CIA Contabilità Integrata di Ateneo

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1 CIA Contabilità Integrata di Ateneo Maggio 2007

2 Indice 1. IL SISTEMA CIA RIFERIMENTI NORMATIVI ARCHITETTURA GENERALE I MODULI FUNZIONALI GLI ARCHIVI UNICI L INTERFACCIA UTENTE IL MODULO CLIENTI IL MODULO FORNITORI IL MODULO COMPENSI E MISSIONI COMPENSI MISSIONI ADEMPIMENTI CONTRIBUTIVI E FISCALI IL MODULO CONTABILITÀ FINANZIARIA IL BILANCIO DI PREVISIONE LE VARIAZIONI DI BILANCIO LE REGISTRAZIONI CONTABILI IL CONTO CONSUNTIVO I BILANCI RICLASSIFICATI IL BILANCIO CONSOLIDATO D ATENEO STAMPE IL FONDO ECONOMALE GESTIONE DEI MOVIMENTI INTRA-ATENEO IL MODULO CONTABILITÀ ECONOMICO-PATRIMONIALE LA CONTABILITÀ GENERALE LA CONTABILITÀ ANALITICA STAMPE IL MODULO INVENTARIO IL MODULO IVA IVA ISTITUZIONALE INTRA-UE ELENCHI INTRASTAT INTEGRAZIONE CON ALTRE APPLICAZIONI INTRA ED EXTRA ATENEO FLUSSI CIA-CSA INTERFACCIA CASSIERE INTERFACCIA TASSE STUDENTI LA REPORTISTICA

3 1. Il sistema CIA CIA è un sistema di contabilità integrata espressamente disegnato e realizzato per soddisfare le esigenze dell azienda Università che sono fortemente differenti dalle necessità di altri tipi di aziende di erogazione complesse quali gli Enti Territoriali e le Aziende Sanitarie. L applicazione, che poggia su una architettura client-server, è stata fin all inizio progettata e sviluppata per essere utilizzata sia nella amministrazione centrale che nei dipartimenti dell Ateneo: questa è la caratteristica peculiare che differenzia il prodotto da altri programmi da tempo disponibili sul mercato e pensati per essere utilizzati nel singolo dipartimento. Le macro-aree funzionali che caratterizzano il sistema sono l area contabile e quella fiscale. L area contabile è finalizzata a integrare la gestione finanziaria basata sul controllo autorizzativo della spesa, con la gestione economicopatrimoniale fondata sulla misurazione dei risultati reddituali ottenuti. L area fiscale è finalizzata a supportare i principali adempimenti dell Ateneo visto sia come sostituto d imposta nei confronti di lavoratori dipendenti e autonomi sia come soggetto passivo rispetto all applicazione dell imposta sul valore aggiunto. 1.1 Riferimenti normativi Le università per la definizione della loro organizzazione amministrativacontabile sono state legittimate, dalla Legge 168/89, a dotarsi di regolamenti autonomi nel rispetto dello schema e delle disposizioni contenute nel D.P.R. 371/82 Schema tipo di regolamento di amministrazione e contabilità generale delle università e degli Istituti di istruzione universitaria. L autonomia concessa a livello regolamentare ha portato gli Atenei alla adozione di bilanci di previsione di diverse tipologie: di competenza, di cassa o misto. Assecondando le scelte effettuate la procedura assicura una corretta gestione finanziaria improntata su un processo di tipo autorizzatorio; producendo 3

4 altresì tutte le informazioni che gli Atenei, in quanto enti pubblici, devono fornire ai diversi organi istituzionali per esigenze di controllo e di governo. La Legge 537/93 ha introdotto delle novità nel sistema di finanziamento alle università, prevedendo nuovi meccanismi per l assegnazione dei fondi. Ciò ha fatto emergere la necessità di sviluppare un processo di responsabilizzazione dei risultati ottenuti in funzione delle risorse attribuite. Per raggiungere questo fine diviene indispensabile porre attenzione agli aspetti economici della gestione e richiede l attivazione di una qualche forma di controllo di gestione. L assetto dei sistemi di valutazione e controllo è stato ridefinito con il decreto D.L.vo 286/99 in attuazione di quanto previsto dalla L. 59/97 sul riordino ed il potenziamento dei meccanismi e degli strumenti di monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell attività svolta dalle amministrazioni pubbliche. Altri riferimenti normativi, che dettano disposizioni per l adozione della contabilità analitica da parte delle pubbliche amministrazioni, sono rappresentati dal D.L.vo 279/97 e dalle successive circolari esplicative (Circolare n. 32/99 e n. 39/2000). Per rispondere a queste esigenze gli organi di governo di alcuni Atenei si stanno attivando per verificare l efficacia, l efficienza e l economicità dell azione amministrativa. La procedura vuole porsi come uno strumento per supportare tali trasformazioni; il sistema di contabilità analitica prevede l imputazione dei costi e dei ricavi alle singole unità che li hanno effettivamente sostenute e alle singole attività che caratterizzano il processo produttivo. La contabilità analitica è concepita, come nel settore privato, come un sistema integrato con la contabilità generale; entrambe sottintendono lo stesso sistema di logiche e di principi, anche se in un caso il fine è di valutare l andamento economico dell ente nella sua globalità e, nell altro, di valutare l efficienza dei singoli sottosistemi durante lo svolgimento delle proprie attività. 4

5 La contabilità economica non è ricavata direttamente dalle registrazioni di contabilità finanziaria ma ciascuna di esse mantiene la propria autonomia. Nessun vincolo o limite è inoltre posto dalla tipologia di bilancio finanziario adottata dall Ateneo, lo stesso può essere di competenza, di cassa o misto. Non si verifica pertanto alcuna collisione fra le logiche di tipo economico, che governano la contabilità generale/analitica e quelle di tipo autorizzatorio, che guidano la contabilità finanziaria. 5

6 2. Architettura generale 2.1 I moduli funzionali Alla base del sistema di Contabilità Integrata per l Ateneo (CIA) sta la distinzione tra documenti amministrativi e documenti contabili: l utente prima inserisce i dati durante la fase di registrazione del documento amministrativo (fattura attiva, fattura passiva, compenso, missione, documento generico) poi richiama il documento amministrativo e lo contabilizza sia in contabilità finanziaria (mediante la registrazione di eventi che il sistema chiama documenti contabili) sia in contabilità economico-patrimoniale (mediante la registrazione di eventi che il sistema chiama movimenti di contabilità generale e movimenti di contabilità analitica). Dal punto di vista funzionale l applicazione si articola in sette moduli: Clienti Fornitori Compensi e Missioni Contabilità Finanziaria Contabilità Economico-Patrimoniale Inventario Iva. Il modulo Clienti consente di svolgere le operazioni di fatturazione attiva che formano l attività commerciale dell Università. Il modulo Fornitori consente di eseguire le operazioni di acquisto che rientrano sia nell attività istituzionale sia nell attività commerciale dell Università mediante le operazioni ricorrenti di emissione dell ordine al fornitore e registrazione della fattura di acquisto. Il modulo di Contabilità Finanziaria, focalizzato sul processo di autorizzazione della spesa, consente di svolgere le operazioni contabili di previsione (preparazione del bilancio preventivo), effettuazione (registrazione dei 6

7 documenti di entrata e di spesa) e confronto tra previsioni ed effettuazioni (preparazione del bilancio consuntivo). Il modulo di Contabilità Economica, focalizzato sul processo di misurazione dei costi, consente di misurare il risultato economico di esercizio, che influenza il patrimonio, secondo il sistema del reddito (contabilità generale) e di misurare i costi di gestione relativi a specifiche attività aziendali (contabilità analitica). Il modulo Compensi e Missioni consente di liquidare i compensi e le missioni che l Ente paga a dipendenti dell Ateneo o soggetti esterni in modo integrato alla contabilità, e supporta l espletamento degli adempimenti fiscali del sostituto nei confronti del percipiente. Il modulo Inventario è dedicato alla gestione fisica dei beni durevoli, e consente di svolgere le operazioni di carico e scarico sia a quantità sia a valore. Il modulo IVA rileva le operazioni attive e passive che rientrano nell'attività commerciale dell Ente e, in particolare, gestisce la tenuta dei registri acquisti e vendite intestati all unità sezionale di riferimento e la liquidazione periodica dell imposta dovuta all erario. 2.2 Gli archivi unici Piano dei Conti Finanziario Per redigere il bilancio consolidato d Ateneo e per esigenze di contabilità economico-patrimoniale, CIA prevede un piano dei conti finanziario unico per tutte le unità organizzative. Tale unicità d archivio comporta una sola progressività nei codici dei conti di entrata/spesa, i quali, attraverso un sistema di filtri, vengono assegnati ai singoli dipartimenti per le voci di loro afferenza. La struttura gerarchica del piano prevede i seguenti livelli, configurabili secondo il dettaglio previsto dall autonomo Regolamento di Contabilità d Ateneo: le due parti principali (Entrate e Spese), i titoli (in base alla provenienza/destinazione delle voci), le categorie (in relazione alle finalità finanziarie) e i capitoli (con riferimento all oggetto del credito/debito). Inoltre, è consentito gestire un ulteriore livello di dettaglio rappresentato dall articolo, espressione più specifica dell oggetto di un entrata/spesa. E sull ultimo livello di dettaglio, capitolo o articolo, che sono attive le funzioni della procedura, sia operative 7

8 (ad es. l inserimento delle previsioni, le variazioni di bilancio, ecc.) che di controllo della disponibilità. Usando altre applicazioni, molti dipartimenti riconoscono determinate attività finalizzate (ad es. la gestione dei fondi di ricerca, le convenzioni conto terzi, i dottorati, i delegati alla spesa o gli accantonamenti di fondi) tramite la creazione di uno specifico articolo. Usando CIA, i singoli dipartimenti non possono sottoarticolare in modo arbitrario i capitoli, tali attività sono quindi gestite extra bilancio mediante gli strumenti della ripartizione (che permette di incrociare il piano dei conti con la struttura organizzativa) e della prenotazione di spesa (che permette di accantonare dei fondi senza conoscere l identità del creditore). Struttura Organizzativa Il secondo archivio unico è la Struttura organizzativa, dalla quale si evince il rapporto gerarchico che lega l Ateneo, inteso come primo livello, e i Dipartimenti che rappresentano il secondo livello. In quest'ottica l Amministrazione centrale è gerarchicamente paritetica ai dipartimenti e il complesso di tali soggetti forma l intera Struttura organizzativa. All interno di ogni livello, parallelamente alla creazione del bilancio preventivo, si procede all individuazione delle unità che hanno la facoltà di utilizzare determinati fondi all interno dello stanziamento gestito dal bilancio. La logica gerarchica rende la procedura adattabile a qualsiasi realtà universitaria e si basa sulla distinzione fondamentale tra unità organizzative che hanno autonomia di bilancio (ovvero le unità di secondo livello, quali l Amministrazione Centrale e i Dipartimenti) e unità che hanno solo autonomia di spesa (ovvero le unità dal terzo livello in poi quali i Centri di responsabilità e i Progetti di ricerca). I CdR sono strumenti previsti per gestire strutture ben definite e generalmente stabili nel tempo, che utilizzano i fondi all'interno di un bilancio come, ad esempio, laboratori didattici, informatici, linguistici, sezioni, delegati alla spesa, ecc. L'anagrafica dei CdR prevede, tra gli altri, i seguenti dati significativi: la chiave (che identifica il CdR all'interno del sistema), la denominazione, il responsabile e il tipo di unità. 8

9 I Progetti sono strumenti previsti per gestire i fondi ricerca e, in generale, le attività finalizzate limitate nel tempo. La loro anagrafica è studiata per tale scopo e quindi prevede il codice alfanumerico (che identifica il Progetto nelle tabelle di sistema), la descrizione dell Ente erogatore, il responsabile, l assegnatario, il periodo della durata e l importo. Ciascun Dipartimento è libero di disegnare la propria parte di struttura organizzativa, ovvero di inserire i CdR e i Progetti che gestisce. Anagrafiche Il sistema gestisce due diversi archivi anagrafici: l anagrafica dei dipendenti dell Ateneo, e l anagrafica dei soggetti esterni. La prima è trasferita in CIA in replica dalla procedura che calcola gli emolumenti stipendiali dei dipendenti (si veda più avanti il modulo Interfacce ). Ai fini della corretta liquidazione finanziaria, nonché della rilevazione dei costi del personale in contabilità economico-patrimoniale, è possibile inserire anche dei dati aggiuntivi per ogni nominativo, ad esempio un ulteriore termine di pagamento o una modalità bancaria diversa da quella importata. Per gli Atenei che utilizzano la procedura Stipendi del Cineca (CSA) è stato realizzato un programma di caricamento in CIA dell anagrafica CSA che deve essere eseguito periodicamente; per le altre università è in ogni modo disponibile il tracciato record dell archivio anagrafico dei dipendenti. L anagrafica dei soggetti esterni è un archivio unico d Ateneo gestito direttamente dagli utenti CIA, sia per i creditori sia per i debitori. Ciò significa che ad ogni nominativo inserito è assegnato un unico codice, al quale possono essere riferite più indirizzi e più modalità di pagamento, valide per tutte le unità organizzative. 9

10 Fig. 1. Nella fig.1, che mostra il pannello di testata di una anagrafica, sono evidenziate le tre tipologie anagrafiche disponibili: a) Soggetti collettivi: all interno dei quali è possibile identificare una persona giuridica come Ente o come Altro creditore. In base alla nazionalità, vengono poi effettuati i controlli per ogni tipologia selezionata: per le persone giuridiche italiane il dato obbligatorio è la partita Iva., della quale il sistema esegue un controllo di unicità e validità, mentre per quelle estere appartenenti alla U.E. è richiesto il codice ISO. Nel caso in cui il creditore/debitore non sia soggetto I.V.A. o abbia nazionalità extra U.E., il sistema non effettua alcun controllo sulla partita I.V.A. e consente eventualmente di inserire il codice fiscale. b) Persona fisica: intesa come Altro o Ditta individuale. Per entrambi è obbligatorio l inserimento del codice fiscale, al quale è possibile aggiungere la partita I.V.A di una ditta. Il controllo di univocità sulla partita I.V.A. dei Soggetti collettivi e sul codice fiscale delle Persone fisiche può essere configurato come obbligatorio, e quindi bloccante, oppure solo informativo, a seconda delle richieste d Ateneo. 10

11 c) Unità organizzativa: che indica il codice di un bilancio. Tale tipologia anagrafica viene utilizzata per i trasferimenti interni in entrata/spesa tra l Amministrazione centrale e Dipartimenti, che vengono compensati in sede di bilancio consolidato d Ateneo. 2.3 L interfaccia utente L utente interagisce con il sistema mediante una interfaccia grafica a finestre dotata degli strumenti standard sia per l inserimento dei valori nei campi (menu a tendina, radio bottom di selezione esclusiva, check box di selezione complementare) sia per la scelta delle operazioni da compiere (menu per ogni opzione esistente, icone per le opzioni più ricorrenti). L intera navigazione all interno dell applicazione si fonda sulla separazione tra il momento di inserimento dei dati nella fase iniziale del processo e i momenti successivi di ricerca e integrazione dei dati già inseriti; la regola di fondo è che ciascun dato viene inserito una volta sola e successivamente viene richiamato per essere visualizzato o modificato. In particolare è possibile scomporre ciascun processo gestito dalla procedura in tre fasi: a) inserimento e salvataggio dei dati mediante una o più finestre di dialogo che utilizzano menu a tendina e icone, come mostra il pannello di inserimento dei dati generali di una missione (fig. 2): b) ricerca dei dati inseriti mediante un pannello che consente di impostare regole di estrazione semplici (ovvero composte da una sola condizione che usa uno dei seguenti operatori =, >, <, <>, INIZIA CON, CONTIENE) o complesse (ovvero composte da più condizioni messe in relazione attraverso l uso delle parentesi e degli operatori logici AND e OR) come mostra il pannello di ricerca dei mandati imputati al capitolo di bilancio F.S e al progetto di ricerca A.ZZZZ.QQQ1 (fig.3): 11

12 Fig.2 Fig.3. 12

13 c) selezione della riga di dati che interessa (tra una lista di righe presentate dopo aver lanciato la ricerca), al fine di effettuare la fase successiva del processo; il seguente pannello mostra la lista dei mandati dove il mandato evidenziato è quello selezionato dall utente perché intende modificarlo Fig. 4. La scelta del tipo di processo da eseguire viene compiuta dall utente partendo dal menù generale del sistema che presenta l insieme delle funzioni che compongono il suo profilo di accesso alla procedura; all interno di questo insieme l utente può scegliere le funzioni preferite (ovvero quelle che usa in modo più ricorrente) che vengono evidenziate nella parte destra del menù generale come mostra la fig

14 Fig.5 14

15 3. Il modulo Clienti Il modulo Clienti offre un supporto alle operazioni di vendita che formano l attività commerciale svolta dall unità organizzativa. Il sistema consente di registrare tre tipi di documento amministrativo che sono il contratto attivo, la richiesta di emissione fattura (avviso di fatturazione) e la fattura di vendita. Ai fini della tenuta della contabilità finanziaria, della contabilità economicopatrimoniale e dei registri IVA, l unico documento obbligatorio è la fattura di vendita. Contratto attivo E un documento che consente di tenere memoria dei contratti che l unità organizzativa ha stipulato con soggetti terzi. La registrazione del contratto non produce alcun effetto nella contabilità finanziaria. Richiesta di emissione fattura (avviso di fatturazione) E un documento, che contiene le stesse informazioni della fattura, che viene spedito al cliente per avvisarlo del fatto che entro una certa scadenza l unità organizzativa emetterà la fattura di vendita corrispondete all avviso. Il sistema consente di stampare l avviso e di collegarlo all eventuale contratto attivo registrato in precedenza. Dopo la registrazione dell avviso di fatturazione, l utente può decidere di registrare in contabilità finanziaria l accertamento o gli accertamenti conseguenti. Fattura di vendita Il sistema individua tre differenti tipi di fattura: a) Fattura da contratto: è la fattura conseguente la esecuzione della prestazione prevista dal contratto attivo registrato in precedenza; rispetto all importo previsto dal contratto, l importo inserito in fattura può essere uguale (fatturazione del contratto in unica soluzione) o minore (fatturazione del contratto in più soluzioni). 15

16 b) Fattura da tariffario: è la fattura conseguente la prestazione di un servizio, effettuata secondo il prezzo fissato dal tariffario dell unità organizzativa fatturante. c) Fattura per cessione di bene durevole: è la fattura conseguente la cessione a titolo oneroso di un bene durevole appartenente al patrimonio dell unità organizzativa fatturante. Se il modulo di inventario è attivato, dopo la registrazione della fattura l utente può decidere di registrare il buono di scarico dall inventario conseguente. Il sistema, per ciascuno dei tipi suddetti, consente di stampare la fattura e di collegarla all eventuale avviso di fatturazione registrato in precedenza. Al momento opportuno l utente decide di registrare in contabilità finanziaria la reversale, o le reversali, di incasso conseguenti il materiale introito delle somme pagate dal cliente presso il conto del Tesoriere: a questo proposito si ricorda che il sistema è capace di gestire sia il caso in cui l incasso delle entrate è accentrato presso l Amministrazione Centrale, sia il caso il cui l incasso delle entrate è decentrato presso i Dipartimenti. Se il modulo di contabilità economico-patrimoniale è attivato, l utente dopo aver registrato la fattura può chiedere al sistema di registrare in automatico la conseguente scrittura di rilevazione del ricavo di vendita e del credito verso il cliente. Stampe Il sistema produce la stampa del partitario cliente: questo report espone tutte le fatture di vendita intestate al cliente selezionato indicando per ciascuna fattura già incassata gli estremi della o delle reversali collegate. Per la descrizione degli effetti che la fattura attiva produce sul modulo IVA si rimanda al punto 8 di questo documento. 16

17 La figura 6 presenta il pannello di inserimento della testata della fattura attiva da tariffario. Fig. 6 17

18 4. Il modulo Fornitori Il modulo Fornitori offre un supporto alle operazioni di acquisto effettuate dall unità organizzativa sia nell ambito dell attività istituzionale che nell ambito sia nell attività commerciale. Il sistema consente di registrare tre tipi di documento amministrativo che sono il contratto passivo, l ordine e la fattura di acquisto. Ai fini della tenuta della contabilità finanziaria, della contabilità economico-patrimoniale e dei registri IVA, l unico documento che si deve registrate in modo obbligatorio è la fattura di acquisto. Contratto passivo E un documento contenente i dati relativi ai beni o ai servizi, descritti nel contratto che l unità organizzativa ha stipulato con un fornitore. Dopo la registrazione del contratto, l utente può decidere di registrare in contabilità finanziaria la prenotazione di spesa, o le prenotazioni di spesa, conseguenti. Ordine E un documento che contiene la descrizione analitica di ciascun bene o di ciascun servizio che l unità organizzativa chiede al fornitore di consegnare o erogare. Il sistema consente di stampare l ordine e di collegarlo all eventuale contratto passivo (documento amministrativo) o all eventuale prenotazione di spesa (documento contabile) registrato in precedenza. Dopo la registrazione dell ordine l utente può decidere di registrare automaticamente in contabilità finanziaria l impegno o gli impegni conseguenti: è bene ricordare che i due dati di contabilità finanziaria (il capitolo di bilancio e il centro di responsabilità / progetto di ricerca) vengono inseriti sul singolo dettaglio dell ordine col risultato che a fronte di un unico ordine possono essere registrati più impegni. Fattura di acquisto Come detto la fattura di acquisto è l unico documento obbligatorio del ciclo di spesa e può essere registrata direttamente senza aver registrato in precedenza l ordine. Nel caso, invece, in cui l ordine esista l utente deve collegare la fattura 18

19 all ordine corrispondente: il sistema gestisce il caso di fatturazione parziale dell ordine, il caso di fatturazione totale dell ordine e il caso di fatturazione riepilogativa di più ordini. Quando l utente lo ritiene opportuno decide di registrare in contabilità finanziaria il mandato o i mandati di pagamento relativi alla fattura: il sistema consente di emettere un mandato che liquida una quota parte della fattura, oppure un mandato che liquida per intero una fattura oppure un mandato che liquida in unica soluzione più fatture. L emissione dei mandati è condizionata alla regola generale che viene applicata in ogni modulo del sistema: se sulla fattura sono stati inseriti più capitoli di bilancio oppure più centri di responsabilità / progetti di ricerca allora la liquidazione della fattura avviene mediante l emissione di più mandati. Se il modulo di contabilità economico-patrimoniale è attivato, l utente, dopo aver registrato la fattura, può chiedere al sistema di registrare in automatico la conseguente scrittura di rilevazione del costo d acquisto e del debito verso il fornitore. Se il modulo d inventario è attivato, e la fattura si riferisce all acquisto di beni durevoli, dopo il salvataggio del singolo dettaglio di fattura, l utente può registrare il buono di carico in inventario conseguente. Stampe Il sistema produce la stampa del partitario fornitore: questo report espone tutte le fatture di acquisto intestate al fornitore selezionato indicando per ciascuna fattura già pagata gli estremi del o dei mandati collegati. Per la descrizione degli effetti che la fattura passiva produce sul modulo IVA si rimanda al punto 9 di questo documento. 19

20 Fig. 7 La figura 7 presenta il pannello di inserimento del dettaglio della fattura passiva. 20

21 5. Il modulo Compensi e Missioni 5.1 Compensi Calcolo e contabilizzazione Il sistema consente di liquidare compensi accessori ai propri dipendenti o ad altri creditori mediante la presenza di due anagrafiche separate: l anagrafica dei dipendenti, presa in replica dalla procedura stipendi o da altra procedura del personale e l anagrafica degli altri creditori, gestita da CIA. Se si vuole liquidare un compenso, innanzitutto si deve scegliere se il compenso è per un dipendente oppure per altro creditore: infatti, per le due tipologie anagrafiche sono diversi i tipi di trattamento che possono essere liquidati. Scelto il soggetto, il sistema presenta un elenco di tipi compenso, ad ogni tipo compenso corrisponde un diverso trattamento fiscale. La corretta scelta del tipo compenso è il punto fondamentale nell utilizzo del modulo. Inserito l importo, il sistema effettua i calcoli (è possibile partire sia dall importo lordo per il percipiente, che dall importo netto che si vuole liquidare allo stesso inserendo eventuali somme esenti da comprendere nel calcolo) e determina l importo dei contributi e ritenute previste nel compenso. Successivamente l utente può procedere alla emissione dei documenti contabili conseguenti il pagamento del compenso: il sistema collega in automatico al mandato le reversali per contributi e ritenute calcolati, in modo da corrispondere al percepiente l importo netto. Trattamenti gestiti La tabella dei tipi compenso, che si possono liquidare con i relativi trattamenti fiscali, è gestita e aggiornata dal Cineca che garantisce l aggiornamento della procedura ad ogni cambiamento della normativa. I trattamenti previsti attualmente sono: a) per i dipendenti: - Compensi accessori a dipendenti a tempo indeterminato (contributi previdenziali INPDAP), con o senza la riduzione erariale prevista per i dipendenti pubblici ai sensi della L. 662/96; 21

22 - Compensi accessori a dipendenti a tempo determinato inferiore all anno (contributi previdenziali INPS con o senza il contributo di disoccupazione), con o senza la riduzione erariale prevista per i dipendenti pubblici ai sensi della L. 662/96; - Compensi assimilati a redditi di lavoro dipendente per prestazioni a pagamento e per attività libero professionale intramuraria (art.47 del TUIR lettera e). b) per gli altri creditori: - Compensi per redditi assimilati a lavoro dipendente per cui si deve effettuare un conguaglio fiscale: - borse di studio a soggetti residenti e non residenti con o senza convenzione (art.47 del TUIR lettera c) - collaborazioni coordinate e continuative con INAIL a soggetti residenti (art.47 del TUIR lettera c-bis) - compensi a dipendenti altri enti, con o senza riduzione erariale (art.47 del TUIR lettera b) Per effettuare il conguaglio è necessario che l utente utilizzi sempre la funzione minicarriera prevista all interno del modulo compensi. Compensi per redditi assimilati a lavoro dipendente per cui non si deve effettuare un conguaglio fiscale (art.47 del TUIR lettera c e l): a) borse di studio esenti (L. 390/91, Socrates, Erasmus ecc.) b) assegni e dottorati di ricerca c) lavori socialmente utili d) collaborazioni coordinate e continuative con INAIL a soggetti non residenti con o senza convenzione (art.47 del TUIR lettera c-bis) Compensi per lavoro autonomo: a) a liberi professionisti con o senza albo, iscritti o non iscritti alla cassa, con o senza IVA (art.49 del TUIR) b) compensi per lavoro autonomo occasionale a soggetti residenti e non (art.81 del TUIR) 22

23 La figura 8 presenta il pannello dimostrativo del calcolo effettuato sul compenso. Fig. 8 Stampe Il sistema produce diverse stampe configurabili tra cui l elenco di tutti i compensi pagati nell esercizio a un percipiente: questo dettaglio può essere riferito a tutto l Ateneo oppure a una unità organizzativa. 5.2 Missioni Calcolo e contabilizzazione Con la stessa logica prevista per i compensi e possibile liquidare missioni a dipendenti e ad altri creditori in Italia o all estero con o senza diaria. Ogni Ateneo ha un proprio regolamento di missioni più o meno personalizzato rispetto al regolamento missioni del Ministero del Tesoro; in base a tale regolamento, il Cineca provvede a configurare opportunamente le tabelle per fare in modo che gli abbattimenti della diaria e gli eventuali tetti massimi di spesa da controllare risultino conformi a quanto stabilito dal regolamento. 23

24 Le regole fondamentali del modulo missioni sono: in uno stesso giorno si può attribuire la diaria di un solo paese, il sistema non gestisce, quindi, tratte in paesi diversi in una stessa giornata. Per poter calcolare una missione, inoltre, ogni percipiente deve avere un ruolo. Questo perché sia l importo della diaria che può essere corrisposta, che quello degli eventuali tetti massimi di spesa da controllare, può variare da ruolo a ruolo, ed il sistema deve sempre sapere quali valori verificare. Per i dipendenti il ruolo è già presente, perché ereditato dalla procedura stipendi, mentre per gli altri creditori è necessario che in anagrafica sia compilato il campo ruolo a cui il soggetto appartiene o viene parificato. Senza l indicazione di tale ruolo non è possibile creare la missione. Se si vuole liquidare una missione in CIA, innanzitutto si deve scegliere, se la missione è per un dipendente oppure per altro creditore. Scelto il soggetto, l utente deve indicare la data di inizio e fine missione ed il relativo orario; poi deve inserire le eventuali spese da rimborsare al soggetto; se al soggetto spetta anche la diaria, dopo l inserimento delle spese, l utente deve scegliere il paese o i paesi in cui il soggetto si è recato per avere l importo corretto della diaria. Conformemente al regolamento d Ateneo e al tipo di spese da rimborsare inserite, il sistema riduce opportunamente la diaria; in presenza della diaria il sistema deve effettuare il calcolo di lordizzazione perchè la diaria solitamente è netta e vanno fatti i calcoli a ritroso: così facendo il sistema determina l imponibile e l importo dei contributi e delle ritenute (per effettuare questo calcolo il sistema crea un compenso collegato alla missione). Successivamente l utente può procedere alla emissione dei documenti contabili conseguenti il pagamento della missione; il sistema in caso di diaria estera tassata, collega in automatico al mandato le reversali per contributi e ritenute calcolati, in modo che sul mandato compaia il corretto importo netto da liquidare al percipiente. Dal modulo è possibile anche liquidare anticipi su missioni: la creazione dell anticipo è molto semplice, il sistema richiede solo l indicazione dell importo che si vuole anticipare al soggetto e non vengono effettuati calcoli di alcun genere. Successivamente, quando l utente crea la missione per cui era stato dato l anticipo, il sistema propone in automatico tale anticipo da collegare 24

25 alla missione, in modo che il netto da liquidare al soggetto venga diminuito dell importo già anticipato. Stampe Il sistema produce diverse stampe configurabili tra cui il cedolino missione da consegnare al dipendente che dimostra i calcoli effettuati sia per la parte di rimborso spese sia per la parte di diaria corrisposta e di contributi e ritenute effettuati. 5.3 Adempimenti contributivi e fiscali Versamenti mensili Il sistema contempla una funzione apposita che permette, entro il 15 o 16 (a seconda del tipo di contributo/ritenuta) del mese successivo a quello di liquidazione, di emettere i mandati di versamento dei contributi e ritenute movimentati con il calcolo di compensi e missioni del mese di riferimento. In questa funzione viene proposto l importo totale per ogni contributo ritenuta movimentato con un importo totale da versare; tramite una funzione di dettaglio si può controllare da quali compensi è derivato tale totale; l utente, per ogni contributo e ritenuta separatamente o mettendo assieme più contributi e ritenute dello stesso tipo, chiede al sistema di emettere il mandati di versamento. Il sistema, tramite le opportune operazioni di configurazione, gestisce sia il caso in cui il singolo contributo o ritenuta venga versato in modo accentrato (l Amministrazione Centrale versa sia la sua quota che le quote corrispondenti ai compensi e alle missione pagate dai Dipartimenti) che il caso in cui il singolo contributo o ritenuta venga versato in modo decentrato (ciascun Dipartimento versa in corrispondenza dei compensi e delle missioni che ha pagato). Certificazioni A fine anno per i compensi e missioni (per la parte di diaria estera tassata) liquidati devono essere consegnate ai singoli percipienti le opportune certificazioni. 25

26 I tipi di certificati attualmente previsti in procedura sono 2: a) Il CUD per i soggetti a cui sono stati corrisposti in CIA redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente. La stampa è predisposta secondo il modello ministeriale, aggiornato ogni anno. La scelta dei soggetti a cui stampare il CUD viene effettuata direttamente il sistema, il quale verifica che al soggetto siano stati liquidati compensi per borse di studio o compensi a dipendenti altri enti, collaborazioni coordinate e continuative. b) Un certificato per i compensi assoggettati a ritenuta d acconto (lavoro autonomo e lavoro autonomo occasionale) secondo quanto disposto all art.25 del D.P.R. 600/73. Tale certificazione è configurabile da parte dell utente non esistendo uno schema fisso ministeriale a cui attenersi. Entrambe le certificazioni sono d Ateneo, perché il sostituto d imposta è unico e se il percipiente intrattiene più rapporti con strutture diverse dello stesso Ateneo, ha diritto ad avere un unica certificazione. Il sistema, quindi, in caso il soggetto abbia più rapporto con strutture diverse e della stessa tipologia fiscale, produce un unica certificazione per il totale delle somme erogategli. Estrazioni All interno del modulo compensi si trovano sia la funzione Estrazione INPS che la funzione di Estrazione Modello 770. a) Estrazione INPS Tale funzione permette di produrre il file, secondo tracciato INPS (EMENS), per le denunce mensili, in via telematica, dei compensi corrisposti ai parasubordinati e lavoratori autonomi. Il file così prodotto dovrà essere caricato nella procedura EMENS, per il controllo, la validazione e la trasmissione all Istituto. L estrazione è di Ateneo, viene creato un unico file, contenente tutti i compensi pagati nel mese dall Ateneo a soggetti esterni per collaborazioni coordinate e continuative, per assegni di ricerca, per dottorati di ricerca e per lavoro autonomo, cioè per tutti quei trattamenti che prevedono il contributo INPS per la gestione separata L. 335/95. 26

27 b) Estrazione Modello 770 Tale funzione permette di produrre sia i file secondo tracciato ministeriale che le stampe di controllo che riepilogano i compensi liquidati in CIA. L estrazione è di Ateneo, i file contengono tutti i compensi pagati nell anno dall Ateneo a soggetti esterni, per tutti quei tipi compenso che devono essere inseriti nel modello 770. Il file secondo tracciato ministeriale dovrà essere caricato nella procedura, con cui verrà preparato il 770 completo, su cui verranno caricati anche i file provenienti dalla procedura stipendi e da eventuali altre procedure con cui si pagano compensi e missioni. 27

28 6. Il modulo Contabilità Finanziaria 6.1 Il bilancio di previsione In merito alla redazione del bilancio di previsione il sistema gestisce tre tipi di bilanci: di competenza, di cassa e misto. Bilancio di competenza a) Significato dei valori di preventivo e principali controlli applicativi. Il bilancio è composto solo dallo stanziamento di competenza inserito su ogni conto (capitolo o articolo) di bilancio. Lo stanziamento assestato del conto è calcolato come sommatoria tra lo stanziamento iniziale, le variazioni di bilancio con segno positivo e le variazioni di bilancio con segno negativo. La disponibilità di competenza di un conto di spesa è calcolata come differenza tra lo stanziamento assestato, le prenotazioni di spesa e gli impegni non collegati a prenotazioni di spesa. Il sistema impedisce di registrare un impegno di importo superiore alla disponibilità di competenza del conto. b) Ripartizioni. Il sistema consente di ripartire lo stanziamento di competenza di cui dispone su un certo conto l unità organizzativa con autonomia di bilancio in quote parti assegnate alle unità organizzative senza autonomia di bilancio (Centri di Responsabilità e progetti di ricerca che appartengono al bilancio). Il sistema impedisce di registrare su un certo CdR un impegno di importo superiore alla disponibilità di competenza del CdR sul conto. c) Finalizzazioni. Il sistema consente di creare un collegamento tra lo stanziamento di competenza di un conto di entrata e lo stanziamento di competenza di un conto di spesa in modo da subordinare la registrazione di un impegno alla registrazione del corrispondente accertamento. Tuttavia, è possibile derogare da questo principio e rendere operativa una quota dello stanziamento di spesa in modo da impegnare fondi anche prima di averli accertati. 28

29 Bilancio di cassa a) Significato dei valori di preventivo e principali controlli applicativi. Il bilancio è composto solo dallo stanziamento di cassa inserito su ogni conto (capitolo o articolo) di bilancio. Lo stanziamento assestato del conto è calcolato come sommatoria tra lo stanziamento iniziale, le variazioni di bilancio con segno positivo e le variazioni di bilancio con segno negativo. La disponibilità di cassa di un conto di spesa è calcolata come differenza tra lo stanziamento assestato e i mandati emessi. Il sistema impedisce di emettere un mandato di importo superiore alla disponibilità di cassa del conto. b) Ripartizioni Il sistema consente di ripartire lo stanziamento di cassa di cui dispone su un certo conto l unità organizzativa con autonomia di bilancio in quote parti assegnate alle unità organizzative senza autonomia di bilancio (Centri di Responsabilità e progetti di ricerca che appartengono al bilancio). Il sistema impedisce di registrare su un certo CdR un mandato di importo superiore alla disponibilità di cassa del CdR sul conto. c) Finalizzazioni. Il sistema consente di creare un collegamento tra lo stanziamento di cassa di un conto di entrata e lo stanziamento di cassa di un conto di spesa in modo da subordinare la registrazione di un mandato alla registrazione della corrispondente reversale. Tuttavia, è possibile derogare da questo principio e rendere operativa una quota dello stanziamento di spesa in modo da pagare fondi anche prima di averli incassati. La figura 9 presenta il pannello di ripartizione di una stanziamento su un bilancio di competenza. 29

30 Fig. 9 Bilancio misto a) Significato dei valori di preventivo e controlli applicativi Il bilancio è composto sia dallo stanziamento di competenza che dallo stanziamento di cassa inseriti su ogni conto (capitolo o articolo) di bilancio. Il sistema impedisce sia di registrare un impegno di importo superiore alla disponibilità di competenza del conto che di emettere un mandato di importo superiore alla disponibilità di cassa del conto. b) Ripartizioni. Nel bilancio misto le ripartizioni agiscono solo sui valori di competenza. c) Finalizzazioni. Nel bilancio misto le finalizzazioni agiscono solo sui valori di competenza. 6.2 Le variazioni di bilancio Il sistema consente di registrare le variazioni di bilancio secondo due modalità. Variazioni di bilancio provvisorie Sono le variazioni che non sono ancora state approvate dal consiglio; in questo caso il sistema consente di salvare la delibera che contiene le variazioni anche se la delibera non rispetta la quadratura tra variazioni in entrata e variazioni in 30

31 spesa; la variazione di bilancio provvisoria non ha effetto sul bilancio, nel senso che non modifica lo stanziamento del capitolo di riferimento. Variazioni di bilancio definitive Sono le variazioni che sono già state approvate dal consiglio; in questo caso il sistema consente di salvare la delibera che contiene le variazioni solo se la delibera rispetta la quadratura tra variazioni in entrata e variazioni in spesa; l utente può inserire una delibera e salvarla subito come delibera definitiva oppure può inserirla e salvarla come provvisoria e salvarla come definiva solo dopo che il consiglio l ha approvata. 6.3 Le registrazioni contabili Il sistema distingue in registrazioni della parte entrata e registrazioni della parte spesa. Registrazioni della parte entrata Il ciclo di entrata è composto da tre tipi di documento tutti obbligatori indipendentemente dal tipo di bilancio usato dall unità organizzativa. a) Accertamento: è il documento che viene registrato quando nasce in capo all unità organizzativa con autonomia di bilancio un diritto di credito nei confronti di un debitore. I due dati che l utente deve inserire per effettuare una corretta imputazione contabile dell evento gestionale sono il conto di bilancio (che può essere un capitolo oppure un articolo) e il centro di responsabilità o progetto di ricerca (questo secondo elemento di imputazione coincide con il bilancio se lo stanziamento di entrata del conto di bilancio non è stato ripartito in sub-stanziamenti assegnati ai diversi CdR o progetti). b) Reversale: è il documento che viene registrato quando l unità organizzativa ordina al tesoriere di incassare una certa somma da un certo debitore. La registrazione della reversale può avvenire in modo singolo o contestuale: nel primo caso l accertamento o gli accertamenti sono stati registrati e l utente deve scegliere quello o quelli cui collegare la reversale; nel secondo caso l accertamento non è stato registrato e provvede in automatico il sistema a registrarlo dopo che l utente ha salvato la reversale. 31

32 c) Incasso: è il documento che viene registrato quando l unità organizzativa rileva la data in cui materialmente il tesoriere ha eseguito la reversale. Nel caso in cui tra l Università e il Tesoriere sia attivata l interfaccia cassiere la registrazione degli incassi è svolta automaticamente dal sistema, altrimenti deve essere effettuata manualmente dall utente selezionando gruppi di reversali che hanno la stessa data di estinzione. Registrazioni della parte spesa Il ciclo di spesa è composto da quattro tipi di documento di cui il primo (prenotazione) è facoltativo mentre gli altre tre (impegno, mandato, pagamento) sono obbligatori indipendentemente dal tipo di bilancio usato dall unità organizzativa. a) Prenotazione: è il documento che viene registrato quando l unità organizzativa decide di accantonare una certa somma su un certo conto di bilancio e su un certo CdR/Progetto per far fronte a una spesa di cui non si conosce ancora il creditore. La registrazione della prenotazione diminuisce la disponibilità del conto di bilancio cui viene imputata. b) Impegno: è il documento che viene registrato quando nasce in capo all unità organizzativa con autonomia di bilancio una obbligazione giuridica nei confronti di un creditore. L utente può registrare l impegno collegandolo a una prenotazione esistente: in questo caso l impegno eredita i dati contabili dalla prenotazione e diminuisce la disponibilità della prenotazione. Altrimenti l utente può registrare l impegno senza collegarlo alla prenotazione: in questo caso l utente deve inserire sull impegno il conto di bilancio (che può essere un capitolo oppure un articolo) e il CdR/Progetto (questo secondo elemento di imputazione coincide con il bilancio se lo stanziamento di spesa del conto di bilancio non è stato ripartito in sub-stanziamenti assegnati ai diversi CdR o progetti) e l impegno diminuisce la disponibilità del conto di bilancio. c) Mandato: è il documento che viene registrato quando l unità organizzativa ordina al tesoriere di pagare una certa somma ad un certo creditore. La registrazione del mandato può avvenire in modo singolo o contestuale: nel primo caso l impegno o gli impegni sono stati 32

33 registrati e l utente deve scegliere quello o quelli cui collegare il mandato; nel secondo caso l impegno non è stato registrato e provvede in automatico il sistema a registrarlo dopo che l utente ha salvato il mandato. d) Pagamento: è il documento che viene registrato quando l unità organizzativa rileva la data in cui materialmente il Tesoriere ha eseguito il mandato. Nel caso in cui tra l Università e l Ente Tesoriere sia attivata l interfaccia cassiere, la registrazione dei pagamenti è svolta automaticamente dal sistema; diversamente deve essere effettuata manualmente dall utente, selezionando gruppi di mandati che hanno la stessa data di estinzione. La figura 10 presenta il pannello di registrazione di un impegno. Fig Il conto consuntivo In merito alla misurazione dell avanzo consuntivo il sistema gestisce tre tipi di bilancio: competenza, cassa e misto; il sistema guida l utente attraverso le fasi qui sotto descritte. Come specificato al punto c) il sistema consente di effettuare le operazioni che hanno impatto sulla destinazione dell avanzo sia in un momento precedente l approvazione del bilancio di previsione che in un momento successivo la stessa. 33

34 Bilancio di competenza a) Gestione dei residui Consiste nel riporto dall esercizio in chiusura all esercizio successivo dei residui che si sono formati in esercizi precedenti e dei residui che si sono formati nell esercizio in chiusura: il sistema consente sia di riportare un residuo nel nuovo esercizio che di mandare un residuo in perenzione. La perenzione di un residuo passivo (o la cancellazione di un residuo attivo) può essere totale (quando le ragioni del debito/credito sono venute meno in tutto) o parziale (quando le ragioni del debito/credito sono venute meno in parte). Oltre alla perenzione (o cancellazione) dei residui, si ha anche la possibilità di mandare i residui in economia (totale o parziale). Dal punto di vista contabile gli effetti sono i medesimi della perenzione, i residui mandati in economia sono però riconoscibili da quelli mandati in perenzione e quindi possono essere estratti separatamente. In fase di riaccertamento dei residui attivi è possibile modificare l ammontare dei residui ad un importo superiore a quello iniziale. b) Gestione delle prenotazioni Consiste nel riporto dall esercizio in chiusura all esercizio successivo delle prenotazioni di spesa che sono state registrate ma non interamente impegnate nell esercizio in chiusura: se le ragioni della prenotazione non sono venute meno l utente riporta la prenotazione nel nuovo esercizio (le prenotazioni agiscono sempre in conto competenza quindi il sistema effettua sul nuovo esercizio una variazione automatica di bilancio in aumento e rinumera la prenotazione secondo la sequenza del nuovo esercizio), se invece le ragioni della prenotazione sono venute meno l utente deve annullare la prenotazione o diminuirne l importo per farlo coincidere con la parte impegnata. c) Gestione degli scostamenti Consiste nel riporto dall esercizio in chiusura all esercizio successivo dello scostamento ovvero della differenza tra lo stanziamento assestato del conto e gli impegni presi: il riporto può essere fatto in modo distinto per somme a destinazione vincolata (in questo caso il sistema registra in automatico sul nuovo esercizio una variazione di bilancio in aumento) oppure modo indistinto per somme a destinazione non 34

35 vincolata (in questo caso l utente inserisce la variazione in aumento sul capitolo di entrata o di spesa che preferisce). Il sistema registra automaticamente gli effetti che i riporti distinti e indistinti producono sia sull avanzo dell esercizio in chiusura sia sull avanzo dell esercizio successivo. La gestione degli scostamenti può essere operata sia prima di avere reso definitivo il bilancio di previsione del nuovo esercizio (in questo caso il sistema registra sugli stanziamenti del nuovo esercizio delle modifiche che non sono variazioni di bilancio), che dopo averlo reso definitivo (secondo le modalità suddette). La figura 11 presenta il pannello di gestione degli scostamenti Fig. 11 Bilancio di cassa a) Riemissione degli accertamenti e degli impegni Consiste nella riemissione dall esercizio in chiusura all esercizio successivo degli accertamenti che non hanno trovato reversale e degli impegni che non hanno trovato mandato nel corso dell esercizio: il sistema assegna all accertamento/impegno riportato un nuovo numero secondo la sequenza del nuovo esercizio in modo tale che questi documenti sono a tutti gli effetti documenti del nuovo esercizio senza distinzione tra competenza e residui. 35

36 b) Gestione delle prenotazioni Vale la stessa logica descritta per il bilancio di competenza. c) Gestione degli scostamenti Consiste nel riporto dall esercizio in chiusura all esercizio successivo dello scostamento ovvero della differenza tra lo stanziamento assestato del conto e i mandati emessi secondo la stessa logica descritta per il bilancio di competenza. Bilancio misto a) Gestione dei residui Vale la stessa logica descritta per il bilancio di competenza. b) Gestione delle prenotazioni Vale la stessa logica descritta per il bilancio di competenza. c) Gestione degli scostamenti Consiste nel riporto dall esercizio in chiusura all esercizio successivo dello scostamento di competenza ovvero della differenza tra lo stanziamento assestato del conto e gli impegni presi secondo la stessa logica descritta per il bilancio di competenza. 6.5 I bilanci riclassificati Il sistema gestisce N riclassificazioni del piano dei conti finanziario; tra queste due sono quelle più rilevanti: la riclassificazione secondo lo schema del SIRGS da presentare trimestralmente al Ministero del Tesoro e la riclassificazione secondo lo schema del MIUR da presentare annualmente e in via sperimentale allo stesso Ministero. In fase di configurazione della contabilità finanziaria è necessario definire sia i collegamenti tra il piano dei conti finanziario e lo schema SIRGS sia i collegamenti tra il piano dei conti finanziario e lo schema MIUR: questa soluzione contiene un limite determinato dal fatto che non è capace di gestire le relazioni di tipo 1 a N tra il piano dei conti e lo schema riclassificato SIRGS o MIUR. In fase di predisposizione dei report secondo uno dei due schemi riclassificati, il sistema effettua i calcoli e produce la stampa conseguente. 36

37 6.6 Il bilancio consolidato d Ateneo Il sistema redige in automatico il bilancio consolidato di Ateneo che considera i movimenti finanziari intrattenuti con soggetti esterni ed ignora i movimenti finanziari di trasferimento tra una unità organizzativa e l altra; il consolidato può essere richiesto in qualsiasi momento e può essere riferito a tutte o a una parte delle unità organizzative che compongono l Ateneo; i valori più significativi espressi dal consolidato sono i saldi degli impegni/accertamenti presi e i saldi delle reversali/mandati emessi. 6.7 Stampe Stampe relative al bilancio di previsione Per ogni tipo di bilancio il sistema produce due stampe del bilancio di previsione: a) Il preventivo storico dell esercizio n+1 presenta e mette a confronto lo stanziamento iniziale dell esercizio n+1 con lo stanziamento assestato dell esercizio n. b) Il preventivo di gestione dell esercizio n presenta e mette a confronto lo stanziamento iniziale dell esercizio n con lo stanziamento assestato dell esercizio n. c) La stampa dei movimenti sulla previsione registrati su un certo conto di bilancio indicando separatamente i movimenti di variazione (che necessitano di una delibera) dai movimenti di ripartizione (che non necessitano di una delibera). Stampe relative ai progetti di ricerca a) Stampa della situazione CdR/progetto globale: con riferimento al CdR/progetto selezionato presenta i principali saldi contabili e l elenco dei documenti che hanno generato quei saldi senza evidenziare i totali per conto di bilancio. b) Stampa della situazione CdR/progetto per conto: con riferimento al CdR/progetto selezionato presenta i principali saldi contabili e l elenco dei documenti che hanno generato quei saldi evidenziando i totali per conto di bilancio. c) Stampa della situazione progetti per responsabile: con riferimento al responsabile selezionato presenta l elenco dei principali saldi riferiti a ciascuno dei progetti di ricerca del docente. 37

38 d) Stampa del partitario progetti: con riferimento ai progetti selezionati presenta l elenco dei principali saldi riferiti a ciascun capitolo movimentato. e) Stampa della situazione pluriennale del progetto: con riferimento al progetto selezionato presenta i principali saldi riferiti a ciascun esercizio e l elenco dei documenti che hanno generato i saldi dell esercizio in corso. f) Stampa del rendiconto del progetto per causale entrata/spesa: con riferimento al progetto selezionato e al documento contabile selezionate al periodo selezionato presenta l elenco dei documenti raggruppati per causale entrata/spesa. g) stampa del rendiconto del progetto per causale CNR: con riferimento al progetto e al periodo selezionato presenta l elenco dei mandati raggruppati per causale CNR. h) Stampa dell elenco CdR/progetti: presenta per tutti i CdR/progetti appartenenti al bilancio i saldi significativi senza distinzione di conto; Stampe relative al bilancio consuntivo e ai partitari a) stampa del bilancio consuntivo per bilanci di competenza, di cassa e misti b) stampa della situazione singolo conto: con riferimento al conto selezionato presenta i principali saldi contabili e l elenco dei documenti che li hanno generati; c) stampa del partitario entrate/spese: presenta per ciascun conto i principali saldi contabili riferiti a ciascun CdR/progetto movimentato; d) stampa dell allegato al partitario entrate/spese: presenta, per la parte competenza, l elenco dei documenti contabili che hanno generato i saldi evidenziati nel partitario entrate/spese; e) stampa del partitario residui: presenta per ciascun conto l elenco degli accertamenti/impegni residui distinti per esercizio di formazione; f) stampa del mastro di cassa: con riferimento al periodo selezionato presenta, per conto, l elenco delle reversali e dei mandati emessi in conto competenza e in conto residui. g) stampa del giornale di cassa: con riferimento al periodo selezionato presenta, per giorno, l elenco delle reversali e dei mandati emessi in conto competenza e in conto residui; 38

39 h) stampa del prospetto contabile secondo lo schema del SIRGS; i) stampa del prospetto contabile secondo lo schema del MURST (limitatamente ai valori finanziari). 6.8 Il fondo economale Il sistema, all interno della contabilità finanziaria, gestisce il fondo economale utilizzato per registrare le spese che sono state sostenute per cassa. Configurazione del fondo In fase di configurazione del fondo è necessario: a) inserire nell anagrafica clienti/fornitori l unità organizzativa per cui si vuole creare il fondo economale; poiché per una stessa anagrafica possono essere inserite diverse modalità di pagamento, al momento della configurazione bisogna selezionare quella inerente al fondo economale in modo che siano fatti correttamente i mandati di reintegro. b) definire l ammontare del fondo all inizio dell esercizio c) definire i massimali della singola spesa non documentata e documentata e anche i massimali mensili: se si inseriscono questi massimali il sistema controlla, al momento del salvataggio delle spese, che non si superino tali importi. Registrazione delle spese e dei reintegri In fase di registrazione delle spese occorre tenere separate: a) Le spese non documentate Si tratta di spese prive di un vero e proprio documento giustificativo che possono essere intestate anche a un fornitore non appartenente all anagrafica clienti/fornitori; la registrazione della spesa produce il corrispondente abbassamento del residuo del fondo; quando l utente seleziona le spese che intende reintegrare il sistema produce in automatico un documento amministrativo specifico che aggrega le spese in base alla omogeneità dei dati finanziari (ed economici nel caso si attivato il modulo di contabilità economico-patrimoniale) inseriti; per emettere il mandato o i mandati di reintegro del fondo l utente deve liquidare questo documento specifico; al momento del salvataggio del 39

40 mandato di reintegro il sistema produce il corrispondente innalzamento del residuo del fondo. L aggregazione automatica delle spese da reintegrare a parità di capitolo e CdR/progetto consente di velocizzare in modo sensibile le operazioni contabili, in quanto il numero delle spese che si reintegrano periodicamente può essere di diverse decine alla volta. b) Le spese documentate Si tratta di spese documentate da un giustificativo registrato nel sistema come documento amministrativo (fattura di acquisto, anticipo su missione, missione, compenso); dopo avere salvato il documento amministrativo l utente decide di pagarlo via fondo: il sistema registra in automatico una spesa corrispondente e aggiorna in diminuzione il residuo del fondo; per reintegrare le spese l utente deve selezionare gruppi di spese documentate dallo stesso tipo di documento amministrativo: in questo caso il sistema arriva direttamente alla fase di emissione del mandato di reintegro, senza passare per un documento intermedio; dopo il salvataggio del mandato di reintegro, il sistema aggiorna in aumento il residuo del fondo. Stampe Il sistema produce la stampa del registro delle piccole spese. La figura 12 presenta il pannello di riepilogo delle spese non documentate e documentate registrate. 40

41 Fig Gestione dei movimenti intra-ateneo La gestione permette di creare una relazione tra i movimenti di trasferimento interno che avvengono tra amministrazione centrale e dipartimenti e viceversa e tra dipartimenti, automatizzando una parte del processo. Lo scopo è quello di avere perfetta quadratura tra i movimenti del bilancio che trasferisce e quelli del bilancio che riceve, per non avere disallineamenti o duplicazioni soprattutto a fine anno per il bilancio consolidato. La gestione si compone di una parte contabile, che riguarda impegni e accertamenti e di una parte amministrativa, che riguarda documenti di trasferimento in uscita e in entrata. La logica di base risiede nel fatto che l utente registra un documento sul bilancio di partenza e il sistema supporta in modo semi-automatico la registrazione di un documento di segno opposto sul bilancio di arrivo; la gestione non ha effetti in contabilità economico-patrimoniale. Il sistema memorizza poi il legame tra i documenti di partenza e quelli di arrivo. 41

42 Per la parte contabile (impegni e accertamenti), il processo si compone di due fasi: - sul bilancio di partenza l utente registra un impegno/accertamento intestato al codice anagrafico del bilancio di arrivo; - sul bilancio di arrivo l utente trova da confermare la proposta di un documento contabile di segno opposto a quello di partenza accertamento/impegno intestato al bilancio di partenza. Esiste una voce di menu che presenta gli impegni/accertamenti che il bilancio di scrivania ha registrato e gli altri bilanci hanno già accettato e viceversa, come mostrato in figura 13. La funzione è utilizzabile anche per vedere la situazione totale dell Ateneo. Fig. 13 Per la parte amministrativa (generici di trasferimento di uscita e di entrata) il processo si compone di due fasi: - sul bilancio di partenza l utente registra un documento amministrativo generico di trasferimento di uscita/entrata 42

43 intestato al codice anagrafico del bilancio di arrivo e collegato all impegno/mandato creato in precedenza; - al salvataggio del documento di trasferimento il sistema crea in automatico nel bilancio di arrivo un generico di trasferimento di segno opposto entrata/uscita intestato al codice anagrafico corrispondente al bilancio che ha attivato il processo. Esiste una voce di menù che presenta la relazione tra documenti generici di trasferimento che il bilancio di scrivania ha emesso ed i corrispondenti trasferimenti generati nei bilanci di arrivo e viceversa, come mostrato in figura 14. Nella funzione verranno indicati, una volta emessi, anche i documenti contabili di pagamenti/incasso collegati ai documenti amministrativi. La funzione è utilizzabile anche per vedere la situazione totale dell Ateneo. Fig

44 7. Il modulo Contabilità Economico-Patrimoniale 7.1 La Contabilità Generale La contabilità generale consente la determinazione del risultato economico d esercizio che influenza la situazione patrimoniale dell Ateneo. Il punto d ingresso dei dati contabili, sia finanziari che economici, è il documento amministrativo. Per produrre la scrittura di contabilità generale il sistema utilizza la tecnica della doppia relazione: a) una relazione a livello di conto, tra conto finanziario e conto economico (integrata da un ulteriore livello di dettaglio, la natura bene/servizio, che specifica la natura economica dell entrata/uscita finanziaria) che consente al sistema di identificare il conto di costo o di ricavo; b) una relazione a livello di tipologia anagrafica che permette al sistema di individuare il conto di credito o debito. In fase di configurazione del modulo è necessario prima definire il piano dei conti econonomico-patrimoniale, poi definire le relazioni fra i conti finanziari ed i relativi conti economici specificando eventualmente la natura bene/servizio. In fase di registrazione del singolo documento amministrativo (fattura di vendita, fattura di acquisto, compenso, missione o documento generico) il sistema propone all utente la scelta dei dati della contabilità finanziaria integrati, ove necessario, dalla natura bene/servizio: dopo aver salvato il documento amministrativo l utente chiede al sistema di registrare automaticamente la scrittura in contabilità economica per la parte di contabilità generale. La registrazione delle scritture specifiche di contabilità generale (come quelle di ammortamento o di accantonamento) che non hanno il corrispettivo in contabilità finanziaria sono gestite dal sistema mediante un insieme causali contabili : per effettuare la registrazione l utente deve scegliere la causale opportuna. 44

45 7.2 La Contabilità Analitica La contabilità analitica, che si basa sullo stesso piano dei conti della contabilità generale per la rilevazione del costo e presuppone la definizione del piano dei centri di costo e del piano delle funzioni obiettivo, misura i costi relativi a determinate attività aziendali opportunamente identificate. Tradizionalmente il centro di costo identifica l unità organizzativa che ha consumato la risorsa (es: il dipartimento) mentre la funzione obiettivo identifica l attività per lo svolgimento della quale è stata consumata la risorsa (es: didattica, ricerca o supporto). I centri di costo sono classificati in relazione alle regole con cui partecipano al processo di ribaltamento in: a) Centri di costo intermedi fittizi: sono centri di natura contabile; i costi localizzati su questi centri devono essere ribaltati sia sui centri intermedi fittizi che sui centri finali in base ai valori assunti dal parametro collegato a ciascun centro intermedio fittizio; questo avviene nella fase 1 del processo di ribaltamento. b) Centri di costo intermedi reali: sono centri di natura organizzativa che non svolgono l attività caratteristica; i costi localizzati su questi centri (comprese le quote indirette calcolate nella fase 1) devono essere ribaltati sui centri finali in base ai valori assunti dal parametro collegato a ciascun centro intermedio reale ; questo avviene nella fase 2 del processo di ribaltamento. c) Centri di costo finali: sono centri di natura organizzativa che svolgono l attività caratteristica; i costi localizzati su questi centri (comprese le quote indirette calcolate nella fasi 1 e 2) possono essere ribaltati sulle funzioni obiettivo in base ai valori assunti dal parametro collegato a ciascun centro finale; questo avviene nella fase 3 del processo di ribaltamento. In fase di registrazione del singolo documento amministrativo (fattura di vendita, fattura di acquisto, compenso, missione o documento generico) l utente deve valorizzare il centro di costo è può valorizzare la funzione obiettivo: dopo aver salvato il documento amministrativo l utente chiede al 45

46 sistema di registrare automaticamente la scrittura in contabilità economica per la parte di contabilità analitica. La figura 15 presenta il pannello di inserimento dei dati contabili sia di contabilità finanziaria che di contabilità analitica (centro di costo e funzione obiettivo). Fig. 15 A seconda delle scelte dell Ateneo i centri di costo possono essere definiti a diversi livello di dettaglio. E possibile spingersi fino ad inserire in tale struttura anche i singoli progetti (di ricerca o di altra natura) in modo da potere avere report di natura economica relativi al singolo progetto. 46

47 7.3 Stampe Stampe relative alla contabilità generale a) Stato Patrimoniale e Conto Economico (per Ateneo); b) Bilancio di verifica (per il singolo bilancio o per l intero Ateneo); Fig. 16 c) Elenco dei movimenti sul conto selezionato; 47