Webinar Cambiamenti di stagione!

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1 Webinar Cambiamenti di stagione! 7 luglio 2014 / Alessandro Cagliesi & Francesca Petrelli PRINCE2 è un marchio registrato di AXELOS Limited The Swirl logo is a trade mark of AXELOS Limited The PRINCE2 Accredited Training Organization logo is a trade mark of AXELOS Limited PMI-PMP PMI-RMP PMI-ACP PRINCE2 PROFESSIONAL IPMA Level D ISIPM-Base PMI-PMP PRINCE2 Practitioner Change Management Practitioner Lead Trainer PRINCE2 ISIPM-Base

2 Le diverse accezioni di cambiamento in Project Management Il change management: integrazione strategica dei progetti nelle organizzazioni La tematica Change in PRINCE2 La tematica Change in PMBOK Guide PRINCE2 è un marchio registrato di AXELOS Limited PMBOK Guide Quinta Edizione, è un marchio registrato del Project Management Institute, Inc.

3 Le diverse accezioni di cambiamento in Project Management Il change management: integrazione strategica dei progetti nelle organizzazioni La tematica Change in PRINCE2 La tematica Change in PMBOK Guide PRINCE2 è un marchio registrato di AXELOS Limited PMBOK Guide Quinta Edizione, è un marchio registrato del Project Management Institute, Inc.

4 Project & Change Management: una prima relazione ricorsiva Dallo standard britannico PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) mutuiamo la convinzione che i progetti siano gli strumenti operativi attraverso i quali si introducono cambiamenti organizzativi Dai recenti approcci alla disciplina del Change Management deriviamo la consapevolezza che il cambiamento organizzativo deriva dall impostare un nuovo modello strategico di business: ogni scenario di cambiamento organizzativo si declina in un change management plan da attuare attraverso progetti, progetti correlati in forma di programmi, progetti e programmi aggregati in iniziative di portfolio. Una visione sistemica suggerisce una relazione ricorsiva tra Project Management leva di implementazione del cambiamento organizzativo e Change Management, cornice entro la quale i progetti assumono significato

5 Project & Change Management: una seconda relazione ricorsiva In qualunque progetto, modifiche, varianti, cambiamenti sono frequenti Il Change management inteso dunque nell accezione della gestione delle modifiche di progetto, ha un ulteriore relazione con il Project Management. Questa seconda interpretazione del Change Management riguarda l insieme di attività costantemente volte a tenere sotto controllo le modifiche da apportare al progetto, per preservarne gli obiettivi e i criteri di successo. Al sistema di Project Management è affidata l organizzazione e l utilizzo di un idoneo sistema di gestione delle modifiche che stabilisca i meccanismi atti a richiedere, autorizzare, implementare e verificare una modifica.

6 Project & Change Management: la doppia ricorsività In sintesi, possiamo quindi esprimere la ricorsività delle due discipline in duplice logica: 1. In base alla logica top-down, il Change Management è la cornice entro la quale si collocano i progetti e la relativa loro gestione mediante processi di project management. In questo approccio, possiamo dire che il Project Management costituisce lo strumento di implementazione del Change Management, la tecnica per il governo dei cambiamenti organizzativi 2. In base alla logica bottom-up, il Project Management nello specifico il sistema di Project Management adottato contiene il Management of changes, ovvero l insieme di procedure e attività volte ad assicurare che i cambiamenti e le modifiche tipiche dei progetti non ledano fattibilità, auspicabilità e realizzabilità degli stessi. In questa logica, dunque, è il Management of Changes ad essere strumento operativo della più ampia governance dei progetti: il Project Management

7 Le diverse accezioni di cambiamento in Project Management Il change management: integrazione strategica dei progetti nelle organizzazioni La tematica Change in PRINCE2 La tematica Change in PMBOK Guide PRINCE2 è un marchio registrato di AXELOS Limited PMBOK Guide Quinta Edizione, è un marchio registrato del Project Management Institute, Inc.

8 Premessa Contesto globale, crisi economica, perdita di competitività delle imprese e conseguente riduzione della redditività sollecitano frequenti cambiamenti organizzativi. I cambiamenti organizzativi, per loro natura, perturbano gli equilibri del cosiddetto business as usual : è pertanto necessario approcciare agli scenari di cambiamento organizzativo attraverso uno specifico modello di governance, meglio conosciuto come Change Management. Oggetto di interesse progressivamente crescente, il Change Management offre un vasto repertorio di modelli, metodi e strumenti capaci di: identificare le leve del cambiamento organizzativo definire un piano di gestione della trasformazione in base a processi di analisi strategica gestire, monitorare e valutare l efficacia, l efficienza e il ritorno dell investimento dei singoli progetti e programmi in cui si articola il piano di change management.

9 Change Management: per cosa? Quale è allora il campo d azione del Change Management? Reingegnerizzazione dei processi aziendali Merger & Acquisition Scenari di change Ristrutturazioni organizzative Re-branding o cultural change

10 Contesto del cambiamento organizzativo Un efficace approccio al Change Management presuppone un integrazione tattica con le best management practices orientate alla governance di progetti, programmi e portfoli, al fine di rendere applicabile e permanente il processo di trasformazione. la relazione sussistente tra le discipline del Project/Program/Porfolio Management leve di implementazione del cambiamento e quella del Change Management cornice entro la quale i progetti e i programmi assumono significato è rappresentabile nel seguente diagramma: Source: Cameron E., Green M., Making Sense of Change Management, 2012, Figure II.1, page 257

11 Source: Cameron E., Green M., Making Sense of Change Management, 2012, Figure II.1, page 257 Workflow per il Change MGMT 1/4 Lo schema del processo può essere tradotto nei seguenti passaggi: 1. Il cambiamento organizzativo può essere innescato da istanze esogene o endogene all organizzazione. 2. In base all analisi di: fattori organizzativi interni capacity capacità di investimento, infrastrutture, dotazioni tecnologiche, dimensionamento dell organico fattori organizzativi interni capabilities profili, competenze, knowledge base aziendale contesto macro e micro economico, sociale e culturale in cui si colloca e opera l organizzazione la Direzione Aziendale ridefinisce la mission sulla base dei propri valori e della vision strategica

12 Workflow per il Change MGMT 2/4 3. Il ridisegno della mission organizzativa si traduce in un change management plan : pianificazione di uno o più progetti di cambiamento, programmi o portfolio. 4. Questo passaggio chiarisce la relazione tra le best management practices di gestione di progetti/programmi e la governance del cambiamento: i progetti, programmi e portfoli definiscono le modalità con le quali si implementa il cambiamento organizzativo (come, quando e chi); i risultati dei progetti/programmi determinano il tipo di cambiamento avviato, impattando almeno su uno degli asset strategici aziendali: struttura organizzativa, approccio al mercato/servizio, processi e tecnologie. Source: Cameron E., Green M., Making Sense of Change Management, 2012, Figure II.1, page 257

13 Workflow per il Change MGMT 3/4 5. L approccio Plan, Do, Check, Act, alla base della governance di progetti e programmi, favorisce il successo dei progetti: è necessario ma non sufficiente a sostenere nel tempo il cambiamento introdotto 6. L ulteriore passaggio richiede interventi sugli aspetti soft dell organizzazione: o o o o metafore culturali e narrazioni condivise riti aziendali e valori clima interno motivazioni individuali Source: Cameron E., Green M., Making Sense of Change Management, 2012, Figure II.1, page 257

14 Workflow per il Change MGMT 4/4 7. Operare su queste dimensioni richiede: Raccordo/Armonizzazione : capacità del management di rispecchiare la cultura organizzativa dominante, assicurando che tutti gli aspetti del change vengano riallineati ai valori organizzativi e garantendo un adeguata attenzione allo human side of change ; Apprendimento individuale, di team e organizzativo : mentoring, circuiti di feedback, riconoscimento e ascolto di vissuti e ansie individuali, monitoraggio degli umori dei collaboratori costituiscono gli strumenti chiave che abilitano le capacità di adattamento al cambiamento; Mentalità/Atteggiamento culturale organizzativo : il processo di cambiamento opera in una determinata, inconsapevole cultura prevalente; va compresa, per identificare distrattori resistenze al change e per far crescere le leadership. Il mindset aziendale implica la consapevolezza di quanto ragionamenti e decisioni di business siano influenzate dal modo in cui il management interpreta l organizzazione stessa. Source: Cameron E., Green M., Making Sense of Change Management, 2012, Figure II.1, page 257

15 Le dimensioni del cambiamento organizzativo L analisi del Change Management si avvale di quattro prospettive: dimensioni in cui ha senso segmentare e scomporre il complesso sistema dell organizzazione aziendale Although leaders can t always make people feel comfortable with change, they can minimize discomfort. R. Moss Kanter Nei singoli collaboratori Guidare il cambiamento Gestire il cambiamento Nel team L organizzazione che cambia

16 Leve per il cambiamento organizzativo Passione Determinazione Orientamento all obiettivo Entusiasmo Partecipazione Celebrazione della conservazione e del cambiamento Esigenza di business Avvertire l urgenza del change Valutare costantemente che i benefici del change siano superiori ai costi dello status quo Accogliere, con ascolto e feedback costruttivi, lo stress, l ansia e le preoccupazioni per il change Garantire la costante traduzione tra la visione strategica e i piani operativi Favorire formazione, sviluppo e allineamento delle competenze al nuovo Comunicare costantemente quale sia la nuova direzione e quale il percorso per raggiungerla Coinvolgere collaboratori e team nell implementazione del piano di change, favorendo sperimentazione e assunzione di responsabilità progressive Valorizzare i successi Energia Guida individuale e di team Cambiamento Engagement Capacity and capabilities Direzione strategica Organizzare un team di agenti del cambiamento Definire i processi di attuazione del piano di change Monitorare le risorse di investimento economico del change e ottimizzarne l uso Stabilire la direzione e la relativa strategia di business Assicurarsi costante commitment e sponsorship aziendale Stabilire i meccanismi di allineamento, comunicazione e riporto tra le operations, lo staff e la direzione

17 Le diverse accezioni di cambiamento in Project Management Il change management: integrazione strategica dei progetti nelle organizzazioni La tematica Change in PRINCE2 La tematica Change in PMBOK Guide PRINCE2 è un marchio registrato di AXELOS Limited PMBOK Guide Quinta Edizione, è un marchio registrato del Project Management Institute, Inc.

18 Le 7 Tematiche Tematica: focus Business Case: dall idea alla giustificazione commerciale Organizzazione: rappresentanza degli stakeholder, ruoli e responsabilità definiti Qualità: il prodotto del progetto, utile all uso e idoneo allo scopo Piani: le risorse necessarie a produrre l output di progetto Rischio: gestione degli eventi incerti, noti come minacce e opportunità, ovvero identificare, valutare, pianificare, implementare e comunicare le azioni relative alla gestione dell incertezza Cambiamento: gestione della configurazione e delle modifiche ai prodotti Stato di avanzamento: meccanismi di monitoraggio degli avanzamenti; previsioni; gestione delle deviazioni e delle eccezioni Domanda chiave Perché? Chi? Che cosa? Come, quanto, quando? Possibile eventualità? Quale impatto? Stato attuale? Prossima fase? Si continua? PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited

19 Scopo tematica Cambiamento Lo scopo della tematica consiste in: individuare valutare controllare eventuali cambiamenti potenziali o approvati che incidono sulle versioni baseline dei prodotti Obiettivo: NON è evitare i cambiamenti, ma consentirne la valutazione ed eventuale autorizzazione ad un adeguato livello di delega di autorità. La gestione di cambiamenti e questioni è continua per tutta la durata del progetto.

20 Approccio PRINCE2 al Cambiamento Stabilire i controlli Definire una Procedura di gestione della configurazione Stabilire una Procedura di controllo dei cambiamenti e delle questioni

21 Approccio PRINCE2 al Cambiamento Stabilire i controlli Fornisce le linee guida per: Procedura di gestione configurazione Procedura di gestione dei cambiamenti e delle questioni Strumenti e tecniche da utilizzare Procedure di escalation Documenti da utilizzare Strategia di gestione della configurazione Scala di assegnazione delle priorità e gravità delle questioni (ad esempio MoSCoW) Ruoli, responsabilità, livelli di autorità per i cambiamenti. Budget per i cambiamenti La Strategia costituisce uno strumento a supporto per valutare gli impatti dei cambiamenti sui prodotti realizzati dal progetto, sia per quelli specialistici sia per quelli di gestione

22 Approccio PRINCE2 al Cambiamento Definire una Procedura di gestione della configurazione PIANIFICAZIONE Determinare il livello della gestione della configurazione Pianificare come raggiungere tale livello INDIVIDUAZIONE Identificare i componenti dei prodotti e degli elementi di configurazione CONTROLLO Approvare versione baseline di un elemento di configurazione Controllare che non ci siano versioni non autorizzate RAPPORTO SULLO STATO Presentare le informazioni sullo stato attuale e storico di ciascun elemento di configurazione VERIFICA & AUDIT Verificare l applicazione della procedura

23 Approccio PRINCE2 al Cambiamento Stabilire una Procedura di controllo dei cambiamenti e delle questioni RILEVARE Comitato di progetto / Autorità per i cambiamenti Richiesta di assistenza PROPORRE Richiesta di assistenza Rapporto eccezioni IMPLEMENTARE Tipo di Questione Gravità Priorità ESAMINARE DECIDERE Apportare rettifiche Aggiornare doc e piani Valutazione impatti Vs Profilo rischio Vs BC Escalation (ft) Approvare Rifiutare postporre Promemoria giornaliero / Registro delle Questioni/ Rapporto sulla questione

24 Risposte per le questioni

25 Le diverse accezioni di cambiamento in Project Management Il change management: integrazione strategica dei progetti nelle organizzazioni La tematica Change in PRINCE2 La tematica Change in PMBOK Guide PRINCE2 è un marchio registrato di AXELOS Limited PMBOK Guide Quinta Edizione, è un marchio registrato del Project Management Institute, Inc.

26 Collegamenti tra i processi di integrazione Dirigere e gestire il lavoro del progetto Monitorare e controllare il lavoro del progetto Eseguire il controllo integrato delle modifiche

27 Eseguire il controllo integrato delle modifiche Si tratta di un processo di monitoraggio e controllo afferisce al lavoro più alto del project manager e per questo è censito nell Area di conoscenza Gestione dell Integrazione di progetto Il processo prevede una sequenza di attività volte a: Esaminare la richiesta di modifica Indagare la causa prima di insorgenza della richiesta Valutare l impatto della richiesta sui criteri di successo del progetto/vincoli di progetto Definire un azione preventiva o correttiva Implementare l eventuale soluzione, una volta approvata Monitorare l implementazione della soluzione e la sua efficacia di risoluzione del problema

28 Tutti i processi di monitoraggio e controllo (escluso Eseguire controllo integrato) Dinamica delle richieste di modifica output Richieste di modifica Tutti i processi di esecuzione (esclusi Gestire comunicazioni, Costituire, Sviluppare il gruppo di progetto) Eseguire il controllo integrato delle modifiche output Richieste di modifica approvate Dirigere ed gestire il lavoro del progetto e in Controllare approvvigionamenti una volta implementate Controllare la qualità Modifiche validate Monitorare e controllare il lavoro

29 Attività del processo Ricevere una richiesta di modifica Registrare la richiesta Analizzare le cause della richiesta Analizzare l impatto della richiesta Identificare eventuali alternative Definendo se è: Correzione di difetti Azione correttiva Richieste approvate Aggiornare registro modifiche Informare richiedente sì Accettare la modifica? No Azione preventiva Integrare richiesta nel Piano di progetto Aggiornare registro modifiche Realizzare modifica Modifiche validate Verificare implementazione modifica Informare richiedente Aggiornare documentazione Fine processo

30 Risposte per le richieste di modifica Correzione difetti Consente di rilavorare il deliverable, WP su cui si è registrata un anomalia al fine di renderlo conforme ai requisiti/specifiche Se impatta Comitato controllo su Baseline modifiche Azione correttiva Consente di riallineare le attuali prestazioni negative date da scostamenti con quanto previsto dal Piano di Progetto Se impatta su Charter Sponsor Azione preventiva Consente di evitare o ridurre la possibilità di scostamenti al Piano di Progetto Es. formare RU per sostituirle a quelle pianificate, in caso di necessità Se non impatta su l Piano Project Manager

31 Tecnica di prioritizzazione delle richieste di modifica Tecnica di Agile Project Management che si utilizza per assegnare priorità a: 1. Le richieste di cambiamento emergenti nel corso del progetto 2. I requisiti tecnico-funzionali di un prodotto Must Should La modifica è essenziale ai fini della fattibilità della prosecuzione La modifica è importante e il non implementarla creerà qualche problema significativo In Inglese, si chiama MoSCoW In Italiano, EPPANR Could Won t La modifica sarebbe utile ma senza non ci sono conseguenze negative La modifica non è rilevante, né essenziale, impatta solo su tempi e costi in più

32 Alessandro Cagliesi & Francesca Petrelli

33 CONTATTI ALESSANDRO CAGLIESI PROJECT & RISK MANAGER Mobile (+39) FRANCESCA PETRELLI FUTURE PEOPLE OWNER Phone (+39) Mobile (+39)