LA PIANIFICAZIONE FINANZIARIA flussi mensili

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1 LA PIANIFICAZIONE FINANZIARIA flussi mensili Non può mancare in una azienda, anche se di piccole dimensioni, una pianificazione finanziaria. La pianificazione finanziaria è indispensabile per tenere sotto controllo l andamento finanziario della gestione corrente, oltre che valutare la sostenibilità finanziaria di eventuali investimenti. Lo scopo di questo articolo, è quello di dare alcune idee e suggerimenti alle imprese di installazione su come progettare e mantenere attivo un Planning Finanziario Mensile, tenendo presente la dinamicità e velocità di cambiamento di tale Processo. Ad alimentare i flussi finanziari in entrata ed uscita, ci sono i dati relativi al sistema di contabilità generale, e quelli relativi al sistema di budget per il quale consiglio la lettura del mio articolo Il Processo di Budgeting nelle PMI di installazione messo a disposizione dalla Modi Nuovi ai suoi clienti con newsletter ai primi di marzo Vediamo alcuni passi per la redazione del piano finanziario, partendo dalle entrate. Passo-1E) Raccolta ed analisi dei dati certi, ossia quegli incassi previsti che arrivano dallo scadenzario attivo, che in genere contiene le fatture di vendita emesse ai clienti e registrate nella contabilità. Queste informazioni, che generalmente si possono avere da un qualsiasi software di gestione contabile, potranno essere divise per tipologia di pagamento (rimesse dirette, ricevute bancarie, bonifici, ecc.). Passo-2E) Raccolta ed analisi delle transazioni già effettuate nei confronti dei clienti, che però non sono ancora state fatturate, come ad esempio i DDT emessi, per i quali ancora non è stata emessa la fattura e che hanno probabilmente scaricato in parte od in toto un ordine cliente. Per avere l entità di quanto incassare per data, si dovrà stabilire la data di fatturazione e la modalità di pagamento. Passo-3E) Raccolta ed analisi degli ordini clienti ricevuti per i quali ancora non si è provveduto alla consegna, e/o dei contratti acquisiti relativamente a quella parte di lavori che si devono ancora eseguire, come ad esempio gli Stati Avanzamento Lavori residui, facendo attenzione alle posizioni che contengono eventuali acconti. Passo-4E) Analisi dei finanziamenti ai quali si prevedrà di accede per eventuali investimenti o per consolidamento di debiti a breve con istituti di credito e/o finanziari. Passo-5E) Raccolta e analisi dei dati relativi ai Budget delle vendite, delle manutenzioni, dei lavori in economia o dei contratti, che si presume verranno acquisiti in futuro. Questa fase di stima è forse la più difficile, in quanto si devono analizzare più elementi come ad esempio i dati relativi ai ricavi degli anni precedenti per tipologia di vendita prodotti e/o prestazioni (se raccolte in modo accurato e differenziato). Se così non fosse, si dovrà prevedere una stima. Altra voce da analizzare riguarda i preventivi e le offerte in corso e, in questo caso si dovranno stimare i contratti che si prevede concludere, a fronte delle strategie commerciali messe in atto dall azienda, oltre che dall andamento del mercato. Questo dato dovrà essere monitorato ogni mese, ad ogni aggiornamento del Planning, (si consiglia di farlo nella seconda quindicina, perché in questo periodo ci sono meno movimenti finanziari, e ciò consente un più agevole controllo delle informazioni). Tutti gli elementi raccolti in questi primi 5 passi, relativi alle entrate, dovranno essere rappresentati secondo la previsione temporale in cui si è certi o si prevede avverrà l entrata (si veda l esempio riportato nella tabella 1). Per il calcolo delle entrate da budget, si dovrà fare attenzione al calcolo dei giorni medi di incasso, ricavabile dalla classica formula dei giorni di durata media degli incassi (crediti/vendite*360), da applicare ai ricavi che si presumono realizzare, ma dei quali non si conoscono i termini di incasso. Il dettaglio di suddivisione e rappresentazione delle varie voci elencate nei singoli passi, è un fattore soggettivo e dipende da chi, all interno dell azienda è responsabile dell analisi di queste informazioni. Si potrà infatti, suddividere lo scadenzario ed assegnare una riga per ogni tipologia di pagamento (bonifici, rimesse dirette, ricevute bancarie), oppure suddividere il budget per tipologia delle vendite (interventi di manutenzione, contratti da preventivi già emessi o da emettere), e cosi via.

2 Vediamo ora i principali passi relativi ai flussi in uscita Passo-1U) Raccolta ed analisi dei dati certi, ossia quelle uscite previste che arrivano dallo scadenzario passivo, che in genere contiene le fatture ricevute dai fornitori e registrate in contabilità. Anche in questo caso si potrebbero suddividere per tipologia di pagamento (rimesse dirette, bonifici, ricevute bancarie). Passo-2U) Raccolta ed analisi delle transazioni già avvenute con i fornitori, come ad esempio i DDT dei materiali ricevuti. Per questi documenti, se il flusso è gestito con un sistema informatico, non esiste più l ordine perché già scaricato, e spesso non esiste la fattura in quanto il fornitore la emette generalmente a fine mese come riepilogativa dei ddt e, per questo motivo, l uscita finanziaria non è presente nello scadenzario. Se questo processo è invece gestito manualmente, si devono controllare tutti i ddt ricevuti per i quali la fattura non è ancora pervenuta, verificare se vanno ad evasione di eventuali ordini emessi a fornitori, per non conteggiare anche l ordine, e valorizzarli in base alla data di pagamento concordata con il fornitore. Passo-3U) Raccolta ed analisi degli ordini e/o contratti di fornitura emessi o sottoscritti con i fornitori, controllando che non siano già stati registrati documenti di entrata di materiali e/o note di servizi e/o lavori effettuati a fronte di contratti in essere con i fornitori stessi. Anche per questa voce, se la gestione è effettuata con un sistema informatico, basterà lanciare una stampa a valore degli ordini aperti per data consegna e modalità di pagamento, ma, se il processo è gestito manualmente, si dovranno raccogliere tutti gli ordini aperti e, per le date di consegna previste, verificare la data presunta di emissione fattura da parte del fornitore e la relativa modalità di pagamento. Passo-4U) Raccolta ed analisi delle uscite finanziarie per eventuali mutui passivi o altri debiti a medio lungo termine, contratti per eventuali investimenti o consolidamenti di debiti a breve, sottoscritti con banche e/o istituti finanziari. Passo-5U) Raccolta ed analisi delle uscite (per acquisti) correlate al budget delle vendite e/o dei contratti. In sostanza si dovranno stimare i costi diretti relativi ai materiali e le forniture di servizi ed opere, necessari per la realizzazione del budget di vendita previsto (trovando il valore di incidenza dei consumi sulle vendite previste a budget (vedere Passo-5E). Anche in questo caso, una volta rilevato il valore dei consumi previsti, si dovrà tenere presente il calcolo dei giorni medi di pagamento ricavabile dalla classica formula dei giorni di durata media dei pagamenti (debiti/acquisti*360), da applicare ai consumi che si presumo di fare, ma dei quali non si conoscono i termini di pagamento. Per il budget acquisti, si dovrà tenere presente il flusso sulla variazione delle rimanenze La voce riguardante i costi fissi diretti ed indiretti, è consigliabile tenerla a parte visto che con il monitoraggio mensile del planning finanziario, si può tenere sotto controllo lo scostamento dei costi fissi rispetto a quelli previsti nel budget economico. Passo-6U) Raccolta ed analisi delle uscite relative ai costi fissi diretti e indiretti. Si consiglia di creare una matrice (come esempio di tabella 2), per analizzare le voci di costo direttamente dalla contabilità generale, e, per ogni conto, valutare quale sarà l importo previsto (e quindi inserito a budget per quel costo). Dopo questa analisi, si dovrà determinare per ogni conto preso in esame, quando è prevista l uscita finanziaria. Se prendiamo ad esempio una polizza assicurativa di uro 2.400,00 che viene pagata semestralmente ad aprile e settembre di ogni anno, sotto il profilo finanziario, l importo in uscita apparirà per 1.200,00 ad aprile e 1.200,00 a settembre. In questo modo si realizza una matrice che rappresenta quando avverrà l evento finanziario dei costi fissi, e diventa cosi facilmente individuabile una discrepanza tra i dati previsti dal budget e quelli sostenuti ogni mese. La eventuale discrepanza, e per questo è importante che ci sia qualcuno preposto alla verifica ed analisi di questi dati, potrebbe nascondere un costo fisso non previsto o sottostimato a budget. Lo stesso criterio dovrebbe essere usato per il costo fisso diretto manodopera, che varia mensilmente e merita quindi un monitoraggio, non solo per gli effetti finanziari, ma anche per quelli economici.

3 Come per le entrate, anche le uscite dovranno essere rappresentate secondo la previsione temporale in cui presumibilmente si verificheranno (tabella 3), e, per il grado di suddivisione analitica delle voci, vale quanto detto sopra per le entrate. Per aver ottenere un Planning Finanziario completo (tabella 4), basterà unire il prospetto ENTRATE (tabella 1) con il prospetto delle USCITE (tabelle 2 e 3), ed inserire i saldi banca. Nelle tabelle di esempio, sotto il budget acquisti, è stato inserita una voce flusso sulla variazione delle rimanenze (*). Questa voce con gli acquisti e le vendita, genera la ricchezza finanziaria dall area gestionale e viene denominata Flusso di Capitale Circolante della gestione corrente. Un approfondimento di questo tema, sarà fatto in uno dei prossimi articoli. Va da se che il tipo di planning e le eventuali procedure di aggiornamento e monitoraggio, saranno realizzate in funzione della dimensione e della specifica attività di ogni singola azienda. Appare evidente che, se molte di queste informazioni non sono gestite con un software (come nell esempio della foto 1), che abbia in linea molti di questi dati e gli elabori in pochi minuti, fa diventare il processo molto oneroso in termini di tempo. Questo è senza dubbio uno dei motivi per i quali non è facile trovare aziende medie e piccole che abbiano integrato un sistema di pianificazione finanziaria. La mancata visione dell andamento finanziario futuro porta molto spesso a tensioni finanziarie nelle aziende, Il Planning finanziario è uno strumento indispensabile alla direzione dell azienda per avere la situazione dei flussi a medio e lungo termine, e per simulare in qualsiasi momento l impatto finanziario sull azienda delle decisioni di carattere commerciale, degli approvvigionamenti e degli investimenti Claudio Bottos Consulente Modi Nuovi Membro del consiglio direttivo di APRI (Associazione Professionisti Risanamento Imprese) Tabella 1 (Prospetto Entrate in migliaia di uro) (in verde i dati certi o quasi, in giallo i dati stimati) Mesi Gen. Feb. Mar. Apr. Mag. Giu. Lug. Ago. Set. Ott. Scadenzario Attivo da Contabilità Generale DDT emessi 32 Ordini Clienti Contratti Acquisiti Finanziamenti Budget Vendite contratti TOTALE Tabella 2 (Prospetto Costi Fissi in migliaia di uro) Mesi Gen. Feb. Mar. Apr. Mag. Giu. Lug. Ago. Set. Ott. Assicurazioni 1,2 1,2 Affitto uffici 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Leasing vettura 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 Direzione Postali e telefoniche 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 Consulente del Lav. e 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 commerciali Altri costi. 12,2 2,2 14,2 13,0 14,2 14,2 17,2 17,2 16,0 17,2 TOTALE

4 Scadenzario Passivo da Contabilità Gen. DDT ricevuti da fornitori Ordini emessi e contratti fornitura Investimenti e Mutui Budget Acquisti su vendite contratti prev (*) Flusso sulla Tabella 3 (Prospetto Uscite in migliaia di uro) (in rosso i dati certi o quasi, in giallo i dati stimati) Mesi Gen. Feb. Mar. Apr. Mag. Giu. Lug. Ago. Set. Ott variazione rimanenze Budget dei Costi Fissi TOTALE Tabella 4 (Planning Finanziario in migliaia di uro) ENTRATE Mesi Gen. Feb. Mar. Apr. Mag. Giu. Lug. Ago. Set. Ott. Scadenzario Attivo da Contabilità Generale DDT emessi 32 Ordini Clienti Contratti Acquisiti Finanziamenti Budget Vendite contratti TOTALE Entrate USCITE Scadenzario Passivo da Contabilità Gen. DDT ricevuti da 25 fornitori Ordini emessi e contratti fornitura Investimenti e Mutui Budget Acquisti su vendite contratti prev (*) Flusso sulla variazione rimanenze Budget dei Costi Fissi TOTALE Uscite Saldo Banche -120 Saldo Mensile PROGRESSIVO ENTRATE - USCITE

5 Foto 1 - Planning Finanziario Mensile di Wondel Evolution della Modi Nuovi