EASYVET 1.0 MANUALE UTENTE

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1 MANUALE UTENTE

2 MANUALE UTENTE Sommario Introduzione 1 Primi Passi 2 Opzioni di amministrazione 3 Gestione clienti 5 Gestione fatture e spese 7 Il Giornaliero 8 Le fatture 12 Le Statistiche 14 Bilancio riassuntivo 15 Contatti 19

3 Introduzione EasyVet e un programma ideato in collaborazione con la Clinica Veterinaria di Spirano del Dott. Massimo Magri. Lo scopo di EasyVet e quello di accompagnare le quotidiane attivita del veterinario fornendo un valido strumento per la gestione dei giornalieri, della fatturazione e offrendo una funzionalita statistica con la quale tenere sotto controllo il vostro giro d affari. Al giorno d oggi e molto importante avere un esatta idea di quanto i costi incidano sul Vostro utile d esercizio. EasyVet vi offre anche questo: una sezione dedicata alle statistiche ed una per il rendiconto di bilancio, Vi aiuteranno a capire quanto realmente state ricavando dalla Vostra attivita Pagina 1

4 Primi Passi Apriamo il programma e la prima cosa che compare e la maschera per inserire utente e password: inserite i vostri dati e cliccate sul pulsante continua per entrare. Una volta fatto, la schermata che compare e quella del menu generale di EasyVet dal quale potrete accedere a tutte le funzionalita del programma. Andiamo ora ad esaminarne le voci. 1. Anagrafica clienti: da qui andrete a gestire i vostri clienti ed i loro cavalli 2. Fatture: serve a visualizzare l elenco delle fatture emesse e relativa gestione 3. Giornaliero: il cuore del programma, da qui gestirete tutti i giornalieri della vostra attivita e sempre da qui potrete generare una fattura sulla base del giornaliero 4. Statistiche: area dedicata all analisi economica della vostra attivita 5. Gestione fatture: serve a memorizzare le fatture delle vostre spese, ad esempio assicurazione, affitto ecc 6. Opzioni amministrazione: usatelo per gestire i parametri del programma 7. Stampa Listino: lancia la stampa del listino delle prestazioni al pubblico, comodo da avere subito sotto mano 8. Uscita: semplicemente chiude il programma Per iniziare ad utilizzare il nostro programma sara necessario provvedere a riempire le tabelle con i dati personali. Entriamo quindi nella maschera Opzioni di amministrazione! Pagina 2

5 Opzioni di amministrazione La schermata che ci ritroviamo arrivando dal menu principale e il riepilogo di tutte le voci che abbiamo a disposizione per i parametri del programma. Queste voci sono i parametri su cui si basa il funzionamento del programma. Si parte dalla gestione dei farmaci usati, dalle prestazioni, alle razze e caratteristiche dei cavalli e così via. Il loro inserimento e semplice ed uguale per tutti, apriamo quindi a titolo di esempio la schermata dei farmaci e vediamo come funziona: Ogni maschera opzioni presenta una tabella di riepilogo in cui si possono vedere le voci presenti ordinate alfabeticamente. Il pulsante in basso a destra serve a chiudere la maschera ed a tornare al menu precedente. Il pulsante aggiungi apre la maschera di inserimento di una nuova voce: Pagina 3

6 Qui inseriremo i dati del farmaco da registrare, dati che saranno poi la base di calcolo del giornaliero e della fattura. Importante! Riportate nella descrizione del farmaco la quantita dello stesso (es. confezione da 10 pz. O 500 ml) in questo modo quando si inserira la quantita di utilizzo il calcolo ripartira correttamente il costo della confezione in base all utilizzo. Una volta inseriti i dati possiamo cliccare sul pulsante di uscita (in basso a destra), per salvare il nuovo farmaco oppure cliccare su Aggiungi un altro record per inserirne un altro. Pagina 4

7 Gestione clienti Iniziamo ad inserire i primi clienti. Dal menu principale clicchiamo sul pulsante Anagrafica clienti. Ci troviamo nella schermata di gestione dei clienti. Per inserire un nuovo cliente cliccare sull apposito pulsante aggiungi cliente. La finestra che si apre da la possibilita di inserire i dati anagrafici del cliente e fa vedere in 2 apposite tabelle le fatture emesse a nome del cliente ed i suoi cavalli. Pagina 5

8 Per aggiungere un cavallo, una volta inseriti i dati del cliente cliccare sul pulsante Aggiungi cavallo In basso a destra abbiamo il pulsante per chiudere la maschera. Il pulsante aggiungi nuovo ci permette di aggiungere un ulteriore cavallo, se necessario. Sempre nella maschera dettaglio cliente, abbiamo il pulsante Consensi informati preventivi. Questo pulsante apre una finestra: in cui sono disponibili una serie di report per la modulistica di uso comune. Tutti i moduli sono personalizzabili a richiesta. Una volta inseriti alcuni clienti, nella schermata di Ricerca anagrafica compariranno i dati appena messi. A questo punto usando il campo ricerca e possibile filtrare i clienti per una piu agevole ricerca. Se clicchiamo una volta su un cliente nella tabella sottostante comparira l eventuale elenco dei cavalli relativi. Se facciamo invece doppio click sul nome si riapre la schermata dettaglio cliente per poter fare eventuali aggiornamenti. Pagina 6

9 Gestione fatture e spese Dalla maschera del menu principale e possibile registrare le fatture fornitori ed i costi della nostra attivita. Clicchiamo su Gestione fatture Si apre una maschera di riepilogo in cui inserire le fatture dei nostri fornitori (es. per affitto, ammortamento attrezzature, costi di laboratorio ecc). Per aggiungere una voce clicchiamo su Aggiungi. Si aprira una maschera di inserimento dei dati in cui mettere la descrizione della spesa, l importo, la data di competenza e importantissimo la tipologia di costo, selezionabile dal menu a tendina che contiene le voci precedentemente inserite nella parte di opzioni del programma. Questa attivita di registrazione e fondamentale ai fini delle statistiche di fine anno e del calcolo dell utile dell attivita, ma questa parte la vedremo piu avanti. Pagina 7

10 Il Giornaliero Il giornaliero e la parte principale del programma, serve a tener traccia delle attivita svolte e che e possibile poi convertire direttamente in fattura. Clicchiamo sul pulsante Giornaliero dal menu principale. La maschera che si apre permettera di cercare i giornalieri gia inseriti, filtrare tra quelli pagati e non pagati (utilizzando gli appositi pulsanti) e cliccando sotto sul pulsante Conti da riscuotere, vedere chi non ha ancora saldato e quanto ci deve, utilizzando un pratico report che ci riporta tutti i dati. La tabella centrale, come gia detto riporta i giornalieri registrati, per riaprirne uno basta cliccare 2 volte sul giornaliero richiesto. Per aggiungerne uno nuovo cliccare su Aggiungi. La maschera che si apre serve a registrare un nuovo giornaliero. Pagina 8

11 Partiamo dalla selezione del cliente (usando l apposito menu a tendina). Se si seleziona il cliente., si potra utilizzare un utente generico, detto cliente occasionale e nel campo cliente occasionale memorizzarne i riferimenti. Una volta selezionato il cliente nella tabella Elenco cavalli del cliente, compariranno gli eventuali cavalli: per inserirli e sufficiente fare doppio click sul nome del cavallo per farlo comparire nella lista in parte. Per eliminare un cavallo dalla lista, selezionarlo con un click e poi premere il pulsante a destra con l icona del cestino. Se si vuole inserire un cavallo provvisorio nel cestino, cliccare sul pulsante con il simbolo della matita La maschera che compare serve ad inserire un cavallo a mano nel giornaliero. Questa attivita non inserisce pero un cavallo nell anagrafica del cliente. Torniamo ora alla pagina principale del giornaliero. Una cosa utile e il campo note presente sul fondo, utilizzabile per inserire dei commenti o dei promemoria. Pagina 9

12 La parte centrale del giornaliero serve a gestire l inserimento o la rimozione delle prestazioni e dei farmaci utilizzati. Il pulsante Aggiungi prestazione o Aggiungi Farmaco servono ad inserire una voce nell elenco appropriato. Ad esempio inseriamo un farmaco, dal menu a tendina selezioniamo il farmaco che vogliamo utilizzare, automaticamente co propone il costo a noi e il prezzo al pubblico(valori che abbiamo precedentemente impostato al momento dell inserimento dei farmaci). Inseriamo la quantita utilizzata e clicchiamo su Aggiungi altro se vogliamo inserire un altro farmaco nel giornaliero, altrimenti chiudiamo la maschera col solito pulsante in basso a destra. Una volta inserite le nostre voci possiamo notare che in automatico avremo calcolato il totale dell imponibile, maggiorato della percentuale relativa ai materiali di consumo, e potremo ottenere così il valore al netto della percentuale stabilita dei costi fissi e delle spese. In un solo colpo d occhio sappiamo quanto faremo pagare al cliente per la prestazione e quanto di questa cifra ci rimarra in tasca. Pagina 10

13 Sulla destra della schermata troviamo una serie di pulsanti necessari per diverse funzioni: Il Pulsante crea fattura serve a generare automaticamente dal giornaliero una nuova fattura. Visualizza fattura serve ad aprirla (vedremo poi nel dettaglio la parte delle fatture) Memoria spese e un report che da un dettaglio della prestazione del giornaliero, l opzione con ritenuta, semplicemente e lo stesso report con inserito il calcolo della ritenuta d acconto. Memoria spese piu date, e utile in caso il cliente abbia piu di un giornaliero: anziche fare piu stampe si utilizza un unico report riepilogativo. Anche qui vale il discorso per l opzione della ritenuta d acconto. Elenco medicinali stampa l elenco dei medicinali utilizzati per questo giornaliero. Salva giornaliero e annulla servono a salvare un inserimento senza chiudere la maschera, il tasto annulla serve a ripristinare eventuali modifiche non ancora salvate. Pagina 11

14 Le fatture Torniamo al menu principale di EasyVet. Il pulsante fatture ci permette di aprire la maschera di ricerca fatture Grazie a questa maschera possiamo avere un colpo d occhio delle fatture emesse e se sono o meno state gia pagate. In alto a sinistra abbiamo il solito motore di ricerca per filtrare i dati e subito a sinistra i pulsanti per stampare direttamente la fattura, selezionando con un click una delle voci che compaiono sotto senza dover entrare ogni volta nella fattura. Attualmente sono previsti 3 tipi di fattura: Fattura standard, con ritenuta d acconto e per clienti esteri. Sotto la tabella dell elenco fatture troviamo 2 tasti filtro per visualizzare solamente le fatture pagate o non pagate e il pulsante Aggiungi per creare una nuova fattura da zero. L alternativa, come abbiamo visto precedentemente, e quella di passare dal giornaliero. Pagina 12

15 La maschera che si apre per ogni nuova fattura e di semplice utilizzo. Appena aperta la fattura non ha ancora un numero. Clicchiamo su Attribuisci numero fattura per generare automaticamente il numero con il corretto progressivo. Il menu a tendina poco a destra server per gestire le fatture aventi numero ripetuto, ad esempio vogliamo generare la fattura numero 10 Bis ecc Sotto abbiamo il menu a tendina per scegliere il cliente a cui intestare la fattura. Sulla destra ci sono nuovamente i 3 pulsanti di stampa visti precedentemente. Vediamo ora a cosa servono gli altri pulsanti. Aggiungi e rimuovi prestazione servono ad aggiungere o rimuovere una prestazione dalla fattura. Se siamo passati dal giornaliero, i dati saranno gia presenti, i farmaci compariranno come unica voce assistenza farmacologica, comprensiva dei materiali di consumo. In caso siamo partiti da zero, e possibile inserire manualmente la voce assistenza farmacologica come una normale prestazione. Il Pulsante Salva serve a salvare le modifiche fatte senza dover chiudere la finestra. Annulla invece annulla le modifiche non salvate. Infine il pulsante nuova fattura serve per inserire un altra fattura. Pagina 13

16 Le Statistiche Da questa pagina potrete analizzare le informazioni relative alla vostra attivita calcolando l utile in base a diversi periodi (cliccando sul pulsante interessato). Con i pulsanti riepilogo farmaci e prestazioni potrete vedere il report con le informazioni relative al periodo. Sulla destra potrete vedere nel dettaglio le informazioni relative al singolo farmaco o alla singola prestazione. Pagina 14

17 Bilancio riassuntivo Questa maschera serve per avere un colpo d occhio generale della situazione della nostra attivita. Usando il menu a tendina in alto a sinistra e possibile filtrare l anno da analizzare cliccando sul pulsante Calcola anno selez. Cliccando su Calcola tutti gli anni i report comprenderanno tutti gli anni inseriti Cliccando su Listino prestazioni potete stampare il vostro listino delle prestazioni Cliccando su Acquisti/Spese si apre un foglio Excel in cui troverete il riepilogo degli Acquisti e delle spese. Pagina 15

18 E stato scelto di utilizzare Excel perche rende piu agevole ulteriori elaborazioni dei dati. Ricordarsi di ricollegare la connessione tra file Excel e Database se lo spostate. AGGIORNAMENTO ORIGINE DATI FILE EXCEL Per aggiornare la connessione dati seguite i seguenti passi (potrebbero variare a seconda della versione di office, per supporto contattateci): 1. Aprite il file excel, aprite il foglio Acquisti per categoria e cliccate sulla cella contenente la parola Descrizione 2. Dalla barra del menu sopra cliccate su Dati e poi su Connessioni 3. Rimuovete eventuali stringhe presenti e cliccate poi su Aggiungi Pagina 16

19 4. Nella finestra che compare cliccate su Sfoglia 5. Cliccate su nuova origine 6. Selezioniamo Altri server e clicchiamo su avanti 7. Scegliere Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider e cliccare su avanti 8. Al punto uno cliccare sul pulsante con i 3 puntini per andare a selezionare il database da utilizzare e poi cliccare su Verifica connessione (non toccare gli altri parametri). Dopo la verifica se tutto e a posto compare un messaggio che avvisa della verifica terminata. 9. Chiudiamo la finestra e a questo punto comparira una maschera in cui chiede a quale tabella o query connettersi: cercate e selezionate la voce QueryPerExcelAcquisto e cliccate su avanti. 10. Cliccare su fine per terminare la modifica per il foglio degli acquisti 11. Ripetere la stessa procedura per la parte delle Spese facendo attenzione di selezionare al punto 9 la voce QueryPerExcelSpese Pagina 17

20 Pagina 18

21 Contatti Per assistenza tecnica, personalizzazioni e qualunque domanda contattateci ai seguenti recapiti: P2Easy di Sibella Federico Tel.: Sito internet: Pagina 19

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