PCT Processo Civile Telematico

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1 PCT Processo Civile Telematico Manuale informativo Blog di supporto: appellopct.wordpress.com Corte d Appello di Milano Ufficio Innovazione Tel: 02/ innovazione.ca.milano@giustizia.it

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3 3 Indice: 1. Introduzione: 6 2. Installazione Consolle: Modalità di acquisizione della Firma Digitale emessa da PosteCom: Connessioni consentite: Modalità di accesso: Accesso come Magistrato: Primo accesso come Magistrato: Accesso come Assistente: Primo accesso come Assistente: Funzioni: La scrivania: Cartelle di attività: Cartelle di Studio: Cartelle personali: Gestione delle cartelle: Documenti: Agenda: Aggiungere nuovi appuntamenti/nuove udienze: Modificare/rimuovere appuntamenti/udienze: Fissare le date di udienza: Ricerche: Ricerche giurisprudenziali: Ricerca CTU: Ruolo: Ruolo di udienza: Stampa del ruolo: Aggiornamento Agenda e Ruolo di udienza: Modellatore: Creare un nuovo modello: Importare modelli: Punti di motivazione: Collegamenti: Visualizzazione dei fascicoli: Aggiornamento dei fascicoli: Ricerca del fascicolo: Raggruppamenti e filtri applicati ai fascicoli: 33

4 Selezionare il fascicolo: Apertura del fascicolo: Cifratura del contenuto del fascicolo: Aggiornamento dei documenti nei fascicoli: Analisi in dettaglio di un fascicolo: Stato di condivisione del fascicolo: Assistenti del fascicolo: Impostare lo stato di presa in visione di un fascicolo: Redazione del provvedimento: Inserimento del calendario delle udienze: verifica di esistenza provvedimenti in scrittura: Dati in lavorazione: Storico del fascicolo: Eventi delle procedure: Eventi delle Deleghe: Inserimento riferimento normativo ad un Codice/Legge o riferimento giurisprudenziale: Salvataggio: Salvataggio e deposito: Aggiornamento stato di deposito e controfirma: La coda di firma: Controfirma di un provvedimento: Controfirma di un provvedimento di tipo collegiale: Invio in controfirma di un provvedimento di tipo collegiale: Aggiornamento dei dati con le Cancellerie: Comunicazioni di Cancelleria e notifiche: Aggiornamento dati del SICID in Consolle: Appunti: Inserimento/modifica annotazioni: Mostra/nascondi annotazioni: Selezione di un report: Impostazione dei filtri: Visualizzazione dell anteprima di un report: Strumenti: Amministrazione utente: Profilo utente: Filtri applicativi: Automatismi: Preferenze: Registri attivi: Appunti fascicolo: 61

5 Cambio Codice Fiscale: Creare e gestire gli Assistenti: Gestione dei profili: Gestione delle tabelle di base: Aggiornamento Uffici e certificati: Backup: 67 FAQ Errori comuni: 68

6 6 1. Introduzione La Consolle del Magistrato è il programma applicativo progettato per l utilizzo del Processo Civile Telematico (PCT), ovvero per la predisposizione di file a cui apporre la firma digitale affinché gli atti processuali diventino documenti informatici e possano come tali, esser usati per le tecnologie dell informazione e comunicazione nel processo civile. Al contempo costituisce uno strumento di interrogazione del ruolo del Magistrato civile, di conoscenza e controllo di una serie di fatti processuali che si possono evincere dal registro di cancelleria. È stata sviluppata nel 2005 dal Ministero con la collaborazione di una commissione di Magistrati e dal 2008 è un applicazione Java; ciò consente notevole versatilità, anche se essa è vincolata alla piattaforma MS Windows dalla scelta di usare Word per il trattamento dei testi, il che rappresenta un limite per l utilizzo di programmi open-source.

7 7 2. Installazione Consolle Consolle è scaricabile all interno della rete giustizia collegandosi all indirizzo: e per accedervi è necessario disporre della firma digitale. Esiste anche una versione virtualizzata per vmware che utilizza il sistema operativo XP e ha al suo interno il programma di riconoscimento vocale Dragon. Per poter accedere a Consolle è indispensabile per prima cosa disporre della Firma Digitale. 2.1 Modalità di acquisizione della Firma Digitale emessa da PosteCom: 1. Collegarsi al sito: per effettuare la richiesta in autonomia ed esclusivamente dalla propria postazione PC. (La richiesta, per qualifiche inferiori a quella di Cancelliere, dovrà essere autorizzata dal Coordinatore del servizio); 2. Tale sito funziona solo dall interno del dominio giustizia. È necessario sia inserito nelle eccezioni del browser. Se si è fuori da ADN, come è la Corte di Appello di Milano, occorre autenticarsi inserendo il dominio UTENTI\ e poi il proprio userid e la propria password di rete. In pratica per userid occorre: UTENTI\nome.cognome me poi la password utilizzata per accedere a Internet che muta ogni sei mesi; 3. Accedere al modulo elettronico collocato nell area Firma Digitale ; 4. Compilare debitamente tutti i campi; 5. Inviare telematicamente il modulo al referente nazionale per la Firma Digitale, il quale, dopo un opportuna verifica, provvederà ad autorizzare e a trasmettere la richiesta all Ente Certificatore (PosteCom); - L Ente Certificatore, ricevuti i dati, provvederà alla registrazione e alla trasmissione all indirizzo mail dell utente, una scheda di registrazione precompilata che va: stampata, firmata e depositata presso l Ufficio Innovazione della Corte di Appello allegando copia del documento di riconoscimento e codice fiscale o tessera sanitaria. 6. L utente, trascorsi i tempi tecnici, riceverà il plico contenente smart card, lettore e PIN. Dati del funzionario delegato al riconoscimento del richiedente per la Corte di Appello di Milano: Nome: VINCENZO Cognome: CONTE Ufficio di appartenenza: CORTE DI APPELLO DI MILANO Codice fiscale: CNTVCN65L01E538E vincenzo.conte@giustizia.it Indirizzo e numero civico ufficio: VIA FREGUGLIA, 1 Cap: Città: MILANO Provincia: MI Telefono: NOTA BENE: la smart card PosteCom dura tre anni, controllare dunque la scadenza calcolando i tre anni dalla data di rilascio. Nel caso la smart card venga comunque a scadenza si può utilizzare la firma digitale inserita nel tesserino di riconoscimento, della quale occorre aver segnato il PIN; per utilizzarla occorre comunque chiamare l assistenza per mutare le librerie di firma del computer. Una volta effettuato

8 8 l intervento, la postazione non potrà più essere utilizzata con smart card PosteCom, se non dopo un altro intervento dell assistenza. È necessario controllare che il collegamento esterno sia impostato correttamente (solitamente è corretto in automatico, ma è meglio controllare): in Strumenti Amministrazione utente : il collegamento esterno deve essere impostato in questo modo: 2.2 Connessioni consentite: o Connessione Intranet (connessione Ufficio Giudiziario: Ctrl+ Maiusc+F); o Connessione tramite PdA ministeriale (Ctrl+Maiusc+P); E inoltre possibile utilizzare lo strumento in locale senza nessuna connessione andando a lavorare però sui soli fascicoli estratti e presenti nella memoria del proprio PC. La Consolle prevede essenzialmente due modalità di funzionamento: o Modalità connessa: modalità di utilizzo in presenza di una connessione diretta con l Ufficio Giudiziario e prevede l accesso attraverso la rete interna dell Ufficio Giudiziario o mediante collegamento Internet;

9 9 o Modalità non connessa: modalità di utilizzo fuori dall ufficio, senza connessioni con l Ufficio Giudiziario con la possibilità di usare solo i dati in locale. Per selezionare il tipo di connessione desiderata, cliccare su Connessione e spuntare quella che si vuole utilizzare. 2.3 Modalità di accesso: Premere il pulsante Start di Microsoft Windows, selezionare Programmi, quindi Consolle Java, oppure fare doppio clic sull icona sul desktop. È necessario poi specificare il ruolo col quale si desidera accedere: Magistrato o Assistente Accesso come Magistrato: l accesso è consentito solo previa autentificazione con smart card attraverso l inserimento della tessera nel lettore e eseguendo l operazione di login. Bisogna poi inserire il proprio PIN della firma digitale e premere OK.

10 Primo accesso come Magistrato: selezionare Accedi come: Magistrato, premere e inserire i dati richiesti dalla maschera. Aggiornare la lista degli uffici e dei relativi certificati premendo e scegliere il proprio ufficio di appartenenza. Come Profilo d Uso selezionare Avanzato in modo da avere la possibilità di operare su tutte le funzionalità. Premere Salva e inserire il proprio PIN per convalidare i dati inseriti Accesso come assistente: l accesso come assistente è consentito solo su autorizzazione del Magistrato. Selezionare Accedi come:assistente e nella finestra successiva, l assistente ha la possibilità di scegliere se accedere attraverso smart card o autentificandosi con Username e Password.

11 Primo accesso come Assistente: selezionare Accedi come: Assistente, premere e inserire i dati richiesti nella maschera. Dopo avere completato tutti i campi premere Salva.

12 12 3.Funzioni 3.1 La scrivania: Permette di gestire il carico di lavoro e organizzarlo in cartelle consentendo l accesso ad un insieme di fascicoli con caratteristiche comuni. A ogni cartella è associato un filtro che definisce le caratteristiche che i fascicoli devono avere per essere inseriti in quella cartella. Le cartelle possono essere: Predefinite: preimpostate e non eliminabili in cui confluiscono automaticamente i fascicoli in base alle regole del filtro associato; Personali: create dall utente e eliminabili, in cui confluiscono i fascicoli in base alle regole del filtro associato dall utente. Le cartelle sono suddivise in: Cartelle di attività, Cartelle di Studio, Cartelle Personali, Attività da altro ruolo e personali da altro ruolo Cartelle di attività: qui si possono trovare i fascicoli in decisione, in riserva, le nuove assegnazioni e i fascicoli in udienza collegiale, tutti inseriti in un unica tabella Cartelle di Studio: qui sono inseriti automaticamente i fascicoli in visione da altri ruoli, mentre vengono inseriti manualmente i fascicoli che si intende tenere in evidenza o che siano Leading case in materia Cartelle personali: cartelle che vengono incontro alla necessità di personalizzare le cartelle e di mettere in comune il lavoro tra più Magistrati dello stesso ufficio Gestione delle cartelle: dal menù Strumenti, selezionando Gestione Cartelle è possibile personalizzare le cartelle mostrate nella sezione Scrivania e Ruolo, con la funzione Crea Cartella Personale.

13 13 Selezionando la cartella Personali e cliccando su Crea Cartella Personale, si può creare una nuova cartella: Inserendo: nome e descrizione della stessa e cliccando poi sul pulsante Ok.

14 Documenti: qui sono indicati i documenti in lavorazione e che devono essere depositati, quelli in attesa di lavorazione della Cancelleria e quelli inviati per la Firma al Presidente del Collegio. 3.2 Agenda: Permette di gestire le udienze e gli appuntamenti privati consentendo 4 diverse tipologie di visualizzazione: giorno corrente Oggi, Giornaliera, Settimanale e Mensile Aggiungere nuovi appuntamenti/nuove udienze: cliccare sul giorno desiderato, col tasto destro scegliere Aggiungi, completare la maschera col nuovo appuntamento/udienza coi relativi orari e eventuali dettagli Modificare/rimuovere appuntamenti/udienze: selezionare l evento, col tasto destro scegliere Modifica, Trasforma in appuntamento o trasforma in udienza, visualizza fascicoli o rimuovi attività Fissare delle date di udienza: per inserire in calendario un udienza, le operazioni da compiere sono le stesse per l inserimento di un appuntamento, con l unica differenza che è necessario scegliere tra 3 diverse categorie di udienze: Prima comparizione, Precisazione conclusioni e altro tipo di udienza. Per poter associare un fascicoli a un udienza, bisogna premere il pulsante Aggiungi, appare così la seguente maschera con al suo interno l elenco dei fascicoli associabili all udienza:

15 15 Selezionare col mouse i fascicoli desiderati e premere OK. 3.3 Ricerche: E possibile effettuare ricerche sui ruoli secondo diversi criteri indicati nella maschera: Oppure cercare documenti in lavorazione o salvati col programma, in relazione a tutti i ruoli gestiti:

16 Ricerche giurisprudenziali: questa tipologia di ricerca permette al Magistrato di ricercare, nell ambito del Distretto, tutti gli atti processuali resi pubblici attraverso la pubblicazione come evento di Cancelleria. La ricerca è consentita per: ordinanze, decreti, dispositivi e sentenze. La ricerca può essere: o o Strutturata: andando a inserire una serie di dati (numero ruolo, anno ruolo, grado, sezione, data del deposito dal/al, e Giudice) del provvedimento che si intende ricercare; Per testo libero: cercando un atto attraverso una porzione di testo in esso contenuta Ricerca CTU: con Consolle, indipendentemente dal ruolo del Magistrato, è possibili ricercare i Consulenti Tecnici di Ufficio (CTU) tra tutti i registri della Cancelleria.

17 17 Selezionando Ricerche Ricerca CTU, è possibile effettuare ricerche personalizzate attraverso vari filtri come rappresentato in figura: Inseriti i campi desiderati per la ricerca e cliccando sul tasto Ricerca, compare l elenco dei CTU che soddisfano le condizioni da noi imposte. Selezionando uno dei CTU presenti nella lista e premendo su compare questa finestra:

18 18 dove sono inseriti tutti i dettagli anagrafici del CTU selezionato. Premendo invece compare questa finestra: Selezionando invece sarà possibile estrarre i dati dei CTU che interessano sul proprio PC per poterli eventualmente rielaborare in Excel a nostro piacimento. Dalla funzione Controllo di Gestione - Allarmi : selezionando, per esempio, CTU non concluse dopo 8,12 mesi dalla data di giuramento :

19 19 ci vengono mostrati dei report col numero totale di incarichi non completati tra 8 e 12 mesi e non completati oltre 12 mesi. Questo elenco può essere disaggregato in modo da visualizzare tutte le sottocategorie: cliccando, per esempio, su Tribunale Ordinario di Milano questo sarà scomposto in un elenco che comprende tutte le sue sezioni.

20 20 E selezionando, per esempio, la I Sezione Civile si aprirà una finestra con l elenco dei Giudici appartenente a tale sezione e il report del numero di incarichi non completati tra 8 e 12 mesi e quelli non completati oltre 12 mesi, per ogni Giudice.

21 21 Dalla funzione Controllo di gestione - Dettagli Fascicoli : è possibile selezionare nel menù a tendina CTU non concluse dopo 8,12 mesi dalla data di giuramento per sezione : Selezionare il tipo di ritardo, la sezione desiderata e cliccare su Cerca :

22 22 Cliccando poi sul singolo fascicolo del Giudice comparirà l intero storico di quel fascicolo:

23 Ruolo: Permette la gestione del ruolo relativo al registro indicato: Contenzioso Civile, Diritto del Lavoro, Fallimentare, Prefallimentare, Esecuzioni. Questa funzione consente quindi di visualizzare i fascicoli che compongono il ruolo di cui il Magistrato è assegnatario Ruolo di Udienza: Questa funzionalità permette di vedere le udienze ancora da tenere, quelle tenute e quelle fissate per un dato periodo. Per ogni fascicolo si può visualizzare il calendario fissato e abilitare la funzionalità differimento col modello di provvedimento di riferimento. Si può vedere il contenuto di ogni fascicolo, redigere il verbale o un altro provvedimento, passare a un fascicolo successivo anche scegliendo tra quelli dell udienza: cliccare sul numero in alto a sinistra tra precedente e successivo e scegliere il fascicolo da vedere Stampa ruolo: cliccando sul pulsante dalla barra dei pulsanti, si ottiene la stampa di tutti i fascicoli nella griglia o solo di quelli selezionati (nel caso di una multi selezione), contenente i relativi dettagli. Sempre dallo stesso pulsante si può scegliere tra: :esegue la stampa del ruolo del Giudice con anteprima del report. (con Ctrl+Shift si possono selezionare i fascicoli che si

24 24 vogliono stampare); : esegue la stampa del ruolo in formato pdf; : esegue la stampa della griglia visualizzata; ; Aggiornamento agenda e ruolo udienza: Per eseguire l aggiornamento delle informazioni contenute nell agenda e nel ruolo udienza del Magistrato, selezionare Fascicoli dalla barra dei menù e poi Aggiorna agenda e ruolo udienza. 3.5 Modellatore: Permette di creare e personalizzare i modelli di scrittura dei provvedimenti. Con la funzione Modellatore è possibile produrre provvedimenti da modelli personalizzati, sfruttando dati del SICID e risparmiando così tempo per l inserimento manuale Creare un nuovo modello: è possibile creare un nuovo modello o un nuovo provvedimento:

25 25 Aprire il file Word da cui si vuole creare il modello: Scegliere rito, tipologia dell atto e nome del modello: Cliccare su Avanti e poi su Fine. Adesso abbiamo il provvedimento su cui sarò necessario lavorare per trasformarlo in un modello:

26 26 Eliminare tutte le parti specifiche, ossia quei dati che Consolle prenderà di volta in volta dal SICID o che inseriremo manualmente. Dove possibile, inserire i placeholder: Si ottiene così il modello completo di placeholder e di parti da compilare manualmente.

27 27 Salvare il modello in modo che compaia nel nostro albero dei modelli di Consolle. Andando su Ruolo, scegliendo il fascicolo e cliccando su Scrivi Provvedimento : e scegliendo infine il modello:

28 28 Questo si popolerà coi dati che ci interessano in automatico Importare modelli: è possibile utilizzare modelli già creati importandoli su Consolle: selezionare, nella colonna a sinistra, la funzione Modellatore e dalla sottocategoria Modelli scegliere il tasto Importa.

29 Punti di motivazione: la maschera per l inserimento dei Punti di Motivazione (PdM) è divisa in due sezioni: Punti di Motivazione relativi al tipo di atto : contiene i PdM creati dall utente, relativi all atto che si sta redigendo, Altri Punti di Motivazione : contiene i PdM relativi ad altri atti.

30 30 Selezionando i PdM desiderati e premendo il pulsante Inserisci, questi saranno inseriti nel testo del documento. L icona permette l aggiornamento di tutti i PdM fruibili dalla Consolle. 3.6 Collegamenti: La funzione permette di effettuare e memorizzare collegamenti ipertestuali (link) ossia di salvare parti di testo con un collegamento ad un altro punto della rete. Per creare un nuovo collegamento, cliccare sull icona, il sistema visualizzerà una schermata dove l utente dovrà inserire: il Nome del collegamento, l URL e l eventuale descrizione del collegamento che si desidera creare.

31 Visualizzazione dei fascicoli: In scrivania è possibile visualizzare i fascicoli di ruoli diversi in una stessa tabella Aggiornamento dei fascicoli: la prima volta che si accede a Consolle, le griglie del ruolo risulteranno vuote e quindi sarà necessario effettuare l estrazione dei fascicoli. La funzionalità Estrazione dei Fascicoli consente di allineare i dati dei fascicoli memorizzati in locale sulla

32 32 postazione da cui si lavora, con quelli presenti nell archivio. L aggiornamento è consentito solo in modalità connessa: selezionare dalla barra dei menù Fascicoli - Estrai fascicoli. All utente verrà visualizzata una finestra come quella seguente: A B Selezionare i fascicoli che interessano dalla lista Fascicoli Disponibili (A) e col pulsante trasferirli all interno della lista Fascicoli Selezionati (B) (o viceversa, ). In alternativa, dalla stessa finestra, è possibile effettuare la selezione dei fascicoli attraverso la funzione e in tal modo l applicativo visualizzerà in automatico all interno della lista Fascicoli Selezionati solo i procedimenti di competenza del Magistrato, se invece si seleziona il sistema visualizzerà solo i procedimenti di cui l utente ha visibilità, per poter scaricare invece solo le nuove assegnazioni, occorre selezionare e si popolerà in automatico la lista Fascicoli Selezionati. Per selezionare insieme ai fascicoli anche i documenti associati a essi, bisogna spuntare la casella Ricerca del fascicolo: per eseguire una ricerca dei provvedimenti da aggiornare, selezionare Fascicoli dalla barra dei menù e successivamente premere su Estrai Fascicoli (con ricerca). Effettuata la ricerca sarà possibile selezionare solo i fascicoli che si intende aggiornare attraverso la modalità Aggiornamento dei Fascicoli.

33 Raggruppamenti e filtri applicati ai fascicoli: è possibile ordinare, raggruppare e filtrare per colonna l elenco di tutti i fascicoli. Se si desidera modificare un filtro già impostato e personalizzare la ricerca, si può usare l icona (in basso a destra). Per personalizzare la visualizzazione della griglia, bisogna usare il pulsante in alto a destra che consente di impostare le colonne che si vuole visualizzare e quelle da nascondere, abilitare funzionalità avanzate di configurazione e impostare opzioni grafiche Selezionare il fascicolo: la selezione del fascicolo può avvenire alternativamente da: : (elenco in basso a sinistra) cliccare su Ruolo : inserire numero del ruolo o nome delle parti e premere Invio. Appare la stringa del fascicolo che ci interessa (o più stringhe se ci sono più fascicoli che rispondono a quel nome o a quel numero di ruolo) fare doppio click sulla stringa che ci interessa. : (elenco in basso a sinistra) se il fascicolo è in riserva o a sentenza, cliccare su Cause in riserva o su Cause in decisione all interno della sezione Attività (in alto a sinistra); fare poi doppio click sulla stringa relativa al fascicolo. : (elenco in basso a sinistra) se il fascicolo è inserito in un udienza prossima, cliccare su Prossima udienza e selezionare la data; fare poi doppio click sulla stringa relativa al fascicolo Apertura del Fascicolo: dopo avere selezionato il fascicolo attraverso uno dei precedenti metodi, si apre una nuova pagina relativa al Fascicolo scelto, nella quale si possono leggere: i dati generali, i dati in lavorazione, lo storico, le udienze (1), atti e documenti depositati dalle parti (2); in basso (freccia 3) c è un campo bianco nel quale si possono inserire annotazioni che saranno visibili solo al magistrato.

34 Cifratura del contenuto del fascicolo: per evitare che i documenti memorizzati sulla postazione di lavoro del Magistrato possano essere visualizzati da persone non autorizzate, viene utilizzata la cifratura dei documenti. Questa funzionalità è attivata premendo dalla barra degli strumenti all interno del contenuto del fascicolo che assumerà l aspetto per evidenziare l avvenuta attivazione della cifratura. Dopo tale operazione non sarà più possibile visualizzare i documenti associati al fascicolo se non dopo un operazione di decifratura andando a premere la stessa icona Aggiornamento dei documenti nei fascicoli: cliccando sull icona della barra degli strumenti si può aggiornare i documenti nei fascicoli (se si sta lavorando in modalità connessa). La maschera visualizzata sarà al seguente:

35 35 Dopo aver selezionato i documenti da estrarre spuntandoli nell albero presente nel riquadro centrale, cliccare su Estrai Documenti Analisi in dettaglio di un fascicolo: per esaminare in dettaglio uno o più fascicoli, selezionarli dalla griglia di visualizzazione e premere. (la selezione multipla di più fascicoli si effettua selezionando col mouse il primo fascicolo e l uso dei tasti Shift e Control ). Per esaminare il contenuto di tutti i fascicoli selezionati, scorrere avanti o indietro coi pulsanti presenti nella barra degli strumenti Stato di condivisione del fascicolo: per gestire la condivisione di un fascicolo e i criteri di accesso per ogni utente, premere nella barra degli strumenti.

36 36 Per ogni utente della lista è possibile scegliere se dare o no l abilitazione in lettura del fascicolo, selezionando o meno la casella di spunta dell utente nella colonna Stato condivisione e premendo poi il tasto Chiudi Assistenti del fascicolo: per gestire la condivisione dei fascicoli con gli assistenti, premere il pulsante. Per ogni assistente è possibile scegliere se dare o no l abilitazione alla condivisione del fascicolo, selezionando o meno la casella di spunta dell assistente e premendo infine il tasto OK. (per gli assistenti con cui è stato condiviso l intero ruolo, in questa finestra sarà possibile visualizzare solo lo stato senza aver la possibilità di modifica.

37 Impostare lo stato di presa in visione di un fascicolo: per impostare tale funzionalità bisogna premere il pulsante nella barra degli strumenti; tale pulsante assumerà questo aspetto indicando appunto la presa in visione del fascicolo. Per riportare nuovamente lo stato del fascicolo su Non preso in visione, premere ancora il pulsante nel dettagli del fascicolo. 3.8 Redazione del provvedimento: Cliccare sull icona Scrivi Provvedimento dalla barra degli strumenti. Questa operazione richiede: la scelta del fascicolo in cui il provvedimento sarà redatto e la scelta del modello del provvedimento che si intende redigere.

38 38 Per aprire l ambiente di redazione del provvedimento, selezionare un modello di documento e premere Ok. Prima di visualizzare il documento, se si tratta di una sentenza, comprare una maschera che consente di selezionare la composizione del collegio e cliccare poi su Conferma. Il documento che viene generato attinge direttamente ai dati del fascicolo presenti nel database senza che sia necessario un intervento manuale. Le selezioni comunque già inserite sono modificabili o cancellabili agendo come su un normale file di testo.

39 39 L ambiente di redazione dispone di una barra degli strumenti che consente l attivazione di diverse funzionalità a cui si può accedere da Strumenti, Mostra Strumenti Redattore Inserimento del calendario delle udienze: durante la redazione del provvedimento è possibile inserire il calendario delle udienze da tenere nel corso del procedimento attraverso l apposita funzione presente nel menù Strumenti Verifica di esistenza provvedimenti in scrittura: per verificare se esistono già dei provvedimenti depositati, cliccare su Provvedimenti in scrittura. Se esiste un provvedimento, appare la stringa con la descrizione del tipo di provvedimento (freccia 1), se è già stato depositato dal Magistrato (nel campo indicato dalla freccia 2) appare Depositato, altrimenti (nello stesso campo) appare in lavorazione, se il deposito è stato accettato e registrato dalla cancelleria (freccia 3) appare accettato, altrimenti non appare nulla.

40 Dati in lavorazione: cliccando su viene visualizzata la seguente schermata:

41 41 che consente di modificare i dati relativi al Peso del fascicolo, Appunti e Riclassificazione. Il Peso del fascicolo può essere fissato con valori compresi fra 1 e 10 per definire con quale peso si vuole considerare la trattazione della causa in udienza. Gli Appunti possono contenere informazioni che l utente può visualizzare/modificare anche dalla griglia di visualizzazione del ruolo all interno della colonna Appunti Storico del fascicolo: cliccando sull icona verranno visualizzati tutti gli eventi scaricati sul fascicolo a seguito dell aggiornamento dei SGR da parte delle Cancellerie.

42 Eventi delle procedure: cliccando sull icona si visualizzeranno tutti gli eventi dello storico relativi al fascicolo a seguito dell aggiornamento dei SGR da parte delle cancellerie, ma suddivisi in Eventi di cancelleria e Eventi di udienza con le relative date:

43 43 Cliccando su Inserisci selezionati, si possono inserire tali eventi nel documento, oppure si possono inserire tutti gli eventi visualizzati cliccando su Inserisci tutti Eventi delle Deleghe: per i fascicoli del registro delle Esecuzioni forzate, l icona nel contenuto del fascicolo è un filtro che permette di visualizzare in ordine cronologico gli eventi dello storico legati al delegato.

44 Inserimento riferimento normativo ad un Codice/Legge o riferimento giurisprudenziale: cliccando su Codice, Legge o Giurisprudenziale, è possibile inserire un riferimento normativo, una legge o un riferimento giurisprudenziale all interno del documento.

45 45 Inserendo le informazioni richieste dalla maschera e premendo su Inserisci, i dati inseriti verranno mostrati nel testo del documento Salvataggio:questa funzionalità permette di salvare una copia del documento corrente come file mantenendo lo stesso aperto. Usando invece Salva con nome è possibile scegliere il nome, il formato e la cartella dove si desidera salvare il documento.

46 Salvataggio e deposito: l icona all interno del Redattore consente di salvare e depositare un provvedimento. Il provvedimento viene salvato in Word e viene creata una sua copia pdf in automatico che sarà quella che verrà depositata. La finestra che si apre successivamente consente l apposizione della firma digitale:

47 47 Nel riquadro a sinistra si può vedere la sequenza di passaggi necessari a concludere l operazione, mentre l azione corrente è quella selezionata in azzurro Aggiornamento stato di deposito e controfirma: per eseguire l aggiornamento degli stati dei depositi effettuati e dei provvedimenti inviati in controfirma, selezionare Fascicoli dalla barra dei menù e poi Aggiorna stato deposito e controfirma La coda di firma: Consolle consente l accantonamento dei documenti da firmare successivamente, in via massiva. In fase di redazione del provvedimento esiste la funzione Accantona per la firma.

48 48 Premendolo, il documento viene accantonato per poi essere firmato successivamente. Per procedere alla firma massiva dei documenti accantonati, selezionare Depositi Firma documenti in coda : Col sistema che permetterà di gestire i documenti accantonati tramite la seguente finestra.

49 Controfirma di un provvedimento: questa funzione è accessibile dal pulsante Controfirma nella finestra principale di Consolle. Tramite essa, il Magistrato può controllare quali provvedimenti sono stati sottoposti alla sua attenzione per essere controfirmati o rigettati Controfirma di un provvedimento di tipo collegiale: questa funzione permette di gestire l apposizione della doppia firma digitale su un provvedimento. Essa si divide in due flussi: o o nel caso il Magistrato svolga la mansione di relatore del Collegio, dovrà inviare il provvedimento a un altro Magistrato, di norma il Presidente del Collegio, per l apposizione della seconda firma; nel caso il Magistrato sia Presidente del Collegio, firmerà o rigetterà i provvedimenti ricevuti Invio in controfirma di un provvedimento di tipo collegiale:

50 50 L invio di un provvedimento in controfirma è possibile previa selezione di un provvedimento collegiale dalla maschera del contenuto del fascicolo attraverso il pulsante di redazione attraverso il pulsante Salva e invia in controfirma. oppure dall ambiente In entrambi i casi sarà avviata la procedura di creazione della busta e invio in controfirma che permetterà al relatore di allegare eventuali note e scegliere il Magistrato controfirmatario a cui verrà inviato il provvedimento.

51 51 Completati tutti i campi della maschera, cliccando su si aprirà l anteprima del documento e successivamente permetterà al Magistrato di apporre sul provvedimento la prima firma digitale. Dopo la procedura di firma sarà necessario premere il pulsante provvedimento nell area di controfirma. per memorizzare il Una volta che il provvedimento è stato inviato in controfirma, lo stato indicato nella colonna Stato controfirma della tabella dei provvedimenti cambia in In attesa di controfirma. Si attende che il Magistrato controfirmatario firmi o rigetti il provvedimento pendente. Se il provvedimento inviato è stato controfirmato, lo stato della controfirma nella tabella dei provvedimento assumerà il valore Controfirmato. Quando un provvedimento si trova nello stato Controfirmato non può essere modificato. Se il Magistrato destinatario rigetta il provvedimento lo stato assumerà il valore rigettato e sarà possibile visualizzare le note inserite dal Presidente.

52 Aggiornamento dei dati con le Cancellerie: (dialogo tra le Cancellerie e il Giudice). Tutto ciò che il Giudice deposita, deve essere accettato dalla Cancelleria. Finché non è accettato, non possono avvenire le comunicazioni alle parti. Cliccare su Fascicoli - Aggiorna stato depositi e controfirma per far partire il download Comunicazioni di Cancelleria e Notifiche: è possibile visualizzare lo stato di consegna della comunicazione/notifica di un provvedimento depositato dal Giudice, da parte della Cancelleria, indicando lo stato ( Consegnato / Non consegnato ) della notifica per ogni destinatario.

53 Aggiornamento dati del SICID in Consolle: lo scarico in Consolle dei dati del SICID non è automatico, ma avviene solo tramite questa operazione (più spesso viene eseguita e meglio è, si perde così anche meno tempo nell aggiornamento). Cliccare su Fascicoli Estrai fascicoli : Si apre così una finestra con a sinistra un elenco dei fascicoli. Cliccare su Fascicoli proprietario : in questo modo l elenco è trasferito nel campo a destra della finestra. Cliccare su Estrai in basso a destra (freccia 1) e al termine dello scarico dei dati, cliccare su Chiudi (freccia 2).

54 Appunti: Nel menù Visualizza alla voce Appunti, il Magistrato ha la possibilità di scrivere, leggere e modificare appunti non legati a un particolare fascicolo.

55 55 Questa sezione ha la funzionalità di Promemoria, dove l utente può segnarsi un elenco delle cose da fare Inserimento/modifica annotazioni: per inserire e/o modificare un annotazione è necessario andare nella sezione Annotazioni e inserire i dati desiderati.

56 56 Premendo l icona l annotazione è salvata in locale e memorizzata nel Repository Documentale alla chiusura di Consolle. Premendo invece l icona Archivia, l annotazione sarà salvata immediatamente nel Repository Documentale. Premendo l icona Versioni, è possibile visualizzare le precedenti versioni delle annotazioni archiviate Mostra/nascondi annotazioni: per visualizzare le annotazioni inserite basta premere nella barra degli strumenti all interno del Contenuto del fascicolo Selezione di un report: L utente, attraverso un apposita maschera, può scegliere quale report visualizzare tra quelli inseriti nelle diverse aree tematiche: Analisi degli Incarichi, dei Sopravvenuti, dei Tempi di Cancelleria, delle Definizioni, delle Pendenze, delle Udienze, dei Confronti, del Magistrato, del Procedimento e analisi Economica.

57 57 In questa maschera, l utente può scegliere quale report visualizzare selezionandolo e successivamente cliccando su Avanti Impostazione di filtri: dopo avere scelto il report da visualizzare, all utente sarà chiesto di impostare i filtri necessari all esecuzione del report. o Il primo filtro da impostare è l origine dei dati dove l utente dovrà scegliere il sistema sorgente dal quale provengono i dati che si stanno ricercando.

58 58 o o Il secondo filtro da impostare è il Periodo di Competenza al quale dovranno far riferimento i dati visualizzati. Altri filtri consistono nella scelta di: Ufficio, Sezione e Giudice. L utente può poi specificare ulteriormente la ricerca scegliendo per esempio la Sezione e/o il Giudice Visualizzazione dell anteprima di un report: una volta impostatati i parametri, si può avviare l elaborazione del report premendo il pulsante Fine. Al termine dell elaborazione, verrà visualizzata una maschera di anteprima del report, da cui sarà possibile avviarne la sua stampa. Nell intestazione del report sono visualizzate informazioni relative a: o o o o o Data di estrazione dei dati: data dell ultimo caricamento dei dati che si stanno visualizzando; Data di osservazione dei dati: data in cui il sistema statistico si è posto per rilevare i dati; Nome dell Ufficio; Versione del database: sorgente da cui sono stati caricati i dati: Contenzioso Civile, Volontaria Giurisdizione o Diritto del Lavoro; Periodo temporale di competenza dei dati.

59 59 4. Strumenti: 4.1 Amministrazione utente: Selezionare Strumenti - Amministrazione utente Profilo utente: questa funzione permette di modificare il profilo dell utente: o o o Nella sezione Anagrafica si possono modificare i dati anagrafici dell utente e il profilo d uso dell applicativo; Nella sezione Impostazioni Collegamenti si può selezionare L ufficio Giudiziario di appartenenza e gli URL di collegamento al Gestore Locale al PdA; Nella sezione Configurazione Proxy si possono impostare le informazioni necessarie per l uso del proxy; Filtri applicativi: qui si possono selezionare una serie di condizioni per lo stato del fascicolo che determineranno quali procedimenti visualizzare nelle diverse griglie del Ruolo.

60 o o La lista Elenco degli stati per i fascicoli pendenti (1) elenca gli stati per i quali il Magistrato considera una fascicolo come pendente e quindi visibile nell insieme dei fascicoli mostrati nella griglia ruolo del registro selezionato; La lista Elenco degli stati per i fascicoli definiti (2) mostra gli stai per i quali un fascicolo viene considerato definito e quindi non visibile tra quelli del ruolo. o Coi pulsanti tra le due liste è possibile spostare uno o più stati da un elenco all altro Automatismi: all interno del menù Automatismi, il pannello Durate predefinite per i tipo di udienza permette di impostare la durata media delle udienze in relazione alla tipologia al fine di rendere flessibile il calcolo degli orari e delle durate delle udienze fissate nell Agenda (lettera B).

61 61 A B C Si può anche impostare l attivazione del controllo della presenza di fascicoli da aggiornare (lettera A) e impostare l intervallo di tempo che intercorre tra le richieste Preferenze: in questa scheda è possibile modificare alcune preferenze di uso della Consolle come il formato della data, la possibilità di mostrare o nascondere le annotazioni sulla griglia del Ruolo o la possibilità di decidere per quali atti proporre l archiviazione Registri attivi: da qui è possibile selezionare i registri che si intende visualizzare all interno dell applicazione Appunti fascicolo: in questa sezione è possibile impostare i contenuti standard da inserire negli appunti dei fascicoli.

62 62 Per inserire un appunto cliccare su Aggiungi, digitare l appunto nella maschera che compare e premere OK per visualizzarlo nella maschera Cambio codice fiscale: funzione che consente l operazione di modifica del codice fiscale con il quale ci si autentica presso la Consolle. Dopo essersi procurato una nuova smart card contenente il nuovo codice fiscale, l utente può effettuare l operazione di modifica del codice fiscale. Dopo aver avviato Consolle e essersi autenticati con la vecchia smart card, bisogna inserire manualmente il nuovo codice fiscale e sostituire la vecchia smart card con la nuova nell apposito lettore. Un avviso nel pannello principale invita l utente a eseguire un backup della sua base dati locale, in quanto l operazione di modifica del codice fiscale comporta delle modifiche alla stessa. La durata dell operazione dipende dalle dimensioni della base dati del Magistrato. Terminata l operazione, Consolle si riavvierà in automatico consentendo all utente di autenticarsi con la nuova smart card ritrovando dati e configurazioni identiche allo stato della Consolle prima di eseguire l operazione di modifica del codice fiscale.

63 Creare e gestire gli assistenti: Tramite questa funzione il Magistrato può creare e gestire le utenze dei suoi assistenti. Dal menù Strumenti - Gestione Assistenti :

64 64 Tramite la funzione Aggiungi si può associare a un Magistrato un assistente attraverso l inserimento dei suoi dati. 4.3 Gestione dei profili: Dal menù Strumenti - Gestione Profili si ha la possibilità di definire le funzionalità del sistema che costituiscono ciascun profilo d uso.

65 65 Accanto a ogni profilo si trova una casella di spunta che ne indica la sua attivazione o no attivazione. La Gestione Profili consente di creare nuovi profili andando su Nuovo all interno di Gestione del profilo utente L utente può nominare il profilo creato e associargli una visualizzazione personalizzata.

66 66 Il pulsante Import/Export consente di importare da file xml un profilo precedentemente salvato o di esportare il profilo selezionato in un file xml. Premendo il pulsante Salva e Esci saranno salvate tutte le nuove impostazioni. Il sistema permette di condividere la visibilità dei fascicoli tramite selezione per materia e abilitare la possibilità per l assistente di visualizzare gli appunti del fascicolo.

67 Gestione delle tabelle di base: Questa funzione consente l aggiornamento delle tabelle locali relative alle informazioni su Giudici presenti nell anagrafica dell ufficio. Selezionando la casella di spunta accanto al nome della tabella e premendo Aggiorna, si effettua così l aggiornamento desiderato. 4.5 Aggiornamento uffici e certificati: Questa funzione consente di aggiornare la lista degli uffici e dei relativi certificati, nel caso in cui la lista di uffici abilitati al PCT o dei certificati a essi assegnati siano variati. Dal menù Strumenti - Aggiorna Uffici e Certificati. 4.6 Backup: Dal menù Strumenti - Backup è possibile attivare l operazione omonima volta a duplicare i dati presenti sulla propria postazione di lavoro in modo che essi siano recuperabili dall utente in caso di guasti o manomissioni. Selezionando perciò questa funzione, verrà creato in automatico un file.zip che potrà essere salvato dove si desidera.

68 68 FAQ Errori comuni Inviando un file in controfirma, la Consolle dell estensore mittente registra l invio, ma sulla Consolle del Presidente non viene visualizzato L errore potrebbe derivare da una errata gestione delle tabelle anagrafiche dei Giudici. Per prima cosa occorre provare ad aggiornare le tabelle importate nelle Consolle di estensore e Presidente: dal menù Strumenti Gestione tabelle di base, spuntare la casella come in figura e effettuare l aggiornamento. Dopo questa operazione, chiudere e riaprire le Consolle e verificare la visibilità nella Consolle del Presidente controfirmatario, eventualmente provare con un nuovo invio. Se il problema persiste, occorre verificare le anagrafiche SICID. Tuttavia sono segnalati alcuni episodi non risolvibili in questo modo. Errore nello scarico del Ruolo (errore estrazione fascicoli): Nell operazione di scarico del Ruolo, si potrebbe incorrere in un errore nell estrazione dei fascicoli segnalato dal seguente messaggio:

69 69 La libreria verrà aggiornata col prossimo aggiornamento di Consolle in modo da poter gestire correttamente i file pdf cifrati allegati ai fascicoli; al momento i fascicoli interessati non sono quindi gestibili da Consolle. L unica soluzione per evitare il blocco dello scarico del Ruolo è quella di deselezionare i fascicoli in errore dalla lista e di acquisire i restanti.