Scrigno : Check-out locale Documenti correlati Nessuno Distribuzione Gp Dati Redatto da Descrizione delle operazioni Emesso il 00 Stopazzolo Marco 16/11/2009 Verificato e approvato I contenuto del presente documento costituisce materiale riservato e soggetto a copyright da parte di GP DATI SPA. Ogni riproduzione o variazione non autorizzata sarà perseguita ai sensi di legge 1/10
Indice 0. GENERALITÀ...3 1. DATI TRASFERITI DA WEB < - > A LOCALE...3 2. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA...3 2.0....Accesso a Check-out locale...3 2.1....Barra delle funzioni...4 2.2....Elenco pratiche...5 2.3....Dettaglio pratiche...5 3. GESTIONE CONTI...6 3.0....Emissione base di un conto...6 3.1....Suddivisione conti in una pratica...6 3.2....Trasferimento addebiti...7 3.3....Ripresa dei conti...7 3.4....Emissione conti di gruppo...7 3.5....Inserimento di addebiti...7 3.6....Storno addebiti...7 3.7....Utilizzo di depositi e caparre...8 4. AL TERMINE DEL BLACKOUT...8 5. GESTIONE CONTATORI IN COMUNE TRA HOTEL E CENTRO...10 111109_Checkoutlocale_frontend.doc 2/10
0. GENERALITÀ Il presente documento descrive le funzionalità della procedura di Check-out locale per la gestione dei conti di Scrigno nel caso di black-out del sistema. 1. DATI TRASFERITI DA WEB < - > A LOCALE I dati principali trasferiti da Web Locale sono: dettagli delle pratiche conti e addebiti in carrello depositi e caparre modalità di pagamento I dati trasferiti da Locale Web sono: conti emessi da Locale addebiti inseriti da Locale 2. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA 2.0. Accesso a Check-out locale Il programma viene lanciato con doppio click nell apposita icona Checkout_Locale.exe. La procedura esegue immediatamente un controllo sull effettivo blackout Nel caso in cui non sussista il black-out, appare il seguente messaggio: il programma non potrà essere aperto. Nel caso contrario, invece, il programma verrà aperto e sarà pronto all utilizzo. 111109_Checkoutlocale_frontend.doc 3/10
2.1. Barra delle funzioni Ricerca: permette la ricerca delle pratiche attraverso i campi posti nella parte di sinistra della maschera. I campi sono: camera, cliente, gru, partenza, stato Immissione addebiti: permette la ricerca, l inserimento e lo storno degli addebiti. Ripristina connessione: permette di confermare l avvenuto ripristino della connessione e di uscire dal programma Cerchio rosso: indica connessione non attiva Cerchio verde: indica che la connessione è attiva e che tutti i dati locali sono stati trasferiti in Scrigno Stampa documento: permette l invio del comando di stampa del conto secondo le modalità: Effettiva: emette la stampa fiscale Di prova: emette un conto proforma A video: visualizza il conto a video Uscita: permette la chiusura del programma Selezione hotel: permette di selezionare il corretto hotel di lavoro. 111109_Checkoutlocale_frontend.doc 4/10
2.2. Elenco pratiche Selezione dei gruppi. Selezione delle pratiche in casa o in partenza Elenco delle pratiche con dettaglio del numero di camera, cognome dell intestatario della pratica, appartenenza ad un gruppo, data di partenza, stato della pratica 2.3. Dettaglio pratiche Dettagli della pratica. Alcune peculiarità: Cliente: viene riportato cognome e nome dell intestatario della pratica Intestatario e campi correlati: non vengono mai riportati i dati dell intestatario del conto in quanto in locale non sono presenti le anagrafiche. In caso si debba specificare un intestazione occorre inserire manualmente i dati nei rispettivi campi. 111109_Checkoutlocale_frontend.doc 5/10
3. GESTIONE CONTI 3.0. Emissione base di un conto Per emettere un conto occorre selezionare: - la pratica per la quale eseguire il checkout - il tipo di documento - la modalità di pagamento - e premere l icona di emissione conto impostando il comando su effettiva Attenzione: indicare, a questo punto, il numero di ricevuta o fattura da emettere controllando gli ultimi numeri stampati. Alle successive stampe di conto da checkout locale, se non è stata chiusa l applicazione, il contatore proseguirà automaticamente senza più richiedere il numero di documento da emettere. - selezionare la stampante nella quale stampare il conto. Attenzione: una volta emesso il conto la pratica non viene chiusa. Occorrerà successivamente chiuderla in Scrigno una volta terminato il blackout. 3.1. Suddivisione conti in una pratica Dalla procedura checkout locale, gli addebiti in carrello di una pratica vengono visualizzati in un conto unico anche se in Scrigno erano stati predisposti dei conti separati. Se per una pratica l esigenza è, ad esempio, di emettere una ricevuta contenente addebiti extra ed una fattura contenente addebiti di arrangiamento occorre agire nel modo seguente: - cliccare due volte negli addebiti di arrangiamento in modo tale che vengano deselezionati (verranno visualizzati con colore grigio chiaro) - emettere il conto degli addebiti extra secondo procedura base - rimarranno visibili a questo punto gli addebiti di arrangiamento - procedere con l intestazione manuale del conto - emettere il conto secondo la procedura base. 111109_Checkoutlocale_frontend.doc 6/10
3.2. Trasferimento addebiti Nella procedura checkout locale non è prevista questa funzione. Procedere quindi con eventuali storni ed inserimento addebiti nelle pratiche. 3.3. Ripresa dei conti Nella procedura checkout locale non è prevista la ripresa dei conti emessi. Sarà possibile eseguirla da Scrigno una volta terminato il blackout 3.4. Emissione conti di gruppo Nel caso in cui per un gruppo fosse stata predisposta in Scrigno la creazione di un conto master che include gli addebiti di arrangiamento delle camere, nella procedura checkout locale questi addebiti vengono invece visualizzati nel conto delle singole camere. Per questo motivo è preferibile non emettere il conto master da chekout locale ma attendere il termine del blackout. Per emettere invece i conti extra delle singole camere del gruppo procedere deselezionando gli addebiti che non si desidera includere nel conto e stampare il conto seguendo la procedura base. 3.5. Inserimento di addebiti Selezionare la pratica su cui inserire o stornare gli addebiti. Premere il bottone Addebiti ; premere l icona inserisci, digitare il codice di addebito o premere F9 per visualizzare la lista dei codici e per scegliere il codice; inserire il totale dell addebito; salvare premendo l icona save Il campo descrizione aggiuntiva è facoltativo. Ciò che verrà scritto in questo campo sarà ciò che verrà stampato come descrizione nel conto. Il campo Cop è obbligatorio solo nel caso in cui l addebito selezionato lo preveda Il campo Data Rif è facoltativo per indicare una data di riferimento diversa rispetta alla data in cui si sta operando 3.6. Storno addebiti Selezionare la pratica su cui si intende stornare l addebito. Premere il bottone Addebiti; premere l icona ricerca per ricercare l addebito da rettificare premere l icona elimina. La procedura inserirà una nuova riga con l importo totale dell addebito con segno negativo. Se si desidera eseguire uno storno parziale è sufficiente modificare l importo. 111109_Checkoutlocale_frontend.doc 7/10
premere il bottone note per inserire il motivo dello storno salvare premendo l icona save. 3.7. Utilizzo di depositi e caparre Nel caso in cui nella pratica siano presenti depositi o caparre, questi vengono visualizzati nei campi omonimi. E possibile sceglierne l utilizzo o meno selezionando o deselezionando il check-box utilizza depositi Attenzione: una volta emesso il conto utilizzando caparre/depositi e terminato il blackout, occorre inserire manualmente in Scrigno i movimenti di uscita dei depositi/caparre direttamente nell archivio dei depositi. 4. AL TERMINE DEL BLACKOUT Nel momento in cui avviene il ripristino della connessione l utente non potrà accedere al menu FO Da Checkout locale verificare la conclusione del passaggio dati da locale a Scrigno: l icona verde posta nella barra delle funzioni indica il ripristino della connessione ed il completamento del passaggio dati da locale a Scrigno; 111109_Checkoutlocale_frontend.doc 8/10
selezionare l icona per confermare il ripristino del sistema, per uscire dal programma e per sbloccare i programmi di gestione dei conti in Scrigno; (NB questa icona si attiva solamente al ripristino della linea) se si esce dalla procedura chiudendola premendo la X occorre ri-accedere per confermare il ripristino della connessione premendo il bottone ripristina. Da Scrigno accedere a ripresa conti emessi e definire le intestazioni dei conti emessi in locale collegando l anagrafica al conto con particolare attenzione ai conti a sospeso; accedere all archivio dei depositi ed eseguire i movimenti manuali di uscita per i depositi utilizzati nei conti dalla procedura check-out locale; chiudere le pratiche emesse da check-out locale; a partire dalla prima ricevuta e fattura emessa da Scrigno dopo il black-out, se l allineamento dati tra locale e Scrigno è avvenuto completamente, Scrigno provvederà ad allineare automaticamente i contatori fiscali visualizzando il seguente messaggio in fase di stampa 111109_Checkoutlocale_frontend.doc 9/10
5. GESTIONE CONTATORI IN COMUNE TRA HOTEL E CENTRO Nel caso in cui il cliente gestisca la fatturazione centralizzata di anticipi, fatture riepilogative ecc. e intenda utilizzare in hotel la procedura check-out locale, occorre definire sin dal principio che i sezionali del centro dovranno essere diversi rispetto all hotel. Quindi la numerazione dei contatori dell hotel che utilizza in emergenza il checkout locale non potrà mai essere uguale alla numerazione del centro. 111109_Checkoutlocale_frontend.doc 10/10