CAP. 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ

Transcript

1 CAP. 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ 4.1. Scopo Requisiti generali del SGQ Individuazione dei processi aziendali Organigramma Requisiti relativi alla documentazione Documentazione di sistema Vincoli della documentazione verificato da RQ approvato da DS

2 4.1. Scopo. Il presente capitolo individua i requisiti generali del SGQ dell I.I.S.S. Pesenti e della documentazione di sistema, in particolare: mappatura dei processi e dei sottoprocessi; funzioni interne; documenti di sistema; forme comunicative Requisiti generali del SGQ. L I.I.S.S. Pesenti per attuare e mantenere il suo SGQ conformemente a quanto prescrive la ISO 9001:2008 garantisce che ne siano definite, attuate e documentate le sue componenti essenziali, ossia: COMPONENTE DEL SGQ DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 1. processi interni, nelle loro suddivisioni e interconnessioni e (elenco e mappatura dei processi aziendali) 2. funzioni aziendali necessarie al governo dei processi e sistema delle autorità interne (organigramma) mansionari 3. criteri, tecniche e strumenti per assicurare il monitoraggio e l analisi dell efficacia dei processi piano di monitoraggio PRQ 8.1 (verifiche ispettive interne) progetti procedure, istruzioni e progetti 4. risorse e autorità necessarie a gestirli bilancio e budget PRQ 6.1 (gestione risorse umane) piano di formazione contratti di assistenza e manutenzione 5. azioni di miglioramento dei processi obiettivi della qualità PRQ 8.2 (gestione e prevenzione non conformità) registrazioni sulle azioni di miglioramento cap. 4 rev. 2 del Pagina 2 di 7

3 Individuazione dei processi aziendali. L I.I.S.S. Pesenti ha ricondotto le sue attività ad una sistema di processi tra loro interconnessi finalizzati in ultima istanza alla realizzazione dei servizi offerti. Tali processi vengono a loro volta ricompresi in tre macroprocessi: 1. produttivo il cui output coincide con l output finale ( cfr cap. 7 MNQ); 2. di supporto strumentale a quello produttivo, in quanto finalizzato al suo controllo e alla creazione di condizioni necessarie a disporre di risorse adeguate ( cfr cap. 6 e 8 MNQ); 3. direzionale finalizzato alla valutazione dei risultati e alla scelta delle strategie e degli investimenti necessari ( cfr cap. 5 MNQ). MACROPROCESSO PROCESSI OUTPUT DOC. DI RIF. PRIMARIO (o produttivo), finalizzato alla realizzazione dei servizi finali offerti all esterno: 1. formazione professionale; 2. orientamento in entrata e in uscita (alternanza scuola-lavoro); 3. recupero debiti formativi; 4. attività integrative (corsi extra-curricolari); 5. scambi culturali e viaggi d istruzione. 1. commerciale contratto con l utente 2. progettazione 3. approvvigionamento 4. produzione gestione risorse, ossia: progetto formativo procedura organizzativa di un servizio acquisizione di beni e servizi destinati alla realizzazione dell output finale erogazione del servizio valutazioni d efficacia PRQ PRQ approvvigionamento PRQ progetti formativi 1. risorse umane 2. infrastrutture incarichi stipendi formazione acquisizione e manutenzione mezzi e attrezzature PRQ 6.1 gestione RU mansionari piano di formazione PRQ 7.3 piani di sicurezza e di emergenza DI SUPPORTO (al SGQ), finalizzato alla gestione delle risorse e alla misurazione, analisi e miglioramento del SGQ 3. amministrazione controllo e miglioramento, ossia: bilanci consuntivi e preventivi Dpr 44/01 DGRT 870/03 L. 62/05 4. gestione non conformità 5. gestione documenti 6. misurazioni e analisi trattamenti NC concessioni del cliente azioni di miglioram. emissione, revisione e rintracciabilità documenti di sistema misurazioni sull efficacia dei processi PRQ 8.2 gestione e prevenzione NC PRQ 4.1 gestione documenti e registrazioni piano di monitoraggio cap. 4 rev. 2 del Pagina 3 di 7

4 MACROPROCESSO PROCESSI OUTPUT DOC. DI RIF. 7. verifiche ispettive interne rapporto di verifica i- spettiva PRQ 8.1 verifiche i- spettive interne DIREZIONALE finalizzato alla determinazione della Politica e degli Obiettivi e all attribuzione delle risorse 1. riesame della direzione 2. scelte strategiche politica della qualità obiettivi della qualità autorizzazioni e incarichi politica qualità obiettivi qualità verbali di riesame verbali CdI e CdD Tutti i processi individuati sono monitorati e analizzati conformemente a un Piano di Monitoraggio. Le misurazioni sui processi (output del processo «analisi e controllo») sono destinati primariamente alla Direzione, sulla cui base imposta le scelte strategiche. cap. 4 rev. 2 del Pagina 4 di 7

5 Organigramma. L I.I.S.S. Pesenti identifica al suo interno le seguenti funzioni aziendali (genericamente: RdF), le cui responsabilità sono riportate su un apposito mansionario. Nel disegno che segue è stato fatto un parallelismo tra le funzioni e i macro-processi aziendali (si veda la mappatura a pagina precedente). cap. 4 rev. 2 del Pagina 5 di 7

6 4.3. Requisiti relativi alla documentazione Documentazione di sistema. I documenti di sistema sono quei documenti che testimoniano, a vario titolo, come vengono pianificati, realizzati, comunicati e tenuti sotto controllo i processi interni. Possono avere origine esterna (provenire da clienti, fornitori, consulenti, partner commerciali, istituzioni) o interna e possono rivolgersi sia all interno che all esterno dell organizzazione. Quelli che interessano principalmente l agenzia formativa sono: 1. il presente MNQ; 2. PRQ dell I.I.S.S. Pesenti inerenti sia i processi gestionali che quelli produttivi (cfr elenco allegato al presente MNQ); 3. modulistica; 4. progetti formativi; 5. politica della qualità; 6. piano di monitoraggio e piano di miglioramento; 7. mansionari; 8. altre registrazioni della qualità documenti che testimoniano determinate situazioni o attività svolte, a scopo sia prescrittivi che di rendicontazione. Possono assumere la forma di: moduli, elenchi e altre comunicazioni in forma libera; pianificazioni e rendicontazioni; contratti, lettere d incarico, ordini d acquisto, richieste d offerta; attestati, certificati; progetti. Le registrazioni della qualità devono come minimo coprire i punti richiesti dalla norma (n. 19). Per quanto riguarda la documentazione prescrittiva di origine esterna (leggi, regolamenti, convenzioni, linee guida prese a riferimento, modulistica vincolante ) sono stati individuati come responsabili della loro gestione (reperimento, identificazione, custodia e rintracciabilità, aggiornamento) dei soggetti diversi a seconda dell argomento trattato. In particolare i soggetti gestori della documentazione prescrittiva di origine esterna sono: RQ RSPP CAF per quella inerente la qualità; per quella inerente la sicurezza; per quella inerente la progettazione e l erogazione di interventi formativi; FS o CdC (consigli di classe) dei servizi compresi nel SGQ; per quella inerente la progettazione e l erogazione di DSGA per quella inerente la gestione delle risorse, la rendicontazione e la privacy.

7 Vincoli della documentazione. La DOCUMENTAZIONE, nei suoi diversi stati di revisione, è riportata in un apposito e- lenco (E doc 1 elenco delle revisioni) della cui gestione ed aggiornamento è responsabile RQ. In questo elenco sono riportate le seguenti informazioni: identificativo (codice e titolo); data e indice di revisione (attuali e passati); gestore del documento. Anche la DOCUMENTAZIONE DI LAVORO 1 DI ORIGINE ESTERNA viene gestita in maniera tale da garantirne l identificazione, la rintracciabilità e l attualità. Le responsabilità di gestione, sono: di RQ per quel che riguarda le comunicazioni dell OdC; di CAF per quel che riguarda le proposte commerciali da approvare, gli aggiornamenti e le linee guida di settore, le comunicazioni dei clienti; di DSGA per quel che riguarda la documentazione relativa ai fornitori e di natura amministrativo-contabile; Per l emissione, la rintracciabilità e la conservazione dei documenti di sistema, ivi comprese le registrazioni della qualità, si venda quanto riportato nella PRQ 4.1 gestione dei documenti e delle registrazioni. 1 Per la documentazione prescrittivi di origine esterna si veda a pagina precedente. cap. 4 rev. 2 del Pagina 7 di 7