PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) COMUNE DI NUMANA POLIZIA MUNICIPALE POLIZIA AMMINISTRATIVA CED
PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano SNELLIRE IN SICUREZZA Responsabile: Cognome:_BENIGNI Nome: _ROBERTO Telefono: 071/9330582 E-mail: poliziamunicipale.numana@regione.marche.it Ruolo: Comandante Polizia Locale Resp.le Servizio Contenzioso Giudiziario Referente: Cognome: idem Nome: Telefono: E-mail: Ruolo: Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo:. 16.200,00..di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio:....16.200,00... - a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio
SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) X documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. P eg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico X specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: X sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate X NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Meccanizzazione del procedimento di gestione Comunicazioni Cessione di Fabbricato mediante acquisto del programma dedicato e di un lettore ottico scanner digitale Kodak i40 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi X esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio.
L intervento intende ridurre sia l affluenza degli utenti interessati, in maggior parte agenzie immobiliari e simili, limitandone il numero e la durata degli accessi all Ufficio, sia favorire l Ufficio pubblico, liberando risorse umane per altri Servizi (di prevenzione e presenza sul territorio) ottimizzando e meccanizzando processi informativi riguardanti altri Enti (Questura, Carabinieri) cui le pratiche sono dirette. Inoltre è prevista anche una riduzione dei costi umani e materiali impiegati. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) X utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse X responsabili del settore/dei settori su cui si interviene X personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Sono state effettuate riunioni con gli Utenti esterni, nelle quali sono stati raccolti i suggerimenti relativi ai bisogni. In riunioni interne, il personale addetto ai procedimenti ha potuto intervenire con suggerimenti operativi all operazione da eseguire. 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) X dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): Raccolta informale delle opinioni sui metodi da utilizzare per il miglioramento del servizio. X dati di funzionamento (specificare quali): Informazioni presso Ditte esterne per una migliore gestione del range Sicurezza Informatica. Altro (specificare)
TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: X integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: X cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale X utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti X consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) X innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare)
1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Si mira a diminuire la presenza del personale negli uffici, ad ottimizzare la ricezione delle comunicazioni da effettuare ai sensi di legge da parte delle Agenzie e simili, ad ottimizzare la conservazione, ricezione, invio e diffusione dei dati agli altri Enti interessati, ed ottimizzare anche le risorse di sportello, riducendo anche i disagi per l utenza esterna ed i costi per l Ente, in termini di risorse umane e materiali. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) 1) Minor tempo di presenza del personale; 2) Minor disagio per l utenza esterna che non deve più recarsi presso lo sportello; 3) Ottimizzazione degli standard di sicurezza per la gestione dei dati e loro riutilizzo; 4) Riduzione dei costi per la fornitura di moduli cartacei 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento 1) Drastica riduzione della tempistica per la lavorazione delle pratiche Comunicazione di Cessione di Fabbricato da inviare a Questura e Carabinieri; 2) Significativa riduzione della presenza del pubblico allo sportello; 3) Miglioramento dello standard quali/quantitativo offerto nel campo della Sicurezza Pubblica; 4) Riduzione delle spese inerenti la fornitura di moduli e carta. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Verrà posizionato un software per gestire le Comunicazioni di Cessione di Fabbricato sulla pagina web del Comune di Numana, dove le Agenzie Immobiliari abilitate (ed eventuali altre utenze) potranno inserire, previo riconoscimento tramite password, su moduli fac-simile già presenti, i dati obbligatori da comunicare ai sensi di legge, depositando tali comunicazioni cui verrà dato un numero progressivo e ne sarà accusata ricevuta. In tal modo, le comunicazioni cartacee saranno presentate soltanto ogni 15 gg. circa, anziché tutti i giorni, liberando sia gli operatori comunali che le Agenzie dal compito.
2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Prima fase Ricezione degli input di necessità da parte degli operatori, focalizzazione del quantum, predisposizione degli atti tecnici. Risposta parte Agenzie da delle Consenso Seconda fase Ideazione del progetto, Progettazione delle necessità tecniche, sviluppo e realizzazione della bozza operativa Realizzazione Programma software Impegno di spesa Terza fase Realizzazione del progetto, varo del programma, prove e collaudo finale. Prova programma del Prove tecniche di funzionamento Quarta fase Varo definitivo del progetto Giudizi da parte degli operatori Collaudo - 7 -
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Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione - 9 -
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Diminuzione del 50 % del personale in ufficio Velocizzazione dell invio degli atti del 30% Aumento del personale destinato ai servizi esterni Diminuzione di almeno il 30% delle somme iscritte a bilancio per la fornitura di carta Indicatore (descrizione e unità di misura) Ore/persona dedicate al lavoro di sportello Giorni necessari alla registrazione ed invio degli atti ad altri Enti Ore/persona dedicate al lavoro esterno di prevenzione Bilancio Comunale/Euro Target Efficacia/Efficenza Efficacia/Efficenza Efficacia/Efficenza Efficacia/Efficenza 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti = = Funzionari 3 100 Altro personale 5 150 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Responsabili dei Servizi 1) Polizia Municipale, 2) Polizia Amministrativa e 3) CED, quali titolari delle azioni di ideazione, progettazione esecutiva e realizzazione dell opera. 4) Responsabile del Procedimento Cessioni di Fabbricato e 5) Operatrice Polizia Municipale (destinati alla registrazione delle Cessioni cartacee, loro fotocopiatura e successivo inoltro delle comunicazioni di legge alla Questura, al Comando Carabinieri, ed all Ufficio Tributi), 6) e 7) Operatrice ed Operatore all Ufficio di Polizia Amministrativa, addetto alla registrazione informatica di una parte delle Comunicazioni, quelle con presenza dell ospite per un periodo inferiore ai 30 gg. consecutivi. 8) Addetto Ufficio Tributi per confronto banche dati fiscali con dati forniti dalla P.M.. - 10 -
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altr e amministrazioni, altri soggetti) Si farà riferimento alle istruzioni che potrà fornire la Polizia di Stato (Questura di Ancona ufficio Amministrativo) ed eventuali suggerimenti in merito alla sicurezza dei collegamenti. Inoltre si ricorrerà ad una ditta esterna per la realizzazione del programma Cessione Immobili e l acquisto di un server dedicato compreso il programma per la sicurezza telematica 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Non sono previste consulenze esterne all Ente 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione L intervento avverrà direttamente tra i tre Responsabili dei Servizi, che colloquieranno con le Agenzie/Clienti per avere suggerimenti operativi. Durante la realizzazione i tre Responsabili coordineranno il lavoro dei tre Operatori. 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività L operatore addetto alla raccolta dei dati della Polizia Municipale, verificherà giornalmente lo stato di avanzamento dell inserimento dei medesimi con il Responsabile del CED. Ogni 7 gg. sarà effettuato un briefing tra i tre Responsabili dei Servizi ed i tre operatori addetti alla raccolta, registrazione, lavorazione ed invio dei dati alle altre Forze dell Ordine. - 11 -
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Verifica settimanale con la ditta che fornisce il software per verificare che sia quello necessario. Prove test di inserimento/forzatura dei dati. Prova mensile generale. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti La prima fase è stata attuata dietro Direttiva della Giunta Comunale con proprio atto, pubblicato all Albo Pretorio Comunale e sul sito internet. Di questo è stata data comunicazione tramite comunicati stampa pubblicati sui quotidiani locali. Ne è stata data comunicazione informale agli Organi dello Stato (Prefetto/Questore). Quando il progetto sarà giunto a compimento, sarà data comunicazione preventiva ufficiale agli organi dello Stato (Prefetto/Questore), e verrà annunciato alla Stampa l avvio del Servizio, dandone inoltre comunicazione preventiva con largo anticipo alle Agenzie/Utenti. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. Il problema principale è quello della sicurezza dei dati, vale a dire della resistenza delle sicurezze passive da attacchi esterni (hacker). In secondo luogo, la sicurezza derivante dalla password necessaria al collegamento, che è stato superato con l inserimento di una password per ciascun utente, e quindi con una responsabilità soggettiva del titolare/cliente per quanto dovesse derivare da un uso fraudolento o non lecito della medesima. Ad ogni modo, i dati saranno conservati in un server diverso da quello normalmente in uso, e quindi con sicurezza apposita. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 1) Entro il 1 febbraio 2009 inizio della fase definitiva (termine della sperimentazione già iniziata) 2) Entro il 1 giugno 2009 prima verifica dei risultati 3) Entro il 31 dicembre 2009 verifica finale dei risultati - 12 -