Comune di Codogno Provincia di Lodi Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE Virtualizzazione di tutti i server del Sistema Informativo Comunale Firma del responsabile della candidatura (Imerio Lucini Paioni) - 1 -
PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano Virtualizzazione delle risorse hardware: un Sistema informativo flessibile riducendo i costi. Responsabile: Cognome:LUCINI PAIONI IMERIO Nome: IMERIO Telefono: 0377314222 3341085926 E-mail: imerio.lucini@comune.codogno.lo.it Ruolo: RESPONSABILE SISTEMI INFORMATIVI Referente: Cognome: LUCINI PAIONI IMERIO Nome: IMERIO Telefono: 0377314222 3341085926 E-mail: imerio.lucini@comune.codogno.lo.it Ruolo: RESPONSABILE SISTEMI INFORMATIVI Durata dell intervento in mesi : 9 Periodo di realizzazione: da 15/01/2009 a 15/09/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo:...81.429,00...di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio:.. 81.429,00 (già stanziate sul triennio 2008/2010) - a carico di altre Fonti (indicare quali) ////.. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 2 -
SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Il progetto di virtualizzazione è strettamente correlato alla dematerializzazione dei documenti cartacei gestiti mediante il Protocollo Informatico (sia provenienti dall esterno che documenti scambiati all interno degli uffici). Contestualmente alla virtualizzazione infatti sarà acquisito un nuovo sistema di storage che consentirà di mantenere online e con tempi di accesso decisamente ridotti anche dati storici di parecchi anni precedenti (tutti i documenti di ingresso dal protocollo sono già stati digitalizzati a partire da gennaio 2004). Completata la virtualizzazione dei server si procederà ad una virtualizzazione graduale dei PC Desktop in considerazione anche delle esigenze dei singoli uffici. - 3 -
1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. L aumento delle necessità e delle richieste da parte dell utenza interna, ma anche la graduale crescita dei servizionline offerti, ha portato ad una progressiva espansione del sistema informativo con l aumento dei costi di gestione e mantenimento. La virtualizzazione consentirà di ridurre i costi di gestione (energia elettrica, raffreddamento, manutenzione dell hardware, ecc.) rispondendo in modo dinamico alla futura richiesta di ulteriori servizi e/o capacità elaborative. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Il progetto è stato presentato mediante una conferenza di servizio e successivamente mediante documentazione resa disponibile sulla intranet e/o con comunicazioni via mail. 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): - 4 -
dati di funzionamento (specificare quali): Sono stati raccolti ed analizzati i dati relativi a: numero attuali server/postazioni di rete e analisi dei bisogni preventivati per i prossimi 4/5 anni numero degli utenti interni e numero utenti esterni (collaboratori/cittadini/imprese) costi attuali e futuri relativi a gestione e mantenimento costi orari legati ad eventuali fermi macchina Altro (specificare) - 5 -
TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 6 -
1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Ridurre i costi di mantenimento e gestione del Sistema Informativo Comunale, migliorando la pianificazione degli investimenti con una previsione quinquennale e rispondendo in maniera flessibile all aumentare delle richieste di nuovi servizi. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Offrire - a tutti gli utenti interni ed esterni un sistema informativo efficiente e dai costi certi e programmati per i prossimi 5 anni per quanto concerne l hardware il software di base ed i costi di mantenimento Creare una infrastruttura che in futura possa essere facilmente trasferita in un centro servizi esterno provinciale/regionale Migliorare la sicurezza dei dati sia da un punto di vista logico (permessi di accesso) che da un punto di vista fisico Garantire tempi rapidi di ripristino in caso di guasti o malfunzionamenti Consentire la migrazione a nuovi sistemi e nuove applicazioni riducendo al minimo l impatto sull utenza interna ed esterna Disporre di sistemi di testing delle applicazioni su server virtuali appositi senza intaccare in alcun modo le attività dell Ente 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento L utenza interna ed esterna potrà disporre di un Sistema Informativo più performante e non strettamente collegato alla propria postazione di lavoro abituale. La disponibilità di informazioni, documenti, immagini (anche di tipo storico) sarà immediata e trasparente per l utente finale. Nell arco temporale di 5 anni si calcola un risparmio medio di circa 10.000,00 Euro/anno rispetto alla gestione attuale 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Virtualizzazione di tutti gli attuali server fisici in un ambiente con configurazione in cluster e gestione centralizzata di tutti i dati mediante una Storage Area Network (SAN). Istallazione di una console per il monitoraggio, la configurazione e la gestione dei server virtuali sia di produzione che di testing. Avvio virtualizzazione di alcune postazioni Desktop (nell anno 2009) e valutazione costi/benefici. In caso di risultati positivi, graduale migrazione a postazioni virtuali negli anni 2010/2011. - 7 -
2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Fase 1 Acquisizione infrastruttura hardware Fase 2 La procedura di acquisto del materiale hardware e software sarà effettuata prioritariamente mediante l uso delle convenzioni e del mercato elettronico su www.acquistinretepa.it (Consip Spa Ministerno dell Economia e delle Finanze) N. 3 server in rack 4U, n. 1 SAN, n. 1 Unità backup, software di virtualizzazione VMware La fornitura completa sarà realizzata entro il 31/12/2008 per consentire l avvio del progetto nei tempi previsti e cioè entro e non oltre il 15/01/2009 Installazione, configurazione infrastruttura hardware e software di base per la virtualizzazione Attività di installazione fisica degli apparati hardware e prima configurazione di base del software Apparati configurati e collaudati Il collaudo positivo del materiale hardware dovrà essere completato entro e non oltre il 31/01/2009 Fase 3 Configurazione del cluster in base alle analisi ed esigenze preventivate. Predisposizione del sistema di backup/recovery Analisi, parametrizzazione del software predisposto nella fase 2. Questa è forse l attività più importante e che avrà una notevole influenza su tutte le attività successive. segue Infrastruttura pronta per la messa in esercizio dei primi server virtuali Tutte le attività sistemistiche saranno completate entro e non oltre il 28/02/2008-8 -
Fase 4 Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Attivazione primi server virtuali di test Fase 5 Attivazione dei primi server virtuali effettivi (di produzione) Fase 6 Creazione dei primi 2-3 server virtuali ad uso interno al Servizio Sistemi Informativi su cui saranno installati applicativi di test per la messa a punto del software di cui alla fase 3 Creazione ed attivazione dei primi 3 server virtuali di produzione. A partire da questa attività l utenza interna/esterna comincerà ad essere coinvolta nella migrazione, anche se il piano prevede un passaggio il più possibile trasparente e con impatti pressoché nulli sull attività quotidiana degli uffici/servizi. Server virtuali di test Server di produzione e applicativi/dati migrati in virtuale Entro il 15/03/2008 saranno attivi almeno 2 server virtuali. I test di funzionamento e riscontro delle performance saranno ultimati entro il 31/03/2008 Entro il 15/05/2008 saranno attivi almeno 3 server virtuali di produzione. Migrazione graduale delle banche dati e degli applicativi gestionali (Anagrafe, Bilancio, Segreteria, Tributi, Uffici Tecnici, ecc.) A partire da metà maggio 2009 e fino a metà agosto 2009 saranno creati e migrati tutti i server fisici in ambiente virtuale. Questa attività è stata volutamente spalmata nel periodo estivo al fine di ridurre al minimo l impatto sui servizi. Le attività saranno concordate e condivise con i singoli Responsabili di Servizio. Ovviamente in fase di virtualizzazione saranno ridefiniti i ruoli di ogni server rispetto agli attuali server fisici, al fine di bilanciare al meglio i carichi di lavoro e creare un sistema informativo complessivamente più sicuro ed affidabile. Tutti i server di produzione saranno virtualizzati Tutti i server del Sistema Informativo saranno virtualizzati. Si prevedono un minimo di 12 server virtuali ed un massimo di 16 Fase 7 Spegnimento dei vecchi server fisici e Dismissione vecchi server fisici A completamento della fase 6 si procederà al completo spegnimento dei server fisici. Si analizzeranno le eventuali anomalie ed in caso di esito positivo si procederà alla effettiva dismissione degli apparati Spegnimenti vecchi server Spegnimento e dismissione di tutti i vecchi server fisici di produzione attualmente attivi - 9 -
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Riduzione costi gestione e mantenimento Aumento affidabilità complessiva del sistema Rapidità di riattivazione di un server in situazione di crash Numero di server fisici attualmente in produzione Indicatore (descrizione e unità di misura) Risparmio economico espresso in Euro Numero medio di ore complessive di fermi macchina all anno rispetto al 2007 Tempo medio risparmiato espresso in ore rispetto al ripristino di un server fisico Numero di server fisici attuali Numero di server virtuali attesi al termine del progetto Target 10.000,00 Euro/anno per i prossimi 5 anni - 60% -8 ore circa 10 12 / 16 (il numero preciso potrà essere definito esattamente durante unicamente durante le attività indicate nelle fasi 4,5,6) LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro: 3 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti (1) Coordinamento e supervisione 5 gg / 10% Funzionari (1) Coordinamento/analisi/ attuazione 45 gg / 50% Altro personale(1) Attuazione 30 gg / 40% 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Durante la realizzazione della attività indicate nella fase 6 saranno coinvolti i seguenti responsabili: Responsabile Servizi Anagrafici Responsabile Servizi Affari Generali e Segreteria Responsabile Servizi Finanziari Responsabile Servizi Tecnici Responsabile Istruzione/Cultura/Sport Responsabile Servizio Tributi Responsabile Assistenza Sociale Comandante Polizia Locale - 10 -
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Il fornitore principale sarà la Ditta Hewlett Packard società che si è aggiudicata la gara per i server necessari e acquisti mediante convezione Consip Spa. E previsto un intervento iniziale di tecnici specializzati nella configurazione del software di virtualizzazione. Tutte le attività successive di migrazione degli applicativi saranno svolte da personale interno in autonomia. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Non previsto 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Al termine di ogni fase (vedi punto 2.1) è previsto un momento di confronto e verifica con il dirigente per valutare il rispetto dei tempi previsti, nonché valutare eventuali problematiche emerse. 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il gruppo di lavoro molto ristretto consentirà una maggiore flessibilità nel coordinamento delle attività ed una maggiore facilità di verifica. I Responsabili di Servizio con particolare riferimento alla fase 6 saranno coinvolti tramite riunioni apposite in cui saranno spiegati i tempi e le modalità per la transizione ai nuovi sistemi. Sulla intranet saranno resi disponibili documenti e materiale per comprendere al meglio il piano di lavoro ed i cambiamenti che saranno introdotti. - 11 -
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Vedi indicazioni fornite ai punti 5.1 e 5.2 Eventuali scostamenti saranno immediatamente discussi nel gruppo di lavoro ristretto, affinché la data massima di conclusione del progetto 15 settembre 2009 sia un punto fermo ed un indicatore di riferimento imprescindibile. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Sulla intranet saranno resi disponibili documenti e materiale per comprendere al meglio il piano di lavoro ed i cambiamenti che saranno introdotti. Una volta terminata la fase di migrazione è prevista una nuova conferenza di servizio con tutti i Responsabili per analizzare eventuali problematiche o ambiti di ulteriore miglioramento. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Le attività maggiormente critiche saranno legate alla migrazione del database centralizzato degli applicativi gestionali. Non si tratterà di un semplice spostamento di dati: il database manager attuale sarà infatti aggiornato ad una versione più recente e tutti gli applicativi saranno riparametrizzati per utilizzare il nuovo sistema. L altro aspetto critico da considerare sarà legato a tutte quelle attività di tuning (messa a punto) della nuova infrastruttura per consentire le migliori performance possibili ed il massimo sfruttamento delle risorse hardware disponibili. - 12 -
7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano - 13 -