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1 PROCESS MAPPING (2)

2 Approcci: 2- Identificazione del processo Esaustivo (o dei processi) da analizzare Mappatura a largo spettro (es.: vasta implementazione di un ERP) In relazione al problema ad es. i processi interessati da un certo sistema informativo, oppure che si devono migliorare, automatizzare, ecc. Sulla base della rilevanza processi core, critici, prioritari, chiave

3 Identificazione di rilevanza Processi core : quelli che generano valore Ad es.: gestione della gara d appalto per un impresa di costruzioni Processi critici: a cui riservare particolare attenzione in quanto decisivi per aspetti specifici del business Ad es.: gestione dei terzisti per un impresa di confezione Processi prioritari: su cui intervenire prima di altri In relazione a problemi specifici riscontrati, a obiettivi che ci si pone, ecc.

4 Identificare le priorità: la matrice delle priorità Criteri punteggi da 1 a 10 Processi Impatto sui costi Impatto sull efficienza Rilevanza per lo sviluppo del business Totale Priorità Gestione ordini Gestione acquisti ,5 4 Gestione produzione ,5 1 Gestione logistica ,75 2 Gestione qualità pesi 1/2 1/4 1/4 1

5 3 Raccolta delle informazioni sui processi Organigrammi Manuale qualità Manuali operativi (ad es. di procedure) Sistema informativo già esistente Interviste Al top management (per la mappatura generale) Al process owner (per il singolo processo) Ai process manager & worker Ai clienti e fornitori dei processi Osservazioni passive

6 Descrizioni dei processi Tipo di rappresentazione in relazione a: Necessità o possibilità di formalizzazione Livello di dettaglio che si intende (o si deve) raggiungere Descrizioni narrative Semplice da realizzare Permette di spiegare aspetti specifici Permette di conservare le ambiguità Modellazione grafica Immediatezza di rappresentazione Linguaggio standard Input per la progettazione dei Sistemi Informativi

7 Esempi di rappresentazioni grafiche Activity Breakdown structure Action Workflow Analysis Flow chart Flow chart interfunzionale IDEF 0

8 Activity Breakdown Structure Scompone un processo in parti elementari ; scomposizione gerarchica Utile per identificare le singole attività, operazioni, ecc. Utile per identificare il livello di dettaglio a cui porsi Non dà indicazioni precise sul legame logico o temporale delle singole attività/operazioni

9 Activity Breakdown Structure PROCESSO SOTTOPROCESSO 1 SOTTOPROCESSO 2 SOTTOPROCESSO 3 ATTIVITA 1.1 ATTIVITA 1.2 FASE FASE OPERAZIONE OPERAZIONE

10 Action Workflow Analysis Descrive un processo come insieme di rapporti tra clienti e fornitori ai vari livelli Le attività si suddividono in quattro momenti: preparazione, negoziazione, esecuzione, verifica/soddisfazione Si può scomporre il processo in sottoprocessi con la stessa logica

11 Action Workflow Analysis Fonte: Univ. Bergamo, materiale didattico online

12 Action Workflow Analysis Fonte: Univ. Bergamo, materiale didattico online

13 Flow chart (base) Una delle modalità di rappresentazione più diffusa Descrive i collegamenti logici e i flussi informativi tra le diverse attività di un processo Evidenzia le diramazioni alternative che possono verificarsi all interno di un dato processo Quando il processo/attività da modellizzare è troppo complesso, il flow chart può venire scomposto in blocchi

14 Flow chart (base) Inizio - fine Inizio - fine Inizio - fine Riferimento esterno ad altro flow chart Attività - operazione Archivio elettronico dati Decisione verifica - controllo (con esito sì no) Rinvio ad altro processo predefinito Documento cartaceo (in input o output) input diretto dati Connettore (sequenza logica) Operazione manuale Fonte: Zonzin, 2009

15 Flow chart (interfunzionale) Combina l analisi del processo (flow chart) con la scomposizione funzionale dell azienda o area aziendale Evidenzia come le diverse unità organizzative sono coinvolte nel processo e nelle singole attività Evidenzia le relazioni tra le unità aziendali

16 Flow chart (interfunzionale) Fonte: Zonzin, 2009

17 Matrice delle responsabilità Fonte: Zonzin, 2009 Mette in relazione unità organizzative (attori del processo) con le attività

18 IDEF 0 Combinazione di grafici e testi per rappresentare un sistema/processo Diagramma: rappresentazione grafica Testo: descrizione esplicativa Glossario: spiegazione di termini o aspetti specifici Si focalizza sugli elementi chiave del processo (v. definizione stessa)

19 IDEF 0 Cfr.

20 IDEF 0 input: elementi di ingresso trasformati nell attività/processo; controlli: elementi che regolano l esecuzione dell attività/processo specificando condizioni o regole risorse: elementi utilizzati nel processo per trasformare gli input in output (addetti, macchine, attrezzature, ecc.) richiami: riferimenti ad altre attività/processi; output: elementi in uscita realizzati dall attività/processo

21 IDEF 0: scomposizione Cfr.

22 IDEF 0: albero dei nodi Cfr.

23 In sintesi Utilità delle modellazioni grafiche Offrono una visione d insieme del processo (o di sue parti) Utilizzano un linguaggio standardizzato Spingono verso una formalizzazione Difficoltà Esistono vari possibili approcci ( no best way ) Difficile applicazione a casi complessi Difficile applicabilità a processi non sufficientemente definiti

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