Incontro con gli utenti di IrisWIN. Presentazione dei nuovi moduli

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1 Incontro con gli utenti di IrisWIN Presentazione dei nuovi moduli Cuneo, 8 Giugno 2010 Pag. 1

2 Programma della giornata Mattino Introduzione (Sergio Brero) Scheda di valutazione individuale (Nando Taricco) (1 ora) Sistema incentivante (Nando Taricco) (1 ora) IrisWin: nuove funzionalità generali (Alberto Pilat) (½ ora) Domande e risposte (½ ora) Intervallo e Buffet Pomeriggio IrisWeb : evoluzioni funzionali (Alberto Pilat) (1 ora) Gestione pensionistica (Dario Bertello) (½ ora) Budget del costo del personale (Dario Bertello) (½ ora) Domande e risposte (½ ora) Pag. 2

3 Scheda di valutazione individuale L obiettivo è quello di gestire le schede per la valutazione del personale sia del Comparto che della Dirigenza. Il punteggio deriva da diversi elementi di valutazione raggruppati per tipologia o area (relazionale, organizzativa, tecnico-operativa, etc.). Le schede di valutazione, gli elementi e le aree si possono diversificare in base al contratto e/o ad altri dati anagrafici. Vanno registrati i punteggi di ogni elemento e calcolati i punteggi in base al peso di ciascun area. I dati possono essere stampati per la presa visione del dipendente. Al momento non sono previsti automatismi di progressione orizzontale di fascia, legati al punteggio acquisito, ma lo stesso può direttamente influenzare il calcolo del saldo di incentivazione e/o produttività. La gestione dovrà prevedere una serie di modelli di schede di valutazione che contengono al loro interno le aree e gli elementi di valutazione. Per ogni elemento è previsto un range di punteggi (es.: 20,40,60,80,100) e per ogni area è previsto un peso del punteggio (es.: 10%, 20%,30%,etc.). Il punteggio finale deriva dalla somma dei punteggi pesati di ciascuna area, i quali vengono calcolati facendo la media della somma degli elementi dell'area moltiplicata per il peso dell'area stessa. Inoltre per ogni elemento esiste la condizione di non valutabilità, per tenerlo nel caso al di fuori della media. E sottoposto a valutazione il personale che abbia svolto un minimo di periodo continuativo di servizio, considerando assunzione/cessazione ed eventuali aspettative o altre assenze che interrompono il servizio (le ferie non interrompono il servizio). La valutazione è in carico al coordinatore a cui il dipendente fa capo alla data del 31/12 dell anno soggetto a valutazione o alla data di cessazione definitiva. In linea di massima il valutatore o coordinatore è determinato in base al centro di costo (o altro dato anagrafico a scelta) a cui il dipendente appartiene. Può tuttavia essere necessario avere più valutatori per un unico centro di costo. Quindi occorre prevedere una modalità di collegamento diretta tra il dipendente ed il suo valutatore. Il solo personale dirigente facoltativamente ha la possibilità di registrare una scheda di autovalutazione con gli stessi elementi della scheda di valutazione, ma compilata direttamente dal dipendente e non dal suo coordinatore. Vanno gestite le abilitazioni all accesso delle schede, in modo che ogni coordinatore possa vedere solo le schede dei dipendenti ad esso afferiti. All interno delle funzionalità Web sarà consentito a ciascun dipendente di visualizzare la propria scheda di valutazione; solo per la dirigenza di inserire la scheda di autovalutazione e per ogni coordinatore di poter compilare la scheda di valutazione dei propri dipendenti. Pag. 3

4 Macro funzionalità - Configurazione di diverse tipologie di schede di valutazione per area di appartenenza, tramite la composizione di aree di valutazione ed elementi valutativi o items. - Possibilità di compilare distintamente anche una scheda di autovalutazione. - Calcolo del punteggio finale considerando il peso di ciascun area e la valutazione dei singoli elementi. - Valutazione dei soli dipendenti con almeno X giorni di servizio (non interrotti da lunghe assenze es. aspettative). - Collegamento del dipendente con il valutatore della sua struttura di appartenenza, con la possibilità di personalizzare l attribuzione del valutatore. - Funzionalità Web per consentire a ciascun dipendente di visualizzare la propria scheda di valutazione. - Funzionalità Web per la dirigenza per inserire la scheda di autovalutazione. - Funzionalità Web per consentire ad ogni coordinatore di poter compilare e stampare la scheda di valutazione dei propri dipendenti. - Stampe ed estrazioni a disposizione dell ufficio di coordinamento, per controllare lo stato di avanzamento della compilazione delle schede da parte dei valutatori, di risultati e punteggi. - Diretta interazione tramite una scala di valori da parametrare, tra il punteggio ottenuto dalla scheda di valutazione e la percentuale di raggiungimento degli obiettivi per il premio incentivante. Definizione aree ed Items Pag. 4

5 Scheda di valutazione in IrisWin Scheda di valutazione in IrisWeb Pag. 5

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8 Sistema incentivante La retribuzione costituisce una leva fondamentale per la gestione del personale in quanto contribuisce in modo sostanziale ad attirarlo, trattenerlo e motivarlo. I contratti di lavoro hanno aperto, nonostante l'impossibilità formale di aumentare le retribuzioni oltre il tasso di inflazione programmato, significativi spazi di manovra. Con i sistemi di retribuzione ad incentivi si collega parte della retribuzione ad uno specifico risultato. Tale forma retributiva serve a rendere maggiormente flessibile una parte dei costi del personale e a condividere con il lavoratore parte dei rischi e dei successi dell'attività aziendale. I sistemi di retribuzione variabile incentivante variano a seconda del tipo di figura professionale a cui è ancorato l'incentivo (esecutiva o di direzione) e del livello a cui sono riferiti i risultati (individuale, di gruppo, aziendale). A livello individuale si premia lo sforzo e quindi la produttività individuale coerentemente a quelli che sono i processi produttivi; ciò dà forti stimoli all'impegno dei singoli, ma non è detto che abbia una significatività elevata per l'azienda, in quanto non sempre la produttività del singolo genera poi risultati complessivi positivi. Con gli incentivi di gruppo si sensibilizzano gli individui a collaborare tra loro per ottenere un determinato risultato; la decisione di aumentare la produttività non è più una decisione individuale ma collettiva, alla quale deve conformarsi l'impegno individuale. Il modulo per la gestione degli incentivi di IrisWIN gestisce in modo flessibile sia gli incentivi individuali che gli incentivi di gruppo offrendo la possibilità di personalizzare un elevato numero di parametri adattandoli alle diverse esigenze degli utenti. Il criterio di associazione della quota incentivi ai dipendenti, è molto flessibile e consente appunto di stabilire da un minimo di 1 ad un massimo di 3 dati anagrafici (es. contratto, qualifica e categoria) da utilizzare a tale scopo. L'assegnazione della quota non necessariamente deve essere dettagliata fino all'ultimo dei livelli di dati anagrafici previsti. Es. se si stabilisce che la quota è legata al contratto + qualifica + categoria economica, per poter diversificare ulteriormente all'interno della qualifica le quote per categoria economica, è comunque possibile, laddove quest'ultima specifica non fosse necessaria, fermarsi all'assegnazione per qualifica. Esiste inoltre la possibilità di specificare delle quote individuali, che se presenti prevalgono sulle quote della categoria di appartenenza. Tramite la definizione delle regole di assegnazione incentivi è possibile determinare il metodo di calcolo potendo diversificare le stesse per tipologia di dipendenti e potendo scegliere tra una serie di opportunità fornite dal programma sia per quanto riguarda la considerazione della quota che per la gestione delle assenze. Relativamente a queste ultime, la parametrizzazione è molto sofisticata per consentire di stabilire le assenze tollerate, le assenze che rientrano nell'eventuale franchigia e la percentuale di abbattimento. Nel calcolo degli incentivi è previsto di poter escludere dalla maturazione il periodo di prova. E' prevista la possibilità di applicare una penalizzazione, alle quote già riconosciute ai dipendenti con relativa rateizzazione dei recuperi se il loro ammontare fosse molto consistente e superasse quindi il parametro di riferimento. Pag. 8

9 Sistema incentivante DATI ANAGRAFICI QUOTE DI INCENTIVAZIONE SCHEDE DI VALUTAZIONE ASSENZE Calcolo sistema incentivante Acconto Incentivi Saldo Incentivi Voci paghe accessorie Schema flusso dati del sistema incentivante Pag. 9

10 Punti di forza del modulo Diretta interazione con l inquadramento anagrafico del dipendente - assunzioni - periodo di prova - dimissioni - cambio struttura di appartenenza - passaggio a part-time e/o rientro a tempo pieno Diretta interazione con le assenze - libera definizione delle causali che influenzano i calcoli - determinazione del risparmio di bilancio aziendale - possibilità di indicare una franchigia - possibilità di specificare una percentuale di abbattimento - possibilità di legare un importo specifico al periodo di assenza Possibilità di prevedere illimitate tipologie di incentivi - incentivi qualitativi - incentivi quantitativi - produttività - risorse aggiuntive - progetti - altro Possibilità di prevedere diversi metodi di calcolo - acconti proporzionati su assenze e/o part-time - saldi proporzionati solo su assenze e/o part-time - saldi proporzionati anche sulla valutazione individuale e/o della struttura - acconti e saldi proporzionati su assenze, part-time e sulla valutazione individuale e/o della struttura - saldi collettivi di ridistribuzione del fondo, proporzionati su assenze, part-time e sulla valutazione individuale e/o della struttura - calcolo dei soli giorni utili proporzionati su assenze e part-time Ampia disponibilità dei dati di riepilogo - calcolo dettagliato di tutti i possibili valori: quota teorica, proporzionata, netta, risparmio di bilancio, abbattimento per assenze - possibilità del passaggio di tutti i dati calcolati alle paghe - risultato dei calcoli sempre facilmente consultabile - dati disponibili nel generatore di report per stampe ed estrazioni varie Pag. 10

11 Calcolo registrazione e stampa delle quote di acconto e/o saldo L'elaborazione può essere mensile o plurimensile e permette di ottenere sia la stampa delle quote calcolate che la loro registrazione su apposita scheda di riepilogo. Tali valori potranno poi essere trasmessi alla procedura paghe per essere accreditati sullo stipendio, oltre che essere a disposizione per eventuali tabulati riepilogativi. Esempi di elaborazione e stampa Pag. 11

12 IrisWin: nuove funzionalità generali Nuove funzionalità della scheda anagrafica: - Storicizzazioni, modifica data decorrenza, cancellazione periodi, posizionamento su periodo storico a partire da storia del dato/dipendente - Collegamento con foto dipendente, centri di costo percentualizzati e anagrafe stipendiale Familiari e assenze legate ai familiari: - Gestione nuovi dati per rilevazione benefici e agevolazioni Legge Abbinamento della fruizione delle causali di assenza con specifico familiare Nuova gestione dei messaggi delle elaborazioni: - Registrazione di anomalie, log ed esiti elaborazioni sul database - Visualizzazione, ricerca e stampa dei messaggi delle elaborazioni Nuove funzionalità del generatore di stampe: - Protezione delle stampe - Ripetizione su ogni riga dei dati individuali per semplificare la trasposizione dei dati estratti in Excel - Nuovi comportamenti su totali - Possibilità di aggiornamento di tabelle già elaborate Funzionalità di stampa generiche: - Stampe dati di tabelle (es. orari, causali, voci paghe, ecc.) o legati al dipendente (es. residui, familiari, dati mensili, addizionali, ecc.) Nuova gestione centralizzata delle Anomalie dei conteggi: - Applicazione del filtro dizionario per la configurazione delle anomalie stampabili dall operatore, sia in IrisWin che in IrisWeb Funzionalità della Stampa Cartellino: - Ripetizione dell intestazione su ogni pagina - Considerazione della anomalie in stampa/aggiornamento - Utilizzo parametrizzazione da tipo cartellino Implementazioni su Statistiche assenteismo: - Memorizzazione delle configurazioni di stampa con possibilità di modifiche valide solo per l elaborazione in corso, da parte degli operatori in sola lettura - Nuovi dati di Assenza (es. ore, regole di calcolo, interazione con familiari) - Nuovi dati di Presenza (es. giorni timbrati, ore di straordinario, ore contrattuali, ecc.) - Nuovi dati di Riepilogo per tassi di assenza, tassi di presenza, tasso timbratura, ecc. - Possibilità di visualizzazione del dettaglio dipendente e del totale generale Pag. 12

13 Modulo IrisWeb Nell ambito della suite IrisWin, le funzionalità Web si prefiggono di dare una concreta risposta alle seguenti esigenze: - consentire la gestione del cartellino delle presenze ad operatori periferici che accedono alle funzioni principali tramite browser; - consentire ai dipendenti dell azienda di consultare i dati di proprio interesse gestiti da IrisWin (cartellino, cedolino, ecc.); - consentire ai dipendenti di registrare informazioni relative alla propria situazione in modo che siano, previa autorizzazione, immediatamente utilizzabili dalle apposite funzioni di IrisWin, evitando il passaggio di carta e possibili errori di interpretazione; - gestione multiprofilo a fronte di singolo login utente. Suddivise per aree gestionali e per competenze, le funzioni principali disponibili in IrisWeb sono le seguenti: 1 Lato Presenze-Assenze 1.1 Per operatori periferici: - Gestione completa del cartellino: - Gestione anomalie - Inserimento giustificativi - Pianificazione giornaliera del modello orario - Conteggi orari giornalieri con ore lavorate e saldi - Visualizzazione e/o stampa dei cartellini - Possibilità di stampare i réports previsti nel generatore di réports - Gestione della reperibilità: - Pianificazione personale reperibile - Visualizzazione dei reperibili 1.2 Per i dipendenti e loro responsabili: - Consultazione e stampa del proprio cartellino di presenza - Richiesta ferie e permessi da sottoporre all autorizzazione dei responsabili - Richiesta di inserimento omesse timbrature o correzione di verso/causale da sottoporre all autorizzazione dei responsabili - Autorizzazione o Negazione delle richieste da parte dei responsabili - Consultazione della propria situazione di ferie-permessi-assenze varie - Possibilità di delegare il proprio profilo ad altri dipendenti 2 - Lato Gestione Giuridica - Comunicazione di informazioni relative al proprio curriculum - Comunicazione delle preferenze lavorative 3 Lato gestione della Formazione - Iscrizione ai corsi - Consultazione Corsi frequentati e situazione Crediti Formativi 4 Lato gestione Economica - Consultazione e stampa del proprio cedolino stipendi - Consultazione e stampa del proprio mod. CUD Pag. 13

14 Il modulo Web si arricchisce costantemente di nuove funzioni; in particolare: - login dell utente con integrazione con sistemi di autenticazione aziendali (Active Directory Windows); - accesso alle informazioni anche da Internet attraverso modalità https; - possibilità di integrazione di IrisWeb in altri portali Web aziendali da cui ereditare l autenticazione (Single Sign On) Pag. 14

15 Gestione pensionistica Il modulo ha come obiettivo la ricostruzione dei periodi di servizio di ogni dipendente validi ai fini pensionistici e previdenziali con le relative retribuzioni fisse ed accessorie. Tali informazioni rispecchiano esattamente quanto deve essere inserito nell applicativo INPDAP, denominato Pensioni S7, all atto della istituzione di una pratica pensionistica. Analogamente, i dati di sintesi possono essere utilizzati per effettuare un controllo su quanto acquisito nel nuovo sistema PSssWeb, alimentato tramite la Denuncia Mensile Analitica. Per la definizione dei periodi utili e di eventuali particolari tipologie di servizio saranno considerate le assenze fruite dal dipendente e le varie tipologie di rapporto di lavoro (tempo pieno o part-time). Saranno, infine, evidenziate le eventuali maggiorazioni ed escluse le gestioni assicurative non coperte in caso di particolari tipi di congedo non retribuito. Per il calcolo dei periodi retributivi occorre, innanzitutto, creare un accorpamento per correlare le voci utilizzate nella gestione economica con il corretto numero delle voci emolumento gestite nel programma Pensioni S7. Successivamente, per ogni dipendente, viene creato un nuovo periodo retributivo ad ogni variazione di decorrenza sullo storico retribuzione contrattuale, oppure sui periodi utili ai fini pensionistici non consecutivi o, infine, in caso di cambio di anno. La tredicesima mensilità verrà inserita su ogni periodo ma calcolata con competenza pari al 15 Dicembre dell anno. Anche gli emolumenti accessori di competenza di ogni anno verranno inseriti su ogni periodo ed il loro calcolo potrà avvenire specificando l'elenco dettagliato delle voci desiderate in un apposito codice accorpamento oppure semplicemente indicando il codice voce emolumento del programma Pensioni S7; in quest'ultimo caso la funzione di calcolo sommerà automaticamente tutte le voci che confluiscono nella quota B di pensione. Scheda Periodi pensionistici e previdenziali Pag. 15

16 Stampa periodi retributivi Scheda Creazione file passaggio dati al programma Pensioni S7 Pag. 16

17 Budget del costo del personale L obiettivo del modulo è quello di creare un ambiente nel quale poter operare le opportune simulazioni finalizzate alla previsione del costo del personale su di un qualsiasi arco temporale. A tal fine è disponibile una funzione per la duplicazione dell azienda di produzione in una di appoggio, fase nella quale è possibile dettagliare quali tabelle copiare; ad esempio, in corso d anno, si possono riportare i cedolini mensili già chiusi e simulare i rimanenti mesi sino a fine anno. E possibile prevedere un aumento percentuale di alcune voci stipendiali contrattuali, a decorrere da una data desiderata; in questo modo il costo può essere affinato introducendo la previsione di un rinnovo di contratto. Infine, è possibile inserire nuovi dipendenti fittizi al fine di prevedere l'impatto economico di un eventuale aumento del personale. La funzionalità consiste nel creare automaticamente nuove figure duplicando un dipendente già presente, il cui inquadramento deve essere preso a modello. Terminata la fase di creazione dell ambiente, l eventuale variazione delle tabelle contrattuali e dell organico dei dipendenti, sarà possibile la contemporanea elaborazione di cedolini per periodi afferenti a più mesi. Come nell azienda di produzione, i cedolini così creati saranno disponibili all interno del generatore di reports nel quale si potranno effettuare le aggregazioni opportune, ad esempio per centri di costo anche percentualizzati. Scheda Creazione ambiente del budget Pag. 17

18 Scheda Previsione aumenti contrattuali Scheda Simulazione cedolini Pag. 18