Aumentare la competitività attraverso l innovazione digitale

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1 Questa guida è stata realizzata grazie al contributo di Microsoft. Le guide di questa collana sono supervisionate da un gruppo di esperti di imprese e associazioni del sistema Confindustria, partner del Progetto IxI: Eds Italia, Federcomin, Gruppo Spee, Hewlett Packard Italiana, Ibm Italia, Idc Italia, Telecom Italia. Suggerimenti per migliorare l utilità di queste guide e per indicare altri argomenti da approfondire sono più che benvenuti: toolkit@confindustria.it IMPRESE X INNOVAZIONE Aumentare la competitività attraverso l innovazione digitale

2 AUMENTARE LA COMPETITIVITÀ ATTRAVERSO L INNOVAZIONE DIGITALE INTRODUZIONE Competitività e innovazione sono i due cardini inscindibili su cui si impernia lo sviluppo del Sistema Italia e del nostro tessuto produttivo, costituito per lo più da piccole e medie imprese. Sappiamo bene che in molti Paesi dell Occidente l adozione di tecnologie informatiche da parte delle imprese ha già dimostrato di poter contribuire in modo sostanziale alla creazione di valore e al miglioramento della competitività. La piccola e media impresa italiana non sta facendo leva su tutti gli strumenti a sua disposizione per recuperare competitività, primo fra tutti l utilizzo di tecnologie che garantiscono un reale contributo al successo della PMI. L imprenditoria italiana, da sempre attenta all innovazione di prodotto, deve ancora cogliere il valore che risiede nell innovazione dei processi. Innovare i processi significa infatti migliorare il livello di integrazione tra le attività, disporre di informazioni sempre aggiornate, ridurre i costi e migliorare l efficienza per rispondere ai continui cambiamenti e raggiungere per primi nuovi mercati. Questo manuale è stato pensato per offrire un primo strumento pratico agli imprenditori e ai manager della PMI italiana che intendano valutare l introduzione nella loro azienda di soluzioni informatiche innovative e accompagnarli nel processo di trasformazione indispensabile per il recupero di competitività. L imprenditore che saprà innovare la sua azienda, adottando soluzioni IT adeguate, potrà rendere oggi più profittevole il suo business, creando le condizioni per acquisire e mantenere nel tempo un reale vantaggio competitivo sul mercato. 1

3 2 L ORGANIZZAZIONE DELLE PMI Gli imprenditori oggi, per mantenere un adeguato livello di competitività, devono controllare e contenere i costi e, al contempo, migliorare la gestione aziendale, aumentando efficienza e flessibilità. Per raggiungere questi obiettivi devono definire il modello organizzativo della loro azienda e acquisire piena consapevolezza dei diversi processi aziendali, del loro funzionamento e delle loro criticità. Per governare efficacemente un azienda, l imprenditore deve quindi conoscere e governare i suoi processi. Quando si parla di PMI è necessario fare una premessa importante: piccolo non vuol dire semplice o destrutturato e grande non significa necessariamente complesso o strutturato. L organizzazione di una piccola-media impresa, infatti, non dipende solo dalle sue dimensioni, in termini di risorse e fatturato, quanto dalla tipologia del suo business: alcune piccole imprese, infatti, devono gestire un livello di complessità superiore a quello di alcune aziende di medie dimensioni. Questa complessità è determinata da diversi fattori, tra cui: il settore di appartenenza; il tipo di attività svolta e quindi la tipologia di offerta; il numero e la localizzazione delle unità produttive (in Italia o all estero); i mercati di sbocco, il numero e la tipologia dei clienti; i mercati di approvvigionamento, il numero e la tipologia di fornitori. La combinazione di questi fattori determina i processi di business che una azienda deve gestire per continuare a essere competitiva. Il modello imprenditoriale Nostro obiettivo è tracciare due modelli imprenditoriali (modello base e modello strutturato) basandoci su questi parametri: il management la cultura aziendale il modello decisionale l organizzazione interna le relazioni con l esterno il ruolo della tecnologia Il modello imprenditoriale base è tipico delle imprese con un numero limitato di dipendenti: l organizzazione è definita sulle persone più che sui processi aziendali; esiste una forte identificazione tra la persona, il ruolo o i ruoli ricoperti, e l attività svolta; tutti i dipendenti riportano al titolare. Si tratta di un impresa caratterizzata da una forte connotazione impresa-famiglia, che vanta uno stretto legame con il territorio (banca locale, fornitori locali) e la cui credibilità dipende dalla credibilità dell imprenditore. Solitamente, in queste aziende la scelta, la gestione e la manutenzione di tut- ti gli strumenti informatici è delegata a consulenti esterni. All estremo opposto troviamo il modello imprenditoriale strutturato, tipico di una realtà caratterizzata da una separazione più evidente tra proprietà e gestione aziendale, in cui l impresa ha una sua identità precisa riconosciuta dal mercato. I ruoli aziendali sono definiti, la gestione è basata sulla conoscenza dei diversi processi di business, sull utilizzo di strumenti di previsione e di controllo. In queste aziende è presente una struttura IT interna per supportare e ottimizzare i processi aziendali. TABELLA 1 - LE FUNZIONI SVOLTE DA UN ORGANIZZAZIONE MODELLO BASE STRUTTURATO IMPRENDITORIALE Management Cultura aziendale Modello decisionale Organizzazione interna Relazioni con l esterno Ruolo della tecnologia Proprietà e conduzione spesso coincidono, l imprenditore e i suoi principali collaboratori appartengono alla famiglia fondatrice. Basata sul senso di appartenenza impresa-famiglia, sul lavoro e sul pragmatismo. Basato sull esperienza e sull intuito: basso utilizzo di modelli. Ruoli e funzioni stabiliti in modo informale e basati sull esperienza, spesso la stessa persona svolge più ruoli aziendali. Forte concentrazione sulle attività principali (ad es. per un azienda industriale la progettazione e la produzione) rispetto alle attività di supporto, spesso delegate all esterno (es. le paghe). Stretta relazione con il territorio e con partner/fornitori locali (es. la banca locale). Relazione con fornitori e partner basata su rapporti di fiducia instaurati nel tempo con l imprenditore (consulenti IT). Innovazione tecnologica rivolta al miglioramento delle fasi produttive e trainata dall ingresso in azienda di membri giovani appartenenti alla famiglia dell imprenditore. Non è presente una struttura IT, gli aspetti tecnologici sono demandati a terze parti sotto stretto controllo del titolare o supervisionate da chi in azienda ha dimostrato interesse e conoscenze base sull utilizzo delle tecnologie (es. figlio del titolare o chi si occupa di contabilità). Dove si posizionerà ciascun imprenditore? Difficilmente potrà riconoscersi interamente in uno dei due modelli descritti, ma traccerà un proprio modello, più o meno vicino ai due estremi. Deve però acquisire piena consapevolezza che tutte le imprese sono organizzate per ruoli e attività, collegate da processi produttivi e gestionali. Non sempre questi processi sono riconosciuti e formalizzati, comunque esistono, anche se informalmente. I processi saranno sempre più definiti, quanto più l imprenditore si fermerà a riflettere per dare risposte ad alcune domande. Proprietà e conduzione possono non coincidere, in ogni caso la proprietà ricorre a manager esterni competenti e con esperienza settoriale. Basata sull appartenenza all azienda, sulla specificità dei ruoli e sulla gestione per obiettivi. Basato su analisi e previsioni di vendita. Strategie definite, verificate e ridefinite nel tempo. Organizzazione e processi sono formalizzati, i ruoli definiti. Evoluzione dei ruoli e del modello organizzativo in funzione dello sviluppo del business. Attività di supporto spesso date all esterno. Strutturate, organizzate in processi, regolate da contratti. Relazioni con fornitori e partner basate su analisi verificate e ridefinite nel tempo. Innovazione tecnologica estesa a più aree aziendali, non solo alla produzione. Presenza di una struttura IT interna. Fonte: NetConsulting 3

4 4 Il mio modello d impresa è ormai consolidato nel tempo, continuerà a essere valido anche in futuro? Conosco la struttura dei costi della mia impresa? Conosco bene i processi e i ruoli presenti nella mia azienda? Tra i processi e i ruoli, quali sono quelli più critici, ovvero quelli che incidono maggiormente su altri processi? Quali quelli più strategici? Quale l attuale livello di efficienza della produzione? E dei rapporti con fornitori e clienti? Come faccio a capire quali aree possono essere migliorate e con quali strumenti? Posso migliorare la qualità del lavoro dei miei dipendenti? Alla fine di questo esercizio l imprenditore avrà delineato, almeno idealmente, la struttura organizzativa della sua impresa, presupposto fondamentale per migliorarne l efficienza e per attuare qualunque strategia di business FIGURA 1 - PROCESSI AZIENDALI RAPPORTI CON I FORNITORI GESTIONE ORDINI FORNITORI LOGISTICA IN ENTRATA PROCESSI INTERNI AMMINISTRAZIONE CONTABILITÀ CLIENTI CONTABILITÀ FORNITORI CONTROLLO DI GESTIONE GESTIONE DEL PERSONALE PAGHE E CONTRIBUTI ACQUISTI MARKETING PIANIFICAZIONE PRODUZIONE PRODUZIONE CONTROLLO QUALITÀ VENDITE GESTIONE INFORMAZIONI E CONOSCENZA AZIENDALE GESTIONE STRATEGICA SVILUPPO DEL BUSINESS QUALITÀ (espansione sui mercati esteri, incremento gamma di prodotti, diversificazione produttiva, ecc.). Il risultato ottimale di quella che potremmo definire come presa di coscienza dei processi aziendali da parte dell imprenditore sarà il disegno di un modello organizzativo in cui i diversi processi aziendali risultino ben definiti e correlati fra loro. Il modello raffigurato presenta tre macro aree rapporti con i fornitori, processi interni e rapporti con la rete di vendita o clienti ed evidenzia dei processi trasversali che producono effetti a tutti i livelli aziendali e in qualunque area, processi fondamentali per poter svolgere un attività d impresa. Ci riferiamo in particolare ai seguenti processi: gestione delle informazioni e della conoscenza, attività trasversale su cui si basa qualunque decisione e condizione necessa- RAPPORTI CON RETE VENDITA/CLIENTI PRE-VENDITA GESTIONE ORDINI CLIENTI GESTIONE ORDINI RETE DI VENDITA LOGISTICA IN USCITA ASSISTENZA POST-VENDITA ria alla gestione dei rapporti con l esterno; gestione strategica, definizione delle strategie e delle azioni di breve periodo per raggiungere gli obiettivi; sviluppo del business con coinvolgimento e coordinamento a tutti i livelli aziendali; qualità, qualora l azienda sia certificata, oppure lo siano i partner, i fornitori o i clienti. Come individuare le criticità nei processi aziendali Proponiamo all imprenditore di ripercorrere le tre macroaree del modello (rapporti con i fornitori, processi interni, rapporti con la rete di vendita o con i clienti), ponendosi alcune domande che lo aiuteranno a individuare le aree di miglioramento della sua azienda. Rapporti con i fornitori Gestione dei processi. I nostri attuali processi sono efficienti in termini di tempo dedicato dalle mie risorse? Mi permettono di rispondere ai clienti in tempo utile? È possibile razionalizzare e uniformare i diversi processi? Come? Gestione ordini. Come vengono gestiti gli ordini: via fax, , via telefono? È possibile snellire i processi? Creare economie di scala? I fornitori richiedono di automatizzare l invio degli ordini, cosa devo cambiare nei processi per rispondere a questa esigenza? Processi interni Coordinamento tra produzione e gestione dei materiali. Come posso pianificare gli ordini ai fornitori? Flessibilità della produzione per rispondere a variazioni nei volumi di ordini o per ridurre i tempi di consegna. Come garantisco la qualità attuale pur aumentando il numero delle commesse? I clienti richiedono un prodotto sempre più personalizzato. Quale flessibilità mi garantiscono gli attuali strumenti di progettazione? La produzione può realizzare un numero maggiore di modelli? Posso spostare la commessa del cliente x sul cliente y che è strategico? Posso sostenere i tempi di produzione richiesti? Certificazione qualità. Valorizza la mia produzione, ma appesantisce il lavoro quotidiano, come posso snellire le procedure? Gestione magazzino. Come posso rendere più efficiente la gestione del magazzino, evitando il duplice rischio di troppe scorte o la carenza di disponibilità del prodotto? Gestione del portafoglio prodotti. Le ti- 5

5 6 pologie di prodotto e i codici sono gestiti in modo efficiente? Il sistema utilizzato è sufficientemente valido e mi permette di ridurre al minimo gli errori? Gestione dei dati di vendita. I dati commerciali sono allineati a quelli contabili? Conosco i margini sui singoli prodotti? Paghe e stipendi. Mi conviene produrre i cedolini internamente, quanto mi costa? Quali sono i vantaggi della gestione esterna? Rapporti con la rete di vendita e i clienti Informazioni sui clienti. Conosco i miei clienti? Dispongo di dati univoci e aggiornati? Ho visibilità sulla relazione prodotto/cliente? Rete di vendita. Mi rende di più il canale diretto o indiretto? Che tipologia di prodotto e di cliente hanno i singoli agenti? Posso correlare i risultati di ciascun agente o venditore all area geografica servita/prodotto venduto/tipologia di clienti serviti? Informazioni commerciali. Come le utilizzo? Sono troppe e non riesco a selezionare quelle più importanti, come posso sintetizzare le informazioni che provengono dalla rete di vendita? Campagne di marketing. Ho informazioni sull andamento e sull efficacia delle campagne svolte? Su quale prodotto/target di clienti ho maggiori probabilità di successo e di recupero dei costi? Come misuro il ritorno dell investimento? L imprenditore, consapevole del modello organizzativo della sua azienda e dei diversi processi che la caratterizzano, può ora concentrarsi su alcune aree strategiche che concorrono direttamente a rendere competitiva la sua azienda sul mercato. PERCHÉ E COME INNOVARE: TECNOLOGIE E SOLUZIONI INFORMATICHE PER L INNOVAZIONE FIGURA 2 - ANALISI DEI FATTORI CHE IMPATTANO SUL BUSINESS FATTORI ESTERNI ALL AZIENDA INASPRIMENTO DELLA COMPETIZIONE SUI MERCATI DISPOSIZIONE NORMATIVE (BASILEA 2, TESTO UNICO SUI DATI PERSONALI, ECC.) FATTORI INTERNI ALLA FILIERA ESIGENZA DI RIDURRE I COSTI E ACCELERARE LA RISPOSTA AL MERCATO ESIGENZA DELLE AZIENDE A VALLE/A MONTE DI INTEGRARE PROCESSI, STANDARDIZZARE I PRODOTTI LE ESIGENZE DELLE PMI INCREMENTARE IL BUSINESS RIDURRE I COSTI MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ PROTEGGERE I DATI E LA PROPRIETÀ INTELLETTUALE ACCEDERE AGEVOLMENTE AGLI STRUMENTI DI CREDITO E AI FINANZIAMENTI Globalizzazione dei mercati, concorrenza di Paesi emergenti, contesto creditizio e fiscale difficile rendono estremamente faticosi il futuro e la crescita di molte aziende italiane, impreparate ad affrontare un livello di competizione così elevato. Queste sfide possono generare effetti positivi sul business aziendale se adeguatamente affrontate e risolte. Vediamo, a titolo esemplificativo, di schematizzare alcune delle principali esigenze delle imprese: ridurre il ciclo di vita del prodotto/servizio, accelerando l innovazione e lo sviluppo di prodotto, nonché terziarizzare parte o l intera produzione per concentrarsi sulla progettazione; comunicare e scambiare informazioni attraverso processi integrati e standardizzati, nonché ricevere prodotti/servizi che rispondano a specifiche tecniche o di qualità predefinite; operare in modo sempre più stretto con i partner, per rendere sempre più efficiente la catena e ridurre inefficienze; conoscere da vicino i propri clienti, coglierne le evoluzioni in termini di preferenze e approccio di acquisto. Più efficienti e integrati saranno questi processi, grazie all utilizzo di tecnologie innovative, più facilmente l impresa saprà generare profitti nel tempo. È necessario, quindi, che l imprenditore intervenga per migliorare non solo i processi di produzione, ma anche tutti i processi di gestione dell azienda, cui l innovazione può offrire maggiore integrazione, efficienza e flessibilità, minori costi e, di conseguenza, recupero e incremento del profitto. L analisi dei fattori che impattano sul business porta a individuare cinque principali FATTORI INTERNI ALL AZIENDA NECESSITÀ DI CONOSCERE I CLIENTI E ANTICIPARNE I BISOGNI ESIGENZA DI AUMENTARE L EFFICIENZA IN TUTTI I PROCESSI AZIENDALI esigenze che le aziende si trovano a dover affrontare, che corrispondono ai cinque obiettivi di business: incrementare il business; migliorare la produttività; ridurre i costi; proteggere i dati e la proprietà intellettuale; accedere agli strumenti di credito e ai finanziamenti. La domanda perché innovare trova quindi una chiara risposta: devo innovare per rispondere ai miei obiet- 7

6 8 tivi e alle mie esigenze di business e per operare sempre meglio sul mio mercato, con i miei partner, i miei fornitori e i miei clienti. L analisi dei fattori che impattano sul business della piccola e media impresa porta a individuare cinque principali esigenze che le aziende si trovano a dover affrontare in questo periodo, che corrispondono ai cinque obiettivi di business indicati precedentemente. Come innovare L imprenditore, prima di operare qualunque scelta in direzione dei propri investimenti in tecnologia, deve essere consapevole che non tutte le soluzioni informatiche presentano lo stesso livello di semplicità di installazione, utilizzo e soprattutto di integrazione, finalizzata a sostenere lo sviluppo e la crescita dell azienda nel tempo. Per una migliore comprensione delle tematiche affrontate, è necessario presentare in estrema sintesi la struttura di un sistema informativo, che è composto da alcune parti essenziali: un infrastruttura hardware composta da PC, reti, server, stampanti e altre periferiche; un infrastruttura software, client e, in molti casi, di tipo server. Per server si intende un computer sul quale è stato installato un sistema operativo di rete, che permette ai diversi client PC locali utilizzati dagli utenti di collegarsi e condividere dati, informazioni, file, ricevere posta, condividere stampanti, effettuare il back up, in modo efficiente e centralizzato; uno strato applicativo di base, l infrastruttura applicativa, composta da programmi per la produttività individuale e a supporto dell efficienza operativa; uno strato applicativo gestionale, a supporto della gestione dell azienda e delle strategie di business. Fatta questa premessa, vediamo ora alcune soluzioni tecnologiche implementabili in azienda a partire dagli obiettivi di business. Ridurre i costi Ridurre i costi significa in primo luogo contenere i costi operativi, automatizzando e, quindi, gestendo in modo più rapido, efficiente ed economico i processi aziendali: amministrazione, acquisti, vendite, produzione ecc. Questa è una delle aree classiche di applicazione del personal computer, sia usato da solo che connesso in rete. Con l aumentare della complessità delle attività e dei processi, si creano anche opportunità di risparmio attraverso l integrazione dei processi, la collaborazione e la condi- visione delle informazioni e la riduzione dei depositi di informazione non condivisi. L imprenditore che ritiene di dovere migliorare l integrazione in azienda deve dotare la sua struttura di uno o più server per la condivisione di dati, informazioni, posta, nonché dotare i PC di applicativi per la produttività. Ma vediamo, attraverso alcuni esempi concreti, di quali effetti stiamo parlando. Svolgere in maniera efficiente i compiti amministrativi Spesso l imprenditore spende parte del suo tempo per svolgere semplici attività operative, che lo distolgono dalla priorità del suo business. Con i più noti software di produttività individuale si possono utilizzare un ventaglio di modelli predefiniti, accessibili direttamente dal programma, progettati proprio per velocizzare le attività routinarie. Maggiore qualità e minor tempo sono i vantaggi evidenti. Concludere un attività grazie al server di rete È ormai sera e sono a casa. Mi ricordo di non aver finito l offerta commerciale che devo presentare domani mattina a un cliente. Purtroppo l offerta è rimasta sul computer in ufficio. Con il mio portatile posso collegarmi al server di rete collegato a Internet in ufficio, recuperare il documento e aggiornarlo per il mattino seguente, senza perdere un occasione importante e risparmiando costi e tempo. La stessa funzionalità può essere usata per rendere disponibili i documenti agli uffici periferici. Gestire le agende Per una riunione interna, quanto tempo si passa a controllare le agende per verificare se e quando tutti i partecipanti sono liberi? Se è possibile condividere in rete le agende di tutti, nonché inviare messaggi di posta elettronica con gli inviti alle riunioni, bloccando la disponibilità delle persone, l organizzazione della riunione diventa semplice, veloce ed efficiente. Creare il proprio materiale marketing Con un software adeguato, posso creare in casa e in ufficio cataloghi, dei listini o dei volantini, decidere il modello, fare le prove, produrre diverse versioni, e, se mi servono poche copie, stamparlo con la mia stampante. Migliorare la produttività Per rendere più efficace l attività delle per- 9

7 sone nell elaborazione delle informazioni, l imprenditore può adottare numerose applicazioni per la produttività individuale: per migliorare la collaborazione fra gruppi di persone, la comunicazione interna e la condivisione delle informazioni aziendali, è possibile utilizzare sistemi e applicazioni di collaborazione; per incrementare la produttività di persone e gruppi distribuiti presso diverse sedi o che lavorano al di fuori dell ufficio, l imprenditore può fare ricorso ai sistemi di mobility, strumenti che consentono di lavorare anche fuori ufficio in collegamento con la rete aziendale, può utilizzare software per la produttività individuale, come fogli elettronici, word processor e database, può rendere più efficiente la gestione della contabilità aziendale con i software gestionali. Alcuni esempi permetteranno di comprendere i benefici messi a disposizione dall innovazione a supporto della produttività. Produttività individuale Oltre ai più affermati software di produttività individuale, la posta elettronica ha recentemente contribuito a generare enormi benefici a chi utilizza il PC per lavorare. Il messaggio viene consegnato, anche se il destinatario è in riunione o fuori ufficio, e conservato sul suo PC, con evidenti vantaggi per le aziende: riduzione dei costi di comunicazione, velocità, facilità nella circolazione delle informazioni all interno e all esterno dell azienda. I più recenti software di posta elettronica bloccano messaggi indesiderati, come virus e messaggi pubblicitari, attivando regole automatiche per la gestione della posta indesiderata. Condividere le informazioni e le risorse Oggi è possibile creare un documento cui tutti devono avere accesso (come un listino o una guida per i venditori) e salvarlo direttamente su una intranet aziendale. Una intranet è un sito Web aziendale, non pubblico, dove è possibile pubblicare informazioni a cui possono accedere solo le persone che lavorano in azienda per condividere documenti, pubblicare annunci, eventi, calendari e accedere a risorse aziendali importanti. Se più persone devono lavorare insieme alla stesura di un documento, è facile tenere traccia delle versioni successive, vedere chi è intervenuto e che modifiche ha fatto. Proteggere i dati, la proprietà intellettuale, incrementare la sicurezza Proponiamo qui di seguito le 10 regole della sicurezza, regole semplici, ma efficaci per proteggere adeguatamente la propria attività: 1. assicurate il vostro PC dal punto di vista fisico; 2. aggiornate sempre l antivirus; 3. eseguite regolari backup del PC; 4. utilizzate password forti e cambiatele regolarmente; 5. adottate un sistema di cifratura per le informazioni più importanti; 6. navigate in rete in modo prudente; 7. installate un firewall; 8. usate la posta elettronica in maniera sicura; 9. aggiornate il sistema periodicamente; 10. proteggete le vostre connessioni. Proteggere la proprietà intellettuale Impegnarsi per l innovazione di prodotto, per la ricerca e lo sviluppo non basta: occorre essere certi di proteggere in modo adeguato il proprio patrimonio aziendale. I sistemi di DRM (Digital Right Management) tutelano le modalità di circolazione e modifica dei documenti, permettono quindi di proteggere le specifiche di un prodotto, i progetti di ricerca e sviluppo, i piani di marketing, i contratti e tutti i documenti riservati che costituiscono il patrimonio aziendale, impedendone la stampa, la copia e la diffusione al personale non autorizzato. Accedere agli strumenti di finanziamento e credito per gli investimenti È importante per l imprenditore accedere a linee di credito e di finanziamento per effettuare gli investimenti necessari alla crescita. Questo richiede tre condizioni. La conoscenza accurata e aggiornata della situazione patrimoniale, finanziaria e reddituale dell azienda rispetto agli standard e alle disposizioni vigenti. Se questa è l esigenza più sentita da parte dell imprenditore, l introduzione di un sistema gestionale integrato può supportarlo, senza perdere tempo nel reperire le informazioni, nell organizzarle e strutturarle nel modo corretto. La conoscenza e la conformità alla reportistica richiesta dagli istituti di credito e l analisi di indicatori patrimoniali/finanziari. L adozione di sistemi di analisi dei dati (business intelligence e datawarehouse) consente di aggregare i dati analitici in alcuni indicatori che è poi possibile verificare nel tempo. Tali sistemi, inoltre, permettono di definire modelli di report, per disporre dei dati secondo lo standard prescelto, senza dovere ogni volta ricreare il documento. La possibilità di accedere a finanziamenti proposti direttamente dai fornitori di tecnologie e valutare in anticipo i ritorni degli investimenti, pianificando gli interventi nei tempi e nei modi più coerenti con l andamento del business. Le soluzioni per la conoscenza puntuale della situazione patrimoniale e finanziaria dell impresa generano un elevato beneficio a tutta l azienda, con un impatto diretto per l attività amministrativa e il controllo di gestione, dovuto al risparmio di tempo per l analisi dell andamento economico e la produzione della reportistica

8 Incrementare il proprio business L incremento del business rappresenta la sintesi degli obiettivi precedenti e lo scopo primario di tutti gli imprenditori. In questa direzione la tecnologia può dare un contributo determinante. Per migliorare la gestione del business, quindi migliorare l integrazione aziendale e rendere più fluidi i processi, ma anche aumentare la conoscenza e le informazioni sui processi, favorire i rapporti con partner e fornitori, la soluzione tecnologica più adatta è un sistema gestionale, ERP (Enterprise Resource Planning), capace di gestire in modo integrato le aree aziendali, correlando i flussi di informazioni e di dati. Per migliorare la conoscenza del proprio business e disporre di un valido supporto alle decisioni strategiche per lo sviluppo di nuovi mercati, prodotti, canali di vendita, è necessario adottare una soluzione di datawarehouse e business intelligence, per disporre di dati e indici a supporto delle decisioni senza dovere perdere tempo a reperirle tra i diversi uffici, con il rischio che non siano coerenti tra di loro. Per migliorare la conoscenza, le relazioni, il contatto con i clienti e l efficacia delle azioni commerciali e delle comunicazioni al mercato, occorre introdurre un sistema evoluto di CRM (Customer Relationship Management), per essere più efficienti nel rapporto con i clienti e coglierne le evoluzioni nei bisogni e nelle aspettative. Per migliorare il rapporto con i partner e i fornitori o sviluppare nuovi canali di vendita, può essere utile ricorrere a sistemi di sostegno alla filiera, ovvero a sistemi di SCM (Supply Chain Management) per ottimizzare i flussi informativi, automatizzare gli ordini in base allo stato del magazzino, gestire la logistica. Per gestire i rapporti con i fornitori e i partner è possibile anche fare ricorso a sistemi di e-procurement (commesse e gare), trasferendo su Internet la gestione degli acquisti. Ma vediamo qualche caso pratico di incremento del business. Migliorare la gestione del business Le soluzioni per migliorare la gestione aziendale permettono di integrare in un unico strumento la gestione delle diverse attività aziendali: amministrazione, logistica, produzione, vendite. Rispetto alle proprie esigenze, l imprenditore può decidere quali aree aziendali coprire, garantendosi una completa integrazione tra i flussi informativi generati dalle diverse aree e un costante aggiornamento delle attività. Supportare le decisioni di business Può capitare che le informazioni necessarie per prendere una decisione, per esempio dati sui costi di produzione di un prodotto, siano troppo difficili da ottenere: i dati di base da cui partire esistono, ma manca il tempo per raccoglierli ed elaborarli. I sistemi di datawarehouse e di business intelligence permettono di estrarre in modo uniforme i dati necessari per le decisioni, di effettuare analisi, di formulare scenari, di predisporre report con grafici e indici, il tutto senza fatica e senza dovere recuperare le informazioni nei diversi uffici o nelle diverse sedi. Gestire i contatti e le opportunità commerciali Chiama un cliente che non sento da sei mesi, ma non ricordo dove ho messo la documentazione che lo riguarda, la proposta commerciale che gli avevo fatto e, cosa più importante e grave, non ricordo esattamente la sua necessità. La tecnologia mi può aiutare, perché mi permette di archiviare in un unico posto tutte le informazioni che riguardano un cliente: mail, fax, documenti e carteggi per cliente, dati di profilazione, documenti e file. In questo modo, con una facile ricerca e in pochissimo tempo, 12 13

9 FIGURA 3 RAPPORTI CON I FORNITORI Gestione ordini fornitori Logistica in entrata Soluzioni per il supply chain management, l e-procurement e il miglioramento del rapporto con partner e fornitori Gestione informazione e conoscenza aziendale Gestione strategica Sviluppo del business Qualità Ammnistrazione Contabilità clienti Contabilità fornitori Controllo di gestione Gestione del personale Paghe e contributi Acquisti Marketing Pianificazione produzione Produzione Controllo qualità Vendite PROCESSI INTERNI ho sotto mano tutto lo storico delle comunicazioni scambiate con il cliente e posso rispondere alle sue richieste. Quando le mie esigenze di conoscenza sul singolo cliente diventano più complesse e i miei clienti aumentano, posso passare a un vero e proprio sistema di CRM, che mi permette di tenere traccia di tutto il ciclo di vendita e delle attività effettuate su potenziali clienti, offrendomi supporto anche nella predisposizione dei preventivi. Gestire i rapporti con fornitori e partner Gestire gli ordini con i fornitori è un attività strategica, perché sbagliare un ordine riguardante le materie prime potrebbe significare non disporre dei prodotti finiti da immettere sul mercato. Un sistema gestionale permette di gestire gli ordini in modo più veloce, standardizzato e quindi senza rischio di errori, risparmiando anche il tempo per trasmettere gli ordini stessi via fax, ricevere il contratto, firmarlo e rinviarlo. Soluzioni per l incremento del business e della governabilità dell azienda hanno evidentemente non solo un elevato impatto su tutti i principali processi interni, come evidenziato nella figura 3, ma anche sui rapporti a monte e a valle all interno della filiera di riferimento. Inoltre, offrono un valido supporto al management anche per lo sviluppo del business nel medio periodo. Soluzioni di CRM Soluzioni di CRM Soluzioni per il supporto alle decisioni strategiche Soluzioni ERP per l integrazione dei processi, la governabilità e la conoscenza del business RAPPORTI CON RETE VENDITA/CLIENTI Pre-vendita Gestione ordini clienti Gestione ordini rete di vendita Logistica in uscita Assistenza post-vendita Strumenti di Business Intelligence, che servono ad analizzare le tendenze di vendita e valutare le azioni da intraprendere Soluzioni per il supply chain management, il supporto alla rete di vendita, il CRM COME PIANIFICARE E REALIZZARE PROGETTI DI INNOVAZIONE Come deve procedere l imprenditore per migliorare le aree di inefficienza o risolvere le problematiche gestionali attraverso la tecnologia? Deve valutare da un lato il valore che l introduzione della soluzione può apportare FIGURA 4 VALORE Alto Basso OPPORTUNITÀ IMMEDIATE OPPORTUNITÀ TEMPORANEE Basso RISCHIO alla sua attività, sia nel breve che nel medio/lungo periodo, ma deve anche considerare i rischi, ovvero le difficoltà di implementazione. Esistono diverse soluzioni sul mercato che possono incidere più o meno positivamente nella gestione del business e generare opportunità immediate: area in cui rientrano soluzioni in grado di dare valore a esigenze specifiche in tempi brevi; opportunità a lungo termine: soluzioni che presentano elevato rischio ma danno, allo stesso tempo, garanzie di elevato valore anche a lungo termine; opportunità temporanee: soluzioni che OPPORTUNITÀ A LUNGO TERMINE OPPORTUNITÀ INSUFFICIENTI Alto rispondono alle contingenze ma apportano poco valore al business; opportunità insufficienti: soluzioni da evitare, a elevato rischio, elevato impatto in termini di costi e bassissimo valore aggiunto in termini di business. Pianificare e realizzare progetti innovativi A questo punto, l imprenditore può valutare l offerta presente sul mercato e realizzare un progetto innovativo. La realizzazione del progetto presuppone un rapporto di fiducia con un fornitore esterno, che è tanto più stretto e richiede tempi tanto più lunghi quanto maggiore è l entità dell investimento in IT e il suo impatto sull organizzazione aziendale. Non tutti i progetti implicano lo stesso livello di complessità e investimento. Vediamo ora quali possono essere i fattori che determinano il successo o l insuccesso di un qualunque progetto innovativo. Le criticità e i fattori di successo di un progetto Il principale fattore di successo di un progetto deriva dalla scelta di utilizzare una soluzione standard, già ampiamente affermata e diffusa sul mercato, già utilizzata da altre aziende che l hanno adottata con successo e che possono testimoniare i benefici e i van

10 16 taggi riscontrati. Tuttavia, la qualità della soluzione scelta è condizione necessaria, ma non sufficiente, a determinare il successo di un progetto. Esiste un fattore fondamentale per la riuscita di qualunque progetto di informatizzazione: l imprenditore deve credere nel progetto e adoperarsi per la costituzione di un team affiatato, composto da personale dell azienda e consulenti del fornitore. FIGURA 5 FATTORI DI INSUCCESSO Basso committment dell imprenditore Fornitore percepito come esterno Poca attenzione alle fasi di analisi Pianificazione errata Scarsa diffusione e consapevolezza Scarse competenze del fornitore Team di progetto non affiatato Fornitore poco presente Poca importanza alla formazione Nessuna o poche referenze del fornitore Costi del progetto più elevati di quelli previsti Tempi di progetto più elevati di quelli previsti Interruzione del progetto Completamento progetto ma soluzione non utilizzata FATTORI DI SUCCESSO Elevato committment dell imprenditore Fornitore visto come partner Analisi dettagliata esistente Pianificazione accurata in tutti gli aspetti Piena consapevolezza, diffusione e coinvolgimento a tutti i livelli aziendali Fornitore esperto del settore e competente Dialogo e condivisione nel team Fornitore sempre presente Formazione a tutti i livelli e in più sessioni Ottime referenze del fornitore nel settore Costi e tempi pressoché allineati a quanto pianificato Soluzione implementata e utilizzata COME MISURARE I VANTAGGI A partire dagli obiettivi di business, individuiamo una serie di indicatori rispetto alle quali valutare l introduzione di una o più soluzioni IT, per analizzarne i benefici in termini di: minori costi (quindi minore esborso di denaro); minor tempo (anche qui si tratta di risparmio di costi); maggiore produttività ed efficienza (che potrà tradursi in minori costi o maggiori ricavi). Nelle tabelle abbiamo cercato di evidenziare i benefici complessivi relativi ad alcune soluzioni, che possono offrire indicazioni di massima all imprenditore per predisporre un proprio elenco di indicatori da monitorare nel tempo. Per accedere agli strumenti di finanziamento e credito per gli investimenti è necessario intro- TABELLA 2 - RIDURRE I COSTI ESIGENZA OBIETTIVA DI BUSINESS Svolgere in maniera efficiente i compiti amministrativi. Accedere a informazioni condivise usando un server di rete. Inviare e ricevere fax. Creare il proprio materiale marketing. SOLUZIONE INNOVATIVA PC (notebook o Tablet PC per gli impiegati che lavorano fuori dall ufficio). Rete locale di PC (LAN). Server di rete con funzionalità di posta database Web server collaborazione. Applicazioni per la condivisione del fax. Soluzioni per la creazione del materiale commerciale. durre un sistema gestionale integrato e adottare sistemi di business intelligence e datawarehouse, i cui benefici generali sono indicati nella tabella successiva. Alcuni esempi di innovazione di processo e relativi vantaggi conseguibili Proponiamo ora alcuni esempi pratici di progetti di innovazione per evidenziare i vantaggi BENEFICI GENERALI Possibilità di lavorare anche al di fuori dell ufficio. Incremento della produttività e della mobilità del personale. Maggiore integrazione e fluidità dei processi e condivisone delle risorse. Maggiore efficienza ed efficacia nell acquisizione e condivisione delle informazioni. Maggiore integrazione e gestibilità dei processi con elevati standard di sicurezza. Maggiore scalabilità della soluzione. Possibilità di inviare fax direttamente dal PC senza dover stampare e inviare il documento. Maggiore autonomia nella predisposizione del materiale necessario e risposta più tempestiva alle opportunità commerciali. PRINCIPALI INDICATORI Riduzione tempo per ciascuna attività lavorativa (es. riduzione delle pratiche manuali, archivi manuali, ecc.). Riduzione errori (numero e tempo). Risparmio costi personale (riduzione straordinari, ecc.). Minori costi in tempi non lavorati per spostamenti, trasferte, riunioni. Maggiori ricavi per incremento efficacia azione commerciale. Minori tempi e costi per raccogliere informazioni, organizzarle e utilizzarle in modo diverso, secondo specifiche necessità. Minori costi e tempi legati al reperimento e alla condivisione delle informazioni; produzione dei documenti più veloce. Riduzione costi e tempi per documenti persi. Riduzione costi e perdite (mancati ricavi) per virus, intrusioni, furti di documenti. Riduzione costi e tempi di invio di un documento da un apparecchio fax. Riduzione tempi e costi di produzione del materiale commerciale. Eliminazione costi esterni di agenzia pubblicitaria e di stamperia. Maggiore efficienza commerciale e riduzione tempi di risposta al mercato. conseguiti. I casi sono tratti dal Rapporto sull Innovazione di Processo nelle Imprese Italiane del Technology and Innovation Council. Progetto 1: introduzione di un portale commerciale in un azienda che presenta già un sistema gestionale. Situazione di partenza - I clienti/agenti/di stributori inoltravano gli ordini tramite fax, o telefonicamente; gli 17

11 TABELLA 3 - MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ ESIGENZA OBIETTIVA DI BUSINESS Migliorare la produttività individuale. Condividere le informazioni e le risorse (produttività dei gruppi). Supportare gli utenti mobili. SOLUZIONE INNOVATIVA Applicazioni di produttività individuale (videoscrittura, fogli di elaborazione e statistica). Sistemi di gestione della conoscenza. Sistemi operativi e applicativi per dispositivi mobili. ordini venivano recepiti dagli impiegati che effettuavano l inserimento dei dati nel sistema; l ordine veniva controllato per l affidabilità finanziaria del cliente; l ordine veniva quindi autorizzato e rilasciato. Situazione di arrivo - I clienti/agenti/distributori inoltrano l ordine via Web; l ordine viene recepito dal sistema che effettua anche i controlli di affidabilità finanziaria: nel caso di esito positivo, stampa la conferma dell ordine; nel caso di esito negativo, l ordine viene rivisto nel modo tradizionale e poi rilasciato e autorizzato. Vantaggi prodotti - Minor impiego di BENEFICI GENERALI Incremento efficienza organizzazione attività lavorativa. Maggiore condivisione informazioni e cultura aziendale. Miglioramento comunicazione interna e condivisione obiettivi. Migliore organizzazione dell attività lavorativa. Miglioramento comunicazione interna. Disponibilità e condivisione informazioni aziendali. Possibilità di lavorare anche al di fuori dell ufficio, rispondere a , organizzare riunioni, ecc. PRINCIPALI INDICATORI Minori costi e tempi legati al reperimento informazioni, efficienza processi, produzione documenti, riduzione sprechi. Maggiori ricavi legati alle economie di scala in termini di replicabilità (template, progetti, documenti, ecc.) e di riusabilità. Maggiori risultati in termini di motivazione personale, maggiormente concentrato su attività a valore aggiunto. Maggiori ricavi in termini di maggiore efficacia commerciale e di marketing. Minori costi legati a maggiore produttività e minor perdita di tempo dei gruppi di lavoro per la condivisione costante delle informazioni. Minori costi per riduzione tempo reperimento informazioni; maggiore chiarezza obiettivi di progetto e minori sprechi di tempo per realizzazione attività. Minori costi in tempi non lavorati. Maggiore produttività e minori ricavi in termini di opportunità colte. manodopera nelle attività degli impiegati, meno carta utilizzata, tracciabilità completa della transazione, miglior servizio al cliente (in ogni momento il sistema permette di dare informazioni su ordini, consegne e spedizioni, fatture e crediti), miglior controllo della rete di vendita e dei clienti. È possibile anche produrre report quali: lista dei clienti in termini di ordinato, spedito e fatturato, lista degli ordini e dello stato avanzamento, lista delle spedizioni, lista delle fatture contabilizzate e non, lista dei prodotti, scheda clienti. Questi report sono consultabili dai clienti on line. TABELLA 4 - INCREMENTARE IL BUSINESS ESIGENZA OBIETTIVA DI BUSINESS Adottare un sistema gestionale. Adottare sistemi di business intelligence e datawarehouse. Migliorare il presidio sui clienti. Migliorare il rapporto con i partner e i fornitori. SOLUZIONE INNOVATIVA Sistemi gestionali per l integrazione di processi interni e rapporto con i fornitori. Sistemi di datawarehouse e business intelligence. Sistema di CRM. Sistemi di Supply Chain Management. BENEFICI GENERALI Miglioramento e fluidità dei processi aziendali. Maggiore efficienza ed efficacia delle attività. Miglioramento dei ricavi e della struttura dei costi. Possibilità di predisporre un cruscotto, panel di informazioni sintetiche. Supporto alle decisioni strategiche. Gestione efficiente del ciclo di vendita e di assistenza pre/post vendita. Ottimizzazione dei flussi informativi e dei processi nei rapporti con i fornitori. Automazione ordini, gestione magazzino, logistica. Progetto 2: introduzione di una soluzione per automatizzare i flussi di produzione. Situazione di partenza - La gestione logistica dei materiali veniva effettuata manualmente. Situazione di arrivo - La logistica viene gestita automaticamente da macchine coordinate da un software. Il software consente di sincronizzare le azioni degli automatismi con le attività lavorative degli addetti alla produzione AREE ORGANIZZATIVE INTERESSATE Minori costi per riduzione duplicazioni attività, automazione processi e trasferimento dati, unificazione database. Minori costi per riduzione tempo personale su attività automatizzate. Riduzione costi per ottimizzazione e automazione rapporti con fornitori e forza vendita. Maggiori profitti per recupero efficienza, riduzione sprechi. Minor tempo e costi per la predisposizione e l aggiornamento di report per il management. Migliore qualità dei report. Maggiore efficacia delle decisioni. Minori costi per errori, reperimento informazioni. Maggiori ricavi per incremento dell efficienza commerciale. Minori costi di gestione fornitori. Minori costi per errori e previsioni errate di magazzino. ADOTTARE UN SISTEMA Minori costi per la produzione di report e documentazione. Processi interni e le relazioni con i fornitori. Tutti i processi interni. Processi interni e le relazioni con i clienti. Processi interni e le relazioni con i fornitori. e costituisce un elemento di collegamento con il sistema informatico di gestione aziendale, con cui ha continui scambi di dati. Vantaggi prodotti - Miglioramento della produttività nelle varie fasi della produzione, miglioramento della qualità del lavoro degli addetti alla produzione. Grazie all eliminazione di tutte le attività logistiche, le risorse possono dedicare maggiore attenzione alle attività di gestione e controllo

12 COME VALUTARE L INVESTIMENTO E ACCEDERE AGLI STRUMENTI FINANZIARI In questo capitolo parliamo di investimenti, con l obiettivo di dare all imprenditore sia strumenti per la valutazione di qualsiasi investimento in tecnologia, sia fonti di informazione che possano aiutarlo a scegliere la tipologia di finanziamento più vantaggiosa. Costo di investimento e costo del non investimento La decisione di effettuare l investimento non può essere presa se non a partire da una valutazione combinata di costi per l investimento tecnologico e costi di non investimento: l imprenditore deve valutare cioè quale possa essere l impatto sul suo business sia nel caso di innovazione tecnologica, sia nel caso di mancata innovazione, e poi fare una scelta. Non vogliamo proporre all imprenditore l utilizzo di indici, come ad esempio il ROI (ritorno dell investimento sul capitale investito), indice senz altro significativo, ma che spesso neanche le aziende di grandi dimensioni rie - scono a determinare. Vogliamo invece suggerire, attraverso esempi, un possibile approccio di valutazione. Il confronto tra investimento IT e costo del non investimento non può basarsi solo su parametri numerici, ma deve basarsi anche su valutazioni qualitative che nascono dall esperienza diretta dell imprenditore, e che spesso sono state alla base del suo successo. Vediamo con alcuni esempi, come l introduzione di un PC e di un software che richieda una base progettuale, quale possa essere l approccio che l imprenditore deve seguire. Valutazione dell introduzione di un PC Analizziamo come valutare l introduzione di un PC per ogni scrivania e da cosa saranno determinati i due costi considerati. Il costo dell investimento sarà dato dal costo dell hardware e del software, dal costo per l installazione di programmi base, sia che questa attività venga eseguita da un fornitore esterno sia che venga seguita da una risorsa interna: nel primo caso rappresenta un costo per servizi, nel secondo è il costo delle ore lavorative impiegate dal dipendente. A questi costi bisogna aggiungere il costo di formazione sull uso di tali programmi, strettamente legato alla semplicità di interfaccia del software scelto e alla sua diffusione sul mercato. Più difficile è quantificare il costo per il mancato investimento, ovvero il costo sostenibile nel caso si decida di non acquistare il PC: tempi più lunghi nella realizzazione dell attività, maggiori costi del personale, riduzione della produttività, demotivazione del personale costretto a lavorare in una situazione di disagio, aumento degli errori. Se solo consideriamo le ore di lavoro non produttive di un dipendente in attesa che un PC utilizzato da più persone si liberi, l imprenditore non esiterebbe ad affrontare l investimento: nella situazione descritta riuscirebbe a recuperare l investimento in 2-3 mesi. Inoltre, per una corretta valutazione, bisogna considerare anche la certezza della determinazione di un costo: mentre il costo per l acquisto del PC è certo e ammortizzabile in un determinato periodo di tempo, il costo che l azienda dovrà sostenere nel caso di non investimento non è determinabile con certezza e non è ammortizzabile, perché perdura nel tempo. Valutazione dell introduzione di un software nell area produzione Vediamo, con un esempio più complesso, quale potrebbe essere un approccio da suggerire a un imprenditore di una piccola e media impresa. Consideriamo il caso in cui debba valutare l introduzione di un software per una migliore gestione della produzione. In questo caso si tratta di un progetto limitato a un area produttiva con ripercussioni sul modello organizzativo, sia nei rapporti con i fornitori che nei rapporti con la rete di vendita e/o con i clienti. Da che cosa saranno determinati i due costi? Il costo dell investimento sarà rappresentato da: costo del software, costo per la consulenza organizzativa, nel caso in cui l intervento richieda una revisione dei processi produttivi, costo di eventuali adattamenti del software ai processi produttivi, costi di implementazione, costi di formazione sull utilizzo dell applicativo da parte degli utenti, costo delle ore lavorative dedicate al progetto dal personale interno, sia in fase di analisi che di formazione. Inoltre, occorrerà considerare oltre all investimento iniziale anche i costi di manutenzione da sostenere a regime. Il costo del non investimento deriva dai mancati vantaggi che si avrebbero investendo in tecnologia: tempi più lunghi di risposta al mercato, tempi di produzione più lunghi e, quindi, costi di produzione più elevati, costi per la bassa produttività del personale, errori nell acquisizione ordini e forniture, errori di gestione contabile, mancanza di dati per capire l andamento degli affari. È difficile misurare l incremento di produttività che deriva da una maggiore motivazione dei dipendenti, tuttavia un imprenditore percepisce tutto questo dal clima aziendale, oltre che dalla qualità del risultato del lavoro di ciascun dipendente. Confrontando l insieme dei mancati ricavi con FIGURA 6 COSTO INVESTIMENTO Costo hardware Costo software Costo consulenza Costo implementazione Costo di formazione utenti Costo ore lavorative utenti Costo certo e ammortizzabile in 2-3 mesi COSTO NON INVESTIMENTO Tempi di produzione più lunghi Maggiori costi del personale Maggiori costi di produzione Maggiori possibilità di errore Tempi più lunghi di risposta al mercato Costi per minore produttività personale Costo incerto e non ammortizzabile 20 21

13 il valore dell investimento, l imprenditore, anche se non dettagliatamente, riesce certamente a valutarne la convenienza. Come reperire gli strumenti finanziari Spesso i piccoli imprenditori valutano la possibilità di un investimento considerando prevalentemente le proprie capacità finanziarie e quindi decidono di investire solo se possono autofinanziarsi. È giusto questo approccio? Se da un lato tutela dalla dipendenza dagli istituiti di credito, dall altro preclude all azienda un opportunità di sviluppo che potrebbe avere con un buon mix di mezzi propri e capitale di terzi. Consigliamo, quindi, di considerare le iniziative che diversi istituti di credito stanno intraprendendo a supporto delle PMI e di non sottovalutare le agevolazioni che a livello nazionale, europeo e locale sono nate per favorire e sostenere la diffusione di tecnologie nelle piccole e medie imprese. Le fonti di informazione Prima di scegliere un istituto di credito, è necessario che l imprenditore sia ben informato. Esiste una serie di canali per capire dove reperire nuovi finanziamenti a condizioni agevolate o comunque vantaggiose, vediamone alcune. Banche Oltre a considerare la propria banca, con cui probabilmente si ha un rapporto consolidato nel tempo, consigliamo di informarsi anche presso gli altri istituti sulle iniziative focalizzate sulle PMI e sui progetti di innovazione eventualmente finanziati Internet Utili indicazioni su come finanziare l investimento si possono avere in alcuni siti come: (sostituire la parola regione con il nome della regione richiesta) che disporrà a breve di un database con tutti i finanziamenti di - sponibili a livello europeo e locale sito del Ministero delle Attività Produttive sito del Ministero per l Innovazione Tecnologica sito dell Istituto per la Promozione Industriale siti delle associazioni di categoria siti di vendor IT Associazione di categoria di appartenenza È altresì importante rivolgersi all associazione di appartenenza, sia per la consulenza sia per avere visibilità sulle convenzioni con fornitori informatici. Numerose associazioni hanno infatti delle convenzioni con importanti aziende IT. La convenzione offre alle imprese associate l'opportunità di acquisire nuovi strumenti informatici, beneficiando di uno sconto al momento della sottoscrizione del contratto. COSA CHIEDERE AI FORNITORI Il comportamento dell imprenditore L atteggiamento dell imprenditore deve essere basato su una piena consapevolezza del valore che l innovazione genera in azienda e da una totale apertura verso il fornitore. L imprenditore deve essere capace di mettersi in discussione, che non significa abbandonare i valori portanti dell azienda e che ne hanno determinato il successo; vuol dire invece riconsiderare quegli stessi valori alla luce di uno scenario di mercato diverso, più difficile e più competitivo rispetto al passato. Il decalogo dell imprenditore Credere nel progetto Sapersi raccontare Sapersi mettere in discussione Superare i vincoli culturali Vedere nel fornitore un partner Favorire il dialogo Saper sfidare norme e convenzioni ben radicate Non dare per scontate idee che in passato si sono rivelate efficaci Diffondere il progetto in azienda Coinvolgere l azienda a tutti i livelli Cosa chiedere al fornitore Dal punto di vista del comportamento, innanzitutto, oltre alla serietà, il fornitore deve dimostrare competenze tecniche (certificazioni) e conoscenza del business del cliente: non deve essere semplicemente un venditore di prodotto, ma deve sapersi calare nella realtà aziendale, ascoltando per capire i bisogni dell imprenditore e al contempo individuando criticità di cui l imprenditore non è ancora consapevole. Deve conoscere e utilizzare il linguaggio dell imprenditore: evitare una terminologia troppo tecnica, cercare di tradurre in vantaggi di business qualunque intervento tecnologico e deve avere la capacità di trasmettere i vantaggi pratici dell innovazione, presupposto fondamentale per avviare il cambiamento dei processi dell azienda. Come ultima condizione, ma non meno importante, il fornitore deve garantire una struttura di persone e risorse adeguata a raggiungere gli obiettivi di progetto nei tempi, modi e costi prefissati. Cosa chiedere al fornitore Saper ascoltare Saper trasmettere fiducia, affidabilità, professionalità e competenze Astrarsi dal ruolo di fornitore e calarsi nei panni dell imprenditore Conoscere il business del cliente Capire bene le esigenze e le criticità Avere un approccio proattivo Calarsi nella realtà aziendale Requisiti legati all offerta Un offerta allineata con gli obiettivi identificati dall imprenditore. Una soluzione completa, che includa tutte le componenti, hardware, software e servizi (ad esempio formazione e assistenza), necessarie alla realizzazione del progetto e al raggiungimento del suo obiettivo. Scalabilità, modularità e integrazione della soluzione con il resto dei sistemi: presupposti 22 23

14 24 fondamentali di un sistema informativo che sia in grado di crescere con il crescere dell azienda, di cambiare con il cambiare dell azienda. Un team di progetto competente e con risorse adeguate. Chiarezza e dettaglio nei costi per capire quanto ciascuna fase pesi sul costo complessivo del progetto (costo della soluzione, costi per la consulenza tecnica e organizzativa laddove sia necessaria, costi d implementazione, costi di formazione) e quali siano i costi successivi all implementazione iniziale (costi di manutenzione). Chiarezza nei tempi di realizzazione del progetto. Un costo del progetto che sia, il meno possibile, suscettibile di variazioni; determinazione, già in fase di analisi, degli scostamenti sia in termini di tempi, sia di costi che potrebbero verificarsi in corso d opera. Rispetto di livelli di servizio garantiti (SLA) e penali previste a contratto, inclusa la garanzia di non dover subire blocchi di attività. Requisiti legati al comportamento del fornitore Attenzione alla formazione, sia teorica, perché portatrice di valori e cultura dell innovazione, sia pratica, per insegnare a lavorare con nuovi strumenti e, talvolta, in modo nuovo; Uno stile di lavoro basato sulla cooperazione e la condivisione; Attenzione alla semplificazione dei processi; Assistenza nella fase di adozione dell innovazione tecnologica; Prossimità e vicinanza fisica nei momenti di criticità. CONCLUSIONI Come abbiamo avuto modo di dimostrare, l IT rappresenta una forte leva che può portare ad una maggiore competitività e deve coinvolgere tutte le aree aziendali, dai rapporti con i fornitori ai rapporti con i clienti, alla contabilità, ecc. L IT, quindi, come strumento che vada ad automatizzare tutti i processi, con l obiettivo di migliorare l efficienza aziendale. In questo manuale abbiamo esaminato i principali momenti del percorso di introduzione dell Information Technology in azienda per aiutare l imprenditore a riconoscere le aree su cui intervenire, scegliere le soluzioni più adeguate in base agli obiettivi individuati, pianificare il progetto e scegliere il fornitore che lo affiancherà nel percorso di innovazione. Molte sono le soluzioni disponibili sul mercato, alcune delle quali appositamente studiate per rispondere alle esigenze specifiche delle PMI, per accompagnarle nel loro processo di crescita e di sviluppo, per supportarle in misura e con modalità diverse, a seconda delle caratteristiche dell impresa stessa. Abbiamo cercato di fornire strumenti pratici per valutare la situazione e prendere decisioni, abbiamo riportato testimonianze e casi concreti di progetti di successo: in questo modo, speriamo di aver agevolato gli imprenditori che vogliono avvalersi dell IT come strumento per accrescere la propria competitività sul mercato.