La pianificazione finanziaria di progetto

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1 La pianificazione finanziaria di progetto Corso in LA GESTIONE FINANZIARIA DI UN PROGETTO AI FINI DELLA RENDICONTAZIONE A CURA DELL ASSOCIAZIONE PRONEXUS Reggio Calabria

2 Passi per la pianificazione Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare? 1 Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili? progetto Ambito 1 Ambito 2 Ambito Attività 1.1 Attività 1.2 Attività 3.1 Attività 3.2 Attività 3.3 Passo 4 : Diagr. di Gantt Quando si svolgeranno le attività? Passo 3 : RAM Chi svolgerà le attività? WBS - Cena di gala Organizzazione Acquisti Preparazione Inviti Scelta sala Scelta menù Personale Cibi Bevande Vettovaglie Fiori Sala Cucina Cottura Servizio Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5 Resp. Progetto Dott. Galante Segreteria Sig.a Salvi Ufficio P.R. D.ssa Paoli Squadra Cucina 1 Chef Ufficio Servizi Sig. Ulivi Impresa di Trasporto Squadra Camerieri Passo 5 : CBS Quanto costerà? Costo Totale Passo 6 : Piano dei costi Costo indiretto Costo ambito1 Costo diretto Costo Ambito 2 Costo Ambito 3 fini della rendicontazione 2

3 WBS - Work Breakdown Structure: cos è? La WBS è una scomposizione gerarchica del progetto nei suoi elementi ed azioni costitutivi, generata allo scopo di migliorarne la gestione e il controllo. Progetto Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3 Attività 1.1 Attività 1.2 Attività 3.1 Attività 3.2 Attività 3.3../lezione_m2/lezione_progettazione_pcm_def.ppt#35. Piano delle attività WBS - Work Breakdown Structure esempio_master.ppt#2. WBS esempio: Master post-laurea fini della rendicontazione 3

4 L organizzazione del progetto Dopo aver individuato le attività in cui si articola il progetto è possibile passare alla fase di assegnazione delle responsabilità Tali responsabilità possono riguardare: La realizzazione di una o più attività Il coordinamento di un gruppo di attività fini della rendicontazione 4

5 OBS - Organization Breakdown Structure L attribuzione delle responsabilità avviene attraverso l OBS È uno strumento che assegna alle persone appartenenti alla struttura organizzativa dell ente di appartenenza o a consulenti esterni, la responsabilità dell esecuzione dell attività o della supervisione e coordinamento di raggruppamenti di attività. Si ottiene così una struttura organizzativa di progetto che individua responsabilità di tipo funzionale fini della rendicontazione 5

6 OBS - Organization Breakdown Structure: cos è? La OBS è una scomposizione gerarchica delle responsabilità di progetto, generata allo scopo di individuare univocamente i responsabili dei vari elementi del lavoro previsto. esempio_master.ppt#6. Diapositiva 6 progetto Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3 Attività 1.1 Attività 1.2 Attività 3.1 Attività 3.2 Attività 3.3 fini della rendicontazione 6

7 La matrice attività/responsabilità1 Mette in relazione il lavoro definito dalla WBS con le unità organizzative/persone responsabili L attribuzione delle responsabilità avviene sulla base delle competenze possedute e sulla loro disponibilità a partecipare al progetto È utile identificare anche il tipo di responsabilità richiesto alle persone coinvolte fini della rendicontazione 7

8 La matrice attività/responsabilità2 L assegnazione delle responsabilità può essere rappresentata in maniera efficace attraverso la correlazione degli elementi della WBS a quelli dell OBS Graficamente tale correlazione si rappresenta attraverso una matrice che riporta gli elementi dell OBS su un asse e quelli della WBS sull altro fini della rendicontazione 8

9 La matrice attività/responsabilità3 R: A: Approva C: Coinvolto I: Informato Progetto Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3 Ambito 4 4 Che cosa WBS Attività 3.1 Attività 3.2 Attività 3.3 Chi OBS RR I I AA CC RR RR fini della rendicontazione 9

10 La matrice attività/responsabilità4 Generalmente la matrice riporta: Nelle colonne i componenti della WBS (attività e compiti) Nelle righe le persone o i titoli o le funzioni (OBS) I simboli all intersezione di righe e colonne indicano chi fa cosa con quale livello di responsabilità fini della rendicontazione 10

11 Pianificazione dei Work Element Una volta individuate le attività(wbs) ed i Responsabili(OBS), si procede con l assegnazione del budget delle attività Per ciascun Work Element, il Capo Progetto deve stabilire con il responsabile una stima di: Impegno di risorse Durata - Costi fini della rendicontazione 11

12 Durata: Diagramma di GANTT Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto. Mostra la collocazione temporale delle attività pianificate Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5 GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT fini della rendicontazione 12

13 Il DIAGRAMMA DI GANTT: scopo Lo scopo di tale rappresentazione è: definire il "cosa fare" in una certa quantità di tempo (durata); definire un riferimento per il controllo dell'avanzamento avere un indicazione sui costi in funzione del tempo fini della rendicontazione 13

14 Il DIAGRAMMA DI GANTT: dati per la redazione I dati necessari alla redazione del diagramma di GANTT sono: la data di inizio del progetto l elenco delle attività la definizione delle priorità di ciascuna attività i tempi necessari a svolgere ciascuna attività i responsabili di ciascuna attività esempio_master.ppt#8. Diagramma di GANTT: esempio fini della rendicontazione 14

15 Assegnazione delle risorse Come primo passo occorre assegnare, a ciascun WP le risorse necessarie: Per tipologia (quali) Per quantità (quante) fini della rendicontazione 15

16 Tipologia di Risorse 1 Risorse umane Per le risorse umane occorre: 1. individuare le diverse tipologie di skill 2. individuare se disponibili all interno dell Ente/azienda 3. stimare la quantità di lavoro (tempo/uomo) fini della rendicontazione 16

17 Tipologia di Risorse 2 Risorse materiali Per le risorse materiali occorre distinguere: 1. Risorse logistiche (sedi, sale riunioni, sale conferenze ) 2. Attrezzature (Pc, work station, videocamere, proiettori ) 3. Materiali (materiali di consumo, materie prime per prodotti specifici )) fini della rendicontazione 17

18 Risorse complessive Per ogni elemento e di conseguenza per il progetto intero avremo: Risorse Complessive Risorse umane Risorse materiali Risorse umane interne Risorse umane esterne Risorse logistiche Attrezzature Materiali fini della rendicontazione 18

19 Assegnazione di costi 1 Il costo delle risorse viene calcolato distinguendo tra: Risorse ad impiego (COSTO RISORSA per UNITA di TEMPO)*(DURATA ATTIVITÀ) Es. Responsabuile progetto (300 per giorno) *50gg fini della rendicontazione 19

20 Assegnazione di costi 2 Risorse a consumo (COSTOUNITARIO RISORSA)*(NUMERO RISORSE) Es. Brochure informativa (3 ) *1000 brochure+ esempio_master.ppt#9. Assegnazione risorse e costi fini della rendicontazione 20

21 Calcolo dei costi Si parte dalla valutazione del costo dei singoli WE Si riaggregano i costi risalendo la WBS in modo da associare un costo ad ogni elemento della WBS La somma dei costi totali delle attività costituisce il COSTO DIRETTO del progetto a cui occorre aggiungere i COSTI INDIRETTI per ottenere il COSTO TOTALE fini della rendicontazione 21

22 Cost Breakdown structure (CBS) Il COSTO TOTALE del progetto risulta dalla somma di: COSTO DIRETTO: pari alla somma dei costi di tutte le attività di progetto COSTO INDIRETTO: non collegato direttamente ad una attività ma trasversale alle attività (segreteria, amministrazione, sede amministrativa ) Costo indiretto Costo ambito1 Costo Totale Costo diretto Costo Ambito 2 Costo Ambito 3 fini della rendicontazione 22

23 Riepilogo dei costi I costi elementari di progetto possono essere riepilogati per: 1.attività - secondo gli elementi della WBS work-breakdown-structure 2.classi di costo - secondo gli elementi della CBS cost-breakdown-structure 3.centri di responsabilità - secondo gli elementi della OBS organization-breakdown-structure esempio_master.ppt#12. Riaggregazione costi fini della rendicontazione 23

24 IN SINTESI WBS attivita da svolgere: cosa sara fatto definizione delle risorse: chi lo fara pianificazione/schedulazione: quando sara fatto assegnazione delle risorse:quanto dovra costare modalita di controllo: quali verifiche fare OBS GANTT Budget di progetto E.. fini della rendicontazione 24

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