MANUALE GESTIONE DELLE UTENZE - PORTALE ARGO (VERS )

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1 Indice generale PREMESSA... 2 ACCESSO... 2 GESTIONE DELLE UTENZE... 3 DATI DELLA SCUOLA... 6 UTENTI...7 LISTA UTENTI... 8 CREA NUOVO UTENTE...8 ABILITAZIONI UTENTE...9 ORARI D'ACCESSO DETTAGLIO UTENTE RESET PASSWORD / RIATTIVA PASSWORD...12 IMPORTA DOCENTI...13 ELABORA UTENZE ABILITAZIONE UTENTI ABILITAZIONI DEL GRUPPO PER SINGOLA UTENZA GESTIONE DOCENTI...18 Cancellazione multipla Modifica Orario Accesso Docenti Riattivazione Utenze Docenti...19 ANAGRAFE UTENTE...20 CAMBIO PASSWORD...21 PASSWORD DIMENTICATA

2 PREMESSA Il presente manuale contiene le istruzioni per la gestione degli utenti del Portale Argo al fine di accedere ai servizi o agli applicativi Web Argo All'attivazione del servizio web, verranno comunicate all'istituto scolastico le credenziali di accesso del Gestore delle Utenze della scuola. Con queste sarà possibile entrare nella Gestione utenze per effettuare il Cambio Password o per creare ulteriori Utenti della scuola che vorranno utilizzare gli applicativi Web Acquistati ACCESSO Si accede al portale direttamente dall'indirizzo o cliccando sull'apposito collegamento presente sul nostro Sito. 2

3 GESTIONE DELLE UTENZE La finestra del portale riporta nella sezione Utilità il Link Gestione delle Utenze a cui si accede digitando Utente e Password Le credenziali d'accesso del Supervisor (Gestore delle Utenze) vengono comunicate da Argo 3

4 Software. Ulteriori nuovi utenti possono essere definiti entrando nella Gestione delle Utenze con le credenziali del Supervisor. Le credenziali vanno inserite rispettando i caratteri minuscoli e maiuscoli. La barra iniziale del menu' di gestione delle utenze è variabile in funzione delle credenziali inserite. Se accede un SUPERVISOR ( Gestore delle Utenze) il menù è composto dalle seguenti voci: Portale Argo Dati scuola Utenti Anagrafe Utente Cambio Password Dati Cliente Logout Se accede un Utente normale il menù è composto dalle seguenti voci: Portale Argo Anagrafe Utente Cambio Password Dati Cliente Logout Cliccando su Portale Argo si torna al Portale Cliccando su Logout si torna al Portale ma l'utente viene disconnesso. Cio' vuol dire che se si torna al portale senza aver cliccato sulla voce Logout le credenziali 4

5 d'accesso restano valide fino alla chiusura del Browser. 5

6 DATI DELLA SCUOLA La finestra presenta il seguente aspetto e riepiloga i Dati Anagrafici della scuola e le licenze acquistate Cliccando sul bottone Modifica compare la finestra che consente la modifica dei dati anagrafici della scuola che verranno riportati sugli applicativi Web in possesso. La modifica del Codice Ministeriale e del Codice fiscale viene effettuata solo da Argo Software previa richiesta scritta. Il bottone Salva conferma le modifiche effettuate mentre il bottone Annulla consente di tornare indietro senza alcun salvataggio. 6

7 UTENTI Dalla voce di menù UTENTI (attivo solo se ad accedere alla Gestione delle Utenze è un utente Supervisor ) si accede alle funzioni LISTA UTENTI, ABILITAZIONI UTENTI e alle funzioni IMPORTA DOCENTI E GESTIONE DOCENTI 7

8 LISTA UTENTI Nella LISTA UTENTI vengono elencati gli utenti della scuola compreso il Supervisor ;vengono riportati i dati principali degli utenti con l'indicazione dell'ultimo accesso. Attivando i Link presenti sulla destra Dettaglio e Reset Password sarà possibile modificare o visionare i dati di ogni utente oppure resettare la password CREA NUOVO UTENTE Attraverso il bottone Crea un nuovo utente e' possibile aggiungere un nuovo utente a cui far utilizzare gli applicativi Web. La finestra dei dati dell'utente di presenta cosi' 8

9 Il nome dell'utente sarà composto da una parte variabile che viene scelta in questa fase e da una parte fissa dopo il punto costituita dal codice cliente attribuito da Argo alla scuola. Es. Utente.RE1234 I dati obbligatori sono contrassegnati da un asterisco e se mancano compare un messaggio di avviso nella prima riga in alto o una indicazione accanto al dato mancante. La scadenza della password viene impostata di default a 6 mesi ma il supervisor puo' scegliere se far scadere la password ogni 3 mesi. Lasciando il flag impostato su Invio al salvataggio viene spedita una automatica che informa l'utente destinatario circa l'utente e password assegnata per entrare negli applicativi Web Argo o per entrare sulla gestione delle Utenze. Cliccando sul bottone Salva i dati dell'utente vengono memorizzati. Esistono alcuni controlli dettati dalla legge sulla Privacy quali la riconducibilità del nome Utente con la password scelta oppure la lunghezza della stessa ( min. 8 caratteri). Nel caso in cui vengano rilevati degli errori un messaggio nella prima riga li evidenzia e quindi occorre correggere e Salvare. Se l'utente viene salvato correttamente un altro messaggio suggerisce di attribuire le abilitazioni altrimenti l'utente appena creato non potrà accedere agli applicativi che la scuola possiede. ABILITAZIONI UTENTE L'accesso agli applicativi Web Argo acquistati dalla scuola e' consentito se l'utente risulta Abilitato. A tal fine la finestra di dettaglio dell'utente presenta in basso l'elenco degli applicativi 9

10 acquistati dalla scuola e lo stato di abilitazione dell'utente. Cliccando sull'apposito link Dettaglio Abilitazioni in corrispondenza dell'applicativo sarà possibile attribuire le opportune abilitazioni I bottoni in basso alla finestra Abilita Tutto / Disabilita Tutto consentono di selezionare/deselezionare tutte le tipologie di abilitazione previste sul prodotto. Il bottone Salva le Modifiche conferma le scelte effettuate. 10

11 L'attribuzione delle abilitazioni va effettuata per ogni programma al quale l'utente potrà accedere cio' significa che con le stesse credenziali (Utente e password) sarà possibile entrare su applicativi diversi presenti nel portale Argo e avere abilitazioni personalizzate per ogni utente. ORARI D'ACCESSO L'accesso agli applicativi Web Argo abilitati per ogni utente e' consentito per default dalle 8 alle 23 per tutti i giorni della settimana escluso la domenica. Per modificare gli orari d'accesso e' possibile cliccare sulla Tab Orari d'accesso sulla finestra di Dettaglio dell'utente Gli orari di inizio e fine possono essere modificati cliccando nelle freccine poste accanto agli orari. Il bottone Salva le Modifiche conferma le modifiche effettuate agli orari. DETTAGLIO UTENTE 11

12 Attraverso il link Dettaglio presente nella pagina che elenca gli Utenti della scuola è possibile modificare i dati anagrafici dell'utente, dell' indicata cliccando sul bottone Modifica oppure cambiarne le abilitazioni e/o l'orario d'accesso cliccando nelle apposite tab Applicazioni abilitate per l'utente - Orari d'accesso. RESET PASSWORD / RIATTIVA PASSWORD 12

13 Attraverso il link Reset Password o Riattiva Password (che compare solo se l'utente non accede al portale da piu' di 6 mesi) presente nella pagina che elenca gli Utenti della scuola e' consentito al supervisor reimpostare la password a qualunque utente. La funzione consente anche di riabilitare gli utenti che non accedono da piu' di 6 mesi a cui d'ufficio viene inibito l'accesso. Oltre a riattribuire una nuova password il Supervisor puo' modificare la scadenza della password. Lasciando il flag impostato su Invio al salvataggio parte una automatica che informa l'utente destinatario dell'utente e password assegnata per entrare negli applicativi Web Argo o per entrare sulla gestione delle Utenze. Cliccando sul bottone Conferma la nuova password viene assegnata ma all'utente verrà automaticamente settato il flag di Primo accesso ovvero dovrà cambiarsi subito la password.. IMPORTA DOCENTI Oltre a creare manualmente un nuovo utente, è possibile importare direttamente i nominativi dei docenti, presenti sull anagrafe del Personale della Scuola, e congiuntamente, creare automaticamente le utenze per l accesso al portale Argo, ad esso associate. Dal menu' Utenti 13

14 Vengono visualizzati (se presenti su Alunni WEB ) tutti i docenti con attribuzione di classi e materie per l'anno scolastico corrente, la relativa mail e l'uid (nome utente) per l accesso dal Portale Argo; in quest ultima colonna vengono visualizzate le credenziali dei docenti per i quali è già stata creata una associazione in precedenza. Qui è possibile selezionare singoli utenti o elaborarli tutti in un unico momento (ad esclusione di quelli già elaborati, che non saranno selezionabili) ELABORA UTENZE Con la creazione delle nuove utenze, il sistema spedisce autonomamente a tutti i nominativi selezionati le nuove credenziali di accesso, prendendo come riferimento l che è stata specificata per ogni utente nell anagrafe del personale della Scuola. Nei casi in cui il campo dell utente è vuoto, le credenziali di accesso per quell utente vengono spedite all ufficiale della scuola, definita nell'anagrafe del gestore delle utenze. Nei casi in cui l non è vuota ma invece contiene dati errati o non valide o inattive; in questi casi l viene comunque spedita ad un indirizzo errato o inesistente! E bene quindi verificare prima di procedere con l Elaborazione delle utenze che il campo non contenga errori di sintassi o altri errori. Per avviare la produzione delle utenze selezionate, basta cliccare sul pulsante. Le associazioni tra utente e anagrafe del personale del database della scuola viene fatta automaticamente in questo contesto. 14

15 Al termine comparirà questo messaggio di conferma ABILITAZIONE UTENTI Questo tipo di abilitazione consente di immettere rapidamente e cumulativamente utenti all interno di specifici gruppi di Accesso nei vari programmi. E consigliata ad. es. nel caso in cui si siano create delle utenze automaticamente, importandole dal database della Scuola e si voglia assegnare a tutte lo stesso determinato gruppo di accesso. Occorre cliccare in alto su Utenti Abilitazione utenti La finestra successiva consente di selezionare il programma e il gruppo che si vuole abilitare agli utenti; una volta cliccato sul programma, si aggiungeranno sulla destra i corrispondenti gruppi di accesso disponibili. Ad es. nell'illustrazione seguente si vuole abilitare dei docenti per l accesso a Scrutinio WEB e immetterli nel gruppo denominato Accesso Docente. La procedura è identica per tutti gli altri programmi; cambieranno solo i gruppi di accesso applicabili. Il programma presenta una schermata con tutti gli utenti già immessi nella scuola. Gli utenti che hanno il check, sono già abilitati per l accesso al gruppo di accesso prima scelto; nell esempio, Rossi Gianluca è già abilitato nel gruppo Accesso Docente. 15

16 Una volta selezionati con l apposito check i nominativi ancora da abilitare nel gruppo, per confermare occorre cliccare su. Nota Bene: 1) Se si toglie il check ad un docente che già è abilitato, il programma lo toglierà dal gruppo 2) Questa procedura, e non tiene conto di eventuali altri gruppi già assegnati ai vari utenti. Se ad esempio il docente Rossi è già abilitato nel gruppo Accesso Preside, e qui viene selezionato nel gruppo Accesso Docente, al termine dell operazione Rossi avrà attivo in entrambi i gruppi di Accesso. ABILITAZIONI DEL GRUPPO PER SINGOLA UTENZA Alternativamente all assegnazione per Gruppo di Accesso, è possibile assegnare gli accessi per Singolo Utente, andando sul menu Utenti Lista Utenti della Scuola e cliccando sul Link dettaglio di uno specifico nominativo. Comparirà una lista di programmi in licenza presso la scuola da assegnare a quel dato utente; ad es. nell'illustrazione seguente si vuole abilitare il docente Rossi per l accesso a Scrutinio WEB. La procedura è identica per tutti gli altri programmi; cambieranno solo i gruppi di accesso applicabili 16

17 Infine, occorre cliccare sul check (nella colonna stato) per assegnare a quell utente uno o più tipi di accesso. in base alla descrizione immessa sotto la colonna Abilitazione 17

18 GESTIONE DOCENTI Per le utenze dei Docenti che solitamente sono di numero elevato c'e la possibilità attraverso la funzione accessibile dal menu' Utenti di effettuare le seguenti operazioni Cumulative: Cancellazione multipla modifica orario di accesso Riattivazione Utenze La finestra visualizza (solo se identificati come Docenti su Alunni WEB ) tutti i docenti. Qui è possibile selezionare singoli utenti o gruppi di docenti ed effettuare una delle funzioni presenti in basso a destra 18

19 Cancellazione multipla Dopo aver selezionato le utenze dei docenti da cancellare basta cliccare sill'icona apposita Verrà visualizzato un messaggio si conferma dell'operazione e se si procede verrà effettuata la cancellazione cumulativa sia delle utenze che delle abilitazioni abbinate. Modifica Orario Accesso Docenti Dopo aver selezionato le utenze dei docenti a cui modificare l'orario basta cliccare sill'icona apposita Verrà visualizzato un pannello per la selezione dell'oraro settimanale da attribuire ai docenti selezionati. Alla conferma dell'operazione verrà effettuata la modifica agli orari di accesso. Riattivazione Utenze Docenti Dopo aver selezionato le utenze dei docenti che risultano scadute basta cliccare sill'icona apposita 19

20 Alla conferma dell'operazione verrà inviata a tutti gli utenti selezionati ma con "UTENZA SCADUTA" una contenente le nuove credenziali attribuite. Il Docente dovrà entrando con le nuove credenziali cambiare la password di primo accesso. ANAGRAFE UTENTE La voce anagrafe utente e' visibile per qualunque utente che accede al link Gestione delle Utenze presente nel Portale Argo. La finestra riepiloga i dati anagrafici dell'utente, l'ultima data di accesso e la situazione delle sue 20

21 Abilitazioni e dell'orario d'accesso consentito. Attraverso il bottone Modifica è possibile cambiare i dati anagrafici e/o l'indirizzo . Cliccando sul bottone Salva i dati vengono conservati. CAMBIO PASSWORD La voce Cambio Password e' visibile per qualunque utente che accede al link Gestione delle Utenze presente nel Portale Argo. Occorre ridigitare la vecchia password e inserire la nuova password riconfermandola nel campo successivo. E' anche possibile in questa fase reimpostare la scadenza della password. Con il bottone Conferma vengono fatti i controlli sulla lunghezza della password e sulla coerenza della stessa. In caso di errori essi vengono visualizzati nella prima riga altrimenti altrimenti la nuova password viene riassegnata e la data di account diventa quella della modifica password. PASSWORD DIMENTICATA Capita a volte che un utente possa dimenticare o smarrire la password. In questo caso è possibile cliccare sull'apposito link Hai Dimenticato la password? presente nelle pagine di Login dei programmi o nella pagina di login della Gestione delle Utenze. 21

22 Occorre comunque essere in possesso dell' utente (esempio SUPERVISOR.SG0000, mrossi.sg0000) e aver indicato in precedenza una valida nell'anagrafica utente. Inserendo l'utente e il codice verifica per la sicurezza verrà inviata automaticamente una all'indirizzo di posta elettronica dell'utente. L' che sarà valida per circa 20 minuti contiene un apposito link che porta al CAMBIO PASSWORD (senza chiedere alcuna password ) in modo che l'utente stesso possa ridefinirla e conservarla. 22