GLI INCASSI CON RI.BA Per riscuotere il pagamento delle fatture emesse ai clienti è possibile utilizzare la modalità Ri.Ba cioè Ricevuta Bancaria Elettronica. OPERAZIONI PRELIMINARI Prima di procedere con l emissione delle ricevute bancarie occorre però impostare una serie di informazioni: - Inserire la propria banca - Inserire la banca del cliente - Utilizzare il corretto pagamento in emissione della fattura CODIFICA BANCA Codificare la propria banca dal menù Pagamenti Banche (come illustrato nella documentazione Inserire la propria banca e le tipologie di pagamento ). Per gestire le Riba è importante compilare i dati alla pagina 2/2 relativi all archivio elettronico, ovvero il percorso in locale su cui si vuole salvare il file da presentare in banca. Ad ogni banca creata il programma associa un Conto del piano dei conti da movimentare in fase di emissione delle Riba. Pagina 1 di 12
ANAGRAFICA CLIENTE Impostare le condizioni commerciali dei clienti per l emissione degli effetti, in particolare la banca d appoggio con relative coordinate. Selezionare il pulsante Condizioni e automatismi (F6 da tastiera) E poi la voce Condizioni di pagamento : Nella videata inserire il pagamento abituale (che deve avere le rate di tipo R) prelevandolo dalla tabella dei pagamenti. Pagina 2 di 12
Per impostare la banca del cliente, premere il pulsante Gestione banche d appoggio (F6). Come si nota dalla videata, si possono impostare fino a quattro banche diverse Premere Selezione (Invio da tastiera) sulla riga Banca appoggio abituale e codificare la banca del cliente, inserendo i dati per compilare l IBAN (Cin, Abi, Cab, Conto corrente). INSERIMENTO FATTURA EMESSA Si ipotizzi di vendere merce per un valore di 700 con pagamento Ri.Ba 30, 60 gg d.f. Sul campo pagamento del piede, viene impostato in automatico il pagamento inserito in anagrafica cliente. Pagina 3 di 12
Indicando la modalità di pagamento Ri.Ba 30/60 gg d.f. il programma, alla conferma della registrazione della fattura emessa al cliente, genera in automatico le rate stampandole in calce al documento come da immagine allegata: EMISSIONE DELLA DISTINTA Per emettere la distinta, è necessario utilizzare la funzione Pagamenti Emissione effetti. Entrando nella funzione si presenta l elenco degli invii disponibili. Scegliere Emissione Riba e premere Ok (Invio da tastiera): Si accede alla maschera di immissione suddivisa in 4 sezioni: Pagina 4 di 12
1. Selezioni di stampa : dove indicare il criterio di selezione delle scadenze. E possibile selezionare anche un cliente per poter creare una distinta solo per il cliente selezionato 2. Emissione effetti : dove indicare se l elaborazione è in prova o in definitiva ed il conto contabile per l emissione della distinta. Il campo Conto per emissione distinta è il conto banca sul quale vengono girati gli effetti. Per ricercare la propria banca scrivere su tale campo la parola Banca e premere invio, si ottiene l elenco come da seguente immagine: Il programma alla conferma compila in automatico i campi prelevandoli dalla banca selezionata: Pagina 5 di 12
3. Stampa distinta : in cui indicare come realizzare la stampa; 4. Archivio elettronico : solo elaborando la stampa in definitivo il campo Nome archivio Ri.Ba diventa obbligatorio; se compilati nella banca i dati vengono prelevati in automatico per la creazione del file nell archivio indicato. Nelle elaborazioni successive alla prima, il programma emette un messaggio di avvertimento che informa sull esistenza del file nel percorso indicato. In questo caso è possibile sovrascrivere l archivio oppure si può indicare un percorso alternativo come ad esempio C.\TEMP\RIBA1, C:\TEMPRIBA2, ecc. Una volta inseriti i dati per la presentazione delle Ri.Ba, alla conferma della videata con il pulsante OK vengono elencate tutte le scadenze che rispondono alle selezioni effettuate. Se presenti coordinate bancarie incomplete il programma emette un messaggio di avvertimento: In questo caso, occorre annullare l operazione e sistemare i dati anagrafici. Oppure si può escludere quelle rate dal flusso che si andrà a generare. La videata con l elenco delle scadenze è la seguente. Tutte le rate sono selezionate ed incluse nel totale (Totale eff. selezionati). Tramite il pulsante Includi/Escludi è possibile selezionare le fatture da escludere nella generazione della distinta Ri.Ba., il totale effetti si ridurrà dell importo delle rate escluse. Se sono state escluse delle rate, queste sono evidenziate con la lettera E : Pagina 6 di 12
Confermando con il pulsante OK vengono eseguite l elaborazione e la stampa Se la stampa è stata effettuata in definitivo, vengono anche creati: - Il file telematico da inviare in banca (che viene salvato sul percorso indicato nella banca); - La registrazione in primanota che chiude il cliente e movimenta il conto bancario selezionato. La scrittura può essere visualizzata dalla funzione Revisione primanota come descritto nella documentazione Stampare, consultare, modificare i movimenti di primanota. Pagina 7 di 12
A livello di scadenza, la rata assume lo stato E (in esposizione) La rata sarà impostata allo stato P (pagato) dopo che saranno trascorsi i giorni di esposizione impostati nei parametri contabili (Impostazioni Dati aziendali tasto dati aziendali (F4) Parametri contabili) Pagina 8 di 12
Di default questo parametro è impostato su 40 giorni ma si può modificare (si veda guida Modificare i propri dati ). Nel caso in cui si visualizzi lo scadenzario con una data di accesso a Mexal Express successiva alla scadenza ed ai rispettivi giorni di esposizione (scadenza + 40) automaticamente la procedura considera tale rata pagata. Pagina 9 di 12
GESTIONE INSOLUTO Se dovesse verificarsi un insoluto del cliente procedere alla registrazione dello stesso utilizzando l apposita causale presente in Primanota dal menù Documenti Primanota : Compilare i riferimenti dell insoluto, richiamare il cliente ed inserire la contropartita (Banca) con il relativo importo. E possibile aggiungere altri conti sulla prima riga disponibile (ad esempio spese addebitate dalla banca per l insoluto): Pagina 10 di 12
Confermando con OK si apre automaticamente lo scadenzario in cui indicare la nuova modalità di pagamento da associare alla rata di insoluto. Si può generare una nuova modalità di pagamento o emettere nuovamente Ri.Ba : Esempio 1: insoluto saldato con Rimessa Registrando l insoluto, generiamo una nuova rata scegliendo Rimessa diretta. In questo caso la rata andrà saldata successivamente utilizzando la funzione Incassi e pagamenti : Esempio 1: insoluto saldato riemettendo un altra Ri.ba Registrando l insoluto, generiamo una nuova rata scegliendo ad esempio Ri.Ba a 30 GG D.F. Pagina 11 di 12
La rata sarà gestibile dalla funzione Emissione effetti. Nell elenco degli effetti saranno infatti presenti le rate di tipo IN: Pagina 12 di 12