Quick Reference Netbooking Ver. 3

Quick Reference Netbooking Ver. 3 Sommario Configurazione hotel Dati hotel... 4 Anagrafica hotel... 4 Contatti... 5 Mail arrivo / partenza... 5 Tipologie di camera... 6 Supplementi... 7 Condizioni di vendita /condizioni generali... 9 Condizioni di vendita /pagamenti e penali... 10 Condizioni di vendita /variazione occupanti... 13 Dati descrittivi... 15 Tasse... 15 Motore sul sito... 16 Parametri... 16 Comunicazioni... 16 Tariffe e disponibilità... 17 Piani tariffari... 17 Aggiornamento Simultaneo... 19 Periodi e Prezzi... 21 Definizione e Descrizioni... 23 Definizione... 23 Descrizioni... 23 Camere... 24 Vincoli... 24 Associazioni... 25 Creazione di un nuovo piano tariffario... 25 Disponibilità... 27 Inizializza... 27 Pannello disponibilità... 28 Chiusure... 29 Offerte speciali... 30 Definizione offerte... 30 Offerte valore aggiunto... 34 Cancellazione offerte...... 35 Canali... 35 Piani tariffari... 35 1

Prenotazioni... 36 Prenotazioni... 36 Cancella... 37 Statistiche...... 37 APPENDICE A - Interfaccia Hoasys Netbooking... 40 APPENDICE B password per visualizzazione carte di credito in prenotazione... 42 APPENDICE C News Ottobre 2015... 42 APPENDICE D News Novembre 2015... 44 APPENDICE E News Gennaio 2016 Nuova gestione Promocode e clienti convenzionati... 47 2

La nuova versione 3 del backoffice Netbooking risulta ottimizzata in varie parti in particolare per quanto riguarda navigabilità e aggiornamento dei dati. In particolare è stata introdotta una nuova visualizzazione della lista dei piani tariffari inseriti che permette di consultare rapidamente tutti i prezzi e le politiche iche inserite in un unico pannello. Inoltre all interno dei dettagli di un piano tariffario è stata ottimizzata la visualizzazione dei dettagli giornalieri in modo da rendere più chiara la presenza di eventuali variazioni fatte a livello giornaliero e la loro rimozione. In questa nuova versione per tutte le tipologie di piani tariffari è possibile gestire modifiche giornaliere relative a: prezzi, politiche di prenotazione, politiche di cancellazione, supplementi restrizioni. E stata infine introdotta una nuova tipologia di piano tariffario con prezzo definito per persona. Per accedere al back office di Netbooking, all url https://netbooking.gpdati.com/crs2 indicare username, password e codice di accesso. 3

Configurazione hotel Dati hotel Anagrafica hotel Tramite il pulsante cambia è possibile modificare i dati anagrafici della struttura. È importante che questi dati siano sempre aggiornati soprattutto l indirizzo e-mail a cui vengono inviate le segnalazioni da sistema (ad esempio le password di accesso al sistema) e le mail interne di ricezione di una prenotazione dal sito. 4

Contatti Sono i contatti utili all helpdesk per contattare la struttura Mail arrivo / partenza In questa sezione è possibile predisporre mail pianificate per rammentare al cliente i dettagli del suo soggiorno o per chiedergli di compilare un questionario di gradimento sulla struttura dopo la sua partenza. 5

Tipologie di camera In questa tabella è possibile inserire nuove tipologie e modificare tipologie preesistenti. Per ogni tipologia indicare: numero minimo di occupanti numero massimo di occupanti totale delle camere fisiche presenti per la tipologia selezionata descrizioni in italiano ed in lingua per ogni tipologia foto della camera (massimo 10 per tipologia) servizi presenti in camera 6

Numero occupanti di default per la tipologia selezionata (default=2); quest ultimo valore è di particolare importanza dal momento che influisce sul calcolo delle variazioni occupanti (vedi apposito paragrafo) Prezzo minimo di vendita per la tipologia selezionata; attenzione perché si tratta del prezzo paracadute che verrà applicato nel caso che sia stato specificato per errore un prezzo inferiore nella griglia tariffaria. Supplementi In questa sezione è possibile codificare i servizi facoltativi e/o obbligatori che il cliente potrà acquistare in sede di prenotazione dal sito. 7

Per ogni nuovo servizio indicare: - la descrizione principale - la frequenza di addebito (giornaliera od una tantum) - il fatto che l importo specificato si applichi ad ogni singolo componente del nucleo con la relativa fascia di età di competenza (scelta multipla) - l obbligatorietà o meno del servizio - il fatto che debba essere applicato a tutti i contratti - il prezzo unitario del servizio Per ogni servizio è inoltre possibile specificare le traduzioni nelle lingue previste ed il fatto che debba o meno ad esso essere applicata la tassa di soggiorno. Addendum versione 3 Rispetto alla precedente versione i supplementi non dipendono più da un periodo specifico di prezzi e ogni albergatore creerà rà i supplementi specifici del proprio hotel. E ora possibile definire i vari supplementi a livello generale di hotel specificando: - nome (personalizzabile) - applicabilità (giornaliero, a persona, obbligatorio, ecc) - prezzo - tasse applicabili Ogni supplemento può essere definito come sempre applicato (default available) : in questo caso sarà incluso automaticamente in ogni tariffa e per ogni tipologia di camera. 8

Se il supplemento non è creato come sempre applicato sarà possibile gestirlo liberamente nei piani, specificando per ogni periodo/singolo giorno/tipologia camera il prezzo. Condizioni di vendita /condizioni generali In questa sezione vanno indicate le condizioni generali da applicare a tutte le vendite. I campi di maggiore interesse che devono essere parametrizzati sono quelli relativi a: - modalità di conferma della prenotazione: o diretta il cliente prenota direttamente dal sito e la prenotazione viene direttamente inserita nel PMS o su richiesta l ufficio booking riceve una richiesta di prenotazione che dovrà poi confermare off line 9

o richiesta condizionale si tratta di una conferma mista quindi diretta per le camere di cui è stato specificato un inventario e on request per le camere che non hanno disponibilità al momento della prenotazione - lingue specificare le lingue in cui si intende utilizzare il sistema - giorni in cui non possono essere previsti arrivi e/o partenze - giorni minimi, massimi e di rilascio i giorni di rilascio vanno impostati a 0 se la struttura è prenotabile anche per la notte odierna o ad 1 se può essere prenotata al minimo dal giorno successivo. - orari di check in e check out standard da specificare nella lettera di conferma prenotazione. Condizioni di vendita /pagamenti e penali In questa sezione vanno indicate - le carte di credito accettate per garantire la prenotazione - la possibilità o meno di accettare pagamento con bonifico o vaglia - le politiche di cancellazione e prepagamento standard e quelle alternative Addendum versione 3 Le politiche di cancellazione, in questa nuova versione, sono definite a livello generale per poi essere applicate ai piani tariffari fari presenti nel back-office; le politiche di cancellazione sono ora un dato che viene configurato già a livello di creazione di piano non obbligando più l hotel ad inserirle in ogni singolo periodo/giorno. E possibile creare e gestire diverse politiche di cancellazione - dette Pattern (es. Cancellabilità entro n. giorni, Non Rimborsabile e Prepagata, etc), ciascuna delle quali avrà un suo nome per renderla più facilmente riconoscibile nel back-office. Il Pattern delle politiche di cancellazione, così definito, può essere applicato: a un piano tariffario, a un periodo di prezzi all interno di un piano tariffario a un singolo giorno di un piano tariffario. Uno dei Pattern creati dovrà obbligatoriamente essere definito come Policy Predefinita, ossia sarà la politica di cancellazione applicata a qualunque piano si rei nel back-office a meno che l albergatore non abbia l esigenza di gestire piani che abbiano politiche di cancellazione diverse e quindi sceglierà il Pattern corretto. E ora possibile definire, nei dati del Pattern, anche le politiche per il no-show e partenza anticipata. 10

ATTENZIONE: : La policy predefinita è quella che verrà applicata di default a tutte le tariffe a meno di variazioni al piano tariffario. Nel caso ogni piano tariffario abbia diverse policy è quindi consigliabile di non impostare nessuna delle regole come predefinita. 11

Per ogni nuova politica di cancellazione indicare la validità (sempre, n giorni prima dell arrivo, no show,..) ed il valore previsti per la condizione specificata (una o più notti, una percentuale sul totale soggiorno od un importo fisso) Per ogni nuova politica di prepagamento indicare se deve essere applicata sempre o a partire da x giorni prima dell arrivo, se deve essere previsto il prepagamento del totale pratica o di una parziale somma pari ad una o più notti, ad una percentuale sull ammontare totale o ad un importo fisso 12

Condizioni di vendita /variazione occupanti In questa sezione vanno indicate - le fasce di età contrattualmente previste - l riduzioni o i supplementi previsti per ogni tipologia di contratto ed ogni fascia di età (nell esempio che sgue è previsto l utilizzo di piani per persona) Per ogni nuova variazione occupanti dovranno essere indicate, per ogni tipologia di camera e per numero dell occupante (terzo occupante, quarto occupante, ecc. rispetto al numero di pax di default indicati nella codifica della tipologia della stanza) e fascia di età: 13

- se la persona non è ammessa (ad esempio l adulto se siamo in una camera tripla in cui il quarto occupante possa essere solo l infant) - se paghi il prezzo standard (nel caso di prezzo per persona significa che l occupante in esame non subisce variazioni di prezzo) - se l occupante o subisca una variazione positiva o negativa in percentuale rispetto al prezzo per persona indicato o subisca una variazione positiva o negativa in valore assoluto rispetto al prezzo per persona indicato o paghi un importo fisso (ad esempio 5 euro per l infant in culla) Addendum versione 3 Come per le politiche di cancellazioni le variazioni occupanti sono ora definibili a livello generale per l hotel. E possibile definire uno o più set di regole (anche in questo caso detti Pattern) per ogni piano. Il Pattern rende gestibile l eventuale e scontistica o supplemento di prezzo relativa agli occupanti non considerati standard o bambini per le diverse tipologie di camere. Il Pattern così definito può essere applicato a un periodo di prezzi oppure a un singolo giorno di un piano tariffario. Uno dei Pattern potrà essere definito come Default, ossia sarà la variazione occupanti applicata a qualunque piano si crei nel back-office a meno che l albergatore non abbia l esigenza di gestire piani che abbiano variazione occupanti differenti e quindi sceglierà il Pattern corretto. 14

Dati descrittivi In questa sezione andranno inserite descrizione in italiano e nelle lingue previste la descrizione e le foto della struttura, la posizione e le indicazioni per raggiungerla che poi verranno riportate anche nella lettera di conferma prenotazione. Il campo posizione indica dove si trova la struttura e come è posizionata nella città, compare nel voucher di conferma della prenotazione. Tasse In questa sezione è possibile impostare i parametri di calcolo relativi alla City Tax se attiva nel comune. Inserire una descrizione, indicare quindi se l importo specificato è incluso o meno nel prezzo dichiarato nel piano tariffario e l importo a valore o percentuale per ogni persona (con distinzione adulti/child). 15

Motore sul sito In questa sezione è possibile impostare i parametri di default per la struttura. È possibile richiedere ai nostri tecnici, dopo la formazione, il link di accesso al booking on line per effettuare i test di prenotazione prima della messa on line. Parametri In questa sezione è possibile predefinire: - se possibile o meno cancellare on line la prenotazione - de deve o meno essere visibile il calendario delle disponibilità - se deve o meno essere controllato il numero della carta di credito sulla base degli algoritmi dell ente emittente - se devono essere mostrate o meno in prima battuta le immagini relative alla struttura e alle camere - se devono essere visualizzati o meno gli avvisi; se il flag è attivo il sistema mostrerà eventuali restrizioni per cui la camera è disponibile ma non prenotabile (ad esempio se il minimum stay non è stato rispettato oppure su una ricerca per 2 persone mostrerà comunque la camera singola con avviso riguardo il fatto che però può essere occupata al massimo da una persona adulta) Comunicazioni Da questa maschera è possibile predisporre testi di conferma prenotazione, cancellazione, rifiuto, ecc. nel caso si desideri dare loro impostazioni diverse da quelle previste di default dal sistema. 16

Tariffe e disponibilità Piani tariffari Tramite questa funzione è possibile visualizzare e modificare i piani tariffari esistenti ed inserire nuovi piani tariffari. Per ogni singolo piano tariffario verranno mostrati il codice numerico, la descrizione e la tipologia di contratto. Dopo aver selezionato il piano tariffario viene visualizzata la griglia dei dettagli giornalieri relativa a prezzi, politiche, restrizioni, offerte e supplementi. 17

È possibile agire direttamente sulla griglia per effettuare delle variazioni sul singolo giorno. Per modificare i dati del singolo giorno editare il campo e spostarsi con il pulsante tab o cliccando in un altro punto della griglia. Modifiche che interessino un periodo potranno invece essere effettuate con l apposita funzione aggiornamento simultaneo (vedi apposito paragrafo) Nella sezione periodi e prezzi, infine, potranno invece essere inserite le eventuali stagionalità previste contrattualmente per facilitare l inserimento di prezzi per periodo (vedi apposito paragrafo). 18

Aggiornamento Simultaneo L aggiornamento simultaneo può avvenire con tra modalità: 1. assegnando ad un intervallo di date i prezzi previsti per uno specifico periodo. Viene richiesto di selezionare il periodo e se si desidera rimuovere le variazioni giornaliere precedentemente impostate 2. impostando delle variazioni giornaliere: viene richiesto di selezionare il periodo temporale e di editare i campi che devono essere modificati. I campi che non vengono compilati manterranno il valore precedentemente impostato. 19

I giorni rilascio potranno essere specificati anche nel singolo piano tariffario. Una data evidenziata nel planning con il lucchetto in assenza di una chiusura farà riferimento a giorni rilasciati (l esempio nell immagine fa riferimento ad un piano tariffario che non può essere prenotato a meno di 4 giorni dalla data odierna). 3. rimuovi le variazioni giornaliere se si desidera ripristinare, nel periodo impostato, i valori iniziali del contratto eliminando eventuali variazioni giornaliere successivamente impostate. 20

Periodi e Prezzi In questa sezione vanno impostati prezzi, politiche di vendita e restrizioni nel caso i listini subiscano variazioni in base ad una precisa stagionalità (non giornaliera). È comunque previsto che anche su un listino con fascia stagionale periodica possano essere effettuate variazioni di prezzo e/o politiche sul singolo giorno tramite la funzione aggiornamento simultaneo. Cliccare il pulsante + per inserire un nuovo periodo o il cestino per eliminarlo. Per ogni periodo potranno essere impostate le policy di vendita, cancellazione e le variazioni occupanti, i prezzi per ogni tipologia di camera in base al tipo di contratto impostato ed agli anni per cui è stata eseguita l inizializzazione, 21

le date associate al periodo selezionato, eventuali supplementi associati al periodo. Il definition level evidenziato nel singolo servizio indica se il valore del supplemento visualizzato è quello definito nella configurazione iniziale, ossia quando è stato creato il supplemento (hotel) o se il prezzo del supplemento è stato variato a livello di piano tariffario come i due che sono evidenziati in grigio nell immagine che segue (reset to hotel). 22

Definizione e Descrizioni Definizione In questa sezione vanno impostati i dati di base del piano tariffario. Selezionare il trattamento e la politica di cancellazione/prepagamento da associare al piano tariffario tra quelli precedentemente configurati Cliccare il flag tariffa promozionale se si desidera che la tariffa compaia anche nella sezione offerte nel front end del booking on line Descrizioni In questa sezione vanno impostate le descrizioni estese del contratto per tutte le lingue previste dal sistema 23

Camere In questa sezione vanno selezionate le tipologie di camera da associare al piano tariffario Vincoli In questa sezione vanno definiti i vincoli del piano tariffario. Per i vincoli prenota in anticipo e/o last minute dovranno essere specificati i giorni di release (es: prenota 30 gg prima ) o la data fissa (es. prenota entro il xx/xx/xx ). Per i vincoli Offerta Flash verrà invece richiesto l intervallo di date o l intervallo di numero di giorni prima dell arrivo in cui la promozione è valida. 24

Associazioni Nella cartella associazioni,, infine, è possibile verificare se il piano tariffario in oggetto dipende (è associato) da un altro piano e quindi i suoi prezzi variano al variare del genitore. Si veda a tal proposito il paragrafo dedicato alla creazione di un nuovo piano tariffario. Creazione di un nuovo piano tariffario 25

Indicare: - il nome del piano tariffario - il tipo di prezzo o per occupanti (verrà chiesto di indicare il prezzo per ogni diversa occupazione della stanza: 1 pax, 2 pax, ecc.) o per unità (verrà richiesto il prezzo della stanza indipendentemente dall occupazione della medesima) o per persona (verrà chiesta la quota base per persona adulta su cui applicare le variazioni occupanti - il trattamento - le politiche di cancellazione scegliendo dai pattern preconfigurati - il tipo di prezzo (giornaliero o pacchetto per più notti) Attivare il flag se si desidera che il piano tariffario venga popolato automaticamente partendo da un altro listino prezzi. Se il flag è stato attivato specificare - il contratto master da cui dipende - la percentuale o il valore per cui dipende dal contratto master - se devono essere duplicate anche politiche, penali e variazioni occupanti attivare il flag se l associazione deve permanere anche successivamente o lasciare vuoto il campo se la duplicazione deve aver luogo solo una volta durante la creazione. 26

Cliccare il pulsante Avanti. Selezionare le tipologie di camera associate al piano tariffario, confermare con il pulsante Salva e proseguire con il pulsante Avanti. Verrà infine richiesto di inserire le descrizioni in tutte le lingue ed il tipo di vincolo associato al piano tariffario (early booking, last minute o flash sale). Disponibilità Inizializza Questa funzione dovrà essere utilizzata ogni volta che si crea un nuovo piano tariffario o una nuova tipologia di camera per renderla vendibile tramite il booking engine. Selezionare l anno solare e cliccare il pulsante Inizializza 27

Pannello disponibilità Utilizzare la funzione Aggiornamento Simultaneo per modificare l inventario delle camere in vendita sul canale indicando per ogni tipologia di camera il nuovo inventario relativo alle date specificate. Confermare con il pulsante Salva. 28

Chiusure Cliccare un punto qualsiasi della griglia con il mouse Ed indicare quindi gli estremi (date, tipologie e tariffe) su cui applicare la chiusura. 29

La selezione chiusa verrà visualizzata con un lucchetto su fondo rosso. Attenzione, solo il lucchetto da la garanzia che, anche in presenza di inventario, la camera a non possa essere messa in vendita (il sistema evidenzia su fondo rosso anche le stanze con inventario esaurito che però, a differenza delle camere chiuse, potrebbero tornare in vendita per effetto dell annullamento di una prenotazione). Per togliere una chiusura cliccare su uno dei riquadri con il lucchetto e specificare gli estremi (date, tipologie, piani tariffari) da cui eliminare la chiusura alla vendita. Offerte speciali Definizione offerte È possibile predisporre il sistema in modo che venga essere applicata, ad un certo piano tariffario e per un certo periodo, una particolare offerta limitata nel tempo. Nell arco temporale definito, nel front end lato utente, la tariffa verrà visualizzata barrata mettendo in evidenza, al suo posto, l offerta attiva. 30

È possibile selezionare l offerta da un set di template già predisposti indicando unicamente il periodo in cui deve essere applicata. Oppure creare una nuova offerta.. Nell esempio che segue creeremo una nuova offerta 7=6 che sconta, la settimana di ferragosto, una notte su soggiorni lunghi di almeno 7 notti. Indicare se l offerta è attiva e caricare le descrizioni per tutte le lingue previste. 31

Caricare un immagine emozionale che rappresenti l offerta (non obbligatoria). Inserire il periodo di validità dell offerta (la settimana di ferragosto) e le condizioni relative alla sua applicabilità (soggiorno minimo 7 notti nel nostro esempio) 32

Inserire infine il tipo di calcolo che dovrà essere effettuato (nel nostro esempio dovrà essere scontata del 100% la settima notte). Selezionare i piani tariffari e le tipologie che sono associati all offerta e confermare con il pulsante Salva. 33

Nel caso all atto della prenotazione online siano presenti più offerte che insistono sullo stesso periodo per lo stesso piano tariffario il sistema visualizzerà sempre l offerta più conveniente per il cliente. Offerte valore aggiunto Un offerta di tipo pacchetto che includa nel prezzo anche dei servizi accessori dovrà essere inserita con tipologia valore aggiunto. In sede di creazione sarà possibile elencare i servizi inclusi nel prezzo. 34

Cancellazione offerte Per eliminare un offerta sarà sufficiente disattivarla con l apposito flag o cancellarla con il pulsante Cestino. Canali Piani tariffari Affinché un nuovo piano tariffario divenga visibile a front è necessario che sia stato associato al relativo canale di vendita tramite l apposito menù nell immagine che segue. È possibile verificare se un piano è associato o meno al canale direttamente nel menù dei piani tariffari passando il mouse sopra la riga relativa al piano tariffario. 35

Prenotazioni Prenotazioni È possibile ricercare, visualizzare e stampare la lista prenotazioni secondo alcuni criteri preimpostati direttamente dall apposito menù. Alla ricezione della la prima prenotazione in Netbooking, visualizzando i dettagli della prenotazione, verrà mostrato un link da cliccare per creare una password specifica per vedere 36

le carte di credito. Nell appendice B di questo manuale si trovano le istruzioni per la creazione questa password. Cancella Allo stesso modo è possibile cancellare dal back office una particolare prenotazione. Statistiche È infine possibile analizzare l andamento delle vendite in un certo arco temporale dal menù statistiche. - Per quantità di prenotazioni - Per nazionalità - Per canale - Per numero di visite (importate da Google Analytics) o Per paese o Per dispositivo 37

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APPENDICE A - Interfaccia Hoasys Netbooking In caso di presenza di interfaccia tra il gestionale ed il sistema di booking on line, le tipologie di camera configurate in Hoasys dovranno essere le medesime inserite in Netbooking, sia per tipologia di camere che per numerosità delle stesse. È possibile chiudere alla vendita alcune camere sul booking online andando dal menù Tariffe e disponibilità > Disponibilità > Chiusure Quindi configurare una tipologia di camere sul booking online non significa forzatamente doverla vendere sul proprio sito, ma solo inserire una corrispondenza univoca con il gestionale. Prima di attivare l interfaccia è bene effettuare in Netbooking tramite la funzione di aggiornamento simultaneo l aggiornamento manuale della disponibilità massima delle camere. 40

Una volta attivata l interfaccia con passaggio delle disponibilità, Hoasys invierà ogni 5 minuti a Netbooking le variazioni di disponibilità. Verranno inviate solo le variazioni derivanti dall arrivo di nuove prenotazioni, quindi per i giorni che non hanno ricevuto alcuna prenotazione Netbooking mostrerà la disponibilità assegnata inizialmente al sistema (vedi punto precedente). E importante gestire correttamente l assegnazione delle camere sul gestionale Hoasys perché il gestionale passa la disponibilità della camera prenotata e non della camera assegnata. Ad esempio, se il cliente prenota una camera doppia e al ricevimento viene assegnata una stanza matrimoniale, chi gestisce la prenotazione dovrà scalare la disponibilità della camera matrimoniale. Solo in questo modo netbooking e hoasys saranno allineati. Al ricevimento di una prenotazione su Hoasys appare in alto a destra un mappamondo. Al clic su questo si elencano le nuove prenotazioni arrivate da web (è possibile vedere anche le prenotazioni arrivate precedentemente togliendo il flag solo nuove ). Al clic sulla singola prenotazione sarà possibile gestirla assegnando eventualmente la corretta tipologia e numero di camera. 41

APPENDICE B password per visualizzazione carte di credito in prenotazione Verrà richiesta la creazione di una password dedicata esclusivamente alla visualizzazione di tali dati, le caratteristiche per la creazione di questa password sono: 1. dovrà essere diversa da quella con cui accedete al back-office 2. dovrà essere di almeno di 8 caratteri di cui almeno uno dovrà essere un numero 3. non dovrà contenere spazi Questa password avrà validità di 3 mesi, alla scadenza di tale termine verrà richiesto automaticamente dal sistema di modificarla. I dati dalla carta saranno visibili solo una volta, vi preghiamo quindi di stamparla o annotarla e conservarla in modo sicuro prima di chiudere il box in cui viene visualizzata. L'inserimento della password per visualizzare i dati delle carte verrà richiesto una sola volta nell'arco della giornata. Questa modalità vi permetterà di visualizzare anche i dettagli delle prenotazioni che avete già ricevuto. APPENDICE C News Ottobre 2015 MESSAGGI PER OFFERTE SCADUTE Nel caso venga richiamata un offerta scaduta il front-end avviserà l utente e rimanderà alla lista delle altre offerte disponibili; nel caso non ve ne fossero rimanderà alla home page. 42

AVVISI DI RICERCA È stata ottimizzata la gestione degli avvisi relativi a criteri di ricerca non rispettati; ogni singolo hotel potrà scegliere, dal back office del CRS (menù Motore sul Sito/Parametri), quali tipologie di avviso mostrare e se visualizzarle anche nel caso in cui siano presenti altre tariffe disponibili. VISUALIZZAZIONE CARTE DI CREDITO Per agevolare le problematiche relative al blocco della visualizzazione delle carte di credito, nel dettaglio delle prenotazioni nel CRS sarà possibile verificare lo stato delle carte di credito associate: se sono correttamente archiviate, quante volte è possibile ancora visualizzarle, quando sono state viste, da quale utente e quante volte è stata eventualmente sbagliata la password di accesso per vederle. Nell esempio che segue non è mai stata sbagliata la password per la visualizzazione delle carte di credito ( tentativi sbagliati zero) e la carta, per la prenotazione in esame, è stata visualizzata una sola volta in data 20/09 dall utente indicato e potrà essere visualizzata ancora una volta. 43

VALUTA STANDARD Nell elenco delle prenotazioni nel CRS gli importi verranno ora sempre mostrati nella valuta dell hotel. APPENDICE D News Novembre 2015 Gestione dei PROMOCODE Un Promocode può essere normalmente utilizzato per la gestione di tariffe opache associate a campagne di marketing attivate tramite i canali social o tramite newsletter. Il cliente destinatario del promocode ha solitamente diritto ed accesso diretto ad una tariffa a lui riservata (non pubblica quindi) per la sua appartenenza ad un particolare campione. Il Promocode potrà essere utilizzato per tutte le tipologie di piani (persona, unità ed occupanti); ad uno stesso piano tariffario potranno essere associati più promocode (ad esempio una tariffa scontata del 20% sulla BAR potrà essere associata ad una campagna Sconto Fans Facebook piuttosto che all Offerta Clienti Abituali ). Il piano tariffario da associare ad un Promo code dovrà essere di tipo Negotiated e questo viene impostato nel piano tariffario alla voce Canali / Restrizioni del menù Tariffe e Disponibilità. 44

Dopo aver selezionato il canale Hotel Website andrà selezionato il piano tariffario da associare al promocode (pulsante Seleziona) modificare quindi il tipo di tariffa da Standard a Negotiated dopodichè, nella casella Codice di accesso, inserire il valore del promocode e poi cliccare sul pulsante inserisci. Salvare le modifiche con il pulsante salva. 45

Il flag Mostra esclusivo fa in modo che chi accede con promocode veda solo la propria tariffa preferenziale. Se il flag rimane disattivato l utente vedrà, oltre alla sua tariffa preferenziale, anche eventuali tariffe pubbliche disponibili nelle date selezionate. Per associare più promocode ad uno stesso piano sarà necessario ripetere questo passaggio (NON inserire nella casella codici di accesso più promocode separati dalla virgola). Una volta creato il Promocode a front-end si attiverà automaticamente il campo di input. 46

APPENDICE E News Gennaio 2016 Nuova gestione Promocode e clienti convenzionati È attivo un nuovo menù contenente le voci rispondenti alle due funzioni indicate come evidenziato nell immagine 47

Codici promozionali I codici promozionali potranno essere di due diverse tipologie: - contratti opachi visibili solo a target prefissati di clientela - scontistiche particolari su tutte le tariffe pubbliche in vendita Cliccare sul pulsante Aggiungi per procedere. quindi indicare: - il codice del promocode (alfanumerico senza caratteri speciali FATTA ECCEZIONE PER IL CARATTERE # ); N.B.: tutti i promocode verranno tradotti in caratteri maiuscoli - la data di scadenza (se il promocode ha una validità temporale) - il numero di volte che il codice potrà essere utilizzato (quando ad esempio una promozione è del tipo le prime dieci persone che prenoteranno.. ) - il tipo di promozione (promocode o sconto incondizionato) 48

Nel caso di promocode del primo tipo (tariffe dedicate), una volta creato il codice sarà sufficiente, tramite l apposito pulsante Aggiungi, indicare i piani tariffari ad esso associati. ATTENZIONE: un piano tariffario associato ad un promocode (che ha quindi ragione di essere denominato opaco ) non sarà più visibile tra le tariffe pubbliche. In questa sezione potrà infine essere definito se il promocode sia o meno esclusivo: nel primo caso chi accederà al booking engine tramite promocode avrà accesso unicamente all offerta ad esso associata. Nel secondo caso potrà accedere anche a tutte le tariffe pubbliche in essere alla data della ricerca prezzi. Procedere cliccando il pulsante Dettagli 49

Sarà da qui possibile aggiungere nuovi piani tariffari associati oppure togliere l associazione ad alcuni tra quelli associati. A front end sarà sufficiente indicare il codice promozionale nell apposito campo per avere visibilità delle offerte ad esso associate. 50

Nell esempio di codice promozionale che segue, invece, il sistema applicherà lo sconto del 5% su tutte le tariffe pubbliche ed offerte in essere sere a chi accede al booking on line con il codice Sconto52015. N.B.: la percentuale di sconto va indicata senza il segno - In caso di piani tariffari associati (creati in modo da avere una percentuale di sconto rispetto al contratto master), questo secondo tipo di codice promozionale applicherà l ulteriore scontro specificato nel codice promozionale alla tariffa scontata precedentemente calcolata. 51

Convenzionati e Categorie Se nel vostro contratto è attiva la gestione dei clienti convenzionati, per un cliente/azienda sarà possibile accedere al booking engine con le proprie credenziali o creare un nuovo utente nominale. Nel back end di Netbooking sarà possibile creare nuovi utenti (individuali o aziende) e gestirne le relative proprietà. Le credenziali di accesso all area convenzionati sono uniche, quindi un utente registrato sul booking engine avrà lo stesso so account anche per l'app o il sito hotel e viceversa. 52

L utente registrato avrà inoltre prenotazioni. la possibilità di visualizzare e gestire tutte le proprie Ogni anagrafica di cliente/azienda convenzionato potrà a sua volta essere associata a predefinite categorie create per gestire mercati con simile comportamento di vendita. Per creare una nuova categoria cliccare sul pulsante aggiungi ed indicare, negli appositi campi: - il codice categoria - se è richiesta o meno, per la categoria in questione, l inserimento di un numero di carta di credito per finalizzare la prenotazione - il codice promozionale a cui la categoria è associata N.B.: le politiche di vendita e/o cancellazione relative alla categoria risultano inalterate rispetto a quelle del piano tariffario a cui la categoria stessa fa riferimento. 53

Nell esempio dell immagine, tutte le anagrafiche associate alla categoria Vip2016 avranno diritto al 5% di sconto aggiuntivo su tutte le tariffe (anche quelle già scontate). Per associare un anagrafica ad una categoria è sufficiente entrare in modifica dell anagrafica ed indicare la relativa categoria nell apposito campo. 54

Nella nuova versione della procedura i record degli utenti sono stati spostati in un database dedicato e protetto. 55