Role plaing esperienziale: COME ATTUARE UN PROGETTO

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1 Dalla Motivazione del personale al miglioramento della qualità dei Servizi Sanitari SAN SEVERO 24 e 25 SETTEMBRE 2010 Role plaing esperienziale: COME ATTUARE UN PROGETTO

2 Consiste nel destrutturare tutte le linee di attività,, individuando per prima l obiettivo e non dimenticando mai la QUALITA, utilizzando strumenti, metodi e tecniche fondamentali.

3 IL CICLO PLAN DO CHECK ACT (Deming Cycle) Con l ausilio l di Strumenti di Problem Analysis

4 CREAZIONE ED IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA INFORMATIZZATO PER LA GESTIONE DEL PROCESSO DI NURSING NEI SERVIZI SANITARI TERRITORIALI: INFERMATICA WORKERS

5 L idea nasce da tre fondamentali motivazioni: 1.Dalla rilevazione di alcune criticità proprie della gestione di tutto il processo assistenziale; 2.Della esigenza di poter conoscere in dettaglio i servizi sanitari, non solo per quanto riguarda aspetti di base come la pianta organica e i costi, ma anche per quanto riguarda la loro attività (sia quantitativa che qualitativa), il carico e la tipologia dei pazienti seguiti, i bisogni di salute della popolazione olazione afferente; 3.Da un idea innovativa, ritenuta utile e generatrice di benefici nella Gestione del Processo di Nursing.

6 FASE del Problem Analysis Ricerca delle cause ed identificazione delle soluzioni COSTITUZIONE DEL GRUPPO DI PROJECT Per procedere alla progettazione del nuovo Sistema, e alle azioni di miglioramento si è costituito un Gruppo di Project Management composto da: Project Manager; Direttore di U.O.; Infermiere Coordinatore U.V.M. ; Fisioterapista; Tecnico informatico.

7 Prima di attuare il progetto, il Gruppo di Project Management ha valutato e condiviso: L analisi e l interpretazione l dei dati raccolti (le criticità e le cause); Gli obiettivi; Le risorse necessarie (umane e materiali) secondo la W.B.S.; I I costi d attuazione; d La matrice delle responsabilità per l attuazione l del progetto; Il tempo di realizzazione secondo il Diagramma di Gantt o l analisi schematica delle azioni da compiere.

8 TABELLA DATI SI NO FASE del Problem Setting (Analisi delle caratteristiche del problema): La compilazione della Documentazione Sanitaria I Sessione EVIDENZA DELLE CRITICITA RISCONTRATE CON IL MODELLO ATTUALE Domanda n. 1 Domanda n. 2 La prima pagina della cartella è compilata in tutte le parti che richiedono una risposta chiusa? La prima pagina della cartella è compilata in tutte le parti che richiedono una risposta aperta? La scheda evoluzione delle ferite è Domanda n. 3compilata un tutte le sue parti? (risposte chiuse) La tabella di valutazione secondo Domanda n. 4Norton è compilata in tutte le sue parti? (risposte chiuse) Domanda n. 5 Sul diario infermieristico è sempre registrata la data? Sul diario infermieristico è sempre Domanda n. 6 registrata l'ora? Domanda n. 7 Sul diario infermieristico sono registrate tutte le prestazioni previste nel PAI?

9 FASE del Problem Setting (Analisi delle caratteristiche del problema): La compilazione della Documentazione Sanitaria II Sessione EVIDENZA DELLE CRITICITA RISCONTRATE CON IL MODELLO ATTUALE TABELLA DATI SI NO Domanda n. 8 Sul diario infermieristico le registrazioni relative alle prestazioni sono leggibili? Domanda n. 9 Sul diario infermieristico le registrazioni sono pertinenti rispetto alla evoluzione del piano di cura? Domanda n. 10 Sul diario infermieristico è presente sempre la firma dell'operatore? Sul diario infermieristico è presente Domanda n. 11 sempre la firma leggibile dell'operatore? Tutti i moduli che compongono la Domanda n. 12cartella sono tenuti in ordine cronologico? Domanda n. 13 Domanda n. 14 La tabella di trasmissione dei dati di fine mese è compilata correttamente in tutte le sue voci? La tabella di trasmissione dei dati di fine mese è trasmessa nei tempi previsti dal sistema informativo?

10 FASE del Problem Setting (Analisi delle caratteristiche del problema): La compilazione della Documentazione Sanitaria: LE CRITICITÀ L analisi e l interpretazione l dei dati raccolti riguardanti la documentazione sanitaria ha evidenziato le seguenti criticità: N elevate di cartelle non compilate correttamente nelle parti delle risposte aperte; N elevate di mancata registrazione dell ora di accesso; N elevato di registrazioni non leggibili; N elevato di registrazioni non pertinenti rispetto all evoluzione del piano di cura; N elevato di casi in cui i moduli che compongono la cartella non sono tenuti in ordine cronologico.

11 FASE del Problem Analysis Ricerca delle cause ed identificazione delle soluzioni IL METODO DEL BRAINSTORMING

12 FASE del Problem Analysis Ricerca delle cause ed identificazione delle soluzioni Diagramma di Ishikawa Ambiente Processi di organizzazione Tecnologia Informazione DIFFICOLTA NEL CONTROLLO E NELLA GESTIONE DEL PROCESSO DI NURSING Rapporti Operatori/ Utenti Risorse Umane Metodi e Tecniche di misurazione Procedure e Protocolli

13 FASE del Problem Analysis Diagramma di PARETO N 1 CAUSE Assenza di strumenti elettronici informatizzati 2 Impossibilità di effettuare controlli sull andamento del Servizio in tempo reale 3 Impossibilità di realizzare interventi correttivi in tempo reale 4 Impossibilità di programmazione 5 Altro LA CAUSA PIU DETERMINANTE E AGGREDIBILE RISULTA ESSERE: L ASSENZA DI STRUMENTI ELETTRONICI INFORMATIZZATI

14 FASE PLAN (pianificare) GLI OBIETTIVI DECISION TAKING (obiettivo generale): scopo generale del processo di informatizzazione dei Servizi Sanitari è quello di fornire uno strumento adeguato a rispondere alle esigenze di efficienza delle risorse impiegate e di efficacia ia degli interventi attuati dai Servizi stessi. PROBLEM SOLVING (obiettivi specifici): 1. Effettuare controlli sull andamento del Servizio; 2. Controllare i costi; 3. Fare valutazioni rispetto agli standard di efficienza ed efficacia; ia; 4. Realizzare analisi di benchmarking; 5. Realizzare interventi correttivi o migliorativi; 6. Programmare gli interventi; 7. Ottimizzare le risorse; 8. Fornire uno strumento di fondamentale importanza per i vari settori della ricerca scientifica.

15 PROGETTO PER LA CREAZIONE E L IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA INFORMATIZZATO PER LA GESTIONE DEL PROCESSO DI NURSING A. RISORSE UMANE B. RISORSE MATERIALI A.1 A.1 DETERMINAZIONE DELLE LINEE DI DI ATTIVITA A.2 A.2 INDIVIDUAZIONE DEL PERSONALE B.1 B.1 LOCALI PER LE LE RIUNIONI B.2 B.2 SISTEMI TECNOLOGICI ED ED INFORMATICI B.3 B.3 MATERIALE DI DI CANCELLERIA A.1.1 INTERPRETAZIONE DEI DATI A.1.2 INDIVIDUAZIONE DELLE CAUSE A.1.3 RICERCA A.1.4 STESURA DEL PROGETTO X APPROVAZIONE A.1.5 ELABORAZIONE DATABASE A.1.6 GESTIONE FLUSSI INFORMATIVI P R O J E C T M A N A G E R A.2.1 DIRETTORE U.O. A.2.2 INFERMIERE COORDINATORE U.V.M. A.2.3 FISIOTERAPISTA A.2.4 TECNICO INFORMATICO A.2.5 PROFESSIONISTI SANITARI TERRITORIALI B.1.1 SCELTA DEI LOCALI B.2.1 PERSONAL COMPUTER CON COLLEGAMENTO IN IN RETE B.2.2 SCELTA ED ED ACQUISTO HW E SW SW B.2.3 SCANNER E STAMPANTE B.2.4 FOTOCOPIATORE B.2.5 PALMARI CON COLLEGAMENTO IN IN RETE B.3.1 ORDINE MATERIALE DI DI CANCELLERIA B.3.2 RITIRO MATERIALE DI DI CANCELLERIA A.1.7 IMMISSIONE IN IN RETE NUOVI STRUMENTI A.1.8 MISURAZIONE DI DI ANALISI E MIGLIORAMENTO A.1.9 VERIFICA FINALE A.1.10 DIFFUSIONE DEI RISULTATI

16 FASE PLAN (pianificare) IL BUDGET LE RISORSE UMANE E MATERIALI CON I COSTI DI ATTUAZIONE DEL PROGETTO RISORSE UMANE COSTORISORSE MATERIALI COSTO PROJECT MANAGER 4.500,00ACQUISTO SOFTWARE 250,00 DIRETTORE U.O. INFERMIERE COORDINATORE U.V.M. ACQUISTO PALMARI CON 3.500,00 COLLEGAMENTO IN RETE 7.500, ,00MATERIALE DI CANCELLERIA 100,00 FISIOTERAPISTA 1.500,00 TECNICO INFORMATICO 9.000,00 TOTALE COSTI RISORSE UMANE TOTALE COSTI RISORSE ,00 MATERIALI 7.850,00 TOTALE COSTO ATTUAZIONE PROGETTO ,00

17 CHE COSA PROGETTO PROJECT ATTIVITA' FASE PLAN (pianificare) FASE CHECK (verificare) : MATRICE DELLE RESPONSABILITA R = RESPONSABILE; C= COLLABORATORE; I = INFORMATO Project Manager Direttore U.O. Direzione del Progetto R R Infermiere Coordinatore U.V.M. Fisioterapista CHI Tecnico Informatico Individuazione delle cause R R C C I Pianificazione delle attività R C Interpretazione dei dati R R C C Elaborazione del progetto R C C C I Elaborazione nuovi strumenti elettronici informatizzati I C C C R Elaborazione nuova procedura I C R R C Misurazione di analisi e miglioramento R R C C C

18 FASE PLAN (pianificare) /FASE CHECK (verificare) : ANALISI SCHEMATICA DELLE AZIONI DA COMPIERE SPECIFICHEAZIONE 1 AZIONE 2 AZIONE 3 AZIONE 4 AZIONE 5 AZIONE 6 AZIONE 7 AZIONE 8 AZIONE 9 AZIONE 10 COSA? Interpretazione dei dati Individuazione delle cause Elaborazione progetto ed acquisizione approvazione Ricerca SCIENTIFICA Elaborazione nuovi strumenti elettronici Gestione flussi informativi Immissione in rete nuovi strumenti infermierisitici Misurazione di analisi e miglioramento Verifica finale Diffusione dei risultati CHI? Project Manager e Direttore U.O. Project Manager e Direttore U.O. Project Manager e Direttore U.O. Infermiere Coordinatore Tecnico Informatico Infermiere Coordinatore Infermiere Coordinatore Project ManagerDirettore U.O. e Project Manager Direttore U.O. DOVE? Locali Locali Locali Locali Servizio di Locali Locali Locali Locali Locali Innovazione Tecnologica Riunioni Riunioni Riunioni Riunioni Riunioni Riunioni Riunioni Riunioni Riunioni QUANDO? DAL 01/06/08 AL 15/06/08 DAL 16/06/08 AL 30/06/08 DAL 01/07/08 AL 15/07/08 DAL 16/07/08/ AL 31/07/08 DAL 01/08/08 AL 30/11/08 DAL 01/06/08 AL 22/01/09 DAL 01/12/08 AL 15/12/08 01/12/08 AL 31/12/08 01/01/09 AL 22/01/09 DAL 23/01/09 AL 31/01/09 COME? Analisi statistica Strumenti di Problem Analysis Presentazione del progetto Ricerca scientifica applicata. Ricerca infermieristica e ricerca informatica Posta elettronica Riunioni con tutti i profess. della rete Analisi statistica Analisi statistica Riunioni con tutti i profess. della rete PERCHE? Dimostrabilità del problema Individuabilità di cause prioritarie Per ottenere la legittimazione formale Per elaborazione di nuovi strumenti Per Conoscenza elaborazione di nuovi strumenti infermieristici elettronici informatizzati Per l utilizzo di nuovi strumenti informatici di supporto all assistenza Per verifica di raggiungimento obiettivi intermedi Per verifica di raggiungimento obiettivi Per coinvolgimento e responsabilizzazio ne di ogni soggetto della rete

19 FASE PLAN (pianificare) /FASE CHECK (verificare) : Diagramma di GANTT PROJECT FASE PLAN (pianificare) /FASE CHECK (verificare) : Attività concatenate Scala temporale giu-08 lug-08 ago-08 set-08 ott-08 nov-08 dic-08 gen-09 ATTIVITA' ANALISI ED INTERPRETAZIONE DEI DATI SOGGETTO COMPETENTE PROJECT MANAGER E DIRETTORE U.O. INDIVIDUAZIONE DELLE CAUSE ELABORAZIONE PROGETTO ED ACQUISIZIONE APPORVAZIONE PROJECT MANAGER E DIRETTORE U.O. PROJECT MANAGER E DIRETTORE U.O. RICERCA SCIENTIFICA INFERMIERE COORDINATORE ELABORAZIONE NUOVI TECNICO STRUMENTI INFORMATICO INFORMATICI IMMISSIONE IN RETE NUOVI STRUMENTI TECNOLIGICI MISURAZIONE ED ANALISI DI MIGLIORAMENTO TECNICO INFORMATICO E INFERMIERE COORDINATORE PROJECT MANAGER GESTIONE FLUSSI INFORMATIVI VERIFICA FINALE DIFFUSIONE DEI RISULTATI INFERMIERE COORDINATORE PROJECT MANAGER E DIRETTORE U.O. DIRETTORE U.O.

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21 FASE CHECK (controllare): COME CONTROLLARE Rilevare dati di avanzamento utilizzando il Diagramma di Gantt; Riprogrammare il progetto, se necessario, utilizzando il Diagramma di Pareto; Comunicare stato avanzamento progetto; Esaminare rischi e criticità; Esaminare deliverables finali; Analizzare livello di performance.

22 FASE CHECK (controllare): COSA CONTROLLARE TEMPO: : Durante la gestione del progetto, il tempo effettivamente richiesto viene confrontato con il tempo previsto per eventualmente intervenire; COSTI: I costi devono comprendere gli oneri dell intero progetto. Nella fase di controllo i costi effettivi sono confrontati con i costi a budget del progetto; QUALITA : : Il prodotto finale desiderato viene descritto il più dettagliatamente possibile. La qualità viene confrontata con queste specifiche in modo da intraprendere, se necessario, le appropriate azioni correttive. QUANTO CONTROLLARE??? QUANDO CONTROLLARE??? MOLTO

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24 FASE DO (fare)/fase ACT (attuare): IL PRODOTTO FINALE SISTEMA INFORMATICO USER FRIENDLY INFERMATICA WORKERS

25 C era un capo che poteva dirmi come fare

26 Direzione Generale Area Progetti Area Territoriale Area Residenziale ALTRO Project Manager PROGETTO 1 PROGETTO 2 PROGETTO 3 Organigramma a matrice

27 Grazie per l attenzione l

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