Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT

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1 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account

2 2 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Versione Modifiche 2.1 aprile 2014 Aggiornamenti relativi a REACH-IT 2.7 in materia di Termini e Condizioni, validazione e referente normativo ECHA. 2.0 Documento con nuovo layout. Figure e link aggiornati. 1.1 Nuovo formato. Alcuni contenuti della parte 01 sono stati spostati in questa parte. 1.0 Prima versione Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Riferimento: 12-G-17-IT Data di pubblicazione: aprile 2014 Lingua: italiano Agenzia europea per le sostanze chimiche, 2014 Copertina Agenzia europea per le sostanze chimiche Clausola di esclusione dalla responsabilità: Questa è una traduzione di lavoro di un documento originariamente pubblicato in inglese. Il documento originale è disponibile sul sito web dell ECHA. La riproduzione è autorizzata con citazione della fonte nella seguente forma "Fonte: Agenzia europea per le sostanze chimiche, e previa notifica scritta all unità di comunicazione ECHA (publications@echa.europa.eu). Il presente documento sarà disponibile nelle seguenti 22 lingue: bulgaro, ceco, danese, estone, finlandese, francese, greco, inglese, italiano, lettone, lituano, maltese, neerlandese, polacco, portoghese, rumeno, slovacco, sloveno, spagnolo, svedese, tedesco e ungherese. Per inviare eventuali osservazioni o domande relative al presente documento, utilizzare il modulo per la richiesta di informazioni al servizio helpdesk dell'echa. Citare il riferimento e la data di pubblicazione come indicato precedentemente. Il modulo per la richiesta di informazioni è reperibile sul sito web dell'agenzia nella sezione dedicata al servizio di assistenza tecnica REACH al seguente indirizzo: Agenzia europea per le sostanze chimiche Indirizzo postale: P.O. Box 400, FI Helsinki, Finlandia Indirizzo per le visite: Annankatu 10, Helsinki, Finlandia

3 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 3 Sommario 1. INTRODUZIONE DEFINIZIONI E CONCETTI Parte Utenti Ruoli dell'utente Gestione dell'account utente Contatti Soggetto giuridico (LEO) Uso di IUCLID 5 per la gestione di REACH-IT Iscrizione a REACH-IT È già stato ottenuto un LEOX dal sito web di IUCLID Non è ancora stato ottenuto un LEOX dal sito web di IUCLID Aggiornamento delle informazioni sulla società in REACH-IT ISTRUZIONI PASSO A PASSO PER L'ISCRIZIONE DI UNA PARTE Creazione di un account REACH-IT per una società IUCLID 5 locale già installato IUCLID 5 locale non ancora installato Login con il primo account creato della società Convalida dell' Creazione di un account REACH-IT per un rappresentante terzo IUCLID 5 locale già installato IUCLID 5 locale non ancora installato Login con il primo account creato del rappresentante terzo Aggiornamento dei dettagli sull'utente GESTIONE DELL'ACCOUNT DELLA PARTE PASSO A PASSO Creazione di un utente Aggiornamento di un profilo dell'utente Blocco di un utente Sblocco di un utente Reimpostazione di una password utente Cancellazione di un utente GESTIONE DELLE INFORMAZIONI DELLA PARTE PASSO A PASSO Aggiornamento delle informazioni generali e di fatturazione Aggiunta di un nuovo contatto Modifica di un contatto esistente Cancellazione di un contatto Esportazione delle informazioni relative alla parte... 52

4 4 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Indice delle figure Figura 1: configurazione del ruolo Figura 2: referente normativo ECHA Figura 3: trasferimento di un LEO tra il sito web di IUCLID e REACH-IT tramite un file LEOX Figura 4: aggiornamento di informazioni LEO Figura 5: schermata di apertura per l'iscrizione a REACH-IT Figura 6: termini e condizioni Figura 7: pagina dell'account utente Figura 8: pagina delle informazioni sulla società Figura 9: finestra di caricamento del file Figura 10: pagina delle informazioni sulla società Figura 11: pagina delle informazioni sulla società con le informazioni contenute nel LEOX Figura 12: Selezionare la giusta dimensione della società Figura 13: pagina per l'inserimento manuale delle informazioni sulla società Figura 14: Selezionare la giusta dimensione della società Figura 15: pagina delle informazioni sulla fatturazione Figura 16: pagina dei contatti Figura 17: pagina delle informazioni sui contatti della società Figura 18: dettagli sugli indirizzi dei contatti della società Figura 19: elenco dei contatti della società per una parte Figura 20: pagina di validazione della società Figura 21: pagina di conclusione al termine dell'iscrizione della società Figura 22: pagina di login della parte in REACH-IT Figura 23: Indirizzo di posta elettronica non verificato Figura 24: Verifica dell Figura 25: Verifica dell Figura 26: homepage di REACH-IT della società Figura 27: schermata dei termini e delle condizioni per il rappresentante terzo Figura 28: pagina dell'account utente del rappresentante terzo Figura 29: pagina delle informazioni sul rappresentante terzo Figura 30: finestra di caricamento del file LEOX del rappresentante terzo Figura 31: pagina delle informazioni sul rappresentante terzo Figura 32: pagina delle informazioni del rappresentante terzo con informazioni generali e di contatto Figura 33: codifica manuale delle informazioni sul rappresentante terzo in REACH-IT Figura 34: pagina per l'inserimento manuale delle informazioni sul rappresentante terzo Figura 35: pagina iniziale dei contatti del rappresentante terzo... 37

5 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 5 Figura 36: pagina dei dettagli dei contatti del rappresentante terzo Figura 37: dettagli sugli indirizzi dei contatti del rappresentante terzo Figura 38: elenco dei contatti del rappresentante terzo per una parte Figura 39: pagina di validazione del rappresentante terzo Figura 40: pagina di conclusione al termine dell'iscrizione del rappresentante terzo Figura 41: pagina di login della parte in REACH-IT Figura 42: homepage di REACH-IT del rappresentante terzo Figura 43: banner superiore di REACH-IT Figura 44: pagina di visualizzazione dell'utente Figura 45: pagina di modifica dell'utente Figura 46: conferma dell'aggiornamento delle informazioni sull'utente Figura 47: pagina di visualizzazione dell'utente con utenti esistenti Figura 48: pagina di creazione dell'utente Figura 49: pagina di visualizzazione dell'elenco degli utenti con conferma del nuovo utente Figura 50: pagina di modifica dell'utente Figura 51: pagina di selezione per il blocco di un utente REACH-IT Figura 52: pagina di conferma del blocco di un utente REACH-IT Figura 53: controllo dello stato di utenti REACH-IT bloccati Figura 54: pagina di selezione per lo sblocco di un utente REACH-IT Figura 55: pagina di conferma dello sblocco di un utente REACH-IT Figura 56: pagina di conferma dell'utente REACH-IT sbloccato Figura 57: Figura 58: pagina di visualizzazione degli utenti con pulsante di reimpostazione della password pagina di visualizzazione degli utenti con conferma della password reimpostata Figura 59: pagina di visualizzazione degli utenti con pulsante di cancellazione Figura 60: conferma di cancellazione di un utente Figura 61: pagina di visualizzazione dell'utente con messaggio di conferma Figura 62: pagina delle informazioni sull'organizzazione Figura 63: aggiornamento delle informazioni sull'organizzazione Figura 64: aggiunta di nuovi contatti Figura 65: aggiornamento o aggiunta di informazioni sul contatto Figura 66: conferma dell'aggiunta di un nuovo contatto Figura 67: conferma dell'aggiornamento di informazioni sul contatto Figura 68: conferma della cancellazione di un contatto Figura 69: elenco dei contatti aggiornati dopo la cancellazione di un contatto Figura 70: pulsante di esportazione del LEOX per le informazioni sulla società o sul rappresentante terzo di REACH-IT Figura 71: scaricamento del LEOX da REACH-IT al sistema locale... 53

6 6 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Indice delle tabelle Tabella 1: tipo di parte... 7 Tabella 2: funzioni dei ruoli della parte, amministratore, normale e lettore... 9

7 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name INTRODUZIONE Il manuale dell utente dell industria rappresenta il manuale di riferimento che descrive agli utenti dell'industria come trasmettere e visualizzare i dati nel sistema REACH-IT. Con l'evoluzione di REACH-IT saranno pubblicate parti aggiuntive e aggiornate del presente manuale, che saranno rese disponibili sul sito web dell'echa. Prima di consultare la Parte 2 (Iscrizione e gestione dell'account), si raccomanda agli utenti di leggere la Parte 1 - Introduzione a REACH-IT, in cui sono trattati in maggiore dettaglio i seguenti argomenti: Struttura del presente manuale Convenzioni usate per quanto riguarda icone, testo, pulsanti, link, ecc. Informazioni di base su REACH-IT e sul collegamento con il sito web e l'applicazione IUCLID 5 Nella Parte 1 si descrive anche come ottenere ulteriore assistenza. Pertanto, ogni parte successiva del presente manuale riguarda le istruzioni passo a passo per eseguire le attività richieste per la trasmissione di dati ai sensi del regolamento REACH. 2. DEFINIZIONI E CONCETTI In questa sezione sono definiti alcuni termini e sono descritti alcuni concetti, tutti relativi alla gestione dell'account in REACH-IT. 2.1 Parte Un parte può rappresentare una struttura commerciale complessa, oppure una struttura commerciale organizzata semplice. Le società e il rappresentante terzo possono essere parti multi-utente complesse, diversamente dal titolare dei dati o dalla parte interessata, che potrebbero essere parti mono-utente semplici (tabella 1). Tabella 1: tipo di parte Tipo di parte Descrizione Società Rappresentante terzo Titolare dei dati Rappresenta il fabbricante, l'importatore, l'utente a valle e/o il rappresentante unico. I rappresentanti esclusivi [REACH, articolo 8] sono tenuti a iscriversi al sistema REACH-IT per ciascun fabbricante esterno all'ue che rappresentano e a presentare preregistrazioni e/o fascicoli usando gli account adeguati. Partecipa alle attività di condivisione dei dati per conto di una società [REACH, articolo 4] (ad esempio, preparazione di una presentazione comune da parte di molteplici dichiaranti). Le attività del rappresentante terzo sono soprattutto legate alla preregistrazione e al (pre)-sief. Parte che possiede informazioni su sostanze preregistrate e che presenta informazioni [REACH, articolo 28, paragrafo 7]

8 8 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 (ad esempio, università, società fabbricanti di sostanze chimiche in una fascia di tonnellaggio < 1 tpa, associazioni commerciali ecc.). Parti interessate Possono partecipare a taluni processi fornendo commenti (ad esempio ONG interessate in alcuni processi REACH). Qualsiasi parte può essere "iscritta al sistema REACH-IT per ottenere diritti di accesso e poter presentare informazioni e/o dati sulle sostanze chimiche ecc. L'operazione di iscrizione è eseguita seguendo la procedura guidata passo a passo in REACH-IT (per maggiori dettagli, vedere la sezione 3 di questo documento). La stessa persona giuridica può iscriversi come parti diverse a REACH-IT, ma queste parti sono considerate come completamente distinte, e i loro utenti non sono condivisi, ad esempio una società chimica può iscriversi come società per una sostanza che fabbrica (e che deve registrare) e può anche iscriversi come titolare dei dati per altre sostanze che fabbrica (ad esempio, in quantità <1 tpa). Il titolare dei dati può iscriversi a REACH-IT solo se desidera partecipare al pre- SIEF (SIEF); tuttavia, quest'azione è volontaria, non obbligatoria. Gli account utente di un rappresentante esclusivo, un titolare di dati e/o una parte interessata devono essere separati dagli account delle società e devono iscriversi come parti diverse. 2.2 Utenti Utente è un termine generico ed equivale a richiedente o a dichiarante. In questo manuale esistono diversi tipi di utenti che rivestono ruoli differenti. In REACH una persona può essere associata a diversi ruoli dell'utente. Gli utenti sono autenticati in REACH-IT tramite un nome utente e una password. Le parti sono responsabili della gestione dell'utente (o dell'account) (vedere sezione 4 di questo documento) Ruoli dell'utente Il primo utente viene creato al momento dell'iscrizione (vedere sezione 4 di questo documento) ed è denominato "responsabile della società" con ruolo di amministratore (vedere di seguito). I successivi utenti vengono creati dal primo utente, che è può aggiungere nuovi utenti alla parte registrata. L'assegnazione di ruoli agli utenti consente di impostare livelli di permessi/accessi ai dati. In modo predefinito il ruolo di "amministratore" viene assegnato al primo utente creato in occasione dell'iscrizione, che può, a sua volta, creare utenti e assegnare ruoli. Le credenziali e i diritti d'accesso dell'utente differiscono in base alla parte cui appartiene e al proprio ruolo nell'ambito della parte.

9 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 9 I ruoli possibili per gli utenti della parte sono indicati nella Tabella 2. I ruoli implicano attività correlate ai dati della parte (aspetti amministrativi) o ai dati relativi alla sostanza. Tabella 2: funzioni dei ruoli della parte, amministratore, normale e lettore Ruolo Amministratore Normale Lettore Livello del ruolo Funzioni Controllo completo sugli account utente x Modifica dei dati della parte x Presentazione e aggiornamento dei dati relativi alla sostanza (compreso pre- SIEF) x x Lettura dei dati relativi alla parte x x x Lettura dei dati relativi alla sostanza x x x Lettura della Message box di REACH-IT x x x L'amministratore (utente di livello 1) può aggiungere, modificare o cancellare utenti dal sistema REACH-IT, e inoltre può modificare informazioni e dati relativi alla propria parte (persona giuridica). Inoltre, l'utente di livello 1 può leggere, presentare e aggiornare informazioni sulle sostanze. L'utente normale (utente di livello 2) ha un accesso di sola lettura ai dati relativi alla parte, ma può presentare e aggiornare i dati sulle sostanze. L'utente lettore (utente di livello 3) ha un accesso di sola lettura ai dati relativi alla parte e alle sostanze. L'assegnazione di un ruolo è obbligatoria, il ruolo di "lettore" sarà assegnato in modo predefinito se, al momento della creazione di un utente, non viene assegnato alcun ruolo. In base all'organizzazione della parte (società o rappresentante terzo, o altro) l'amministratore può creare diversi account lettore e/o normale. Le funzionalità disponibili nel menu Funzionale dipende dal profilo dell'utente, vale a dire che un utente della società non disporrà dello stesso menu di un utente che è un rappresentante terzo.

10 10 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: Gestione dell'account utente La gestione dell'utente implica le seguenti attività: creazione di un utente, assegnazione/aggiunta/eliminazione di ruoli, aggiornamento delle informazioni relative alla parte, gestione delle caratteristiche di sicurezza dell'utente quali reimpostazione della password, blocco e sblocco dell'accesso. Non è possibile assegnare un utente identico a società diverse. Un account utente appartiene solo a una parte. Le attività di gestione dell'account possono essere eseguite soltanto da utenti che rivestono il ruolo di "amministratore". Tutte le informazioni fornite per un account utente nel corso della sua creazione possono essere modificate in seguito, tranne l'id utente. I dati, che possono essere modificati, sono: informazioni generali, informazioni per la fatturazione e contatti (che possono essere creati, eliminati e modificati). 2.3 Contatti L'applicazione REACH-IT consente all'amministratore di includere "contatti" e di collegarli alla parte (ad esempio, nel reparto contabilità o nel gruppo di registrazione). Questa è una fase opzionale nel corso del processo di iscrizione. L'elenco dei contatti memorizzato in REACH-IT può essere considerato come una rubrica (informazioni sui numeri telefonici e/o indirizzi ), che solo ECHA può utilizzare, al fine di contattare la società senza utilizzare il sistema REACH-IT, per ottenere dettagli sulle informazioni presentate, ad esempio in fase di preregistrazione, richiesta o registrazione. Si possono usare questi contatti per specificare una persona di contatto per una preregistrazione e un fascicolo creati on-line. Se non si specifica alcun contatto, ECHA impiegherà le informazioni di contatto generali della società. I "contatti" non sono collegati agli account "utente". Pertanto, non dispongono di una Message box in REACH-IT, né di un accesso alle pagine della società in REACH- IT. Esistono cinque tipi predefiniti di contatti: General, Dossier supervision, Invoice manager, Joint submission ed ECHA Regulatory Contact. L'ECHA raccomanda che il responsabile della società della vostra azienda individui un referente principale che avvierà le azioni di follow-up richieste da eventuali messaggi importanti dall'echa. Questa persona deve essere identificata in REACH-IT come ECHA Regulatory Contact (referente normativo ECHA). Ci può essere un solo ECHA Regulatory Contact. Il responsabile della società può creare un nuovo contatto (o modificarne uno esistente) e dare a questo contatto il ruolo di "ECHA Regulatory contact" in REACH-IT. Al fine di configurare il ruolo, andare al menu di sinistra in REACH-IT, fare clic su <azienda - vista> e cliccare sulla scheda <contatto>. È possibile modificare il tipo di contatto selezionando un contatto e facendo clic su <modifica>.

11 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 11 Figura 1: configurazione del ruolo Figura 2: referente normativo ECHA Quando arriva un messaggio nella finestra di messaggio d'azione richiesta un avviso verrà automaticamente inviato al referente normativo. Il referente normativo riceve un avviso solo se il messaggio che richiede l'azione è destinato alla parte, e non se il messaggio viene inviato a un utente specifico. Questo è il motivo per cui si consiglia agli utenti di lasciare il "New Action Message Alert" impostato su "Sì". Si suggerisce di sincronizzare gli account utente e i contatti. Alcuni utenti possono disporre di ruoli specifici assegnati loro e possono essere contattati per questioni riguardanti quel ruolo specifico (ad esempio, il responsabile della fatturazione ha il proprio account utente per scaricare le fatture e può anche essere incluso nell'elenco dei contatti come responsabile della fatturazione da contattare quando ECHA necessita di informazioni aggiuntive riguardanti le fatture). 2.4 Soggetto giuridico (LEO) Uso di IUCLID 5 per la gestione di REACH-IT IUCLID 5 riveste un ruolo fondamentale nell'ambiente IT di tutte le organizzazioni che si occupano di presentazione dei dati sulle sostanze chimiche per REACH-IT o per altri programmi normativi, quali il programma OECD HPV o la direttiva sui biocidi dell'unione europea (Tabella 1). IUCLID è dichiarato nel regolamento REACH [REACH, articolo 111] quale formato da usare per la raccolta dei dati, la preparazione e la presentazione dei fascicoli. Qualsiasi parte interessata può ottenere gratuitamente la versione più recente di IUCLID 5 e dei suoi plug-in dal sito web di IUCLID al seguente indirizzo:

12 12 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Per installare l'applicazione IUCLID 5 in un ambiente locale, inserire un LEO "ufficiale" durante il processo di installazione. Si può creare un LEO all'interno del sito web di IUCLID (modalità standard), di REACH-IT (inserimento manuale delle informazioni) o di un'installazione del software IUCLID 5. Tuttavia, solo i LEO creati all'interno del sito web di IUCLID o in REACH-IT sono i cosiddetti LEO "ufficiali". Per controllare se un LEO è ufficiale, consultare la sezione sulle informazioni all'interno dell'applicazione IUCLID 5. Se è selezionata la casella "Official entry (LEO)", è ufficiale. Prima di scaricare il software, a ogni parte è richiesto di iscriversi al sito web di IUCLID fornendo informazioni a proposito della propria persona giuridica, compresi i dettagli per i contatti. Queste informazioni sono gestite dal sito web di IUCLID in modo tale che non possano esistere voci doppie. In particolare, ogni persona giuridica è identificata in modo univoco dall'uuid (codice identificativo unico e universale). Le informazioni relative alla persona giuridica, quali i dettagli per i contatti forniti dalla parte e l'uuid assegnato dal sito web di IUCLID, sono memorizzati nel cosiddetto soggetto giuridico (LEO). Un LEO ufficiale può essere reso disponibile per impiego globale all'interno di un'installazione di IUCLID 5. Può essere allegato ad account utente e pertanto incluso nei fascicoli per la presentazione a REACH-IT. Si può esportare un LEO in un file con formato XML dal sito web di IUCLID, da REACH-IT o da un'installazione di IUCLID 5. Un LEO in formato XML è detto LEOX. L'informazione più importante in un LEO è l'"uuid della società" unico. Non può essere modificato: è di sola lettura per ogni LEO. REACH-IT usa soltanto l'id della società per identificare la società in tutte le elaborazioni di dati che esegue. Il modo standard per fornire informazioni sull'azienda a REACH-IT nel corso dell'iscrizione è importare un LEO di IUCLID 5 già realizzato sotto forma di LEOX (Figura 3). All'iscrizione, se una parte non dispone di un LEO già realizzato come LEOX, REACH-IT può creare un LEO usando le informazioni inserite manualmente dalla parte nell'interfaccia di REACH-IT (Figura 3). Per maggiori dettagli riguardanti l'installazione e l'impiego di IUCLID, consultare la funzione di guida incorporata e i manuali nella sezione della documentazione del sito web di IUCLID.

13 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 13 Figura 3: file LEOX trasferimento di un LEO tra il sito web di IUCLID e REACH-IT tramite un Iscrizione a REACH-IT Come citato nella sezione precedente, vi sono due possibilità differenti quando ci si iscrive, a seconda se una parte ha già creato un soggetto giuridico (LEO) nel sito web di IUCLID. Tutti i dettagli sull'iscrizione passo a passo a REACH-IT sono riportati in questo documento È già stato ottenuto un LEOX dal sito web di IUCLID Quando si iscrive a REACH-IT, l'utente carica un file LEOX che contiene informazioni sulla società e la parte. Viene definito file LEOX perché contiene il soggetto giuridico (LEO) codificato in formato XML. Il LEO deve essere stato creato in origine sul sito web IUCLID. Il file LEOX può essere il file vero e proprio scaricato dal sito web di IUCLID, oppure uno esportato da un'installazione locale di IUCLID. Tuttavia, il LEO nell'installazione locale di IUCLID 5 deve essere stato creato nel sito web di IUCLID Non è ancora stato ottenuto un LEOX dal sito web di IUCLID REACH-IT può generare un nuovo LEO valido durante il processo di iscrizione della società. Pertanto, se una parte non ha ancora scaricato un LEOX dal sito web di IUCLID 5, forse perché non ha ancora installato IUCLID 5 localmente nel proprio ambiente IT, può ancora iscriversi a REACH-IT. Successivamente, se necessario, la parte può caricare questo LEO in IUCLID 5 localmente. Non si può importare un LEO nel sito web di IUCLID per memorizzarlo con quelli creati nel sito. Tuttavia, i valori dei parametri all'interno del LEO, quali dettagli di contatto, possono essere trasferiti manualmente da un LEO in REACH-IT a un LEO sul sito web di IUCLID o in un'installazione di IUCLID. Un LEO creato da REACH-IT può essere usato nell'installazione di IUCLID 5. In questo caso, non è necessario ottenere alcun LEO dal sito web IUCLID.

14 14 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 È possibile iscriversi con le stesse informazioni sulla società OR (nome, indirizzo ecc.), ma l'uuid della società che rappresenta l'or non può essere identico. Un LEO (UUID) deve essere creato per ogni fabbricante non comunitario rappresentato. Una stessa persona giuridica può iscriversi come parti diverse in REACH-IT. Pertanto, queste parti sono completamente distinte e non possono condividere i propri UUID. Ad esempio, una società chimica può iscriversi come società per registrare una sostanza che fabbrica e come rappresentante terzo per partecipare ai processi di condivisione dei dati per conto di un'altra società Aggiornamento delle informazioni sulla società in REACH-IT Se il valore di un parametro cambia in un LEO e il LEO è memorizzato in più luoghi, si raccomanda di sincronizzare i valori dei parametri memorizzati nel LEO, come descritto di seguito. Esempi di un parametro sono il nome e l'indirizzo di posta elettronica di un contatto. Occorre notare che non si può cambiare il valore dell'uuid della parte in un LEO, pertanto la sincronizzazione non è necessaria. I LEO sono memorizzati in due punti centrali: il sito web di IUCLID e l'applicazione REACH-IT, e tra di essi non vi è sincronizzazione automatica. Si può memorizzare un LEO in svariate installazioni locali di IUCLID. Si può importare un LEO in REACH-IT solo una volta, quando viene unito a una parte durante l'iscrizione. Non si può importare un LEO nel sito web di IUCLID. Pertanto, vi sono tre modi in cui si può trasferire il valore di un parametro tra copie memorizzate in modo separato di un LEO, che sono riportati schematicamente nella Figura 4, in ordine da sinistra a destra. 1) Scaricare il file LEOX che contiene uno o più valori nuovi dal sito web di IUCLID e poi caricarlo in un'installazione locale di IUCLID. 2) Modificare manualmente i parametri. 3) Scaricare il file LEOX che contiene uno o più valori nuovi dal sito web di REACH-IT e poi caricarlo in un'installazione locale di IUCLID.

15 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 15 Figura 4: aggiornamento di informazioni LEO Esempio del caso (3) Una società si è iscritta in REACH-IT e ha consentito a REACH-IT di creare un UUID della società. Un utente della società ha scaricato il LEO sotto forma di LEOX e lo ha caricato nella propria installazione locale di IUCLID 5, in modo da poterlo utilizzare nella preparazione di fascicoli da presentare all ECHA. Alcune informazioni sulla società sono cambiate nel LEO di REACH-IT. Un utente della società scarica nuovamente il LEO da REACH-IT e lo reimporta nell'applicazione IUCLID 5 per creare fascicoli. A questo punto, le informazioni di LEO sono coerenti tra il LEO in REACH-IT e nei fascicoli presentati all ECHA. 3. ISTRUZIONI PASSO A PASSO PER L'ISCRIZIONE DI UNA PARTE 3.1 Creazione di un account REACH-IT per una società Per creare un account REACH-IT per una società, innanzitutto si deve andare al sito web di REACH-IT all'indirizzo Per creare un account REACH-IT, cliccare su <Sign-up as a company> (Figura 5).

16 16 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 5: schermata di apertura per l'iscrizione a REACH-IT Dopo aver cliccato su <Sign-up as a company>, si apre la pagina <Terms and Conditions> (Figura 6). Leggere attentamente il contenuto di "Terms and Conditions" che precisa come l ECHA comunicherà con voi. Se si accetta, cliccare sul pulsante <Accept>. Se si clicca sul pulsante <Reject> si cancella il processo di iscrizione e non sarà possibile avere accesso a REACH-IT. Ogni volta che i termini e le condizioni vengono cambiati dall'echa, tutti gli utenti dovranno accettare i termini e le condizioni aggiornati al loro primo accesso a REACH-IT dopo l'aggiornamento. I termini e le condizioni attuali si possono trovare anche sul sito web dell'echa su L'ECHA utilizzerà REACH-IT per l'invio di decisioni e di altre comunicazioni importanti quali decisioni relative alla vostra registrazione, richieste di informazioni ecc. È l'unica via utilizzata. Troverete i messaggi nella vostra casella messaggi di REACH-IT. Si prega di notare che quando il messaggio è stato aperto da un utente nella vostra azienda è stato ricevuto legalmente. Tutti i messaggi sono considerati ricevuti sette giorni di calendario dal momento dell invio anche se non sono stati aperti e le scadenze possono iniziare a decorrere. In via eccezionale sono avviate alcune scadenze, non appena il messaggio viene inviato. Questo è il caso di: - decisioni relative a una registrazione incompleta e ai fascicoli PPORD;

17 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name obiezioni dell'echa a una denominazione chimica alternativa per l'etichetta o la scheda di dati di sicurezza; - richieste di informazioni su controversie relative alla condivisione dei dati; - richieste di commenti a seguito di una proposta di modifica di un progetto di decisione; - consultazioni in risposta alle richieste di accesso a documenti che possono riguardare la vostra azienda. Figura 6: termini e condizioni Si apre la pagina <User account> (Figura 7) con tutti i campi obbligatori (*) da compilare. Il <First name> è il nome dell'amministratore della società e <Last name> è il cognome dell'amministratore di REACH-IT della vostra società. < > è l'indirizzo di posta elettronica normalmente usato dall'amministratore esternamente a REACH-IT. Questo indirizzo sarà usato per tutte le notifiche importanti (ad esempio la reimpostazione della password), ma anche per avvisi e promemoria dal sistema REACH-IT. Deve essere scelto l ID utente. Verificare che l'indirizzo di posta elettronica sia corretto. L'<User ID> deve essere univoco nel sistema in quanto non potrà essere modificato dopo la creazione. Scegliere la <Password> in base alle indicazioni di sicurezza riportate nella pagina. Memorizzare o registrare l'id utente e la password specificati qui poiché saranno sempre necessari per accedere all'applicazione REACH-IT.

18 18 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 7: pagina dell'account utente La <Security question> servirà qualora fosse necessario richiedere una nuova password. Nel campo della <Your answer> inserire la risposta alla domanda selezionata tra quelle proposte nella picklist. Si consiglia di registrare la risposta. Il campo <Enter the text shown> richiede di digitare il testo mostrato nel CAPTCHA visualizzato sullo schermo. Si tratta di un testo di tipo domanda-risposta per verificare che l'utente sia umano. Se si è interrotto il processo di iscrizione dopo aver definito il primo utente, non ci si deve iscrivere nuovamente, ma per completare il processo occorre registrarsi con i propri ID utente e password. Cliccare su <Next>: si apre la pagina <Company Information> (Figura 8). Figura 8: pagina delle informazioni sulla società Nel sistema REACH-IT vi sono due modi per inserire le informazioni sulla società, a seconda che la società disponga già di un LEOX in IUCLID 5 o meno. Maggiori informazioni sull'uso e sulla creazione di un LEOX sono disponibili nella sezione 2.4 del presente documento.

19 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name IUCLID 5 locale già installato Il modo predefinito per fornire le informazioni sulla società consiste nell'importare il LEOX di IUCLID 5. Cliccare su <Browse> (Figura 8 per recuperare il LEOX. Il browser apre la finestra di dialogo <File upload>. Selezionare il file LEOX memorizzato localmente e cliccare su <Open> (Figura 9). Figura 9: finestra di caricamento del file Il campo della voce <File name> riporta il percorso del LEOX. Cliccare su <Load file> (Figura 10). Figura 10: pagina delle informazioni sulla società Si apre la pagina <Company Information> (Figura 11) con le informazioni contenute nel LEOX. A questo punto, è possibile compilare i dettagli che non sono presenti nel LEOX, ad esempio numero di fax, di telefono cellulare, sito web della società ecc.

20 20 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 11: LEOX pagina delle informazioni sulla società con le informazioni contenute nel Selezionare sempre manualmente la dimensione della società in REACH-IT.

21 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 21 Figura 12: Selezionare la giusta dimensione della società È possibile trovare informazioni su come determinare la giusta dimensione della società al seguente indirizzo: Ai sensi del regolamento (CE) n. 340/2008 della Commissione relativo alle tariffe e agli oneri pagabili all Agenzia europea per le sostanze chimiche a norma del regolamento (CE) n. 1907/2006 (in appresso il regolamento ) e in conformità con la raccomandazione 2003/361/CE della Commissione relativa alla definizione delle microimprese, piccole e medie imprese, l'echa ha la responsabilità di controllare la dimensione dell'impresa che dichiara di poter beneficiare di una riduzione delle tariffe per le PMI al fine di garantire una concorrenza leale IUCLID 5 locale non ancora installato Se non si dispone di un LEOX di IUCLID, considerare come seconda opzione la possibilità di inserire le informazioni sulla società manualmente.

22 22 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Dalla Figura 10(pagina delle informazioni sulla società), cliccare su <encode your information>. Si apre la pagina delle informazioni sulla società in modalità di aggiornamento (Figura 13). Compilare tutti i campi obbligatori (*) e selezionare la dimensione della propria società. Il <Company name> non deve essere univoco. Tuttavia, se il nome della società inserito esiste già nel sistema compare l'avvertimento A company with the same name has already been created inside REACH-IT. Si può scegliere <Create it anyway> oppure <Cancel> per cambiare il nome. <UUID della società>. Le parti con UUID diversi saranno considerate persone giuridiche diverse (anche se hanno lo stesso nome). Se la società dispone già di un UUID in IUCLID e se, in parallelo, si crea la stessa società in REACH-IT, il sistema creerà un'altra persona giuridica. Figura 13: pagina per l'inserimento manuale delle informazioni sulla società Occorre sempre selezionare manualmente la dimensione dell azienda in REACH-IT.

23 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 23 Figura 14: Selezionare la giusta dimensione della società È possibile trovare informazioni su come determinare la giusta dimensione della società al seguente indirizzo: Ai sensi del regolamento (CE) n. 340/2008 della Commissione relativo alle tariffe e agli oneri pagabili all Agenzia europea per le sostanze chimiche a norma del regolamento (CE) n. 1907/2006 (in appresso il regolamento ) e in conformità con la raccomandazione 2003/361/CE della Commissione relativa alla definizione delle microimprese, piccole e medie imprese, l'echa ha la responsabilità di controllare la dimensione dell'impresa che dichiara di poter beneficiare di una riduzione delle tariffe per le PMI al fine di garantire una concorrenza leale. Dopo aver inserito tutte le informazioni richieste per l'iscrizione, cliccare su <Next> (indipendentemente dal fatto che IUCLID 5 sia installato o meno). Si apre la pagina <Billing information> (Figura 15). Compilare i campi obbligatori (*).

24 24 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Se l'indirizzo di fatturazione è lo stesso della società, cliccare su <Same as Company> per inserire i dati. In caso contrario, compilare i campi richiesti. Le informazioni contenute in "Billing party name" serviranno a creare le fatture. Figura 15: pagina delle informazioni sulla fatturazione Cliccare su <Next> e si apre la pagina (scheda) <Contacts> (Figura 16). Si può aggiungere un nuovo contatto a questo punto oppure successivamente, nel corso della preregistrazione o del processo di aggiornamento delle informazioni sulla società (vedere sezione 5.1). In REACH-IT una persona di contatto non corrisponde a un utente, ma si può creare una persona di contatto che corrisponda a un utente. È compito della società specificare le persone di contatto. Se non si specifica alcun contatto, ECHA impiegherà le informazioni di contatto generali della società. Se si desidera definire una nuova persona di contatto, cliccare su <Add new contact> (Figura 16).

25 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 25 Figura 16: pagina dei contatti Si apre la pagina <Contacts>. Compilare tutti i campi obbligatori (*) per la persona di contatto (Figura 17). ECHA usa una persona di contatto quando deve contattare qualcuno, ad esempio la società, per informazioni presentate in una preregistrazione o in una registrazione, perciò i campi relativi al numero di telefono e all'indirizzo di posta elettronica sono obbligatori. Assicurati di aggiornare le relative informazioni di contatto. Figura 17: pagina delle informazioni sui contatti della società Se le voci relative all'indirizzo postale sono le stesse della società, cliccare su <Same as Company> per inserire i dati. In caso contrario, compilare i campi richiesti (Figura 18. <Contact Type>: REACH-IT consente di selezionare diversi tipi di contatto: <General>, <Dossier supervision>, <Invoice manager>, <Joint Submission> o <ECHA Regulatory Contact> (Figura 18).

26 26 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 18: dettagli sugli indirizzi dei contatti della società Per memorizzare le informazioni cliccare su <Save> sull'elenco dei contatti (Figura 19). Se si clicca su <Cancel> si interrompe il processo di iscrizione. Figura 19: elenco dei contatti della società per una parte È possibile tornare a una delle schede precedenti e modificare le informazioni cliccando sulla rispettiva scheda, ad esempio su <Company information> o <Billing information>. Per lanciare l'ultima pagina (scheda) <Validation>, cliccare su <Next> (Figura 20). Verificare con attenzione i dati inseriti nelle pagine precedenti.

27 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 27 Figura 20: pagina di validazione della società Dopo aver verificato tutte le informazioni, cliccare su <Next> per concludere il processo. Figura 21: pagina di conclusione al termine dell'iscrizione della società Si apre la pagina <Conclusion> che conferma la riuscita della creazione della società e del primo account (Figura 21). Da questa pagina si possono scegliere due opzioni. L'utente può decidere di tornare alla homepage di REACH-IT (Figura 5) e di eseguire un <login> nel nuovo account, cliccando sul link <Home>. In alternativa, l'utente può decidere per prima cosa di esportare tutte le informazioni sulla società in un file LEOX di IUCLID da usare, ad esempio, per aggiornare le informazioni sulla società nell'applicazione di IUCLID 5 installata localmente. Nella sezione del presente documento sono disponibili maggiori informazioni a questo proposito.

28 28 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: Login con il primo account creato della società Dalla homepage di REACH-IT (Figura 5), cliccare su <login>. Dalla pagina di login (Figura 22), digitare (*) l'id utente, la password e il testo CAPTCHA e cliccare su <Connect>. Figura 22: pagina di login della parte in REACH-IT Convalida dell' Viene visualizzata la pagina di indirizzo di posta elettronica non verificato. Figura 23: Indirizzo di posta elettronica non verificato Quando si è ancora collegati a REACH-IT con l'id utente corretto (ID utente con il quale si è tentato di effettuare il log in), aprire l'indirizzo che avete fornito in REACH-IT. Avrete ricevuto un con le istruzioni su come convalidare il vostro indirizzo . Nel caso in cui abbiate creato da poco un nuovo account aziendale in REACH-IT oppure abbiate aggiornato il vostro indirizzo di REACH-IT, siete pregati di assicurarvi di essere collegati a REACH-IT con l'id utente indicato nella che avete ricevuto. Quindi procedete cliccando sul link di verifica che vi è stato fornito. Il link aprirà una nuova finestra e vi informerà sullo stato del processo di verifica dell . Se la verifica ha avuto esito positivo, potete chiudere la nuova finestra.

29 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 29 Figura 24: Verifica dell È quindi possibile tornare alla pagina di indirizzo di posta elettronica non verificato e fare clic su OK. Figura 25: Verifica dell Dopo la verifica dell , si apre la homepage di REACH-IT per la società (Figura 26). Da questo punto in poi, è possibile iniziare a lavorare in REACH-IT selezionando le funzionalità dal menu di sinistra.

30 30 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 26: homepage di REACH-IT della società 3.2 Creazione di un account REACH-IT per un rappresentante terzo Aprire il sito web di REACH-IT digitando l'indirizzo (homepage di REACH-IT). Cliccare su <Sign up as a third party representative> (Figura 5). Si apre la pagina "Terms and Conditions" (Figura 27). Il rappresentante terzo può SOLTANTO creare l'account per il rappresentante terzo e non per la società (fabbricante(i), importatore(i), utente(i) a valle) che rappresenta [REACH, articolo 4].

31 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 31 Figura 27: schermata dei termini e delle condizioni per il rappresentante terzo Al momento della firma con REACH-IT ogni utente deve accettare i termini e le condizioni. Si prega di leggere attentamente i "Terms and Conditions" dove vi sarà chiarito come ECHA comunicherà con voi. Fate quindi clic sul pulsante <Accept> se siete d'accordo. Se farete clic sul pulsante <Reject> il processo di iscrizione viene annullato e non sarà possibile ottenere l'accesso a REACH-IT. Ogni volta che i termini e le condizioni vengono cambiati dall'echa, tutti gli utenti dovranno accettare i termini e le condizioni aggiornati al loro primo accesso a REACH-IT dopo l'aggiornamento. I termini e le condizioni attuali si possono trovare anche sul sito web dell'echa su L'ECHA utilizzerà REACH-IT per l'invio di decisioni e di altre comunicazioni importanti quali decisioni relative alla vostra registrazione, richieste di informazioni ecc. È l'unica via utilizzata. Troverete i messaggi nella vostra casella messaggi di REACH-IT. Si prega di notare che quando il messaggio è stato aperto da un utente nella vostra azienda è stato ricevuto legalmente. Tutti i messaggi sono considerati ricevuti sette giorni di calendario dal momento dell invio anche se non sono stati aperti e le scadenze possono iniziare a decorrere. In via eccezionale sono avviate alcune scadenze, non appena il messaggio viene inviato. Questo è il caso di: - decisioni relative a una registrazione incompleta e ai fascicoli PPORD;

32 32 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: obiezioni dell'echa a una denominazione chimica alternativa per l'etichetta o la scheda di dati di sicurezza; - richieste di informazioni su controversie relative alla condivisione dei dati; - richieste di commenti a seguito di una proposta di modifica di un progetto di decisione; - consultazioni in risposta alle richieste di accesso a documenti che possono riguardare la vostra azienda. Si apre la pagina <User account> con tutti i campi obbligatori (*) da compilare (Figura 28). Il <First name> è il nome dell'amministratore REACH-IT del rappresentante terzo e il <Last name> è il cognome dell'amministratore di REACH-IT del rappresentante terzo. < > è l'indirizzo di posta elettronica normalmente usato dall'amministratore esterno a REACH-IT. Questo indirizzo sarà usato per tutte le notifiche importanti (ad esempio la reimpostazione della password), ma anche per avvisi e promemoria dal sistema REACH-IT. Verificare che l'indirizzo di posta elettronica sia corretto. L'<User ID> deve essere univoco nel sistema in quanto non potrà essere modificato dopo la creazione. Figura 28: pagina dell'account utente del rappresentante terzo Scegliere la <Password> in base alle indicazioni di sicurezza riportate nella pagina.

33 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 33 Memorizzare o registrare l'id utente e la password specificati qui poiché saranno sempre necessari per accedere all'applicazione REACH-IT. La <Security question> servirà qualora sia necessario richiedere una nuova password. Nel campo della <Your answer> inserire la risposta alla domanda selezionata tra quelle proposte nella picklist. Si consiglia di registrare la risposta. Se si è interrotto il processo di iscrizione dopo aver definito il primo utente, non ci si deve iscrivere nuovamente, ma per completare il processo occorre registrarsi con i propri ID utente e password. Il campo <Enter the text shown> richiede di digitare il testo mostrato nel CAPTCHA visualizzato sullo schermo. Si tratta di un testo di tipo domanda-risposta per verificare che l'utente sia umano. Cliccare su <Next> e si apre la pagina <Third party representative information>. Se il rappresentante terzo dispone già di un LEOX di IUCLID, occorre importarlo in REACH-IT. Per coloro che non dispongono di un LEOX di IUCLID, l'alternativa consiste nell'inserire le informazioni relative al rappresentante terzo manualmente. Maggiori informazioni sull'uso e sulla creazione di un LEOX sono disponibili nella sezione 2.4 del presente documento IUCLID 5 locale già installato Per inserire le informazioni del rappresentante terzo in REACH-IT, importare il LEOX da IUCLID 5. Cliccare su <Browse> per recuperare il LEOX (Figura 29). Figura 29: pagina delle informazioni sul rappresentante terzo Si apre la finestra di dialogo <File upload> (Figura 30). Selezionare il file LEOX memorizzato localmente e cliccare su <Open>.

34 34 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 30: finestra di caricamento del file LEOX del rappresentante terzo Il campo della voce <File name> (Figura 31) riporta il percorso del LEOX. Cliccare su <Load file>. Figura 31: pagina delle informazioni sul rappresentante terzo Si apre la pagina <Third party representative information> con le informazioni contenute nel LEOX. A questo punto, è possibile compilare i dettagli che non sono presenti nel LEOX, ad esempio numero di fax, di telefono cellulare, sito web del rappresentante terzo ecc. (Figura 32).

35 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 35 Figura 32: pagina delle informazioni del rappresentante terzo con informazioni generali e di contatto IUCLID 5 locale non ancora installato Se non si dispone di un LEOX di IUCLID (Figura 33) cliccare su <encode your information> per inserire manualmente le informazioni relative alla società. Figura 33: IT codifica manuale delle informazioni sul rappresentante terzo in REACH- Si apre la pagina <Third party representative information> (Figura 34). Compilare tutti i campi obbligatori (*).

36 36 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 34: terzo pagina per l'inserimento manuale delle informazioni sul rappresentante Le parti con UUID diversi saranno considerate persone giuridiche diverse (anche se hanno lo stesso nome). Cliccare su <Next> e si apre la pagina (scheda) <Contacts> (Figura 35, sotto). Si può aggiungere un nuovo contatto (<Add new contact>) a questo punto oppure successivamente, nel corso della preregistrazione o del processo di aggiornamento delle informazioni sul rappresentante terzo (vedere sezione 5.1 del presente documento). In REACH-IT una persona di contatto non corrisponde a un utente, ma si può creare una persona di contatto che corrisponda a un utente. Il rappresentante terzo è responsabile di mantenere la corrispondenza tra di essi. Le persone di contatto esistono anche nelle persone giuridiche di IUCLID ed eventualmente anche nelle sostanze. Se il LEOX del rappresentante terzo contiene persone di contatto, queste saranno create in REACH-IT con l'entità del rappresentante terzo al momento dell'importazione del LEOX. È compito del rappresentante terzo specificare le persone di contatto. Se non si specifica alcun contatto, ECHA impiegherà le informazioni di contatto generali del rappresentante terzo.

37 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 37 Figura 35: pagina iniziale dei contatti del rappresentante terzo Si apre la pagina <Contacts> in modalità di aggiornamento. Compilare tutti i campi obbligatori (*) per la persona di contatto (Figura 36). Figura 36: pagina dei dettagli dei contatti del rappresentante terzo Se le voci relative all'indirizzo postale sono le stesse del rappresentante terzo, cliccare su <Same as third party representative> per inserire i dati. In caso contrario, compilare i campi richiesti (Figura 37). Figura 37: dettagli sugli indirizzi dei contatti del rappresentante terzo

38 38 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Cliccare su <Save> per memorizzare le informazioni e appare la scheda successiva (Figura 38). Figura 38: elenco dei contatti del rappresentante terzo per una parte È possibile tornare a una delle schede precedenti e modificare le informazioni cliccando sulla rispettiva scheda, ad esempio su <User account>, <Third Party Representative information> o <Contacts>. Per lanciare l'ultima pagina (scheda) <Validation>, cliccare su <Next> (Figura 39). Verificare con attenzione i dati inseriti nelle pagine precedenti. Figura 39: pagina di validazione del rappresentante terzo Dopo aver verificato tutte le informazioni, cliccare su <Next> per concludere il processo. Si apre la pagina <Conclusion> che conferma la riuscita della registrazione del rappresentante terzo e del primo account (Figura 40).

39 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 39 Figura 40: pagina di conclusione al termine dell'iscrizione del rappresentante terzo Da questa pagina si possono scegliere due opzioni. L'utente può decidere di tornare alla homepage di REACH-IT (Figura 5) e di eseguire un <login> nel nuovo account, cliccando sul link <Home>. L'utente può anche decidere di esportare tutte le informazioni sulla società in un file LEOX di IUCLID da usare, ad esempio, per aggiornare le informazioni sulla società nell'applicazione di IUCLID 5 installata localmente. Nelle sezioni 5.5 e del presente documento sono disponibili maggiori informazioni a questo proposito Login con il primo account creato del rappresentante terzo Dalla homepage di REACH-IT (Figura 5), cliccare su <login> come utente registrato. Nella pagina di login (Figura 41), digitare l'id utente, la password e il testo CAPTCHA. Cliccare su <Connect>. Figura 41: pagina di login della parte in REACH-IT Dopo aver effettuato il login, si apre la homepage di REACH-IT per il rappresentante terzo (Figura 42, sotto). Da questo punto in poi, è possibile iniziare a lavorare in REACH-IT selezionando le funzionalità appropriate dal menu di sinistra. Figura 42: homepage di REACH-IT del rappresentante terzo

40 40 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: Aggiornamento dei dettagli sull'utente Cliccare sul link dell'id utente dal banner superiore per aprire la pagina di informazioni sul profilo (Figura 43) (nell'esempio sottostante è <dewst>). Non si può cambiare l'id utente. Figura 43: banner superiore di REACH-IT Si apre la pagina <View User> (Figura 44). Figura 44: pagina di visualizzazione dell'utente Cliccare su <Modify> per aggiornare i dettagli come necessario (Figura 45). I campi che possono essere modificati sono: <First name>, <Last name> ed < >. L'indirizzo di posta elettronica sarà usato per tutte le notifiche importanti, ad esempio la reimpostazione della password. Verificare che l'indirizzo fornito sia corretto. Non è necessario modificare la password, lasciare i relativi 3 campi vuoti. La <Security question> e la <Your answer> aiutano a recuperare la password (Figura 45). I ruoli associati al profilo non si possono modificare, a meno che non si ricopra il ruolo di "amministratore". Maggiori informazioni sugli utenti e sui ruoli sono disponibili nella sezione del presente documento.

41 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 41 Figura 45: pagina di modifica dell'utente Cliccando su <Save> il sistema conferma che le modifiche sono state memorizzate (Figura 46) Se non si desidera salvare le modifiche, usare il pulsante <Cancel>. Figura 46: conferma dell'aggiornamento delle informazioni sull'utente Se si desidera correggere qualsiasi informazione inserita in precedenza, cliccare su <Modify>. In caso contrario, cliccare su <Return> (Figura 46) per tornare alla homepage senza salvare le modifiche effettuate.

42 42 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: GESTIONE DELL'ACCOUNT DELLA PARTE PASSO A PASSO La gestione dell'utente in REACH-IT implica le seguenti attività: creazione di un utente, assegnazione/aggiunta/eliminazione di ruoli, aggiornamento delle informazioni relative alla parte, gestione delle caratteristiche di sicurezza dell'utente quali reimpostazione della password, blocco e sblocco dell'accesso. Le attività di gestione dell'account possono essere eseguite soltanto da utenti che rivestono il ruolo di amministratore. Il primo utente può essere creato soltanto eseguendo un'iscrizione (vedere la sezione del presente documento). I successivi utenti vengono creati dal primo utente (vale a dire dal responsabile degli account), che può aggiungere nuovi utenti alla parte registrata. 4.1 Creazione di un utente Gli utenti sono gestiti dal menu di gestione degli account utente e si può recuperare l'elenco degli utenti esistenti selezionando gestione dell account (Figura 47). Figura 47: pagina di visualizzazione dell'utente con utenti esistenti Cliccare su <Create user account> per aprire la pagina di creazione di un utente (Figura 48, sotto).

43 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 43 Figura 48: pagina di creazione dell'utente Per creare un utente, compilare tutti i campi obbligatori (*) delle informazioni sull'utente, quali <Last Name and < >. L'indirizzo di posta elettronica sarà usato per comunicare l'id utente all'utente, per cui l'utente deve assicurarsi che questo indirizzo sia valido. L'<User ID> deve essere univoco nel sistema in quanto non potrà essere modificato. La <Password> iniziale può essere usata una sola volta, dopo di che il sistema richiede all'utente di modificarla in occasione del primo login. Comunicare questa password al nuovo utente in modo esterno a REACH-IT (telefonicamente, per posta elettronica o altro). Il menu <User profile> consente all'utente di selezionare un ruolo nell'elenco <Available roles> e aggiungerlo all'elenco <Selected roles>, cliccando due volte su di esso oppure facendo una volta su <Move>. Per eliminare un ruolo, è sufficiente selezionarlo dall'elenco <Selected roles>, cliccare su di esso due volte oppure una volta su <Remove>. Si può usare il pulsante <Save> per memorizzare le informazioni sugli utenti appena aggiunti, e dalla pagina <View Users> il responsabile degli account può confermare le modifiche apportate (Figura 49). Le informazioni non vengono salvate se si preme il pulsante <Cancel>.

44 44 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 49: utente pagina di visualizzazione dell'elenco degli utenti con conferma del nuovo Ora l'utente appare nell'elenco degli utenti della parte e può essere selezionato per qualsiasi azione futura. 4.2 Aggiornamento di un profilo dell'utente Dall'elenco degli utenti (Figura 49), selezionare una voce usando il pulsante radio nella colonna di sinistra. Cliccare su <Modify> per aprire il modulo di aggiornamento dell'utente (Figura 50). I campi generali che possono essere modificati sono: <First name>, <Last name> e/o < >. Questi campi obbligatori (*) non possono essere lasciati vuoti. Il responsabile degli account può modificare i ruoli dell'utente nel profilo dell'utente. Si può selezionare un ruolo nell'elenco <Available roles> e aggiungerlo all'elenco <Selected roles> cliccando due volte su di esso oppure facendo una volta su <Move>. Per eliminare un ruolo, è sufficiente selezionarlo dall'elenco <Selected roles>, cliccare su di esso due volte oppure una volta su <Remove>. Maggiori informazioni possono essere inserite direttamente dall'utente, soprattutto le informazioni riservate come la domanda di sicurezza. Usare il pulsante <Save> per salvare le modifiche apportate. Figura 50: pagina di modifica dell'utente 4.3 Blocco di un utente Per motivi di sicurezza, il responsabile degli account della parte può decidere di bloccare un utente. Di conseguenza, l'accesso a REACH-IT da parte dell'utente verrà impedito nel momento in cui effettuerà il login.

45 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 45 Dall'elenco, selezionare uno degli utenti (usando il pulsante radio nella colonna di sinistra) e cliccare su <Block/Unblock> per bloccare l'utente desiderato (Figura 51). Figura 51: pagina di selezione per il blocco di un utente REACH-IT Cliccare nuovamente su <Block> (Figura 52) per confermare che questo account utente deve essere bloccato. Figura 52: pagina di conferma del blocco di un utente REACH-IT Dopo la conferma del blocco di un account utente, lo stato nell'ultima colonna <Blocked> passa a <Yes> (Figura 53). Figura 53: controllo dello stato di utenti REACH-IT bloccati Anche un amministratore ECHA può bloccare un utente. In quel caso, solo un responsabile della sicurezza ECHA può sbloccare l'utente. 4.4 Sblocco di un utente Questa azione viene avviata su richiesta dell'utente esternamente a REACH-IT (telefonicamente, per posta elettronica o altro). Non appena un account di un utente viene sbloccato, questo può connettersi nuovamente a REACH-IT. Per sbloccare un account utente, selezionare un utente dall'elenco degli utenti (usando il pulsante radio nella colonna di sinistra). Soltanto gli utenti il cui account è bloccato possono essere selezionati per lo sblocco (Figura 54). Cliccare su <Block/Unblock>per sbloccare l'utente selezionato.

46 46 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 54: pagina di selezione per lo sblocco di un utente REACH-IT REACH-IT chiederà di confermare lo sblocco di quell'utente: cliccare nuovamente su <Block/Unblock>per confermare questa azione (Figura 55). Figura 55: pagina di conferma dello sblocco di un utente REACH-IT Quindi, l'account dell'utente viene sbloccato e il suo stato nella colonna <Blocked> passa da <Yes> a <No>. Si apre la pagina <View User> che mostra un messaggio di conferma (Figura 56). Figura 56: pagina di conferma dell'utente REACH-IT sbloccato Per evitare di bloccare il conto REACH-IT, si consiglia di leggere la scheda: unt_ _en.pdf 4.5 Reimpostazione di una password utente Il processo di reimpostazione della password inizia quando REACH-IT riceve un messaggio interno come risultato del processo di "Richiesta di password dimenticata". Il sistema genera automaticamente una nuova password e la invia all'utente tramite posta elettronica, che è il solo modo in cui l'utente può ottenere la nuova password. È pertanto importante che l'indirizzo di posta elettronica dell'utente sia valido.

47 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 47 Per reimpostare una password, il responsabile degli account (1) seleziona un utente dall'elenco degli utenti (usando il pulsante radio nella colonna di sinistra) e (2) clicca sul pulsante <Reset Password> (Figura 57). Figura 57: pagina di visualizzazione degli utenti con pulsante di reimpostazione della password Il sistema conferma che la password è reimpostata e invia all'utente un messaggio di posta elettronica che contiene la nuova password (Figura 58). L'utente deve cambiare questa password in occasione del primo login in REACH-IT. Dopo che la password è stata reimpostata, la password precedente non è più valida. Figura 58: pagina di visualizzazione degli utenti con conferma della password reimpostata 4.6 Cancellazione di un utente Se sono in eccesso, si possono cancellare alcuni account utenti. Il responsabile degli account deve selezionare un utente dall'elenco degli utenti (usando il pulsante radio nella colonna di sinistra), quindi cliccare su <Delete> (Figura 59) per eliminare l'utente selezionato dall'elenco. Figura 59: pagina di visualizzazione degli utenti con pulsante di cancellazione Si deve confermare la cancellazione dell'utente: cliccare nuovamente su <Delete> (Figura 60).

48 48 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 60: conferma di cancellazione di un utente Il sistema conferma nella pagina <View Users> mediante un messaggio di riuscita della cancellazione dell'utente (Figura 61). Figura 61: pagina di visualizzazione dell'utente con messaggio di conferma L'ID utente di un utente cancellato non può essere riutilizzato nel sistema REACH-IT. 5. GESTIONE DELLE INFORMAZIONI DELLA PARTE PASSO A PASSO Tutte le informazioni fornite nel corso dell'iscrizione possono essere modificate dal responsabile degli account, che è l'unico cui è consentito di modificare i dati delle informazioni sulla parte. I dati che possono essere modificati sono: Informazioni generali Informazioni sulla fatturazione Contatti (comprese creazione, cancellazione e modifica dei contatti) I contatti in REACH-IT sono usati soprattutto da ECHA come informazioni di contatto per ottenere ulteriori dettagli sulle informazioni presentare, ad esempio in occasione della preregistrazione o della registrazione. Servono ad altri scopi, come persone di contatto per un pre-sief, ma non sono collegati agli account utente. Se non si specifica alcun contatto, ECHA impiegherà le informazioni di contatto generali della società. In aggiunta, le informazioni sulla parte in REACH-IT possono essere esportate in un file LEOX da importare in un'installazione locale di IUCLID 5 per la sincronizzazione.

49 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name Aggiornamento delle informazioni generali e di fatturazione La gestione delle informazioni sulla parte è accessibile solo per utenti che ricoprono il ruolo di amministratore, ossia i responsabili degli account della parte. Per aggiornare le informazioni generali e/o di fatturazione, selezionare <View> dal menu della società o del rappresentante terzo. Si apre la pagina <Organisation Information> e compaiono 3 schede (Figura 62): <Company information> o <Third Party Representative Information> <Billing information> (soltanto per società) <Contacts> Per visualizzare le informazioni cliccare sull'intestazione di una delle 3 schede. Per modificare i dati in una scheda, cliccare su <Update> al fondo della pagina. La pagina passa in modalità di aggiornamento e le altre schede diventano non modificabili. Al termine della modifica della scheda in uso, cliccare su <Save> (Figura 63). Figura 62: pagina delle informazioni sull'organizzazione

50 50 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 63: aggiornamento delle informazioni sull'organizzazione 5.2 Aggiunta di un nuovo contatto Se si desidera aggiungere un nuovo contatto, cliccare su <Add new contact> (Figura 64) nella scheda <Contact>. Figura 64: aggiunta di nuovi contatti Compilare tutti i campi obbligatori (*) per il contatto (Figura 65). Se l'indirizzo è lo stesso della società, cliccare su <Same as Company> per inserire automaticamente i dati relativi all'attuale indirizzo della parte.

51 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 51 Figura 65: aggiornamento o aggiunta di informazioni sul contatto Cliccare su <Save> per memorizzare le informazioni. REACH-IT fornisce un messaggio di conferma (Figura 66). Il contatto nuovo creato appare ora nell'elenco dei contatti. Figura 66: conferma dell'aggiunta di un nuovo contatto 5.3 Modifica di un contatto esistente Si possono modificare i contatti. Selezionare una voce mediante i pulsanti radio dall'elenco dei contatti e cliccare su <Modify>. Se necessario, è possibile cambiare le proprietà relative ai contatti. Cliccare su <Save> per memorizzare le modifiche. Il contatto aggiornato appare nell'elenco dei contatti e REACH-IT fornisce un messaggio di conferma (Figura 67).

52 52 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT Versione: 2.1 Figura 67: conferma dell'aggiornamento di informazioni sul contatto 5.4 Cancellazione di un contatto Si possono anche cancellare i contatti. Selezionare una voce dall'elenco dei contatti e cliccare su <Delete>. REACH-IT richiede di confermare la cancellazione: cliccare nuovamente su <Delete> (Figura 68). Figura 68: conferma della cancellazione di un contatto Il contatto viene cancellato e non compare più nell'elenco dei contatti (Figura 69). Figura 69: elenco dei contatti aggiornati dopo la cancellazione di un contatto 5.5 Esportazione delle informazioni relative alla parte Si possono esportare le informazioni relative alla parte creando e scaricando un LEOX. Questo file LEOX può essere usato per sincronizzare il programma IUCLID 5 installato localmente con le informazioni sulla parte presenti in REACH-IT. Per aggiornamenti, non è possibile importare nuovamente il LEOX in REACH-IT. Maggiori informazioni su LEOX sono disponibili nella sezione 2.4 del presente documento. Per esportare il LEO, selezionare <Export> dal menu della società o del rappresentante terzo (Figura 70) e scaricare il file LEOX da REACH-IT.

53 Parte 02 - Iscrizione e gestione dell'account Error! Unknown document property name. 53 Figura 70: pulsante di esportazione del LEOX per le informazioni sulla società o sul rappresentante terzo di REACH-IT Il browser apre una finestra di dialogo (Figura 71) e presenta le opzioni <Open> per aprire il documento o <Save to disk> per salvarlo. Selezionare <Save to Disk> e cliccare su <OK> per iniziare a scaricare il file LEOX nel vostro sistema locale. Figura 71: scaricamento del LEOX da REACH-IT al sistema locale A seconda della configurazione del browser, può essere richiesto di indicare la destinazione dei file scaricati e di rinominarli. Consultare la documentazione relativa al browser per maggiori dettagli sulle impostazioni dei file scaricati.