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1 Il Project Management nelle Aziende Sanitarie

2 Tipologie di progetti nelle ASL-AOAO I progetti possono essere classificati a partire dalla dimensione di governo e dalla prerogativa sulla variabile programmazione : Programmazione I progetti possono rientrare nella dimensione di governo: Government i progetti non prevedono organica concertazione / negoziazione con altri soggetti Governance i progetti richiedono la capacità di portare a sintesi la spinta propositiva, progettuale e realizzativa dei diversi attori territoriali Programmazione - I progetti possono derivare da un livello sovraordinato di programmazione: Unione Europea - Ministero Salute - Regioni

3 Tipologie di progetti nelle ASL-AO AO (esempi) Government: ASSOCIAZIONI PAZIENTI IMPRESE Sviluppo / Introduzione di nuovi servizi (portale on line di servizi) Comunicazione pubblica, semplificazione, accesso ai servizi Business Process Rengineeering Costruzione di infrastrutture (Lavori Pubblici / Project Financing) CUP territoriale Introduzione di nuove soluzioni gestionali (es. sistema di valutazione delle performance) Rilevazione qualità delle prestazioni COOP SOCIALI ASSOCIAZIONI VOLONTARIATO ASL PA LOCALE INTERMEDIARI FINANZIARI

4 Tipologie di progetti nelle ASL-AO AO (esempi) Governance (in correlazione con la pianificazione strategica): Rete Urgenza/Emergenza Sviluppo rete cure palliative Trasferibilità innovazioni tecnologiche Partecipazione a progetti VII PQ Progetti ex lege 68/1999 Agenda 21 ASL COOP SOCIALI PA LOCALE ASSOCIAZIONI UTENTI IMPRESE INTERMEDIARI FINANZIARI ASSOCIAZIONI VOLONTARIATO

5 Tipologie di progetti nelle ASL-AO AO (esempi) Programmazione livelli istituzionali sovraordinati: Unione Europea: Fondo Sociale Europeo/FESR Fondi settoriali Amministrazioni centrali Ministero Welfare Sviluppo e-procurement Amministrazioni Regionali Programma regionale di sviluppo Programma Operativo Regionale

6 La dimensione progettuale nell organizzazione dell ASL-AOAO

7 Strutture stabili (tradizionali) Rischi di: Rigidità Eccessiva articolazione delle strutture Scarsa integrazione orizzontale Strutture flessibili: Aggregazioni temporanee di risorse (progetto) Composizione variabile Costituibili anche in modo continuato nel tempo (processo) Output variabili Occorre riprogettare semplificando e creando integrazione Organizzazione per Progetti Organizzazione per Processi

8 Definizione di Progetto Un progetto consiste in un impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante una continua pianificazione e controllo di risorse differenziate e con obiettivi (vincoli) interdipendenti di costi tempi qualità.

9 Caratteristiche di un Progetto Sistema complesso: insieme di attività la cui realizzazione prevede l impiego e il coinvolgimento di più unità org.ve in modo trasversale (multidisciplinareità / multisettorialità) Innovativo: non si riferisce all attività ordinaria dell org.ne, ma nasce da cambiamenti dell ambiente interno o esterno che comportano l esigenza di innovare, realizzando un risultato specifico, unico, non ripetibile Temporaneo: il progetto è unico e caratterizzato da un inizio e una fine ben identificati

10 DRIVERS DEL PROJECT MANAGEMENT NELLE ASL-AOAO Sistemi di valutazione delle prestazioni tarati sulla effettiva partecipazione e ottenimento di risultati in progetti Sistema di incentivazione correlato all attività su progetto (anche attraverso progetti di miglioramento a margine dell attività professionale) Sistemi di programmazione e controllo strutturato in progetti Presenza di una responsabilità di progetto nelle job description Costituzione di unità di progetto e di professionals di progetto Finanziamenti comunitari / nazionali richiedono iter di progetto

11 Strumenti di pianificazione e controllo di un progetto

12 IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 1 DEFINIRE IL PM, IL TEAM E STRUTTURARE IL PROGETTO DESCRIVERE OBIETTIVI E SPECIFICHE DELLE ATTIVITÀ PREPARARE IL PROGRAMMA TEMPORALE DEFINIRE / VERIFICARE IL BUDGET DEL PROGETTO DIVIDERE IN FASI E DEFINIRE LE MILESTONES DEFINIRE IL RETICOLO DELLE ATTIVITÀ DEFINIRE E VERIFICARE L IMPEGNO DELLE RISORSE ANALIZZARE I RISCHI E LE OPPORTUNITA COORDINARE IL TEAM E CONTROLLARE IL PROGETTO COMUNICARE IL PIANO E GLI AVANZAMENTI

13 Dimensione di Pianificazione Inquadramento del progetto Cosa Chi Scheda di progetto Strumento operativo MAPPA STRATEGICA DEGLI STAKEHOLDERS WBS (Work Breakdown Structure) OBS (Organisational Breakdown Structure) Finalità Descrive in modo sintetico il progetto. Individuare le aspettative / bisogni degli stakeholders (portatori di interesse) del progetto Permette di scomporre un progetto in pacchetti di lavoro elementari (WP). Definisce la struttura organizzativa un progetto. Quando Reticolo delle attività Permette di individuare il cammino critico di un progetto. Come (con che risorse) GANTT Evidenzia la pianificazione delle attività di un progetto nel tempo. CBS (Cost Breakdown Structure) Istogramma delle risorse Definisce la struttura dei costi associati a un progetto. Individua il fabbisogno di risorse nel tempo. Analisi dei rischi Piano di contingenza Individua in anticipo le contromisure da adottare in caso di eventi che pregiudicano la riuscita del progetto.

14 SCHEDA PROGETTO Descrizione dell intervento: Responsabile di progetto: Obiettivi specifici: Risultati Previsti: Budget complessivo: Cliente: Beneficiari del progetto: Soggetti Interni Coinvolti Soggetti Esterni Coinvolti Risorse di personale, finanziarie e strumentali (stima significativa) Data avvio progetto: Data prevista di conclusione del progetto: Date / frequenza previste controllo stato di avanzamento: Criticità / rischi:

15 WBS Work Breakdown Structure Struttura di scomposizione del progetto Strumento operativo per la scomposizione del progetto in Work Packages Struttura gerarchica ad albero (i livelli più bassi rappresentano porzioni sempre più specifiche e piccole del progetto) Il completamento di tutti i WP garantisce la realizzazione del progetto

16 WP Work Package Insieme di attività che determinano un progresso misurabile nella realizzazione del progetto e che è relativo all ottenimento / raggiungimento di un risultato intermedio Ogni WP viene affidata ad un membro del progetto WP = unità elementare di monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento del progetto nel tempo

17 Organizational Breakdown Structure (esempio) Membro del team Ruolo nel Progetto Aree di competenza U.O. di provenienza PROJECT MANAGER RESP. Contenuti RESP. Sistemi Informativi Web Designer RESP. Marketing RESP. Servizi on-line RESPONS. HW RESPONS. SW

18 Reticolo delle attività descrive la sequenza cronologica secondo la quale dati risultati (WP) devono essere raggiunti se si vuole completare il progetto nel suo complesso 1 Attività sequenziali A B C In questa situazione B può cominciare quando A è conclusa e C quando B è conclusa. 2 Attività in parallelo B 3 Attività confluenti A In questa situazione B e C possono cominciare e procedere in parallelo quando A è conclusa. A C In questa situazione C può cominciare solo quando sia A che B sono concluse. B C

19 Reticolo delle attività (es. Progetto CUP territorialmente diffuso) Progettazione Servizi Modalità erogazione Servizi Individuazione Canali tematici e Servizi A (15w) B (5w) C (10w) Contenuti canali tematici Integrazione sito G (15w) Lancio e promozione Portale H (10w) D (12w) Piattaforma Hardware Installazione Sotware E (10w) F (10w)

20 Gantt di progetto

21 CBS di progetto WBS PROGETTO 100 CBS WP A 15 WP B 45 WP C 40 LAVORO PROGETTO 100 SISTEMI CONSULENZE

22 Monitoraggio e Controllo di progetto Ambito / fase del progetto Metodi / strumenti Valutazione stato di avanzamento Criteri stato di avanzamento Monitoraggio e controllo delle attività Scheda di monitoraggio in Excel GANTT con barre di avanzamento WBS con stati di completamento Momenti di integrazione (riunioni, piano di comunicazione di progetto) Reporting di progetto Indicatori e sistema di reporting

23 Classificazione dei progetti, ruolo del Project Manager e ricadute organizzative del Project Management

24 Responsabile di progetto Il Responsabile di Progetto è responsabile dell attuazione del progetto di cui è incaricato e risponde dei relativi risultati. gestisce in autonomia le risorse assegnate al progetto. assicura il perseguimento dei risultati attesi dal processo/progetto nel rispetto dei tempi e delle risorse attribuite; definisce il piano operativo di attuazione del processo/progetto di concerto con il proprio referente diretto e attraverso la gestione delle relazioni con i principali stakeholders; garantisce il controllo dell attuazione del processo/progetto e la sistematica informazione dello stato di avanzamento ai soggetti interessati allo stesso.

25 Le caratteristiche del Project Manager flessibilità, spirito di adattamento predisposizione alla leadership fiducia in sé stesso capacità d organizzazione e coordinamento capacità di comunicare abile negoziatore capacità di individuare problemi propensione a prendere decisioni generalista piuttosto che specialista se specializzato, in programmazione e controllo

26 Impiego di risorse Ciclo di vita di un progetto Livello di picco Definizione Realizzazione Declino Ideazione Tempo

27 IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 2

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