Il sistema documentario nella Intranet della Regione Marche

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1 Seminario di studio: Dai sistemi documentali al knowledge management Un opportunità per la Pubblica Amministrazione Gestione documentale e knowledge management Roma, 15 aprile 2003 MAURO ERCOLI BEATRICE GUGLIELMI

2 LO SCENARIO ORGANIZZATIVO DI RIFERIMENTO Istituzione di 5 dipartimenti (nuova legge di organizzazione dell ente L.R. 20/2001) Introduzione della figura del direttore di dipartimento (autonomia organizzativa delle 5 macrostrutture) Esercizio delle funzioni trasversali (destabilizzazione del ruolo funzionale dei servizi centrali di supporto e decentramento delle funzioni gestionali) Impatto dell e-government (partecipazione dell ente alle strategie di innovazione e conoscenza delle problematiche operative tra i dipendenti, livello di utilizzo delle reti e degli strumenti informatici, ) Pagina n 2

3 CRITICITA CON IL VERTICE Sensibilità culturale al problema GD e KM = Approccio alle problematiche e informazione circa le soluzioni (amministratori, direttori, dirigenti e quadri) Presa in carico dei problemi = Focalizzazione di obiettivi specifici Effettiva priorità degli obiettivi dichiarati (solo slogan sul cambiamento o impegno reale?) Pagina n 3

4 GLI OBIETTIVI RICONOSCIUTI Il rispetto della norma (opportunità o vincolo?) Lo snellimento di particolari attività amministrative La razionalizzazione dei processi: a) documentale b) informativo L introduzione di nuovi metodi di lavoro standardizzati Pagina n 4

5 LE FORZE IN CAMPO Addetti del servizio Informatica Addetti del servizio Organizzazione Addetti della Scuola di Formazione Professionalità tecniche e ibride Formazione a) per la gestione di progetto b) nelle materie specifiche di intervento Formalizzazione del gruppo di risorse umane coinvolte (protocollo informatico e portale intranet regionale) Pagina n 5

6 E QUELLE MANCANTI Gli esperti di archivistica Gli esperti di comunicazione interna Supporto da parte di professionisti esterni Pagina n 6

7 L ATTRIBUZIONE DELLE RESPONSABILITA Per le soluzioni tecnologiche: il servizio Informatica (valutazione alternative di mercato, capitolato tecnico, gara d appalto, acquisto prodotto, test e personalizzazioni, addestramento operatori, ) Per le soluzioni organizzative: il servizio Organizzazione (analisi delle procedure di lavoro, gestione delle risorse umane coinvolte, elaborazione di standard e manuali di gestione, conservazione e valorizzazione del patrimonio informativo, ) Per le soluzioni comunicative: il servizio Stampa e P.R. (news aziendali, spazio istituzionale, ) Pagina n 7

8 L ANALISI ORGANIZZATIVA Ideare gli strumenti di analisi e adattarli allo scenario dell ente (rete di referenti di struttura) Identificare e analizzare i punti di lavoro (punti di protocollazione, punti di produzione dei contenuti di interesse generale e particolare, ) Descrivere l ente in cifre Individuare e rappresentare i flussi delle informazioni (per documenti, notizie, servizi, piccole utilità aziendali, ) Identificare i patrimoni informativi proprietari (e la tecnologia ) Pagina n 8

9 I LABORATORI PROGETTUALI Protocollo informatico Soluzione tecnologica Piano di classificazione dei documenti Il manuale di gestione Gestione degli archivi cartacei (corrente e di deposito) Portale Intranet Regione Marche Scelta della soluzione tecnologica Regole di comunicazione interna Standard di presentazione dei contenuti in rete (Siti intranet di dipartimento, news aziendali, materiale formativo on-line) Pagina n 9

10 PROTOCOLLO INFORMATICO: LIVELLI DI INTERVENTO 1) Nucleo minimo protocollo 2) Gestione documentale 3) Workflow documentali 4) Reingegnerizzazione dei processi Pagina n 10

11 NUCLEO MINIMO DI PROTOCOLLO Registrazione in un archivio informatico dei dati di protocollo, segnatura sul documento e classificazione (funzionalità minime ex art. 56 T.U.) GESTIONE DOCUMENTALE Registrazione con acquisizione dei documenti cartacei, assegnazione per via telematica, classificazione Repository documentale WORKFLOW DOCUMENTALI Razionalizzazione ed informatizzazione dei processi documentali (in entrata, in uscita e interni) ed eventuale integrazione con i workflow relativi ai processi primari REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI Razionalizzazione ed informatizzazione dei processi documentali primari ed eventuale gestione degli stessi mediante workflow Pagina n 11

12 ANALISI DEL CONTESTO ORGANIZZATIVO: L ENTE IN CIFRE Numero registrazioni di protocollo: Quanti dipendenti protocollano ed archiviano: 88 Addetti a tempo pieno per il protocollo: 32 Concoscenze informatiche addetti: 35% bassa 40% media Comunicazioni interne alla G.R. 33% (9% in AOO) Comunicazioni esterne 67% Documenti composti max da 5 pagine 81% (14% 6-20 pag) Numero medio dei destinatari per doc. uscita 3 Numero di addetti assegnatari corrispondenza 1 (90%) 2 (6%) Pagina n 12

13 DEFINIZIONE ASSETTO ORGANIZZATIVO PER LA GESTIONE DOCUMENTALE Individuazione AOO Istituzione struttura organizzativa per la gestione documentale Razionalizzazione dei flussi documentali Pagina n 13

14 DOCUMENTO IN ENTRATA PROTOCOLLO GESTIONE DOCUMENTALE DOCUMENTO IN USCITA Pagina n 14

15 AFFARI GIURUDICI E AMMINISTRATIVI DIPARTIMENTO AFFARI GIURUDICI E AMMINISTRATIVI DIPARTIMENTO UNITA DIPARTIMENTALI DI PROTOCOLLO UNITA DIPARTIMENTALI DI PROTOCOLLO UNITÀ AMMINISTRATIVA CENTRALE AFFARI GIURUDICI E AMMINISTRATIVI DIPARTIMENTO UNITA DIPARTIMENTALI DI PROTOCOLLO UNITÀ TECNICA CENTRALE AFFARI GIURUDICI E AMMINISTRATIVI DIPARTIMENTO UNITA DIPARTIMENTALI DI PROTOCOLLO AFFARI GIURUDICI E AMMINISTRATIVI DIPARTIMENTO UNITA DIPARTIMENTALI DI PROTOCOLLO UNITÀ TEMPORANEA DI ASSISTENZA Pagina n 15

16 FLUSSO DOCUMENTALE IN INGRESSO CASO 1 SEGRETERIA E AA.GG. DELLA GIUNTA CENTRO DIPARTIMENTALE DI PROTOCOLLAZIONE /STRUTTURA DEL DIPARTIMENTO Prelievo posta da ufficio PT Fax / pervenuti al servizio?? Suddivisione posta dipartimentale? Prelievo posta dipartimentale??? Apertura buste 1??? Registrazione di protocollo e segnatura?? Consegna al centro dipartimentale di protocollazione Acquisizione ottica? Notifica ai Dirigenti di Servizio (da procedura)? Assegnazione ai dipendenti (da procedura) 2?? Archiviazione fisica degli originali cartacei 3 Classificazione (da procedura) 4

17 ARCHIVIO E TITOLARIO Informazione ai referenti delle strutture Attivazione di un laboratorio progettuale per la stesura del titolario Definizione di sottogruppi di referenti per materie omogenee Individuazuioni delle voci di classificazione per le funzioni svolte dalle singole strutture di ogni sottogruppo Verifica omogeneità e completezza del lavoro di ogni sottogruppo per la formazione del titolario unico regionale Validazione da parte dei responsabili di struttura Pagina n 17

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20 CARICO DI LAVORO + 30% + 30% + 10% + 15% ATTUALE RILEVAZIONE DATI ANALISI E REPORT TITOLARIO FORMAZIONE INSTALLAZIONE AVVIO REGIME - 30% ATTIVITA Pagina n 20

21 PROGETTO E - GOVERNMENT Flussi Documentali Regione Marche Adesione al progetto FDRM: Le amministrazioni provinciali ASL e Aziende Ospedaliere Oltre 200 Comuni Comunità montane 3 Università Altri enti delle P.A. locale Pagina n 21

22 PORTALE INTRANET: MACRO OBIETTIVI Valorizzare il patrimonio informativo regionale in rete (intranet, siti web, extranet) Creare un portale intranet regionale per l accesso razionalizzato alle risorse regionali in rete (organi, strutture, responsabili, funzionari, news, servizi ai dipendenti, utilità) Standardizzare la presentazione dei contenuti in rete Definire ruoli e diffondere strumenti per la comunicazione interna nell ente Pagina n 22

23 PORTALE INTRANET: AZIONI Costituzione di un gruppo di lavoro (servizi Informatica e Organizzazione) Censimento delle risorse web regionali (siti, responsabili) Studio di fattibilità (per la razionalizzazione dell accesso alle risorse web regionali e per la standardizzazione dei formati di presentazione dei contenuti) Prototipazione e studio delle soluzioni di mercato Condivisione degli obiettivi da parte del vertice Ampliamento del gruppo di lavoro Pagina n 23

24 INTERVENTI SULLE RISORSE UMANE Definire la formazione specifica per gli addetti Definire l iter standard di pubblicazione delle informazioni in rete Istituzione di una rete di responsabili per il Knowledge Management Ricorso a forme di incentivazione per le figure coinvolte nel progetto Pagina n 24

25 PORTALE INTRANET: LE AREE TEMATICHE AMMINISTRAZIONE ORGANI STRUTTURE ORGANIZZATIVE PROCEDURE DI LAVORO GRUPPI DI LAVORO COMUNICAZIONE IL PRESIDENTE ULTIME NOTIZIE COMUNICAZIONI INTERNE COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE VIDEO MARCHE LA STAMPA CONOSCENZA ATTI AMMINISTRATIVI E NORMATIVI FORMAZIONE DIPENDENTI SERVIZI AI DIPENDENTI UTILITÀ INTERNE ATTIVITÀ SINDACALE UTILITÀ GENERALI SOFTWARE Pagina n 25

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27 PORTALE INTRANET: I SITI INTRANET DI STRUTTURA ARGOMENTI COMPETENZE OBIETTIVI SUB-STRUTTURE LA STRUTTURA DIRETTORE SEGRETERIA SEDE NOVITÀ IN EVIDENZA COMUNICAZIONI PERSONALIZZABILE Pagina n 27

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30 RACCOMANDAZIONI I TEMPI Rapportare la tempistica delle fasi progettuali alle dimensioni e alla complessità dell ente Fissare scadenze ufficiali che coinvolgano il vertice Contenere il naturale slittamento delle fasi Assegnare sempre un responsabile per la realizzazione di una fase o di una sottofase Pagina n 30

31 RACCOMANDAZIONI SPERIMENTAZIONE E FEEDBACK Circoscrivere i primi destinatari dell intervento (utenti top, utenti di test, utenti esperti, ) Studiare approfonditamente tutte le funzionalità dello strumento tecnologico scelto Individuare i margini di miglioramento di certe funzionalità critiche (e suggerirle agli sviluppatori per l adeguamento dello strumento) Apportare tutte le modifiche possibili just in time Pagina n 31

32 RACCOMANDAZIONI CONSOLIDAMENTO RISULTATI Mantenere attivo il cruscotto degli interventi realizzati (Strutture organizzative che hanno aderito alla sperimentazione, documenti di progetto e report prodotti) Legittimare i ruoli organizzativi ufficializzati per la gestione documentale o dei contenuti in rete Rafforzare le collaborazioni trasversali ed interdisciplinari instaurate con i progetti (Gruppi di lavoro effettivi o solo sulla carta? Riconosciuti o invisibili?) Pagina n 32

33 RACCOMANDAZIONI STANDARDIZZAZIONE L innovazione viene introdotta in forma di procedura (implementazione di nuovi strumenti di lavoro) Si rendono disponibili modelli di riferimento aziendali (standard di pagine web, standard di classificazione dei documenti, standard di categorizzazione dei documenti) Si possono offrire strategie di cambiamento alle comunità interne di utenti in forma di pacchetto di interventi (strumenti di analisi organizzativa, soluzioni tecnologiche da personalizzare, percorsi di formazione e addestramento, supporto alle decisioni) Pagina n 33

34 ESTENSIONI DEL PROGETTO GD E KM Protocollazione e non solo Quali realtà fuori dall ente Regione? (la mappa dei sistemi informativi documentali e dei siti) Quali integrazioni possibili tra ente Regione e territorio? Quali supporti all interoperabilità? ) (infrastrutture di rete, standard tecnologici di sistema, sicurezza, Quale coinvolgimento per gli attori regionali del documentale? Pagina n 34

35 RIUSO DELLE SOLUZIONI Scelta delle realtà pilota (contatti istituzionali, analisi di massima degli scenari, individuazione dei referenti, ) Rimodulazione dei criteri di intervento su base regionale Individuazione dei benefici derivanti da soluzioni tecnologiche e organizzative condivise tra ente Regione e altri enti sul territorio (protocollo federato) Incentivazione dei fenomeni di competence service (consolidamento dei pacchetti di interventi e adeguamento delle soluzioni agli scenari specifici strumenti di indagine conoscitiva e di analisi, database, reportistica di supporto alle decisioni) Pagina n 35

36 LE INTEGRAZIONI POSSIBILI Sistema documentale e Intranet Procedure di lavoro informatizzate e Intranet Procedure di lavoro e sistema documentale Comunicazione interna e Intranet Formazione a distanza del dipendente e Intranet Pagina n 36

37 DATI, INFORMAZIONI, DOCUMENTI E PROCEDURE Accedendo al Portale Intranet regionale: banche dati (archivi di dati elementari) raccolte di documenti aziendali connessione ad applicativi di produzione elenchi di notizie (aggiornamento!) scadenzario dell ente materiale didattico Pagina n 37

38 LA TECNOLOGIA: OPPORTUNITA E VINCOLI Scrivania virtuale del dipendente Spazi di collaborazione Archivi immateriali Velocità nel reperimento di informazioni (categorizzazione e classificazione!) Razionalizzazione obbligata delle procedure Obbligo di autenticazione degli utenti Adeguamento a standard Aggiornamento dei patrimoni informativi (rete di autori!) Pagina n 38

39 GLI IMPEGNI PER IL VERTICE Acquisire cultura sul problema GD e KM (conoscenza = sensibilità e capacità di decisione) Istituzione di ruoli di responsabilità in relazione alle funzioni richieste dalla GD e dal KM (obiettivi chiari = compiti precisi e responsabili individuati) Assegnazione di risorse finanziarie e strumentali Correlazione di riconoscimenti ai responsabili (principalmente i dirigenti) con l attuazione degli interventi programmati nel settore GD e KM Pagina n 39

40 E QUELLI PER TUTTI Consolidare le nuove prassi a livello individuale Testare e sfruttare le molteplici opportunità offerte dagli strumenti di innovazione Pagina n 40