Pacchetti Applicativi Top Media per PMI

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1 Top Media per PMI Condensati oltre 20 anni di progetti e soluzioni A colloquio con Pier Luigi Zaffagnini Svolta nell offerta di soluzioni Top Consult, che diventa duplice. A Top Media Enterprise (il software per la Navigazione Elettronica dei Documenti e la Conservazione Sostitutiva in house o in outsourcing che realizza soluzioni e progetti ad hoc a livello aziendale) si affianca ora la suite di soluzioni applicative Pacchetti Applicativi Top Media. Basata sul software Top Media Enterprise, la nuova suite consente di realizzare velocemente e a costi contenuti soluzioni personalizzabili sulle esigenze delle imprese relative a specifici settori e attività aziendali, come la Contabilità, il Personale o la. E questo un cambiamento di grande portata per il mercato italiano della gestione elettronica dei documenti: sulle caratteristiche dei nuovi pacchetti applicativi, sul loro valore e sugli obiettivi dell offerta parliamo con Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult. Come sono nati i Top Media? Top Consult ha sempre realizzato progetti ad hoc per le aziende, mediante il suo software avanzato Top Media. Modulare e completo, Top Media Enterprise, è l elemento classico della nostra offerta, e le soluzioni risultanti sono quindi come un vestito su misura realizzato dal sarto. Però, soprattutto le PMI, ossatura portante del nostro sistema economico, hanno bisogno di soluzioni applicative facili e pronte all uso. Allora, dopo aver fatto i sarti su misura per quasi 25 anni, adesso abbiamo deciso di produrre anche vestiti confezionati e quindi abbiamo realizzato i Pacchetti Applicativi Top Media. Questi sono degli abiti confezionati, meno costosi, già pronti ma predisposti per essere facilmente adattati in molte parti (ad esempio, per continuare sul nostro parallelo sartoriale, accorciando l orlo, stringendo la giacca, ecc.). E chi meglio di un sarto che ha fatto vestiti su misura è capace di predisporre abiti confezionati che siano poi facilmente adattabili? Quali sono le caratteristiche principali della nuova suite? I pacchetti Applicativi Top Media sono economici e facili da usare: consentono di dare soluzione alle esigenze dei clienti in tempi molto rapidi, a partire da tre giorni in tutto installazione segue a pag. 8 Numero di utenti connessi e quantità di documenti da archiviare sono illimitati nella nuova suite Top Media Soffia in ufficio il vento dell innovazione I nuovi Top Media sono graficamente identificati dal simbolo della Rosa dei Venti. E un simbolo che prosegue nel solco della vela e del concetto della navigazione elettronica dei documenti, che da anni connotano i prodotti Top Consult. Con i nuovi pacchetti Top Consult ha predisposto uno strumento semplice, economico e pronto all uso (a partire da 3 giorni, installazione compresa), che permette alle PMI di realizzare velocemente e a costi contenuti soluzioni di gestione elettronica dei documenti in entrata ed in uscita e di loro conservazione sostitutiva nei diversi settori e attività aziendali. La nuova suite svecchia ed innova il mercato italiano della gestione documentale, sostanzialmente abituato alla vendita di progetti e tecnologie con i relativi tempi realizzativi e costi elevati. Top Consult è riuscita a condensare nei pacchetti quasi 25 anni di esperienza tecnologica e applicativa a fianco di centinaia di aziende clienti nei progetti e nelle soluzioni reali costruite con Top Media. Anche gli utenti dei pacchetti possono così beneficiare delle idee, del knowhow e delle soluzioni applicative realizzate in tutti questi anni per venire incontro alle esigenze varie ed articolate espresse dalle grandi imprese. Con un forte vantaggio: rapidità di realizzazione, costi certi e limitati. I pacchetti, sono personalizzabili e possono poi evolvere facilmente verso soluzioni aziendali complete mediante Top Media Enterprise. Senza vento non si naviga: la Rosa dei Venti facilita la navigazione attraverso i documenti aziendali. E allora via col vento, via con i nuovi pacchetti applicativi Top Media! Brochure Top Media -

2 Personale Contabilità Spedizione Conservazione for for SAP SAP ACG ACG for for for NAV Ciclo Attivo, Ciclo Passivo, Scritture contabili for Contabilità for Contabilità è il nuovo pacchetto applicativo verticale Top Media per la gestione dei documenti in ingresso (incoming) e in uscita (outgoing) relativi al rapporto con i clienti (Ciclo Attivo) e con i fornitori (Ciclo Passivo), e alle scritture contabili. I documenti outgoing sono documenti informatici prodotti all interno dell azienda e destinati, nella maggior parte dei casi, ad essere inviati a clienti e fornitori. L integrazione con i sistemi gestionali fornisce dati e documenti per l archiviazione. I documenti incoming sono documenti strutturati informatici (PDF) o analogici (cartacei) provenienti dall esterno; l integrazione con i sistemi gestionali può fornire dati per l indicizzazione dei documenti da archiviare. La gestione dei legami tra i documenti archiviati permette di navigare tra i vari documenti del ciclo di acquisto e di quello di vendita. Con for Contabilità l utente può, inoltre, archiviare la posta elettronica in ingresso e inviare documenti presenti all interno dell archivio sia con la posta elettronica tradizionale sia con la PEC (Posta Elettronica Certificata). Si tratta di una soluzione pronta all uso, già personalizzata per l ambiente amministrativo: la versione base prevede archiviazione, visualizzazione e ricerca (con navigazione delle correlazioni) dei documenti coinvolti negli scenari contabili per utenti e per quantità di documenti illimitati. for Contabilità può essere associato ad altri pacchetti applicativi e personalizzato, mediante attività applicativa, in base alle esigenze del cliente. Archiviazione documenti L archiviazione dei documenti outgoing e delle scritture contabili avviene in modalità automatica, con strumenti diversi in funzione del formato con cui li mette a disposizione il sistema gestionale. Si può anche utilizzare SDK-Software Development Kit per lo sviluppo personalizzato, a carico del cliente. L archiviazione dei documenti incoming cartacei può avvenire manualmente negli scenari più semplici, oppure in modalità automatica mediante etichettatura barcode degli stessi. CONTABILITà (incoming/outgoing) Ciclo attivo Anagrafica Clienti Ordini Clienti (incoming) Conferme d Ordine (outgoing) DDT Clienti (outgoing) DDT firmati rientrati (incoming) Fatture Clienti e Note Credito Clienti (outgoing) Ciclo passivo Anagrafica Fornitori Offerte da Fornitori (incoming) Ordini di Acquisto (outgoing) Conferme d Ordine Fornitore (incoming) DDT di Acquisto (incoming) Fatture di Acquisto e Note di Accredito (incoming) Contabilità Libro Giornale Libro IVA Contabilità Clienti Ordini Clienti Spedizioni Pagamenti Contabilità Fornitori Acquisti Ricevimento Merci per l approvazione di spesa Se i documenti arrivano via in PDF, in una casella dedicata, mediante QMail Archiver vengono protocollati e archiviati in maniera automatica, senza scansione; l azienda evita così di stampare il documento e di apporre etichette. Ricerca documenti La ricerca dei documenti avviene dall interfaccia utente di Top Media o da interfaccia Web (se è stata acquistata l estensione Web Contabilità). Alle funzionalità standard per la gestione dei documenti contabili si possono affiancare funzionalità aggiuntive (o estensioni): Spedizione massiva delle fatture attive mediante posta elettronica Spedizione massiva delle fatture attive mediante Print & Delivery (a scelta tra Postel o postalizzatore selezionato) Integrazione con i client di posta elettronica (Outlook o Lotus Notes) per invio o archiviazione dei documenti. Flusso di approvazione per gli ordini di acquisto Flusso di approvazione al pagamento delle fatture fornitore Consultazione dei documenti archiviati via Web Conservazione sostitutiva a norma di legge presso il cliente (in house) Conservazione sostitutiva a norma di legge in outsourcing. for Contabilità rende veloce e standardizzata la gestione dei documenti del ciclo attivo e del ciclo passivo. I suoi principali vantaggi sono: Numero di utenti illimitato Quantità di documenti archiviati illimitata Archiviazione dei documenti outgoing effettuata in modalità trasparente per l utente finale che li ha disponibili per la consultazione, sia in locale sia via Web Trattamento dei documenti incoming effettuato mediante etichettatura barcode degli stessi per essere elaborati da strumenti che ottimizzano le operazioni di archiviazione; oppure protocollazione ed archiviazione automatica delle Disponibilità dei documenti mediante navigazione attraverso quelli correlati Integrazione nativa con la posta elettronica Possibilità di integrazione con qualsiasi sistema gestionale mediante SDK (Software Development Kit) Struttura pre-definita e personalizzabile Possibilità di upgrade da soluzione Contabilità a soluzione open Top Media Enterprise. 2 Brochure Top Media -

3 Personale Contabilità Spedizione Conservazione for for SAP SAP ACG ACG for for for NAV Gestione amministrativa e risorse umane for Personale for Personale è il nuovo pacchetto applicativo verticale Top Media per la gestione dei documenti del personale, relativi sia alla gestione amministrativa (Personale Amministrazione) sia alla gestione delle risorse umane (Personale Risorse). Gli uffici del personale gestiscono un elevato numero di documenti in ingresso e in uscita provenienti da fonti diverse; la gestione dei legami tra i documenti archiviati permette di navigare tra i documenti della pratica del dipendente. I documenti sono consultabili anche via Web. Con Personale l utente può inoltre archiviare la posta elettronica in ingresso e inviare documenti presenti all interno dell archivio sia con la posta elettronica tradizionale sia con la PEC (Posta Elettronica Certificata). Si tratta di una soluzione pronta all uso, già personalizzata per l ufficio del personale: la versione base prevede archiviazione, visualizzazione e ricerca (con navigazione fra le correlazioni) di tutti i documenti relativi alla gestione del personale per numero utenti e quantità documenti illimitati. Il pacchetto for Personale può essere associato ad altri pacchetti applicativi e personalizzato, mediante attività applicativa, in base alle esigenze del cliente finale. Archiviazione documenti L archiviazione dei documenti in uscita (cedolini, Libro Unico del Lavoro, CUD) avviene in modalità atomatica, con strumenti diversi in funzione del formato con cui li mette a disposizione il sistema gestionale. Negli altri casi, l archiviazione utilizza SDK-Software Development Kit per lo sviluppo personalizzato a carico del cliente. L archiviazione dei documenti in entrata può avvenire manualmente (es. Curriculum Vitae) o mediante processi batch (ad esempio, etichettatura barcode per le Ricevute CUD). Ricerca documenti La ricerca dei documenti avviene dall interfaccia utente o dall interfaccia Web di Top Media. I documenti presenti all interno dell archivio possono essere inviati via posta elettronica manualmente da interfaccia utente; allo stesso modo è possibile archiviare quanto ricevuto. Nel caso sia stata acquistata l estensione Mail Personale, è possibile effettuare le stesse operazioni direttamente dal proprio client di posta elettronica (Outlook o Lotus Notes). PERSONALE Anagrafica dipendenti (in ingresso e in uscita) Amministrazione del Personale Cedolini Libro Unico del Lavoro (LUL) CUD Ricevute CUD 770 TFR F24 Fogli presenze Attestati di malattia Detrazioni fiscali Gestione risorse umane Curriculum Vitae Premi e passaggi di livello Pratica di assunzione Denuncia di infortunio Documentazione maternità Parco auto aziendale Provvedimenti disciplinari Ufficio del Personale Direzione Alla gestione standard dei documenti del personale si affiancano soluzioni aggiuntive (estensioni) relative a: Gli attestati di malattia si conservano a norma Novità per l invio e la ricezione degli attestati di malattia dei lavoratori: secondo le direttive del Ministro per la PA e l Innovazione e del Ministro del Lavoro, dopo un periodo transitorio di prova, i certificati di malattia dovranno essere trasmessi all INPS per via telematica direttamente dal medico o struttura sanitaria. L INPS renderà disponibili gli attestati al lavoratore sul sito web e al datore di lavoro su un proprio portale o con invio di PEC. Ma la stampa del documento informatico online non ha alcuna efficacia probatoria; ce l ha invece la PEC, che deve però essere gestita e conservata secondo le norme vigenti. È un obbligo, ma anche un opportunità per le aziende, che mediante for Personale associato a for possono trattare a norma di legge anche la posta elettronica certificata.. Invio massivo di cedolini via posta elettronica (documento allegato, documento protetto da password e allegato o link protetto da password) Integrazione con i client di posta elettronica (Outlook o Lotus Notes) Conservazione sostitutiva a norma di legge presso il cliente (in house) Conservazione sostitutiva a norma di legge in outsourcing. for Personale rende veloce e standardizzata la gestione dei documenti del personale. I suoi vantaggi principali sono: Numero di utenti illimitato Quantità di documenti archiviati illimitata Archiviazione dei documenti in uscita effettuata in modalità trasparente all utente finale che li ha disponibili per la consultazione e la pubblicazione Disponibilità dei documenti mediante navigazione attraverso le correlazioni Evidenza dei documenti appartenenti al dossier del dipendente a partire dall anagrafica dipendente Disponibilità dei documenti via Web Integrazione nativa con la posta elettronica Possibilità di integrazione con qualsiasi sistema di gestione del personale mediante SDK-Software Development Kit Struttura predefinita e personalizzabile Possibilità di upgrade da soluzione for Personale a soluzione open Top Media Enterprise Brochure Top Media - 3

4 Personale Contabilità Spedizione Conservazione for for SAP SAP ACG ACG for for for NAV Posta cartacea, fax, e PEC for for è il nuovo pacchetto applicativo verticale Top Media per la gestione e protocollazione della corrispondenza aziendale in ingresso e in uscita, in tutti i formati: carta, fax, posta elettronica e posta elettronica certificata (PEC). Nella versione di base la corrispondenza viene gestita dall utente finale (o dall ufficio posta aziendale) in modalità manuale e interattiva, con il documento passato allo scanner e indicizzato. Ma si possono anche definire delle modalità automatiche che senza alcun intervento dell utente finale consentono l archiviazione massiva della corrispondenza in ingresso o l invio massivo di quella in uscita. E possibile anche integrare la gestione della corrispondenza con una gestione documentale più ampia e complessa, impostando criteri che legano la corrispondenza in ingresso e in uscita ai principali documenti trattati dai diversi settori aziendali (ad esempio la corrispondenza sulle trattative di vendita e le relative offerta di vendita collegata all ufficio commerciale). Il pacchetto può essere associato ad altri pacchetti applicativi o personalizzato, mediante attività applicativa, in base alle esigenze specifiche del cliente. Archiviazione documenti L archiviazione della corrispondenza in ingresso e in uscita avviene manualmente, mediante scanner e indicizzazione, da parte dell utente finale. Nel caso di posta elettronica, l archiviazione dei messaggi è facilitata dalla compilazione automatica dei principali dati che li caratterizzano (mittente, destinatario, oggetto e data). In fase di archiviazione è possibile attivare la protocollazione automatica dei documenti archiviati, assegnando loro un identificativo univoco. Se si è acquistata l apposita estensione, viene attivata l archiviazione automatica e massiva dei messaggi . Il sistema monitora una o più caselle di posta elettronica e con periodicità stabilita archivia i messaggi in essa contenuti; è la soluzione ottimale per l archiviazione dei messaggi ricevuti all interno di caselle dedicate, come ad esempio o attestati malattia@pec.topconsult.it. Ricerca documenti La ricerca dei documenti avviene dall interfaccia utente di Top Media. Spedizione massiva corrispondenza L estensione Send gestisce, mediante processi batch, l invio massivo della corrispondenza in uscita in precedenza archiviata in Top Media (ad esempio invio massivo solleciti di pagamento archiviati nella corrispondenza in uscita). CORRISPONDENZA Anagrafica titolario Anagrafica utenti in ingresso Allegati corrispondenza in ingresso in uscita Allegati corrispondenza in uscita Conferme di recapito Tutti Alla gestione della corrispondenza si affiancano soluzioni aggiuntive, relative a: Archiviazione massiva ed automatica dei messaggi di posta elettronica ( Archive ) Spedizione massiva e automatica della corrispondenza archiviata ( Send ) Integrazione della corrispondenza con la gestione documentale aziendale: definizione dei legami tra la corrispondenza e i principali documenti aziendali ( Integrazione ) Conservazione sostitutiva a norma di legge presso il cliente (in house) Conservazione sostitutiva a norma di legge in outsourcing for rende veloce e standardizzata la gestione della corrispondenza aziendale. principali sono i seguenti: Numero di utenti illimitato Quantità di documenti archiviati illimitata Archiviazione dei documenti semplice ed efficace mediante strumenti che ottimizzano l indicizzazione Disponibilità dei documenti mediante navigazione fra le correlazioni Abbattimento dei costi di spedizione puntuale Struttura predefinita e personalizzabile Possibilità di upgrade da soluzione for a soluzione open Top Media Enterprise. PEC: obbligo e opport Dal 18 dicembre 2011 tutte le imprese devono disporre di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC), alla quale perverranno le comunicazioni ufficiali notificate dalla PA. Un messaggio di PEC è classificabile come corrispondenza ufficiale inviata o ricevuta dall impresa, che è quindi obbligata a conservarla per almeno 10 anni secondo l art del Codice Civile. Tecnicamente la PEC è costituita da buste di trasporto e ricevute di consegna firmate digitalmente dal gestore certificato, che quindi devono essere obbligatoriamente conservate dall impresa in un archivio informatico a norma secondo le regole tecniche della conservazione sostitutiva. Top Consult, il pioniere della conservazione sostitutiva, ha creato un pacchetto per la gestione e conservazione della corrispondenza, PEC compresa, in house o in outsourcing. 4 Brochure Top Media -

5 Personale Contabilità Spedizione Conservazione for for SAP SAP ACG ACG for for for NAV Invio documenti massivo e multicanale for Spedizione for Spedizione è il nuovo pacchetto applicativo trasversale Top Media per l invio massivo dei documenti presenti all interno del sistema documentale. Può essere applicato a tutte le tipologie di documento definite (fatture, cedolini, ordini, solleciti, ecc.). Gli strumenti di invio massivo gestiscono anche il monitoraggio dell esito della spedizione e della ricezione da parte del destinatario. È possibile inviare i documenti mediante diverse modalità: Posta elettronica/fax PEC Postel Print & Delivery Nel caso in cui il cliente acquisti for Spedizione senza avere già una soluzione Top Media sulla quale attivare l invio massivo di documenti, è necessario predisporre la struttura per l archiviazione e alimentarla con i documenti da inviare: a tale scopo vengono forniti tutti gli strumenti necessari. SPEDIZIONE Fatture clienti Cedolini dipendenti Solleciti di pagamento Ordini fornitori Estratti conto Tutti Postel avviene secondo le specifiche MPX (Mail Pdf over XML). Print&Delivery è la trasmissione dei documenti archiviati a fornitori specializzati che si occupano della loro stampa di qualità e del successivo recapito fisico. Tracciatura stato Qualunque sia la modalità di spedizione utilizzata, è possibile controllare in ogni momento lo stato del documento (da inviare/inviato/ricevuto); l utente può limitarsi a verificare e risolvere le eventuali anomalie riscontrate. Alla spedizione massiva dei documenti si affiancano soluzioni aggiuntive, relative a: Fatturazione elettronica ( Spedizione Invoice) Conservazione sostitutiva a norma di legge presso il cliente (in house) Conservazione sostitutiva a norma di legge in outsourcing unità per le imprese In questo modo le imprese si assicurano la conformità alle normative vigenti, ma anche aumentano la propria efficienza. L uso della PEC si diffonderà velocemente nelle imprese, che comunicheranno fra loro in questo modo: la PEC sostituisce per legge la raccomandata a.r., costa pochi centesimi rispetto ad alcuni euro della raccomandata tradizionale, è spedita con pochi click senza code all ufficio postale, ed è uno strumento immediato, semplice, dotato di efficacia probatoria. La Posta Elettronica Certificata presentata dal Ministro per la PA e l Innovazione Renato Brunetta Spedizione documenti La spedizione massiva dei documenti viene effettuata secondo la modalità prescelta. L invio massivo via o fax viene usato ad esempio per spedire i cedolini stipendio a tutti i dipendenti o le fatture ai clienti. Documenti e indirizzi vengono automaticamente prelevati e abbinati da Top Media ; il sistema è in grado di spedire con unica più documenti allo stesso destinatario; può ottimizzare gli invii di uno stesso documento con un unica a molti destinatari per non sovraccaricare il server di posta. Comprime gli allegati se necessario, può inoltre allegare, anziché i documenti, il link agli stessi. Questa funzionalità risulta particolarmente interessante quando vi siano esigenze di riservatezza o di conformità a normative; si pensi ad esempio all invio di documenti confidenziali come i cedolini stipendio. Analogamente viene spedita anche la posta elettronica certificata o PEC. Un altra modalità è la spedizione automatica dei documenti archiviati al servizio Postel di Poste Italiane, che provvede a recapitarli per posta ordinaria; la spedizione a for Spedizione rende veloce e standardizzata la spedizione massiva dei documenti archiviati. principali sono i seguenti: Numero di utenti illimitato Quantità di documenti archiviati illimitato Disponibilità immediata dei documenti da inviare Possibilità di inviare lotti di documenti a partire da processi schedulati non presidiati Monitoraggio degli esiti della spedizione Annullamento dei costi di spedizione nel caso di invio mediante posta elettronica Standardizzazione e parametrizzazione dei metodi di spedizione in base alle indicazioni del destinatario Struttura predefinita e personalizzabile Possibilità di upgrade da soluzione for Spedizione a soluzione open Top Media Enterprise. Brochure Top Media - 5

6 Personale Contabilità Spedizione Conservazione for for SAP SAP ACG ACG for for for NAV Sostitutiva a norma in house o in outsourcing for Conservazione for Conservazione è il nuovo pacchetto applicativo trasversale Top Media per la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge. Si applica a tutte le tipologie di documenti, dalle fatture ai cedolini stipendio, dagli ordini ai solleciti di pagamento, dai contratti finanziari ai libri contabili. Il pacchetto prevede che venga predisposta una struttura idonea all archiviazione e che venga alimentata con i documenti da conservare: a questo scopo vengono forniti tutti gli strumenti necessari. La soluzione è pensata sia per le aziende che già archiviano elettronicamente i documenti, ma non ne fanno la conservazione sostitutiva, sia per quelle che conservano in modo sostitutivo i soli documenti fiscali, ma non le nuove tipologie di documenti consentite dalla legge, come ad esempio il Libro Unico del Lavoro. Si rivolge inoltre anche alle imprese che non hanno ancora realizzato soluzioni di gestione elettronica dei documenti e che possono avvalersi subito della conservazione sostitutiva a norma di legge per eliminare o ridurre in modo significativo i propri archivi cartacei con i relativi spazi e costi. Negli ultimi tempi, gli interventi legislativi a favore della dematerializzazione e della semplificazione organizzativa in azienda prevedono il consolidarsi e la tendenza alla obbligatorietà del documento informatico firmato digitalmente (vedi Libro Unico del Lavoro e giornali e scritture contabili). Ad esempio, nello scenario della fatturazione elettronica a norma di legge, già deciso verso la PA e in attesa dei decreti attuativi, la fattura che arriva firmata digitalmente dovrà obbligatoriamente essere gestita digitalmente e conservata in modo sostitutivo. Le aziende devono quindi cominciare ad attrezzarsi, con soluzioni semplici ed affidabili, per poter conservare i documenti a norma di legge. Il pacchetto for Conservazione prevede la conservazione a norma in house, presso il cliente, oppure in outsourcing presso Top Consult, con una infrastruttura avanzata e sicura. Archiviazione documenti Il pacchetto prevede che venga definita una struttura di tipi documento idonea alla conservazione sostitutiva a norma, contenente tutte CONSERVAZIONE Fatture clienti Fatture fornitori Documenti di trasporto Ordini Contratti Solleciti di pagamento Cedolini dipendenti Documenti amministrativi del personale Libro Unico del Lavoro Note spese Libri contabili Documenti anagrafe Cartelle cliniche Tutti le chiavi obbligatorie differenziate per tipologia di documento. La struttura definita viene alimentata con lo strumento più appopriato in funzione della disponibilità dei documenti presso il cliente; oppure si può creare uno strumento personalizzato, mediante SDK-Software Development Kit, con sviluppo a carico del cliente. Conservazione sostitutiva a norma Il pacchetto mette a disposizione strumenti e procedure per portare in conservazioe sostitutiva i documenti archiviati. La conservazione può avvenire in house oppure in outsourcing; nel primo caso, le operazioni di controllo, estrazione e conservazione sono demandate al cliente, nel secondo caso il cliente effettua il controllo sui documenti da conservare e li replica verso Top L affidabilità del pioniere Top Consult è leader e protagonista della conservazione sostitutiva a norma di legge, dove opera fin dal 94, agli albori della legislazione digitale. Nel 99 realizzava già per il Comune di Pesaro l archivio sostitutivo dei documenti dell Anagrafe, che rappresenta il primo esempio in Italia di conservazione a norma di legge. Già allora furono messe a punto le soluzioni Lex, semplici e dotate di una metodologia organizzativa e legale, e inventati i servizi a supporto del Responsabile aziendale della conservazione, fra cui il Manuale certificato delle procedure adottate. La leadership Top Consult nel settore nasce dall impegno pionieristico, dalla conoscenza approfondita della materia, dal numero record di referenze, dalla capacità di inquadrare gli archivi sostitutivi in un progetto più ampio di gestione elettronica dei documenti in azienda. Consult che completa le operazioni di estrazione e conservazione. La conservazione avviene con periodicità da stabilire in funzione della tipologia di documenti trattata. Al pacchetto standard si affiancano soluzioni aggiuntive, relative a: Personalizzazione e certificazione legale del Manuale della Conservazione Sostitutiva Disponibilità marche temporali e certificato di firma digitale Corso formazione con legale Servizio di mantenimento a norma nel tempo dell archivio sostitutivo realizzato (ManLex) for Conservazione rende veloce e standardizzata la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti archiviati. I principali vantaggi sono i seguenti: Processi di estrazione standardizzati per tipologia di documenti Facilità di esibizione per controlli Conformità a leggi vigenti Conservazione in outsourcing realizzata in modo rapido su infrastruttura sicura e controllata Struttura predefinita e personalizzabile Possibilità di upgrade da for Conservazione a soluzione open Top Media Enterprise. 6 Brochure Top Media -

7 Personale Contabilità Conservazione Spedizione ACG ACG for for for for SAP SAP NAV for Personale Contabilità Spedizione for for Conservazione SAP SAP for ACG ACG NAV for for Contabilità Personale Spedizione for SAP for NAV for ACG Conservazione Contabilità Personale Spedizione for SAP for NAV for ACG Conservazione Pacchetti applicativi integrati con i sistemi for ACG for ACG for ACG è la nuova applicazione che integra la piattaforma documentale Top Media con il sistema gestionale Erp Ibm ACG. L applicazione aggiunge ad ACG la capacità di gestione elettronica e di conservazione sostitutiva dei documenti del ciclo attivo, del ciclo passivo e delle scritture contabili, con costi di prodotto e di progetto contenuti e con un avviamento facile e veloce. Si tratta di una soluzione pronta all uso, già personalizzata per l ambiente amministrativo: la versione di base prevede archiviazione, visualizzazione e ricerca (con navigazione delle correlazioni) di tutti i documenti coinvolti nello scenario del ciclo attivo e delle scritture contabili. La soluzione base può essere estesa alla gestione dei documenti del ciclo passivo. Il pacchetto applicativo for ACG può essere utilizzato sia con ACG V3 sia con la nuova versione ACG Vision4, scritta in Java e multipiattaforma. Al pacchetto di base si possono aggiungere altre soluzioni. Fra queste estensioni, la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali in house o in outsourcing; la spedizione massiva delle fatture attive mediante posta elettronica, Postel o Print&Delivery con postalizzatore selezionato; l integrazione con i client di posta elettronica (Connect per Outlook o Lotus Notes); la consultazione dei documenti archiviati via Web. Infine, si possono affiancare i flussi di approvazione per gli ordini di acquisto e per il pagamento delle fatture fornitori. Il pacchetto rende veloce e standardizzata l integrazione con ACG. Il numero di utenti e di documenti archiviati è illimitato; l archiviazione dei documenti outgoing è trasparente per l utente finale che può consultarli, per gli incoming l etichettatura ottimizza l archiviazione; i documenti possono essere consultati dalle schermate ACG. C è inoltre la possibilità di upgrade da for ACG alla soluzione open Top Media Enterprise. gestionali ACG, NAV e SAP for NAV for NAV è la nuova applicazione che integra la piattaforma documentale Top Media con l Erp Microsoft Navision (NAV). L applicazione aggiunge a NAV la capacità di gestione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti del ciclo attivo, del ciclo passivo e delle scritture contabili con costi di prodotto e di progetto contenuti e con un avviamento facile e veloce. La soluzione è pronta all uso, già personalizzata per l ambiente amministrativo: la versione base prevede archiviazione, visualizzazione e ricerca (con navigazione delle correlazioni) di tutti i documenti coinvolti nello scenario del ciclo attivo, delle scritture contabili e del ciclo passivo. Sono possibili diverse estensioni alla soluzione di base. Innanzitutto, la spedizione delle fatture attive mediante posta elettronica, Postel o Print&Delivery con postalizzatore selezionato; l integrazione con i client di posta elettronica (Connect per for NAV Outlook o Lotus Notes); la consultazione dei documenti archiviati TOP via MEDIA Web. Sono previsti anche i flussi di approvazione per gli ordini di acquisto e per il pagamento delle fatture fornitori, e la conservazione sostitutiva a norma di legge presso il cliente (in house) o in outsourcing. Nel pacchetto, che rende veloce e standardizzata l integrazione con NAV, sono illimitati sia il numero di utenti connessi che la quantità di documenti archiviati. I documenti sono consultabili dalle schermate NAV, l archiviazione dei documenti outgoing è trasparente per l utente finale che li ha disponibili per la consultazione, quella dei documenti incoming ne prevede l etichettatura per ottimizzare le operazioni. E possibile l upgrade di for Nav verso la soluzione open di Top Media Enterprise. for SAP TOP for MEDIA SAP for SAP è un pacchetto applicativo integrato che, operando sui documenti dei cicli attivo e passivo e delle scritture contabili, consente il dialogo fra il sistema documentale Top Media e il sistema SAP attraverso il connettore Connect per SAP. L integrazione è realizzata mediante l interfaccia certificata SAP ArchiveLink. L applicazione è indirizzata alle aziende che hanno il software SAP ma non il sistema documentale Top Media, e potenzia SAP aggiungendo la capacità di gestione elettronica dei documenti e di conservazione sostitutiva a norma di legge. Gli scenari standard certificati prevedono l archiviazione e la gestione dei documenti outgoing e incoming. Al pacchetto standard possono essere aggiunte altre funzionalità, come la spedizione massiva delle fatture mediante posta elettronica; l integrazione con i client di posta elettronica (Connect per Outlook o Lotus Notes) per l archiviazione dei documenti ricevuti e l invio di quelli archiviati; la conservazione sostitutiva a norma di legge presso il cliente (in house) o in outsourcing. for SAP rende quindi veloce e standardizzata l integrazione fra mondo documentale e mondo SAP. I principali vantaggi sono: il numero di utenti e di documenti archiviati è illimitato, l archiviazione dei documenti outgoing avviene in modo da ridurre al minimo l operatività dell utente finale, mentre quella dei documenti incoming viene effettuata mediante etichettatura barcode che consente l ottimizzazione delle operazioni di archiviazione. I tempi di implementazione sono abbattuti, poiché non serve alcuna programmazione ad hoc sul lato SAP; gli utenti SAP, senza uscire dal loro ambiente di lavoro, archiviano e ricercano in tempo reale, anche via web, i documenti abbinati al dato gestionale, ma anche gli utenti non SAP possono interagire con i documenti gestiti da SAP mediante i client Top Media per la navigazione elettronica. C è inoltre la possibilità di upgrade da for SAP alla soluzione open Top Media Enterprise. Brochure Top Media - 7

8 segue da pag. 1 compresa. Sono pronti all uso, cioè sono già predisposti per i vari scenari applicativi: è già predisposta la struttura dell archivio elettronico (il database, quindi i tipi di documenti gestiti); sono già predisposti i legami fra i documenti (le correlazioni che consentono di navigare fra i documenti associati); sono pronte le modalità di utilizzo, cioè gli scenari di lavoro. I metadati di archiviazione e ricerca previsti sono quelli normali per un uso gestionale ottimale, ma anche quelli obbligatori per la conservazione sostitutiva (ad esempio, per la contabilità, codice fiscale, partita Iva, numerazione progressiva del registro, ecc.) e per i documento digitale a norma di legge. I Pacchetti sono personalizzabili sulle esigenze specifiche dell azienda, con l aggiunta di metadati di ricerca, di correlazioni, di tipi di documento, fino all integrazione con i sistemi gestionali o alla realizzazione di flussi di lavoro. Sono inoltre illimitati sia il numero di utenti sia la quantità dei documenti da archiviare nelle categorie di impiego definite nella fase di avvio dei pacchetti. Una volta a regime, come naturale evoluzione della soluzione realizzata, l impresa potrà estendere la gestione dei documenti ad altri settori aziendali acquistando altri Pacchetti Applicativi Top Media. Oppure potrà acquistare il software Top Media Enterprise, realizzando in autonomia soluzioni personalizzate a livello azienda o affidandone la realizzazione a Top Consult: in questo caso dal prezzo del software verrà detratto l intero prezzo di acquisto dei Pacchetti già acquistati, salvaguardando così il concetto di pay per use. Qual è il valore aggiunto dei nuovi Pacchetti? Innanzitutto, Top Consult è riuscita a condensare nei vari Pacchetti quasi 25 anni di esperienza tecnologica ed applicativa guadagnata a fianco di centinaia di aziende clienti nei progetti, nelle soluzioni reali costruite con Top Media. Anche gli utenti dei Pacchetti possono così beneficiare delle idee, del know-how e delle soluzioni applicative realizzate in tutti questi anni per venire incontro alle esigenze varie e articolate espresse dalle grandi imprese clienti. Il forte vantaggio, per chi acquista i Pacchetti Applicativi TM, è la rapidità di realizzazione delle soluzioni (pochissimi giorni) assieme ai Condensati oltre 20 anni di progetti e soluzioni La duplice offerta di Top Consult: progetti e pacchetti applicativi. Quest ultimi consentono di realizzare soluzioni che rispondono alle esigenze dell impresa, come i progetti ma con tempi e costi molto inferiori: quindi con un alto valore aggiunto. Nella figura di pagina 1, i primi pacchetti disponibili: soluzioni verticali per diversi settori aziendali e soluzioni trasversali (quali spedizione e conservazione dei documenti), che rispondono ad esigenze specifiche indipendentemente dal settore. costi certi. Queste imprese si trovano inoltre ad utilizzare funzioni potenti e collaudate: anche se non conoscono esattamente tutte le possibilità della gestione elettronica dei documenti, possono cominciare subito ad utilizzarla partendo con un pacchetto, sfruttando così quanto di meglio è stato realizzato in quel settore ed iniziando a lavorare in modo più efficiente, riducendo sprechi e costi. Presa confidenza con la gestione documentale e con i suoi strumenti, si può poi passare facilmente a soluzioni più complete e generali a livello azienda. I pacchetti sono forniti con l assistenza, cioè con un pacchetto di giornate già studiate per insegnare all azienda un metodo di lavoro nuovo, sul piano dell efficienza e della compliance. E inoltre disponibile, a parte, la personalizzazione dei pacchetti su eventuali esigenze specifiche. I pacchetti sono molto ricchi di funzionalità diverse, comprese nel prezzo; ad esempio nel pacchetto del Personale c è anche la gestione del parco auto aziendali, che magari al momento non è necessaria ma che è già pronta non appena l esigenza si presenti. La realizzazione dei pacchetti costituisce un grosso impegno ed investimento da parte di Top Consult. Il lancio dei pacchetti sul mercato della gestione documentale è una grossa novità: infatti su questo mercato l approccio normale è quello di vendere progetti e tecnologia, con relativi tempi lunghi e costi elevati. A chi si rivolgono i nuovi Pacchetti? I nuovi pacchetti Top Consult, ai quali se ne aggiungeranno via via degli altri per coprire tutti i settori e le attività aziendali, si rivolgono soprattutto al mondo delle aziende piccole e medie di qualsiasi settore di mercato. Le PMI percepiscono i vantaggi e il valore della gestione elettronica dei documenti ma sono alla loro prima esperienza in quest area e non sanno quindi esprimere in forma concreta tutte le loro esigenze. Top Consult offre loro la strada da seguire e la realizzazione effettuata in base alla sua lunga esperienza sul campo: l azienda soddisfa così le esigenze di base, ne ottiene i vantaggi e comprende appieno il valore della gestione documentale, pronta così ad estenderla ad altri settori o a tutta l azienda. I pacchetti si rivolgono anche alle aziende già clienti di Top Consult per dare soluzione ad esigenze di settori aziendali dove prima non si era esteso l uso del sistema documentale Top Media. Potrebbero naturalmente chiedere a Top Consult di realizzare la nuova soluzione o realizzarla direttamente in casa, ma così spendono meno e fanno prima. Interessate alla nuova offerta sono anche le grandi aziende che non hanno mai avuto progetti di gestione documentale e possono così iniziare velocemente, oppure che, pur avendo automatizzato alcune procedure in alcuni settori, vogliono estendere rapidamente e a basso costo la gestione elettronica dei documenti ad una nuova area, come ad esempio il Personale o la. I Top Media possono essere acquistati presso Top Consult o presso la sua rete di partner certificati che copre tutto il territorio nazionale. Soluzioni di gestione elettronica dei flussi di documenti - Conservazione sostitutiva a norma di legge - Fatturazione elettronica - Spedizione massiva documenti - OCR Data Capture Realizzazione editoriale: I/C Immagine Comunicazione, Milano Progetto grafico: Why P Communication Torino Stampa: Stilgraf Srl Vicoforte (CN) TOP CONSULT Via Valeggio 22/E Torino Tel marketing@topconsult.it 8 Brochure Top Media -