Gara CNIPA per un servizio di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione erogati in modalità ASP.

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1 Gara CNIPA per un servizio di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione erogati in modalità ASP. Roma, 24 maggio 2006 Gianluigi Raiss AREA IPAC - Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione

2 Temi AGENDA trattati Finalità, ambito dell iniziativa e destinatari Gruppo di lavoro interamministrazioni La gara per selezionare il Prestatore del servizio Contenuti del servizio I massimali Aspetti economici Verifiche e collaudi Governo del contratto e ruolo del CNIPA Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 2

3 Finalità, ambito dell iniziativa e destinatari

4 Finalità dell iniziativa L iniziativa si propone di mettere a disposizione della Pubblica Amministrazione, tramite un contratto quadro stipulato dal CNIPA, un servizio erogato in modalità ASP (Application Service Provider) di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione. La finalità è quella di evitare la proliferazione e duplicazione nella P.A. di sistemi di controllo, molto costosi e spesso sotto-utilizzati e di conseguire maggiore efficienza operativa, sicurezza, economicità nella gestione di tali sistemi, anche per le economie di scala ottenibili. L iniziativa rientra tra quelle di razionalizzazione della spesa ICT della P.A., definite dal CNIPA in uno specifico programma di interventi, come richiesto dal dpcm 31 maggio 2005 n. 157 e dal comma 192 della legge finanziaria Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 4

5 Ambito di intervento L iniziativa rappresenta la prima fase, transitoria, della realizzazione di strumenti a supporto della catena dei sistemi contabili della P.A. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 5

6 Flusso della catena dei sistemi contabili CESPITI. DATI EXTRACONTABILI. COSTI DIRETTI INPUTABILI. COSTI INDIRETTI DA RIPARTIRE B A N C A D I T A L I A S I R G S R G S TITOLI DI SPESA RILIEVI REGISTRAZIO NI S I C O F I MIN. M O D I N T E G RESIDUI TITOLI ESITATI PAGAME NTI CONTABILITA GENERALE CONTABILITA FORNITORI FATTURE Gestione ordini acquisto e magazzino CONTABILITA ANALITICA CONTROLLO DI GESTIONE PER CENTRO DI COSTO PER NATURA PER DESTINAZIONE DIRETTIVA MINISTRO PIANI ESECUTIVI DI AZIONE ORDINI DI ACQUISTO BOLLE CONSEGNA FATTURE CONTROLLO DIREZIONALE SIRGS: sistema informatico RGS che gestisce il bilancio pubblico come insieme delle contabilità finanziarie di tutte le amministrazioni ed interfaccia il servizio di tesoreria dello Stato (Banca d Italia) SICOFI: contabilità finanziaria pubblica che gestisce tutti i titoli di spesa: budget, decreti d impegno, ordini di pagamento, ordini di accreditamento, etc.. MOD INTEG.: modulo cui è affidata l integrazione tra il sistema di contabilità finanziaria e quella di contabilità generale Contabilità generale: contabilità economico-patrimoniale civilistica Contabilità analitica: contabilità per centro di costo, natura e destinazione Controllo di gestione: sintesi dei dati provenienti dalla contabilità analitica, strumento che insieme ai piani esecutivi d azione ed alle direttive del Ministro consente il controllo direzionale e l analisi degli scostamenti Analisi degli scostamenti AZIONE CORRETTIVA SECIN Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 6

7 Flusso base del controllo di gestione. DATI EXTRACONTABILI. COSTI DIRETTI INPUTABILI. COSTI INDIRETTI DA RIPARTIRE B A N C A d I T A L I A S I R G S R G S TITOLI DI SPESA RILIEVI REGISTRA ZIONI S I C O G E Modulo Estrazione dati Modulo inserimento dati Dati relativi al CdC, alla natura e destinazione della spesa CONTABILITA ANALITICA CONTROLLO DI GESTIONE CONTROLLO DIREZIONALE PER CENTRO DI COSTO PER NATURA PER DESTINAZIONE DIRETTIVA MINISTRO ANALISI DEGLI SCOSTAMENTI PIANI ESECUTIVI DI AZIONE SECIN AZIONE CORRETTIVA SIRGS: sistema informatico RGS che gestisce il bilancio pubblico come insieme delle contabilità finanziarie di tutte le amministrazioni ed interfaccia il servizio di tesoreria dello Stato (Banca d Italia) SICOGE: contabilità finanziaria pubblica che gestisce tutti i titoli di spesa: budget, decreti d impegno, ordini di pagamento, ordini di accreditamento, etc.. MOD Estraz. Dati.: modulo cui è affidata l estrazione dei dati dal sistema di contabilità finanziaria del SICOGE per il loro trasferimento diretto In contabilità analitica con integrazione manuale dei dati mancanti Contabilità analitica: contabilità per centro di costo, natura e destinazione Controllo di gestione: sintesi dei dati provenienti dalla contabilità analitica, strumento che insieme ai piani esecutivi d azione ed alle direttive del Ministro consente il controllo direzionale e l analisi degli scostamenti Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 7

8 Destinatari dell iniziativa Comma 193 della legge 311/ Le amministrazioni di cui all art. 1 del d.l.vo 39/1993 sono tenute ad avvalersi degli applicativi e dei servizi predisposti dal CNIPA ai sensi del comma 192 della medesima Legge, salvo i casi in cui possano dimostrare, in sede di richiesta del parere di congruità tecnico economica di cui all art. 8 del citato d.lvo 39/1993, che la soluzione che intendono adottare, a parità di funzioni, risulti economicamente più vantaggiosa. Comma 195 L. 311/ Le altre amministrazioni possono avvalersene, con modalità da definire in sede di Conferenza Unificata di cui all art. 8 del d.lgs 28 agosto 1997, n Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 8

9 Gruppo di lavoro interamministrazioni

10 Gruppo di lavoro interamministrazioni Per definire i requisiti del servizio il Presidente del CNIPA, su indicazione del Collegio del CNIPA, ha istituito un gruppo di lavoro interamministrazioni. Hanno partecipato al gruppo 8 amministrazioni: Ministero dell Interno, Ministero delle Comunicazioni, Ministero degli Affari Esteri, Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, Ministero dei Beni Culturali, Ministero delle Politiche Agricole, Ministero dell Istruzione, Corte dei Conti. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 10

11 La gara per individuare l aggiudicatario del contratto quadro

12 La gara La gara è stata pubblicata dal CNIPA in forma di procedura ristretta (aggiudicazione all offerta economicamente più vantaggiosa ex art. 83 d.lvo 163/2006) a dicembre La scadenza per la ricezione delle offerte è fine maggio Il CNIPA stipulerà un contratto quadro con l aggiudicatario. Il contratto definisce le specifiche di realizzazione dei servizi e i massimali complessivi di impegno (per servizio). Le amministrazioni stipulano contratti esecutivi, con i quali definiscono i massimali di impegno che intendono fissare (per servizio) per le loro esigenze (nei limiti di quanto previsto dal contratto quadro). Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 12

13 La durata del contratto e l importo La durata del contratto quadro è di 5 anni. La durata degli atti esecutivi dipende dalla data di adesione al contratto quadro. Non si potrà aderire oltre il 36mo mese dalla data di stipula del contratto quadro. L importo complessivo a base d asta per il contratto quadro è di 40 milioni di euro. Ogni amministrazione fisserà nell atto esecutivo il proprio limite di spesa contrattuale, nell ambito del massimale previsto dal contratto quadro. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 13

14 I requisiti di pre-qualificazione Fatturato nell ultimo triennio pari a: 12 milioni di euro (8 per servizi ASP, 3 per servizi professionali di consulenza) Possesso della certificazione di qualità ISO 9001 per i seguenti settori di attività: servizi nel settore ICT (settore SINCERT EAC 33) almeno uno dei due settori di attività: servizi professionali di consulenza direzionale, servizi professionali di consulenza nel settore del controllo di gestione (Settore SINCERT EAC 35). Le certificazioni devono essere possedute dal concorrente ovvero da un eventuale RTI nel suo complesso. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 14

15 Prototipo dimostrativo In sede di valutazione delle offerte è prevista la valutazione di un prototipo dimostrativo del servizio di controllo di gestione che i concorrenti devono installare su un PC allegato all offerta tecnica. La configurazione del prototipo è uguale per tutti i Concorrenti (~50 parametrizzazioni da effettuare). Previste 3 valutazioni sul prototipo: accertamento della presenza nel prototipo delle funzionalità richieste nel capitolato e del loro corretto funzionamento, nonché il possesso da parte delle funzionalità di alcune proprietà ritenute rilevanti; verifica che il prototipo superi con esito positivo un caso operativo di test; valutazione che le funzioni del prototipo possiedano alcuni requisiti qualitativi ritenuti rilevanti. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 15

16 Contenuti del servizio

17 Oggetto dell appalto Il Capitolato (dettagliato ~ 80 pagine + 7 allegati) definisce come oggetto dell appalto 7 servizi: 1) Servizio di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione, erogato in ASP. 2) Supporto allo start-up dell esercizio delle attività di controllo da parte delle P.A. aderenti al contratto 3) Sviluppo soluzioni di interfaccia con altri servizi/sistemi 4) Parametrizzazione del servizio di cui al punto 1) 5) Assistenza alle P.A. nell esercizio del loro modello operativo di controllo 6) Consulenza alle P.A. nella definizione del modello operativo di controllo 7) Formazione Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 17

18 Modello di prezzo dei servizi Servizi a canone (trimestrale) 1) Servizio di contab. analitica, contr. strateg. e contr. gest. Servizi liquidati una tantum 2) Servizio di supporto allo start-up Servizi a consumo (liquidati su base trimestrale) 3) Sviluppo interfacce con altri sistemi e servizi della P.A. Driver: n gg-pp consumati e FP sviluppati 4) Parametrizzazione servizi (esigenze comuni alle P.A.) Driver: n gg-pp consumati 5) e 6) Assistenza & Consulenza Driver: n gg-pp consumati 7) Formazione Driver: n edizioni di corsi attivate Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 18

19 Servizio erogato in modalità ASP 1) Il servizio di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione, erogato in modalità ASP, mette a disposizione delle amministrazioni circa 90 funzioni base, in una configurazione di set-up molto ampia e flessibile. Il servizio è attivo Lun-Ven. (non festivi) Il servizio comprende anche: Un servizio di Governance della fornitura. Un Help Desk di 1 livello (Lun-Ven feriali). Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 19

20 Modello operativo di controllo Il modello operativo condiviso di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione è definito nell Allegato 1 al Capitolato. Costituisce la base minima comune del servizio per le P.A. che aderiscono al contratto quadro. Nell Allegato 2 al Capitolato sono definite le macro funzionalità che il servizio rende disponibili alle P.A. (circa 90, cui si potranno aggiungere le ulteriori proposte dai Concorrenti nelle Offerte tecniche). Nell Allegato 3 è definita la configurazione di set-up del servizio, con la quale il servizio viene reso disponibile alle amministrazioni fin dall avvio. La configurazione comprende quasi 90 parametrizzazioni e il pre-caricamento di circa 100 tabelle dati. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 20

21 Dettaglio configurazione set-up (1/2) Contenuti configurazione di set-up: Piano dei Conti (secondo specifiche manuale dei principi e delle regole contabili RGS) elenco di attività classificate secondo il modello SICO RGS l anagrafica delle basi quantitative da usare per il ribaltamento dei costi ed il calcolo degli indicatori e la produzione di analisi statistiche classificazione funzionale per funzioni obiettivo delle amministrazioni (COFOG fino al 4 livello), anagrafica delle posizioni economiche dei diversi comparti P.A. voci di retribuzione per la trasformazione dei valori di spesa delle retribuzioni in valori di costo classificazione dei centri di costo per area geografica e tipologia di unità organizzativa Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 21

22 Dettaglio configurazione set-up (2/2) Configurazione di set-up (cont ) anagrafica dei criteri di ribaltamento dei costi più comuni categorie ed aliquote dei beni ammortizzabili (da manuale dei principi e delle regole contabili RGS) anagrafica delle regole di calcolo dei principali indicatori di efficienza ed efficacia i principali modelli di reports operativi, direzionali ed istituzionali codici gestionali SIOPE e le voci della classificazione economica del bilancio dello Stato associazione tra voci retributive SPT (Service Personale Tesoro) e voci di costo della retribuzione. Le P.A. per avviare l operatività, dovranno completare la configurazione con gli elementi specifici del proprio modello operativo di controllo, centri di costo, ulteriori attività, prodotti, ulteriori basi quantitative, regole di ribaltamento, ulteriori modelli di reporting, ulteriori classificazioni. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 22

23 Accesso al servizio L accesso al servizio è previsto attraverso un portale web, raggiungibile nella rete infranet SPC ( Il portale presenta una home page nella quale viene chiesto agli utenti di selezionare il servizio con il quale vogliono operare (controllo di gestione o Governance) e quindi di identificarsi (inserendo userid e password) La home page del servizio scelto è personalizzabile (ad es. con il logo della P.A. che accede) e prevede una sezione sulla sinistra con un albero di navigazione per l accesso diretto alle funzionalità disponibili. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 23

24 Alimentazione Base Dati del CdG Funzioni di interfacciamento Funzioni di controllo di gestione SICOGE Estrazione movimenti (impegni/ mandati) Base Dati di interfaccia SICOGE Import movimenti SICOGE Base Dati di appoggio Rettifiche e integrazioni movimenti Import anagrafiche personale Acquisizione, trascodifica, integrazione e raggruppamento movimenti Trasformazione valore retribuzioni personale da spesa a costo SPT Import e trascodifica retribuzioni personale Base Dati Controllo di gestione Allocazione personale su CdC di appartenenza e assegnazione Volumi di produzione (es. Patenti) Import e trascodifica volumi di produzione Amministrazione n Servizio ASP per il Controllo di gestione Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 24

25 Servizio di Governance Il servizio permette alle amministrazioni di: scambiare in modo controllato comunicazioni con il Prestatore, al fine di attivare servizi, chiedere informazioni, inoltrare messaggi, chiudere richieste di servizio etc.. monitorare lo stato di lavorazione delle richieste di servizio inoltrate, monitorare i livelli di servizio, monitorare i costi sostenuti e la quantità di risorse consumate rispetto ai massimali previsti, accedere e consultare documentazione relativa ai servizi oggetto del contratto. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 25

26 Servizio di Start-Up 2) Servizio di supporto alle P.A. nello start-up dell uso del servizio ASP. Include un insieme di risorse (uguale per ogni P.A) per aiutare le P.A. a partire in tempi brevi con l esercizio delle attività operative di controllo: formazione per circa 60 persone sull uso del servizio; risorse professionali per supportare l avvio delle operazioni (60 g-p di consulenza); attivazione delle interfacce e primo caricamento delle anagrafiche del personale e del valore delle retribuzioni da SPT e dei dati (impegni e mandati) da SI.CO.GE. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 26

27 Altri servizi 3) Sviluppo soluzioni software di interfaccia con altri sistemi, servizi e basi dati interni e/o esterni alle P.A. per automatizzare l acquisizione di dati da tali fonti. Servizio attivabile dal CNIPA o dalle singole P.A., a seconda si tratti di fonti di interesse generale o specifico. 4) Parametrizzazione dei servizi per adeguarli ad esigenze comuni alle P.A. (servizio attivabile dal CNIPA). 5) Assistenza alle P.A. nell esercizio del loro modello operativo di controllo (include le parametrizzazioni). 6) Consulenza metodologica ed organizzativa sui temi del controllo. 7) Formazione sui servizi oggetto dell appalto. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 27

28 Avvio dei servizi L avvio del servizio è subordinato all esito positivo di una verifica preliminare effettuata dal CNIPA. Il Prestatore deve dare al CNIPA la disponibilità alla verifica entro i 20 gg lavorativi successivi alla data di stipula del contratto quadro. Partenza servizio (dopo la verifica con esito positivo): entro 15 gg lavorativi successivi alla data di sottoscrizione di un atto esecutivo. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 28

29 I massimali di impegno previsti dal contratto quadro

30 I massimali Criteri di utilizzo Per tutti i servizi sono definiti nel Contratto Quadro dei massimali di risorse utilizzabili, in termini di: oggetti di controllo da gestire, utenze da attivare, risorse professionali da fornire, punti funzione da sviluppare, edizioni di corsi da tenere. I massimali sono riferiti all intero contratto quadro e non prevedono dei minimi garantiti per la singola amministrazione, né per il fornitore. Le amministrazioni definiscono i loro specifici fabbisogni in un atto esecutivo (nei limiti dei suddetti massimali). Nel piano dei fabbisogni le amministrazioni definiscono anche una pianificazione pluriennale (fino alla scadenza dell atto) del consumo dei massimali prenotati. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 30

31 I massimali (1/3) Oggetti di controllo gestibili centri di costo attività prodotti anagrafiche del personale Utenze attivabili Attivabili utenze per l insieme delle P.A. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 31

32 Capitolato Tecnico I massimali (2/3) Sviluppo soluzioni interfaccia con altri sistemi Sviluppabili PF Utilizzabili 450 g-p di risorse specialistiche Parametrizzazione servizi (esigenze comuni P.A.) Utilizzabili g-p di risorse specialistiche Assistenza P.A. (amministrazione modello controllo.) Utilizzabili g-p di risorse specialistiche Circa 1 g-p l anno di assistenza per ogni utenza attivabile, 2 FTE per P.A. l anno (ipotesi 9-10 P.A.). Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 32

33 Capitolato Tecnico I massimali (3/3) Formazione 4 tipologie di corsi (Overview, Base, Avanzato, Governance) Max 100 edizioni complessivamente Max 10 o 20 allievi per corso (secondo la tipologia) Consulenza metodologica ed organizzativa Utilizzabili g-p di risorse specialistiche Circa 1 g-p l anno di consulenza per ogni utenza attivabile, 2 FTE per P.A. l anno (ipotesi 9-10 P.A.). Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 33

34 Aspetti economici

35 Massimale a base d asta Massimale a base d asta: 40 milioni di euro Le offerte economiche devono essere predisposte dai Concorrenti in forma di prezzi unitari assegnati alle seguenti componenti di prezzo: Oggetti di controllo da gestire, per tipologia Utenze da attivare Risorse professionali da fornire, per tipologia Edizioni di corsi da erogare, per tipologia Punti funzione da sviluppare Utilizzando questi prezzi unitari, e delle formule predefinite nello schema di Offerta economica, si determinano i prezzi complessivi dei singoli servizi e dell intera fornitura. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 35

36 Peso economico dei vari servizi Stima della incidenza percentuale delle componenti della fornitura nella composizione del prezzo a massimale dell appalto: Servizio ASP 45% sul costo totale dell appalto Servizio di start up 2% Sviluppo interfacce con altri servizi P.A. 3% Parametrizzazione (esigenze comuni) 2% Assistenza & Consulenza 47% Formazione 1% Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 36

37 Determinazione del canone ASP Criteri di determinazione del canone del servizio ASP. Il canone (trimestrale) si compone di 2 quote. Una quota fissa, uguale per tutte le P.A. Una quota variabile per ogni amministrazione, il cui importo è correlato a due driver di prezzo: il numero di oggetti di controllo gestiti (Anagrafiche - Centri di costo - Prodotti - Attività), il numero di utenze attive. La quota fissa è determinata nell offerta economica ed è indipendente dalla quota variabile, dal numero di P.A. che aderiscono al contratto e dalla data di adesione. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 37

38 Verifiche e collaudi in corso d opera.

39 Verifiche e collaudi Verifiche e collaudi previsti nel contratto: Verifica preliminare sull allestimento del servizio ASP, propedeutica alla stipula dei contratti esecutivi (effettuata dal CNIPA). Collaudo sulle soluzioni software per l interfacciamento con altri servizi e sistemi della P.A. (effettuata dal CNIPA). Verifica di accettazione trimestrale del servizio ASP (effettuata dall Amministrazione, che utilizza anche dati forniti dal monitoraggio CNIPA). Verifica sui risultati delle attività di consulenza, a termine attività (effettuata dall Amministrazione sui rapporti del fornitore). Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 39

40 Livelli di servizio Definiti nel Capitolato circa 30 livelli di servizio. Per i servizi ASP sono previsti LdS relativi a prestazioni, disponibilità, affidabilità. Per i servizi a richiesta sono previsti LdS relativi ai risultati raggiunti ed alla qualità delle risorse professionali impiegate. Monitoraggio a cura del CNIPA per tutte le P.A. Attraverso il servizio di Governance vengono resi disponibili alle amministrazioni e al CNIPA: Ticket di servizio aperti e chiusi Livelli di servizio conseguiti Documentazione prodotta dal Prestatore Reports statistici e riepiloghi di spese sostenute Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 40

41 Governo del contratto e ruolo del CNIPA.

42 Governo della fornitura Ogni amministrazione aderente, il CNIPA e il Prestatore individuano un responsabile del contratto, con compiti di interfaccia per la gestione delle richieste di servizio e di verifica e validazione dei risultati dei servizi. Questi soggetti partecipano ad un comitato di coordinamento del contratto quadro, con compiti di individuazione delle esigenze comuni alle P.A. (al fine della attivazione dei servizi di interfacciamento e parametrizzazione) e di supervisione alla evoluzione del contratto quadro. Il CNIPA attiva i servizi di interesse comune previsti dal Capitolato, su input del Comitato, ed effettua il monitoraggio del contratto quadro e degli atti esecutivi. Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 42

43 Governo della fornitura Schema generale Struttura di coordinamento CNIPA AMMINISTRAZIONI PROVIDER Responsabile CNIPA del contratto quadro Gestione servizi Resp. Amm.ne Amministrazione 1 Resp. Provider Delegato CNIPA Resp. Amm.ne Amministrazione n Resp. Provider Delegato CNIPA Amministrazione 2 Resp. Amm.ne Resp. Provider Delegato CNIPA Area IPAC Ufficio Pianificazione e Razionalizzazione 43