Che cos è il project management?

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2 Che cos è il project management? Applicazione di conoscenze, metodi, tecniche e strumenti alle attività di progetto, allo scopo di soddisfare i requisiti e minimizzare i rischi. Vantaggi derivanti dall introduzione in azienda del project management Le imprese mature e dotate di una migliore organizzazione dei processi di business ottengono importanti benefici: La velocità di esecuzione dei progetti registra un incremento del 79% I benefici conseguenti per l azienda aumentano dell 80% Si riscontra una crescita del livello di soddisfazione del dipartimento I.C.T. Fonte: InfoTech Research Group (www.infotech.com) Risorse Umane Le imprese dotate di project manager con buona esperienza raggiungono delle prestazioni sui progetti doppie rispetto alle aziende con project manager di media esperienza. Processi Le aziende con processi ben definiti ottengono una performance nei progetti maggiore del 74% rispetto alle imprese dotate di processi «ad hoc». Tecnologia Le società con un impiego strutturato della tecnologia hanno una performance nei progetti più alta del 72% nei confronti delle aziende con un uso acerbo della tecnologia. I punti di forza delle imprese che hanno fatto del project management il loro vantaggio competitivo Introdurre in azienda uno strumento evoluto di project management significa ripensare il modus operandi delle risorse umane, istanziare dei processi organizzati e strutturati dando loro strumenti di lavoro nuovi e completi. Risorse Umane Elevata professionalità ed ampiezza delle responsabilità Collaboratori dedicati al ruolo di project manager Project manager certificati Processi Orientamento al risultato finale ed attenzione alla comunicazione Processi e procedure aziendali standardizzati Revisione integrale dei processi in generale Tecnologia Disponibilità di strumenti per gestire la pianificazione, i rischi e la qualità Impiego di fogli elettronici solo se strettamente necessario Adozione di uno strumento software specifico 1

3 Panoramica su ZenProject La piattaforma ZenProject di Interzen Consulting è uno strumento interamente web based di Process e Project management. Integrato alla piattaforma documentale ZenShare, ZenProject consente di pianificare e gestire i progetti da un punto di vista sia organizzativo che operativo allegando, quando necessario, la documentazione prodotta nelle varie fasi del progetto. Le fasi del progetto INIZIALIZZAZIONE PROGETTO PIANIFICAZIONE PROGETTO ESECUZIONE PROGETTO MONITORAGGIO CONTROLLO CHIUSURA PROGETTO Project List Project Gantt Avanzamento Gantt Reportistica Standard Storico Progetti Project Workflow Resource Gantt Tasks Management Reportistica Custom Project Chart Timesheet Area 1. Definizione del progetto: Attraverso strumenti di Project workflow e Project Chart, è possibile disegnare un progetto e definirne gli stati, le azioni, i ruoli e le competenze. 2. Pianificazione: Project Gantt e Resource Gantt consentono di pianificare il progetto nella sua fase operativa e contestualmente allocarne le risorse. 3. Esecuzione del progetto: Consente di gestire il processo di lavoro nei suoi stati di avanzamento passando per particolari azioni/compiti da eseguire che sono stati preventivamente definiti. 4. Monitoraggio e controllo: Tutte le attività sono tenute sotto controllo e analizzate grazie a funzionalità di reportistica avanzata. 5. Chiusura del progetto: La chiusura di un progetto è di tipo formale e consente di mantenere uno storico con relativo log di tutto il suo avanzamento. 2 ZenProject: The Process and Project Management Platform

4 Project List Il sistema conserva un archivio di tutti i progetti gestiti. E possibile filtrare la lista dei progetti per categoria, per numero progressivo, per nome del progetto o utilizzando tutte le altre informazioni precedentemente inserite. Screen: Project List Lista elenco dei progetti per competenza Livelli di accesso per singolo profilo: Amministratore Supervisore Ruolo nel progetto Sola lettura Project Workflow E possibile definire diversi workflow che includono tutti gli stati necessari al completamento del progetto. I processi possono essere sia trasversali alle varie funzioni aziendali che specifici per le singole aree o settori. Screen: Project Workflow Workflow di progetto definito nella categoria di appartenenza (processo) Definizione di uno specifico workflow afferente a ciascun progetto Gestione di stati, fasi, azioni e attributi del progetto Configurazione di notifiche personalizzate Definizione delle competenze per ruolo su ciascun progetto 3

5 Project Chart Ogni progetto ha una scheda di dettaglio con tutte le informazioni relative al progetto stesso. La scheda è accessibile durante tutte le fasi di gestione e contiene le informazioni di progetto, quali obiettivi, project manager, gruppo di lavoro, informazioni e documenti peculiari del progetto. Screen: Project Chart Assegnazione utenti e ruoli Team di progetto Gestione della documentazione per tipologia e per stati di avanzamento Gestione note e obiettivi del progetto Gestione delle informazioni vincolanti Project Gantt Per ciascun progetto è possibile definire un Gantt per la schedulazione delle attività. L utente ha la possibilità di modificare in tempo reale tutte le attività con il semplice drag del mouse; ogni task di progetto viene codificato con uno specifico codice WBS. Il Gantt di ZenProject è intuitivo ed estremamente facile da usare. Screen: Project Gantt Tecnologia innovativa (Adobe Flex-Based) Interfaccia evoluta Schedulazione delle attività Assegnazione ad aree e risorse Gestione delle relazioni tra le attività Importazione Gantt da Microsoft Project Generazione Gantt da Master Plan 4 ZenProject: The Process and Project Management Platform

6 Resource Gantt Con il Resource Gantt è possibile gestire in tempo reale i carichi di lavoro delle risorse umane. Il Gantt restituisce le allocazioni sui vari progetti ereditando modifiche e aggiornamenti in maniera dinamica, consentendo al project manager di monitorare in tempo reale i carichi di lavoro delle persone anche laddove siano allocate su più progetti contemporaneamente. Screen: Resource Gantt Monitoraggio degli impegni delle risorse sui vari progetti Dettaglio dei progetti e delle attività collegati all impegno Dettaglio per area, ente o dipartimento relazionato alla risorsa Task Management Il task management consente di gestire operativamente i vari impegni previsti nel progetto. E possibile definire le attività da svolgere e la relativa sequenza, le risorse umane allocate e i tempi previsti per il completamento delle attività. Il sistema evidenzia anche le milestones del progetto con le relative attività collegate. Screen: Task Management Gestione delle date per attività Stato delle attività Gestione e allocazione delle risorse per ciascuna attività Gestione degli effort previsti e del consuntivo per ciascuna risorsa Consolidamento degli effort per singolo task 5

7 Personalizzazione Grazie alla sua struttura flessibile, ZenProject consente una veloce integrazione con sistemi esterni allo scopo di prendere o restituire dati ed informazioni. Inoltre, è possibile personalizzare la piattaforma in modalità Customer based adattando la gestione dei processi e dei progetti a specifiche esigenze del cliente. Integrazione tramite Web services Gestione connessioni End To End con sistemi e database esterni Personalizzazione interfacce e look and feel Personalizzazione moduli e funzionalità specifiche Screen: Personalizzazione Reportistica ZenProject consente di avere diversi tipi di reportistica, da quella standard su un progetto, a reportistica avanzata grazie all integrazione di piattaforme esterne per la gestione della reportistica. Scheda riepilogativa progetto Report su singolo progetto e su singolo Gantt Reportistica su tutti i progetti con indicazione di tempi e ritardi di lavoro Reportistica delle attività per singolo utente Export in formato Microsoft Excel Screen: Reportistica Gestione delle gare d appalto La gestione delle gare d appalto è un attività che in alcune organizzazioni assume un carattere routinario ma, ciononostante, viene spesso gestita in modalità assolutamente disorganica. Con ZenProject è possibile strutturare interamente il processo di gestione delle gare, con particolare riferimento alla fase del pre-gara. Tale approccio è volto a strutturare tutti i passaggi formali e operativi finalizzati allo svolgimento corretto delle operazioni necessarie a concorrere: per ogni progetto di gara si definisce un processo, composto da azioni svolte da ruoli, che segue un workflow sulla base delle competenze definite. Screen: Gestione gare d appalto Attraverso la scheda progetto si definiscono: i ruoli e gli utenti incaricati la documentazione che deve essere prodotta al termine di ogni step infine, si elabora la consuntivazione delle attività con una reportistica dettagliata. Grazie al Gantt di progetto è possibile controllare tutte le attività di gara, il loro stato e le assegnazioni agli utenti: ogni utente avrà sempre evidenza delle azioni che dovrà compiere e dello stato del processo in cui si trova, in maniera semplice e chiara. 6 ZenProject: The Process and Project Management Platform

8 Principali referenze in ambito project management Camst Group Ristorazione Progetto ZenProject è utilizzato come piattaforma applicativa per la gestione del processo delle gare d appalto. E stata prevista una profilazione degli utenti per ruoli con competenze differenziate ed un integrazione con le anagrafiche utenti/clienti già disponibili nei sistemi aziendali. Siemens Sistemi medicali Progetto ZenProject è stato adottato per la pianificazione e gestione dei progetti di assistenza agli apparati medicali e per la pianificazione della formazione al personale delle strutture sanitarie. Fater Igiene della persona Progetto Con l obiettivo di gestire in maniera strutturata e organizzata i progetti aziendali, grazie a ZenProject le varie funzioni e aree aziendali pianificano, gestiscono e controllano i propri progetti interni, con particolare focus rivolto ai progetti IT. Dayco Automotive Progetto Utilizza ZenProject per la messa a regime delle commesse per la produzione su base progettuale. Il sistema integra un database per la configurazione della componentistica inclusa nella commessa. BM Group Automazione Progetto ZenProject viene impiegato nella gestione di tutti i progetti aziendali di automazione industriale: l obiettivo principale è una gestione organica delle risorse umane al fine di pianificare, allocare e monitorare le risorse umane in tempo reale. 7

9 Profilo aziendale Interzen Consulting è una società di consulenza che opera in ambito I.C.T. ed e-business a livello nazionale ed internazionale. L impresa offre servizi e soluzioni ad un target di aziende medio-grandi, proponendosi al cliente come partner ideale nella gestione del business in ambito digitale. La missione di Interzen è aiutare le aziende a creare valore, mettendo a disposizione dei decision-maker l informazione giusta al momento giusto in modo da fornire una risposta tempestiva e corretta agli attori interni ed esterni all azienda. Diventa dunque rilevante l approccio consulenziale, il quale si estende dalla definizione della strategia fino alla fase operativa con cui il progetto viene sviluppato e rilasciato. Attualmente Interzen opera in tre aree di business principali: Web Engineering & System Integration L area di business con cui nasce Interzen: vera e propria evoluzione del software tradizionale, il web engineering fornisce alle aziende applicazioni sofisticate, con l obiettivo di gestire e monitorare i processi aziendali strategici. Enterprise Information Management Soluzioni innovative per la gestione delle informazioni aziendali, strutturate e non, che costituiscono l'asset principale di ogni organizzazione pubblica o privata. New Media & Digital Marketing Interzen supporta la relazione tra il brand ed il consumatore, sviluppando progetti digitali focalizzati su tutti gli aspetti della comunicazione. Principali referenze: Adidas Italia Amtec - Gruppo Finmeccanica Aran World Autostrade per l'italia BM Group BMW Italia Camst Group Carifirenze Cerved Chopard Collistar Continental Italia Convatec Dayco Italia De Cecco Digiwebuno EdilPortale Editalia - Gruppo Zecca dello Stato Enel Energas Energizer Italia Euronics - Gruppo Ferri Fameccanica Fater Freddy Fujifilm Medical Systems Fullsix Gruppo Agenti SAI Gruppo Minardo Henkel Italia Il sole 24 ore Intel Jupiter Finance Juventus KwPower Lastminute.com Loacker Lottomatica Meda Pharma Medusa Cinematografica Meloni Walter MG Rover Italia Michelin Ministero di Giustizia - Prap Cagliari MTV Italia Navigo.it Opel Opifer Paradisi Costruzioni Piemme Pilkington Poste italiane Puma Ricoh Europe Ricoh Italia Romotur Safar Samsung Electronics Italia Sanofi Aventis Sapa Group Serena Majestic Siemens - Medical Solutions Sisal Sixty Group Skiinfo Skoda Somedia Sony Computer Entertainment Italia Sony Pictures SoundPR Telecom Italia TomTom Tonic Trentino Tuttogratis Vodafone Volkswagen Wind Dati societari Società a responsabilità limitata Capitale: euro (i.v.) Anno di costituzione: 1996 Partita iva: R.E.A: Dove siamo INTERZEN CONSULTING S.r.l. Piazza Ettore Troilo, (Pe) Complesso Piazza Accademia Tel Web: 8 ZenProject: The Process and Project Management Platform

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