I GRUPPI DI LAVORO. I a PARTE. Materiale di lettura (unità 2.2) A cura del dott. Stefano Poli

Transcript

1 I GRUPPI DI LAVORO I a PARTE Materiale di lettura (unità 2.2) A cura del dott. Stefano Poli Master in Amministrazione e Gestione delle Risorse Umane edizione 26^ Gestioni e Management srl 1

2 INDICE 1. SVILUPPARE CAPACITÀ DI LAVORARE IN TEAM 2. DEFINIZIONE DI GRUPPO 3. GRUPPI E GRUPPI DI LAVORO 4. DINAMICHE DI GRUPPO 5. TIPI DI GRUPPI NELLE ORGANIZZAZIONI E FUNZIONI 6. DAL GRUPPO ALLA SQUADRA: FASI DI SVILUPPO 2

3 1. SVILUPPARE CAPACITÀ DI LAVORARE IN TEAM Il maggior peso del lavoro in team sembra essere la logica conseguenza dell evoluzione dei modelli organizzativi verso paradigmi che si basano sullo snellimento e appiattimento delle organizzazioni, sul decentramento decisionale e sulla responsabilizzazione sul risultato generalizzata più o meno a tutti i livelli gerarchici. Che cosa significa realmente imparare a lavorare in team? L uso di quelle che sono ormai diventate delle "etichette" impedisce spesso di guardare oltre, di essere realmente consapevoli di ciò che ci sta dietro e di vedere le implicazioni in termini di atteggiamenti e comportamenti che il nuovo modo di lavorare porta con sé. Lavorare in team significa innanzi tutto abbandonare la logica e il punto di vista individuale e abbracciare quello del gruppo. Ciò che conta non è più l eccellenza e la responsabilizzazione rispetto al proprio task bensì qualcosa di più complesso. Lavorare in team infatti, significa essere consapevoli dell obiettivo nella sua globalità e sentirsi responsabili del suo raggiungimento "giocando" in modo chiaro, trasparente e collaborativo con gli altri membri del gruppo. Sentirsi e essere responsabili dell obiettivo del gruppo significa fare ciò che serve nel momento in cui serve, in funzione dell obiettivo del gruppo, collaborando con gli altri membri dello stesso. Sentirsi e essere responsabili dell obiettivo del gruppo significa essere consapevoli dell obiettivo ma anche dei vincoli e delle risorse del gruppo, significa saper fare un passo indietro quando è qualcun altro che deve avere un ruolo preponderante e fare un passo avanti e assumersi la responsabilità delle proprie decisioni e delle proprie azioni quando è il proprio contributo ad essere richiesto. Sentirsi e essere responsabili dell obiettivo del gruppo significa saper osservare e valutare realisticamente i propri punti di forza e di debolezza e quelli degli altri membri del team dando un contributo che aggiunga valore al risultato del lavoro in gruppo, consentendogli di procedere e se necessario, rinunciando a fare solo ed esclusivamente ciò che giova a se stessi con l obiettivo di distinguersi all interno del team. Con questo non si vuole dire che l individuo si deve sacrificare sull altare del gruppo perché il gruppo procede se e solo se le persone al suo interno esprimono il massimo del loro potenziale, bensì che i vari potenziali vanno integrati costruttivamente. Non basta manifestare il proprio potenziale ignorando le caratteristiche del team in cui si è inseriti, bisogna manifestarlo integrandosi con gli altri e avendo chiaro in mente l obiettivo a cui il gruppo tende. 3

4 Lavorare in team significa dunque saper cogliere, saper valorizzare e saper gestire bene le differenze vedendole non come una minaccia e come una causa di spinte centrifughe nel gruppo, bensì come una opportunità che nasce dall integrazione costruttiva delle stesse. Fondamentale affinché il team esplichi il massimo del potenziale che nasce appunto dall integrazione di saperi e capacità anche molto diverse, è la capacità delle persone che ne fanno parte di comunicare efficacemente sapendo distinguere le questioni di contenuto dalle dinamiche di relazione, sapendo proporre al momento giusto e nel modo giusto idee e punti di vista che aggiungono valore alla elaborazione del team, sapendo intervenire in modo costruttivo laddove nel team si attivano delle dinamiche che possono risultare disfunzionali in un ottica di efficacia ed efficienza dello stesso. Lavorare in team significa anche necessariamente saper ascoltare attivamente ovvero saper cogliere le specificità dei propri colleghi e delle situazioni, saper intuire ciò di cui c è bisogno in un determinato momento per avvicinarsi e avvicinare il team all obiettivo. Lavorare in team in altre parole significa gestire la consapevolezza dell obiettivo che si intende raggiungere, organizzare delle forme di coordinamento e integrazione sia a livello formale di ruoli, regole, responsabilità, che a livello informale di atteggiamenti e comportamenti a ciò funzionali. 4

5 2. DEFINIZIONE DI GRUPPO Molte sono le definizioni dei gruppi, una delle più semplici definisce un gruppo come: una pluralità di individui che sono in contatto reciproco, tengono conto gli uni degli altri e hanno coscienza di avere in comune qualcosa di importante. Un gruppo si caratterizza, pertanto, per tre principali elementi: pluralità: insieme più o meno grande di persone interazione: attività di scambio reciproco tra gli individui in un certo periodo ed in un dato spazio, che può determinare interdipendenza; legame: senso di appartenenza che si instaura tra gli individui orientati, più o meno consapevolmente, alla stessa meta. Di seguito riportiamo le principali classificazioni dei gruppi. Gruppo primario - i membri sono uniti l'uno con l'altro da vincoli personali - numero relativamente ristretto di componenti; - frequenti relazioni "faccia a faccia"; - sentimenti di forte solidarietà; - forte adesione ad una cultura (cioè a valori) comune. Sono gruppi di tipo ristretto, spontanei nei rapporti tendono a finalità reciproche e comuni (famiglia, gruppo di amici, banda) Gruppo secondario - è una collettività - con scarse relazioni "faccia a faccia" - meno spontanea - si origina per contratto o scelta volontaria - ha relazioni più regolate da leggi, usi e convenzioni. Sono gruppi tipicamente numerosi (associazioni professionali, partiti sindacati, ecc.) Rispetto al rapporto tra i membri abbiamo: gruppo sociologico, quando i suoi membri perseguono un obiettivo comune (squadra di calcio, gruppi di fabbrica). gruppo psicologico, quando il gruppo è costituito da un insieme di persone caratterizzate da un sentimento di appartenenza, indipendentemente dalla comunanza degli obiettivi e, entro certi limiti, dalla appartenenza fisica. In genere il gruppo nasce come gruppo sociologico e successivamente, al verificarsi di certe condizioni, tra cui un certo tipo di conduzione, può trasformarsi in psicologico. 5

6 I sociologi distinguono tra "piccoli gruppi" e "grandi gruppi", le caratteristiche di ciascuno sono: Piccolo gruppo - permette un migliore scambio di idee; - favorisce la conoscenza; - da più senso di sicurezza; - permette la partecipazione dei membri alle decisioni, motivandoli ad eseguirle. Grande gruppo - condizioni inadatte alla riflessione a all'analisi dei problemi; - idoneo ad agevolare l'esplosione dei sentimenti e a liberare le potenzialità emotive (tifosi); - comunicazione = slogan, immagini semplici, frasi brevi. In sintesi, il piccolo gruppo, quando è posto di fronte all'esame di un problema o alla formulazione di una decisione, è più ponderato e cauto nel formulare giudizi; è più lento nel decidere e nell'agire; è più ricco di idee ma meno impulsivo. Sia i "grandi" che i "piccoli" gruppi possono essere a loro volta classificati in modo diverso a secondo della loro natura, del motivo per cui vi si partecipa, del modo in cui sono strutturati, ecc. Le distinzioni, tuttavia, hanno essenzialmente un valore d'ordine concettuale: nella pratica infatti, molto spesso i confini tra un tipo di gruppo e l'altro risultano sfumati e comunque dinamici. 6

7 3. GRUPPI E GRUPPI DI LAVORO Definiamo gruppo di lavoro: Più persone che comunicano fra loro e lavorano insieme, regolarmente, per il conseguimento di uno o più obiettivi in comune. Accanto ai concetti di pluralità, interazione e legame che, abbiamo visto, caratterizzano un gruppo, ulteriori caratteristiche si riscontrano nei gruppi di lavoro, tra cui: numero limitato dei membri, tutti identificabili con la consapevolezza della loro unità; impegno a raggiungere un obiettivo scelto e/o assegnato, svolgendo un compito e con ruoli dichiarati, negoziati e condivisi; leadership accompagnata dalla competenza Il gruppo di lavoro svolge specifiche attività come soluzione di problemi, progettazione di attività e beni, preparazione di procedure finalizzate al raggiungimento di un obiettivo, realizzate attraverso modalità tempi, metodi, risorse. Per far sì che un lavoro di gruppo sia efficace, è necessario che il team sia in grado di attivare compiti di produzione e di manutenzione. I compiti di produzione sono comportamenti che si concentrano nel far si che il lavoro sia fatto, l enfasi è sull obiettivo da raggiungere. I compiti di produzione comprendono attività del tipo preparare l agenda dei lavori, stabilire obiettivi, avviare la discussione, dare e cercare informazioni, gestire il tempo del gruppo, riassumere. I compiti di manutenzione si concentrano sullo sviluppo e mantenimento dell armonia e coesione nel gruppo. Tali attività riguardano il modo di funzionare del gruppo. Esse comprendono il riconoscimento, l incoraggiamento della partecipazione, la gestione del conflitto e la costruzione di relazioni. Sebbene questi compiti debbano essere svolti per facilitare l efficacia di un gruppo, il metterli in pratica non è una responsabilità esclusiva dei leader formali dei gruppi. Perciò, occorre che all interno del gruppo si sviluppi la capacità e la disponibilità dei membri ad attivare tali comportamenti. Nel lavoro di gruppo emergeranno pertanto: negoziazioni su: obiettivi, metodi, ruoli, idee, decisioni; confronto tra: persone, capacità, culture, stili di comunicazione. Il gruppo di lavoro, per essere efficace, dovrà sviluppare capacità di: integrare: obiettivi individuali, del gruppo e dell organizzazione, metodologie, ruoli, competenze, qualità personali; gestire le differenze: competenze, idee, soluzioni, aspettative, motivazioni 7

8 4. DINAMICHE DI GRUPPO Per conoscere quanto accade tra persone che lavorano insieme occorre distinguere tra contenuti e processi: i contenuti sono le cose di cui parlano i membri del gruppo ed i compiti in cui sono impegnati; i processi sono quello che accade fra le persone mentre parlano. Esistono, quindi, due livelli, paralleli ed interdipendenti, presenti nelle interazioni di gruppo: livello di contenuto, il cosa dire/fare, con effetto sui compiti, ed il livello di processo, il come relazionarsi con gli altri, che ha effetti sul funzionamento del gruppo. A sua volta il funzionamento del gruppo ha effetti sulla capacità dello stesso di svolgere adeguatamente i compiti e raggiungere gli obiettivi assegnati. All'interno del gruppo di lavoro, pertanto, si registrano: sentimenti affetti fantasie motivazioni desideri frustrazioni aspettative che ogni persona sviluppa verso: i colleghi il compito del gruppo il gruppo stesso il leader se stesso l organizzazione Queste componenti emotivo/affettive ed i comportamenti risultanti, che gli individui esplicano sotto l influenza del sentimento di appartenenza ad un gruppo, caratterizzano le dinamiche di gruppo. 8

9 5. TIPI DI GRUPPI NELLE ORGANIZZAZIONI E FUNZIONI Riguardo i tipi di gruppi nelle organizzazioni e le funzioni cui questi gruppi assolvono, possiamo distinguere tra gruppi formali e informali. Gruppi formali, si costituiscono per adempiere a scopi specifici in rapporto con l obiettivo generale dell organizzazione. Possono essere di due tipi, a seconda della loro durata: permanenti (gruppo di dirigenti, unità di lavoro, ecc.) e temporanei (commissioni, task force, ecc.) Gruppi informali, si costituiscono spontaneamente tra i membri di un organizzazione, e possono essere di tipo orizzontale (associazione informale fra membri dell organizzazione più o meno dello stesso grado, più o meno dello stesso settore), di tipo verticale (membri provenienti da livelli diversi all interno di un determinato settore), di tipo misto (membri con qualifiche diverse, provenienti da settori diversi). Ogni gruppo possiede una struttura verticale che è data dalla diversa distribuzione del potere tra i membri che la compongono e che emerge anche tra i gruppi che si definiscono egualitari. La sociologia e la psicologia sociale hanno contribuito ad elaborare tecniche di rappresentazione dei rapporti di potere esistenti all interno di un gruppo. La struttura verticale viene rappresentata mediante l organigramma. Con riguardo alle funzioni che i gruppi assolvono nelle organizzazioni, possiamo classificare: a. funzioni formali, cioè le funzioni relative al raggiungimento degli obiettivi dell organizzazione. Le funzioni formali sono i compiti che vengono assegnati al gruppo e dei quali il gruppo è responsabile all interno dell organizzazione di cui fa parte b. funzioni psicologiche, in quanto il gruppo può soddisfare bisogni personali. I gruppi possono fornire uno sbocco per i bisogni di affiliazione: amicizia, sostegno, affetto. Possono fornire il mezzo per sviluppare, intensificare o confermare il senso dell identità o per confermare l autostima; attraverso il gruppo una persona può formare o aumentare il senso della sua identità, può raggiungere un certo prestigio, può quindi aumentare il suo senso di autostima. Il gruppo può fornire il mezzo per aumentare la sicurezza e il senso di potere nell affrontare un "pericolo" comune. 9

10 6. DAL GRUPPO ALLA SQUADRA: FASI DI SVILUPPO Tra i modelli evolutivi dei gruppi di lavoro, quello più famoso è il modello di Tuckman. Nel 1965, Tuckman propose un modello a 4 fasi e nel 1977, insieme a Jensen, ha aggiornato il suo modello tenendo conto dei maggiori contributi che nel frattempo erano stati espressi. Le fasi di sviluppo individuate da Tuckman sono: (1) forming : ansia della novità, comportamenti di orientamento sia verso il compito che verso le relazioni: individuazione degli obiettivi, dei ruoli, metodi di lavoro. La relazione più importante è la dipendenza dal leader; (2) storming : fase di conflitto su obiettivi, ruoli, leadership (emergono comportamenti inefficaci orientati alle relazioni), si formano sottogruppi; (3) norming: nasce coesione nel gruppo, l atmosfera è calda e amichevole, si sviluppa il lavoro in team, comincia ad esserci accordo su obiettivi, metodi di lavoro, standard e regole di comportamento; (4) performing: si sviluppa integrazione e cooperazione tra i membri del gruppo, i ruoli sono accettati perché funzionali all obiettivo da raggiungere. Le interazioni riguardano aspetti produttivi, soluzioni a problemi, mete da raggiungere. La leadership è diffusa, il gruppo si autogoverna; (5) adjourning: il compito è terminato. Gli individui più forti ritrovano la loro individualità e lasciano il gruppo; gli altri vivono lo scioglimento come un problema di abbandono. I comportamenti maturi riguardano l iter conclusivo delle attività, altri comportamenti sono, invece, finalizzati alla ricerca di un motivo per mantenere in piedi il gruppo. Un gruppo rimane in una determinata fase fintantoché non risolve le problematiche ed i punti essenziali connessi con quella determinata fase 1. 1 Per un approfondimento vedi materiale di lettura tratto da Tuckman, B. & Jensen, M. (1977) Stages of Small Group Development. Group and Organizational Studies, 2,