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1 click, il tuo mondo. system

2 olsa informatica leader nel document management Flessibilità e professionalità, questi i valori che posizionano Olsa Informatica SpA come azienda leader nel settore della fornitura di servizi e prodotti per il document management. Fondata nel 1976 da Riccardo Olivetti, in continua crescita in termini di investimenti in innovazione e qualità, la Olsa Informatica SpA è un azienda solida, da sempre in grado di rispondere alle esigenze delle imprese altamente strutturate e con problematiche complesse. Dall archiviazione cartacea e digitale, a forfleet gestione flotte aziendali e multe, dai microfilm all imbustamento e postalizzazione e stampa elettronica, Olsa è in grado di soddisfare le esigenze aziendali più complesse. L esperienza di un management altamente qualificato e costantemente aggiornato ha creato le basi per allargare la gamma con servizi sempre più in linea con le aspettative dei Clienti: disaster recovery; business continuity, sicurezza degli archivi, reengineering e formazione. Le certificazioni DASA RÄGISTER ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004, un clima d azienda estremamente collaborativo e una particolare attenzione al Cliente, fanno di Olsa Informatica un azienda di cui potersi fidare sempre.

3 mission Olsa informatica è l interlocutore di fiducia nei settori del document management e nell offerta di servizi ad hoc in outsourcing, core e non core business, di PMI e PA, in Italia come all estero.

4 assets Con ambizione e professionalità, unite al dinamismo intellettuale nelle politiche strategiche, Olsa Informatica SpA non ha mai smesso di investire in quella che è considerata, oltre che un asset, anche una vocazione naturale : l innovazione. forza tecnologica capacità di interpretare e anticipare le esigenze più complesse management altamente professionale

5 utenti collegati milioni di pagine archiviate milioni di fatture gestite ogni anno mila multe gestite ogni anno milioni di immagini documentali disponibili nell area web dedicata ai clienti

6 pensiamo continuamente al futuro perché conserviamo la storia e la valorizziamo. Riccardo Olivetti

7 document management

8 archivi cartacei La gestione cartacea degli archivi documentali comporta un notevole aumento di volume e di risorse umane, specialmente per le aziende che nel tempo hanno implementato i loro archivi. Olsa Informatica permette di liberare spazi improduttivi e di ridestinare le risorse impiegate verso attività di maggiore efficacia e proficua applicazione, garantendo: gestione in superfici ampie, adeguate e sicure costante integrazione e completezza dell informazione archiviata; sicurezza dei dati grazie alla competenza specifica degli operatori, alle misure antintrusione, antifurto e antincendio

9 archivi digitali Il passaggio da archivi cartacei a digitali rappresenta il problema, sia in termini di risorse umane che economiche, con il quale ogni azienda deve confrontarsi. Olsa Informatica garantisce un sistema di sofisticate procedure di digitalizzazione e scansione ad alta velocità per l archiviazione di documenti in formato elettronico. Attraverso test specifici si verificano la regolarità e la validazione / certificazione delle procedure in tutte le fasi di indicizzazione dei files. Affidare la digitalizzazione dei documenti a un servizio esterno, comporta notevoli vantaggi: recupero e riconversione degli spazi fisici occupati dalla documentazione originale possibilità di una migliore distribuzione delle informazioni in rete rapidità di ricerche e accessi, rintracciabilità e sicurezza delle informazioni nel loro layout di origine eliminazione del problema costituito dallo smarrimento dei documenti.

10 fatturazione elettronica attiva Con il D.Lgs. 52/2004 è possibile anche in Italia effettuare la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva delle fatture attive. Ciò permette di salvaguardare l integrità dei contenuti e l univocità del soggetto che ha emesso la fattura, senza la necessità della stampa su carta. Olsa Informatica agevola le imprese nell attività di archiviazione ottica dei documenti contabili, grazie all uso di strumenti informatici per la gestione di tutto l iter di fatturazione, con la possibilità di evitare la formalizzazione su carta, con notevoli vantaggi: eliminazione dei costi per gli spazi destinati ad uso archivio facilità nella ricerca con ausilio di criteri logici di accesso indicazione del riferimento temporale apposizione della firma elettronica qualificata del mittente integrità del contenuto e non modificabilità della fattura conservazione sostitutiva a norma di legge

11 stampa elettronica La necessità di stampare documenti in numero consistente e di alto livello qualitativo richiede investimenti tecnologici, manutenzioni costanti e l impiego di personale dedicato. Grazie all alta tecnologia Olsa Informatica offre la massima produttività al minimo costo di stampa per servizi di fatturazione attiva, estratti conto, modulistica fiscale e altra documentazione contabile, oltre a stampa e postalizzazione di direct mailing, di campagne e operazioni promozionali, newsletter, reportistica. Una considerevole riduzione dei tempi e costi, anche per stampe in bianco e nero, full color, carta intestata, indirizzi su etichette o direttamente su lettere o buste commerciali, sempre con una stampa netta, nitida, e un altissima precisione nel rendering.

12 fatturazione elettronica passiva l evoluzione dell Help Desk Fornitori Nell universo di informazioni prodotte gestite e trasformate dalle aziende efficienza operativa e qualità di risultati attesi, dipendono da diversi fattori: omogeneità delle piattaforme IT; integrazione tra le applicazioni; economicità del costo tempo / risorsa o unità operative Dematerializzare o digitalizzare la fattura del fornitore attraverso il servizio di gestione elettronica del processo passivo OLSA Informatica significa poter acquisire, classificare, protocollare, estrarre, verificare, distribuire e validare la fattura notificando gli eventuali errori, dando vita ad un nuovo sistema di gestione contabile condivisibile con l intero WorkFlow documentale, Base Dati e Help Desk Fornitori. obiettivi raggiunti: omogeneità con il flusso operativo attualmente adottato con gestione assistita dei processi nelle varie fasi notifica di richiesta nota di credito per documento non conforme per fornitori strutturati situazione dinamica pagamenti effettuati (il fornitore vede la data conferma pagamento) help desk fornitori effettuato da personale Olsa Infortimatica coadiuvato e controllato da controller del Cliente automazione dei flussi elettronici

13 servizi di imbustamento e postalizzazione La gestione interna dell attività di imbustamento e postalizzazione richiede un reparto dedicato. L impiego di tempo, risorse e l attuazione di controlli da parte degli operatori, sono solo alcuni degli aspetti di un servizio che può essere affidato esternamente, con numerosi vantaggi. I nostri operatori eseguono precisi controlli e continue verifiche con i criteri più severi, dalla gestione delle anagrafiche dei destinatari, fino alla diretta immissione nel sistema postale nazionale, con consegne giornaliere ai centri di smistamento. L attenzione ai minimi dettagli in ogni fase, consente la verifica puntuale della lavorazione eseguita in rapporto allo stato di avanzamento del processo. L esternalizzazione del processo consente alle aziende di impiegare le proprie risorse in attività più produttive per il proprio business.

14 gestione archivi in sicurezza La sicurezza che deve essere garantita nella gestione degli archivi rappresenta un tassello fondamentale di questa attività. Il servizio deve essere affidabile, sicuro e a norma di legge, comportando notevoli attenzioni e anche ingenti investimenti. Olsa Informatica offre questa tipologia di servizio operando nel rispetto delle misure di sicurezza strutturali e ambientali previste dalla legge per ciò che riguarda i locali, gli impianti di contenimento, di antincendio, idrici ed elettrici, ed i sistemi di trattamento dell aria. Tuteliamo il Vostro patrimonio documentale in modo da garantirne sempre la funzionalità, anche in rapporto al volume dei documenti e in considerazione del loro incremento.

15 gestione degli implant La gestione dei servizi a minor valore aggiunto rappresenta un costo per l utilizzo di personale dedicato, per la formazione e l organizzazione dello staff. Il servizio outsourcing di Olsa Informatica permette di abbattere i costi e migliorare l efficienza e dell operatività. Affidare a Olsa Informatica il servizio significa potersi affrancare dall onere organizzativo della gestione di lavori non direttamente legati alle attività di business, con ricadute positive sull efficienza dell intero ciclo produttivo.

16 for fleet

17 gestione flotte aziendali Forfleet è un servizio studiato per offrire alle aziende del settore automotive una gamma completa di servizi per una gestione efficiente e trasparente del parco auto, dal momento dell entrata in flotta, fino alla dismissione, con un attenzione particolare al momento del processo dei verbali relativi a sanzioni stradali. Le aziende vengono così affrancate da un processo particolarmente oneroso (scadenze di verifica ed elaborazioni legate ai termini di legge), che garantisce l assoluta correttezza e puntualità di gestione per permettere agli utilizzatori eventuali contestazioni ed evitare ritardi nei pagamenti. Esternalizzare l intero processo di gestione elettronica documentale delle flotte permette all azienda di risparmiare sui costi di: gestione amministrativa del ciclo di vita del veicolo (ingresso/uscita in flotta) gestione documenti vettura, supporto al re-marketing completa gestione dell intero ciclo di fatturazione attivo e passivo (elaborazione fatture, stampa, imbustamento, spedizione e archiviazione) hardware e software dedicati personale dipendente e in formazione, dedicando più tempo e risorse al core business aziendale.

18 gestione multe Esternalizzare la gestione delle multe consente di ridurre radicalmente tempi e costi e permette inoltre di dedicare le proprie risorse al core business aziendale. Grazie ad applicativi configurabili secondo le esigenze del Cliente, costantemente allineati alla normativa in vigore e capaci di favorire l ottimizzazione dei processi, Olsa Informatica offre uno specifico servizio che consiste nella dematerializzazione di tutti i fascicoli, dei verbali e della relativa documentazione, che vengono archiviati otticamente. Il Cliente accede alla propria area riservata per la visualizzazione delle informazioni presenti nella base dati con l accesso alle immagini relative a ciascuna pratica e gestione dei diversi report personalizzabili su richiesta. Può inoltre contattare l help desk per ottenere informazioni di tipo amministrativo e normativo o aggiornamenti relativi alla lavorazione dei verbali, compresa la delicata fase del processo delle cartelle esattoriali.

19 servizi IT

20 business continuity disaster recovery L interruzione dell attività causa ad un azienda gravi perdite, di dati, tempo e risorse, sia umane che economiche. Il Dister Recovery è la capacità dell azienda di proseguire la propria attività a fronte di problemi organizzativi o eventi catastrofici che possono colpirla (incendi, allagamenti, furti, attacchi di virus, guasti hardware, errori umani), La soluzione Business Continuity, rappresenta la possibilità di garantirsi l esercizio della propria attività salvaguardando gli interessi degli stakeholders, le attività produttive e l immagine, riducendo i rischi e le conseguenze sul piano gestionale, amministrativo e legale. Olsa informatica garantisce: l integrità fisica dei sistemi informatici, che può essere messa a repentaglio da calamità naturali, cause accidentali o cause esterne l integrità delle infrastrutture necessarie al funzionamento dei sistemi: elettricità, connettività di rete, impianto di condizionamento l integrità dei dati da azioni di cracking, errori umani, virus, guasti hardware, ecc. il back-up su un sistema custodito in un luogo fisicamente distante, con sistematici test di ripristino e di verifica dell integrità dei dati e della correttezza delle operazioni eseguite

21 servizi web Il problema Il passaggio alla tecnologia digitale ha comportato una forte riorganizzazione del sistema informatico per ogni tipo di azienda è diventata fondamentale l esigenza di garantire la sicurezza dei dati ed allo stesso tempo permettere all utente una consultazione veloce, efficace e intuitiva degli stessi. La soluzione I documenti vengono messi a disposizione dei Clienti su un portale web strutturato, con accesso riservato, perfettamente e completamente integrabile nel Sistema Informativo del Cliente. Olsa Informatica propone una suite applicativa in architettura web che consente, rispetto alle tradizionali applicazioni client/server: facilità di distribuzione e aggiornamento delle informazioni accesso multipiattaforma riduzione dei costi di gestione scalabilità, ovvero la possibilità di crescere insieme alle esigenze dell azienda indipendenza dall obbligo degli aggiornamenti software. I vantaggi Tramite un unica interfaccia di navigazione vengono garantite la sicurezza dei dati e una consultazione facile, chiara e intuitiva.

22 consulenze

23 reengineering La dematerializzazione dei documenti determina consistenti vantaggi economici, gestionali, di immagine, di sicurezza, di tempo. Ma c è il rischio di trattare il documento digitale come se fosse ancora di carta. Il pericolo per l azienda è di trovarsi in una situazione di potenziale miglioramento che però, nonostante le innovazioni, non riesce a determinare reali risultati di business e di efficienza manageriale. Olsa Informatica offre una serie di servizi che vanno dalla riprogettazione dei Processi di Business all affiancamento durante la fase di training, all impostazione di un sistema di indicatori per misurare le performance dei nuovi processi. Olsa Informatica, insieme ai tecnici e alle persone del business dell azienda Cliente, consente di traghettare l organizzazione dai vecchi ai nuovi processi aziendali, ottimizzandoli e migliorandoli nel tempo. Ripensare i propri processi produttivi con l obiettivo di incrementare i benefici, razionalizzando le risorse e creando valore per il cliente finale, porta in tutti i settori dell azienda la consapevolezza di nuove opportunità. Questo percorso è essenziale per il raggiungimento di risultati, poiché elimina processi improduttivi e garantisce soluzioni di efficienza duraturi nel tempo.

24 ovunque ed in qualsiasi momento È il Servizio innovativo di Olsa Informatica per la Gestione Integrata Documentale, totalmente web based che rivoluziona non solo la consultazione dei propri documenti, ma la loro fruizione apportando numerosi vantaggi ed ottenendo un forte abbattimento dei costi di gestione. facilità nell aggiornamento delle informazioni; interattività; accesso multipiattaforma; gestione di flussi condivisi per la realizzazione di archivi digitali; scanning delocalizzato; data entry delocalizzato; riduzione dei costi di gestione; indipendenza dall obbligo degli aggiornamenti software servizio di assistenza (help on line, faq) Olsasi è un sistema integrato grazie al quale poter gestire tutti i documenti da un unico portale web da qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento. Olsa Si è il servizio integrato che testimonia la continua spinta al progresso innovativo e l attenzione alle esigenze manageriali dei clienti Olsa Informatica.

25 formazione La divergenza tra le strategie aziendali e le attività dell IT è uno dei problemi più gravi che affliggono i Sistemi Informativi aziendali. Tra perdite di tempo e di risorse, oltre alla non condivisione degli obiettivi comuni, si determina una mancanza di dialogo tra le parti. Grazie a percorsi formativi specifici per le esigenze del Cliente, Olsa Informatica affina la capacità relazionale di tutte le persone coinvolte nel processo di sviluppo del Sistema Informativo aziendale, facilitando e rendendo possibile il dialogo e quindi la comprensione dei problemi. L ottimizzazione del processo ha come risultato una maggiore aderenza del Sistema Informativo alle reali esigenze degli utenti, la riduzione dei tempi di realizzazione ed un sensibile contenimento dei costi di sviluppo e manutenzione del Sistema stesso. Olsa Informatica affianca l azienda nell individuazione di un nuovo modo di comunicare che apporta effettivi benefici nell area dell Information Technology, e di conseguenza concreti risultati di business.

26

27 Riccardo Olivetti Fondatore e Presidente Olsa Informatica SpA Giampaolo Olivetti Direzione Generale Giorgio Sabatini Direzione Affari Legali e Commerciali

28 Vi invitiamo a contattare la nostra divisione commerciale a: T F

29 clienti aereospaziale alberghiero e turistico assicurativo automotive bancario bibliotecario archivistico e-governement editoria GDO PA ed enti locali petrolifero sanitario e farmaceutico

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31 olsa informatica spa sede di aprilia via della chimica aprilia (lt) via dell industria aprilia (lt)

32 olsa informatica spa sede di ardea via pontina vecchia, km ardea (rm) t f

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34 di scaffali per archivi

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