FATTURAZIONE ELETTRONICA SOLUZIONE NEGOZIO/RISTORAZIONE

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA SOLUZIONE NEGOZIO/RISTORAZIONE Guida per il tecnico Indice generale 1. CONFIGURAZIONI PRELIMINARI VERSIONE E MODULO NECESSARIO CONFIGURAZIONI INIZIALI SOLUZIONE NEGOZIO/RISTORAZIONE CONFIGURAZIONE COPIE DI CORTESIA IMPOSTAZIONE PARAMETRI DI INVIO TASTI FUNZIONE AUSILIARI QRCODE CONFIGURAZIONE SCANNER 2D CONFIGURAZIONE ITALSCAN...6 Fatturazione Elettronica Guida per il tecnico (3/12/18) 1 / 7

2 1. CONFIGURAZIONI PRELIMINARI 1.1 VERSIONE E MODULO NECESSARIO La presente guida esplicita tutte le configurazioni tecniche essenziali per predisporre il software agli obblighi imposti dal regime di fatturazione elettronica, in vigore dal 1 Gennaio A partire dalle versioni ufficiali e (quest ultima rappresenta l evoluzione della già diffusa 2.9.9) Soluzione Negozio e Soluzione Ristorazione sono in grado di assolvere a tali necessità, assicurarsi di lavorare con queste versioni. Utilizzare la versione in base alle caratteristiche dello scenario in uso, ad esempio la versione assolve a particolari esigenze quali: interfacciamento con scanner seriale, postazione server di Uniandro, modalità stampe migliorata dal runtime di Crystal Report 2008, divulgazione di stampe in chiusura via mail, interfacciamento con frontalini ed etichette elettroniche; per tutte le altre esigenze resta idonea la versione ATTENZIONE: l aggiornamento alla necessita del codice di attivazione esteso a 128 caratteri, per il corretto aggiornamento munirsi preventivamente di questo. Richiedere agli uffici Italretail apposito codice di attivazione del modulo Fatture Elettroniche, questo è calcolato in riferimento al numero di Licenza d Uso utilizzata è sarà da inserire nell apposito campo del menù di configurazione. La nascita di questo nuovo codice di attivazione consente di svincolare l aggiornamento del software dall attivazione della fattura elettronica: è possibile effettuare aggiornamenti futuri senza necessariamente abilitare le funzionalità della fattura elettronica, in assenza dell apposito codice. Consigliamo vivamente di effettuare copia, del codice ricevuto via mail sotto forma di file di testo, ed incolla nel suddetto campo, per evitare errori o caratteri mancanti causati dall immissione manuale. Confermare l inserimento tramite apposito Conferma localizzato in alto a destra, per verificare la correttezza del codice inserito il programma verrà terminato automaticamente, infine riavviarlo manualmente. 1.2 CONFIGURAZIONI INIZIALI SOLUZIONE NEGOZIO/RISTORAZIONE Approntare il software al regime di fatturazione elettronica impostando preventivamente i parametri di intestazione del cedente, accedendo al menù di Configurazione ed alla sezione Punto Vendita. Compilare l intestazione del punto vendita del cedente avendo cura di specificare i fondamentali campi di: regione sociale, indirizzo, cap, località, provincia e partita iva. Tutti i restanti campi elencati sono obbligatori compatibilmente con la tipologia societaria impostata. ATTENZIONE: confermare informazioni anagrafiche errate potrebbe compromettere il corretto esito Fatturazione Elettronica Guida per il tecnico (3/12/18) 2 / 7

3 della routine di fatturazione elettronica. Valutare se è necessario introdurre o modificare il sezionale per le fatture: campo Barra. Si ricorda che non esiste alcuna norma o interpretazione che impone l'attivazione di un nuovo sezionale ad inizio anno ma, se adottato, è di particolare importanza in quanto le fatture elettroniche sono numerate sequenzialmente ed in maniera univoca all'interno del sezionale, e sopratutto misuratori fiscali diversi ma appartenenti ad una medesima partita iva devono generare sezionali differenti (sarà il commercialista del cedente a specificare le modalità di creazione del sezionale). In alto a destra è localizzato Dati aggiuntivi Fattura Elettronica, selezionarlo per accedere ad un menù esteso di intestazione dove impostare tutti i parametri necessari all emissione di fattura elettronica. Consigliamo vivamente di richiedere con largo anticipo al proprio cliente di recuperare i dati qui presenti, esortandolo a esigere opportune certificazioni al suo commercialista di riferimento; è possibile facilitare la raccolta dati proponendogli l apposito documento Modulo raccolta dati CEDENTE - FATTURAZIONE ELETTRONICA.pdf fornito da Italretail. ATTENZIONE: nel caso si utilizzino servizi di intermediari accreditati (come descritto nel capitolo 1.4) consigliamo di compilare correttamente il campo ID Paese ed il campo ID Trasmittente con la stessa partita iva inserita nel campo P. Iva della precedente schermata; questo perché alcuni intermediari necessitano che tali campi siano valorizzati (nel corrispondente tag del file xml inviatogli), la loro assenza porterebbe al rifiuto del documento da parte dell intermediario stesso. Confermare le informazioni inserite tramite Conferma in alto a destra. In uno scenario di multimagazzino prestare particolare attenzione a compilare l intestazione di ogni singolo magazzino presente, passando da uno all altro mediante apposito tasto di scorrimento orizzontale posto nell area superiore. Una volta posizionati sui magazzini vergini può essere di particolare aiuto utilizzare la funzione Copia dati da magazzino 1 per duplicare tutte le informazioni immesse sul magazzino 1. Spostarsi in Flag1 ed individuare il flag principale di attivazione: Abilita Fatt. Elettronica. Valutare se si necessita attivare il flag in questione oppure mantenerlo disattivato: abilitarlo se si desidera avviare immediatamente tutte le logiche di gestione della fatturazione elettronica, mantenerlo disabilitato se si desidera attendere la richiesta automatica di attivazione Fatturazione Elettronica Guida per il tecnico (3/12/18) 3 / 7

4 prevista al primo accesso al software dal primo Gennaio CONFIGURAZIONE COPIE DI CORTESIA In regime di fatturazione elettronica le copie cartacee di fatture (dirette e differite) e note di credito non avranno più valenza fiscale ma serviranno come documento riepilogativo da poter fornire al cessionario e/o trattenere per propria gestione (ad esempio come promemoria per poi verificare l'esito della emissione della fattura sul Sistema di Interscambio). Le copie di cortesia si possono ottenere senza limitazioni di numero e anche liberamente ristampate in giorni differenti, sia su stampante fiscale (MF) che su stampante non fiscale sotto forma di foglio di stile. Si ricorda che (rif. D.Lgs 127 del 05/08/2015) "Le fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell'agenzia delle entrate; una copia della fattura elettronica ovvero in formato analogico sarà messa a disposizione direttamente da chi emette la fattura. E' comunque facoltà dei consumatori rinunciare alla copia elettronica o in formato analogico della fattura". Accedere al menù di Configurazione e, nella sezione Flag 2, scegliere su che dispositivo di stampa direzionare la copia di cortesia da apposito parametro. Abilitare il flag per direzionare sul misuratore fiscale la stampa della copia di cortesia, mantenere disattivato il parametro per emettere il documento in A4 sotto forma di foglio di stile e quindi eventualmente stampabile sui dispositivi di stampa installati sul sistema (i dispositivi di stampa di Windows). Portarsi nella sezione Flag 1 per personalizzare il numero di copie di cortesia da proporre di default all atto della stampa. Nel caso si attivino più copie di riepilogo di cortesia, e si sia scelto di direzionarlo verso un misuratore fiscale privo di taglierina, abilitare il flag Ferma la stampa della fattura su cassa tra le copie, presente nella sezione Cassa (ini) : questo permetterà di gestire al meglio stampanti fiscali senza taglierina temporizzando manualmente la stampa tra una copia e l'altra. 1.4 IMPOSTAZIONE PARAMETRI DI INVIO L'invio verso il Sistema di Interscambio delle fatture avviene attraverso il cosiddetto intermediario, questo può essere catalogato in due diverse tipologie: intermediario generalista: trasferimento del file xml verso un indirizzo mail, indirizzo FTP/FTPS oppure percorso di memorizzazione locale. In questi casi il caricamento del documento, sul portale dell'agenzia delle Entrate, viene rimandato ad ulteriore soggetto (il commercialista, il cedente stesso,...) intermediario accreditato: servizi web a pagamento che si occupano di verificare e firmare il documento per poi eseguirne il caricamento sul portale dell'agenzia delle Entrate, questi aggiungono talvolta propri automatismi e funzionalità volti a semplificare la gestione di caricamento e divulgazione degli esiti verso il cedente ed il cessionario ATTENZIONE: nel caso si scelga di effettuare la trasmissione attraverso intermediario accreditato la configurazione del rispettivo software di comunicazione verso il web service sarà di completa competenza dell intermediario stesso. Fatturazione Elettronica Guida per il tecnico (3/12/18) 4 / 7

5 Configurare l'intermediario prescelto accedendo al menù di configurazione, quindi nella sezione Punto Vendita, ed infine Dati aggiuntivi Fattura Elettronica. Specificare in Percorso file la directory in cui verranno salvati i file xml, questo rappresenta l intermediario generalista di memorizzazione su percorso locale. Se questo percorso viene lasciato vuoto i file delle fatture elettroniche vengono comunque memorizzate nel percorso standard: FE/TMP/ situato nella cartella di installazione di Soluzione Negozio/Soluzione Ristorazione. Nel caso in cui si opti di trasferire la fattura elettronica verso successiva destinazione indicare l apposita procedura di trasferimento in corrispondenza di Programma di invio, preceduta da corretta directory. Alcuni esempi concreti sono rappresentati da eseguibili o file batch di invio tramite mail, invio verso indirizzo FTP oppure copiatura dell xml sul percorso di gestione del software dell intermediario accreditato. ATTENZIONE: nel caso in cui si utilizzino strumenti di terze parti adibiti al trasferimento e/o al controllo delle fatture si consiglia di lasciare vuota la directory Percorso file, in modo da appoggiarsi al percorso standard citato in precedenza. Utilizzare, e specificare in Programma di invio, appositi eseguibili o file batch di copiatura dei file xml verso il percorso in uso dagli strumenti di terze parti; queste procedure di spostamento dovranno agire solo a seguito della corretta stampa della fattura da parte di Soluzione Negozio/Soluzione Ristorazione. Confermare le modifiche con Conferma localizzato in alto a destra, utilizzare nuovamente Conferma per terminare la procedura di configurazione, il programma verrà terminato automaticamente. 1.5 TASTI FUNZIONE AUSILIARI Posizionare nella schermata di vendita il tasto funzione Reso, questo verrà utilizzato per permettere l'emissione delle note di credito Ovviamente la postazione del cliente dovrà inoltre essere dotata delle funzioni di selezione dei documenti che necessita: Fattura ed eventualmente DDT e Riepilogo Non Fiscale. 2. QRCODE Il richiamo e la registrazione del cliente possono essere facilitati dalla lettura del suo personale QrCode, ricordiamo che tra i servizi gratuiti garantiti dalla Sogei/Agenzia delle Entrate è infatti presente il servizio web di generazione dei QrCode in formato JSON. Il QrCode ottenuto contiene e rappresenta una copia di tutti i dati anagrafici, del cessionario, necessari alla corretta emissione di fattura elettronica. La lettura del suddetto QrCode è possibile mediante: Scanner 2D e/o applicazione Italscan. Fatturazione Elettronica Guida per il tecnico (3/12/18) 5 / 7

6 QrCode di esempio per verificare il corretto funzionamento del dispositivo di lettura. Azienda di test srl (P.Iva ) 2.1 CONFIGURAZIONE SCANNER 2D E necessario dotare il sistema Soluzione Negozio/Ristorazione di uno scanner 2D con interfaccia USB, assicurarsi inoltre che sia configurato in emulazione tastiera e che questa sia impostata nella lingua italiana. ATTENZIONE: ogni scanner presenta come impostazione predefinita la tastiera in lingua inglese, sarà per tanto obbligatorio modificarla. Per identificare la lingua impostata sullo scanner consigliamo di aprire un documento di testo vuoto e leggere il QrCode tramite lo scanner: le informazioni del QrCode verranno inserite nel documento di testo, accertarsi che i dati introdotti inizino con il carattere { e terminino con }. Consigliamo vivamente di verificare, e nel caso abilitare, la funzionalità di lettura direttamente da schermo smartphone: ciò consentirà la lettura del QrCode sia proposto su supporto cartaceo che su schermata smartphone. 2.2 CONFIGURAZIONE ITALSCAN ItalScan è un applicazione operante su qualsiasi dispositivo Android munito di fotocamera, che chiameremo client, che permette di assolvere a due semplici compiti: interpretare il QrCode generato dal portale dell Agenzia delle Entrate ed inviare immediatamente la lettura verso il sistema Soluzione Negozio/Ristorazione, che chiameremo server. Collegare l apparecchiatura Android client alla medesima rete wireless in cui lavora il server, assegnargli un corretto IP fisso (differente dalla postazione server ma appartenente alla stessa sottorete), infine installare ItalScan. Lanciare Italscan grazie all apposita icona. L applicazione è strutturata come mostrato a lato e presenta: un area centrale per inquadrare il QrCode ed il tasto di accesso al menù delle funzioni in alto a sinistra (menù richiamabile anche tramite swipe da sinistra verso destra). Accedere inizialmente alla configurazione, verrà richiesta una password per proseguire, inserire: Il menù di configurazione è una procedura guidata in cui viene richiesto per prima cosa di specificare l indirizzo IP della postazione server. Proseguendo richiede se si desidera abilitare o meno l automatica chiusura dell applicazione ItalScan ad ogni lettura, questo parametro dipenderà quindi dalla frequenza con cui vengono letti i QrCode. Infine la procedura si conclude selezionando l orientamento dello schermo, da selezionare tra orizzontale e verticale (a seconda dell hardware in uso). Il programma verrà ora chiuso per applicare le nuove configurazioni impostate. Fatturazione Elettronica Guida per il tecnico (3/12/18) 6 / 7

7 Italscan è pronto per lavorare: lanciare l applicazione, assicurarsi che la fotocamera sia in uso altrimenti abilitarla mediante apposita funzione di attivazione nel menù laterale, quindi scansionare il QrCode di prova al capitolo 2. A lettura eseguita avverrà l immediata comunicazione verso postazione server, notificata da impulso sonoro. Durante la lettura del QrCode è indispensabile che Soluzione Negozio/Ristorazione siano posizionati nella schermata di vendita per la corretta ricezione dei dati. Fatturazione Elettronica Guida per il tecnico (3/12/18) 7 / 7