CAP. 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ 4.1. Scopo. ------------------------------------------------------------------------------ 2 4.2. Requisiti generali del SGQ. -------------------------------------------------- 2 4.2.1. Individuazione dei processi aziendali. ----------------------------- 3 4.2.2. Organigramma. ----------------------------------------------------------- 5 4.3. Requisiti relativi alla documentazione. ---------------------------------- 6 4.3.1. Documentazione di sistema. ----------------------------------------- 6 4.3.2. Vincoli della documentazione. -------------------------------------- 7 verificato da RQ approvato da DS
4.1. Scopo. Il presente capitolo individua i requisiti generali del SGQ dell I.I.S.S. Pesenti e della documentazione di sistema, in particolare: mappatura dei processi e dei sottoprocessi; funzioni interne; documenti di sistema; forme comunicative. 4.2. Requisiti generali del SGQ. L I.I.S.S. Pesenti per attuare e mantenere il suo SGQ conformemente a quanto prescrive la ISO 9001:2008 garantisce che ne siano definite, attuate e documentate le sue componenti essenziali, ossia: COMPONENTE DEL SGQ DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 1. processi interni, nelle loro suddivisioni e interconnessioni 4.2.1 e 4.2.2 (elenco e mappatura dei processi aziendali) 2. funzioni aziendali necessarie al governo dei processi e sistema delle autorità interne 4.2.3 (organigramma) mansionari 3. criteri, tecniche e strumenti per assicurare il monitoraggio e l analisi dell efficacia dei processi piano di monitoraggio PRQ 8.1 (verifiche ispettive interne) progetti procedure, istruzioni e progetti 4. risorse e autorità necessarie a gestirli bilancio e budget PRQ 6.1 (gestione risorse umane) piano di formazione contratti di assistenza e manutenzione 5. azioni di miglioramento dei processi obiettivi della qualità PRQ 8.2 (gestione e prevenzione non conformità) registrazioni sulle azioni di miglioramento cap. 4 rev. 2 del 30.09.09 Pagina 2 di 7
4.2.1. Individuazione dei processi aziendali. L I.I.S.S. Pesenti ha ricondotto le sue attività ad una sistema di processi tra loro interconnessi finalizzati in ultima istanza alla realizzazione dei servizi offerti. Tali processi vengono a loro volta ricompresi in tre macroprocessi: 1. produttivo il cui output coincide con l output finale ( cfr cap. 7 MNQ); 2. di supporto strumentale a quello produttivo, in quanto finalizzato al suo controllo e alla creazione di condizioni necessarie a disporre di risorse adeguate ( cfr cap. 6 e 8 MNQ); 3. direzionale finalizzato alla valutazione dei risultati e alla scelta delle strategie e degli investimenti necessari ( cfr cap. 5 MNQ). MACROPROCESSO PROCESSI OUTPUT DOC. DI RIF. PRIMARIO (o produttivo), finalizzato alla realizzazione dei servizi finali offerti all esterno: 1. formazione professionale; 2. orientamento in entrata e in uscita (alternanza scuola-lavoro); 3. recupero debiti formativi; 4. attività integrative (corsi extra-curricolari); 5. scambi culturali e viaggi d istruzione. 1. commerciale contratto con l utente 2. progettazione 3. approvvigionamento 4. produzione gestione risorse, ossia: progetto formativo procedura organizzativa di un servizio acquisizione di beni e servizi destinati alla realizzazione dell output finale erogazione del servizio valutazioni d efficacia PRQ 7.1-7.2 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 PRQ 7.3 - approvvigionamento PRQ 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 progetti formativi 1. risorse umane 2. infrastrutture incarichi stipendi formazione acquisizione e manutenzione mezzi e attrezzature PRQ 6.1 gestione RU mansionari piano di formazione PRQ 7.3 piani di sicurezza e di emergenza DI SUPPORTO (al SGQ), finalizzato alla gestione delle risorse e alla misurazione, analisi e miglioramento del SGQ 3. amministrazione controllo e miglioramento, ossia: bilanci consuntivi e preventivi Dpr 44/01 DGRT 870/03 L. 62/05 4. gestione non conformità 5. gestione documenti 6. misurazioni e analisi trattamenti NC concessioni del cliente azioni di miglioram. emissione, revisione e rintracciabilità documenti di sistema misurazioni sull efficacia dei processi PRQ 8.2 gestione e prevenzione NC PRQ 4.1 gestione documenti e registrazioni piano di monitoraggio cap. 4 rev. 2 del 30.09.09 Pagina 3 di 7
MACROPROCESSO PROCESSI OUTPUT DOC. DI RIF. 7. verifiche ispettive interne rapporto di verifica i- spettiva PRQ 8.1 verifiche i- spettive interne DIREZIONALE finalizzato alla determinazione della Politica e degli Obiettivi e all attribuzione delle risorse 1. riesame della direzione 2. scelte strategiche politica della qualità obiettivi della qualità autorizzazioni e incarichi politica qualità obiettivi qualità verbali di riesame verbali CdI e CdD Tutti i processi individuati sono monitorati e analizzati conformemente a un Piano di Monitoraggio. Le misurazioni sui processi (output del processo «analisi e controllo») sono destinati primariamente alla Direzione, sulla cui base imposta le scelte strategiche. cap. 4 rev. 2 del 30.09.09 Pagina 4 di 7
4.2.2. Organigramma. L I.I.S.S. Pesenti identifica al suo interno le seguenti funzioni aziendali (genericamente: RdF), le cui responsabilità sono riportate su un apposito mansionario. Nel disegno che segue è stato fatto un parallelismo tra le funzioni e i macro-processi aziendali (si veda la mappatura a pagina precedente). cap. 4 rev. 2 del 30.09.09 Pagina 5 di 7
4.3. Requisiti relativi alla documentazione. 4.3.1. Documentazione di sistema. I documenti di sistema sono quei documenti che testimoniano, a vario titolo, come vengono pianificati, realizzati, comunicati e tenuti sotto controllo i processi interni. Possono avere origine esterna (provenire da clienti, fornitori, consulenti, partner commerciali, istituzioni) o interna e possono rivolgersi sia all interno che all esterno dell organizzazione. Quelli che interessano principalmente l agenzia formativa sono: 1. il presente MNQ; 2. PRQ dell I.I.S.S. Pesenti inerenti sia i processi gestionali che quelli produttivi (cfr elenco allegato al presente MNQ); 3. modulistica; 4. progetti formativi; 5. politica della qualità; 6. piano di monitoraggio e piano di miglioramento; 7. mansionari; 8. altre registrazioni della qualità documenti che testimoniano determinate situazioni o attività svolte, a scopo sia prescrittivi che di rendicontazione. Possono assumere la forma di: moduli, elenchi e altre comunicazioni in forma libera; pianificazioni e rendicontazioni; contratti, lettere d incarico, ordini d acquisto, richieste d offerta; attestati, certificati; progetti. Le registrazioni della qualità devono come minimo coprire i punti richiesti dalla norma (n. 19). Per quanto riguarda la documentazione prescrittiva di origine esterna (leggi, regolamenti, convenzioni, linee guida prese a riferimento, modulistica vincolante ) sono stati individuati come responsabili della loro gestione (reperimento, identificazione, custodia e rintracciabilità, aggiornamento) dei soggetti diversi a seconda dell argomento trattato. In particolare i soggetti gestori della documentazione prescrittiva di origine esterna sono: RQ RSPP CAF per quella inerente la qualità; per quella inerente la sicurezza; per quella inerente la progettazione e l erogazione di interventi formativi; FS o CdC (consigli di classe) dei servizi compresi nel SGQ; per quella inerente la progettazione e l erogazione di DSGA per quella inerente la gestione delle risorse, la rendicontazione e la privacy.
4.3.2. Vincoli della documentazione. La DOCUMENTAZIONE, nei suoi diversi stati di revisione, è riportata in un apposito e- lenco (E doc 1 elenco delle revisioni) della cui gestione ed aggiornamento è responsabile RQ. In questo elenco sono riportate le seguenti informazioni: identificativo (codice e titolo); data e indice di revisione (attuali e passati); gestore del documento. Anche la DOCUMENTAZIONE DI LAVORO 1 DI ORIGINE ESTERNA viene gestita in maniera tale da garantirne l identificazione, la rintracciabilità e l attualità. Le responsabilità di gestione, sono: di RQ per quel che riguarda le comunicazioni dell OdC; di CAF per quel che riguarda le proposte commerciali da approvare, gli aggiornamenti e le linee guida di settore, le comunicazioni dei clienti; di DSGA per quel che riguarda la documentazione relativa ai fornitori e di natura amministrativo-contabile; Per l emissione, la rintracciabilità e la conservazione dei documenti di sistema, ivi comprese le registrazioni della qualità, si venda quanto riportato nella PRQ 4.1 gestione dei documenti e delle registrazioni. 1 Per la documentazione prescrittivi di origine esterna si veda a pagina precedente. cap. 4 rev. 2 del 30.09.09 Pagina 7 di 7