Servizio di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione erogati in modalità ASP

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1 Servizio di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione erogati in modalità ASP Forum PA, maggio 2009

2 AGENDA Finalità dell iniziativa e attuazione Il modello di riferimento e il ciclo operativo dei sistemi contabili Elementi innovativi Gruppo di lavoro interamministrazioni Contenuti del Contratto Quadro Contenuti del servizio Verifiche e collaudi Governo del contratto e ruolo del CNIPA

3 Finalità dell iniziativa L iniziativa rientra tra quelle di razionalizzazione della spesa ICT della P.A., definite dal CNIPA in uno specifico programma di interventi, come richiesto dal dpcm 31 maggio 2005 n. 157 e dal comma 192 della legge finanziaria L iniziativa si propone di mettere a disposizione della Pubblica Amministrazione, tramite un contratto quadro stipulato dal CNIPA, un servizio erogato in modalità ASP (Application Service Provider) di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione. La finalità è quella di evitare la proliferazione e duplicazione nella P.A. di sistemi di controllo, molto costosi e spesso sotto-utilizzati e di conseguire maggiore efficienza operativa, sicurezza, economicità nella gestione di tali sistemi, anche per le economie di scala ottenibili.

4 Finalità dell iniziativa L iniziativa rappresenta una fase della realizzazione di strumenti e servizi informatici a supporto della catena dei sistemi contabili della P.A. L iniziativa si integra con gli altri sistemi contabili realizzati dalla RGS ed è in fase di integrazione con il SICOGE2 - Sistema di contabilità integrata economica, patrimoniale, finanziaria, analitica e con SPT (Service Personale Tesoro)

5 Attuazione dell iniziativa CNIPA ha bandito la gara per il contratto-quadro per l affidamento di un servizio erogato in modalità ASP per la contabilità analitica, il controllo strategico ed il controllo di gestione e servizi professionali di supporto RTI Telecom Italia-Value Team si è aggiudicato la gara Il Contratto Quadro è stato firmato tra CNIPA e RTI il 30 dicembre 2008 CNIPA ha terminato la verifica preliminare del servizio il 6 maggio 2009 E ora possibile aderire al servizio tramite la stipula, da parte delle Pubbliche Amministrazioni, degli atti esecutivi del Contratto Quadro

6 Il modello di riferimento Sistemi alimentanti SI.CO.GE (*) interfaccia S.P.T (**) *SI.CO.GE. Sistema di Contabilità Gestionale finanziaria della Ragioneria Generale dello Stato ** S.P.T. Service Personale Tesoro

7 La soluzione Telecom Italia-Value Team Portale di accesso Servizi di contabilità analitica, Controllo strategico e controllo di gestione: 1-Servizi ASP 2-Servizi di start-up alle Amministrazioni Servizi di governance del sistema (richieste, comunicazioni, backup, documenti) Servizi di supporto a richiesta: 3-Interfaccia con altri sistemi 4-Parametrizzazioni 5-Personalizzazioni modello operativo 6-Consulenza metodologica e organizzativa Servizi Trasversali Help Desk Formazione Risorse Professionali

8 Ciclo operativo dei sistemi contabili CESPITI. DATI EXTRACONTABILI. COSTI DIRETTI INPUTABILI. COSTI INDIRETTI DA RIPARTIRE B A N C A D I T A L I A S I R G S R G S TITOLI DI SPESA RILIEVI REGISTRAZIO NI S I C O F I MIN. M O D I N T E G RESIDUI TITOLI ESITATI PAGAME NTI CONTABILITA GENERALE CONTABILITA FORNITORI FATTURE Gestione ordini acquisto e magazzino CONTABILITA ANALITICA CONTROLLO DI GESTIONE PER CENTRO DI COSTO PER NATURA PER DESTINAZIONE DIRETTIVA MINISTRO PIANI ESECUTIVI DI AZIONE ORDINI DI ACQUISTO BOLLE CONSEGNA CONTROLLO DIREZIONALE FATTURE SIRGS: sistema informatico RGS che gestisce il bilancio pubblico come insieme delle contabilità finanziarie di tutte le amministrazioni ed interfaccia il servizio di tesoreria dello Stato (Banca d Italia) SICOFI: contabilità finanziaria pubblica che gestisce tutti i titoli di spesa: budget, decreti d impegno, ordini di pagamento, ordini di accreditamento, etc.. MOD INTEG.: modulo cui è affidata l integrazione tra il sistema di contabilità finanziaria e quella di contabilità generale Contabilità generale: contabilità economico-patrimoniale civilistica Contabilità analitica: contabilità per centro di costo, natura e destinazione Controllo di gestione: sintesi dei dati provenienti dalla contabilità analitica, strumento che insieme ai piani esecutivi d azione ed alle direttive del Ministro consente il controllo direzionale e l analisi degli scostamenti Analisi degli scostamenti AZIONE CORRETTIVA SECIN

9 Ciclo operativo del controllo di gestione. DATI EXTRACONTABILI. COSTI DIRETTI INPUTABILI. COSTI INDIRETTI DA RIPARTIRE B A N C A d I T A L I A S I R G S R G S TITOLI DI SPESA RILIEVI REGISTRA ZIONI S I C O G E Modulo Estrazione dati Modulo inserimento dati Dati relativi al CdC, alla natura e destinazione della spesa CONTABILITA ANALITICA CONTROLLO DI GESTIONE CONTROLLO DIREZIONALE PER CENTRO DI COSTO PER NATURA PER DESTINAZIONE DIRETTIVA MINISTRO ANALISI DEGLI SCOSTAMENTI PIANI ESECUTIVI DI AZIONE SECIN AZIONE CORRETTIVA SIRGS: sistema informatico RGS che gestisce il bilancio pubblico come insieme delle contabilità finanziarie di tutte le amministrazioni ed interfaccia il servizio di tesoreria dello Stato (Banca d Italia) SICOGE: contabilità finanziaria pubblica che gestisce tutti i titoli di spesa: budget, decreti d impegno, ordini di pagamento, ordini di accreditamento, etc.. MOD Estraz. Dati.: modulo cui è affidata l estrazione dei dati dal sistema di contabilità finanziaria del SICOGE per il loro trasferimento diretto In contabilità analitica con integrazione manuale dei dati mancanti Contabilità analitica: contabilità per centro di costo, natura e destinazione Controllo di gestione: sintesi dei dati provenienti dalla contabilità analitica, strumento che insieme ai piani esecutivi d azione ed alle direttive del Ministro consente il controllo direzionale e l analisi degli scostamenti

10 Elementi innovativi dell iniziativa

11 Elementi innovativi (1/2) Forma contrattuale Contratto quadro stipulato dal CNIPA + atti esecutivi stipulati dalle singole amministrazioni Modalità di erogazione del servizio Servizio erogato in modalità ASP, via infranet SPC nessuna infrastruttura, piattaforma o licenza a carico diretto delle amministrazioni Supporto allo start-up Il servizio applicativo deve essere reso disponibile fin dall inizio in una configurazione già molto ricca Una task force del Prestatore aiuterà le P.A. a completare la configurazione in tempi brevi con gli altri elementi

12 Elementi innovativi (2/2) Valorizzazione best practices P.A. Specifiche del servizio definite da best practices P.A. Capitolato realizzato da un gdl CNIPA-P.A. Modello di Governance Comitato di coordinamento tra CNIPA, P.A. e Prestatore per gestire le evoluzioni del contratto e del servizio. Servizi trasversali (parametrizzazione servizio, interoperabilità) assicurati dal CNIPA. Connettività verso SPC assicurata dal CNIPA. Monitoraggio contratto quadro e atti assicurato dal CNIPA. A disposizione delle P.A. un servizio di Governance (nel medesimo portale web da cui si accede al servizio di controllo di gestione) per il controllo dei livelli di servizio, dello stato di avanzamento dei lavori, della verifica dei costi sostenuti e delle risorse professionali consumate.

13 Gruppo di lavoro interamministrazioni

14 Gruppo di lavoro interamministrazioni Per definire i requisiti del servizio il Presidente del CNIPA, su indicazione del Collegio del CNIPA, ha istituito un gruppo di lavoro interamministrazioni. Hanno partecipato al gruppo 8 amministrazioni: Ministero dell Interno, Ministero delle Comunicazioni, Ministero degli Affari Esteri, Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, Ministero dei Beni Culturali, Ministero delle Politiche Agricole, Ministero dell Istruzione, Corte dei Conti.

15 Contenuti del Contratto Quadro

16 La durata del contratto e l importo La durata del contratto quadro è di 5 anni. La durata degli atti esecutivi dipende dalla data di adesione al contratto quadro. Non si potrà aderire oltre il 36mo mese dalla data di stipula del contratto quadro. L importo complessivo massimo degli atti esecutivi del contratto quadro è di 40 milioni di euro. Ogni amministrazione fisserà nell atto esecutivo il proprio limite di spesa contrattuale, nell ambito del massimale previsto dal contratto quadro.

17 Modello di prezzo dei servizi Servizi a canone (trimestrale) 1) Servizio di contab. analitica, contr. strateg. e contr. gest. si compone di 2 quote: Una quota fissa, uguale per tutte le P.A. Una quota variabile per ogni amministrazione, il cui importo è correlato a due driver di prezzo: il numero di oggetti di controllo gestiti (Anagrafiche - Centri di costo - Prodotti - Attività), il numero di utenze attive Servizi liquidati una tantum 2) Servizio di supporto allo start-up

18 Modello di prezzo dei servizi Servizi a consumo (liquidati su base trimestrale) 3) Sviluppo interfacce con altri sistemi e servizi della P.A. Driver: n gg-pp consumati e FP sviluppati 4) Parametrizzazione servizi (esigenze comuni alle P.A.) Driver: n gg-pp consumati 5) e 6) Assistenza & Consulenza Driver: n gg-pp consumati 7) Formazione Driver: n edizioni di corsi attivate

19 Modello di prezzo dei servizi E disponibile un modello informatizzato che, in base al piano dei fabbisogni predisposto da una Amministrazione, (in base al numero di centri di costo, numero di anagrafiche del personale, numero e tipologia di corsi di formazione ecc.) simula il costo annuo del servizio

20 Contenuti del servizio

21 Oggetto del Contratto quadro Il Capitolato (circa 80 pagine + 7 allegati) definisce come oggetto del Contratto Quadro 7 servizi: 1) Servizio di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione, erogato in ASP. 2) Supporto allo start-up dell esercizio delle attività di controllo da parte delle P.A. aderenti al contratto 3) Sviluppo soluzioni di interfaccia con altri servizi/sistemi 4) Parametrizzazione del servizio di cui al punto 1) 5) Assistenza alle P.A. nell esercizio del loro modello operativo di controllo 6) Consulenza alle P.A. nella definizione del modello operativo di controllo 7) Formazione

22 Servizio erogato in modalità ASP Il servizio di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione, erogato in modalità ASP, mette a disposizione delle amministrazioni circa 90 funzioni base, ed è già configurato in maniera tale da permettere l operatività in tempi brevi. Il servizio è attivo Lun-Ven. (non festivi) Il servizio comprende anche: Un servizio di Governance della fornitura. Un Help Desk di 1 livello (Lun-Ven feriali).

23 Modello operativo di controllo Il modello operativo condiviso di contabilità analitica, controllo strategico e controllo di gestione è definito nell Allegato 1 al Capitolato. Costituisce la base minima comune del servizio per le P.A. che aderiscono al contratto quadro. Nell Allegato 3 al Capitolato è definita la configurazione di set-up del servizio, con la quale il servizio viene reso disponibile alle amministrazioni fin dall avvio. La configurazione comprende quasi 90 parametrizzazioni e il pre-caricamento di circa 100 tabelle dati.

24 Dettaglio configurazione set-up (1/2) Contenuti della configurazione di set-up: Piano dei Conti (secondo specifiche manuale dei principi e delle regole contabili RGS) elenco di attività classificate secondo il modello SICO RGS l anagrafica delle basi quantitative da usare per il ribaltamento dei costi ed il calcolo degli indicatori e la produzione di analisi statistiche classificazione funzionale per funzioni obiettivo delle amministrazioni (COFOG fino al 4 livello), anagrafica delle posizioni economiche dei diversi comparti P.A. voci di retribuzione per la trasformazione dei valori di spesa delle retribuzioni in valori di costo classificazione dei centri di costo per area geografica e tipologia di unità organizzativa

25 Dettaglio configurazione set-up (2/2) Configurazione di set-up (cont ) anagrafica dei criteri di ribaltamento dei costi più comuni categorie ed aliquote dei beni ammortizzabili (da manuale dei principi e delle regole contabili RGS) anagrafica delle regole di calcolo dei principali indicatori di efficienza ed efficacia i principali modelli di reports operativi, direzionali ed istituzionali codici gestionali SIOPE e le voci della classificazione economica del bilancio dello Stato associazione tra voci retributive SPT (Service Personale Tesoro) e voci di costo della retribuzione. Le P.A. per avviare l operatività, dovranno completare la configurazione con gli elementi specifici del proprio modello operativo di controllo, centri di costo, ulteriori attività, prodotti, ulteriori basi quantitative, regole di ribaltamento, ulteriori modelli di reporting, ulteriori classificazioni.

26 Accesso al servizio L accesso al servizio è previsto attraverso un portale web, raggiungibile dagli utenti delle P.A. aderenti al Contratto Quadro nella rete infranet SPC: Il portale presenta una home page nella quale viene chiesto agli utenti di selezionare il servizio con il quale vogliono operare (Controllo di gestione o Governance) e quindi di identificarsi (inserendo userid e password). La home page del servizio scelto è personalizzabile dalle P.A. (ad es. con il logo della P.A. che accede) e prevede una sezione sulla sinistra con un albero di navigazione per l accesso diretto alle funzionalità disponibili.

27 Servizio di Governance Il servizio permette alle amministrazioni di: scambiare in modo controllato comunicazioni con il Prestatore, al fine di attivare servizi, chiedere informazioni, inoltrare messaggi, chiudere richieste di servizio etc.. monitorare lo stato di lavorazione delle richieste di servizio inoltrate monitorare i livelli di servizio monitorare i costi sostenuti e la quantità di risorse consumate rispetto ai massimali previsti accedere e consultare documentazione relativa ai servizi oggetto del contratto.

28 Servizio di Start-Up Servizio di supporto alle P.A. nello start-up dell uso del servizio ASP. Include un insieme di risorse (uguale per ogni P.A) per aiutare le P.A. a partire in tempi brevi con l esercizio delle attività operative di controllo: formazione per circa 60 persone sull uso del servizio risorse professionali per supportare l avvio delle operazioni (60 g-p di consulenza) attivazione delle interfacce e primo caricamento delle anagrafiche del personale e del valore delle retribuzioni da SPT e dei dati (impegni e mandati) da SI.CO.GE.

29 Altri servizi Sviluppo soluzioni software di interfaccia con altri sistemi, servizi e basi dati interni e/o esterni alle P.A. per automatizzare l acquisizione di dati da tali fonti. Servizio attivabile dal CNIPA o dalle singole P.A., a seconda si tratti di fonti di interesse generale o specifico. Parametrizzazione dei servizi per adeguarli ad esigenze comuni alle P.A. (servizio attivabile dal CNIPA). Assistenza alle P.A. nell esercizio del loro modello operativo di controllo (include le parametrizzazioni). Consulenza metodologica ed organizzativa sui temi del controllo. Formazione sui servizi oggetto dell appalto.

30 Verifiche e collaudi in corso d opera.

31 Verifiche e collaudi Verifiche e collaudi previsti nel contratto: Verifica preliminare sull allestimento del servizio ASP, propedeutica alla stipula dei contratti esecutivi (effettuata dal CNIPA). Collaudo sulle soluzioni software per l interfacciamento con altri servizi e sistemi della P.A. (effettuata dal CNIPA). Verifica di accettazione trimestrale del servizio ASP (effettuata dall Amministrazione, che utilizza anche dati forniti dal monitoraggio CNIPA). Verifica sui risultati delle attività di consulenza, a termine attività (effettuata dall Amministrazione sui rapporti del fornitore).

32 Livelli di servizio Definiti nel Capitolato circa 30 livelli di servizio. Per i servizi ASP sono previsti LdS relativi a prestazioni, disponibilità, affidabilità. Per i servizi a richiesta sono previsti LdS relativi ai risultati raggiunti ed alla qualità delle risorse professionali impiegate. Monitoraggio a cura del CNIPA per tutte le P.A. Attraverso il servizio di Governance vengono resi disponibili alle amministrazioni e al CNIPA: Ticket di servizio aperti e chiusi Livelli di servizio conseguiti Documentazione prodotta dal Prestatore Reports statistici e riepiloghi di spese sostenute

33 Governo del contratto e ruolo del CNIPA.

34 Governo della fornitura Ogni amministrazione aderente, il CNIPA e il Prestatore individuano un responsabile del contratto, con compiti di interfaccia per la gestione delle richieste di servizio e di verifica e validazione dei risultati dei servizi. Questi soggetti partecipano ad un Comitato di coordinamento del Contratto Quadro, con compiti di individuazione delle esigenze comuni alle P.A. (al fine della attivazione dei servizi di interfacciamento e parametrizzazione) e di supervisione alla evoluzione del contratto quadro. Il CNIPA attiva i servizi di interesse comune previsti dal Capitolato, su input del Comitato, ed effettua il monitoraggio del contratto quadro e degli atti esecutivi.

35 Comitato di coordinamento CNIPA AMMINISTRAZIONI PROVIDER Governo della fornitura Schema generale Responsabile CNIPA del contratto quadro Gestione servizi Resp. Amm.ne Amministrazione 1 Resp. Provider Delegato CNIPA Resp. Amm.ne Amministrazione n Resp. Provider Delegato CNIPA Resp. Amm.ne Amministrazione 2 Resp. Provider Delegato CNIPA

36 Riferimenti CNIPA Presidente del Comitato di Coordinamento: ing. Gaetano Santucci CNIPA Responsabile del Contratto Quadro: dott.ssa Isabella Celli RTI ing. Roberto Scarlino, ing. Antonio Massari

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