La Work Breakdown Structure

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Severino Bonelli
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1 La Work Breakdown Structure (WBS) Alessandro De Nisco Università del Sannio

2 La WBS COSA E UNA WORK BREAKDOWN STRUCTURE La WBS (Work Breakdown Structure), talora denominata PBS (Project Breakdown Structure) è una forma di scomposizione strutturata del progetto, che si sviluppa tramite l individuazione di sotto-obiettivi e attività definite ad un livello di dettaglio sempre maggiore. Scopo della WBS è di identificare e collocare all ultimo livello gerarchico pacchetti di lavoro (deliverables) chiaramente gestibili e attribuibili a un unico responsabile, affinchè possano essere programmati, schedulati, budgetati, controllati e valutati. Dal punto di vista grafico la WBS si configura come una struttura ad albero dove ciascun livello rappresenta porzioni sempre più piccole del progetto. Per la sua costruzione è necessario dare risposta ad una domanda tanto semplice quanto essenziale: COSA DOBBIAMO FARE CONCRETAMENTE?

3 La WBS LA STRUTTURA LOGICA DI UNA WBS Titolo progetto Sottobiettivo 1 Sottobiettivo 2 Sottobiettivo 3 Attività 1.1 Attività 1.2 Attività 3.1 Attività 3.2 Compito Compito Compito 1.1.2

4 La WBS 1. ELEMENTI METODOLOGICI PER LA DEFINIZIONE DI UNA WBS: I CRITERI DI SCOMPOSIZIONE I Criteri e le logiche di disaggregazione di un progetto possono essere più di uno, in base agli obiettivi del progetto e ai criteri di attribuzione delle responsabilità: PER OBIETTIVI : in questo caso il primo sottolivello è costituito da macroblocchi di attività legati ai processi per perseguire un obiettivo e i subobiettivi bi i del progetto PER FASI : la scomposizione della attività viene effettuata in base al ciclo di vita del progetto PER PROCESSI DI LAVORO : il progetto viene disaggregato in base ai processi che dovranno essere posti in atto per la realizzazione dei deliverables. Si utilizza per progetti ad elevata standardizzazione PER LOCALIZZAZIONE : la suddivisione gerarchica è connessa allo spazio fisico o paese dove l output del progetto verrà realizzato

5 Esempio PER OBIETTIVI Progetto Sicurezza Evento Controllo Criminalità Modifica Piano Traffico Regolamentazione Accesso Pedonale Presidio Strade Dispositivi Controllo Chiusura Punti di Accesso Definizione Itinerari Alternativi Segnalazione Itinerari Uscite di Sicurezza

6 Esempio PER FASI Progetto Convegno Definizione Contenuti Inviti Realizzazione Studio ad hoc Depliant Relatori Partecipanti Backoffice In loco

7 Esempio PER PROCESSI DI LAVORO Progetto Casa Opere Civili Idraulica Lavori Elettrici Fondamenta Costruzione Tubazioni Acqua calda/fredda Impianto Collegamenti

8 Esempio PER LOCALIZZAZIONE Progetto Impianto Sede Cantiere Ingegneria Architettura Componenti Costruzione Impianto Installazione Utilities

9 La WBS 2. ELEMENTI METODOLOGICI PER LA DEFINIZIONE DI UNA WBS: LA DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA Ciascun elemento della WBS deve essere identificato da una descrizione che deve essere al contempo concisa, chiara e priva di ambiguità. Accanto alla descrizione per ciascuna attività è previsto un codice al quale si fa riferimento sia per l applicazione delle tecniche reticolari che per l attribuzione delle responsabilità. Il codice WBS è un codice numerico o alfanumerico che contiene un numero di item pari al numero di livelli presenti nella struttura gerarchica.

10 Esempio I CODICI WBS Progetto Impianto 1 Sede 1.1 Cantiere 1.2 Ingegneria Architettura Componenti Costruzione Impianto Installazione Utilities 1.2.2

11 La WBS 3. ELEMENTI METODOLOGICI PER LA DEFINIZIONE DI UNA WBS: IL PACCHETTO DI LAVORO La suddivisione per livello procede riducendo ampiezza e complessità fino a quando non perviene a una descrizione adeguata e inequivocabile della voce finale. Quest ultimo livello si definisce pacchetto di lavoro o work package e deve avere le seguenti caratteristiche: DEVE ESSERE DISTINTO DA OGNI ALTRO PACCHETTO DI LAVORO DEVE ESSERE PROGRAMMABILE IN TEMPI DI COSTI E RISORSE DEVE AVERE UN SOLO RESPONSABILE LA SUA DURATA DEVE ESSERE LIMITATA A PERIODI DI TEMPO DEFINITI

12 Esempio QUALE DI QUESTI NON E UNA WORK PACKAGE? COSTRUIRE LE MURA DI UNA CASA GESTIRE I RAPPORTI CON UN PARTICOLARE FORNITORE PROGETTARE UN CHIP PER UN DISPOSITIVO ELETTRONICO DEFINIRE IL PROGRAMMA DI UN CORSO UNIVERSITARIO TRASFERIRE UN MACCHINARIO DA UN IMPIANTO INDUSTRIALE AD UN ALTRO CONTROLLARE LA CIRCOLAZIONE STRADALE IN UN QUARTIERE CITTADINO

13 La WBS 4. COME ARRICCHIRE UNA WBS Ad ogni casella della WBS è possibile associare il nominativo della persona o dell unità organizzativa preposta a garantire l esecuzione di quella attività. In questo modo si ottiene la versione OBS (Organizational Breakdown Structure) della scomposizione strutturata del progetto. Possono inoltre essere aggiunte informazioni sulla durata sulla durata necessaria a eseguire le singole attività e il costo a essa associabile

14 Esempio INFORMAZIONI AGGIUNTIVE DELLA WBS t= 8 mesi C= euro Progetto Casa Ing. A Fondamenta Ing. B t = 2 mesi C= Corpo Casa Ing. A t = 3 mesi C= Copertura Ing. B t = 3 mesi C= Scavo Geom. X Fondazioni Geom. X Murature Geom. X Finiture Intonaci n Rivestimenti Tegole Solaio Interne Esterni Esterni Rivestimenti Geom W Arch. Z Geom. Z Geom. Z Geom W t = 1 mese t = 1 mese t = 1,5 mesi t = 0,5 mesi t = 0,5 mesi t = 0,5 mesi t = 2 mesi t = 1 mese C= C= C= C= C= C= C= C=

15 La Matrice di Responsabilità LA MATRICE DI RESPONSABILITA La matrice di responsabilità ha la finalità di allocare le persone assegnando responsabilità e compiti. Nella sua intersezione è utile indicare il tipo di persona a cui è delegata una persona o un unità organizzativa. Generalmente vengono utilizzate sigle che esprimono responsabilità quali: il coordinamento dei compiti compresi in un attivita e delle risorse che li eseguono (C) la partecipazione alla presa di decisione, singola o di gruppo (D) la conoscenza di una certa situazione, espressa dal fatto di venire informati (I) da chi coordina l attività l esprimere, in quanto esperto, un giudizio o un parere, ossia essere consultati (Co)

16 La Matrice di Responsabilità LA MATRICE DI RESPONSABILITA FASI ATTIVITA Persona A Persona B Persona C Persona D Persona E

17 Esempio ATTRIBUIRE LE RESPONSABILITA Consideriamo un progetto consistente nel preparare una conferenza per un impresa bancaria. Il team è composto da 4 persone: uno ha idee brillanti ma è poco meticoloso; un secondo membro è una persona quieta e timida ma estremamente perfezionista; la terza è una donna dura e mascolina, che vuole avere tutto sotto controllo ed è molto abile nelle trattative; l ultimo è una persona che ha molti contatti ed è abile a risolvere i problemi. L insieme delle attività individuate nel progetto è la seguente: compilare una lista dei partecipanti, con indirizzi e numeri di telefono prenotare un albergo dove svolgere la conferenza contattare e dare istruzioni a uno studio di design per l arredamento e la realizzazione degli stampati lavorare con la direzione dell azienda per scegliere gli argomenti da trattare predisporre un sistema di rilevamento dei costi per tutto il tempo in cui si svolge la conferenza programmare e tempificare tutto il progetto Come suddividereste il compito tra i quattro collaboratori?

18 ASSEGNO COSA FARE A CASA LUCIDI E APPUNTI: studia i lucidi integrandoli con gli appunti presi in aula LIBRO DI TESTO: puoi trovare molti dei concetti visti in aula sul libro di testo Organizzare e Gestire Progetti Cap. 4, pagg (WBS) e Cap. 3, pagg (Matrice di Responsabilità) ESERCITAZIONE: svolgi in forma scritta l esercitazione indicata nel lucido successivo

19 ASSEGNO ESERCIZIO Considera l esempio indicato sul testo alle pagg Partendo dallo schema WBS indicato a pag. 58 prova a rimodulare il progetto scegliendo uno dei criteri di scomposizione visti durante la lezione (per obiettivi, per fasi, per processi, per localizzazione). Motiva la tua scelta. A partire dalla tua WBS elenca le competenze necessarie per l esecuzione delle varie attività e costruisci la relativa matrice di responsabilità, considerando un team composto da 7 persone.

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