SISTEMI INFORMATIVI PER IL FACILITY MANAGEMENT. Arch. Marco Frigieri

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1 SISTEMI INFORMATIVI PER IL FACILITY MANAGEMENT Arch. Marco Frigieri IL FACILITY MANAGEMENT IN ITALIA IL MERCATO PUBBLICO, IL MERCATO PRIVATO Roma, 14 marzo 2013 ABI Palazzo Altieri (Sala della Clemenza)

2 La domanda?? All interno delle imprese viene sempre più richiesto: Al Core Business: di massimizzare il fatturato Al Facility Manager: di minimizzare i costi.

3 Quindi per il Facility Manager.. La Gestione Immobiliare mira ad ottimizzare il funzionamento, la fruibilità e la valorizzazione degli immobili, con l obiettivo di trovare il punto di equilibrio tra il massimo comfort per le persone ed i minori costi di funzionamento. COSTI OPERATIVI COMFORT SICUREZZA EFFICIENZA

4 Ampliamento della missione strategica Però non basta più garantire l equilibrio tra comfort e costi di funzionamento ma è necessario includere nuove variabili : consumi energetici smaltimento dei rifiuti uso sostenibile delle risorse SOSTENIBILITÀ ECONOMICA.che portano verso un ampliamento dei confini della responsabilità aziendale (Corporate Social Responsability) SOSTENIBILITÀ SOCIALE ED AMBIENTALE FACILITY MANAGEMENT SOSTENIBILE

5 Cambiamento di ruolo del FM La Gestione Immobiliare deve diventare un potenziale contributore positivo al bilancio aziendale tramite il recupero di risorse (ingenti) agendo su: riduzione dei costi di manutenzione contenimento dei consumi energetici miglioramento nell utilizzo degli spazi. Il tutto senza aumentare i rischi o ridurre eccessivamente i servizi

6 Il Facility Manager sotto pressione La quantità e la complessità delle informazioni da gestire e in aumento costante Il numero delle risorse umane dedicate al supporto e sempre minore Le normative sono sempre più stringenti e gli adempimenti amministrativi pressanti (81/08, 231/01, ecc.) Tutti gli utenti chiedono dati certi in tempo reale (management, autorità, gestori ecc) E stato raggiunto il limite del risparmio ottenibile con la sola riduzione dei costi dei servizi (es. ribasso per le pulizie al mq) La mancanza di informazioni o la difficoltà di accesso portano verso la non gestione e all aumento dei rischi.

7 Si lavora con strumenti attuali inadeguati Dopo il personale, gli immobili sono la seconda voce di spesa tra i costi sostenuti dalle aziende (ad esclusione dei costi di produzione). Eppure gli investimenti per i sistemi informativi utilizzati nella gestione sono spesso sproporzionati (in basso) ed inadeguati rispetto alla mole di lavoro da gestire: Excel Autocad Database vari Software gestionali Sistemi ERP

8 Limiti degli strumenti tradizionali I normali strumenti di office automation o i sistemi esclusivamente gestionali coprono solo parzialmente le esigenze del Facility Manager: Senza strumenti adeguati ad ogni passaggio dei dati avviene una perdita di informazioni: Progettazione Realizzazione Vendita Consegna Presa in carico Gestione Qualità delle informazioni Perdita Perdita Perdita Nuovo appalto Global Service Spin Off, cessioni, traslochi

9 Il mal di Global Service Il modello di offerta oggi prevalente è quello del Global Service, con l affidamento ad un outsource dell intera catena del valore dei servizi, dalla scelta del software di FM all esecuzione dei servizi sul campo Affidamento Caricamento anagrafiche Aggiornamento database Raccolta dati sul servizio Servizi manutenzione Committente Outsourcing La conoscenza dei dati di funzionamento dell edificio, è legata al contratto di servizio, e di conseguenza è: variabile nel tempo discontinua disomogenea sul territorio intermediata.

10 Nuovi modelli di gestione: La gestione diretta da parte del Committente degli strumenti che generano knowhow e capitalizzano le informazioni, richiede uno spostamento del confine dei servizi da affidare a terzi : Affidamento Committente Caricamento anagrafiche Outsourcer Aggiornamento database Raccolta e controllo dati sul servizio Committente Servizi manutenzione Outsourcer La conoscenza sugli immobili è embedded nel patrimonio e lo valorizza in quanto è: stabile nel tempo omogenea controllata direttamente analizzabile, confrontabile

11 Progetti informativi a supporto del Facility Necessità di gestire informazioni e processi che sono trasversali alle diverse funzioni aziendali Facility Management Anagrafica immobili Documenti Spazi e persone Asset ed attrezzature Impianti e manutenzione Redigere l anagrafica generale e tecnica degli immobili Catalogare i documenti in categorie multilivello su spazi, asset e persone Gestire gli spazi Simulare scenari Spostare massivamente personale Censire e gestire gli asset e le attrezzature Informazioni dettagliate Redigere l anagrafe manutentiva Gestirne le attività di manutenzione Controllo economico e monitoraggio di tutte le attività Interfacciamento con gli altri Sistemi Informativi Aziendali

12 Processi in corso di implementazione Facility Management sostenibile Energia Qualità e sicurezza Pulizie Supporto x mobile CLOUD Monitoraggio consumi Building Automation Simulazione e previsioni Customer Satisfaction Process control Controlli dei risultati Piano degli interventi Censimenti ed aggiornamen ti su mobile Aggiornamen ti sul campo Applicazione FULL web (compreso il cad) e uso in modalità ASP/CLOUD Il sistema Informativo deve contribuire alla gestione sostenibile del patrimonio

13 Strumenti dedicati al Facility Al Facility Manager occorrono strumenti smart con cui: Censire la consistenza immobiliare ed impiantistica Analizzare gli spazi e l utilizzo che ne fanno le risorse aziendali Conoscere e migliorare lo stato manutentivo, energetico e tecnico legale del patrimonio Gestire e monitare costantemente budget, contratti, fornitori, servizi (kpi e sla) Gestire la documentazione tecnica (es. fascicolo fabbricato) Garantire la sicurezza (sia security che safety )

14 Lo strumento giusto per il giusto lavoro CAD + EXCEL Planimetrie semplicità sicurezza efficienza condivisione GIS Grafica+Dati Analisi Processi Complessità Manutenzione del dato ERP SI integrato Processi economici Planimetrie Costi Manutenzione del dato CMMS Gestione Manutenzione completa Complessità Visione parziale dell patrimonio CUSTOM Propri processi Economicità Costi evoluzione tecnologica Esperienza unica Costi evoluzione CAFM/TIFM/IWMS Planimetrie+Dati Strumenti FM Processi Completezza Costi Generalista

15 Un Mix di tecnologie Benefici Generali Riduzione generale dei costi Visione univoca ed integrata del patrimonio Miglioramento efficienza di gestione Aumento produttività individuale Condivisione delle informazioni aziendali Gestione documentazione tecnica Gestione della Sicurezza (security & safety) Benefici Tecnologici Potenti strumenti di analisi e gestione Garanzia sui dati nel tempo (Oracle) Scalabilità del sistema (Oracle) Riutilizzo di disegni e dati esistenti (dwg) Integrazione con sistemi già presenti in azienda (Sap, Oracle Application, Erp ecc.) Condivisione di dati e disegni via WEB (flash) Accesso sicuro e profilato ai dati

16 INFOCAD.FM: architettura del sistema VALORIZZAZIONE DEI DATI DISPONIBILI INTEGRAZIONE CON I SISTEMI AZIENDALI GESTIONE SEMPLICE E VISUALE VIA WEB E MOBILE

17 Elementi di innovazione di Infocad.fm Dematerializzazione dei dati grafici Consultazione semplice ed intuitiva da web senza CAD Tools di comunicazione Visuale a supporto dei processi decisionali Utilizzo dei dati da parte di tutte le funzioni aziendali Aggiornamento dati via web e mobile Modularità

18 Principali criticità Indisponibilità dei dati e scarsità di risorse umane e/o economiche necessarie al loro reperimento e al loro caricamento nel sistema (spesso il vero progetto è il sottoprogetto di due diligence) Cultura aziendale non orientata alla condivisione Resistenza al cambiamento da parte del personale e di altre amministrazioni coinvolte Mancata reingegnerizzazione dei processi di comunicazione interni Mancata responsabilizzazione da parte del management di un gruppo di lavoro dedicato

19 Vantaggi informativi Disponibilità di una base dati unica e relativo Sistema Informativo centralizzato che consenta di integrare in un unico standard informatico tutte le informazioni scaturite dai processi collegati al patrimonio immobiliare Disponibilità di uno strumento che faciliti e velocizzi le attività operative del Facility Manager nella gestione degli spazi, del personale, degli impianti, ecc. Procedure informatizzate a supporto dei processi di riorganizzazione che consentono di semplificare e standardizzare i processi interni nonché di fornire al Management efficaci strumenti di analisi e monitoraggio; Disponibilità di un Sistema Informativo centrale che permetta la condivisione delle informazione tra i vari uffici interessati e che sia sempre in linea con le evoluzioni tecniche e normative; Gestione sicura e profilata ai dati ed ai documenti aziendali

20 Vantaggi organizzativi Visione unica e centralizzata del patrimonio Ottimizzazione dei costi di gestione degli spazi e delle risorse aziendali Ottimizzazione dei rapporti con i fornitori di servizi tecnici attraverso la consapevolezza delle proprie esigenze in termini di outsourcing delle attività di facility con evidenti valori aggiunti nella definizione ed identificazione: Delle ottimali strategie manutentive da adottare Delle ottimali tipologie di contratto da applicare Del gestore di servizi più idoneo Del relativo budget da allocare Migliore comunicazione interna e coordinamento con il gestore di servizi di facility attraverso una piattaforma informativa web based Monitoraggio costante delle attività operative con graduale incremento di efficacia nella definizione del catalogo dei servizi tecnici più idoneo alle esigenze reali Supporto alle strategie di Workplace Management, attraverso l analisi ed il monitoraggio delle relative informazioni tramite tool visuali multidimensionali (BI, Planimetrie) Costante allineamento alla normativa vigente in merito a sicurezza nei luoghi di lavoro, patrimonio immobiliare ed impiantistico e relative attività di mantenimento (ispezioni, certificazioni, ecc.)

21 Infocad.FM: tecnologie e servizi per la gestione tecnica dei patrimoni immobiliari Tecnologie Informatiche? Ing. Alberto Stefanecchia Amministratore info@tecn-inform.it Descor Arch. Marco Frigieri Delivery Manager marco.frigieri@descor.com