Identificare e gestire gli stakeholders

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1 Il PMO come soluzione di business Linee guida per la realizzazione e il miglioramento continuo di un PMO aziendale Identificare e gestire gli stakeholders Massimo Amati Andrea de Petris Milano, 15 Ottobre 2009 PMI-NIC - Tutti i diritti riservati

2 Obbiettivi della presentazione Definire una metodologia per l analisi degli stakeholders Applicare il concetto di stakeholders al PMO Identificazione, ingaggio, gestione Declinare l applicazione questo concetto attraverso le tipologie di PMO piu diffuse Operativo, reporting, metodologico Con qualche esempio dall esperienza Alcatel-Lucent PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 2

3 Cos e uno stakeholder stakeholder Stakeholder: Person or organization that is actively involved in the project, or whose interests may be positively or negatively affected by execution or completion of the project. A stakeholder may also exert influence over the project and its deliverables. (PMBOK Guide) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 3

4 Tipologia di Stakeholders Internal stakeholders Project team stakeholders: Project participants directly involved in conducting and managing the project effort Oversight stakeholders: Project participants who provide senior level direction and decisions to guide project management towards the achievement of business interests and objectives Support stakeholders: Project participants who serve as adjunct or part time project team members External stakeholders Customers stakeholders Project participants who have responsibility for ensuring that project outcome fulfills teh intendeed business purpose of teh of the customer s organization Suppliers stakeholders Project participants who have the responsibility of ensuring that the project outcomes fulfill the offering of the supplier (da G.M. Hill, The Complete PMO Handbook) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 4

5 Il PMO come programma Possiamo considerare l implementazione di un PMO come un programma che segue un percorso caratteristico: Individuare il tipo di PMO piu adatto al contesto di business Definire un set di processi da gestire e la dimensione/budget Ottenere un mandato dal management, con KPI di valutazione Dimostrare di poter dare valore aggiunto nel giro di 6 mesi Il PMO se raggiunge il suo scopo - incide su equilibri e funzionamento dell organizzazione al di là del suo peso apparente Facendo riferimento alle definizioni viste finora gli stakeholders del PMO sono essenzialmente interni e sono determinati dai fattori seguenti: il mandato del PMO la sua collocazione organizzativa il livello di maturità nel project management dell organizzazione PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 5

6 PMO Modelli di riferimento Strategic Allignment Business Integration Project Support Project Control Project Oversight PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 6

7 Il PMO nell organizzazione /1 PMO operativo in una struttura progettizzata Opera come Centre of Excellence Riporta al top management aziendale Le altre funzioni aziendali hanno un autonomia ridotta e sono funzionali alla gestione dei progetti PMO Project Managers CEO Other Functions Operations Esempi Alcatel-Lucent Submarine Networks PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 7

8 Il PMO nell organizzazione /2 PMO operativo in una struttura funzionale Opera come Project Support Gestisce la fase di execution dei progetti Ruolo di staff in ambito Operations Other Functions CEO Operations Esempi Struttura locale di delivery di una Customer Unit di Alcatel-Lucent PMO Project Managers PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 8

9 Il PMO operativo Mandato Gestione dei Project Managers Gestione del portafoglio Supporto alle decisioni del management Caratteristiche chiave Back office agile, pochi professionals di seniority elevata affiancati da una struttura leggera di tipo amministrativo Gestisce il ranking dei progetti Conduce project review, supporta i PM ove necessario Day by day portfolio management Senior portfolio review PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/2009 9

10 Il PMO nell organizzazione /3 PMO di Reporting Opera a livello di Business Integration Riporta al top management nel caso di organizzazione progettizzata PMO Mandato Controllo del portafogli di progetti critici Caratteristiche chiave Ruolo non operativo in maniera diretta CEO Other Functions Supporta il processo decisionale del management Influenza la gestione delle priorità e l allocazione delle risorse Esempi L organizzazione ALU Quality & Customer Care della regione EMEA Operations Project Managers PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

11 Il PMO nell organizzazione /4 PMO metodologico Opera a livello di Business Support Organizzazione complessa, funzione di project management distribuita su enti diversi Mandato Gestione a livello teorico della PMO governance del project management (metodi, tools) Gestione della popolazione dei project managers (certificazione, ranking, carriera) Caratteristiche chiave CEO Other Functions Project Managers Struttura non operativa, astratta dalla gestione dei progetti Pool di professionisti di alto livello affiancati da un robusto team amministrativo Esempi Il Global PMO del gruppo Services in ALU Operations Project Managers PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

12 La gestione degli stakeholders Possiamo modellizzare la gestione degli stakeholders come un processo continuo articolato su tre fasi: Identificare Classificare Ingaggiare e Gestire PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

13 Identificare gli stakeholders del PMO Il PMO impatta in modo drammatico gli equilibri organizzativi. In questo contesto solo una parte delle motivazioni reali degli stakeholders sarà visibile. Come identificarli? Tipicamente si tratta di chi partecipa al PMO beneficia dei risultati del PMO fornisce risorse al PMO perde influenza a causa del PMO PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

14 Gli stakeholders del PMO Project team (frequenza interazione <= 1week) Il manager del PMO Integra la visione del portfolio, ne propone le attività di governance I membri del PMO Ex-PM esperti, con conoscenza del prodotto, dei processi e della organizzazione, gestiscono una porzione del portfolio Il management operativo delle Funzioni aziendali incaricato della ottimizzazione della attività della funzione attraverso il portfolio Project Managers Forniscono reporting, ricevono supporto, hanno accesso a un primo livello di escalation, hanno informazioni sul portfolio PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

15 Gli stakeholders del PMO Oversight (frequenza interazione <=1 mese) I manager delle Funzioni aziendali Ricevono informazioni integrate sul portfolio da usare nella prioritizzazione delle attività, influenzano la composizione portfolio spingendo le soluzioni loro più accessibili Il CEO Arbitra il processo di assegnazione delle priorità, nel caso Identifica i punti di critici, promuove il risk management PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

16 Gli stakeholders del PMO Support (frequenza interazione <=1 trimestre) Qualità Analisi di portfolio (customer satisfaction, KPI, trend, etc) Le Risorse Umane Politica di compensazione per obbiettivi Selezione formazione e carriera dei PM s Adattamento dello schema organizzativo in maniera organica alla logica per progetti Il CFO Identificazione di progetti o popolazioni di progetti low performer azioni correttive di medio periodo PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

17 Classificazione degli stakeholders elevato Interesse per il risultato limitato Stakeholders operativi Stakeholders chiave (da T. Villa, Management by Projects) Stakeholders Stakeholders marginali istituzionali limitata elevata Influenza sul risultato PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

18 Classificare gli stakeholders del PMO PMO operativo : tutti gli stakeholders identificati sono applicabili Key stakeholders : Le funzioni e i PM s PMO di reporting Si concentra su Oversight and Support Key stakeholders : il CEO e la sua prima linea PMO metodologico Si concentra sul Support Key stakeholders : HR, CFO, Qualità, Funzioni progettizzate PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

19 Stakeholders del PMO Operativo Interesse per il risultato Project Managers CEO Management operativo delle funzioni aziendali Influenza sul risultato HR CFO Qualità Management delle funzioni aziendali PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

20 Stakeholders del PMO Reporting Project Managers CFO Interesse per il risultato Management delle funzioni aziendali Qualità HR Influenza sul risultato Management operativo delle funzioni aziendali CEO PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

21 Stakeholders del PMO Metodologico Project Managers Interesse per il risultato HR Qualità CEO Influenza sul risultato Management operativo delle funzioni aziendali Management delle funzioni aziendali PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

22 Ingaggiare gli stakeholders del PMO L ingaggio degli stakeholders del PMO passa attraverso i metodi classici del project management Serve un charter del PMO Scopo della attività Regole di ingaggio Sponsorship Serve un kick-off del PMO che chiarisca Contributi aspettati Benefici previsti Metodologia di lavoro Communication plan Insomma un project plan del PMO In questa fase e fondamentale un ruolo attivo dello sponsor in pieno sincronismo con il PMO manager PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

23 Gestire gli stakeholders del PMO /1 La gestione degli stakeholders passa attraverso la dimostrazione dell utilità del ruolo del PMO Tipicamente il valore aggiunto si deve percepire nel giro di 6 mesi, difficile che le Aziende concedano + di 2 Q di credibilità a un ente di back-office E meglio proporsi obbiettivi parziali, anche limitati ma chiaramente leggibili, piuttosto che l omnia mundi Il PMO cresce progressivamente colonizzando ambiti di lavoro proporzionali al suo staff e alla sua esperienza Vanno fidelizzati gli stakeholders operativi e quelli chiave, gli altri seguiranno Gli istituzionali reagiranno al feeling dei chiave e ai risultati I marginali si accoderanno al carro PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

24 Gestire gli stakeholders del PMO /2 La gestione degli stakeholders passa attraverso la regolarità del processo di PMO Siamo comunque un back-office: le riunioni e i report devono diventare un appuntamento fisso e scandire la vita aziendale con regolarità La ricerca della comunicazione con gli stakeholders deve avvenire con regolarità e insistenza e attenzione al loro ruolo istituzionale Il PMO svolge, in modo più strutturato e professionale, attività che l azienda deve comunque eseguire anche in sua assenza - tipicamente attraverso il middle management delle funzioni. Questo si sentirà in prima battuta attaccato nella sua autonomia e nel suo potere il successo del PMO passa spesso attraverso la sua fidelizzazione e coinvolgimento PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

25 Gestire gli stakeholders del PMO /3 Divide et Impera ;-) il PMO può giocare di punta e tacco nella eterna dialettica tra Funzioni e PM s offrendosi come punto di giunzione e disaccoppiamento Le funzioni trovano nel PMO Informazioni di sintesi sui progetti, esaustive nel 75% dei casi Supporto nel trarre beneficio dalle review di progetto (25% restante) Aiuto metodologico nell affrontare il mondo dei progetti I Project Managers trovano nel PMO Supporto nella loro richiesta di aiuto / risorse Informazioni anticipative dei rischi provenienti da altri progetti Aiuto nella interpretazione organizzativa delle loro necessità di progetto PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/

26 Conclusioni Possiamo vedere il PMO come un programma, ed applicare le usuali metodologie di gestione degli stakeholders Non esiste un PMO standard possiamo definire un metodo, non una lista predefinita; i risultati varieranno caso per caso La gestione degli stakeholders e imperniata sulla percezione del PMO da parte delle altre funzioni aziendali. Questa percezione e generata dalla Collocazione del PMO nell organizzazione Incidenza del PMO sul modo di operare del business La percezione del PMO evolve, per evoluzione dello stesso o delle condizioni al contorno. La gestione degli stakeholders e pertanto un processo continuo, parte delle attività tipiche del PMO. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 15/10/