SiBA - SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO COMITATO TECNICO SCIENTIFICO VERBALE N 2 SEDUTA DEL 12 MARZO 2003

Transcript

1 In videoconferenza - a Varese presso la sala del Consiglio in Via Ravasi 2, a Como presso la Sala Operatori SIC al piano 0 di Via Valleggio 11 - si è riunito alle ore del 12 marzo 2003 il Comitato Tecnico Scientifico del Sistema Bibliotecario di Ateneo. Presiede il Coordinatore Prof. Alberto Sdralevich Svolge funzione di Segretario verbalizzante il Dott. Gabriele Panella Sono Presenti (P), Assenti (A), Giustificati (G): Prof. Alberto Sdralevich (P) Prof. Antonietta Mira (P) Prof. Giorgio Binelli (P) Prof. Carlo Dell Orbo (P) Prof. Giovanni Palmisano (A) Prof. Maria Paola Viviani Schlein (P) Dott. Gianfranco Campiglio (G) Dott. Alessandra Bezzi (P) Dott. Susanna Mornati (P) Dott. Gabriele Panella (P) E presente l Ing. Matteo Valsasna in sostituzione del Dott. G. Campiglio. ORDINE DEL GIORNO 1. Comunicazioni 2. Provvedimenti per il personale 3. Approvazione bilancio consuntivo esercizio finanziario Obiettivi Riorganizzazione servizio fotocopie per le biblioteche 6. Risorse elettroniche banche dati e riviste on-line 7. Autorizzazioni alla spesa e variazioni di bilancio 8. Varie eventuali 1. Comunicazioni 1.1 In data 21 febbraio u.s. il Consiglio di Amministrazione ha approvato il ricorso alla procedura di gara d appalto per gli abbonamenti alle pubblicazioni periodiche delle Biblioteche dell Ateneo. 1.2 In attesa di trovare una soluzione per lo spostamento degli uffici centrali del SiBA si è provveduto a definire con gli uffici coinvolti, Ufficio Tecnico, SIC ed Economato il piano per il trasloco della Biblioteca di Economia nei locali della ex Palestra in Via Ravasi, 2. Sono necessari alcuni interventi di adeguamento del numero di prese di rete ed elettriche prima di poter effettuare lo spostamento di arredi, servizi e materiale bibliografico. In data 10 marzo u.s. si è tenuta una riunione con gli uffici interessati per concordare la tempistica degli interventi e, salvo imprevisti, le attività necessarie dovrebbero concludersi entro la seconda metà di aprile In data 12 febbraio u.s. sono state consegnate presso il polo di Biologia sanitaria dislocato a Busto Arsizio le attrezzature (2 PC e una stampante) destinate alla consultazione delle risorse elettroniche,

2 secondo quanto deliberato dal Comitato. 1.4 Servizi automatizzati. Il Vice Direttore che coordina le attività relative al progetto di automazione ne illustra l avanzamento. Sono stati realizzati dal consulente esterno due nuovi strumenti per sfruttare al meglio le potenzialità del database relazionale che costituisce parte del software ALEPH. Il primo consente estrazioni, per verifiche, controlli, produzione di registri inventariali, buoni di carico e statistiche, dei dati dal modulo delle copie, ad uso degli addetti delle biblioteche. Il secondo consente di estrarre bollettini di novità bibliografiche, nuovi acquisti di materiale nelle biblioteche, ed è già disponibile online anche per gli utenti, con un link a partire dalla pagina delle novità del SiBA. E' in corso una riorganizzazione delle pagine web del SiBA e delle biblioteche, per uniformarne il layout ed arricchirne i contenuti. Fra le più recenti realizzazioni, una pagina delle novità per raggruppare tutte le comunicazioni agli utenti e tenerne traccia, informando tutti i visitatori delle realizzazioni in corso. 1.5 Progetto Recupero del Pregresso per la biblioteca di Giurisprudenza. E in fase di predisposizione la documentazione per poter procedere all affidamento ad un'impresa esterna, tramite trattativa privata, della catalogazione di circa volumi depositati presso la Biblioteca di Giurisprudenza con l'acquisto dei fondi Candian e Biscardi. Sarà oggetto della trattativa la descrizione bibliografica del materiale, sia originale sia derivata o partecipata, e la registrazione dei dati locali di copia, inclusa l'inventariazione e, dove necessario, la collocazione. Il lavoro verrà effettuato seguendo gli standard catalografici e mediante il sistema di automazione in uso presso il sistema bibliotecario di ateneo, in modo da rendere immediatamente disponibili online i dati immessi. La Facoltà ha messo a disposizione per la realizzazione del progetto, che consentirebbe di mettere a disposizione degli utenti un notevole patrimonio bibliografico, rimasto sinora poco utilizzato dal momento che l'esiguità del personale in servizio presso la struttura non ne ha consentito la gestione. A causa delle differenti caratteristiche del materiale bibliografico che costituisce i due fondi, verranno avviate due procedure distinte, che dovrebbero concludersi prima del trasloco della biblioteca nella nuova sede di Via Oriani, previsto allo stato attuale per la primavera del In data 21 febbraio u.s. il Consiglio di Amministrazione ha approvato la Convenzione CILEA Insubria La Voce D è quella di pertinenza del Sistema Bibliotecario di Ateneo. L importo totale della convenzione a carico del SiBA è di euro + IVA. La voce di dettaglio D.1. Servizi di automazione biblioteche che prevede un costo complessivo di IVA è così ripartita: euro + IVA a carico del SIC perché fanno riferimento alla disposizione del prot con cui erano stati destinati Lire + IVA dei fondi MIUR ripartiti in lire + IVA per costi di avvio progetto 2002 e Lire + IVA per canone 1 quadrimestre euro + IVA sono la quota da sottrarre all'importo (recupero buoni pregressi) determinata dai minori costi di avvio progetto indicata nel totale costi dell'allegato tecnico alla convenzione euro + IVA sono la quota rimanente a carico del SiBA.

3 La voce di dettaglio D.2 Servizi di biblioteca virtuale ha un importo di IVA. La voce di dettaglio D.3 Servizi CILEA Digital Library (CDL) ha un importo di IVA. 1.7 In data 21 febbraio u.s. il Consiglio di Amministrazione ha approvato la realizzazione degli interventi per l Open space al primo piano dell edificio della facoltà di Scienze in Via Valleggio a Como, richiesti dal Comitato Tecnico Scientifico del SiBA nella seduta del 15 maggio 2002, destinando l'uso di questo spazio per i servizi comuni della biblioteca del Politecnico e dell'insubria, in particolare per ospitarvi: a) la ricerca bibliografica assistita e il document delivery, attrezzati con alcune postazioni per utenti da cui accedere ad Internet e alle risorse elettroniche della biblioteca, senza creare disturbo nelle sale di lettura; b) stampanti, fotocopiatrici e scanner a disposizione degli utenti sotto il controllo del personale; c) due postazioni per gli operatori della biblioteca recentemente entrati in servizio (uno per il Politecnico ed uno per l'insubria); d) corsi agli utenti sull'utilizzo delle risorse elettroniche e dei servizi della biblioteca. 1.8 In data 21 marzo a Varese e 28 marzo a Como si terrà la giornata di orientamento per gli studenti delle scuole superiori, Open Day a cui il SIBA parteciperà con uno spazio dedicato alla presentazione dei servizi offerti dal Sistema Bibliotecario di Ateneo agli utenti. 1.9 Il Dipartimento di Economia ha provveduto al rinnovo del contratto per la banca dati Source OECD su propri fondi sottolineando che non sarà in grado di sostenerne l onere per gli anni futuri e che auspica che possa venir garantito su fondi SiBA E stato pubblicato sull ultimo numero di NewsInsubriae un breve articolo riguardo ad attività e progetti portati avanti dal SiBA nel L'Ing. Valsasna chiede di anticipare gli argomenti che possono riguardare il SIC per poter lasciare anticipatamente la riunione. Si introduce dunque la discussione sull'accesso dall'esterno della rete di ateneo alle risorse elettroniche. Nella riunione del Comitato dello scorso 29 gennaio è stata presentato un documento di analisi predisposto dal SIC allo scopo di individuare una soluzione per garantire l accesso alle risorse elettroniche dall esterno alla rete di Ateneo. L'Ing. Valsasna, per conto del Direttore del SIC Dott. Campiglio, presenta una versione aggiornata del documento (Allegato n. 8). La soluzione tecnica che viene individuata come unica percorribile con le risorse umane e finanziarie a disposizione prevede la realizzazione di un server dedicato per l accesso via proxy alle risorse elettroniche protetto da un meccanismo di autenticazione via user e password. Il server attualmente inutilizzato, che era stato acquistato nel 2000 per ospitarvi un'interfaccia locale al catalogo SBN, è guasto, ed essendo fuori garanzia il SIC ritiene che sia più conveniente procedere all'acquisto di un nuovo server. Il Comitato aveva dato mandato al SiBA di verificare con il CILEA la compatibilità di tale soluzione con le politiche contrattuali poste in essere da editori ed aggregatori delle risorse utilizzate dall Insubria. Il CILEA ha garantito la possibilità di accedere in questa modalità alle risorse messe a disposizione attraverso la CILEA Digital Library sia in mirror presso loro server che in remoto con una nota del 17 febbraio u.s. (Allegato n. 9). Il Comitato pertanto ritiene opportuno procedere con questa soluzione che prevede l attivazione del proxy su un server da acquistare a carico delle cinque dotazioni delle biblioteche in parti uguali (salvo verifica con il rappresentante di Scienze di Como), o in alternativa a carico del SIC o dell'amministrazione, trattandosi di un servizio giudicato di interesse dell'ateneo.

4 Per estendere i benefici di questa soluzione all utenza accademica ospedaliera il SIC, nel documento presentato, ritiene sia da prevedersi la realizzazione di una connessione fra rete ospedaliera e universitaria presso l Ospedale di Circolo di Varese. A questo scopo può essere utilizzato un circuito che interconnetta la rete dell ospedale e quella universitaria. Questa soluzione permetterebbe l accesso alle riviste con gli abbonamenti insubri dalla rete dell ospedale (incluse potenzialmente le sedi remote servite dalla rete geografica dell ospedale), sempre subordinato all autenticazione con password dell utente del proxy. Il Comitato ritiene opportuno trasmettere questa proposta alla Facoltà di Medicina perché possa deliberare in merito al sostenimento delle spese necessarie alla sua realizzazione fatto salva la verifica se parte dei costi previsti possano essere a carico del SIC in quanto parte del servizio connettività di Ateneo. 2. Provvedimenti per il personale 2.1 A causa dei limiti di spesa fissati dalla Legge Finanziaria 2003 per l attivazione di contratti di collaborazione coordinata e continuativa che prevede un tetto massimo di per Dipartimenti, Istituti e Centri è stato richiesto dall Amministrazione di inviare il piano di previsione per l anno corrente all Ufficio Ragioneria che ha il compito di monitorare la spesa. L attivazione di contratti è subordinata al nulla osta dell Amministrazione. Come deliberato nella riunione del Comitato dello scorso 29 gennaio sono state trasmesse all Ufficio Ragioneria le richieste di attivazione di: un contratto assimilabile a categoria C1, area biblioteche, della durata di 10 mesi per le esigenze della biblioteca Biomedica; un contratto assimilabile a categoria C1, area biblioteche, della durata di 9 mesi per le esigenze della biblioteca di Giurisprudenza di Como; un contratto assimilabile a categoria C1, area biblioteche, della durata di 6 mesi per le esigenze della biblioteca di Giurisprudenza Si è in attesa di comunicazioni in proposito. 2.2 L'amministrazione di provenienza ha temporaneamente negato il nulla osta all'unità di personale che aveva chiesto il trasferimento alla biblioteca Biomedica. Nel frattempo si potrebbe pensare per alleggerire il carico di lavoro della Biblioteca Biomedica di spostare l unità di personale della Cooperativa che svolge il turno del mattino presso la Biblioteca di Economia presso la Biomedica, in questo modo il prolungamento di orario dei servizi sarebbe comunque mantenuto in entrambe le strutture e l unità in più potrebbe essere dedicata a supporto del servizio di Document Delivery presso tale sede. Il Comitato approva. Una soluzione aggiuntiva potrebbe essere una volta terminate le procedure di mobilità interna attivate dall Amministrazione richiedere che i 3 posti C1 biblioteche vacanti siano messi a mobilità esterna, salvo la verifica dell'applicazione agli atenei del blocco delle piante organiche. Il Comitato approva. 2.3 Nei giorni 17 e 20 febbraio 2003, nell ambito della convenzione per la reciprocità dei servizi bibliotecari fra le Università Bicocca e Insubria, è stato espletato un corso di formazione sulla classificazione decimale Dewey per il personale bibliotecario in servizio presso le strutture di Varese e Como.

5 2.4 In occasione dell'assegnazione alla Biblioteca Biomedica di una nuova unità di personale, si è ritenuto opportuno riorganizzare la suddivisione dei compiti per attività funzionale anziché per settore disciplinare. Ogni persona è responsabile dell'attività individuata sia per quanto riguarda Medicina che Scienze: in particolare Letizia Pelucchi si occupa del reference specialistico e del trattamento dei periodici, Daniela Maffioli del trattamento delle monografie, delle ordinazioni di materiale non bibliografico e dei servizi tecnici di supporto, Luciana Battagin del servizio ILL e document delivery, nonché dei rapporti con SBBL. Il personale della Cooperativa (con l'eventuale integrazione di studenti 150 ed obiettori) si deve occupare, come previsto dal capitolato di gara, della gestione del prestito sia del materiale della biblioteca che ISU, dell'assistenza di primo livello sulle risorse informative messe a disposizione dell'utenza quali opac, banche dati, riviste elettroniche, ecc. e sui servizi offerti dalla biblioteca, raccolta richieste di ILL e DD presentate dall'utenza, preparazione fotocopie e sistemazione del materiale. Le attività di contatto con il CTS di Scienze e di Medicina restano al momento affidate ai referenti tradizionali, rispettivamente Maffioli e Pelucchi. Le attività riguardanti la partecipazione a gruppi di lavoro, la promozione di servizi, la raccolta di dati statistici ed i rapporti con il SiBA spettano a ciascuno secondo le funzioni di cui ognuno è responsabile. Le attività di coordinamento del personale aggiuntivo sono affidate a Battagin per quanto attiene alla normale conduzione dei servizi. Attività ed orari straordinari dovranno essere concordati con la Direzione del SiBA. In data 10 febbraio u.s. ha avuto inizio l attività di tirocinio per complessive 70 ore presso la biblioteca di Economia di un docente dell I.T.C. Daverio di Varese che sta frequentando il corso di perfezionamento in "Master per la formazione del docente documentarista scolastico" organizzato dall Università degli Studi di Padova. Per la realizzazione di questo periodo di tirocinio è stata stipulata una convenzione con l Università degli Studi di Padova. 3. Approvazione bilancio consuntivo esercizio finanziario 2002 Il Segretario amministrativo illustra - con la relativa relazione (allegato n.1) - il Bilancio consuntivo dell esercizio finanziario 2002 soffermandosi sui tre prospetti contabili (rendiconto finanziario, situazione amministrativa, situazione patrimoniale) che lo compongono e sulla dimostrazione dell avanzo di amministrazione (allegato n. 2). Dal Rendiconto finanziario (allegato n. 3) - che mette in rilievo la dinamica finanziaria di gestione, rilevando secondo il principio informatore della "competenza finanziaria" quelle che sono state: le Entrate ovvero il diritto alla riscossione e le spese ovvero l obbligo al pagamento si nota limitatamente alle entrate la seguente gestione di competenza e di residui: Accertate Riscosse Rimaste da riscuotere Entrate proprie 3561, ,44 Entrate per trasferimenti , , ,08 Partite di giro 4277, ,54 Totale , , ,08

6 La situazione finanziaria al 31/12/02 per le spese evidenziava : Impegnate Pagate Rimaste da pagare Spese di funzionamento , , ,96 Spese per investimento , , ,56 Partite di giro 4.277, ,54 Totale , , ,52 L Avanzo di amministrazione risulta così determinato: Avanzo di amministrazione al ,78 Variazione nei residui attivi/passivi Entrate accertate ,15 Spese impegnate ,19 =========== Avanzo di amministrazione finale ,74 Quest ultimo in quanto costituito principalmente da assegnazioni e trasferimenti alle strutture rimane vincolato ai progetti e alle biblioteche per le quali tali somme erano state stanziate. In particolare sono fondi vincolati UNIVERCOMO che sono destinati per l acquisto di attrezzature per la nuova sede della Biblioteca di Giurisprudenza in Via Oriani e sono destinati ai costi di gestione Aleph e CILEA Digital Library che essendo parte integrante della Convenzione CILEA Insubria 2003 non è stato possibile impegnare prima dell approvazione della stessa da parte del C.d.A. Riguardo la Situazione Patrimoniale (allegato n. 4) del SiBA, si registra, rispetto all'esercizio precedente, una variazione patrimoniale netta negativa pari a ,84, generata dall'ammontare dei residui, particolarmente consistenti nel 2002 a causa dell'impegno posto nell'utilizzo di tutte le risorse disponibili. Il materiale librario è costituito da quello acquistato dalla Biblioteca di Medicina e dal SiBA come ufficio centrale. Si attende dall Ateneo il Regolamento di Amministrazione, Finanza e contabilità per fare chiarezza sulla corretta disciplina da seguire per l imputazione delle consistenze patrimoniali tra i Centri di responsabilità e il SiBA. Il Coordinatore ringrazia il Segretario per la Sua attività. Il Comitato ringrazia il Segretario amministrativo per l esauriente esposizione ed approva - all unanimità - il Bilancio consuntivo dell esercizio finanziario Riguardo alla situazione finanziaria per il 2003, il Coordinatore riassume che i fondi assegnati alle biblioteche sono sufficienti a mantenere la capacità di spesa maturata lo scorso anno, mentre il SiBA ha serie difficoltà, aggravate dalle recenti disposizioni che mettono a rischio la copertura per i servizi al pubblico, l'ottemperanza dei diritti SIAE, le collaborazioni, e infine anche le spese per la pubblicità delle gare, da quest'anno a carico delle strutture e non più dell'amministrazione centrale.

7 Informa il Comitato che scriverà una lettera al Rettore per segnalare la situazione e chiedere una soluzione, includendovi la richiesta di provvedere alle spese necessarie per ospitare a Varese un seminario ITALE in settembre. 4. Obiettivi 2003 Il Direttore illustra il piano d attività e gli obiettivi 2003 (Allegato n. 5) per il SiBA che prevedono, compatibilmente con le risorse umane e finanziarie che si renderanno effettivamente disponibili, un consolidamento dei progetti iniziati nel 2002 e la realizzazione di tre nuove iniziative: l automazione dei servizi attraverso ALEPH con l avvio e la messa a regime di tutti i moduli quali la gestione periodici, acquisti, prestito interbibliotecario, produzione di statistiche e bollettini bibliografici; il recupero del pregresso per la biblioteca di Giurisprudenza; il potenziamento delle risorse elettroniche (in linea e attraverso il servizio Tatoo, nonché attivando la possibilità di accesso da sedi esterne tramite proxy server); il mantenimento dell estensione dell orario di servizio all utenza delle biblioteche portato nel 2002 a 50 ore settimanali; l adeguamento del Regolamento del SiBA subordinato all approvazione del Regolamento amministrativo contabile dell Ateneo; la razionalizzazione delle procedure amministrativo contabili; la formazione del personale; la partecipazione a progetti e consorzi nazionali ed internazionali (Itale, ICAU, CABI); far fronte alle nuove esigenze per la didattica e la ricerca determinate dall aumentata offerta formativa dell Ateneo; la riorganizzazione del servizio fotocopiatura che, per ragioni contingenti, non è stato possibile realizzare nel 2002; la realizzazione del progetto di archivio elettronico dei progetti EAEME di master europeo in gestione dell ambiente previste dalla convenzione stipulata dall Ateneo con European Association for Environmental Management Education (EAEME); logistica e progetti edilizi. Il Comitato approva gli obiettivi. 5. Riorganizzazione servizio fotocopie per le biblioteche 5.1 Attualmente le biblioteche forniscono il servizio fotocopie in maniera eterogenea e con modalità non coordinate. Affidando il servizio ad una società in outsourcing che si occupi della fornitura completa dalla gestione e manutenzione delle macchine all erogazione delle tessere magnetiche e relativi trattamenti di cassa in maniera da sgravare completamente le biblioteche di questa attività si potrebbe razionalizzare l impiego di risorse umane e finanziare e permettere, attraverso un fornitore unico, la realizzazione di economie di gestione ed un più efficiente servizio all utenza. Si richiede all Amministrazione l autorizzazione all indizione di una procedura d appalto per

8 l affidamento del servizio fotocopie con queste caratteristiche di massima: L attivazione del servizio non dovrà comportare alcun onere per l Università degli Studi dell Insubria. La società appaltatrice dovrà provvedere alla consegna e all installazione delle macchine fotocopiatrici (1 fotocopiatrice per ciascuna delle biblioteche del Sistema Bibliotecario di Ateneo), alla fornitura del materiale di consumo (ricambi, toner, carta, e quant altro necessario per il loro efficiente funzionamento), all assistenza tecnica. La società appaltatrice dovrà inoltre curare il servizio di incasso e gestione del denaro, prevedendo la tariffazione delle fotocopie eseguite per mezzo di tessere magnetiche prepagate (a scalare o ricaricabili). Dovrà quindi essere installato in ciascuna sede almeno un distributore/caricatore di tessere, il rifornimento e la manutenzione del quale saranno a carico della società appaltatrice. La società appaltatrice dovrà provvedere al pagamento di un corrispettivo per l utilizzo degli spazi universitari che ospiteranno le apparecchiature necessarie all erogazione del servizio (tale corrispettivo, comprende la manutenzione ordinaria programmata dei locali e degli impianti, la pulizia, le spese per il consumo di energia elettrica, per riscaldamento e condizionamento, e la raccolta rifiuti). Ogni macchina dovrà essere dotata delle seguenti funzionalità: formato fotocopie A4 e A3; velocità di riproduzione non inferiore a 23 copie/minuto; funzione fotocopiatura fronte/retro; funzione di ingrandimento e riduzione programmabili; funzione regolazione intensità di stampa [chiaro/scuro]; lettore di tessere magnetiche per l addebito delle copie eseguite. In generale, le macchine impiegate dovranno essere adeguate alla moderna tecnologia. Dovranno essere garantiti la fornitura della carta e degli altri materiali di consumo, tutti gli interventi necessari per la costante funzionalità delle macchine, e quant altro necessario per l efficienza del servizio. In caso di guasto e/o in caso di interruzione del servizio dovuta a mancata fornitura di materiale di consumo (carta, toner, etc.), dovrà essere garantito l intervento di manutenzione e ripristino della macchina al più tardi entro le 24 ore solari (escluso sabato, domenica e festivi). Qualora l entità del malfunzionamento della macchina non ne consenta l immediato ripristino, l appaltatore si obbliga a sostituirla al più tardi entro 72 ore solari (escluso sabato, domenica e festivi). Il Direttore chiarisce che l eventuale indicazione di un termine più breve da parte dei concorrenti sarà considerato un elemento positivo per la valutazione dell offerta. L'aggiudicazione terrà conto dei criteri di economicità e verrà fissato un tetto massimo per il costo del servizio all'utente finale. I costi previsti per la pubblicizzazione graveranno sulla dotazione di funzionamento 2003 del Centro SiBA. Dopo una breve discussione riguardante il possibile miglioramento delle clausole a favore dell'università, si rileva che la quantità delle copie effettuate ogni anno è commisurata alle dimensioni dell'ateneo, e il servizio richiesto va ragionevolmente commisurato alle possibilità di guadagno dell'aggiudicatario. Il Comitato approva unanime. E da prevedersi che l eventuale servizio non possa essere operativo prima del 2004 sarà quindi necessario provvedere al noleggio di apparecchiature presso le biblioteche per il 2003, i cui costi erano stati cautelativamente preventivati in fase di previsione di bilancio e per cui è prevedibile che si debba provvedere attraverso CONSIP. Il Direttore studierà una soluzione praticabile al problema.

9 6. Risorse elettroniche banche dati e riviste on-line 6.1 NATURE. In data il CTS ha deliberato l'acquisto del pacchetto Nature base, ripartito sulle dotazioni di Scienze Como, di Scienze Varese e di Medicina. Il CTS ha inoltre esaminato, nell'ambito della medesima offerta consortile del CILEA, i pacchetti aggiuntivi con i seguenti costi: 4575 GBP + IVA per il pacchetto Research Journals 3810 GBP + IVA per il pacchetto Reviews Lo sconto applicabile è a partire da un 5% minimo e potrebbe arrivare al 17% nel caso che il consorzio superi i 25 partecipanti; a questo si aggiunge uno sconto del 5% per l'acquisto contemporaneo dei pacchetti. L area di Scienze di Varese della biblioteca Biomedica ha espresso interesse per i pacchetti Research Journals e Reviews. Al primo è interessata anche l'area di Medicina, ma l'esiguità dei fondi disponibili non rende possibile l'adesione. Il Comitato delibera di non aderire al momento all'iniziativa salvo ulteriori richieste dei CTS delle Biblioteche Scientifiche. 6.2 ANNUAL REVIEWS. In data il CTS ha esaminato l'offerta consortile del CILEA pervenuta per l accesso al pacchetto di riviste on-line Annual Reviews. La quota di adesione per il 2003 è: Complete set of 29 Annual Reviews Series (print + online International costumer) $ + IVA Complete set of 29 Annual Reviews Series (online only) $ + IVA Biomedical Sciences Suite 19 Series (print + online International costumer) $ + IVA Biomedical Sciences Suite 19 Series (online only) $ + IVA Physical Sciences Suite 9 Series (online only) $ + IVA L area di Scienze di Varese della biblioteca Biomedica ha espresso interesse per il pacchetto Biomedical Sciences Suite online, dichiarandosi disposta a coprire un terzo della spesa. La componente di Medicina non può aderire per problemi di bilancio. In assenza del rappresentante di Scienze di Como, che aveva fatto sapere di poter contribuire per circa 500 (l'equivalente degli acquisti annuali impiegati per un paio di serie del pacchetto Physical Sciences Suite). Il Comitato delibera di non aderire al momento all'iniziativa salvo ulteriori richieste dei CTS delle Biblioteche Scientifiche. 6.3 OUP. In data il CTS ha esaminato l'offerta consortile del CILEA pervenuta per l accesso al pacchetto di riviste on-line OUP (Oxford University Press). Nell offerta sono previsti il costo di cross access catalogo a fronte dei nostri abbonamenti cartacei per 600 GBP + IVA. Il Contratto richiede che vengano mantenute le sottoscrizioni in atto, o la possibilità, nel caso non fossero stati rinnovati per il 2003 gli abbonamenti cartacei posseduti, di convertirli al solo on-line con uno sconto del 10%. La quota in questo caso sarebbe di GBP + IVA per abbonamento e-only + cross access catalogo. Attualmente le riviste in abbonamento presso l Insubria sono:

10 Biblioteca Biomedica: Scienze Varese Embo journal - Human molecular genetics Medicina American journal of epidemiology British journal of anaesthesia European journal of orthodontics International journal of epidemiology Biblioteca Economia Cambridge Journal of Economics Industrial and Corporate Change Oxford Economic Papers Review of Financial Studies Past & Present Biometrika Biblioteca Giurisprudenza Classical Quarterly Classical Review Oxford Economic Papers (doppio Economia) Parliamentary affairs (nuova richiesta) Biblioteca Scienze Como (nessuna) Il SiBA chiede ai partecipanti di riferire gli esiti della discussione nei rispettivi CTS. Da una breve indagine risulta che restano da chiarire meglio le condizioni di adesione. Il Comitato dà mandato al SiBA di raccogliere dai membri del CTS un parere definitivo entro la fine del mese e di decidere in merito all'eventuale adesione. 6.4 CRC PRESS. In data il CTS ha esaminato l'offerta consortile del CILEA pervenuta per l accesso al servizio CRC Press, per un importo per il 2003 di $ + IVA. CRC consente l accesso alle seguenti banche dati d interesse scientifico: ENGnetBASE (< CHEMnetBASE (< ENVIROnetBASE (< MATHnetBASE (< STATSnetBASE (< FOODnetBASE (< Dato lo scarso interesse manifestato nei riguardi dell'iniziativa, il Comitato delibera di non aderirvi. 6.5 ECONLIT. L offerta presentata da EBSCO (Allegato n. 6), attuale fornitore per il rinnovo del contratto in scadenza alla fine di marzo, ha un importo di 1938,01 +IVA. In data 20 febbraio 2003 è pervenuta l'offerta consortile del CILEA per il rinnovo dell'accesso alla

11 banca dati ECONLIT (Allegato n. 7), per un importo di IVA per il periodo giugno maggio L'accesso tramite CSA - CILEA non consente un risparmio rispetto all'importo pagato in precedenza. Il rappresentante del CTS di Economia chiede di riconsiderare l'acquisto. 6.6 ACM - Association for Computing Machinery. Per l'accesso elettronico, richiesto da settore informatico di Scienze Varese, alle risorse è pervenuta dal CILEA questa offerta: 1. ACM (Association for Computing Machinery) Digital Library 2. ACM Master SIG Package 3. ACM Guide to Computing Literature Gli enti che avessero già in corso degli abbonamenti potranno cancellarli chiedendo ad ACM il rimborso della parte di abbonamento non utilizzata. ACM prevede le seguenti condizioni: a. numero illimitato di utenze (connessioni) contemporanee; b. invio di una sola copia cartacea di tutto il pubblicato nell anno a un unico consorziato (che potrà essere scelto da e tra tutti gli aderenti) Tale consorziato (individuato per l anno 2002 nell Università degli Studi di Genova - Biblioteca Centrale della Facoltà di Ingegneria), si impegna alla conservazione delle copie cartacee e all espletamento del document delivery gratuito in favore dei consorziati, qualora la fruizione della banca dati remota venisse temporaneamente meno per cause tecniche. La licenza è una licenza di utilizzo e non di possesso. La quota annuale per il periodo varierà al variare del numero degli enti aderenti. Nel caso di 15 enti sottoscrittori (situazione attuale) la quota sarà di US$ IVA. Questa quota potrà aumentare nel caso in cui gli enti fossero in numero minore e viceversa diminuire se gli aderenti saranno più di 15. Diamo di seguito le quote pro-ente nel caso di consorzi composti da un numero crescente di enti: 16 US$ US$ US$ US$ US$ La Biblioteca Biomedica ha già attivato un abbonamento per il 2003 tramite EBSCO, e non ritiene che l'iniziativa del CILEA sia al momento conveniente. Il Comitato delibera di rinviare al 2004 la richiesta di adesione all'iniziativa. 6.7 Aggiornamenti vari contratti CILEA. Sono state richieste quotazioni aggiornate per l'accesso a: Wiley (richiesto Angewandte Chemie da settore biochimico di Scienze Varese) Siamo ancora in attesa della quotazione per: Science Springer

12 CUP (Cambridge Univ. Press) Cell Press Riviste di varie società scientifiche ABI/INFORM 7. Autorizzazioni alla spesa e variazioni di bilancio 7.1 Il Direttore richiede l autorizzazione alla ratifica dell impegno di spesa per i costi di pubblicizzazione della gara d appalto per gli abbonamenti alle pubblicazioni periodiche delle Biblioteche dell Ateneo che, secondo quanto disposto dall Amministrazione, dovranno gravare sulla dotazione SIBA L importo previsto è di Il Comitato approva unanime. 7.2 Il Segretario Amministrativo illustra brevemente le variazioni di bilancio (Allegato n. 10) e ne chiede la ratifica. Il Comitato approva unanime. 7.3 Si richiede l autorizzazione al pagamento a LICOSA (fornitore scelto da Milano) della quota di esente IVA, come contributo (già approvato nella riunione del 29 gennaio u.s. sulla dotazione della Biblioteca di Scienze di Como) per l abbonamento cartaceo alle riviste di ACS della Biblioteca di Chimica di Milano Statale secondo gli accordi consortili stipulati negli anni precedenti. Il Comitato approva unanime. 7.4 Procedure di acquisto tramite CONSIP. L art. 24 della Legge Finanziaria ha modificato la normativa in materia di acquisto di beni e servizi. L'art. 24 deroga alla preesistente legge ed al regolamento di contabilità dell'ateneo per cui adesso si deve procedere ad espletare gare ad evidenza pubblica per tutti gli acquisti che sono superiori a euro , al netto dell'iva. Il ricorso alla trattativa privata diventa in ogni caso eccezionale e per farvi ricorso devono sussistere gravi ed eccezionali motivi e la scelta del contraente deve essere preceduta da un'ampia indagine di mercato, per cui sembrano non bastare più i canonici tre preventivi. Tutta la procedura seguita con la indicazione dei motivi e della indagine di mercato condotta deve essere descritta accuratamente nelle delibere di spesa, perché tutti i contratti stipulati mediante il ricorso alla trattativa privata devono essere trasmessi al Collegio dei Revisori dei Conti e quindi alla Corte dei Conti i quali sono chiamati a verificare la corretta applicazione della legge. Per evitare le gare o gli adempimenti richiesti per la trattativa privata si deve acquistare attraverso la CONSIP, Concessionaria del Ministero dell'economia, appositamente costituita alcuni anni or sono per provvedere agli acquisti della Pubblica Amministrazione. La nuova normativa implica quindi una serie di adempimenti complessi e determina un forte margine di incertezza riguardo alla prassi corretta da mettere in atto. A questo proposito il SiBA ha predisposto un documento relativo all iter per l acquisto di beni e servizi sottoposto a verifica all amministrazione per cui siamo in attesa di comunicazioni. La preoccupazione più consistente riguarda gli acquisti delle monografie, per le quali si sta considerando la possibilità di espletare una gara, con i disagi derivanti dai tempi necessari per la procedura.

13 E' previsto un incontro di chiarimento fra Amministrazione e Direttori dei centri di costo dell'ateneo per il 18 marzo p.v. Il Comitato esprime il proprio disappunto nei confronti di provvedimenti di legge che contrastano con l'autonomia degli atenei e ne ostacolano il funzionamento. Delibera dunque di segnalare con una lettera al Rettore il forte disagio causato dalla normativa e l urgenza di un chiarimento da parte del Ministero circa l interpretazione, anche in seguito alla presa di posizione CRUI. 8. Varie eventuali 8.1 Il Direttore sottopone a ratifica la proposta di convenzione fra l Università degli Studi dell'insubria e l Associazione ITALE (Allegato n. 11) presentata, dando seguito a quanto deliberato nella riunione del Comitato dello scorso 18 dicembre 2002, al Consiglio di Amministrazione del 21 febbraio u.s. resasi necessaria per la regolamentazione dello svolgimento di tale attività di supporto amministrativo e gestionale al Presidente dell Associazione, carica ricoperta per il biennio , dal Direttore del SiBA. >La convenzione prevede di assicurare il supporto amministrativo e gestionale alle attività del Presidente dell Associazione medesima. Tali attività verranno svolte da personale individuato dal Direttore del Centro SIBA, nell ambito del normale orario di servizio ed utilizzando i locali e le strumentazioni in dotazione al Centro medesimo. L Associazione ITALE riconoscerà all Università un contributo forfetario annuale di 1.000,00=. che verrà erogato entro il 31 Dicembre di ciascun anno solare, escluso quindi dalla disciplina del conto terzi in quanto da considerarsi quale rimborso spese. Il Comitato ratifica la proposta di convenzione. 8.2 Aggiornamento ISU. Per il corrente anno accademico, gli studenti che desiderano usufruire del servizio prestito libri dell'isu sono tenuti a pagare una quota di 10. Avendo chiarito che i nostri bibliotecari non possono riscuotere una somma dovuta ad altro ente e rilasciarne ricevuta, ci viene chiesto di controllare solo che gli studenti siano in possesso della ricevuta al momento del prestito, indirizzandoli presso gli uffici ISU di Varese o Como nel caso non avessero ancora provveduto ad effettuare il versamento. Sono stati disposti i controlli necessari presso i settori prestito delle biblioteche. I medesimi controlli manuali vengono effettuati anche presso i punti prestito gestiti dall'isu, in quanto non è stato possibile disporre un controllo automatico nel loro sistema di automazione Sebina. Il servizio libri dell'isu ha ricevuto i fondi 2003, dunque sono iniziate le procedure di acquisto dei testi da noi richiesti lo scorso anno. Lo stanziamento 2003 destinato all'insubria, deciso dal C.d.A. ISU, è di ,00 ed è possibile avanzare nuove richieste. Sarebbe meglio poter disporre di tutte le liste almeno entro giugno, per non incorrere negli inconvenienti verificatisi lo scorso anno e dar modo all'isu di provvedere entro l'inizio del prossimo anno accademico. Lo scorso anno si era indicata nella raccolta dati effettuata dalle Facoltà (ai fini della pubblicazione della Guida dello studente) la modalità più conveniente per l'individuazione dei testi necessari a sostenere gli esami. Come deciso lo scorso anno, le liste verranno inviate da un unico punto di raccolta presso il SiBA. Il Comitato invita il SiBA a segnalare alle Facoltà la necessità di inviare i dati entro il 31 maggio p.v. e di decidere le priorità in relazione ai fondi disponibili presso l'isu. La prossima riunione del CTS viene fissata per mercoledì 30 aprile p.v. alle ore in videoconferenza. Accogliendo la proposta della Prof. Viviani, le componenti di Como si riuniranno presso la sala di Via Cavallotti.

14 Alle ore 17.45, non essendovi altro da discutere, il Coordinatore ringrazia i presenti e dichiara chiusa la seduta. IL COORDINATORE (prof. Alberto Sdralevich) IL DIRETTORE (dott.ssa Alessandra Bezzi) IL SEGRETARIO VERBALIZZANTE (dott. Gabriele Panella)