Agenti di Commercio - dbsoft snc Tel Target Win. Manuale operativo Target Win Agenti

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1 1 Manuale operativo Target Win Agenti dbsoft snc Via del Consorzio, Falconara Marittima (AN) Tel./Fax

2 2 INSTALLAZIONE DEL SOFTWARE...7 ATTIVAZIONE DEL SOFTWARE...8 PROPEDEUTICITÀ D USO...8 CLIENTI...8 Collegamento Cliente alle varie mandanti... 9 Aggiungere un nuovo cliente Modificare l'anagrafica di un cliente Eliminare una scheda cliente Ricercare un cliente / Stampare l'anagrafica clienti Ricerche Avanzate...11 Stampare la scheda di un cliente Pianificare e Gestire le attività sul Cliente Pianificazione giro visite Gestione Attività Pianificate su tutti i clienti... 14

3 3 Aggiungere una destinazione associata al cliente...16 Aggiungere un contatto alla scheda cliente TABELLE CLIENTI...16 Categorie Clienti Insegne o Gruppi Zone Esiti TABELLA MODALITÀ DI PAGAMENTO...16 Aggiungere un nuova modalità di pagamento...17 Modificarne una esistente Eliminare una modalità precedentemente inserita Stampare la lista dei pagamenti Giorni Scadenze Conteggio dei giorni da data fattura o da fine mese...17 Iva sulla prima scadenza Impostare le scadenze come già pagate Presentazione RIBA Sconto finanziario Giorni Extra Rimesse dirette GESTIONE ATTIVITÀ CLIENTI E MANDANTI...18 Creare nuove tipologie di attività Associare una attività ad un cliente o ad una mandante Pianificare operazioni ripetitive Stampa Planning Attività Associare una attività a più clienti DITTE MANDANTI...21

4 4 Aggiungere una ditta mandante Ristampa distinte definitive Note Prodotti Contatti Importa fatture da Excel Stampe Personalizzate Automatismi calcoli, sconti e provvigioni Calcolo Provvigioni in funzione degli sconti INTESTAZIONE AGENZIA DI COMMERCIO, FATTURE PROVVIGIONI E PRIMA NOTA...26 Modificare i Massimali ENASARCO Causali Banche d'appoggio AGENTI E SUB AGENTI...28 Attività agente Note scheda Agente OFFERTE, ORDINI, FATTURE, PAGAMENTI...30 Dettaglio documenti (offerta, ordini e fatture mandanti)...31 Come Indicare in ordine destinazioni diverse Impostare le Condizioni di Vendita relative all'intero documento Opzioni di Calcolo Visualizzare i conteggi in tempo reale Gestione Documento Stampe Ordini Personalizzate...33 Offerte Trascrivere una fattura Ditta Mandante Generare una fattura da più ordini...35 Generare una fattura da un ordine VERIFICA MATURAZIONE PROVVIGIONI...36

5 5 AUTOMATISMI...37 provvigioni per mandante provvigioni per cliente e mandante provvigioni per prodotto provvigioni per cliente e prodotto provvigioni per classi di sconto modalità di pagamento sconti per prodotto sconti per cliente e prodotto periodi promozionali listini personalizzati INSERIRE UN LISTINO PREZZI...39 Creare un listino per ditta mandante Automatismi sui prodotti Note prodotto Associare Immagini o documenti al prodotto Linea prodotto Tipo prodotto Stagione Prodotto Taglie IMPORTARE UN LISTINO PREZZI DA EXCEL...41 TABELLE...43 Modalità di Pagamento Posizionamento Prodotti Categorie Clienti Insegne/ Gruppi Zone Esiti Tipi di Attività... 43

6 6 Dinamiche Promozioni Causali di Magazzino Stagioni Valute Linee di Prodotto Tipi di Prodotto Colori Prodotto Taglie Prodotto PIANIFICAZIONE OBIETTIVI...44 RILEVAZIONE PREZZI - MERCHANDISING...45 GESTIONE DEPOSITO...46 GESTIONE RIBA...47 RUBRICA TELEFONICA PERSONALE...49 IMPOSTAZIONE STAMPANTI...49 ESCI DAL PROGRAMMA...49 STATISTICHE E GRAFICI...49 Grafici Statistiche di Vendita Statistiche Offerte Statistiche in Valore Statistiche sui prodotti Venduti Statistiche Riepilogo Documenti Statistiche Ordini Statistiche sulle fatture (consegnato) Statistiche di Raffronto Raffronti Stagionali Raffronti fra ordinato e confermato...55 Raffronti fra ordinato e consegnato (fatturato) Statistiche Prodotti Invenduti Statistiche Pagamenti e Provvigioni... 56

7 7 Calcolo Provvigioni su Incassato Statistiche movimentazioni deposito ABILITAZIONE D'USO DELLA LICENZA SOFTWARE...57 PASSWORD DI ACCESSO AMMINISTRATORE E UTENTI...58 PREFERENZE E PARAMETRI GENERALI...59 AGGIORNAMENTO DEL SOFTWARE VIA INTERNET...60 CONFIGURAZIONE MODEM...61 MODULO RICERCHE ESTERNO...61 CALCOLATRICE...61 CONVERTITORE...61 AREA DI LAVORO ARCHIVI...61 MANUTENZIONE ARCHIVI...61 TRASFERIMENTO DATI...62 INFORMAZIONI SUL SOFTWARE...64 MANUALE...64 Installazione del Software Il software viene fornito con supporto CD ROM di installazione, contratto di licenza d uso, contratto di assistenza e aggiornamenti, informativa sulla privacy, istruzioni d uso e fattura accompagnatoria. Superati gli adempimenti amministrativi, inviare la modulistica allegata timbrata e firmata al numero fax , quindi procedere all installazione. Inserire il CD ROM nell apposito lettore, attendere l auto avvio, dal menù principale, selezionare il prodotto acquistato e selezionare la relativa funzione di installazione. Collegandosi al nostro sito nella sezione assistenza, scaricare l ultima versione aggiornata del prodotto acquistato e procedere all installazione della stessa che avviene con un doppio clic sul file appena scaricato e salvato sul vs. computer. Per entrare nella sessione assistenza inserire il Vs. codice cliente (riportato nella fattura accompagnatoria). Al termine dell installazione è necessario richiedere l attivazione del prodotto software

8 8 Attivazione del Software Entrare nel software, selezionare la funzione strumenti, abilitazione ed inviare a mezzo fax al numero la stampa prodotta dalla maschera in questione. Entro 48 ore lavorative vi sarà inviato un documento contenente i moduli da abilitare e la relativa password di attivazione da inserire nella precedente videata. Propedeuticità d uso Il presente documento è una sintesi della guida contestuale presente nel software accessibile con il pulsante per qualsiasi ulteriore chiarimento, per gli utenti in manutenzione è possibile contattare i nostri uffici dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 18:00 dal lunedì al venerdì, al numero Inizialmente è buona norma procedere come segue: Tramite la funzione Strumenti, Preferenze e parametri generali definire i valori base (IVA, massimali ENASARCO, ); Tramite la funzione file, Agenzia, inserire i dati relativi alla Vs. agenzia; Tramite la funzione file, Agenti inserire gli agenti che lavorano in agenzia o il proprio nome se non ci sono altri agenti; Tramite la funzione file, ditte mandanti inserire le varie ditte mandanti per le quali l agenzia lavora; Tramite la funzione file, clienti inserire i vari clienti; Tramite la funzione file, prodotti inserire i vari listini prezzi; Tramite la funzione file, tabelle definire le varie tabelle necessarie alle vs. esigenze (categorie clienti, zone, modalità di pagamento,.); Ora è possibile iniziare a lavorare in maniera pienamente operativa e inserire ordini, fatture, pagamenti,. Clienti informazioni complete e dettagliate per migliorare l'attività dell'agente di commercio dall'anagrafica clienti è possibile fare qualsiasi operazione, registrare un incasso, inserire o inviare ordini, controllare le referenze acquistate dal cliente in precedenza, pianificare delle attività da svolgere, registrare le fatture delle mandanti, archiviare la corrispondenza in entrata e in uscita e molto altro ancora... Il menù di testa permette di selezionare le funzioni associate al cliente in corso, quello laterale, permette di accedere alle tabelle associate all'anagrafica cliente, mentre nella parte centrale è possibile andare ad inserire o aggiornare l'anagrafica del cliente in corso. Nella parte inferiore dell'anagrafica tramite le apposite linguette è possibile definire i dati commerciali del cliente (categoria, gruppo di appartenenza, zona, estremi bancari, ecc...), definire scontistiche e provvigioni, note generiche, destinazioni aggiuntive ed eventuali referenti presso il cliente in questione.

9 9 Dati commerciali, Sconti e Provvigioni e Note vanno inseriti in questo contesto solo se sono i medesimi per ogni ditta mandante. Spesso infatti succede che queste informazioni associate al cliente possano variare in funzione della ditta mandante. In linea di massima, quando le caselle sono gialle, non è possibile modificare il contenuto, quando le caselle hanno una freccia di selezione che apre una tendina, è necessario prima creare le relative tabelle... Collegamento Cliente alle varie mandanti per semplificare l'inserimento dati E' naturale che ogni singolo cliente, sia identificato con un diverso codice da ogni mandante, e abbia condizioni di vendita differenti per ciascuna di esse. Tramite il pulsante presente nella scheda clienti è possibile creare degli automatismi che consentono di personalizzare tali informazioni (codice cliente per mandante, modalità di pagamento, sconti, provvigioni, ecc...) senza sprecare tempo in fase di inserimento documenti. Crea un collegamento fra la scheda cliente di provenienza e la ditta mandante selezionata Modifica le informazioni di collegamento fra la scheda cliente di provenienza e la ditta mandante selezionata

10 10 Elimina il collegamento fra la scheda cliente di provenienza e la ditta mandante selezionata Stampa le informazioni di collegamento fra la scheda cliente di provenienza e la ditta mandante selezionata o di tutte le ditte mandanti Tramite la suddetta scheda, è possibile personalizzare la categoria cliente, l'agente che lo segue, le modalità di pagamento, le provvigioni agenzia e sub agente, gli sconti, ecc... per ogni ditta mandante Trasporti e Sconti tramite questa funzione è addirittura possibile personalizzare le condizioni di fornitura del cliente per ogni singolo prodotto e per linea o tipologia prodotti. Aggiungere un nuovo cliente per inserire una nuova scheda cliente, è necessario premere una sola volta sul pulsante aggiungi; la prima volta che si aggiunge un cliente è necessario indicare il codice. Il campo codice distingue univocamente un cliente dall'altro e può essere composto da massimo 8 caratteri alfanumerici (lettere e numeri). Se si decide di utilizzare i numeri è buona norma far precedere il numero da 7 zeri... ( ). Così facendo la prossima volta che si aggiungerà una scheda cliente, il software proporrà automaticamente il nuovo codice cliente ( ). Quando si ordina l'anagrafica rispetto al codice, è importante sapere che anche i codici numerici vengono trattati come caratteri, quindi il codice ( preceduto da uno spazio bianco) viene prima del codice 011 e che il codice 011 viene prima del codice 10 (senza lo zero davanti) e che il codice A011 viene dopo del codice Dopo aver premuto il pulsante Aggiungi, gli spazi dove inserire le informazioni diventano verdi, il che indica che è possibile scriverci dentro... Al termine dell' inserimento, per memorizzare la scheda, è necessario premere il pulsante ok Modificare l'anagrafica di un cliente il pulsante modifica, consente di modificare le informazioni memorizzate nella scheda. Si percepisce che si è in fase di modifica quando le caselle sono di colore verde. Al termine della modifica, premere Ok per confermare, annulla per annullare. Eliminare una scheda cliente Attenzione!!! questa funzione chiede conferma, ma una volta confermata elimina definitivamente la scheda cliente in questione e tutti i documenti ad essa associati (ordini, fatture, pagamenti, ecc...).

11 11 Ricercare un cliente / Stampare l'anagrafica clienti tramite questo pulsante è possibile effettuare tre tipologie diverse di ricerche: Ricerca normale, Avanzata, ultimi nominativi la prima opzione ha una duplice funzionalità: ordinare l'anagrafica in funzione del tipo di ricerca selezionata e ricercare la scheda corrispondente all'informazione digitata. Ricordiamo che è possibile utilizzare il simbolo (*), per cercare informazioni parziali; ad esempio se fosse necessario cercare il cliente "Verdi Antonio" ma non ci si ricorda il cognome, nella casella di selezione si potrebbe scrivere *antonio e il software restituisce la prima scheda che contiene il nome antonio; se la scheda non è quella desiderata, si preme il pulsante avanti e si scorre alla scheda successiva. La terza opzione, visualizza le ultime 5 ricerche effettuate e permette di selezionarne direttamente una. La seconda opzione permette di effettuare svariate operazioni: ricercare un'anagrafica in funzione di una qualsiasi informazione memorizzata nel data base, impostare criteri di selezione annidati per estrapolare liste di clienti personalizzate, creare report di stampa personalizzati - ulteriori dettagli Vedi anche Ricerca veloce schede Ricerche Avanzate per estrapolare le anagrafiche clienti come desideri Spesso è necessario estrapolare una lista clienti particolare... i clienti di una determinata località che hanno acquistato un determinato prodotto relativi ad una determinata mandante... oppure i clienti di una determinata categoria merceologica di una provincia, ecc... La funzione ricerca avanzata presente nel nostro software agenti di commercio consente di estrapolare qualsiasi tipo di lista, con qualsiasi ordinamento e in funzione di qualsiasi informazione memorizzata...

12 12 Ricerche disponibili consente di indicare il tipo di ricerca da effettuare; questa può essere in funzione a qualsiasi tabella memorizzata e su qualsiasi informazione presente in tabella Tipo di filtro permette di impostare i criteri di selezione ed è in funzione della ricerca selezionata; quindi selezionando una ricerca per località consente di definire quale località, selezionando una ricerca per prodotto consente di indicare quale prodotto e così via... Inoltre tramite i pulsanti ricerca su risultato precedente e inverti condizione, è possibile effettuare ricerche annidate sia inclusive che esclusive; questo significa che posso effettuare ulteriori ricerche su risultati di ricerche precedenti e che è possibile ricercare anche una lista di nominativi che non rispondono al tipo di filtro definito. Il pulsante Avvia ricerca permette di procedere con la ricerca una volta impostati i parametri; il pulsantino a lato annulla invece tutti i filtri impostati. Griglia informazioni nello spazio sottostante viene visualizzata la tabella dei risultati anch'essa personalizzabile; per aprire la scheda di un cliente è sufficiente fare un doppio clic sulla riga interessata, per cambiare ordinamento è sufficiente un singolo clic sull'intestazione della colonna rispetto la quale si vuole ordinare. Comandi Operazioni - permette di ripetere una determinata operazione su tutti i nominativi visualizzati nella griglia; Salva su file - permette di esportare i nominativi visualizzati e le relative tabelle selezionate in formato Access; Stampa - permette di stampare la lista nominativi; Esporta lista - permette di utilizzare lalista nominativi filtrata per altri automatismi... (tipo l'invio automatico di o di fax); Dettaglio Cliente - apre la scheda del cliente in questione; Chiudi - chiude la videata in questione.

13 13 Stampare la scheda di un cliente Questo pulsante, consente di stampare l'intera anagrafica cliente con possibilità di scegliere si includere le destinazioni o le attività Inserire Offerte / Ordini / Fatture Mandanti / Pagamenti questo pulsante consente di accedere alla gestione documenti relativi alle offerte, agli ordini, alle fatture delle mandanti e dei pagamenti Vedere - offerte, ordini, fatture mandanti, pagamenti Archiviare la Corrispondenza con il cliente consente di archiviare e quindi ricercare con immediatezza e semplicità la corrispondenza in entrata e in uscita con il cliente (disponibile nella versione TWPR) Pianificare e Gestire le attività sul Cliente molto utile a chi ha delle trattative lunghe, complesse o a chi ha la necessità di monitorare le attività svolte o da svolgere sui clienti... (visite periodiche, incontri in fiere, dimostrazioni del prodotto, degustazioni, incontri in fiera, rinnovi contratti, assistenze,...), quindi consente di estrapolare velocemente le informazioni necessarie al raggiungimento dei propri obiettivi. (disponibile nella versione TWPR) Indicare a quali prodotti il cliente è interessato Questa funzione permette di indicare a quali prodotti il cliente è interessato, quindi attraverso la funzione ricerca avanzata, estrapolare informazioni anagrafiche anche in funzione di queste informazioni. permette di indicare il tipo di interesse, quindi indicare se il cliente è interessato a tutti i prodotti di una ditta, o solo quelli di una determinata linea o solo alcuni prodotti; permette di trasferire la scheda selezionata dalla tabella di sinistra nella lista degli interessi del cliente; permette di eliminare dagli interessi del cliente la scheda selezionata dalla tabella di destra ; Inserire una rilevazione prezzi / merchandising

14 14 per ogni ditta mandante e per ogni prodotto permette di creare una tabella nella quale vengono inserite informazioni inerenti alle modalità di vendita e di esposizione del prodotto presso il cliente in oggetto. L'inserimento di questa rilevazione prezzi permette di accedere a delle statistiche molto utili per il merchandising. (disponibile nella versione TWPR) Pianificazione giro visite tramite il pulsante è possibile visualizzare la lista dei clienti che vanno ricontattati entro una determinata data. Le informazioni che vengono visualizzate sono quelle inserite con la funzione "pianificare operazioni ripetitive" Gestione Attività Pianificate su tutti i clienti vedere attività clienti - (disponibile nella versione TWPR) Invio automatizzato della corrispondenza ai clienti ( , fax o carta) la funzione invio testi è molto utile per inviare automaticamente o fax personalizzati a gruppi di clienti estrapolati tramite la potente funzione di ricerche avanzate.

15 15 per un invio personalizzato occorrono 4 semplici passaggi: creazione del titolo "Aggiungi", editazione del testo "edit documento" con l'inserimento delle informazioni da personalizzare, individuazione dei destinatari (utilizzando il potente sistema di ricerche avanzate) e invio. Per l'invio di consigliamo di selezionare come tipo "documento di testo semplice", per l'invio a mezzo fax è possibile utilizzare anche word. In fase di editazione del documento tramite la seguente barra strumenti, è possibile inserire le informazioni che poi verranno automaticamente personalizzate dal software in fase di spedizione. (disponibile nella versione TWPR)

16 16 Aggiungere una destinazione associata al cliente per ogni scheda cliente con l'omonima funzione, è possibile definire un numero illimitato di destinazioni. Premendo il pulsante aggiungi si inserisce una nuova destinazione, elimina cancella quella selezionata Aggiungere un contatto alla scheda cliente per ogni scheda cliente è possibile inserire un numero illimitato di contatti con i relativi riferimenti interni. Aggiungi, Modifica, Elimina consentono rispettivamente di aggiungere un nuovo contatto, modificare o eliminare un contatto precedentemente inserito. Tabelle Clienti per gestire al meglio la tua clientela La definizione di queste tabelle non è obbligatoria, ma se create consentono una migliore gestione dell'anagrafica clienti offrendo una combinazione di statistiche e stampe più completa. Categorie Clienti Consente di creare le categorie merceologiche dei clienti (dettaglianti, grossisti, ristoranti,...). In questa tabella si creano solo le varie categorie, per effettuare l'associazione con il cliente indipendentemente dalla mandante è presente l'omonima casella di selezione all'interno della scheda cliente. In caso la categoria del cliente vari in funzione della mandante, è necessario entrare nella funzione relazione cliente/mandanti accessibile con il pulsante Insegne o Gruppi Consente di creare un gruppo di acquisto, molto utilizzato nelle catene di distribuzione alimentare. Anche in questo caso l'associazione con il cliente avviene dalla omonima tendina di selezione presente nella scheda cliente. Zone Consente di creare le zone. Il concetto di zona è una convenzione che crea l'utente stesso e potrebbe rappresentare una regione, un gruppo di cap, una nazione... Esiti La tabella esiti permette di differenziare ulteriormente le varie schede clienti. Anche in questo caso il concetto di esito è una libera convenzione che adotta l'utente... per esempio potrebbe servire per differenziare i clienti acquisiti dai potenziali clienti, da quelli in cui è aperta una trattativa a quelli che invece non vogliono più essere contattati... Tabella Modalità di Pagamento per velocizzare l'inserimento della modalità di pagamento dei documenti

17 17 Tramite la funzione "modalità di pagamento" dalla scheda cliente o dal menù a tendina "file, tabelle", è possibile definire la tabella delle modalità di pagamento, utile in fase di inserimento offerte, ordini o fatture. Aggiungere un nuova modalità di pagamento permette di inserire una nuova modalità di pagamento, composta da un codice, una descrizione e svariate informazioni necessarie al conteggio delle date e degli importi in scadenza. Modificarne una esistente serve per modificare le informazioni relative alla modalità di pagamento selezionata prima di premere il presente pulsante. Eliminare una modalità precedentemente inserita consente di eliminare la modalità di pagamento selezionata. Stampare la lista dei pagamenti Stampa l'elenco di tutte le modalità di pagamento inserite. Giorni Scadenze all'interno della casella numero scadenze è necessario indicare quante scadenze sono previste (per esempio un pagamento 30, 60 prevede 2 scadenze). Scad.1 gg, Scad. 2 gg,... sono i giorni che devono trascorrere per arrivare alle singole scadenze pagamenti (nel precedente esempio dovranno essere 30 e 60). Conteggio dei giorni da data fattura o da fine mese contrassegnando questa casella il conteggio dei giorni avviene da data fattura, diversamente avviene da fine mese.

18 18 Iva sulla prima scadenza contrassegnando questa casella di selezione l?iva della fornitura viene messa tutta nella prima scadenza. Impostare le scadenze come già pagate contrassegnando questa casella, le varie scadenze, vengono generate considerandole tutte automaticamente pagate. E' il classico caso delle RIBA che in teoria sono pagate fino a prova contraria. Così facendo si risparmia tempo nell'aggiornamento degli incassi (sempre che i clienti morosi siano inferiori a quelli corretti) Presentazione RIBA questa opzione consente di generare le Ricevute Bancarie ma viene utilizzata solo dalle agenzie che hanno anche una commerciale e che quindi abbinano all'attività di agente quella della compra rivendita. Sconto finanziario lo sconto finanziario o sconto cassa viene associato alla modalità di pagamento e quando utilizzato non interferisce sul calcolo provvigioni (come secondo accordi economici collettivi categoria agenti) Giorni Extra sono i giorni extra che deve conteggiare oltre al calcolo della naturale data di scadenza. Rimesse dirette consente di gestire i pagamenti come rimesse dirette Gestione Attività Clienti e Mandanti innumerevoli criteri di selezione per gestire i tuoi impegni con clienti e mandanti Creare nuove tipologie di attività Prima di utilizzare il modulo attività, tramite la funzione "tipi di attività" presente nella maschera di sinistra della scheda cliente o nel menù a tendina "file, tabelle" è obbligatorio crearsi dei "tipi attività". Il tipo di attività viene aggiunto o modificato tramite gli omonimi pulsanti della seguente tabella:

19 19 E' possibile creare un numero illimitato di attività e ogni attività può rappresentare un qualsiasi evento che ruota intorno all'attività.. Associare una attività ad un cliente o ad una mandante dalla scheda Cliente (o mandante) interessata si seleziona il pulsante con il quale si accede alla seguente maschera:

20 20 Tramite aggiungi si inserisce una nuova attività, mentre elimina consente di cancellare quella selezionata. Tramite i pulsanti di selezione contrassegnati con il riquadro 1 è possibile definire dei filtri per visualizzare solo la lista delle attività interessate. Pianificare operazioni ripetitive tramite questa funzione è possibile inserire una attività sul cliente che si ripete con cadenza periodica. Stampa Planning Attività tramite il pulsante stampa è possibile stampare un planning mensile, settimanale o giornaliero delle varie attività in corso. Associare una attività a più clienti per pianificare attività complesse su un gruppo di clienti si procede dalla scheda cliente con il pulsante che apre la seguente videata:

21 21 Per lavorare sulla totalità delle pianificazioni fatte anche per singolo cliente selezionare "tutte le pianificazioni" e "dettaglio attività" Per creare una nuova pianificazione su un gruppo di clienti selezionare "aggiungi" della creazione "dettaglio attività". e al termine All'interno del dettaglio attività, da visualizza e selezione tramite "importa lista" importare i clienti sui quali si desidera effettuare la pianificazione; quindi selezionare "pianifica attività" per indicare il tipo di attività e la cadenza da associare alla pianificazione in corso. Ditte Mandanti per una gestione professionale delle Ditte Mandanti

22 22 Aggiungere una ditta mandante Selezionare il pulsante Aggiungi e confermare con ok al termine dell'inserimento dati Eliminare una ditta Mandante il pulsante contrassegnato con una x rossa elimina la scheda mandante in corso e tutti i documenti ad essa collegati, ordini, fatture, listini prezzi ecc... Modificare una Mandante già presente premere il pulsante modifica per apportare le modifiche desiderate alla scheda in corso Visualizza liste mandanti consente di consultare l'elenco delle ditte mandante in maniera più rapida Ricercare una Mandante consente di ricercare una ditta mandante conoscendo codice, ragione sociale o località Stampare la scheda di una Mandante - Stampare l'elenco delle mandanti - Stampare i clienti di una Mandante - Stampa Etichette Mandanti consente di stampare una singola scheda ditta mandante, l'elenco di tutte le ditte mandanti, l'elenco dei clienti associati alla mandante o le etichette delle mandanti per un eventuale invio postale Offerte - Ordini - Fatture - Pagamenti consente di accedere ai documenti offerte, ordini, fatture mandanti e pagamenti mettendo automaticamente il filtro su quelli relativi alla mandante in corso. Gestione Corrispondenza consente di archiviare la corrispondenza in entrata o in uscita con la ditta mandante

23 23 Gestione Attività molto utile a chi ha la necessità di monitorare le attività svolte o da svolgere sulle varie ditte mandanti. Elenco incassi effettuati consente di avere una lista degli incassi effettuati per conto di una mandante in un determinato periodo Invio assegni consente di generare la distinta degli incassi da inviare alla mandante come lettera accompagnatoria degli assegni. la selezione degli incassi avviene per ditta mandante per periodo e volendo per cliente, utilizzando le omonime funzioni riportate nella figura di seguito. E' inoltre possibile selezionare solo alcuni degli incassi visualizzati (utilizzando il tasto ctrl) e decidere se effettuare una stampa definitiva o di prova. Spuntando la casella stampa definitiva, in seguito nella prossima distinta gli incassi già stampati non verranno più evidenziati. Ristampa distinte definitive permette di ristampare delle distinte stampate precedentemente in maniera definitiva. La ricerca della distinta avviene per numero distinta

24 24 Note permette di scrivere un testo di lunghezza illimitato associato alla scheda ditta mandante in corso Prodotti permettere di accedere al listino prezzi della ditta mandante in corso Contatti permette di memorizzare un numero illimitato di referenti presso la ditta mandante Importa fatture da Excel permette di importare il riepilogo fatture mandanti direttamente da un foglio di calcolo excel (vedi importazione dati excel) Stampe Personalizzate Spesso le ditte mandanti impongono l'uso del loro copia commissione. Dalla scheda ditte mandanti, tramite l'icona stampa personalizzata, si accede alla seguente maschera: con la quale caricare il report opportunamente modificato da dbsoft. Per associare il report a tutte le mandanti si spunta generali, si seleziona la stampa da importare, quindi si preme sul primo pulsante in basso a sinistra.

25 25 Per associare il report ad una specifica mandante il procedimento è analogo al precedente, spuntando però il pallino Ditta e indicando la relativa mandante. Per eliminare una stampa precedentemente associata si seleziona il tipo di stampa e si preme sul pulsante con il disegno del cestino. Automatismi calcoli, sconti e provvigioni in questa maschera è possibile definire la tipologia di calcolo che il software deve proporre automaticamente quando si inseriscono documenti inerenti alla scheda ditta mandante in corso (vedere anche automatismi). in linea di massima è possibile far conteggiare lo sconto in valore prima di quello in percentuale, utilizzare il peso del prodotto per il calcolo dell'importo di vendita (spuntando la seconda opzione, l'importo=(q.tà x confezione x peso x prezzo) - gli sconti); l'iva anche sugli omaggi, l'iva sull'imposta di fabbricazione e conteggiare l'imposta di fabbricazione anche sugli omaggi. Calcolo Provvigioni in funzione degli sconti Inoltre è anche possibile impostare le provvigioni in funzione degli sconti, accedendo alla seguente maschera: è possibile impostare fino a 30 classi di sconto o prezzi netti differenti, in funzione dei quali possono corrispondere percentuali provvigioni agenzia e sub agente differenti.

26 26 Tale scaglionamento provvigionale in funzione degli sconti è applicabile per ditta mandante, per linea prodotti o addirittura per singolo prodotto, il che significa che per ogni prodotto trattato, le provvigioni possono variare in funzione di 30 tipologie di sconti differenti. Azzera permette di ripulire la maschera da precedenti impostazioni, copia incolla permette di duplicare le righe, salva suddivisione consente di salvare il tipo di suddivisione per eventuali usi futuri (molto utile sopratutto quando vi sono molte variazioni anche per singolo prodotto), preleva suddivisione permette di recuperare il file precedentemente salvato, modifica classi permette di apportare modifiche, mentre annulla, annulla precedenti impostazioni. Intestazione Agenzia di Commercio, Fatture Provvigioni e Prima Nota il miglior modo per gestire la tua agenzia di commercio Il software in versione standard permette di gestire una agenzia di commercio con infinite mandanti, con infiniti clienti e con infiniti agenti. Nella versione TWLX è possibile gestire il tutto con un numero infinito di agenzie. L'utilità di inserire più agenzie si percepisce quando vi è la necessità di prendere mandati in concorrenza fra loro e quindi è indispensabile aprire un'ulteriore partita IVA con altra denominazione con la quale lavorare sugli stessi clienti e magari con gli stessi sub agenti; oppure si rivela utile anche quando c'è abbinata all'agenzia anche una commerciale o quando c'è un'agenzia associata... Per aggiungere una nuova agenzia tramite questo pulsante, è possibile aggiungere i dati legali della propria agenzia, indispensabili per inserire ordini, fatture provvigioni e quant'altro. Per eliminare l'agenzia corrente Con questo pulsante si elimina l'agenzia su cui si è posizionati. Per inserire la prima nota relativa all'agenzia corrente Questo pulsante permette di inserire e stampare la prima nota ed effettuare le registrazioni passive e attive con possibilità di gestire fino a tre conti correnti, le movimentazioni di cassa e le partite fuori cassa. Per inserire le fatture provvigioni

27 27 permette di inserire le fatture provvigioni per le varie mandanti. La procedura conteggia automaticamente il raggiungimento dei massimali ENASARCO, e restituisce informazioni statistiche molto interessanti. tramite il pulsante della scheda agenzia, è possibile inserire la fattura provvigioni e verificare le varie statistiche, accedendo alla seguente videata: Tramite aggiungi si inserisce una nuova fattura provvigioni, Modifica consente di modificare la fattura sulla quale si è posizionati, mentre elimina cancella quella corrente. E importante ricordare che la data di emissione è la data nella quale si emette il documento, mentre quella di competenza rappresenta l'anno fiscale di competenza del documento. In quanto alle modalità di pagamento, la prima volta vanno inserite manualmente, in seguito potranno essere selezionate da quelle precedentemente caricate. Nello spazio Imponibili, nelle prime tre caselle è possibile indicare tre importi con le relative descrizioni ai quali saranno applicate le percentuali IVA, Ritenuta acconto e ENASARCO; mentre dopo la casella ritenuta d'acconto è possibile indicare altri tre imponibili con le relative descrizioni personalizzate ai quali non saranno applicate alcune percentuali... Spuntando la casella provvigioni pagate in seguito sarà possibile accedere a delle statistiche che illustreranno quali fatture sono state pagate e quali no. Ricordiamo che il conteggio ENASARCO viene effettuato automaticamente, quindi sarà la procedura ad indicare l'importo quando il massimale sarà raggiunto, in ogni caso per assecondare casistiche particolari, l'utente può decidere di inserirlo manualmente. Tramite i pulsanti filtri e conteggi e stampe, è possibile accedere alle statistiche inerenti le provvigioni fatturate ed eventualmente filtrare e visualizzare solo quelle interessate in funzione del periodo, ditta mandante, pagate o meno.

28 28 Volendo è anche possibile avere una corrispondenza con le consegne e verificare a quali consegne si riferiscono le singole fatture provvigioni emesse. Modificare i Massimali ENASARCO quando si utilizza il programma per la prima volta, oppure quando si reinstalla su un nuovo computer o quando l'enasarco li varia, è necessario aggiornare i massimali enasarco. Questa operazione si effettua tramite la funzione preferenze e parametri generali presente nella barra degli strumenti del menù principale. Dopo aver selezionato tale pulsante si seleziona l'opzione Valori base, spuntare l'opzione plurimandatario e nell'omonima casella scrivere il valore in corso del limite massimo della trattenuta enasarco per ogni ditta (per esempio quello per il 2008 è 1.026,14) Per Stampare l'intestazione dell'agenzia Per gestire offerte, ordini, fatture e pagamenti relativi all'agenzia corrente come già accennato in precedenza è possibile accedere a questi documenti da qualsiasi scheda del programma. Conviene accedere a tali informazioni dalla scheda agenzia quando si lavora con più agenzie e si desidera filtrare o inserire più documenti relativi alla stessa agenzia. Ulteriori dettagli relativi a Offerte Ordini Fatture Mandanti Scadenze Causali La tabella causali va definita solo se si inserisce la prima nota e consente di identificare le causali dei movimenti (ristoranti, carburanti, strumenti lavoro, compensi,...) Banche d'appoggio permette di inserire un numero illimitato di banche di appoggio con i relativi estremi bancari incluso il nuovo codice IBAN che la procedura genera automaticamente. Agenti e Sub Agenti per l'agenzia che lavora con più agenti o sub agenti Tramite la scheda agenti è possibile inserire i nominativi delle figure commerciali per le quali vanno calcolate delle provvigioni. La versione Educational gestisce solo un agente, mentre la versione standard, TWSB consente di gestire un numero illimitato di agenti. Aggiungere un nuovo agente

29 29 permette di aggiungere un nuovo agente Eliminare una scheda agente elimina la scheda agente in corso Ricercare una scheda agente consente di ricercare una scheda agente precedentemente inserita Lista Agenti attiva la visualizzazione in forma tabellare delle anagrafiche agenti Stampare una scheda Agente consente di stampare l'anagrafica della scheda agente in corso Documenti (ordini, fatture, pagamenti) permette di accedere ai documenti (offerte, ordini, fatture mandanti e pagamenti) relativi alla scheda agente in corso Gestione Corrispondenza per Agente permette di archiviare la corrispondenza in entrata e in uscita con l'agente (funzione attiva nella versione contact manager TWPR) Attività agente permette di gestire le attività svolte o da svolgere dell'agente selezionato (funzione attiva nella versione contact manager TWPR)

30 30 Note scheda Agente consente di scrivere un testo di lunghezza illimitata collegato alla scheda agente in corso. Offerte, Ordini, Fatture, Pagamenti Dal pulsante, disponibile nelle schede Clienti, Mandanti, Agenzia e Agenti è possibile accedere alla videata con la quale inserire offerte, ordini, fatture e pagamenti. Queste quattro tabelle possono essere fra loro collegate o completamente indipendenti. In sintesi è possibile generare automaticamente un ordine da una offerta, una fattura mandante da uno o più ordini e i pagamenti dalle fatture mandanti; è altresì possibile inserire ordini senza fatture o viceversa o pagamenti senza fatture o viceversa ecc... La videata alla quale si ha accesso è la stessa per offerte ordini e fatture ed è la seguente: tramite i pulsanti offerte, ordini e fatture è possibile passare alle relative tabelle dove il funzionamento è identico alla presente. Premendo con il tasto sinistro del mouse sull intestazione di colonna della suddetta griglia, la procedura ordina la lista articoli rispetto a quella stessa colonna; Aggiungere un nuovo documento Il pulsante aggiungi posto in basso a sinistra permette di aggiungere un nuovo documento (offerta, ordine o fattura a seconda della tabella selezionata). Attenzione! prima di aggiungere il nuovo documento, è possibile indicare la ditta mandante per la quale si sta effettuando l'inserimento; in questo caso il software propone automaticamente le condizioni di vendita

31 31 precedentemente memorizzate nel collegamento cliente mandante, altrimenti tali informazioni dovranno essere inserite manualmente. dettagli aggiungi documento offerta Eliminare un documento già presente Il pulsante elimina consente di eliminare il documento precedentemente selezionato Duplicare un documento il tasto Crea copia, permette di creare una copia del documento selezionato con altro numero e altra data. Visualizzare i soli documenti Interessati tramite le omonime tendine di selezione è possibile mettere la spunta per i visualizzare i soli documenti relativi ad una mandante o ad un agente, di un determinato periodo o da numero a numero ecc... Verificare i Pagamenti tramite il pulsante pagamenti presente si accede alla videata che consente di vedere l'elenco dei pagamenti effettuati da effettuare e gli eventuali insoluti del cliente in questione dettagli gestione pagamenti modificare il fattore di conversione valuta consente di modificare il fattore di conversione della valuta. Per chi opera nella comunità europea, consigliamo di lasciare le impostazioni di base. aggiorna i conteggi dei documenti in caso di variazioni di modalità di calcolo aggiorna automaticamente i documenti selezionati Stampare un riepilogo dei documenti consente di stampare un riepilogo dei documenti impostando il periodo di riferimento e alcuni filtri di selezione. Importante l'opzione dettaglio prodotti; quando è spuntata restituisce la stampa con il riepilogo dei prodotti acquistati con informazioni molto utili sugli stessi (ultime condizioni di vendita, sconti, ecc..); se non spuntata restituisce un riepilogo di ogni documento. Totali documenti consente di vedere in tempo reale un raffronto degli ultimi tre anni eventualmente filtrati per ditta mandante, dei documenti presenti Esci dalla maschera Esce dalla videata e torna alla precedente. Dettaglio documenti (offerta, ordini e fatture mandanti) preziosi consigli su come inserire gli articoli nei documenti il funzionamento della tabella ordini è del tutto identico a quello delle offerte con qualche variante che riportiamo di seguito. Vedere Come Inserire le Offerte Solitamente se si desidera inserire più ordini per la stessa mandante, conviene procedere dall interno della scheda mandanti, mentre se si inseriscono ordini di mandanti diverse su più clienti o sullo stesso cliente, conviene procedere dalla scheda cliente

32 32 In questa videata, vengono elencati tutti i documenti attivi e vengono automaticamente proposti i filtri di selezione a seconda del punto da cui è stata chiamata. Se ad esempio la videata è stata chiamata dal pulsante ordini della scheda cliente, saranno selezionati i pulsanti ordini e cliente, mentre se è stata chiamata dal pulsante fatture presente dentro la scheda delle ditte mandanti saranno attivi i pulsanti fatture e ditte mandanti. Naturalmente è possibile cambiare comunque il criterio di visualizzazione e selezione dei documenti, impostando i filtri e le selezioni desiderate. oltre al periodo e gli altri filtri visti nelle offerte, nella tabella degli ordini, per velocizzare le ricerche è possibile visualizzare i soli ordini fatturati, quelli fatturati parzialmente, quelli non fatturati o solo quelli ancora non trasmessi. Tramite il pulsante Aggiungi, si accede alla seguente schermata: In alto a destra si vanno ad impostare il tipo del documento (ordine o offerta), l agenzia che fa l ordine, (la versione lux di Target Win agenti consente di operare con più agenzie con lo stesso archivio), la mandante per la quale si fa l ordine, il sub agente al quale associare le provvigioni, quindi è possibile proseguire inserendo data e numero d ordine ed eventuale data e descrizione di consegna. Come Indicare in ordine destinazioni diverse In alto a sinistra viene riportata l'intestazione del cliente; in caso di consegna presso destinazioni diverse, tramite il pulsante destinazione è possibile indicare dove spedire la merce.

33 33 Impostare le Condizioni di Vendita relative all'intero documento inizialmente, nel riquadro giallo centrale vengono riportate le condizioni generali di vendita. Queste informazioni vengono proposte automaticamente dalla procedura in funzione degli automatismi precedentemente impostati, oppure possono essere inserite manualmente dall'utente. Condizioni di vendita diverse per singolo articolo Opzioni di Calcolo tramite la funzione opzioni è possibile indicare al software come impostare le modalità di calcolo in condizioni particolare... tipo iva o imposte sugli omaggi, sconti in valore prima di quelli in percentuale, calcolo importo in funzione anche del peso... Visualizzare i conteggi in tempo reale sotto alla selezione delle funzioni e delle condizioni economiche è possibile vedere in tempo reale i progressivi di calcolo del documento in corso e spuntando l'omonima casella in basso a sinistra è anche possibile rendere visibile il conteggio delle provvigioni agente e sub agente. Gestione Documento Consente di generare un ordine da un'offerta, una fattura mandante da un ordine, i pagamenti da una fattura mandante, un documento di trasporto dal documento corrente, stampare il documento corrente Stampe Ordini Personalizzate la procedura offre la possibilità di avere un copia commissione personalizzato per ogni mandante. dbsoft su commissione crea il report in funzione delle specifiche fornite dal cliente, il quale, tramite la funzione Stampe personalizzate presente nella scheda delle mandanti può effettuare l'associazione. Tramite la funzione dettaglio articoli si accede alla griglia di inserimento articoli. Oltre alle condizioni economiche generali, ogni articolo può avere una sua scontistica e provvigioni diverse. Per modificare un ordine precedentemente caricato, è necessario selezionare il pulsante modifica (in basso a destra). Per aggiungere gli articoli ordinati è necessario selezionare il pulsante Aggiungi

34 34 In fase di inserimento, la procedura evidenzia la totalità degli articoli della mandante per la quale si sta inserendo il documento; riportiamo di seguito alcuni espedienti per procedere più velocemente nell'inserimento dati. Visualizzare le sole informazioni utili In prima istanza, tramite la funzione a sinistra del pallino verde è consigliabile personalizzarsi la griglia delle colonne da visualizzare nel dettaglio articoli... (naturalmente conviene disattivare quelle che non si utilizzano). Bloccare la griglia E' anche molto utile, trascinare il rettangolino nero posto a sinistra del pallino rosa all'altezza della colonna descrizione. Questa operazione permette di bloccare le colonne a sinistra della descrizione, rendendole sempre visibili quando si scorre a destra alle colonne successive. Note per singolo articolo tramite il pulsante note dettaglio è possibile aggiungere una descrizione aggiuntiva per ogni singolo articolo in ordine. Visualizzazione articoli già ordinati In fase di inserimento articoli il pulsante visualizza solo i già ordinati permette di visualizzare anzichè tutti gli articoli della mandante, solo quelli già ordinati in precedenza dal cliente. Nella stessa videata, la funzione attiva selezione multipla dei prodotti, permette di selezionare più prodotti contemporaneamente (eseguire un doppio clic sulla riga dell'articolo che si vuole ordinare e proseguire con il successivo, al termine dare conferma con ok). Inserimento diretto del codice articolo disabilitando la funzione visualizza lista prodotti ad ogni inserimento, dopo aver premuto il pulsante aggiungi è possibile digitare direttamente il codice prodotto da inserire in ordine. Offerte L'unica variante delle offerte rispetto agli ordini si riscontra sul pulsante note, che viene sostituito con testi offerta, che apre la seguente maschera.

35 35 In questo contesto è possibile creare e salvare l'oggetto dell'offerta il testo di inizio (es. in riferimento ai colloqui intercorsi, con la presente...) e il testo di congedo. Rimangono invariate le altre funzionalità per le quali rimandiamo alla descrizione del dettaglio ordine. Trascrivere una fattura Ditta Mandante maggiori informazioni hai, migliore è il tuo business trascrivere una fattura mandante ha senso in caso si voglia gestire una delle seguenti attività: raffronti ordinato / consegnato; verifica provvigionale; statistiche sui reali prodotti acquistati dal cliente; controllo scadenze pagamenti e incassi; è possibile procedere manualmente o automaticamente. Nel primo caso l'inserimento delle fatture avviene nella stessa maniera vista per gli ordini, ma utilizzando l'omonima tabella fatture. Nel secondo caso il software agenti permette di generare una fattura prelevando i prodotti da più ordini o generare la fattura direttamente dall'interno dell'ordine corrispondente. Generare una fattura da più ordini Da una delle schede clienti, mandanti, agenzia o agenti, si entra nella funzione fatture, si seleziona aggiungi fattura, quindi tramite il pulsante Carica da Ordine è possibile indicare gli ordini dai quali prelevare i prodotti da inserire in fattura. Premendo OK, il software restituisce una griglia dove vengono illustrati tutti i prodotti prelevati con le relative quantità. Per ciascun prodotto si indicano le quantità fatturate e si conferma la creazione del documento. Generare una fattura da un ordine si entra nell'ordine in questione, si seleziona gestione documento, fatturazione; quindi si indica numero e data fattura. In caso l'ordine sia evaso per intero, si spunta la funzione contrassegnata con il pallino blu, diversamente si seleziona quella con il pallino giallo e si preme crea.

36 36 Nel secondo caso sarà necessario indicare le quantità fatturate per singolo articolo. Verifica Maturazione Provvigioni per un controllo analitico e dettagliato delle tue provvigioni Dalla scheda delle ditte mandanti, accessibile anche con il pulsante è possibile accedere al riepilogo delle fatture mandanti:, tramite il pulsante nella griglia (personalizzabile) di riepilogo vengono riportate svariate informazioni, fra queste troviamo le colonne contrassegnate di seguito

37 37 dove è possibile andare ad indicare se per quella fattura sono state pagate le provvigioni, qual'è il numero di fattura provvigione che contiene il pagamento di tale fattura mandante, l'importo delle provvigioni pagate, la data della fattura provvigione ed eventualmente la data in cui avete saldato le provvigioni del Vs. sub agente. Questa associazione è possibile effettuarla per singolo documento o tramite i pulsanti Associa fatture provvigioni e pagamento provvigioni sub agente è possibile effettuarle per più documenti contemporaneamente. Nel caso tale procedimento sia necessario anzichè per singola fattura ma per singola scadenza (una fattura può generare più scadenze pagamenti), le stesse funzionalità sono accessibili dalla videata scadenze pagamenti. Automatismi utili a procedere velocemente nell'inserimento dati senza dover ricordare L'inserimento di un qualsiasi documento può avvenire manualmente, senza dover obbligatoriamente precaricare tabelle particolari per utilizzare automatismi. L'uso di determinati automatismi permette di velocizzare notevolmente l'inserimento dati abbassando molto i rischi di errore di trascrizione. In linea di massima, gli automatismi legati a offerte, ordini e fatture sono i seguenti: provvigioni per mandante si definiscono direttamente all'interno della scheda mandante. Quando presenti sono prioritarie rispetto agli altri punti in cui si possono inserire e il software le propone automaticamente nella sezione condizioni economiche e provvigioni dei vari documenti. Si utilizza, quando indipendentemente dal cliente e dal prodotto le provvigioni sono sempre le stesse per quella specifica mandante.

38 38 provvigioni per cliente e mandante si inseriscono dalla scheda relazione cliente - ditta accessibile con il seguente pulsante, presente nella scheda clienti. Si utilizza quando le provvigioni cambiano in funzione del cliente e della mandante. provvigioni per prodotto si inseriscono direttamente nella scheda del prodotto dall'interno del listino prezzi provvigioni per cliente e prodotto si inseriscono tramite la funzione "trasporti e sconti" presente nella scheda relazione cliente - ditta accessibile con il seguente pulsante, presente nella scheda clienti. Viene utilizzato quando le provvigioni cambiano contemporaneamente in funzione della mandante, del cliente e dei singoli prodotti. provvigioni per classi di sconto vengono definite dalla scheda ditte mandanti, tramite la funzione gestione provvigioni per classi di sconto. Viene utilizzato quando le provvigioni variano in funzione degli sconti praticati al cliente (è possibile differenziare 30 livelli differenti di provvigioni). modalità di pagamento vengono definite sempre a livello del singolo cliente in funzione della mandante, tramite il seguente, presente nella scheda clienti. sconti per prodotto vengono impostati direttamente nella scheda articoli. Si utilizza questo automatismo quando lo sconto varia in funzione dell'articolo ma non in funzione di altro (cliente, quantità,...) sconti per cliente e prodotto si inseriscono tramite la funzione "trasporti e sconti" presente nella scheda relazione cliente - ditta accessibile con il seguente pulsante, presente nella scheda clienti. Viene utilizzato quando gli sconti cambiano contemporaneamente in funzione della mandante, del cliente e dei singoli prodotti.

39 39 periodi promozionali vengono impostati dalla tabella delle promozioni e visualizzati in fase di inserimento ordini (quando presenti hanno priorità su tutti gli altri e possono essere esclusivi o cumulativi). Viene utilizzato sopratutto nel settore alimentare dove ricorrono concetti di sell-in e sell-out. listini personalizzati si definiscono direttamente dalla scheda prodotti tramite la funzione gestione listini e sono prioritari su tutto. E' possibile creare listini prezzi completamente personalizzati per cliente, categoria clienti, zone, ecc... Inserire un Listino Prezzi per una gestione professionale dei listini prezzi anche personalizzabili per singolo cliente La seguente scheda dei prodotti è accessibile dalla funzione File, Prodotti del menù principale. Il software è pensato per gestire un numero illimitato di listini prezzi che possono essere inserite dall'utente manualmente o importati automaticamente dal formato Creare un listino per ditta mandante Ogni prodotto presente nel listino prezzi si distingue per un codice alfanumerico composto da 30 caratteri, è indispensabile indicare la ditta mandante e la descrizione. Opzionalmente (se inserite le rispettive tabelle) è possibile indicare La linea, il tipo e la stagione. Copiare la scheda di un prodotto

40 40 questa funzione consente di duplicare una scheda prodotto intera con un nuovo codice Ricercare un Prodotto in funzione dell'ordinamento scelto dalla casella di selezione, consente di ricercare un prodotto. Creare più listini prezzi personalizzati Visualizza il listino prezzi in forma tabellare e tramite gli omonimi pulsanti consente di aggiungere un nuovo listino, eliminare e modificare quello selezionato. Quando si aggiunge un nuovo listino è possibile dare una descrizione, una valuta e sopratutto è possibile associare il listino ad un automatismo utile quando si inseriscono ordini. Ad esempio è possibile associare il listino ad una categoria clienti, ad una zona geografica o ad un determinato cliente, ecc... Questa funzione, oltre agli altri automatismi consente di applicare prezzi netti e sconti diversi per ogni listino... Automatismi sui prodotti Tramite il pulsante Operazioni listino, si accede alla seguente maschera: nella quale è possibile Importazione listini da Excel, cancellare, modificare, stampare o visualizzare un gruppo di prodotti. Il gruppo viene definito dalle condizioni, che consentono di impostare fino a tre filtri diversi fra le varie informazioni gestite... (ditte mandanti, linee prodotto, tipo prodotto, ecc...) La funzione modifica permette di applicare variazioni (in valore, in percentuale,...) all'informazione selezionata (sconto, provvigione,ecc..) del gruppo di prodotti selezionato. Note prodotto permette di inserire una descrizione illimitata riferita alla scheda prodotto corrente.

41 41 Associare Immagini o documenti al prodotto consente di inserire un'immagine del prodotto o un link ad un documento collegato alla scheda prodotto, che può rappresentare un'immagine, delle caratteristiche tecniche, un disegno o quant'altro. Linea prodotto consente di creare la tabella linee prodotto. Per linea prodotto si intende un gruppo di prodotti assimilabili fra loro per qualche caratteristiche. Tipo prodotto consente di creare la tabella tipo prodotto. Per tipi prodotto si intende un gruppo di prodotti assimilabili fra loro per qualche caratteristiche. Utilizzando linea e tipo è possibile creare categorie e sottocategorie di articoli. Per esempio se l'agente opera nel settore dell'edilizia, la linea potrebbe essere sanitari, pavimenti,... mentre il tipo potrebbe essere arredo sanitari, rubinetteria e cotto, marmo, legno... Stagione Prodotto utile per chi tratta prodotti stagionali, consente di creare la tabella stagioni. Taglie utile per chi opera nell'abbigliamento, consente di creare la tabella taglie Importare un listino prezzi da excel semplice e veloce tieni aggiornati i listini senza sprecare tempo dall'interno della scheda prodotto, tramite la funzione gestione listini, operazioni listino, selezionando carica prodotti da e spuntando excel si ottiene la seguente maschera:

42 42 dopo aver indicato il file excel e la relativa cartella che contiene il listino da importare, si clicca sul pulsante con il simbolo di excel; il software apre il listino, si definisce l'area da importare e si preme sul pulsante proseguendo con il pulsante avanti, si arriva alla seguente videata: per sincronizzare il trasferimento dati, è necessario trascinare le informazioni presenti nella griglia di destra sulle rispettive informazioni delle griglie di sinistra e quindi procedere con avanti per terminare l'importazione dati. N.B. tale funzione richiede installato Excel, ed è necessario che il listino sia incolonnato correttamente (ogni riga contiene informazioni relative ad un prodotto e non ci siano righe con informazioni posizionate in maniera diversa dalla riga precedente)

43 43 Tabelle Modalità di Pagamento permette di impostare le modalità di pagamento che in seguito potranno essere associate al cliente in funzione della mandante Posizionamento Prodotti questa tabella è necessaria se si desidera utilizzare la funzione di rilevazione prezzi per gestire il merchandising. Categorie Clienti in questa tabella vengono definite i vari settori merceologici dei clienti che poi verranno associati o da dentro la scheda cliente o dalla relazione cliente-mandanti a seconda delle esigenze. L'uso di tale tabella permette di avere un numero maggiore di statistiche, ma non è obbligatoria per l'uso del software. Insegne/ Gruppi questa tabella viene utilizzata da chi lavora con la grande distribuzione per identificare a quale gruppo o insegna appartiene il cliente in questione. L'uso di tale tabella permette di avere un numero maggiore di statistiche, ma non è obbligatoria per l'uso del software. Zone questa tabella permette di identificare le varie zone di lavoro in cui si trovano i clienti. Il concetto di zona è del tutto convenzionale e potrebbe essere una regione o un codice che identifica un percorso o un gruppo di cap... L'uso di tale tabella permette di avere un numero maggiore di statistiche, ma non è obbligatoria per l'uso del software. Esiti la tabella esiti permette di raggruppare o filtrare i clienti con altri parametri (gli esiti). Il concetto di esito è soggettivo potrebbe stare a differenziare clienti veri da potenziali clienti, clienti visitati ma non interessati, clienti che non hanno espresso il consenso per la privacy, ecc... L'uso di tale tabella permette di avere un numero maggiore di statistiche, ma non è obbligatoria per l'uso del software. Tipi di Attività questa tabella è obbligatoria per chi vuole archiviare le attività svolte o da svolgere sui clienti o sulle mandanti. Il tipo di attività anche in questo caso è convenzionale, potrebbe essere una fiera, una visita, una degustazione, il rilascio di un nuovo catalogo, ecc... Dinamiche Promozioni consente di creare le dinamiche delle promozioni da utilizzarsi in fase di creazione promozioni. L'uso di tale tabella permette di avere un numero maggiore di statistiche, ma non è obbligatoria per l'uso del software.

44 44 Causali di Magazzino identifica le varie causali di magazzino, reso, acquisto, ecc... Obbligatoria per chi vuole usare la versione che gestisce il deposito Stagioni utile per ottenere un ulteriore raggruppamento dei prodotti di un listino e avere più statistiche di raffronto, molto utilizzata da chi opera nel settore dell'abbigliamento. Valute il software permette di lavorare con un numero illimitato di valute. In questa tabella vanno create le varie valute con le quali si vuole lavorare con i rispettivi fattori di conversione. In seguito le varie statistiche potranno essere richieste con la valuta desiderata. Tale tabella viene utilizzata da chi lavora con l'estero o da chi ancora vuole avere le conversioni delle statistiche lire / euro. Linee di Prodotto permette di creare delle linee differenti di prodotto e quindi avere un ulteriore raggruppamento di prodotti appartenenti ad un listino. L'uso di tale tabella permette di avere un numero maggiore di statistiche, ma non è obbligatoria per l'uso del software. Tipi di Prodotto è un ulteriore raggruppamento dei prodotti che utilizzato assieme alle linee permette di creare una specie di categoria e sottocategoria degli articoli. Un esempio potrebbe essere... Un listino di una mandante che opera nel settore edilizia che ha prodotti divisi fra piastrelle, arredo bagno, mattoni (queste potrebbero essere la linea ) ma ognuna di queste linee potrebbe essere a sua volta raggruppata per tipologia; per esempio la linea arredo bagno potrebbe essere suddivisa fra (sanitari e accessori). L'uso di tale tabella permette di avere un numero maggiore di statistiche, ma non è obbligatoria per l'uso del software. Colori Prodotto permette di creare la tabella dei colori dei prodotti, utilizzata solo nel settore abbigliamento, vernici, prodotti chimici... Taglie Prodotto permette di creare le varie tipologie di taglie e viene utilizzata solo nel settore abbigliamento... Grazie a questa tabella, un ordine potrà contenere prodotti che vengono venduti con taglie x, xl,... e prodotti che vengono venduti con taglie 40, 42,... Pianificazione Obiettivi per comprendere meglio l'andamento della propria attività Oltre alle migliaia di statistiche, il software offre l'opportunità di pianificare degli obiettivi di vendita e verificare in tempo reale sia in valore che in pezzi che in percentuale lo scostamento dalle vendite realmente effettuate.

45 45 Aggiungi, Modifica ed Elimina, permetto rispettivamente di aggiungere, modificare o eliminare un obiettivo. Quando si aggiunge un nuovo obiettivo è possibile scomporlo in infiniti microobiettivi, cosicchè l'ipotetico obiettivo Vendite 2008 potrebbe essere composto da un obiettivo per la ditta mandante xxxx, uno relativo alla categoria clienti yyyyy, l'altro relativo ad una determinata zona e l'altro ancora relativo ad un determinato agente. Per definire i singoli obiettivi si utilizzano i simboli + (per aggiungerli), - per eliminarli, Ok per confermare l'operazione e il pulsante Stampa per stampare su carta le informazioni. "Calcolo su.." permette di impostare il calcolo obiettivo sugli importi, sulle quantità o sul peso... a seconda delle esigenze. "criteri di selezione..." permette di indicare su quale argomento impostare l'obiettivo... L'obiettivo potrebbe essere su un singolo prodotto, su una linea di prodotti, su una ditta mandante,... Per verificare lo scostamento delle vendite dai vari obiettivi di ogni singola campagna, è sufficiente selezionare il pulsante "Analisi Situazione". Rilevazione Prezzi - Merchandising per analizzare con professionalità il posizionamento dei vari articoli Accessibile dal menù a tendina File, Merchandising, questa statistica, consente di visualizzare per ogni prodotto come viene venduto dai vari clienti rilevati. Quindi si evidenzia un raffronto di ogni singolo prodotto con informazioni tipo: il prezzo al pubblico, il prezzo promozione, il numero di facing, il tipo di posizionamento, ecc..

46 46 Naturalmente grazie alla suddetta grafica è possibile definire dei filtri in funzione della ditta mandante, Categoria Cliente, Cliente, Zona e linea prodotti. Gestione deposito indispensabile agli agenti con deposito o alle agenzie che hanno anche una commerciale Per aggiungere una movimentazione di magazzino (bolla o ddt) è possibile procedere automaticamente dall'interno del documento ordine o dal documento fattura oppure manualmente dal menù principale File, Movimentazioni di magazzino. Aggiungi una movimentazione consente di inserire manualmente una movimentazione di magazzino e quindi stampare una bolla. Selezionando tale funzione si accede alla seguente maschera

47 47 Dove tramite gli omonimi pulsanti è possibile aggiungere prodotti, cancellare prodotti precedentemente inseriti e stampare il documento di trasporto. Note permette di aggiungere un testo di lunghezza illimitata relativo al documento in corso, mentre Visualizza lista prodotti ad ogni nuovo inserimento permette di selezionare e inserire nel documento, più prodotti contemporaneamente senza doversi ricordare il codice. Elimina Movimentazione Elimina il movimento selezionato Aggiorna Giacenze Aggiorna le giacenze in funzione a tutte le movimentazioni inserite fino al precedente aggiornamento Gestione RIBA per le agenzie di commercio che hanno anche la commerciale Quando viene impostate una modalità di pagamento con l'opzione RIBA, la procedura consente di generare automaticamente la distinta delle Ricevute Bancarie. Per accedere a tale funzionalità è necessario selezionare la funzione File, Gestione RIBA

48 48 Aggiungi riba consente di aggiungere manualmente una RIBA Elimina una Riba consente di eliminare la RIBA selezionata Elimina tutte le RIBA consente di eliminare tutte le RIBA. Genera da Scadenze consente di generare automaticamente tutte le RIBA dalle scadenze di un determinato periodo. Verifica RIBA verifica che non vi siano incongruenze o informazioni mancanti nella lista RIBA generata. Salva su Supporto consente di generare la distinta su supporto magnetico anzichè su carta. Il tracciato generato è quello richiesto da tutti gli istituti bancari Stampa Distinta RIBA genera la distinta delle riba su carta Ristampa distinte Definitive consente di effettuare una ristampa delle distinte delle riba già stampate definitivamente in precedenza Modifica Progressivo Distinta consente di modificare il numero progressivo della distinta

49 49 Rubrica Telefonica Personale per memorizzare i tuoi contatti personali All'interno di questa maschera accessibile dal menù principale File, Rubrica tel. Personale è possibile memorizzare le anagrafiche di soggetti che non sono clienti, mandanti o colleghi, ma semplicemente indirizzi e contatti personali... Aggiunge un nuovo contatto Elimina il contatto selezionato Modifica il contatto selezionato Stampa il contatto selezionato Impostazione Stampanti per stampare con qualsiasi periferica Tale funzione accessibile dal menù file nella maschera principale e con il pulsante cambia all'interno di ogni anteprima, consente di indicare la periferica da utilizzare per lanciare la stampa dell'anteprima. Esci dal Programma tramite questo pulsante, si esce dalla maschera in corso e si ritorna alla videata precedente. Statistiche e Grafici Grafici Statistiche di Vendita per una visione d'insieme immediata e d'impatto dal menù file Visualizza è disponibile la funzione Grafici con la quale si ottiene la seguente videata.

50 50 Tramite le opzioni offerte, ordini e fatture è possibile ottenere un grafico inerente all'opzione selezionata. Definito quindi il periodo di riferimento è possibile scegliere tre opzioni cronologico, a campi incrociati o primi n. Cronologico permette di raffrontare dei periodi, a campi incrociati permette di raffrontare i risultati di una tabella su un periodo (le vendite di un agente nell'arco dell'anno o di una mandante...) A destra di queste opzioni è possibile indicare il tipo di operazione che deve effettuare il grafico e su quali informazioni (importi, pezzi, provvigioni, ecc..) Tramite il pulsante Genera Grafico si ottiene la seguente maschera dove è possibile andare a personalizzare il grafico. Statistiche Offerte per analizzare le offerte formulate andate a buon fine o non ancora concluse

51 51 Il nostro software per agenti di commercio tramite la funzione Visualizza del menù principale, offre all'utente, migliaia di informazioni statistiche anche sulle offerte. Sia Per le statistiche sulle offerte che sugli ordini che sulle fatture troviamo le seguenti maschere: Statistiche Generali Statistiche per Prodotti Riepilogo Documenti Statistiche in Valore un completo controllo della tua attività con migliaia di statistiche a disposizione Dal menù file, Visualizza, è possibile accedere alle statistiche relative a offerte, ordini e fatture. Per ciascuna di esse viene riportata l'opzione generale, che consente di accedere alla seguente maschera: attraverso le combinazioni delle funzionalità di tale videata, è possibile ottenere un numero elevatissimo (migliaia) di informazioni statistiche. In sintesi la maschera è suddivisa in 6 aree dove andare a personalizzare la richiesta. Dalle funzioni posizionate nell'area 1 si definisce il periodo di riferimento del quale interessa la statistica; dall'area 2 si seleziona il tipo di dettaglio (per singolo documento) o riepilogativa ed il tipo di riepilogo (mensile, trimestrale, ecc...) con l'informazione da visualizzare nella statistica (importi, pezzi, provvigioni, ecc..) Dall'area 3 è possibile definire fino a 3 raggruppamenti annidati ed eventualmente impostare dei filtri di selezione.

52 52 Dall'area 4 si definisce l'informazione da visualizzare nel dettaglio della statistica la valuta con la quale si vogliono vedere gli importi e se evidenziare o meno i relativi valori provvigionali dell'agente e/o del sub agente. Dall'area 5 è possibile filtrare i documenti in funzione del fatto che siano state o meno pagate le provvigioni e in base alla tipologia del documento (fattura, nota credito, ecc..) Dall'area 6 è possibile includere o escludere un gruppo di informazioni, in funzione di una delle tabelle selezionate... Insomma, l'unico limite è la creatività dell'utente. Statistiche sui prodotti Venduti per analizzare da vicino l'importanza di ogni prodotto venduto Dal menù file, Visualizza, è possibile accedere alle statistiche relative a offerte, ordini e fatture. Per ciascuna di esse viene riportata l'opzione prodotti, contrassegnata con il seguente pulsante: "visualizza, fatture, prodotti" che consente di accedere alla seguente maschera: attraverso le combinazioni delle funzionalità di tale videata, è possibile ottenere un numero elevatissimo (migliaia) di informazioni statistiche relative ai singoli prodotti o a gruppi di prodotti. In sintesi la maschera è suddivisa in 5 aree dove andare a personalizzare la richiesta. Dalle funzioni posizionate nell'area 1 si definisce il periodo di riferimento del quale interessa la statistica. Dall'area 2 è possibile definire fino a 3 raggruppamenti annidati ed eventualmente impostare dei filtri di selezione. Dall'area 3 si definisce il tipo di statistica più o meno riepilogativa e dettagliata.

53 53 Dall'area 4 è possibile indicare quali informazione visualizzare nel dettaglio della statistica. Dall'area 5 è possibile includere o escludere un gruppo di informazioni, in funzione di una delle tabelle selezionate... Insomma, l'unico limite è la creatività dell'utente. Statistiche Riepilogo Documenti per analizzare velocemente lo storico per documento o per prodotto Molto utile per verificare velocemente le condizioni di vendita praticate in precedenza per cliente per documento o per singolo articolo. Tramite la seguente maschera: per un determinato arco temporale, è possibile impostare dei filtri per ditta mandante, Agente e Stagione. Tramite la casella di selezione è possibile avere un riepilogo per singolo documento o per singolo prodotto; in questo secondo caso vengono fornite informazioni molto utili, tipo l'ultimo sconto, l'utlimo prezzo, il numero di pezzi ordinati, il prezzo medio, ecc...

54 54 Statistiche Ordini migliaia di combinazioni assecondano ogni tua richiesta Il nostro software per agenti di commercio tramite la funzione Visualizza del menù principale, offre all'utente, migliaia di informazioni statistiche anche sugli ordini. Statistiche Generali Statistiche per Prodotti Riepilogo Documenti Ordini in consegna consente di avere la lista degli ordini in consegna in un determinato periodo per ogni ditta mandante. Ordini da Confermare consente di avere la lista degli ordini ancora non confermati Ordini Consegna Cliente per ogni cliente visualizza la lista degli ordini con il relativo dettaglio prodotti in consegna Ordini per Stagione e Linea visualizza il riepilogo degli ordini filtrati per stagione e linea prodotto Ultimi Ordini visualizza la lista dei clienti che non effettuano più ordini da una determinata data. La funzione consente di impostare dei filtri in funzione alla provincia, agenzia, località, ditta mandante e agente Riepilogo Ordini per Cliente consente di avere la lista dei clienti in ordine decrescente di ordinato con l'incidenza percentuale sull'intero volume di affari. Statistiche sulle fatture (consegnato) migliaia di combinazioni assecondano le tue esigenze Il nostro software per agenti di commercio tramite la funzione Visualizza del menù principale, offre all'utente, migliaia di informazioni statistiche anche sulle fatture. Statistiche Generali Statistiche per Prodotti Riepilogo Documenti Fatture per Stagione e Linea

55 55 visualizza il riepilogo degli ordini filtrati per stagione e linea prodotto Riepilogo Fatture per Cliente consente di avere la lista dei clienti in ordine decrescente di ordinato con l'incidenza percentuale sull'intero volume di affari Statistiche di Raffronto per monitorare al meglio le variabili del tuo lavoro Le statistiche di raffronto sono accessibili dal menù file - visualizza - raffronti e si dividono prevalentemente in tre gruppi: Raffronti Stagionali Queste statistiche, sono molto utili per le attività stagionali quali l'abbigliamento e consentono di effettuare delle statistiche di raffronto fra stagioni differenti. Queste statistiche possono essere filtrate anche per ditta mandante, per agente e per linea prodotto e possono essere fatte sull'ordinato o sul fatturato con o senza dettaglio per cliente. Raffronti fra ordinato e confermato All'interno del dettaglio dell'ordine, è possibile utilizzare una colonna denominata q.tà confermata. Questa colonna, rappresenta la quantità confermata per ogni singolo prodotto ordinato, quindi questa statistica permette di avere un raffronto fra ordinato e confermato con possibilità di avere un dettaglio analitico per singolo cliente. Raffronti fra ordinato e consegnato (fatturato) Questa statistica consente di accedere a sua volta a tre tipologie di raffronti differenti: Generale, che permette un raffronto fra ordini e fatture con possibilità di raggruppare le informazioni in funzione di Ditte mandanti, Clienti e Agenti Raffronto per Prodotti, consente di effettuare una verifica sia in valore che in pezzi fra prodotti ordinati e fatturati con possibilità di avere un dettaglio analitico per cliente e prodotto o solo per cliente. Naturalmente è possibile definire oltre al periodo di riferimento, anche filtri e selezioni per ditta mandante, Cliente, ecc... Raffronti con periodi precedenti, molto utilizzata per capire a parità di periodi, per tre anni in linea quali sono gli scostamenti in percentuale e in valore delle vendite o delle provvigioni. La statistica può essere effettuata sia sull'ordinato che sul fatturato sia in funzione dei valori che dei pezzi del peso o dei cartoni, con o senza dettaglio articoli e con tre raggruppamenti, ognuno dei quali consente di operare su una delle tabelle memorizzate...

56 56 il pulsante con l'immagine della stampante consente di avviare l'anteprima stampa richiesta Statistiche Prodotti Invenduti perchè non sfugga proprio nulla Tramite questa funzione sempre accessibile dal menù Visualizza, è possibile analizzare i prodotti che non vengono venduti di una determinata ditta mandante e/o da un determinato agente Statistiche Pagamenti e Provvigioni per essere certi dell'affidabilità dei clienti e delle mandanti Dal menù a tendina Visualizza è disponibile la funzione Pagamenti e Provvigioni che apre la seguente videata, dalla quale è possibile verificare i pagamenti dei clienti e le provvigioni maturate in funzione dell'incassato.

57 57 La maschera è divisa in 4 zone: Nella zona 1 si definiscono i periodi di riferimento nei quali si vuole effettuare l'indagine. Nella zona 2 è possibile definire tre tipi di raggruppamenti annidati con eventuali filtri. Nella zona 3 si indicano ulteriori informazioni da includere o escludere in funzione della tabella selezionata. Nella zona 4 è possibile personalizzare due colonne da visualizzare in statistica, personalizzare il tipo e l'informazione da conteggiare (importi, provvigioni,, ecc..), definire un doppio ordinamento, indicare i tipi di pagamento da analizzare (regolari, scaduti o insuluti) e filtrare i documenti in funzione dell'avvenuto pagamento o meno delle provvigioni in dell'agente o del sub agente. Calcolo Provvigioni su Incassato per i clienti più esigenti Questa funzione consente di calcolare le provvigioni sull'incassato e oltre alle funzionalità previste nella maschera Pagamenti e provvigioni consente di aggiornare automaticamente la colonna provvigioni pagate nella griglia del riepilogo fatture ditte mandanti e prevede in aggiunta la peculiarità di calcolare le sole provvigioni relative a scadenze di fatture completamente saldate. Statistiche movimentazioni deposito per conoscere in tempo reale il valore del deposito e gli spostamenti delle merci Situazione di Magazzino per ogni mandante e per ogni prodotto evidenzia la giacenza, la scorta minima il prezzo e il valore al costo Movimentazione Prodotti Restituisce un rapporto giornaliero delle merci movimentate Analisi Giacenze Prodotti restituisce una lista di tutti i prodotti la cui giacenza è inferiore alla scorta minima Abilitazione d'uso della licenza software Appena installato il programma si potrà notare in alto a sinistra la dicitura Dimostrativo... Per sbloccare il prodotto è necessario richiedere l'abilitazione. Questo procedimento avviene tramite la funzione Strumenti, Abilitazione. Si inserisce la propria intestazione, si abilitano i moduli acquistati e si spedisce a mezzo fax al numero il modulo appena compilato e stampato con l'apposito pulsante stampa. In caso non si ricordino i moduli da abilitare, in questa fase non è obbligatorio spuntarli.

58 58 Entro 24 ore lavorative dal ricevimento della richiesta di abilitazione, dbsoft provvederà ad inviare a mezzo fax o al cliente l'abilitazione richiesta con tutti i moduli acquistati. Il cliente dovrà copiare fedelmente all'interno della videata abilitazione, quello riportato nel fax ricevuto. Prima di tutta questa operazione consigliamo di installare l'ultima versione del programma scaricabile dal ns. sito internet Password di Accesso Amministratore e Utenti conforme al d.l. 196/ legge privacy Dal menù generale Strumenti, la funzione password di accesso permette di impostare la password per accedere ai dati memorizzati con il software. La password può essere di due livelli amministratore e utente. Nel primo caso è unica e consente di vedere e modificare la totalità delle informazioni memorizzate. Nel secondo caso è possibile inserire una password per ogni utente abilitato all'uso del software. Contrassegnando Abilita Accesso Tramite Password è possibile definire la password amministratore e quella degli utenti. Nel caso di password utenti è necessario che ciascun utente sia inserito nella scheda agenti e nella colonna cod.agente venga inserito esattamente il codice agente inserito nella relativa scheda. Nel caso di accesso di un utente, questi potrà vedere le sole informazioni riguardanti alla sua attività e non potrà modificare gli importi o le percentuali relative alle sue provvigioni.

59 59 Preferenze e Parametri Generali per personalizzare con semplicità l'uso del tuo gestionale Tramite la funzione preferenze e parametri generali, accessibile dal menù strumenti, è possibile definire alcune caratteristiche di calcolo e di comportamento del software per agenti di commercio. Valori Base permette di definire l'aliquota iva principale, i massimali enasarco e il tipo di mandato se monomandatario o plurimandatario. Operazioni Automatizzate permette di abilitare la stampa automatizzata quotidiana di ordini in consegna, scadenze pagamenti e clienti da ricontattare Varie permette di impostare il ridimensionamento automatico delle finestre, e l'url e l'amial di dbsoft per la connessione automatica degli aggiornamenti. Ordini e Fatture consente di personalizzare alcune informazioni nei documenti offerte, ordini e fatture e più in particolare: Consenti l'immissione di prodotti di più ditte permette di inserire nello stesso documento prodotti di ditte mandanti differenti (da abilitare solo se si è una commerciale o in taluni casi per effettuare delle offerte miste). Gestione disegno e Variante

60 60 da abilitare solo per chi opera nel settore tessuti Incremento automatico del codice... permette di incrementare automaticamente il codice prodotto in fase di caricamento di nuovo articolo. Solitamente sono le ditte che impongono il codice prodotto, quindi tale funzione è quasi sempre disabilitata. Cumula gli sconti %... abilitando questa funzione, il software considera gli sconti inseriti nei singoli prodotti per cliente (trasporti e sconti nelle relazioni cliente-ditta), come extra aggiuntivo a quelli standard. Notifica superamento... consente di ricevere una notifica quando si tenta di inserire un prodotto in ordine che ha già raggiunto la soglia della disponibilità di assefnazione Campi Personalizzati consente di aggiungere la gestione di informazioni personalizzate nelle offerte, ordini e fatture. Stampe Personalizzate Consente di utilizzare offerte e copia commissioni personalizzati per ditta mandante Trattamento Testi Questa funzione consente di indicare la modalità d'impiego della gestione della corrispondenza in entrata e in uscita con clienti e mandanti. Infatti è possibile scegliere la nuova gestione che permette di archiviare documenti excel, word e pdf ed effettuare selezioni e ricerche oltre che per cliente e mandante anche con l'ausilio di altri parametri. In questo contesto l'associazione fra cliente e documento può essere effettuata anche con documenti preesistenti senza dover passare dall'uso del ns. programma. In alternativa a questa funzione, è possibile utilizzare il trattamento testi interno che ha la peculiarità di caricare informazioni memorizzate nel data base senza doverle scrivere, ma che non ha tutte le funzionalità di Word. In alternativa ai precedenti due sistemi è possibile usare dall'interno del ns. software work, word ed excel, ma è necessario indicare la cartella in cui si trovano le precedenti applicazioni permette di personalizzare automaticamente l'oggetto e il testo della mail che si invierà direttamente dall'interno delle anagrafiche del nostro software. Aggiornamento del Software via Internet Consente di collegarsi ad internet ed effettuare l'aggiornamento del software. E' necessaria User ID e password.

61 61 Configurazione Modem permette di configurare il modem, indicando se impulsi o frequenza, la porta utilizzata e il numero da comporre per la linea esterna in caso di centralino. Modulo Ricerche esterno per trovare le informazioni necessarie ancora più velocemente Apre un modulo di ricerche anagrafiche che viene posizionato in basso a destra della barra delle applicazioni di windows (vicino all'ora). Estremamente utile per ricercare, clienti, mandanti, agenti mentre si stanno inserendo altri documenti senza dover uscire dal documento. Se ad esempio sto inserendo un ordine relativo ad un cliente e devo cercare il numero di telefono di un altro cliente, grazie a questa funzione è possibile ottenere rapidamente l'informazione senza uscire dal documento che si stava editando. Calcolatrice apre la calcolatrice di Windows per effettuare rapidi calcoli Convertitore Valute Dato un fattore di conversione illustra il valore delle varie valute create nell'omonima tabella Area di Lavoro Archivi Questa funzione indica in quale cartella è installato il programma e in quale cartella si trovano gli archivi sui quali state lavorando. In caso di installazione in rete, è necessario installare il programma su ogni computer locale e gli archivi su quello identificato come server. E' possibile lavorare su una memoria esterna tipo pen disk, flash card, ecc.. Manutenzione Archivi Queste funzioni sono accessibili dal menù principale strumenti, "Manutenzione archivi". Salva archivi Consente di effettuare le copie di salvataggio degli archivi. E' di vitale importanza effettuare le copie periodicamente o ogni volta dopo aver svolto una quantità di lavoro notevole in quanto è l'unico modo per salvaguardare il patrimonio delle proprie informazioni in caso di rottura accidentale del computer. La stessa funzione è accessibile anche con il pulsante principale. presente nella barra degli strumenti della videata Ripristina Archivi Consente di ripristinare l'archivio precedentemente salvato.

62 62 Imposta copie automatiche Consente il salvataggio automatico degli archivi definendo ogni quanti giorni si vuole effettuare la copia e in quale cartella si desidera effettuarla. Cancella archivi Consente di eliminare parte degli archivi relativi agli ordini, alle fatture e ai pagamenti. Questa operazione consente di pulire lo storico che non interessa più e alleggerire il peso degli archivi, velocizzando le risposte del software. Prima di effettuare tale pulizia conviene sempre effettuare una o più copie di salvataggio in quanto le informazioni relative al periodo indicato saranno cancellate definitivamente. Ricostruzione Indici E' una funzione che deve essere utilizzata su suggerimento del supporto tecnico dbsoft e consente di ricostruire gli indici delle tabelle che potrebbero rovinarsi in seguito a spegnimenti accidentali del computer o cadute di tensione o contaminazione da virus... Reset File di stampa Può capitare che l'anteprima di stampa di un documento non visualizzi correttamente le informazioni. Questa funzione consente di correggere eventuali errori causati da chiusure improprie del software della tabella delle stampe. Correzione Archivi Da utilizzare solo su specifiche indicazioni del supporto tecnico dbsoft, consente di correggere errori gravi degli archivi. Utilità gestione archivi Verifica la correttezza della struttura dati degli archivi. Da utilizzare solo su richiesta del servizio di assistenza dbsoft. Trasferimento Dati per una proficua collaborazione con tutti gli addetti dell'agenzia Tramite questa funzione accessibile dal menù strumenti, è possibile trasferire le informazioni memorizzate in un computer, all'interno di un altro computer o addirittura di un palmare (pocket PC 2003, mobile 5 o 6, con risoluzione 240 x 320). A differenza della funzione copie di salvataggio consente di trasferire solo parte delle informazioni e dove necessario consente anche di sincronizzare i dati. Quindi può essere utilizzata per fondere gli archivi quando più persone aggiornano le informazioni da postazioni di lavoro differenti non collegate in rete. Il trasferimento dati può avvenire seguendo percorsi differenti; a seconda delle esigenze è possibile selezionare: Generale questa funzione viene utilizzata per trasferire singole tabelle o più tabelle contemporaneamente. La stessa grafica viene utilizzata si per l'esportazione che per L'importazione (operazioni da effettuare)

63 63 Dopo aver selezionato Esportazione, Da tabelle Interessate, si spuntano le tabelle che si intende trasferire, quindi si seleziona il pulsante Esporta. L'importazione nell'altro computer avviene selezionando le stesse tabelle dell'esportazione e spuntando l'opzione importazione. In fase di importazione se si desidera eseguire una sincronizzazione delle informazioni (quindi si vogliono fondere gli archivi) è necessario selezionare l'opzione Esegui unione dei dati. Tramite il pulsante Nuovo è possibile creare dei profili di trasferimento dati con i quali evitare di ricordarsi ogni volta quali tabelle spuntare per il trasferimento. L'opzione Trasferimento dati agenzia agente semplifica ulteriormente il trasferimento dati fra l'agenzia e i singoli agenti o sub agenti in quanto trasferisce le sole informazioni riguardanti l'agente in questione senza dover indicare quali tabelle la procedura esegue sempre una sincronizzazione dei dati. Se si desidera personalizzare ulteriormente il trasferimento dati inerenti le scadenze pagamenti e gli incassi sono disponibili le omonime funzioni, Esporta incassi, Importa incassi, Esporta scadenze, Importa scadenze. Se il trasferimento deve avvenire fra PC e PDA allora sono disponibili le funzioni: Esporta su Palmare che consente di trasferire le tabelle selezionate dal Computer al palmare. In questo caso premendo "avanti", la procedura consente di indicare quali tabelle trasferire sul palmare e per ciascuna tabella consente di impostare dei filtri. Consigliamo di trasferire le sole informazioni necessarie in quanto le potenzialità di un palmare sono molto inferiori a quelle di un computer, quindi si corre il rischio di saturare le risorse disponibili. Definite Tabelle e filtri, procedendo con avanti, selezionare il pulsante