GUIDA ALLE FUNZIONI DELL OPAC

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1 GUIDA ALLE FUNZIONI DELL OPAC Premessa... 2 Ricerca... 2 Ricerca semplice... 2 Ricerca multi-campo... 3 Ricerca avanzata... 3 Ricerca per scorrimento... 4 CCL... 5 Nuove acquisizioni... 5 Suggerimenti per la ricerca... 5 Parole adiacenti... 5 Filtri per la ricerca... 6 Costruzione della stringa di ricerca... 7 Risultati della ricerca... 7 Lista dei risultati... 7 Affinamento della ricerca... 8 Visualizzazione del singolo record... 9 Estensione della ricerca... 9 Ricerche precedenti Dal record bibliografico al documento Localizzazione del documento Prenotazione di un documento in prestito Accesso al documento in formato elettronico Richiesta di prestito interbibliotecario e fornitura di documenti Servizi per utenti identificati nel sistema Identificazione Scheda utente Visualizzazione situazione prestiti e prenotazioni Richieste di Alert Rinnovo di un prestito Situazione delle prenotazioni Gestione della password Profilo personale Storico delle ricerche Scaffale elettronico Fine sessione Guida alle funzioni dell OPAC pag. 1

2 Premessa Questo documento non vuole essere una guida particolareggiata a tutte le funzioni dell OPAC, ma solamente un promemoria delle principali funzioni, relative alla ricerca e ai servizi remoti all utente. Ricerca L OPAC di Aleph offre numerose possibilità di ricerca, che si appoggiano a tre differenti tipologie di indici: indici diretti, che si basano su identificativi univoci del record (barcode, numero di sistema, numero standard) e che portano direttamente al record cercato, indici di scorrimento, che permettono di recuperare una notizia inserendo come termine di ricerca la prima parte del campo indicizzato, indici per parole, che indicizzano ogni singola parola e consentono di utilizzare come termini di ricerca parole contenute nel campo in qualunque posizione e in qualunque ordine. La funzionalità di ricerca è raggiungibile dalla voce Ricerca del menu principale La maschera di default, che appare all avvio dell OPAC, è quella della ricerca semplice. Ricerca semplice Indici per parole Indice di scorrimento Indici per parole Indici diretti Questo tipo di ricerca permette di inserire una o più parole in un unico campo, scegliendo se eseguire la ricerca su tutti i campi testuali (titolo, autore, soggetto, classificazione, collana, editore e luogo di pubblicazione) del record bibliografico o su uno specifico campo da scegliere nel menu a tendina. NB. La ricerca sul titolo può essere eseguita o per parole o sulla prima parte del titolo; quest ultima, per avere effetto, esige che si inserisca esattamente la prima parte del titolo (uno o più termini) senza l articolo iniziale, e ovviamente produce gli stessi risultati qualunque sia la scelta per la voce Parole adiacenti Guida alle funzioni dell OPAC pag. 2

3 Ricerca multi-campo Questa modalità di ricerca permette di eseguire la ricerca su uno o più campi predefiniti e fornisce un risultato che soddisfa tutte le condizioni inserite (AND implicito fra i diversi campi). La scelta per la voce Parole adiacenti è valida per tutti i campi compilati. Ricerca avanzata Questa modalità permette di eseguire la ricerca su più campi a scelta dell utente; i campi fra cui scegliere sono gli stessi della Ricerca semplice. Si possono visualizzare i risultati sia della ricerca eseguita su ogni singolo campo che quelli derivanti dalla combinazione di tutti i campi compilati (AND implicito fra i diversi campi). La scelta per la voce Parole adiacenti è valida per il singolo campo. Guida alle funzioni dell OPAC pag. 3

4 Ricerca per scorrimento Questa modalità permette di eseguire una ricerca su uno degli indici proposti nel menu a tendina; soltanto scegliendo uno degli indici che iniziano con Parole è possibile introdurre termini che si trovano in qualunque posizione all interno del campo di riferimento, mentre negli altri casi è necessario introdurre la parte iniziale (escluso l eventuale articolo) del campo di riferimento. L esecuzione della ricerca produrrà una lista di scorrimento percorribile nei due sensi: Nella prima colonna è indicato il numero di record che soddisfano la condizione; cliccando invece sulla parola (o frase) nella seconda colonna si accede alla Lista dei risultati. Guida alle funzioni dell OPAC pag. 4

5 CCL Questa modalità permette di eseguire una ricerca articolata inserendo nella stringa di comandi sia i campi da ricercare che i termini di ricerca. Per esempio: WTI=computing surveys darà come risultato tutti i record il cui titolo conterrà le parole computing e surveys. Si possono combinare ricerche su più campi, utilizzando anche gli operatori logici AND, OR o NOT. E la modalità di ricerca che consente di strutturare strategie di ricerca più complesse, ma richiede una certa esperienza per una costruzione delle stringhe corretta ed efficace. Nuove acquisizioni È possibile interrogare l'indice delle nuove acquisizioni, impostando il periodo temporale, il tipo di materiale e la biblioteca di interesse: Suggerimenti per la ricerca Di seguito alcuni suggerimenti per rendere la ricerca più efficace Parole adiacenti Questa scelta è possibile per tutte le modalità di ricerca tranne quella per scorrimento. Guida alle funzioni dell OPAC pag. 5

6 Permette di considerare i termini inseriti come una frase esatta, e quindi il motore cercherà solo i record che contengono i termini inseriti uno accanto all altro e nell ordine in cui si trovano. La scelta di ricercare per parole adiacenti è ininfluente laddove il tipo di ricerca preveda già l uso di parole adiacenti, come la ricerca sulla prima parte del titolo; è invece particolarmente utile se si esegue una ricerca per autore inserendo cognome nome. Filtri per la ricerca In tutti le modalità di ricerca tranne quella per scorrimento è possibile utilizzare dei filtri per restringere l ambito della ricerca stessa; i filtri disponibili sono la lingua del documento, l anno di pubblicazione (esatto o compreso in un intervallo), il formato, da scegliere fra: e la biblioteca che possiede una copia del documento ricercato. Per filtrare la ricerca restringendola a porzioni del catalogo generale si può anche aprire la pagina Cataloghi del menu principale e scegliere uno dei cataloghi che vi compaiono; Il catalogo su cui si sta lavorando compare nell intestazione della pagina: Guida alle funzioni dell OPAC pag. 6

7 Costruzione della stringa di ricerca ALEPH supporta gli operatori booleani and, or e not. And è implicito se nessun operatore viene specificato. Gli operatori possono essere inseriti in inglese oppure espressi attraverso una delle seguenti convenzioni: AND = + (segno più) AND = & (e commerciale) OR = (segno barra verticale - pipe) NOT = ~ (tilde) Il carattere? oppure * (asterisco) può essere inserito all inizio, alla fine, o in mezzo ad una parola, ma non se ne può usare più di uno all interno di una stringa di testo. Il simbolo # può essere usato per rintracciare forme varianti di spelling nei casi in cui per una stessa parola esistano diverse varianti ortografiche. Per esempio colo#r recupererà sia color che colour; e ob#iettivo rintraccerà sia obiettivo che obbiettivo. Il carattere! può essere usato per rintracciare forme varianti ortografiche nei casi in cui solo un singolo carattere può variare. Per esempio wom!n recupererà sia woman che women. Il simbolo %, seguito da un numero può essere inserito tra due parole per indicare la prossimità tra esse, indipendentemente dall ordine in cui appaiono. Per esempio, england %3 ballads recupererà Ballads of England, Ballads of Merry Olde England e England and Her Ballads. Il carattere!, seguito da un numero può essere inserito tra due parole per indicare che queste devono trovarsi entro una certa distanza una dall altra e nello stesso ordine in cui sono state inserite. In questo caso, ballads!3 england rintraccerà Ballads of England e Ballads of Merry Olde England ma non England and Her Ballads. Il trattino e il simbolo maggiore -> possono essere usati tra due parole. Questo indica che si desidera recuperare record che contengano le parole a partire dalla prima (inclusa) fino alla seconda parola. Questa ricerca è particolarmente efficace per limitare un set di record per anno di pubblicazione. Un esempio: > 1996 Risultati della ricerca Lista dei risultati Se la ricerca produce più risultati, essi vengono visualizzati come lista, in Formato breve: Guida alle funzioni dell OPAC pag. 7

8 Si possono scegliere diversi criteri di ordinamento e formati diversi di visualizzazione, ma il formato breve è quello che mostra più dati nel minore spazio. Affinamento della ricerca A partire dalla lista dei risultati è possibile affinare la ricerca scegliendo Affina o Filtra dal menu presente nella pagina dei risultati: Si può affinare la ricerca aggiungendo altri termini di ricerca collegato alla ricerca già eseguita attraverso un operatore logico (AND, OR o NOT): E possibile anche utilizzare ulteriormente i filtri per la ricerca. Guida alle funzioni dell OPAC pag. 8

9 Si può invece filtrare la ricerca utilizzando un filtro predefinito: Si può ricercare un testo o un intervallo di valori (per es. titoli che cominciano con una lettera da b a d), si può cercare per anno di pubblicazione, si possono visualizzare i record creati o modificati dopo una certa data e cercare solo i documenti che presentano copie disponibili. Questi filtri si applicano sul set di record già recuperati e non sull intero catalogo; nell esempio illustrato si riferiscono ai documenti che hanno la parola casa nel titolo. Visualizzazione del singolo record Se il risultato della ricerca è un singolo record, oppure se a partire dalla lista dei risultati si clicca sul numero o sul titolo del documento si accede alla visualizzazione completa del record in formato Standard: E possibile scegliere altri tipi di visualizzazione, ma quella standard è l unica che permette la navigazione attraverso i record del catalogo e quindi l estensione della ricerca. Estensione della ricerca Cliccando su uno dei link presenti nel record, preceduti dal pallino, per esempio: Guida alle funzioni dell OPAC pag. 9

10 Si apre una finestra di servizi che permette, nell esempio precedente, di navigare nel catalogo alla ricerca di altri documenti che condividano lo stesso soggetto, di scorrere la lista di intestazioni di soggetto a partire da quella del record in esame, di visualizzare il record di authority, a partire dal quale si possono anche eseguire le due operazioni precedenti. NB. Siccome l authority dei soggetti è costruito sui descrittori e non sulle stringhe, l accesso all authority dei soggetti si ha solo a partire dai record la cui stringa di soggetto è composta da un solo descrittore. A partire dal record completo, inoltre, cliccando sul pulsante è possibile accedere ai servizi SFX, che consentono l accesso al testo elettronico, ove disponibile, la ricerca su cataloghi esterni (SBN, ACNP), la richiesta di prestito interbibliotecario o di fornitura del documento etc. Ricerche precedenti Nel corso di una sessione di ricerca tutte le ricerche eseguite possono essere recuperate a partire dalla voce Ricerche precedenti del menu principale e possono essere rieseguite o combinate per creare nuove strategie di ricerca: alla chiusura della sessione di lavoro tutte le ricerche non salvate (operazione consentita solo all utente identificato nel sistema) andranno perdute. Guida alle funzioni dell OPAC pag. 10

11 Dal record bibliografico al documento Localizzazione del documento Sia a partire dalla Lista breve dei risultati (colonna Biblioteca (Copie)) che dalla visualizzazione del singolo record in formato standard (etichetta Biblioteca e copie) è possibile accedere alla visualizzazione delle copie del documento possedute dalle singole biblioteche: I dati utili per localizzare il documento si trovano nelle colonne evidenziate in giallo, mentre nella colonna Prestabilità si può controllare se il libro è destinato al prestito o, ad esempio, alla sola lettura in sede; i possibili stati di prestabilità sono: Solo consultazione a scaffale aperto Consultazione a scaffale aperto e prestito notturno Consultazione a scaffale aperto e riservato Solo lettura in sede Consultazione in sede e prestito notturno Prestito breve Prestito breve rinnovabile Prestito standard Prestito non rinnovabile Prestito riservato Uso interno Solo lettura in sede (periodici) Solo consultazione a scaffale aperto (periodici) Scaricato Transitorio Nella colonna Disponibilità o data scadenza prestito si può controllare se il documento è disponibile o se è in prestito, nel qual caso nella colonna compare la data di scadenza del prestito e la parola Prenotata se il documento è stato prenotato. Se il documento è in prestito e non è già stato prenotato è possibile eseguire una prenotazione. Guida alle funzioni dell OPAC pag. 11

12 Prenotazione di un documento in prestito Cliccando sul link Prenota nella prima colonna della visualizzazione copie è possibile eseguire una prenotazione del documento, solamente a condizione che il documento sia in prestito e non prenotato, e che l utente si sia identificato nel sistema. Dal momento che il sistema non inibisce la prenotazione anche se l utente non è in regola con la restituzione dei prestiti, compare l avviso che in caso di irregolarità l utente non potrà ritirare il documento, ancorché prenotato. L utente viene avvisato se in biblioteca è presente un altra copia non in prestito del documento e può modificare la data di fine interesse relativa alla prenotazione, cioè la data oltre la quale il documento, se restituito in ritardo, non interessa più (per es. perché utile alla preparazione di un esame che a quella data sarà già stato sostenuto). Accesso al documento in formato elettronico Se il documento è disponibile in formato elettronico e l utente ha i diritti per accedervi, può visualizzare il testo completo cliccando sul bottone, che dà accesso ai servizi SFX: Guida alle funzioni dell OPAC pag. 12

13 Richiesta di prestito interbibliotecario e fornitura di documenti Gli utenti del Sistema bibliotecario dell Università di Firenze possono richiedere un prestito interbibliotecario o la fornitura di documenti non posseduti dalle biblioteche oppure una copia elettronica di un articolo di periodico posseduto in formato cartaceo tramite i form a cui si accede dal bottone : Guida alle funzioni dell OPAC pag. 13

14 Servizi per utenti identificati nel sistema L utente registrato nel Sistema bibliotecario dell Università di Firenze ha diritto ad usufruire di una serie di servizi, per accedere ai quali deve identificarsi nell OPAC cliccando su Identificati nel menu principale: Identificazione Gli studenti e il personale dipendente devono inserire la loro matricola e la password, secondo le regole indicate alla pagina del sito CSIAF; gli altri utenti del Sistema bibliotecario riceveranno codice utente e password al momento della registrazione in biblioteca. Guida alle funzioni dell OPAC pag. 14

15 Quando l utente si è identificato nella fascia sottostante al menu principale compare la scritta Sei autenticato e il link per chiudere la sessione prima di abbandonare il collegamento, per evitare che altri possano utilizzare credenziali lasciate incustodite: Scheda utente Attraverso l apposita voce del menu principale l utente identificato può accedere alla propria scheda e verificare la propria situazione relativamente a prestiti, prenotazioni ed eventuali irregolarità nella propria posizione in relazione al Sistema bibliotecario: Visualizzazione situazione prestiti e prenotazioni PINCO PALLINO Guida alle funzioni dell OPAC pag. 15

16 Attraverso questa scheda l utente può verificare l elenco dei prestiti attivi, lo storico dei prestiti e lo stato delle richieste di prenotazione; può inoltre accedere ai moduli per la richiesta di prestito interbibliotecario e fornitura di documenti. Si noti che nella sezione irregolarità non vengono segnalate le sospensioni e i blocchi automatici conseguenti al ritardo nella riconsegna di un prestito; si raccomanda quindi di controllare le scadenze dei propri prestiti. Richieste di Alert A partire dalla Lista dei risultati e dalla lista delle Ricerche precedenti l utente può richiedere il servizio di Alert, che gli segnalerà periodicamente, via e/o RSS, i nuovi record che rispondono alla query di ricerca eseguita: Dalla Scheda utente si possono visualizzare le proprie richieste di Alert, eseguirle ed affinarle. Rinnovo di un prestito Partendo dalla visualizzazione dei prestiti attivi e cliccando sul numero del prestito nella prima colonna si può procedere, ove consentito, al rinnovo del prestito stesso: PINCO PALLINO si passa alla visualizzazione dei dettagli del prestito e si può procedere al rinnovo: Guida alle funzioni dell OPAC pag. 16

17 Situazione delle prenotazioni Cliccando su Richieste prenotazioni si può vedere se il libro è stato o no restituito e quindi se la prenotazione si è attivata. Se nella colonna Stato prenotazione appare la scritta In attesa significa che il libro è ancora in prestito; PINCO PALLINO quando il documento viene restituito appare la dicitura Prenotata fino a + data di scadenza della prenotazione: Prima che il documento venga restituito è possibile cancellare la prenotazione cliccando sul numero della prenotazione nella prima colonna e utilizzando poi il pulsante Elimina: Guida alle funzioni dell OPAC pag. 17

18 Gestione della password Gli utenti interni del Sistema bibliotecario (studenti, personale dipendente) non possono modificare la password attraverso il modulo presente nella Scheda utente, ma devono andare alla pagina del sito CSIAF. Gli utenti esterni registrati nel Sistema possono invece modificare la password utilizzando il modulo OPAC: Profilo personale L utente identificato può creare un proprio profilo personale per la visualizzazione dei risultati della ricerca, accedendo alla voce Preferenze del menu principale: e modificarlo anche a partire dalla voce Profilo personale della Scheda utente: PINCO PALLINO Guida alle funzioni dell OPAC pag. 18

19 L utente non identificato può modificare le proprie preferenze, ma esclusivamente per la sessione corrente. Storico delle ricerche L utente identificato nel sistema può, nel corso di una sessione di lavoro, salvare le proprie Ricerche precedenti che può poi recuperare e rieseguire nello Storico delle ricerche Scaffale elettronico L utente identificato può salvare i record recuperati, sia a partire dalla lista dei risultati che dalla visualizzazione del singolo record, cliccando sulla voce Aggiungi allo scaffale elettronico, in un proprio scaffale elettronico, che permette di memorizzare i record recuperati organizzandoli in una struttura a cartelle: cliccando sul numero sottolineato nella prima colonna si visualizza il record completo. I record memorizzati possono essere organizzati in cartelle: Guida alle funzioni dell OPAC pag. 19

20 Lo scaffale elettronico è disponibile anche per l utente non identificato, ma tutti i record inseriti andranno perduti alla fine della sessione di lavoro. Fine sessione Al termine del lavoro l utente identificato deve cliccare sulla voce Fine sessione del menu principale per impedire che altri possano accedere ai suoi dati e utilizzare le sue credenziali di accesso. Guida alle funzioni dell OPAC pag. 20

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