Il software per la Gestione del Personale. Funzionalità WEB ad uso di operatori periferici e/o dipendenti (IrisWEB)

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1 Il software per la Gestione del Personale Funzionalità WEB ad uso di operatori periferici e/o dipendenti (IrisWEB) Mondo Edp srl - Via Barbaresco, Cuneo Tel Fax Iso9001: 2000 Certified Cert. n MON5

2 L avvento di Internet e la sua universale progressiva affermazione sta delineando orizzonti molto interessanti ed anche impensati fino a poco tempo fa. In particolare, per quanto interessa in questa sede, la tecnologia legata ad Internet consente, previo impiantare la necessaria infrastruttura, un accesso alle informazioni o o al di fuori dagli standard informatici classici da parte di una utenza praticamente illimitata Per quanto attiene le informazioni patrimonio di una singola azienda, residenti sui cosiddetti computer server, esse possono essere accessibili con la tecnologia Internet applicata ad un sottoinsieme della grande rete mondiale (individuata dalla sigla WWW), sottoinsieme che viene chiamato Intranet che sta a significare la tecnologia Internet limitata alla rete aziendale. I pre-requisiti circa l infrastruttura sono sostanzialmente: - esistenza di un Data Base Server contenente i dati gestiti dall applicativo - esistenza di un Web-server su cui installare le funzioni Web del software applicativo - disponibilità per gli utenti di un opportuno browser per accesso all applicativo Per quanto riguarda la sfera applicativa di gestione del personale e delle presenzeassenze in particolare, al fine di dare modo di accedere ed anche agire sui dati del software applicativo anche attraverso Internet-Intranet, IrisWIN si è arricchito di uno specifico modulo. Le funzionalità oggetto di questo modulo ovviamente saranno oggetto di autorizzazione da parte dei responsabili di sistema in modo eventualmente differenziato a seconda dell utente che debba/possa utilizzarle. Più precisamente si potranno anzitutto distinguere o o accessi alle informazioni per sola consultazione accessi alla base dati anche per inserimenti-modifiche I motivi che rendono utili queste soluzioni sono sostanzialmente: o La volontà da parte dei responsabili dell azienda e dell ufficio personale di estendere la gestione limitata a specifiche funzioni dell applicativo a persone diverse dagli operatori dell ufficio centrale del personale che, dal loro posto di lavoro, possano accedere alla Intranet aziendale per consultare, se autorizzati, una serie di dati riguardanti i cartellini presenza dei dipendenti che fanno riferimento a loro. E il caso in cui ci sia la necessità di demandare a determinate figure di operatori aziendali situate in periferia rispetto agli uffici centrali del personale (es. Capo-Sala o responsabili di Unità Operative periferiche che non siano connesse al sistema di rilevazione presenze tramite la rete 2

3 geografica) alcune limitate attività relative alla gestione delle presenzeassenze in quanto concernenti informazioni che si originano c/o di loro o che siano semplicemente interessate a consultare o che si ritenga utile vengano da essi gestite in supporto ed ausilio agli operatori dell ufficio del personale A questa tipologia di operatori particolari si possono assimilare anche i dipendenti che siano autorizzati se non incaricati ad utilizzare questi nuovi strumenti sia per accedere alle informazioni che li riguardano sia per comunicare al sistema determinati eventi quali ad es. la richiesta di giustificativi di assenza. o o La possibilità di operare sull applicativo di gestione presenze-assenze anche da postazioni che non siano connesse con il Data Base Server attraverso una rete sufficientemente performante in termini di disponibilità di banda, quali sono ad es. le postazioni con connessione tramite semplici linee telefoniche (con ampiezza di banda non superiore ai 64 Kbit) La opportunità, per tutte le situazioni sopra indicate, fornita dalla tecnologia Internet di utilizzare strumenti o postazioni di lavoro leggeri (es. thin client) senza necessità che su di essi sia installato alcunchè, ma con l unico requisito che possano accedere ad un browser (es. Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, ) per la connessione in Internet/Intranet N.B.: sarà cura dell azienda utente verificare la propria situazione amministrativa per quanto riguarda le Licenze Oracle 3

4 Le funzionalità Web disponibili nell ambito di IrisWin sono le seguenti: a Autenticazione dell utente (operatore o dipendente) per poter accedere ad IrisWeb n.b.: all utente che si connette vengono automaticamente applicate le autorizzazioni ed inibizioni a lui riservate circa le funzioni cui ha diritto di accedere e circa la popolazione di dipendenti su cui risulta autorizzato ad operare. Le autorizzazioni/inibizioni di cui sopra sono quelle gestite: - per gli operatori: nella specifica sezione di gestione aziendeoperatori di IrisWin - per i responsabili (non operatori): nella specifica sezione di gestione aziende-operatori di IrisWin - per i dipendenti non operatori: nella specifica sezione di gestione aziende-operatori di IrisWin V. Pagina 5, Figura n.1. b Selezione parametrica dei soggetti su cui interessa operare V. Pagina 5, Figura n.2 V. Pagina 6, Figure n.3 e 4 b.1 se l utente è un operatore solitamente saranno i dipendenti definiti nella gestione Abilitazioni ove è specificata la popolazione su cui l operatore ha visibilità b.2 se l utente è un responsabile gli sarà stata assegnata visibilità sui dipendenti suoi sottoposti. b.3 se l utente è un dipendente (e non operatore né responsabile) avrà accesso esclusivamente alla propria situazione di presenza-assenza. c - Visualizzazione della scheda anagrafica dei dipendenti desiderati V. Pagina 7, Figura n.5 n.b.: in caso di utente-dipendente (e non operatore) potrà essere solo la propria anagrafica. In caso di utente-operatore e/o utente-responsabile saranno le anagrafiche definite nel filtro delle abilitazioni/inibizioni d Gestione completa del cartellino del mese desiderato con possibilità di: V. Pagina 8, Figura n.6 Visualizzazione del cartellino mensile o di una frazione di mese con i dati sia di presenza che di assenza. Inserimento timbrature e giustificativi Conteggio giornaliero/mensile delle ore riconosciute e dei saldi orari Anteprima di stampa in formato PDF con possibilità di stampa V. Pagina 9, Figura n.7 4

5 e Visualizzazione delle anomalie di timbratura e possibilità di loro correzione V. Pagina 10, Figura n.8 f Inserimento di giustificativi di assenza per i quali l operatore risulti autorizzato con contestuale controllo dei tetti massimi di fruizione e visualizzazione di: - competenza (quantità spettante) - quantità già fruita - quantità residua V. Pagina 11, Figura n.9 g Pianificazione della reperibilità in un periodo e per un raggruppamento di soggetti (es. Reparto) V. Pagina 12, Figura n.10 h Visualizzazione del personale reperibile data per data nel periodo scelto V. Pagina 13, Figura n.11 i - Proposta o richiesta da parte del dipendente, di inserimento dei giustificativi di assenza e/o timbrature mancanti di cui richiedere l autorizzazione da parte del responsabile Contestuale possibilità da parte del dipendente di annullare richieste precedentemente avanzate V. Pagina 14, Figura n.12 l - Presa di visione, autorizzazione/rifiuto da parte del responsabile delle richieste di autorizzazione V. Pagina 15, Figura n.13 m Inserimento, cancellazione e modifica dei corsi di formazione ECM V. Pagina 16, Figura n.14 n Inserimento, cancellazione e modifica delle informazioni curricolari V. Pagina 17, Figura n.15 o Inserimento, cancellazione e modifica delle preferenze lavorative V. Pagina 18, Figura n.16 5

6 a - Autenticazione dell utente (operatore o dipendente) per poter accedere ad IrisWeb Figura n. 1 (Pagina Web per l autenticazione dell utente) Le modalità di autenticazione sono quelle consuete per l utente di IrisWIN. Ogni utente può essere abilitato a vedere solo le proprie informazioni oppure a vedere e/o modificare le informazioni di un gruppo di dipendenti (nel caso in cui si tratti, ad esempio, di un operatore assegnato al responsabile di un servizio). b Selezione parametrica dei soggetti su cui interessa operare Figura n. 2 6

7 (Pagina Web relativa alla selezione dei soggetti su cui si intende operare) Nel caso in cui si desideri operare sui dipendenti con cognome Rossi sarà necessario compilare in modo opportuno i campi di ricerca come indicati in seguito. Tale operazione è necessaria solo nel caso in cui un responsabile di servizio acceda alle funzionalità web, in caso contrario il singolo dipendente non potrà fare ricerche o vedere dati di nessun altro ad eccezione di se stesso. La ricerca che abbiamo ipotizzato per cognome e nome potrà ovviamente essere effettuata per un qualunque altro dato anagrafico (Es.: Reparto, Qualifica, etc.. ) come consuetudine in IrisWin. (Figura 3) Premendo sul bottone Avvia ricerca si accede alla maschera che segue: (Figura 4) 7

8 c - Visualizzazione della scheda anagrafica dei dipendenti desiderati I dati visualizzati per ogni dipendente (in questo caso COGNOME, NOME, MATRICOLA e BADGE) sono parametrici e possono essere definiti base alle esigenze dell utente scegliendo tra i dati anagrafici gestiti dal programma. Selezionando il dipendente Rossi Mario e cliccando sulla voce di menù Personale\Scheda anagrafica è possibile visualizzare la scheda anagrafica del dipendente selezionato. (Figura 5) 8

9 d Gestione completa del cartellino del mese desiderato: Figura n. 6 (Pagina Web relativa alla gestione del cartellino) In questa form è possibile: - scegliere il periodo (da data. a data) interessato - vedere le timbrature ed i giustificativi di assenza - inserire timbrature manuali - richiamare la funzione di inserimento giustificativi di presenza-assenza - lanciare l elaborazione dei conteggi orari giornalieri - vedere le eventuali anomalie riscontrate giornalmente 9

10 Figura n. 7 (Pagina Web relativa alla stampa del cartellino in formato PDF) 10

11 e Visualizzazione delle anomalie di timbratura e possibilità di loro correzione Figura n. 8 (Pagina Web riportante l elenco delle anomalie nel periodo indicato) 11

12 f Inserimento di giustificativi di assenza per i quali l operatore risulti autorizzato con contestuale controllo dei tetti massimi di fruizione Figura n. 9 (Pagina Web per l inserimento dei giustificativi e la visualizzazione dei giustificativi inseriti) In particolare si vede in questa form che, per il dipendente selezionato, viene fornito il riepilogo della situazione Ferie risultante al 25 Luglio 2003 articolato in: - residuo anno precedente (2002) - competenza anno attuale (2003) - competenze complessive (somma dei due dati precedenti) - quantità (gg.) fruita del residuo quantità (gg.) fruita della competenza anno corrente (2003) - quantità (gg.) totale fruita da inizio 2003 alla data (25 Luglio) - residuo da fruire 12

13 g - Pianificazione della reperibilità in un periodo e per un raggruppamento di soggetti (es. Reparto) Figura n. 10 (Pagina Web relativa alla pianificazione del personale reperibile nel periodo indicato) Come si vede è possibile: - scegliere i dipendenti nell ambito della selezione anagrafica precedentemente impostata - scegliere la data in cui assegnare la reperibilità - scegliere il turno di reperibilità da assegnare al soggetto reperibile nella data scelta 13

14 h Visualizzazione del personale reperibile data per data nel periodo scelto Figura n. 11 (elenco personale reperibile relativo alla selezione anagrafica impostata (es. reparto) nel periodo indicato ) 14

15 i - Proposta o richiesta da parte del dipendente, di fruizione di giustificativi di assenza e/o inserimento di timbrature mancanti di cui richiedere l autorizzazione da parte del responsabile Fig. n. 12 (Pagina Web mirata alla Richiesta di fruizione giustificativi di assenza da parte del dipendente) Questa maschera consente al dipendente di inserire le proprie richieste di assenza e di visualizzare quali di queste sono state autorizzate o meno dal proprio responsabile. Inoltre consente al dipendente di cancellare richieste precedentemente avanzate e non ancora vagliate dal responsabile. 15

16 l - presa di visione da parte del responsabile delle richieste di autorizzazione Fig. 13 (Pagina Web mirata alla Autorizzazione alle richieste di assenza da parte del responsabile) Questa maschera consente al responsabile di autorizzare o meno le richieste dei dipendenti che a lui fanno riferimento. La maschera permette di avere un tipo di visualizzazione totale di tutti i dipendenti su cui il responsabile ha visibilità oppure una visualizzazione dettagliata del singolo dipendente, come nella rappresentazione della pagina successiva 16

17 m Inserimento, cancellazione e modifica dei corsi di formazione ECM Fig. 14 (Pagina Web che consente l inserimento, la cancellazione e la modifica dei corsi di formazione ECM) Questa maschera consente ad ogni dipendente di inserire, modificare, cancellare i propri corsi di formazione e di visualizzare il riepilogo relativo ai crediti fruiti/residui ad una determinata data. Le informazioni inserite dal dipendente dovranno essere validate dagli operatori dell area giuridica che, accedendo al programma IrisWIN/Gestione Giuridica, avranno a disposizione una apposita maschera per la validazione delle informazioni relative ai corsi ed inserite dal dipendente dal web. 17

18 n Inserimento, cancellazione e modifica delle informazioni curricolari Fig. 15 (Pagina Web per l inserimento, la cancellazione e la modifica delle informazioni curricolari del dipendente) Questa maschera consente ad ogni dipendente di inserire, modificare, cancellare le informazioni relative al proprio curriculum professionale. Le informazioni inserite dal dipendente dovranno essere validate dagli operatori dell area giuridica che, accedendo al programma IrisWIN/Gestione Giuridica, avranno a disposizione una apposita maschera per la validazione delle informazioni relative ai curriculum ed inserite dal dipendente dal web. I dati raccolti attraverso questa maschera possono essere manipolati ed utilizzati dagli operatori del personale per poter estrarre, tramite un apposita funzionalità del software IrisWIN, il personale interno più idoneo per ricoprire eventuali posti vacanti in organico alla luce delle esperienze curricolari inserite e debitamente documentate. 18

19 o Inserimento, cancellazione e modifica delle preferenze lavorative Fig. 16 (Pagina Web per l inserimento, la cancellazione e la modifica delle preferenze lavorative del dipendente) Questa maschera consente ad ogni dipendente di inserire, modificare, cancellare le preferenze lavorative. Le informazioni inserite dal dipendente saranno prese in considerazione dagli operatori del software IrisWIN/Gestione Giuridica che, tramite un apposita funzionalità del programma saranno in grado di estrarre il personale più idoneo a ricoprire una determinata posizione vacante in organico alla luce delle preferenze espresse e delle informazioni curricolari inserite e debitamente documentate. 19

20 Prerequisiti per l installazione del modulo IrisWEB sulla rete Intranet. Per l installazione delle funzionalità Web è possibile installare un Web Server o, in alternativa, installare le funzionalità Web direttamente come servizio di Windows. Attualmente esistono differenti Web Server sul mercato: i più comuni sono Apache per Linux/Windows/Unix, IIS per Windows NT/2000/2003 e Personal Web Server per Win95/Win98. Si tratta comunque di applicativi software forniti a corredo del sistema operativo o a licenza gratuita. La nostra soluzione è stata progettata per l installazione in Microsoft su Web Server IIS. ambiente Le caratteristiche tecniche della macchina su cui si installa il Web Server e la scelta della tipologia del Web Server più opportuno sono condizionate dal numero previsto di utenti che utilizzeranno le funzionalità Web. La memoria della macchina su cui è installato il web server deve prevedere un consumo di 12 Mb per ogni sessione utente. Il Pc su cui è installato il Web Server deve avere la possibilità di accedere alla base dati Oracle dell applicativo IrisWin o tramite accesso diretto (se il Web Server coincide con il Server Oracle) oppure tramite l installazione e la configurazione dell Oracle Client. Tutte le macchine (p.c.) che utilizzeranno le funzionalità Web devono essere nella condizione di poter accedere al Pc su cui è stato installato il Web Server tramite la connessione di rete e su ognuna di esse deve essere installato un comune Browser per la navigazione in Internet. (Es. Internet Explorer). Successivamente all installazione del Web Server è necessario pubblicare la nostra procedura in modo tale che sia accessibile da tutti gli utenti. 20

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