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1 LEZIONE LA GESTIONE DEI PROGETTI DOTT. GIUSEPPE IULIANO

2 Indice 1 Evoluzione dell Idea di project management e definizione del progetto La prima fase di impostazione Seconda fase: le attività da svolgere Gli strumenti La WORK BREAKDOWN STRUCTURE Organization breakdown structure Pianificazione dei tempi pagina 2 di 15

3 Attenzione! Questo materiale didattico è per uso personale dello studente ed è coperto da copyright. Ne è severamente vietata la riproduzione o il riutilizzo anche parziale, ai sensi e per gli effetti della legge sul diritto d autore (L /n. 633) pagina 3 di 15

4 1 Evoluzione dell Idea di project management e definizione del progetto Per raggiungere l attuale livello di civilizzazione sono stati costruiti edifici, pavimentate strade, scritte leggi e così via. Anche senza disporre di strumenti, tecniche e metodologie come oggi, in passato si pianificava, si reperivano i materiali e si valutava il rischio conseguente ad un progetto. Col tempo, ci si è resi conto che le tecniche di controllo dei costi, della tempificazione, delle risorse, del rischio si potevano applicare a qualsiasi progetto. Queste idee iniziali diedero origine a ciò che oggi chiamiamo il moderno project management. Le organizzazioni moderne hanno realizzato che il project management può dare molti vantaggi. I clienti richiedono prodotti sempre migliori e servizi sempre più veloci. Ciò sta accelerando l adozione del project management nell attuale scenario competitivo. Un progetto è un impegno temporaneo per soddisfare un particolare bisogno. Ogni progetto ha un inizio ed una fine definiti. I progetti vengono realizzati da persone, in un ambiente di risorse limitate, pianificati, eseguiti e controllati, ma restano temporanei ed unici, al contrario del lavoro di routine che è infinito e ripetitivo. Rappresenta il sogno di uno sponsor, affidato ad un project manager, il quale definisce chiaramente il contenuto del sogno, effettua le stime dell impegno, dei costi e della durata e lo realizza con le risorse necessarie. Tutte le definizioni di progetto contemplano un perimetro, la stima dei costi, della durata e dell impegno di determinate risorse per un periodo temporaneo. I progetti vengono creati a qualsiasi livello dell organizzazione. Possono riguardare una sola o migliaia di persone. Possono coinvolgere uno o più reparti di un impresa o addirittura più imprese. Il project management (PM) può essere definito come: Gestione sistemica di un impresa complessa, unica e di durata limitata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e limitate, con vincoli interdipendenti di tempo-costo-qualità. 1 l project management può essere applicato a qualsiasi progetto, a prescindere dalle dimensioni, il budget o la tempificazione. Il Project Manager è la figura di riferimento e il responsabile per lo svolgimento di ogni progetto coordinare le risorse interne, gestisce i rapporti con pagina 4 di 15

5 il cliente, diventando il suo referente e assicurando così il corretto flusso delle informazioni. Il suo ruolo, un tempo prettamente tecnico, oggi è diventato prevalentemente di comunicazione. Un bravo project manager impiega oltre l 80% del suo tempo a comunicare nelle varie forme: relazioni scritte, colloqui interpersonali, riunioni formali, segnalazioni di problemi, assegnazioni di compiti, verifica di risultati, comunicazioni di cortesia, promozione del lavoro del team, sviluppo del team, supporto al personale. Il cliente è sempre informato sull andamento del progetto, può intervenire durante lo sviluppo con incontri periodici con il P.m. e pianificare le sue attività interne correlate. Il project management è l applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche ad una serie di attività, con lo scopo di soddisfare i requisiti di un particolare progetto. Le conoscenze e le prassi vengono descritte in termini di processi suddivisi in cinque gruppi: Avvio, Pianificazione, Esecuzione, Controllo e Chiusura, a loro volta suddivise in aree di conoscenza. Il project manager gestisce il lavoro del progetto, in quanto deve: - Controllare contenuto, tempi, costo, rischio e qualità del progetto; - Soddisfare le differenti necessità degli stakeholder; - Soddisfare i requisiti di progetto. Il termine project management si utilizza anche per descrivere l approccio organizzativo del lavoro di routine, perchè molti aspetti del lavoro di routine possono essere trattati come progetti. Però, il project management pone maggiore attenzione alla natura interdipendente tra attività complesse. Tale figura aiuta le organizzazioni a soddisfare le esigenze dei propri clienti, standardizzando il lavoro di routine e riducendo il numero di attività che potrebbero essere dimenticate e garantisce che le risorse disponibili vengano utilizzate nel modo più efficiente ed efficace; consente all alto management di sapere cosa sta accadendo e dove sta andando la propria organizzazione. L applicazione dei principi di project management consente all alto management di: - Stabilire le misurazioni del successo; - Quantificare il valore commisurato con il costo; - Adottare principi di qualità; - Garantire il time-to-market; - Abilitare l allineamento del focus sul cliente; 1 AMATO-CHIAPPI, Tecniche di Project Management, pianificazione e controllo dei progetti, Franco Angeli, Torino, pagina 5 di 15

6 - Ottimizzare l utilizzo delle risorse; - Mettere in pratica i piani strategici. Si ritiene necessario prima di introdurre la trattazione di logiche e strumenti di project management riportare la definizione di tre nozioni fondamentali (programma, compito, processo) che spesso vengono utilizzate come sinonimi di progetto, ma che in realtà hanno significati molto diversi tra di loro. - Il Programma è un iniziativa a lungo termine, di norma implicante più di un progetto. - Il Compito è uno sforzo a breve termine (dai tre ai sei mesi) eseguito da una organizzazione, che insieme ad altri compiti, può costruire un progetto. - Il Processo è, invece, un insieme di attività, anche di routine, svolte in sequenza e/o in parallelo, che partendo da un dato input permettono di raggiungere un determinato output Ogni progetto è soggetto ad alcuni vincoli, esprimibili in termini di tempo e di costi. Il vincolo di costo dipende sia dalle risorse che si possono assegnare, sia dai costi che è necessario sostenere per acquistare i materiali, le attrezzature ed eventuali servizi. Il vincolo di tempo dipende dalle scadenze imposte dalle date previste per il raggiungimento dei risultati intermedi e, soprattutto, dalla data di chiusura del progetto. Ad ogni progetto viene assegnato un unico project manager, ovvero un responsabile della gestione del progetto. Il project manager, insieme al team di sviluppo, ai clienti, ai fornitori ed agli sponsor, fa parte degli stakeholder del progetto, in quanto direttamente coinvolto in esso e più o meno influenzato dai risultati ottenuti e dagli obiettivi conseguiti. I vari momenti significativi che compongono l impostazione del progetto, tutti gli strumenti usati, la pianificazione e il controllo dello stesso, possono essere, in un primo momento, schematizzati nella figura 1. pagina 6 di 15

7 WBS COSA FARE? CHI FA? OBS CHI FA COSA? Matrice responsabilità RISORSE DISPONIBILI E NECESSARIE CON COSA FARLO? COME FARLO? Reticoli Logici BUDGET QUANTO MI COSTA? QUANDO FARLO? Gantt COME CONTROLLARLO? Indici di Performance Earned Value Figura 1. Pianificare un progetto. 1.1 La prima fase di impostazione È la fase tecnica in cui il progetto viene posto in essere dal punto di vista tecnico. Si costruisce a tavolino il progetto. Fase non attuativa, ma virtuale. Si può ancora decidere se ci sono elementi necessari a svolgere il progetto. Questa è una fase molto importante in quanto si può ancora capire se questo insieme di azioni andrà a buon fine. Nella fase di impostazione del progetto si ha la strutturazione di un progetto. Per strutturare un progetto vi è la necessità di descrivere in modo chiaro e ben definito alcune caratteristiche generali dell intervento che si vuole andare a proporre. Per fare ciò la descrittiva di progetto deve essere suddivisa per singoli argomenti. Le descrizioni devono comprendere: A. TITOLO B. OBIETTIVO GENERALE C. SOTTOPROGETTI O OBIETTIVI SPECIFICI D. AZIONI SPECIFICHE DEI SOTTOPROGETTI O OBIETTVI SPECIFICI E. CONDIZIONI ORGANIZZATIVE F. INDICATORI DI RISULTATO pagina 7 di 15

8 Uno schema potrebbe essere il seguente: È importante notare che molti dei processi nell'ambito del Project Management sono iterativi a causa dell'esistenza e della necessità dell'elaborazione progressiva in un progetto per l'intera durata del suo ciclo di vita. In altri termini, mano a mano che un gruppo di Project Management approfondisce la conoscenza di un progetto è anche in grado di gestirlo ad un maggiore livello di dettaglio. 2 Per analizzare l avanzamento di una certa attività esistono delle tecniche che, operando in maniera integrata, evidenziano i legami tra costi, tempi rispetto alle performance tecniche, sottolineando gli eventuali scostamenti o varianze dei dati consuntivati in relazione a quelli preventivati e rappresentano lo strumento di base con cui determinare gli indici di performance, le eventuali azioni correttive e definire quella che viene comunemente chiamata stima a finire del progetto. 1.2 Seconda fase: le attività da svolgere La seconda fase del piano di progetto consiste nell indicare quali attività devono essere poste in essere, come le attività da porre in essere devono essere fatte, quando le attività deve essere fatte, chi è il responsabile di queste attività, quali risorse materiali servono per eseguire queste attività. Strumenti di supporto in questa fase possono essere: La WBS, la matrice compiti responsabilità, le rappresentazioni reticolari (CMP; Pert, Gantt). 2 Guida al Project Management Body of Knowledge (Guida al PMBOK ) Terza edizione, 2004 Project Management Institute. pagina 8 di 15

9 Il team di progetto deve essere composto da persone che posseggano i requisiti professionali richiesti per lo svolgimento ed il raggiungimento degli obiettivi del progetto. In questo parte quindi andranno elencate in modo esauriente e preciso quali sono le professionalità specifiche richieste per lo svolgimento del progetto. Si ricorda che il team di progetto non dovrebbe essere costituito sulla base delle risorse umane disponibili in quel momento ma le persone andrebbero ricercate sulla base dei requisiti professionali richiesti. Una volta elencati i requisiti richiesti, andrebbero individuate le persone ed attribuite le conseguenti responsabilità. La quarta fase del piano di progetto può dirsi strettamente correlata alla fase precedente in quanto la domanda a cui è necessario rispondere è chi lo deve fare ma può essere correlata anche alla fase successiva: scheduling di progetto. Utili strumenti di supporto oltre alla matrice compiti responsabilità sono le rappresentazioni reticolari. Identificati gli obiettivi, le attività e le risorse si rende ora necessario determinare esattamente i tempi di progetto. Vanno identificate le attività che per forza di cose devono andare in parallelo e quelle che devono andare in conseguenza (cioè una attività non può essere iniziata prima che l altra finisca). Gli strumenti a supporto potrebbero essere i diagrammi reticolari (CPM, Pert, Gantt). Fase successiva prevede la definizione del piano economico del progetto, il quale deve essere formato da una serie di voci che rappresentano la somma di tutte le risorse (umane e non) necessarie allo svolgimento del progetto. Infine, il sistema di controllo rappresenta un requisito fondamentale di un progetto. Il progetto deve necessariamente subire dei controlli sia durante il suo svolgimento sia in fase finale. pagina 9 di 15

10 2 Gli strumenti 2.1 La WORK BREAKDOWN STRUCTURE La WBS è una forma di scomposizione strutturata di progetto utile nella fase di definizione degli obiettivi e delle attività generata allo scopo di migliorarne la gestione ed il controllo. Essa indica tutto il lavoro che deve essere fatto per raggiungere l adempimento degli obiettivi del progetto. Questa rappresentazione può assumere forme ed avere contenuti diversi e disparati Il progetto viene scomposto in sottosistemi più piccoli fino all individuazione di pacchetti di attività sufficientemente significativi e quindi identificabili e quantificabili. Per fare questa scomposizione è necessario: - Partire dal livello più altro e scomporre nel dettaglio il lavoro (processo top-down); - Descrivere esplicitamente ed univocamente i contenuti di ogni elemento; - Scomporre fino al livello del dettaglio che identifichi un unico responsabile; - I nodi di livello finale (foglie) devono rappresentare pacchetti di lavoro (WP- Work Package) che siano: controllabili e misurabili. Le WBS possono essere d aiuto alla gestione del progetto. Non esistono WBS giuste o sbagliate, ma esistono WBS più o meno utili. Questa tecnica può essere utile per individuare tutte le parti componenti del lavoro ed evitare duplicazioni.per uno stesso progetto possono essere individuate più WBS contemporaneamente sullo stesso progetto per analizzarlo su viste differenti. La WBS inoltre è uno strumento di aggregazione di dati elementari (tempi, costi, ricavi ). La generazione della WBS deve essere un processo democratico a cui partecipano tutte le parti interessate. Obiettivo principale della WBS è individuare pacchetti di lavoro Work Package (WP) in cui risultino definiti gli obiettivi ed i vincoli delle attività, il processo insito nel progetto (input output,- tempi, costi, risorse) e la qualità delle prestazioni. I contenuti dei WP sono: - Descrizione del lavoro da svolgere; - I tempi presunti, i costi da sostenere, le risorse; - I responsabili; pagina 10 di 15

11 test. - Gli input richiesti da altri pacchetti di lavoro; - I risultati da ottenere: i milestones (traguardi intermedi), i documenti previsti, i risultati di Esempio di WBS 2.2 Organization breakdown structure Se ad ogni casella della WBS si associa il nominativo della persona o dell unità organizzativa preposta a garantire l esecuzione di quella attività si descrive la OBS. Quindi la OBS è una scomposizione gerarchica delle responsabilità di progetto, generata allo scopo di individuare univocamente i responsabili di Work Package. La sua preparazione rappresenta l ufficializzazione delle entità che gestiranno il progetto. Il suo utilizzo deve poter facilitare il Project Manager nel lavoro di coordinamento e monitoraggio del progetto. pagina 11 di 15

12 Esempio di OBS Collegando la WBS e la OBS posso avere un piano di attribuzione delle responsabilità. La matrice compiti responsabilità La matrice compiti responsabilità è uno strumento di programmazione e controllo delle attività che associa le cose a chi le deve eseguire, sulla base delle effettive competenze, conoscenze e capacità. In sintesi essa indica: 1. Alle persone su cosa saranno attivate nel progetto. 2. Ai responsabili del coordinamento delle attività come comportarsi nel gestire le relazioni e responsabilità delle altre persone coinvolte nella loro attività. 3. Segnala il grado di partecipazione e di importanza di una risorsa nel progetto. Dentro la matrice compiti/responsabilità è opportuno identificare una persona che all interno dell unità operativa abbia la competenza richiesta. pagina 12 di 15

13 Per i progetti i cui input provengono dall interno, per identificare la MATRICE COMPITI/RESPONSABILITÁ è necessario: - Identificare le Unità Operative coinvolte. - Identificare le responsabilità all interno delle varie Unità Operative. Esempio di matrice compiti/responsabilità 2.3 Pianificazione dei tempi Lo scopo della pianificazione dei tempi è il controllo dei tempi progettuali nel rispetto dei requisiti temporali contrattuali. Si rende quindi necessario una analisi ed identificazione di: - durate tecniche delle attività di progetto; - milestone, scadenze; - vincoli temporali interni ed esterni, tecnici e logistici; - obiettivo della pianificazione dei tempi è avere il controllo temporale del progetto. Il Diagramma di Gantt (da Henry Gantt) definito anche diagramma a barre schedulato, è strumento che fa parte della programmazione reticolare e rappresenta le attività ed i tempi su assi cartesiani. Sull asse verticale sono rappresentate le attività e sull asse orizzontale il tempo. Il diagramma di Gantt risulta essere lo strumento più utilizzato sia in fase operativa che in fase di controllo. Esso può essere rappresentato da solo o in collegamento con il diagramma di Pert. pagina 13 di 15

14 Nel diagramma il nodo di inizio (start) ed il nodo di fine (end) vengono rappresentati con simboli a forma di rombo che indicano attività prive di durata o milestone o attività cardine. Esempio di diagramma di Gantt pagina 14 di 15

15 Sintesi degli strumenti di project management pagina 15 di 15

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