L'ITALIA CHE INNOVA. Speciale: I casi <><Introduzione dell'area tematica IL CASo casa di cura villa fulvia RACCOLTA DI CASE HISTORY

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1 L'ITALIA CHE INNOVA RACCOLTA DI CASE HISTORY Estratto dalla pubblicazione di Milano 2012 Speciale: I casi <><Introduzione dell'area tematica IL CASo casa di cura villa fulvia

2 I Innovare e competere con le ICT Cap.17 L' innovazione in Sanità passa per l' ICT In un momento difficile per tutte le economie, anche il settore della Sanità si trova di fronte a sfide importanti, che obbligano gli attori che vi operano a scelte decisive al fine di rispondere all esigenza di mantenere e migliorare la qualità dei servizi offerti a fronte di vincoli crescenti nella disponibilità di risorse e trend demografici e sociali sempre più complessi da fronteggiare. Le Tecnologie dell Informazione e della Comunicazione (ICT) possono essere una risposta e rappresentare più che un opportunità, una strada obbligata: come già accaduto in gran parte dei settori dell economia, infatti, l ICT rappresenta per la Sanità una leva chiave per raggiungere contemporaneamente obiettivi di efficacia, efficienza e di miglioramento della qualità. In Italia, in particolare, se da un lato fenomeni demografici, come ad esempio l invecchiamento della popolazione, richiedono un impegno crescente di risorse per garantire la qualità della vita e l universalità nella cura, dall altro l esigenza di ridurre o mettere sotto controllo la spesa delle Pubbliche Amministrazioni pone vincoli sempre più stringenti nella disponibilità di risorse. Di qui la ricerca, da parte delle strutture sanitarie e delle Regioni, di percorsi di innovazione e razionalizzazione che permettano di coniugare l efficacia e la qualità della cura con una maggiore efficienza nell uso delle risorse. In questo quadro, l investimento in ICT rappresenta una leva fondamentale, che trova conferma in un analisi di più ampio respiro. Se si guarda infatti alle strategie adottate ad ogni livello - internazionale, europeo, italiano e regionale - si vede la centralità dell ICT per l evoluzione dei sistemi sanitari: l Organizzazione Mondiale della Sanità pone lo sviluppo dell ICT tra le priorità che guideranno l innovazione in ambito sanitario almeno fino al 2015; l Unione Europea ha definito un ambizioso piano ehealth per lo sviluppo della sanità elettronica; a livello nazionale è in atto una profonda evoluzione del Sistema Sanitario Nazionale, grazie allo sviluppo del Nuovo Sistema Informativo Sanitario; a livello regionale le politiche di sviluppo ICT trovano il loro reale centro propulsivo e fanno da discriminante tra le regioni virtuose e quelle in affanno. In questo discorso fondamentali risultano, al di là dei veri e propri investimenti in ICT, il presidio dei progetti di innovazione portati avanti e i meccanismi di governance adottati per il coordinamento dei diversi attori che compongono il contesto della Sanità italiana. Occorre perseguire, infatti, l obiettivo di una governance condivisa e multilivello, in cui a ciascun livello del sistema siano incentivati e favoriti i tre approcci seguenti: Coinvolgimento e ascolto verso il basso: l innovazione non va calata dall alto verso il basso, attraverso l imposizione di standard e la mancanza di ascolto e coinvolgimento nelle decisioni degli attori a livello inferiore (come ad esempio una Regione nei confronti delle strutture sanitarie). L innovazione poi non può essere emanata come un editto e poi abbandonata, ma le iniziative devono essere accompagnate e favorite attraverso linee guida, formazione e incentivi all adozione. Propositività e disponibilità verso l alto: nei confronti dell attore di livello superiore (ad esempio le strutture sanitarie nei confronti delle Regioni, o queste nei confronti dei Ministeri), gli autori dell innovazione devono saper abbandonare la fisiologica tendenza al localismo per proporsi come interlocutori aperti, capaci di portare non solo le legittime istanze, ma anche il proprio patrimonio di esperienza e competenza.

3 Innovare e competere con le ICT I Confronto e collaborazione verso gli attori dello stesso livello: in un sistema di governance distribuita è fondamentale la capacità degli attori, ad un medesimo livello, di confrontarsi e saper astrarre la specificità del proprio contesto per imparare dall esperienza degli altri. Al tempo stesso, è importante che ognuno sappia rinunciare alla tentazione di voler fare a tutti i costi il pioniere o il primo della classe, per collaborare con gli altri e cogliere le molteplici opportunità insite nello sviluppo di innovazioni e servizi condivisi. Gli ambiti di innovazione ICT in Sanità Per comprendere effettivamente su quali ambiti ICT è possibile concretizzare l attenzione e gli sforzi in termini di investimenti e politiche di sviluppo, è opportuno riportare la seguente classificazione, finalizzata a fornire una panoramica generale e il più possibile esaustiva delle possibili applicazioni ICT all interno del settore sanitario: Sistemi ICT a supporto della relazione con il paziente: servizi realizzati dall azienda sanitaria e rivolti al cittadino/ paziente, erogati attraverso i canali digitali (sito Web pubblico, Intranet aziendale, dispositivi mobile, ecc.); in questa categoria si considerano anche i sistemi di CRM (gestione della relazione proattiva con il paziente: alerting di scadenze, personalizzazione dell offerta di servizio, ecc), i sistemi a supporto della gestione e dell erogazione del servizio (casse automatiche, gestione elettronica delle code e delle priorità, ecc) e i sistemi di supporto alla prevenzione (informativi e interattivi, con profilazione delle esigenze di prevenzione del cittadino e correlazione con servizi sanitari di prevenzione). Cartella Clinica Elettronica (CCE): sistema che fornisce un supporto alla gestione informatizzata, uniforme, aggiornata e integrata dei dati anagrafici, clinici e sanitari del paziente lungo tutto il ciclo di assistenza sanitaria all interno della struttura. Sistemi di integrazione con sistemi regionali e/o nazionali (FSE): soluzioni per realizzare l integrazione con sistemi/piattaforme regionali di Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE), definito come il fascicolo formato con riferimento a dati sanitari originati da diversi titolari del trattamento operanti, più frequentemente, ma non esclusivamente, in un medesimo ambito territoriale (es., azienda sanitaria e laboratorio clinico-privato operanti nella medesima regione o area vasta). Clinical Governance e gestione del rischio clinico: applicazioni che supportano le decisioni in ambito sanitario nel modo più sicuro (risk free) e trasparente possibile, con l obiettivo di migliorare la qualità dei servizi offerti e di raggiungere e mantenere elevati standard assistenziali (sistemi di supporto alla definizione dei percorsi di diagnosi, sistemi per controlli di appropriatezza, incident reporting, indicatori d outcome clinico, ecc). Gestione informatizzata dei farmaci: soluzioni ICT a supporto dei processi di prescrizione, preparazione/ prelievo e somministrazione del farmaco. Sicurezza dei dati e delle informazioni: applicazioni che garantiscono la protezione dei dati informatici, impedendone l accesso a personale non autorizzato e garantendone l utilizzo anche in seguito a eventi catastrofici; esempi di tali applicazioni possono essere considerati i firewall, antivirus, antispam, server e data base ridondati, ecc. Sistemi di Business Intelligence: applicazioni finalizzate a supportare l azienda nei processi di rilevazione, analisi e valutazione di parametri legati all attività e ai risultati perseguiti. Sistemi ICT a supporto dell assistenza domiciliare e la medicina sul territorio: applicazioni ICT che rispondono alla finalità di creare un integrazione tra l Ospedale, i Servizi Distrettuali, i Medici di famiglia, con il coinvolgimento dei Gruppi di interesse della Comunità Locale. Virtualizzazione risorse ICT: creazione di una versione virtuale di una risorsa ICT (sia client che server) altrimenti fornita fisicamente. Cloud Computing: insieme di tecnologie informatiche che permettono l utilizzo di risorse hardware (storage, CPU) o software distribuite in remoto. Conservazione sostitutiva: sistema di conservazione, interno o in outsourcing, aderente alle normative vigenti, che riceve dalle applicazioni che li generano documenti informatici che per legge o regolamento devono essere conservati secondo quanto stabilito dal Codice dell Amministrazione Digitale (CAD). Sistemi di Fatturazione Elettronica: soluzioni a supporto della dematerializzazione dei documenti amministrativi, con specifico riferimento alle fasi del ciclo passivo e di gestione delle fatture in formato digitale. Sistemi a supporto della gestione amministrativa: sistemi amministrativi aziendali, aventi l obiettivo di gestire la contabilità, i flussi finanziari, la logistica, ecc; tali sistemi possono essere composti sia da applicazioni tra loro distinte e interoperabili, sia da soluzioni nativamente integrate (ERP). Sistemi di gestione e sviluppo delle Risorse Umane: insieme di applicazioni utilizzate per la gestione di tutti gli aspetti legati al personale aziendale di una struttura sanitarie (gestione giuridica, economica e previdenziale, presenze-assenze, ecc).

4 I Innovare e competere con le ICT Il caso Casa di Cura Villa Fulvia Un sistema gestionale integrato per ottimizzare il controllo e la condivisione delle informazioni interne ed aumentare l 'interoperabilità L'azienda La casa di cura Villa Fulvia di Roma è un centro di cura specializzato in diverse tipologie di intervento riconosciute dal Servizio Sanitario Nazionale. La casa di cura ha un unica sede in Roma, dove sono presenti circa 120 posti letto, cui si sommano i pazienti curati in day hospital e presso il proprio domicilio. Con Villa Fulvia collaborano circa 400 persone. All interno della sede è presente la funzione IT, ed il relativo CED, in cui operano due persone con competenze gestionali e tecniche. L'APPLICAZIONE Il progetto di evoluzione verso un sistema gestionale integrato ha origine nel 2002, quando la crescente complessità del patrimonio applicativo software composto da molteplici applicazioni dedicate a specifici processi, eterogenee e dotate di differenti basi dati, inizia a manifestare evidenti limiti: informazioni ridondanti e in alcuni casi incoerenti, differenti applicazioni e interfacce per l accesso alle funzionalità e ai servizi, costi legati alla gestione di differenti fornitori, eccessivo ricorso all utilizzo dell Office Automation per completare operazioni di estrazione ed elaborazione di informazioni e reportistica. L esigenza è quindi di un consolidamento ed una integrazione delle differenti isole applicative in un unico sistema ad ampia copertura e integrato. La ricerca si orienta sui sistemi ERP internazionali, una scelta allora risultata difficilmente approcciabile da parte di una struttura di dimensioni contenute. Nel 2010 maturano le condizioni per l avvio del progetto, grazie al rapporto con la società SAI Consulting, Gold Partner SAP. La scelta tecnologica è a favore della soluzione SAP Business One con la verticalizzazione AddOn HIS - Hospital Information System di SAI Consulting. Il progetto si propone di intervenire sull automazione sia dei processi amministrativi che dei processi specifici sanitari. Per contenere i rischi di un progetto, ambizioso negli obiettivi, data l estensione della copertura applicativa desiderata e le inerzie tipiche di ogni procedimento di cambiamento, le attività sono organizzate in due fasi: una prima fase avviata nel 2010 di personalizzazione del sistema e introduzione della soluzione a supporto dei processi più standard ed in una seconda fase di sviluppo di un add on specifico per il settore sanitario. In tal modo, è possibile bilanciare l impegno, da parte degli utenti e della funzione IT, e acquisire esperienza sulla tecnologia, rilasciando in modo graduale il sistema. Nel 2011 viene rilasciato il sistema per la componente amministrativa e nella primavera 2012 la parte sanitaria è messa in produzione. Nell ambito del progetto, l attenzione è posta agli aspetti tecnologici, oltre alle necessarie personalizzazioni del software con la predisposizione di un infrastruttura basata su due server (di test e di produzione), e, soprattutto, sull assistenza

5 Innovare e competere con le ICT I e formazione degli utenti, circa 60, critici per il successo di ogni progetto ERP, a maggior ragione in un contesto particolare come quello sanitario. Tutti i principali processi amministrativi, escluse le attività del settore privato, sono ora adeguatamente gestiti mediante SAP Business One, dalla contabilità generale ai centri di costo, dal ciclo passivo alle farmacie, sino ai laboratori di analisi. I BENEFICI Ad oggi il progetto ERP è a regime, garantendo una copertura funzionale pressoché completa e permette di gestire in modo integrato tutti i flussi informativi interni ed esterni. Usando la tecnologia Web Services la soluzione è in grado di scambiare dati in real-time; sono automatizzate tutte le scritture contabili relative a Paghe, Fatture Professionisti, Fatture Clienti; inoltre per ciò che concerne gli adempimenti con i Sistemi Informativi Regionali, il software in uso genera tutti i file necessari ad una corretta gestione del debito informativo. Dopo una fase di apprendimento, i benefici sono ora evidenti: miglioramento nell operatività del personale, integrazione dei dati, unici per tutta la struttura, gestione in modalità end to end dei processi, dall immissione del dato alla sua elaborazione, controllo e certificazione delle informazioni. Il progetto di evoluzione del Sistema Informativo sta ora proseguendo in tre direzioni: l estensione della soluzione ERP ai processi del settore privato, il controllo e reportistica con la realizzazione di cruscotti di analisi ed infine l introduzione di una cartella clinica elettronica. La disponibilità in tempi brevi annunciata da SAP per il prodotto SAP Business One Analytics powereb by HANA è apparsa subito particolarmente interessante. Poter lavorare su tecnologia In Memory sia per esigenze di analisi dei dati (Analytics) che sul transazionale (ETL) eleva la potenzialità del prodotto SAP Business One. Il partner tecnologico sai consulting - sap italia vedi info pag. 192 HIS per SAP Business One: La soluzione integrata per la sanità HIS per SAP Business One è la soluzione per l azienda ospedaliera, la clinica privata, il poliambulatorio, il centro di diagnostica per immagini o il laboratorio di analisi che permette una completa gestione integrata dei processi propri di un azienda che eroga servizi sanitari. Prenotazione (CUP) e Accettazione integrata con la contabilità generale Gestione documentale per Impegnative, Fogli Firmati Privacy, Referti Firmati, Dichiarazioni di avvenuto ritiro, Documenti di Cartella Clinica e Infermieristica, Documenti di Sala Operatoria Gestione degli ambulatori specialistici (Urologia, Cardiologia, ecc) Gestione della Diagnostica per Immagini con RIS integrato e refertazione vocale integrati Gestione delle degenze completa di Ufficio Ricoveri, Liste di Attesa, Gestione alberghiera delle stanze di degenza, Gestione semigrafica dei Reparti, delle Stanze e dei Letti, Fatturazione delle prestazioni erogate e gestione della SDO, Gestione Farmaci Cartella clinica specificatamente predisposta per pazienti di Medicina Generale, Medicina in Emergenza, Lungodegenza, RSA, Riabilitazione, Day Hospital; Gestione dei ricoveri Ex Articolo 26; integrazione con Grouper Contabilità Generale, Controllo di Gestione, Gestione del debito informativo verso Regione, ASP ed Enti Pubblici Disponibilità di SAP Business One Analytics Powered by HANA per ogni esigenza di Reportistica direzionale Gestione delle terapie e della loro relativa somministrazione, gestione delle Diete Schede ADT integrate Ordini a Fornitori, Entrata merci, Fatture passive, Resi e Note di Credito, Magazzino Materiali e Farmaci, gestione dei riordini dei materiali e dell inventario, gestione degli scaduti CRM: gestione dei contatti con i pazienti e delle attività con organizzazione collaborativa Messaggistica interna e Ampia reportistica