Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching

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1 Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching 1

2 Sommario Premessa Contesto del cambiamento organizzativo Workflow per il Change Management Esigenze di business Opzioni di business Stato degli asset: dati di ricerca Soluzioni integrate Asset 1: Training sui metodi di Project Management Soluzioni integrate Asset 2: Introduzione e standardizzazione a livello organizzativo di un metodo di Project Management Soluzioni integrate Asset 3: Sperimentazione del metodo di Project Management Soluzioni integrate Asset 4: Affiancamento nell implementazione del metodo Soluzioni integrate Asset 5: Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business Una road map per il successo 2

3 Premessa Contesto globale, crisi economica, perdita di competitività delle imprese e conseguente riduzione della redditività sollecitano frequenti cambiamenti organizzativi. I cambiamenti organizzativi, per loro natura, perturbano gli equilibri del cosiddetto business as usual : è necessario approcciare agli scenari di cambiamento organizzativo attraverso uno specifico modello di governance, conosciuto come change management. Oggetto di interesse progressivamente crescente, il change management offre un vasto repertorio di modelli, metodi e strumenti capaci di: identificare le leve del cambiamento organizzativo definire un piano di gestione della trasformazione in base a processi di analisi strategica gestire, monitorare e valutare l efficacia, l efficienza e il ritorno dell investimento dei singoli progetti e programmi in cui si articola il piano di change management. 3

4 Contesto del cambiamento organizzativo Un efficace approccio al Change Management presuppone un integrazione tattica con le best management practices orientate alla governance di progetti, programmi e portfoli, al fine di rendere applicabile e permanente il processo di trasformazione. la relazione sussistente tra le discipline del Project/Program/Porfolio Management leve di implementazione del cambiamento e quella del Change Management cornice entro la quale i progetti e i programmi assumono significato è rappresentabile nel seguente diagramma: Source: Cameron E., Green M., Making Sense of Change Management, 2012, Figure II.1, page 257 4

5 Workflow per il Change Management 1/3 Lo schema del processo può essere tradotto nei seguenti passaggi: 1. Il cambiamento organizzativo può essere innescato da istanze esogene o endogene all organizzazione. 2. In base all analisi di: fattori organizzativi interni capacity capacità di investimento, infrastrutture, dotazioni tecnologiche, dimensionamento dell organico fattori organizzativi interni capabilities profili, competenze, knowledge base aziendale contesto macro e micro economico, sociale e culturale in cui si colloca e opera l organizzazione la Direzione Aziendale ridefinisce la mission sulla base dei propri valori e della vision strategica 5

6 Workflow per il Change Management 2/3 3. Il ridisegno della mission organizzativa si traduce in un change management plan : pianificazione di uno o più progetti di cambiamento, programmi o portfolio. 4. Questo passaggio del processo chiarisce la relazione tra le best management practices di gestione di progetti/programmi e la governance del cambiamento: i progetti, programmi e portfoli definiscono le modalità con le quali si implementa il cambiamento organizzativo (come, quando e chi); i risultati dei progetti/programmi determinano il tipo di cambiamento avviato, impattando almeno sempre su uno degli asset strategici aziendali: struttura organizzativa, approccio al mercato/servizio, processi e tecnologie; al termine dei progetti/programmi, è nuovamente il modello di Change Management a supportare e sostenere nel tempo l introduzione operativa nel business as usual degli output progettuali/programmatici 6

7 Workflow per il Change Management 3/3 5. L approccio Plan, Do, Check, Act, alla base della governance di progetti e programmi, favorisce il successo dei progetti: è necessario, ma non sufficiente a sostenere nel tempo il cambiamento introdotto 6. L ulteriore passaggio richiede interventi sugli aspetti soft dell organizzazione: o metafore culturali e narrazioni condivise o riti aziendali e valori o clima interno o motivazioni individuali 7. Operare su queste dimensioni richiede: Raccordo/Armonizzazione : capacità del management di rispecchiare la cultura organizzativa dominante, assicurando che tutti gli aspetti del change vengano riallineati ai valori organizzativi; Apprendimento individuale, di team e organizzativo : mentoring, circuiti di feedback, riconoscimento e ascolto di vissuti e ansie individuali, monitoraggio degli umori dei collaboratori costituiscono gli strumenti chiave che abilitano le capacità di adattamento al cambiamento; Mentalità/Atteggiamento culturale organizzativo : il processo di cambiamento opera in una determinata e spesso inconsapevole mentalità, cultura prevalente; è necessario comprenderla per identificare distrattori e leve di resistenza al change e far crescere le leadership. Il mindset aziendale implica la consapevolezza di quanto ragionamenti e decisioni di business siano influenzate dal modo in cui il management interpreta l organizzazione stessa. 7

8 Esigenze di business 1/2 Recenti e autorevoli ricerche tra cui quella del PMI * riportano il tasso medio di fallimento dei progetti avviati dalle organizzazioni Una gestione efficace, efficiente e metodologicamente definita dei progetti/programmi produce un delta competitivo strategico tra le organizzazioni di successo High Performers e quelle in perdita Low Performers *Source: 2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession, March

9 Esigenze di business 2/2 La relazione strategica tra realizzabilità, fattibilità e sostenibilità nel tempo di interventi di cambiamento organizzativo e successo di progetti e programmi richiede l adozione metodi integrati di Project Management Gli standard internazionali di Project & Risk Management sono infatti in grado di ridurre i rischi cui ogni progetto, per sua natura, è esposto: tasso di innovazione fattibilità tecnica bilanciamento degli interessi tra i diversi stakeholder (stakeholder management & involvement) integrazione di competenze interfunzionali vincoli temporali di esecuzione e consegna vincoli di budget 9

10 Opzioni di business 1/2 Condurre i progetti sulla base di metodi integrati di gestione Project Management consente infatti di raggiungere i seguenti obiettivi strategici Governance al progetto (protezione del suo valore) Raggiungimento del risultato entro i vincoli di ambito, budget e tempistiche Gestione e controllo di varianti, modifiche e criticità insorgenti la fase di delivery Incremento della produttività delle risorse coinvolte Source: 2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession, March

11 Opzioni di business 2/2 Applicare efficacemente metodi integrati di gestione Project Management richiede i seguenti asset: ASSET 1 Competenze certificabili in Project Management di quanti sono direttamente coinvolti nella gestione dei progetti: Team Manager / Project Leader / Project Manager Introduzione a livello organizzativo e standardizzazione di un metodo di Project Management, tarato su contesto, obiettivi, capacity aziendali ASSET 2 ASSET 3 Sperimentazione su progetto pilota del metodo di Project Management, adottato e personalizzato a livello organizzativo Affiancamento continuo dei responsabili di progetto nell implementazione del metodo di Project Management sul singolo progetto ASSET 4 Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business ASSET 5 11

12 Asset organizzativi: dati di ricerca 1/2 ASSET 1 ASSET 2 ASSET 4 Competenze certificabili in Project Management di quanti sono direttamente coinvolti nella gestione dei progetti: Team Manager / Project Leader /Project Manager Introduzione e standardizzazione a livello organizzativo di un metodo di Project Management, tarato su contesto, obiettivi, capacity aziendali Affiancamento continuo dei responsabili di progetto nell implementazione del metodo di Project Management sul singolo progetto Source: 2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession, March

13 Asset organizzativi: dati di ricerca 2/2 ASSET 3 ASSET 5 Sperimentazione pilota su un progetto del metodo di Project Management, adottato e personalizzato a livello organizzativo Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business Source: 2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession, March

14 Soluzioni integrate per il business Il modello di servizi integrato offerto da Future People opera sui diversi asset organizzativi, attraverso un approccio di carattere modulare e progressivo Obiettivi Soluzioni Soluzioni Soluzioni 14

15 Soluzioni integrate: Asset 1 Competenze certificabili in Project Management di quanti sono direttamente coinvolti nella gestione dei progetti: Team Manager / Project Leader / Project Manager. Supportiamo l acquisizione di competenze individuali in Change Management, Project Management e abilità manageriali soft attraverso processi di Training: Change Management Change Management Business Plan: ideazione e implementazione Pensiero creativo e processi decisionali Project Management PMI-PMP PRINCE2 * *PRINCE2 is a registered trademark of AXELOS Limited. Stili, ruoli e competenze nel Leading Change Team Working: costruire, guidare, valutare IPMA Time Management e processi di delega ISIPM-Base Relationship Management Comunicazione interpersonale e organizzativa Gestione dei conflitti: assertività e negoziazione Public speaking & Business writing Stakeholder Engagement Agile Project Management Risk Management 15

16 Soluzioni integrate: Asset 2 Introduzione e standardizzazione a livello organizzativo di un metodo di Project Management, tarato su contesto, obiettivi, capacity aziendali Sviluppiamo metodi personalizzati di gestione progetti, riutilizzabili in altri contesti: partendo dal seguente framework tipo, l intervento di Consulenza Direzionale può prevedere: Aree di intervento Obiettivo Standardizzazione metodo Project Management Qualità Configurazione Rischi Obiettivi: Assicura la soddisfazione del Cliente, favorendo l accettazione del prodotto di progetto Garantisce il rispetto degli SLA contrattuali, limitando azioni correttive ex post controllo Ottimizza la produttività delle risorse umane, riducendo le rilavorazioni dei tasks. Obiettivi: Garantisce il reperimento tempestivo e aggiornato della documentazione specialistica e di gestione Assicura il controllo sulle varianti, modifiche e criticità insorgenti durante l esecuzione dei lavori Ottimizza il tempo di gestione del top management, attraverso la formalizzazione delle responsabilità da invocare per l assunzione di decisioni relative alle modifiche progettuali. Obiettivi: Minimizzare le minacce sugli obiettivi di progetto Massimizzare le opportunità sugli obiettivi di progetto. Supporto alla strategia di gestione qualità Supporto al controllo qualità di prodotto di progetto e dei processi di Project Management Supporto alla strategia di configurazione Sviluppo del Configuration Management System per l archiviazione, conservazione e back up della documentazione di progetto. Analisi e valutazione dei rischi Supporto all individuazione di strategie di risposta Monitoraggio stato dei rischi e contromisure intraprese. Comunicazione Integrazione Obiettivi: Garantisce l appropriatezza e la tempestività informativa di progetto Assicura il monitoraggio continuo sul progetto, in virtù di formalizzati flussi di comunicazione. Obiettivi: Assicura il sistema chiave di comunicazione e controllo per il progetto Garantisce il supporto strategico al raggiungimento degli obiettivi di progetto. Supporto alla strategia di comunicazione Supporto per la reportistica direzionale di stato avanzamento del progetto. Supporto alla definizione del piano per definire: schedulazione di dettaglio del progetto variabili di performance progettuali da tenere sotto controllo meccanismi di monitoraggio di progetto. Supporto in analisi e interpretazione dati di stato avanzamento progetto, per implementare azioni correttive atte a portare la specifica fase in linea al Piano di Progetto. Assessment performance di progetto sui processi di Project Management, in conformità al metodo di gestione adottato. 16

17 Soluzioni integrate: Asset 3 Sperimentazione pilota su progetto del metodo di Project Management, adottato e personalizzato a livello organizzativo A. Implementiamo il metodo di Project Management ricorrendo a un approccio process based, che prevede un iterazione ciclica della sequenza di B. Tra le soluzioni offerte, implementiamo il metodo di Project Management ricorrendo al modello di gestione per fasi e deleghe decisionali, organizzato in base alla timeline di progetto Pre-progetto Fase di inizio Fase/i di Consegna successiva/e Fase di Consegna finale Direzione di un Progetto Avvio Gestione limiti fase Gestione limiti fase Chiusura progetto Inizio Controllo di fase Controllo di Fase Gestione consegna prodotti Gestione consegna prodotti 17

18 Soluzioni integrate: Asset 4 Affiancamento continuo dei responsabili di progetto nell implementazione del metodo di Project Management sul singolo progetto A. Implementiamo il metodo di Project Management su un progetto aziendale, che favorisca Training on the job per la implementazione, manutenzione, calibratura in itinere della metodologia di Project Management Coaching individuale verso il Project Manager in termini di trasferimento delle conoscenze, delle prassi e delle tecniche di Project Management B. L approccio al training on the job e al coaching è basato sul modello di John Whitmore: GROW Goal Obiettivi di miglioramento nelle performance professionali di breve e medio termine Risultati raggiunti e le ulteriori aree su cui lavorare riattivando GROW Will Reality Cause, motivazioni, resistenze ed energie sottese al percorso di miglioramento Options Action plans: modalità, tempi e risultati oggettivabili 18

19 Soluzioni integrate: Asset 5 1/4 Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business A. Conduciamo un assessment iniziale organizzativo basato sul modello PRADO, che possiede i seguenti vantaggi: pubblico dominio ( flessibile e intuitivo scalabile in ottica organizzativa aperto all integrazione con standard di riferimento o modelli (es. PMBOK Guide PMI, RBC IPMA, CMMI SEI) orientato al management e facilmente inquadrabile come piano di miglioramento L assessment si concentra sulle leve hard organizzative: Struttura organizzativa Processi Tecnologie 19

20 Soluzioni integrate: Asset 5 2/4 Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business B. Conduciamo un assessment iniziale in forma di analisi del clima organizzativo, basato sulle seguenti dimensioni soft dell organizzazione: Stile di leadership Relazioni interpersonali Organizzazione del lavoro Sviluppo professionale e formativo Immagine aziendale Ambiente fisico di lavoro Comunicazione organizzativa AREE Retribuzione e sistema premiante 20

21 Soluzioni integrate: Asset 5 3/4 Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business C. Valutiamo il grado di maturità organizzativo raggiunto su 5 livelli, in rapporto a 6 dimensioni Livello 2 - Conosciuto Livello 1 - Iniziale Livello 4 - Gestito Livello 3 - Standardizzato Livello 5 - Ottimizzato Dimensioni organizzative Competenza tecnica Competenza comportamentale Metodologia di PM Informatizzazione Struttura organizzativa Allineamento strategico Livelli di maturità 21

22 Soluzioni integrate: Asset 5 4/4 D. In base ai risultati di perfomance e al livello di maturità raggiunto dall organizzazione, basato sulle seguenti dimensioni 1. Competenze tecniche 2. Competenze comportamentali (SOFT SKILL) 3. Leadership, commitment & engagement 4. Utilizzo della metodologia di Project Management sviluppata 5. Ingegnerizzazione dei processi di Project Management attraverso IT Solution 6. Capacity della struttura organizzativa 7. Allineamento della struttura organizzativa alla strategia di business identifichiamo un graduale percorso di miglioramento e crescita organizzativo. 22

23 Una road map per il successo! Il nostro modello di servizi integrato punta a rendere competitive le organizzazioni, supportando la road map che abilita i fattori critici di successo: Sviluppare Competenze Gestionali Project Management Program Management Portfolio Management Governance Aziendale Pianificare, gestire e monitorare leve hard Strategie Processi Procedure Tecnologie Definire, riconoscere, sollecitare leve soft Metafore e narrazioni condivise Norme, riti e valori Clima interno Motivazioni individuali Stili e forme della comunicazione Migliorare Abilità Comportamentali Human Resource Management Relationship Management Learning design and development management 23

24 CONTATTI FRANCESCA PETRELLI OWNER PMP CERTIFIED ISIPM-BASE CERTIFIED PRINCE2 REGISTERED PRACTITIONER CHANGE MANAGEMENT REGISTERED PRACTITIONER LEAD TRAINER FUTURE PEOPLE PRINCE2 ATO DOCENTE ACCREDITATO SENIOR ISIPM Phone (+39) Mobile (+39) PRINCE2 è un marchio registrato di AXELOS Limited The Swirl logo is a trade mark of AXELOS Limited The PRINCE2 Accredited Training Organization logo is a trade mark of AXELOS Limited