La gestione dei rischi nella pianificazione preliminare di un progetto, come vantaggio competitivo nella risposta ad una gara d appalto

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1 La gestione dei rischi nella pianificazione preliminare di un progetto, come vantaggio competitivo nella risposta ad una gara d appalto Patricia Gamberini 1

2 Agenda Presentazione Engineering Business case Come è stato costruito un Piano di Attuazione secondo PMI Come è stata effettuata l Analisi dei rischi che possono impattare sulla schedulazione Conclusioni 2

3 Gruppo Engineering È il primo gruppo di system integration in Italia, leader nell offerta integrata e completa lungo l intera catena del valore del software dipendenti valore della produzione 758 milioni di euro (2010) 40 sedi con una distribuzione capillare nelle Regioni italiane presenza diretta in UE (Irlanda e Belgio) ed extra-ue (Brasile) market share italiano complessivo del 7% portafoglio clienti di oltre nomi, tra i quali molti eccellenti presenza consolidata su tutti i mercati verticali: Pubblica Amministrazione, Sanità, Industria, Servizi, Finanza e Telco 3

4 Engineering per la Sanità Il primo polo nazionale per l offerta integrata di prodotti, servizi e consulenza per la sanità elettronica Presenza nel 60% delle strutture sanitarie italiane 21 progetti a livello regionale Ricavo complessivo nella sanità italiana di 75 milioni di euro (2010) Esperienza ventennale e presenza a tutti i livelli di governo della sanità (centrale, regionale, aziendale e sovraziendale) 550 risorse specialistiche dedicate alla sanità (sviluppatori, consulenti applicativi e di direzione, project & service manager, specialisti IT), organizzate in Unità Operative territoriali e in Centri di Competenza verticali nazionali Piattaforma AREAS di tipo ERP specifica per la sanità (Healthcare Enterprise Resource Planning) realizzata con un investimento di oltre 12 milioni di euro 4

5 Business Case Gara di appalto per l acquisizione di un sistema software per la gestione del Sistema Informativo Ospedaliero di una Azienda Sanitaria Il sistema deve essere avviato sui 9 ospedali dell azienda sanitaria possibilmente entro 10 mesi dall inizio lavori, al massimo entro 12 mesi Viene richiesto un piano di attuazione dettagliato con attività, tempi, carichi di lavoro fornitore e cliente, metodiche da utilizzare nei casi di scostamento 5

6 Costruzione del Piano di Attuazione secondo PMI Scomposizione lavoro e identificazione deliverable di progetto, con successiva creazione della WBS Identificazione attività (activity list) ) da svolgere per ottenere i deliverable individuati Identificazione milestone di progetto Identificazione risorse e durate per ogni singola attività presente dell'activity list (durata pessimistica, probabile e ottimistica per effettuare l analisi l PERT) Generazione network diagram (diagramma reticolare) di progetto Impostazione prima versione della schedulazione di progetto Analisi degli istogrammi di utilizzo risorse e assestamento schedulazione di progetto Analisi percorso critico e revisione schedulazione di progetto (diagramma di Gantt) ) fino ad assestamento nella versione ottimale Identificazione rischi di progetto e definizione risposte ai rischi Analisi effetto sulla schedulazione di progetto della gestione dei d rischi 6

7 Strumenti informatici utilizzati WBS Chart Pro 4.7 di Critical Tools, Inc. Microsoft Project 2003 Primavera Pertmaster Risk Expert V8 di Oracle, Inc. Microsoft Office

8 Assestamento alla situazione ottimale circa 400 righe di schedulazione Diagramma di Gantt circa giorni/persona per Engineering Interventi correttivi compressione della schedulazione mediante interventi di parallelizzazione (fast tracking) compressione della durata di alcune attività specifiche (crashing) Risultati data di fine progetto entro i 10 mesi dall avvio (1/10/ /08/2010) Critical Path risulta composto da 77 attività e milestone (circa 25% in meno rispetto alla prima schedulazione) 8

9 Analisi dei rischi che impattano sulla schedulazione Passi seguiti per condurre l'analisi dei rischi Identificazione dei rischi di progetto: eventi il cui verificarsi influisce sia negativamente che positivamente in particolare sulla schedulazione Analisi qualitativa dei rischi individuati mediante valutazione della probabilità ed impatto Analisi quantitativa mediante simulazione di come i rischi individuati possano agire sulla schedulazione (con e senza mitigazione) mediante la tecnica Montecarlo 9

10 Identificazione dei rischi di progetto Risk Register Sono stati identificati i potenziali rischi, documentate le caratteristiche e gli effetti ipotizzati: si tratta di 36 rischi, associati ad attività del progetto, di cui 35 minacce e 1 opportunità 10

11 Analisi qualitativa dei rischi di progetto (1) L'analisi è stata effettuata conducendo una doppia valutazione: della probabilità e dell'impatto di ciascun rischio sulla schedulazione probabilità VH = Molto alto H = Alto M = Medio L = Basso VL = Molto basso impatto VH = maggiore di 10 giorni H = tra 8 e 10 giorni M = tra 5 e 8 giorni L = tra 2 e 5 giorni VL = minore di 2 giorni. 11

12 Analisi qualitativa dei rischi di progetto (2) In base alle valutazioni fatte, in termini di probabilità e di impatto dei rischi, si è assegnato un punteggio di priorità a ciascun rischio matrice probabilità / impatto sulla schedulazione. Impact Very Low Low Medium High Very High Very High High Medium Low Very Low

13 Analisi qualitativa dei rischi di progetto (3) Situazione di pre-mitigazione Sulla base della distribuzione delle priorità, la situazione di pre-mitigation, ovvero prima degli interventi di risposta, è la seguente: 13 rischi ad alta priorità (rosso) 12 rischi con priorità media (giallo) 11 rischi con priorità bassa (verde) 13

14 Analisi quantitativa dei rischi di progetto Tecnica di Montecarlo Al fine di valutare l'impatto quantitativo dei rischi sulla schedulazione è stata effettuata una simulazione con la tecnica Montecarlo, dove si sono considerati tutti i rischi a prescindere dalla loro priorità. Sono stati confrontate fra loro 3 diverse situazioni Base: nella situazione considerata ottimale, in assenza di rischi Pre-mitigation: in presenza di rischi, ma senza azioni di mitigazione Post-mitigation: in presenza di rischi ma con gli interventi di mitigazione pianificati 14

15 Simulazione Base (rossa): la data di conclusione del progetto all 80% è il 21/9/2010 Con mitigazione (verde): tramite gli interventi di risposta individuati, la data di conclusione del progetto all 80% diventa il 19/10/2010 (entro i 12 mesi solari richiesti dal Disciplinare) Senza mitigazione (blu): dei rischi identificati, il progetto con probabilità pari all'80% prevede di concludersi il 7/1/2011, quindi con vari mesi di ritardo 15

16 Conclusioni Nell ambito del progetto Engineering si è impegnata a terminare il progetto entro 12 mesi, come previsto dal Disciplinare, con mitigazione dei rischi individuati La gara è stata assegnata ad Engineering, che ha ottenuto anche la miglior valutazione qualitativa Il progetto è stato completato in 10 mesi, nel pieno rispetto della pianificazione proposta, mediante opportuna gestione dei rischi e ripianificazione con le medesime tecniche utilizzate durante la fase di risposta alla gara 16

17 Completamento del progetto rispetto alla baseline ATTIVITA GEN 10 FEB 10 MAR 10 GEN 10 MAR 10 APR 10 MAG 10 GIU 10 LUG 10 AGO 10 SET 10 OTT 10 NOV 10 DIC 10 STABILIMENTO 1 Configurazione, Formazione, Recupero Eventi Produzione e Assistenza Post-Avvio STABILIMENTO 2 Configurazione, Formazione, Recupero Eventi Produzione e Assistenza Post-Avvio STABILIMENTO 3 Configurazione, Formazione, Recupero Eventi Produzione e Assistenza Post-Avvio STABILIMENTO 4 Configurazione, Formazione, Recupero Eventi Produzione e Assistenza Post-Avvio STABILIMENTO 5 Configurazione, Formazione, Recupero Eventi Produzione e Assistenza Post-Avvio STABILIMENTO 6 Configurazione, Formazione, Recupero Eventi Produzione e Assistenza Post-Avvio STABILIMENTO 7 Configurazione, Formazione, Recupero Eventi Produzione e Assistenza Post-Avvio STABILIMENTO 8 Configurazione, Formazione, Recupero Eventi Produzione e Assistenza Post-Avvio STABILIMENTO 9 Configurazione, Formazione, Recupero Eventi Produzione e Assistenza Post-Avvio 01/03/ /03/ /04/ /06/ /11/ /11/ /11/2010 5/10/2010 5/10/

18 Grazie per l attenzione patricia.gamberini@eng.it 18