Space è stato organizzato dal Formez PA in collaborazione con Genius Loci ( e coordinato da Gerardo de Luzenberger con la collaborazione di Fabia Francesconi, Sara Seravalle e Riccardo Riva.

5 LA DISCUSSIONE PROPOSTA 1 PROPOSTA 2 PROPOSTA 3 PROPOSTA 4 PROPOSTA 5 PROPOSTA 6 PROPOSTA 7 PROPOSTA 8 UNIFORMARE L INSERIMENTO DEI CURRICULA DEI DIRIGENTI NEL SITO DI PERLA PA IN FORMATO OT E NEL SITO DELLA TRASPARENZA IN FORMATO PDF SOSTANZIALMENTE LA DISCUSSIONE VERTEVA SULLA POSSIBILITÀ DI AUTOMATIZZARE I PROCESSI DI RACCOLTA ED INVIO DELLE INFORMAZIONI NECESSARIE ALL APPLICATIVO PERLA PA LA BUSSOLA DELLA TRASPARENZA COMPARTO UNIVERSITA PROPOSTE DI SOLUZIONI NTEGRATE CINECA/FUNZIONE PUBBLICA / PROGRAMMI RILEVAZIONE PRESENZE PER RISPONDERE AD ADEMPIMENTI PERLA PA ANALISI DEI DATI E DEI RELATIVI FORMATI RICHIESTI DALLA BASE DATI DI PERLAPA RISPETTO AI SISTEMI INFORMATIVI DEI VARI ENTI/AMMINISTRAZIONI (ESEMPIO: SIDI) INTERCONNESSIONE/INTERAZIONE TRA PERLA PA E S.I. DELLE AMMN. ANAGRAFE DELLE PRESTAZIONI-INSERIMENTO DATI OGGI PER ANNI PRECEDENTI (2010) SEMPLIFCAZIONE DI COMUNICAZIONE TRA SISTEMI ULTERIORI SEGNALAZIONI OPERATIVE

6 BREVE RESOCONTO DELLE PROPOSTE DISCUSSE

7 PROPOSTA 1 UNIFORMARE L INSERIMENTO DEI CURRICULA DEI DIRIGENTI NEL SITO DI PERLA PA IN FORMATO OT E NEL SITO DELLA TRASPARENZA IN FORMATO PDF Cosa ci siamo detti/cosa proponiamo: 1. Formato diretto su PERLA PA per l inserimento dei curricula eliminando il passaggio su Magellano PA; 2. mantenere la possibilità di creare e acquisire il file OT, altrimenti aprire il portale alla ricezione dei dati caricati su altri sistemi informativi; 3. inviare i dati dei curricula dirigenti con l utilizzo di web-services. Nel frattempo estendere l XML attuale con l inserimento dei dati di associazione all ufficio; 4. problema scientifico del MIUR: caricamento su PERLA PA dei CV degli oltre dirigenti scolastici, attualmente inseriti ed archiviati su SIDI. SISTEMI DELL ENTE Invio dati cv Web service PERLA PA PDF SITO WEB Operazione trasparenza Referente del gruppo: STEFANIA DI FORTE MINISTERO BENI CULTURALI SABINA SILVESTRI MINISTERO BENI CULTURALI Hanno partecipato: BARBARA CORSELLI USR LAZIO FRANCESCO APPERTI USR CAMPANIA MARIA CARMELA GUIDA USR LAZIO MARIA RITA ROSCI MIUR SERENA ALFANO USR LAZIO STEFANO PIERI DATA MANAGEMENT SPA - BO DONATELLA BARTOLINI COMUNE DI BOLOGNA ANDREA CASTAGNONE MIBAC LUISA BERTOLUZZA COMUNE DI BOLOGNA MARIA STELLA PICCOLO MIBAC ARIANNA GIANNONE ACCENTURE DANIELE CUPOLINO ACCENTURE FABIO CICCOLINI PCM-DFP CRISTINA TOMBOLESI MIBAC JADRANKA CAVCIC INISIEL SPA

8 PROPOSTA 2 SOSTANZIALMENTE LA DISCUSSIONE VERTEVA SULLA POSSIBILITÀ DI AUTOMATIZZARE I PROCESSI DI RACCOLTA ED INVIO DELLE INFORMAZIONI NECESSARIE ALL APPLICATIVO PERLA PA Cosa ci siamo detti/cosa proponiamo: Considerando che molti enti sono già dotati di sistemi interni per la gestione delle informazioni, almeno sul versante rilevazioni presenze/assenze si ritiene opportuno potere estendere le opportunità offerte dal sistema Anagrafe delle prestazioni anche agli altri procedimenti, con particolare riguardo a GEDAP. Dopo attenta valutazione sulle varie ipotesi ed idee si ritiene che l adozione di un Formato xml trasferibile via web service possa rappresentare una buona soluzione. Si segnala che alcune amministrazioni per problemi logistici demandano a più utenti l inserimento dei dati in PERLA PA, in questo caso non è chiaro come si potrebbe agire (riportare tutto in un unico files? trasmettere n. file?) In molti casi osservati sembra che occorra rivedere l organizzazione interna per cui sarebbe opportuno avere delle linee guida in modo da potere ottenere anche una tracciatura delle stesse informazioni. Referente del gruppo: ANTONIO CARROZZO COMUNE DI MILANO Hanno partecipato: FORTUNATO CASO COMUNE VILLARICCA MARIA LIPPA ISTITUTO ITALIANO STUDI GERMANICI MARIA ROSARIA MOSSUTO COMUNE DI COSENZA CHIARA PETRUCCA CARMELA POLIMENI MAURIZIO LONGO JADRANKA CAVCIC INISIEL SPA RAFFAELE PAGANO CNR PAOLO GIURANNA COMUNE DI MILANO MARIA SALEMI VI REPARTO INFRASTRUTTURE SILVIA SGUBBI AUSL DI IMOLA (BO) CARLA CROCE CNR

9 PROPOSTA 3 LA BUSSOLA DELLA TRASPARENZA Cosa ci siamo detti/cosa proponiamo: E stata illustrata la Bussola della Trasparenza. Tale strumento consente di monitorare l attuazione delle linee guida sui siti web delle PA in modo semplice e attraverso strumenti automatici on-line. Favorisce la partecipazione dei cittadini che possono contribuire a migliorare la trasparenza delle pubbliche amministrazioni e a renderle più aperte. La bussola della trasparenza è in linea con i principi dell open government, favorendo la trasparenza, la partecipazione e la collaborazione. La proposta è quella di diffondere attraverso i canali istituzionali e non, l utilizzo e la conoscenza di questo strumento. Referente del gruppo: DAVIDE D AMICO FUNZIONE PUBBLICA Hanno partecipato: TUTTI

10 PROPOSTA 4 COMPARTO UNIVERSITA PROPOSTE DI SOLUZIONI NTEGRATE CINECA/FUNZIONE PUBBLICA/PROGRAMMI RILEVAZIONE PRESENZE PER RISPONDERE AD ADEMPIMENTI PERLA PA Cosa ci siamo detti/cosa proponiamo: PROBLEMATICA Semplificare la modalità di trasferimento dei dati relativi agli adempimenti PELA PA dalle banche dati CINECA e PROGRAMMI RILEVAZIONE PRESENZE al sito PERLA PA ELENCO ADEMPIMENTI che riguardano il comparto università: Anagrafe prestazioni GEPAS GEDAP Legge 104 Rilevazione assenze CONSOC Dirigenti (CV) Conto annuale (MIN. FIN.) DALIA (MIUR) PROPOSTE VS/FUNZIONE PUBBLICA a) Predisposizione tracciato file XML relativamente a tutti gli adempimenti PERLA PA al fine di consentire l aggiornamento al sito PERLA PA attraverso l upload dei dati b) GEDAP: eliminare i campi dalle ore alle ore e sostituirlo solo con numero di ore c) GEDAP: possibilità di inserire il monte ore permessi sindacali e permessi RSU per ciascuna amministrazione, al fine di perfezionare il monitoraggio delle ore spettanti, utilizzate e residue, per ogni sigla sindacale; d) Per adempimento anagrafe prestazioni, costituire una schermata finale stampabile che certifichi ufficialmente l inserimento dei dati; e) Per adempimento anagrafe prestazioni si richiede di costituire un campo apposito integrazione relazione finale nel quale inserire modifiche, eventuali, a relazioni finali relative ad anni passati alle quali sono state apportate modifiche negli anni successivi. Evitando di scrivere una nuova relazione; f) Adempimento L. 104: Nel caso l assistito sia un dipendente pubblico viene chiesto se è a tempo determinato o indeterminato, ma nella successiva visualizzazione non viene salvato il dato; Nel caso in cui i due genitori fruiscano alternativamente del permesso l. 104 per figlio, va segnalato se l altro genitore è dipendente pubblico e, in tal caso, va riportata la denominazione dell ente. Il dato non viene salvato in visualizzazione.

11 PROPOSTE VS/CINECA a) Omogeneizzare i criteri di inserimento dati in CSA al fine di rispondere a tutti gli adempimenti PERLA PA per consentire una maggiore conoscenza delle funzionalità dei programmi CINECA b) Si propone, inoltre, di creare degli incontri, presso la sede CINECA, finalizzati a conoscere e ad approfondire le potenzialità del sistema per rispondere agli adempimenti PERLA PA c) Si propone un incontro con CINECA e Funzione Pubblica prima del prossimo laboratorio PERLA PA CONCLUSIONI Si propone in conclusione, al fine di semplificare, ottimizzare e normalizzare ulteriormente il rispetto degli adempimenti di attivare una procedura che consenta di inviare tutti i dati in un unica volta e li selezioni attraverso appositi codici identificativi dell adempimento. Es. I dati delle assenze, che vengono comunicati mensilmente alla banca dati ministeriale DALIA, vengono selezionati con un codice identificativo delle varie tipologie di assenze. Referente del gruppo: MIRANDA PARMESANI UNIV. PAVIA Hanno partecipato: SIMONETTA ZANETTE UNIBO GERARDINA SOLIMINE UNIBO MASSIMO SPETTOLI UNIBO ENRICO LODOLO UNIBO DANIELA FRUCI UNIV. FORO ITALICO MANUELA ZAPPACOSTA UNIV. FORO ITALICO CLARISSA MAGGI UNIV. PAVIA MARCELLINA REGA UNIV. PAVIA MARCO GORI UNIV. ROMA 3

12 PROPOSTA 5 ANALISI DEI DATI E DEI RELATIVI FORMATI RICHIESTI DALLA BASE DATI DI PERLAPA RISPETTO AI SISTEMI INFORMATIVI DEI VARI ENTI/AMMINISTRAZIONI (ESEMPIO: SIDI) Cosa ci siamo detti/cosa proponiamo: - Il dipartimento della Funzione Pubblica fornirà a Ministeri ed Enti un file excel composto da un foglio per ciascun adempimento, ed in ciascun foglio l elenco dei campi con il relativo formato; - A partire da questo file, gli enti interloquiranno con i gestori dei propri sistemi informativi, per: o Controllare quali campi sono già presenti nel formato corretto o Controllare quali campi sono già presenti in diverso formato o Verificare la possibilità di aggiungere eventuali campi mancanti - Il MIUR, in particolare, organizzerà un incontro nel quale saranno coinvolti tutte le parti interessate (FP, gestore HP, Accenture, MIUR) per valutare la fattibilità del trasferimento automatico dei dati da SIDI a Perla. Referente del gruppo: FRANCESCO APPERTI USR CAMPANIA Hanno partecipato: MARIA RITA ROSCI MIUR SERENA ALFANO USR LAZIO MARIA CARMELA GUIDA USR LAZIO BARBARA CORSELLI USR LAZIO ROSA MINCUZZI USR PUGLIA GIAMPAOLO DROSI 5 IC DONATELLO (PD) MARIA TERESA FERRARA 5 IC DONATELLO (PD) ARIANNA GIANNONE ACCENTURE SPA DANIELE CUPOLINO ACCENTURE SPA DAVIDE D AMICO FUNZIONE PUBBLICA

13 PROPOSTA 6 INTERCONNESSIONE/INTERAZIONE TRA PERLA PA E S.I. DELLE AMMN. Cosa ci siamo detti/cosa proponiamo: 1) L interazione è oggi spesso possibile per GEDAP, GEPAS, l104, icv, assenze. Requisito mancante: la modalità di comunicazione offerta da PERLAPA, che dovrebbe essere web, standard e sicura e la definizione di cosa esattamente è possibile scambiare per ogni argomento trattato. Ci si aspetta insomma che vengano esposti servizi web per la raccolta dati in affiancamento al data entry esistente per GEDAP, GEPAS, ICV, ASSENZE, ANAGRAFE PRESTAZIONI, L ) Valutare se le info già pubblicate da PERLAPA possano essere puntualmente linkate e non ripubblicate su ogni singolo sito della PA. Referente del gruppo: ANDREA CASTAGNONE MIBAC CRISTINA TOMBOLESI MIBAC Hanno partecipato: MARIA STELLA PICCOLO MIBAC FRANCESCO SASSO INSIEL JADRANKA CAVCIC INSIEL STEFANO DI GIOVANNI MINISTERO SVILUPPO ECONOMICO MARIA LETIZIA CATERINI MINISTERO SVILUPPO ECONOMICO CHIARA PETRUCCI AIFA LUISA BERTOLAZZI COMUNE DI BOLOGNA STEFANO PIERI DATA MANAGEMENT PER COMUNE BOLOGNA DONATELLA BARTOLINI COMUNE DI BOLOGNA SIMONETTA ZANETTE UNIBO STEFANO SPANO MIBAC SABINA SILVESTRI MIBAC

14 PROPOSTA 7 ANAGRAFE DELLE PRESTAZIONI-INSERIMENTO DATI OGGI PER ANNI PRECEDENTI (2010) Cosa ci siamo detti/cosa proponiamo: per l inserimento di pagamenti relativi al 2010 non c è bisogno di sbloccare la dichiarazione finale; basta aprire la scheda variazioni richiamare il soggetto con l anno e il codice fiscale. Tutto ciò vale sia per i dipendenti che per gli esperti. Si prospetta la possibilità di poter stampare la scheda dati una volta inviata con la certificazione dell avvenuto invio. Attenzione però; l aggiornamento tramite la scheda variazione non vale se il soggetto non è stato inserito. In questo caso bisogna sbloccare la dichiarazione inserire le nuove schede e poi rispedire la dichiarazione. Si chiede di inserire una nota nella home page di PERLA PA esplicativa sulla rilevazione mensile delle assenze e sull adempimento Dirigenti al fine di evitare la confusione sul tasso di presenza. Altresì si chiede di consentire l accesso alla scheda dell incarico inserito con l importo presunto da parte della PA che dopo aver provveduto al pagamento del compenso completa la scheda stessa ed in automatico viene avvisata la PA che ha autorizzato l incarico dell avvenuto pagamento tramite evitando il cartaceo entro il 30/4. Si chiede anche alla FP di inviare un avviso di chiusura definitivo 7 giorni prima ricordando se non è stata inviata la dichiarazione di nuovo ( di ricordo scadenza) Referente del gruppo: MAURIZIO LONGO AGENZIA ITALIANA FARMACO Hanno partecipato: CARMELA POLIMENI AIFA MARIA LIPPA IISG ROSARIA MOSSUTO COMUNE COSENZA MARIA SALEMI 6 ESERCITO BOLOGNA CARLA CROCE CNR SABINA SILVESTRI MIN BENI CULTURALI SILVIA SGUBBI AUSL DI IMOLA (BO)

15 PROPOSTA 8 SEMPLIFCAZIONE DI COMUNICAZIONE TRA SISTEMI Cosa ci siamo detti/cosa proponiamo: Creazione di web-service o invio di file xml o altro per tutte le tipologie di comunicazione dati richiesti da PERLA. Modifica della struttura del file xml degli incarichi con spostamento della unità di inserimento dalla chiave del file xml ad attributo dell'incarico comunicato. Ciò consentirebbe di produrre un unico file per ente anche in presenza di molte unità inserimento accelerando le operazioni di comunicazione. A causa di rallentamenti eccessivi del sito a ridosso di scadenze che obbliga talora ad inserimenti dei dati in orari serali non lavorativi si chiede un potenziamento del sistema. Per consentire una pronta verifica dei disallineamenti tra i dati di PERLA e quelli presenti nel sistem informativo dell'ente si chiede la pubblicazione di un web service che, dietro richiesta, ritorni un xml con tutti i dati di PERLA relativi all'oggetto richiamato. Ciò consentirebbe di verificare la correttezza ed, in caso di disallineamenti, ripristinare la situazione da comunicare a PERLA sempre tramite web service Referente del gruppo: RAFFAELE PAGANO CONSIGLIO NAZIONALE RICERCHE Hanno partecipato: FORTUNATO CASO COMUNE DI VILLARICCA PAOLO GIURANNA COMUNE DI MILANO ANTONIO CARROZZO COMUNE DI MILANO

16 ULTERIORI SEGNALAZIONI OPERATIVE GEDAP: dopo il primo inserimento di nominativo e relativo codice fiscale il sistema dovrebbe riproporre il medesimo Segnalare se nella stessa data siano stati già effettuati degli inserimenti Inserimento del monte ore annuo per i permessi per l espletamento del mandato nella funzione monitoraggio