Reti e sistemi informativi II Il ruolo delle IT nell organizzazione

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1 Reti e sistemi informativi II Il ruolo delle IT nell organizzazione Prof. Andrea Borghesan & Dr.ssa Francesca Colgato venus.unive.it/borg borg@unive.it Ricevimento: mercoledì dalle alle Modalità esame: scritto + tesina facoltativa

2 Perché comprendere l IT? Limitare la comprensione dell IT agli esperti di tecnologia comporta non solo il rischio di errori nelle scelte degli investimenti, ma anche la perdita di opportunità di miglioramento dell attività del singolo ruolo, delle unità organizzative, dei processi di business, dell intera organizzazione e dei suoi rapporti con gli interlocutori. Domanda: quali sono le implicazioni dell impiego dell IT in un organizzazione? 2

3 L IT nell organizzazione Per descrivere il ruolo delle IT nell organizzazione è necessario tenere in considerazione: Struttura dell organizzazione funzionale o per processi Orizzonte temporale breve (visione statica) oppure medio - lungo (visione evolutiva) Confini organizzativi organizzazione (visione intraorganizzativa) oppure sistemi di organizzazioni (visione interorganizzativa) 3

4 Struttura dell organizzazione Rappresentazione funzionale (medio piccole imprese) Si basa sul principio dell ottimizzazione locale (a livello di funzione) L organizzazione è vista come insiemi disgiunti di utenti e il sistema informativo come l unione di sistemi informativi delle singole funzioni Figlia della cultura economico aziendale (Adam Smith, divisione del lavoro). Rappresentazione per processi (grandi imprese) Focus sulle attività svolte e sugli scambi fisici e informativi fra gli attori coinvolti L organizzazione è vista come insieme di utenti che cooperano in modo integrato per il raggiungimento di un obiettivo comune: creazione di valore Figlia di una visione economica più moderna dell azienda (Costa, 1989) 4

5 La rappresentazione per funzioni: matrice degli impatti funzionali Schultheis e Summer, 1998 Individuo Funzione Organizzazione Efficienza Automazione compiti Convocazione di una riunione attraverso un programma di gestione Unione delle automazioni dei compiti Codici a barre per le merci da immagazzinare Riduzione tempi e costi Archiviazione e trasmissione dati in formato elettronico Efficacia Miglioramento dei risultati individuali Ricerca fornitori su www Miglioramento dei risultati della funzione Progettazione con CAD tridimensionale Miglioramento del livello di servizio Comunicazione con i clienti Trasformazione 5 Espansione del ruolo Identificazione e preselezione dei fornitori via www Ridefinizione degli obiettivi della funzione Applicazioni di Customer Relationship Management nella funzione Marketing Innovazione di prodotto Banche: home banking e trading on line

6 La rappresentazione per processi Con il termine processo si intende un insieme di attività organizzate volte al raggiungimento di un obiettivo. Per conseguire tale risultato l impresa utilizza risorse, materiali ed immateriali, coordinate attraverso un flusso di informazioni. L approccio per processi è intrinsecamente orientato alle relazioni interorganizzative. 6

7 Processo aziendale L obiettivo generale del processo è la creazione del valore. E caratterizzato da: Attività: serie di operazioni su soggetti fisici o informativi o di decisioni svolte da vari attori Input: materie prime e risorse aziendali Output: oggetti fisici, beni immateriali e servizi Clienti: destinatari dell output del processo 7

8 I sistemi informatici nella rappresentazione per processi I sistemi informatici hanno una caratteristica che li rende molto diversi dai sistemi funzionali: Sono tipicamente sistemi modulari Hanno unalto livello di integrazione Queste 2 proprietà sono esplicitate dal fatto che tali sistemi informativi sono sviluppati a moduli e da una unica azienda, inoltre tutte le informazioni sono concentrate in un unico archivio. Le soluzioni informatiche di questo tipo sono indicate sotto il nome di ERP (Enterprise Resource Planning). 8

9 E la piramide di Anthony? La rappresentazione gerarchica? Da un punto di vista dell IT, la piramide di Anthony, può in realtà essere ricondotta alla rappresentazione per processi. Essa infatti pone attenzione alle attività svolte in una organizzazione e si basa su una visione interfunzionale. Di fatto integra l approccio per processi (Bracchi, Francalanci e Motta, 2001) aggiungendo la peculiarità di evidenziare specifiche proprietà dei processi stessi (associando per esempio quali posizioni aziendali sono coinvolte). 9

10 L azienda come insieme di processi Come si possono identificare i processi? Check list Si confrontano le attività dell organizzazione con i processi di organizzazioni appartenenti allo stesso settore Approccio analitico Criteri soggettivi: il management individua i processi gestionali in base alla propria percezione d impresa BPMo (Business Process Modelling): identificazione dei processi attraverso formalismi che consentono non solo la loro descrizione ma anche la loro modellazione 10

11 Business Process Modeling Descrizione processo Flow chart RAD (Role Activity Diagram) IDEF0 e IDEF3 (Integrated Definition for Function Modelling) UML (Unified Modelling Language) Modellazione processo Reti di Petri System Dynamic Modeling 11

12 Flow chart Consente di descrivere le operazioni sottoforma di uno schema in cui le diverse fasi del processo e le differenti condizioni che devono essere rispettate vengono rappresentate da simboli grafici. Principale caratteristica: flessibilità Ricezione ordine Centro di distribuzione Stoccagg io? Stampa fattura Spedizione 12 Avviso al marketing Informare il cliente

13 RAD (Role Activity Diagram) I RAD consentono di rappresentare i processi in modo tale da focalizzare le relazioni tra ruoli individuali, le loro responsabilità le loro interazioni. Principale caratteristica: focus sulle risorse umane IDEF (Integrated Definition for Function Modelling) IDEF0 (Function Modeling): tecnica che utilizza la struttura ICOM (input-control-output-mechanism) per poter arrivare ad individuare e descrivere la gerarchia delle attività svolte nei processi. IDEF3: con questa tecnica si individuano le relazioni di precedenza e causalità tra le attività del processo 13

14 Le reti di Petri Sono uno strumento espressivo che consente la modellizzazione di un sistema, di un processo. In una rete di Petri gli elementi fondamentali sono due: le piazze, che definiscono lo stato del sistema, e le transazioni che invece ne modificano lo stato. Object-oriented Modeling Object-oriented Modeling: i processi vengono considerati oggetti che vengono trasformati dalle attività nelcorso del tempo. Lo scopo è quello di raggruppare in un unica entità sia le strutture dati che le procedure che operano su di esse, creando un oggetto software dotato di proprietà (dati) e metodi (procedure) che operano sui dati dell oggetto stesso. 14

15 UML (Unified Modelling Language, 1997) E uno strumento di modellizzazione dei processi object-oriented. Un modello UML è costituito da una collezione organizzata di diagrammi correlati, costruiti componendo elementi grafici (con significato formalmente definito), elementi testuali formali ed elementi di testo libero. E costituito da: 1.Viste: mostrano i diversi aspetti del sistema per mezzo di un insieme di diagrammi 2.Diagrammi: permettono di descrivere le viste logiche 3.Elementi del modello:concetti che permettono di realizzare vari diagrammi (es. attori, classi, oggetti). Consente di descrivere un sistema secondo tre aspetti principali, per ciascuno dei quali si utilizzano dei diagrammi specifici che possono essere messi in relazione tra di loro: il modello funzionale il modello a oggetti il modello dinamico 15

16 Il modello funzionale rappresenta il sistema dal punto di vista dell utente, ovvero ne descrive il suo comportamento così come esso è percepito all esterno, prescindendo dal suo funzionamento interno. La modellazione funzionale utilizza i diagrammi dei Casi d Uso Il modello a oggetti rappresenta la struttura e sottostruttura del sistema utilizzando i concetti object-oriented di classe, oggetto e relazioni tra classe e oggetto. Utilizza i diagrammi delle Classi. Il modello dinamico rappresenta l evoluzione nel tempo degli oggetti del sistema e le loro interazioni. E strettamente legato al modello ad oggetti. Utilizza i diagrammi di Sequenza, i diagrammi delle Attività e i diagrammi di Stato. 16

17 Action Workflow Consentono di definire, seguire e gestire il flusso di lavoro (documenti) che individui di una medesima organizzazione possono condividere o scambiarsi. Coordinano, inoltre, le attività di insiemi di persone coinvolte negli stessi processi System Dynamics Modeling Il processo è rappresentato da diagrammi causa-effetto che esplicitano il funzionamento del sistema attraverso dei feedback di informazioni finalizzate al controllo dello stesso 17

18 La catena del valore di Porter come supporto all approccio analitico E un modello utile per comprendere le implicazioni dell approccio per processi. E di difficile utilizzazione in contesti reali e come strumento operativo per l analisi dei processi per: Ambiguità di rappresentazione Scarsa profondità Applicabilità non generale 18

19 Orizzonte temporale L IT nell organizzazione assume ruoli diversi nel breve e nel lungo periodo. Breve Termine: visione statica dell IT. L IT sarà utilizzato come supporto all attività di gestione dell informazione Medio-Lungo Termine: l IT può essere utilizzato come agente di cambiamento nel piano di sviluppo dell organizzazione. (Reingegnerizzazione dei processi) 19

20 Orizzonte temporale: breve periodo 1/2 Esempio: una PMI produce filati per il settore tessile, opera solo sul mercato italiano, 10 clienti di grosse dimensioni. Si organizza su 3 funzioni: ufficio acquisti, reparto produzione, magazzino. Il sistema informativo è deficitario nelle informazioni riguardanti lo stoccaggio dei filati. Decide dunque di acquistare un software per la gestione del magazzino installato su un server con 10 client. Nel breve periodo l ipotesi di acquisto sembra valida (visione statica dell azienda), il software viene acquistato secondo modalità definite in un momento precedente 20

21 Orizzonte temporale: breve periodo 2/2 Valutiamo il contributo dell IT: Efficienza: l IT consente di ridurre la quantità di risorse necessarie a conseguire lo stesso risultato Efficacia: l IT permette di migliorare le prestazioni dell organizzazione a parità di risorse impiegate (anche se non esiste una definizione di efficacia in termini assoluti) La validità di questa visione è stata messa in dubbio a partire dalla metà degli anni 80. Paradosso della produttività (Strassmann, 1990): nel mediolungo periodo (3-5 anni) si osserva che gli investimenti in IT non portano a significativi miglioramenti degli indici aggregati di prestazione delle organizzazioni 21

22 Orizzonte temporale: medio-lungo periodo Il contributo dell IT può essere osservato solo su medio-lungo periodo, l IT è pertanto vista come un agente di cambiamento e comporta una visione evolutiva del ruolo del sistema informativo all interno dell organizzazione. La visione evolutiva del ruolo dell IT costituisce un capovolgimento totale nelle logiche tradizionali sulle quali si basano le scelte degli investimenti informatici. 22

23 Business Process Reengineering È il radicale cambiamento e ridisegno nelle modalità di esecuzione dei processi in un organizzazione. Hammer, 1990: Reengineering the work: don t obliterate, Automate L enfasi è posta esclusivamente sui processi e sulle tecnologie, il fattore umano è fortemente sottostimato. Tale approccio è proponibile solo in situazioni di grave crisi (alle soglie del fallimento). 23

24 Business Process Reengineering Principi per la ricostruzione dei processi: Organizzare il lavoro in funzione dei risultati da ottenere e non dei compiti da svolgere Far realizzare il processo a chi ne deve usare l output Trattare le risorse distribuite geograficamente come se fossero accentrate Catturare l informazione una volta sola e alla fonte Collegare le attività parallele anziché integrarne i risultati a valle 24

25 Confini organizzativi Sistema del Valore: i processi di un organizzazione vengono rappresentati a livello di settore. Saranno quindi compresi nella rappresentazione: I fornitori Gli impianti in cui avviene la trasformazione del prodotto I centri di distribuzione I mercati a cui il prodotto è destinato 25

26 Maggiore è la complessità della struttura dei processi analizzati parimenti elevata è la complessità degli scambi dell informazione. Si possono distinguere due categorie principali di flussi informativi: I flussi informativi che interconnettono le componenti all interno un sottosistema. processi nella catena del valore aziende di un distretto industriale I flussi informativi che collegano il sottosistema con i suoi interlocutori 26

27 L IT nelle relazioni interorganizzative Il modello SAP R/3 E necessario distinguere i processi intraorganizzativi dai processi interorganizzativi al fine di comprendere il ruolo dell IT nell organizzazione 27

28 Con processi intraorganizzativi si intende riferirsi alle attività che possono essere svolte all interno dell organizzazione e in particolare: La logistica di produzione Utilità dell IT nella programmazione delle attività, nel controllo dell attività di produzione e dei risultati L organizzazione e gestione delle risorse umane L IT supporta le attività riguardanti la contabilizzazione dell operato del personale La pianificazione del business e del controllo aziendale Dati di contabilità e budget. Vi deve essere la compatibilità dei sistemi informatici delle diverse aree, semplicità d uso, frequente rilevazione dei dati La gestione del capitale Dati relativi agli impianti di una organizzazione 28

29 I processi interorganizzativi sono formati da attività che non possono essere svolte senza scambiare beni o informazioni con organizzazioni o individui esterni. In particolare: La logistica delle vendite L IT permette di semplificare funzioni come la registrazione degli ordini, la consegna, la fatturazione. Permette di accedere in tempo reale alle informazioni e il collegamento delle attività dei clienti con quelle interne. La logistica degli approvvigionamenti Riduzione dei tempi delle prestazioni, miglioramento della gestione degli ordini grazie alla coordinazione con i sistemi di gestione delle scorte e la contabilità dei fornitori La contabilità esterna Riguarda attività di tipo contabile relative alle attività che l organizzazione realizza con fornitori, terzisti, clienti L IT può facilitare la registrazione e memorizzazione dei dati. 29

30 Ruolo dell IT nell organizzazione Processi intraorganizzativi Processi interorganizzativi L IT supporta l integrazione e il coordinamento delle attività interne attraverso strumenti che realizzano la memorizzazione e il reporting delle informazioni L IT assiste le attività interne dell organizzazione, a tali attività aggiunge un supporto per l integrazione con le attività esterne 30