OBIETTIVI STRAORDINARI 2013 Comune di Alfonsine

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1 RESPONSABILE: BOSCHI ANNA CDR002 SEGRETARIO Obiettivo 1 Snellimento delle attività di back office nel singolo ente secondo i programmi di semplificazione e digitalizzazione, in relazione agli indicatori di Change Management presentati alla Giunta dell Unione 35 % Progetto RPP: PRG0101 STAFF - PARTECIPAZIONE - ORGANI ISTITUZIONALI 2 Semplificazione amministrativa, mediante diffusione di schemi, direttive e istruzioni operative finalizzate a consentire il pieno recepimento delle novità di legge e al tempo stesso a ridurre il carico del lavoro di back office. Procedure delibere, determine, affidamento spese in economia, obblighi mepa ecc. 01/01/ /12/2013 Atti/ documenti pubblicati on-line (n ) Postazioni abilitate (n ) QTA 5 QTA 10 Aggiornamento periodico degli schemi tipo utilizzando l intranet dell Unione Attivazione nei 10 enti di postazioni abilitate all acquisto su Mepa-Consip-Intercenter al fine di conseguire le riduzioni di spesa programmate. 3 Redazione di una proposta organizzativa coordinata con riferimento agli uffici di back office nei 9 comuni, previa revisione dei carichi di lavoro, alla luce della semplificazione effettivamente introdotta nell'ente con l'azione 2 e tenuto conto dello stato di conferimento dei servizi all'unione. oltre che delle risultanze del progetto presentato alla Giunta dell'unione 01/01/ /12/2013 Variazione anno uomo assegnati al servizio (n ) Delibere di Giunta QTA -2 QTA 1 n.personale in anni/uomo liberato dalle attività di cui sopra >=2 anni/uomo complessivamente per i 9 comuni (da proporre alla Giunta dell Unione). redazione proposta entro il con individuazione di n. personale in anni/uomo liberato dalle attività di cui sopra >=2 anni/uomo complessivamente per i 9 comuni (da proporre alla Giunta dell Unione) Obiettivo 2 Attivazione e coordinamento del piano anticorruzione e del nuovo piano della trasparenza in collaborazione con il servizio comunicazione dell'unione 35 % Progetto RPP: PRG0101 STAFF - PARTECIPAZIONE - ORGANI ISTITUZIONALI 2 Esame degli obblighi normativi e predisposizione di proposta di recepimento, a seguito dell'approvazione del Piano Nazionale da parte della Civit e degli indirizzi approvati dalla Conferenza Unificata Stato - Regioni, con il raccordo dell Unione. Piano anticorruzione - programma della trasparenza - istruzioni operative agli uffici interessati. 01/01/ /12/2013 Pagina 1 di 15

2 Delibere di Giunta QTA 1 Presentazione in giunta di proposta di piano entro i termini di legge e in corrispondenza con il progetto Formez. 3 Monitoraggio esecuzione piano anticorruzione e programma trasparenza 01/01/ /12/2013 Report prodotti QTA 1 Report previsti per legge (in particolare, relazione annuale in cui sono evidenziati gli strumenti adottati dagli uffici per una trasparenza effettiva e non meramente formale). Obiettivo 3 Progettazione ed attivazione del nuovo sistema di controlli interni secondo criteri di funzionalità e trasparenza 30 % Progetto RPP: PRG0101 STAFF - PARTECIPAZIONE - ORGANI ISTITUZIONALI 2 Esame degli obblighi normativi e predisposizione di proposta operativa secondo modalità concordate in tutti gli enti dell Unione (regolamentazione, atti attuativi, check list, ecc.) 01/01/ /12/2013 Report prodotti QTA 5 Attivazione controllo successivo entro il 30 giugno; attivazione degli ulteriori controlli nei termini di legge. 3 Monitoraggio esecuzione dei controlli interni 01/01/ /12/2013 Report prodotti QTA 1 report di fine anno sulla completezza degli adempimenti e sui risultati emersi Totale 100 % Pagina 2 di 15

3 RESPONSABILE: DI CARLUCCIO ANTONIETTA CDR032 RESP. SERVIZIO CULTURA Obiettivo 1 Realizzazione di iniziative culturali mediante l' interazione fra gli Istituti culturali: Musei, Biblioteca ed Archivio storico. 25 % l'obiettivo prevede la fruttuosa collaborazione ed interazione fra gli istituti culturali per la realizzazione di quattro importatnti iniziative Progetto RPP: PRG0303 CULTURA TEMPO LIBERO (SPORT GIOVANI) 2 collaborazione Museo, archivo storico e Biblioteca per realizzazione mostra 40 del Monumento alla Re sistenza 01/02/ /04/ collaborazione degli istitui culturali perla realizzazione di n. 8 letture animatein occasione della città dei ragazzi /05/ /05/ collaborazione Museo e Biblioteca per realizzazione iniziativa Open day. 15/04/ /05/ Collaborazione Bibliteca Comunale e Museo della battaglia del Senio in occasione della Notte internazionale dei Musei 02/05/ /05/2013 Obiettivo 2 Razionalizzazione indirizzari in uso per celebrazioni, iniziative ed eventi. Implementazione indirizzari e passaggio all'invio informatico di inviti, programmi e materiale di comunicazione. 22 % Il progetto consentirà la riduzione dei costi ed un significativo risparmio di carta, stampa, buste. la stima preventiva di tale riduzione è di circa il 70% dei materiali cartacei prodotti. Consentirà, inoltre,attraverso l'uso della posta elettronica, una più completa risposta alle richiesta di informazione dei cittadini. Progetto RPP: PRG0303 CULTURA TEMPO LIBERO (SPORT GIOVANI) Pagina 3 di 15

4 2 ricognizione stato archivio celebrazioni X aprile, implementazione ed invio per mail materiali informativi ed inviti. 01/02/ /04/ ricognizione stato archivio Sagra delle Alfonsine implementazione ed invio per mail materiali informativi ed inviti. 01/04/ /05/ ricognizione stato archivio rassegna "pensiero, narrazione e voce", implememtazione ed invio per mail materiali informativi ed inviti. 01/05/ /08/ ricognizione stato archivio iniziative Halloween, implemenmtazione ed invio per mail materiali informativi ed inviti. 01/09/ /11/ verifica complessiva dimizione del materiale cartaceo prodotto, stampato ed inviato. 04/11/ /12/2013 Obiettivo 3 Nuova procedura di gestione per l'utilizzo delle sale comunali da parte di associazioni, enti, cittadini. 18 % Progetto RPP: PRG0303 CULTURA TEMPO LIBERO (SPORT GIOVANI) 2 predisposizione nuove modalità di accoglimento richiesta, gestione eventuale pagamento, gestione logistica 01/01/ /04/ gestione richieste con attivazione modalità di prenotazione, individuazione dei referenti consegna chiavi, apertura, chiusura, pulizie locali e quanto necessario. 01/04/ /12/2013 Pagina 4 di 15

5 4 Attivazione procedura di prenotazione 01/04/ /12/2013 Obiettivo 4 Scansione e digitalizzazione cartellini Carte d'identita rilasciate nel 2013 e recupero pregresso % Il progetto consente la velocizzazione del trattamento dei dati ed una più cekere risposta al cittadino e ad altri uffici ( es. forze dell'ordine) Progetto RPP: PRG0303 CULTURA TEMPO LIBERO (SPORT GIOVANI) 2 predisposizione del software 02/05/ /06/ Scansione cartellini Carte di Identità rilascite nell'anno /07/ /12/ scansione cartellini carte d'identità rilasciate nel /06/ /12/ inserimento dati 01/06/ /12/2013 Obiettivo 5 TRASVERSALE Digitalizzazione atti (digitalizzazione comunicazioni interne ed esterne per quanto possibile ed archiviazione al PARER) (Collaborazione all'obiettivo) 5 % Progetto RPP: PRG0303 CULTURA TEMPO LIBERO (SPORT GIOVANI) 2 Analisi corrispondenza per propri uffici area cultura e comunicazione: Individuazione tipologia di destinatario esterno raggiungibile mediante PEC 01/01/ /12/2013 Pagina 5 di 15

6 3 collaborazione al completamento procedura dematerializzazione comunicazioni interne compresa l'impaginazione automatica della comunicazione 01/01/ /10/2013 Obiettivo 6 TRASVERSALE Implementazione contratto elettronico e applicazione normativa MEPA (Collaborazione all'obiettivo) 4 % Progetto RPP: PRG0303 CULTURA TEMPO LIBERO (SPORT GIOVANI) 2 collaborazione alla realizzazione dll'obiettivo secondo le indicazioni concordate con il coordinatore comunale 01/01/ /12/2013 Obiettivo 7 TRASVERSALE Regolamentazione delle celebrazioni di matrimonio con rito civile nelle sale comunalial fine di garantire un servizio efficace (Collaborazione all'obiettivo) 4 % Progetto RPP: PRG0303 CULTURA TEMPO LIBERO (SPORT GIOVANI) 2 collaborazione alla redazione proposta di regolamento 01/01/ /04/ collaborazione alla redazione proposta di delibera per determinazione tariffe per l'utilizzo di sale comunali per celebrazione matrimoni con rito civile 01/01/ /05/ Predisposizione modulistica per la richiesta di celebrazione in sale a pagamento e informazione all'utenza 15/05/ /06/2013 Pagina 6 di 15

7 5 Verifica andamento della domanda 01/07/ /12/ Creazione report per verifica andamento della domanda 01/07/ /12/2013 Totale 100 % Pagina 7 di 15

8 RESPONSABILE: RASTELLI SILVIA CDR009 RESP. SEGRETERIA GENERALE Obiettivo 1 Miglioramento gestione concessioni cimiteriali 22 % Nell'anno 2013 prosegue l'attività di raccolta dati e materiale per l'informatizzazione della gestione delle concessioni cimiteriali iniziata nel Progetto RPP: PRG0102 FUNZIONI GENERALI SERVIZI INTERNI (PROTOCOLLO CONTRATTI INFOMATICA SEGRETERIA COORD. DEMOGRAFICO 2 Censimento tombe e cappelle di famiglia Rilievo fotografico e sintetica descrizione stato. 01/01/ /06/2013 da attuarsi con lavoro di pubblica utilità Cappelle/Tombe di famiglia (n ) Avvisi di decadenza concessioni QTA 252 QTA 2 Numero complessivo Cappelle e tombe Numero massimo avvisi di decadenza da emettere a seguito dell'esame dello stato delle tombe/cappelle 3 Censimento loculi con rilievo fotografico dal lotto 5 al lotto 8 e lotto "L" 01/01/ /09/2013 da attuarsi con l'ausilio di lavoro di pubblica utilità Loculi concessionati non occupati (n ) QTA 5 Numero loculi concessionati non occupati nei lotti/comparti censiti 4 Controllo dati registri e rilievi fotografici 01/01/ /09/2013 da attuarsi da personale dipendente 5 Creazione banca dati per ricerca concessioni cimiteriali 01/01/ /08/2013 portata a completamento da lavoro di pubblica utilità Caricamento dati su banche dati/totale caricamento stabilito PERC 100 Totale informazioni inserite dal 1915 alla data della rendicontazione: n Inserimento nel programma e-grave concessioni parte destra vecchio ingresso 01/08/ /12/2013 di competenza del personale dipendente Caricamento dati su banche dati/totale caricamento stabilito PERC 100 Record inseriti nel periodo di riferimento: n.128 loculi Obiettivo 2 TRASVERSALE Implementazione contratto elettronico e applicazione normativa MEPA (coordinamento obiettivo in ambito comunale) 5 % Obiettivo trasversale aree servizi generali, cultura e comunicazione e lavori pubblici e patrimonio Progetto RPP: PRG0102 FUNZIONI GENERALI SERVIZI INTERNI (PROTOCOLLO CONTRATTI INFOMATICA SEGRETERIA COORD. DEMOGRAFICO Pagina 8 di 15

9 2 Verifica possibili atti pubblici amministrativi da stipulare in corso d'anno e Coordinamento con gli uffici contratti ed informatica per l'attivazione della procedura 01/06/ /06/2013 Procedimenti effettuati rispetto a quelli programmati PERC 100 Percentuale di atti pubblici amministrativi 3 Verifica in ambito comunale password per accesso al MEPA punti ordinanti ed istruttori e consulenza agli uffici comunali per forniture di beni e/o servizi con il mercato elettronico 01/01/ /06/2013 Procedimenti effettuati rispetto a quelli programmati PERC 100 Obiettivo 3 Analisi costi/benefici in termini di miglioramento del sistema di telefonia fissa e mobile. 21 % Progetto RPP: PRG0102 FUNZIONI GENERALI SERVIZI INTERNI (PROTOCOLLO CONTRATTI INFOMATICA SEGRETERIA COORD. DEMOGRAFICO Riduzione costi (euro) IMP Completamento passaggio a linee ADSL nelle delegazioni 01/01/ /06/ Telefonia mobile report relativo all'esame dei costi e benefici derivanti da stipula nuovo contratto 01/01/ /07/ Telefonia fissa Presentazione progetto di risparmio costi ed analisi fattibilità completamento passaggio a sistema VOIP 01/01/ /09/2013 Obiettivo 4 Riorganizzazione attività spedizione ritiro corrispondenza 20 % Affidamento servizio Pick Up per consegna e ritiro corrispondenza ed analisi spese postali per centri di costo Progetto RPP: PRG0102 FUNZIONI GENERALI SERVIZI INTERNI (PROTOCOLLO CONTRATTI INFOMATICA SEGRETERIA COORD. DEMOGRAFICO Pagina 9 di 15

10 Riduzione costi (percentuale) PERC 100 Dato di riferimento spesa anno 2012 pari ad ,00 2 Analisi spese postali per centri di costo report anno 2012 e report al 30/06/ /01/ /07/ Affidamento servizio per ritiro e consegna corrispondenza: postapickup 01/01/ /06/ Analisi corrispondenza da inviare in altra modalità: fax, pec, ecc. 01/01/ /12/ Report relativi all'analisi costi/benefici ai fini della dimostrazione di eventuali risparmi 01/11/ /12/2013 Obiettivo 5 TRASVERSALE Digitalizzazione atti (coordinatore obiettivo in ambito comunale) 6 % Progetto RPP: PRG0102 FUNZIONI GENERALI SERVIZI INTERNI (PROTOCOLLO CONTRATTI INFOMATICA SEGRETERIA COORD. DEMOGRAFICO Atti digitalizzati/totale atti Archivio Storico: documenti archiviati PERC 100 QTA 100 Totale atti digitalizzati per singolo ufficio (In sede di rendicontazione l'indicatore deve corrispondere alla somma delle comunicazioni interne ed esterne completamente digitalizzate) Totale documenti riversati al PAR-ER - (In sede di rendicontazione il dato deve corrispondere alla somma del numero di atti, distinti per tipologia, da riversare al PAR-ER) 2 Analisi corrispondenza per singolo ufficio: Individuazione tipologia di destinatario esterno raggiungibile mediante PEC 01/01/ /12/2013 Pagina 10 di 15

11 3 Completamento procedura dematerializzazione comunicazioni interne compresa l'impaginazione automatica della comunicazione L'azione può essere condotta al termine anche con l'ausilio di personale che svolge lavoro di pubblica utilità 01/01/ /10/ Conservazione atti digitali al PAR-ER: Completamento atti propedeutici all'attivazione del servizio 01/05/ /09/2013 Obiettivo 6 Attuazione del sistema ANACNER sistema interoperabile di accesso ai dati anagrafici della popolazione residente nell'emilia Romagna (per la parte relativa al Comune di Alfonsine) 22 % Progetto RPP: PRG0102 FUNZIONI GENERALI SERVIZI INTERNI (PROTOCOLLO CONTRATTI INFOMATICA SEGRETERIA COORD. DEMOGRAFICO Variazioni anagrafiche eseguite QTA 2945 Il dato a base di riferimento corrisponde al numero di informazioni ricercate e comunicate nell'anno 2012 classificate dall'ufficio "altre variazioni" 2 Stipula accordo attuativo del sistema ANA-CNER nei modi e termini stabiliti in ambito di coordinamento demografico 01/01/ /04/ Verifica, in ambito di coordinamento demografico, degli uffici che possono accedere autonomamente ai fabbisogni informativi e completamento documentazione per l'attivazione degli accessi 01/05/ /12/2013 Obiettivo 7 TRASVERSALE Regolamentazione delle celebrazioni di matrimonio con rito civile nelle sale comunali, al fine di garantire un servizio efficace (coordinatore obiettivo) 4 % Progetto RPP: PRG0102 FUNZIONI GENERALI SERVIZI INTERNI (PROTOCOLLO CONTRATTI INFOMATICA SEGRETERIA COORD. DEMOGRAFICO Pagina 11 di 15

12 Matrimoni con rito civile QTA 30 Totale matrimoni celebrati con rito civile nell'anno di riferimento; Totale di matrimoni celebrati con rito civile nelle sale a pagamento 2 Redazione proposta di regolamento 01/01/ /04/ Redazione proposta di delibera per determinazione tariffe per l'utilizzo di sale comunali per celebrazione matrimoni con rito civile 01/01/ /05/ Predisposizione modulistica per la richiesta di celebrazione in sale a pagamento e informazione all'utenza 15/05/ /06/ Redazione report per verifica andamento della domanda 01/07/ /12/2013 Totale 100 % Pagina 12 di 15

13 RESPONSABILE: RAVAIOLI STEFANO CDR042 RESP. LAVORI PUBBLICI Obiettivo 1 Realizzazione degli interventi strategici per l'anno % Progetto RPP: PRG0202 LAVORI PUBBLICI E TERRITORIO 1 STATO DI COMPLETAMENTO OBIETTIVO 01/01/ /12/ DEFINIZIONE DEGLI INTERVENTI 01/05/ /05/ REALIZZAZIONE DELLA PROGRAMMAZIONE CON DIAGRAMMA DI GANTT 22/05/ /05/ ATTUAZIONE DELLE FASI PREVISTE NEL DIAGRAMMA DI GANTT 22/05/ /12/2013 Obiettivo 2 Monitoraggio delle segnalazioni sugli edifici pubblici 45 % Progetto RPP: PRG0202 LAVORI PUBBLICI E TERRITORIO 1 STATO DI COMPLETAMENTO OBIETTIVO 01/01/ /12/ DEFINIZIONE DELLA PROCEDURA DI CONTROLLO E RIPARTIZIONE DEGLI EDIFICI 15/05/ /05/ CONTROLLO DELL'ESECUZIONE DEGLI INTERVENTI SUL 50 % DEGLI EDIFICI 30/05/ /09/2013 Pagina 13 di 15

14 4 CONTROLLO DELL'ESECUZIONE DEGLI INTERVENTI SUL 100 % DEGLI EDIFICI 30/09/ /12/2013 Obiettivo 3 TRASVERSALE Implementazione contratto elettronico e applicazione normativa MEPA (coordinatore obiettivo Dott.ssa Rastelli ) 5 % Progetto RPP: PRG0202 LAVORI PUBBLICI E TERRITORIO 2 Verifica possibili atti pubblici amministrativi da stipulare in corso d'anno e coordinamento con gli uffici contratti ed informatica per l'attivazione della procedura 01/01/ /06/ Verifica in ambito comunale password per accesso al MEPA punti ordinanti ed istruttori e consulenza agli uffici comunali per forniture di beni e/o servizi con il mercato elettronico 01/01/ /06/2013 Obiettivo 4 TRASVERSALE Digitalizzazione atti completamento stralcio anno 2013 (coordinatore obiettivo.dott.ssa Silvia Rastelli) 5 % Progetto RPP: PRG0202 LAVORI PUBBLICI E TERRITORIO 2 Analisi corrispondenza per singolo ufficio: Individuazione tipologia di destinatario esterno raggiungibile mediante PEC 01/01/ /12/ Completamento procedura dematerializzazione comunicazioni interne compresa l'impaginazione automatica della comunicazione 01/01/ /10/ Conservazione atti digitali al PAR-ER: Completamento atti propedeutici all'attivazione del servizio 01/05/ /06/2013 Pagina 14 di 15

15 Totale 100 % Pagina 15 di 15