Progetto NoiPA per la gestione giuridicoeconomica del personale delle Aziende e degli Enti del Servizio Sanitario della Regione Lazio Pillola operativa Presenze Rilevazione timbrature Versione 1.1 del 05/08/2014
1 Rilevazione timbrature Descrizione dell evento Consiste nel rilevare, in maniera automatica, semiautomatica e/o manuale, le timbrature di ogni singolo lavoratore, alle quali può essere associato il riconoscimento di specifici istituti contrattuali ad personam nell'ambito della prestazione oraria lavorativa. Step operativi per la gestione dell evento Per la gestione dell evento attraverso il sistema NoiPA Sanità, occorre svolgere i passi operativi seguenti, che sono descritti successivamente: Ricerca Persona; Visualizzazione Timbrature; Modifica Timbrature; Modifica Timbrature da Cartellino Interattivo. NOTA IMPORTANTE Si precisa che: * i valori/codici/diciture contenuti nelle figure sono a titolo di esempio ed è necessario far riferimento alla versione più aggiornata del Nomenclatore * le funzioni visualizzate dai singoli operatori dipendono dai ruoli ai quali sono stati abilitati. 1.1 Ricerca Persona Punto a menù Menù: Ripresa Timbrature Gestione Timbrature Figura 1 Selezione dell Amministrato Pagina 2 di 14
Descrizione dello step Una volta presa in gestione la maschera di Gestione Timbrature cliccando nel punto a menù, l utente dovrà selezionare il soggetto di cui visualizzare o modificare le timbrature. E possibile pertanto puntare alla selezione veloce o alla selezione anagrafica, (Figura 2). Figura 2 Selezione dell Amministrato Nella Selezione Veloce è possibile ricercare l amministrato per matricola oppure per Cognome/Nome (Figura 3). Nella selezione Anagrafica è possibile ricercare l amministrato e/o un gruppo di amministrati per determinate caratteristiche (Figura 4) Figura 3 Selezione Veloce Anagrafica Pagina 3 di 14
Figura 4 Selezione Anagrafica Pagina 4 di 14
1.2 Visualizzazione Timbrature Punto a menù Menù: Ripresa Timbrature Gestione Timbrature Figura 5 Ricerca Timbrature Gestione Timbrature Descrizione dello step Dopo aver effettuato la selezione anagrafica dal menù specifico Gestione Timbrature è possibile eseguire molteplici operazioni sulle timbrature di un periodo ben definito, il quale deve essere obbligatoriamente indicato nei campi gialli della maschera (Figura 5). Dalla presente maschera è possibile filtrare ulteriormente la ricerca attraverso campi dedicati: Solo timbrature non causalizzate in Reperibilità, permette di ricercare tutte le timbrature ad esclusione di quelle in reperibilità; Da ore A ore, permette di ricercare una fascia oraria specifica; Verso, permette di ricercare le sole timbrature in entrata o quelle in uscita; Causale, permette di ricercare le sole timbrature causalizzate con la causale di timbratura inserita; Tipo di Timbrature, permette di ricercare solo determinate tipologie di timbrature, e cioè Originali, Manuali, Originali modificate; Lettore di badge, permette di ricercare le timbrature di uno specifico lettore badge. Pagina 5 di 14
Una volta selezionati tutti i filtri desiderati è possibile vedere i risultati cliccando sullo specifico tasto Ricerca (Figura 5), il quale ci mostrerà come risultato una griglia con tutte le timbrature presenti, come in Figura 6. Figura 6 Risultato - Gestione Timbrature Pagina 6 di 14
1.3 Modifica Timbrature Punto a menù Menù: Ripresa Timbrature Gestione Timbrature Figura 7 Modifica Timbrature Gestione Timbrature Descrizione dello step Dopo aver ricercato una o più timbrature, così come esplicato nel capitolo precedente, attraverso la maschera risultato è possibile modificare le timbrature presenti, con la possibilità di variarne ora, data, verso, causale. E inoltre possibile eliminare alcune timbrature, basterà selezionarle spuntandole e cliccando sul cestino presente in basso a sinistra. È importante ricordare che dopo la modifica o l inserimento di una o più timbrature sarà necessario premere il tasto Conferma. Pagina 7 di 14
Figura 8 Elimina Timbrature Gestione Timbrature E inoltre possibile visualizzare il numero del lettore (colonna lettore) su cui il dipendente ha timbrato, capire se la timbratura è originale (O), se modificata (M) o se inserita come nuova (I) attraverso la colonna Tipo, ed eventualmente autorizzare uscite o entrate anticipate tramite l utilizzo della causale di timbratura relativa. Per la creazione di una nuova timbratura basterà cliccare sul tasto Nuovo, alla cui pressione verrà aggiunta una ulteriore riga sotto l ultima timbratura, in cui vanno indicati i campi obbligatori: Data, nel formato gg/mm/aaaa es. 01/12/2013; Ora, nel formato hh:mm; Verso; Causale (campo eventuale non obbligatorio per l inserimento di una causali di timbratura) Per confermare l operazione bisognerà cliccare sul tasto conferma della schermata di gestione. Pagina 8 di 14
Figura 9 Modifica Timbrature Gestione Timbrature Pagina 9 di 14
1.4 Modifica Timbrature da Cartellino Interattivo Punto a menù Menù: Ripresa Cartellino Interattivo / Scheda Riepilogativa Cartellino Interattivo Figura 10 Cartellino Interattivo Descrizione dello step Dal menù specifico Cartellino Interattivo, dove aver selezionato la matricola ed indicato il mese e l anno di cui si vogliono gestire le timbrature, bisognerà cliccare sul tasto visualizza (Figura 11), affinché appaia una maschera come Figura 12. Figura 11 Mese Anno - Cartellino Interattivo N.B. Nel caso di cartellino non calcolato (viene indicato immediatamente sopra mese e anno) bisognerà cliccare sull apposito tasto Calcola al fine di far calcolare i giorni del mese con i relativi conteggi. Pagina 10 di 14
Figura 12 Cartellino Interattivo Per poter effettuare la modifica di una singola timbratura basterà cliccare sulla stessa, che permetterà di visualizzare una maschera di modifica rapida come Figura 13, nella quale è possibile intervenire agevolmente su verso, data, causale. Figura 13 Modifica veloce della timbrature Cartellino Interattivo Se invece si volessero modificare più timbrature di una giornata bisognerà cliccare sulla scritta timbrature come evidenziato in Figura 12. A questo punto verrà visualizzata una maschera identica a quella presente in Gestione Timbrature, con la differenza che da questa è possibile eseguire modifiche solo per timbrature riguardanti il giorno cliccato, quello precedente e quello successivo. Pagina 11 di 14
1.5 Casistiche particolari Gestione delle casistiche In questa sezione sono affrontate le casistiche particolari riscontrate durante l inserimento di una timbratura: Generazione errore per l inserimento di una doppia timbratura di uscita Generazione di un errore per omessa timbratura. 1.5.1 Generazione errore per l inserimento di una doppia timbratura di entrata Descrizione dello step Di seguito il caso in cui sia inserita una doppia timbratura di entrata. L operazione utile da eseguire per l inserimento di una timbratura è la verifica che questa non sia già presente sul cartellino. Figura 14 Cartellino Interattivo Successivamente si potrà procedere per l inserimento di una nuova timbratura premendo nella sezione Timbrature, come mostra la figura sopra. All interno della maschera di Gestione Timbrature sarà possibile inserire una nuova timbratura, attraverso il tasto Nuovo. Pagina 12 di 14
Figura 15 Tasto Nuovo Cartellino Interattivo Sarà così possibile inserire l ora della timbratura, la data ed il verso. Attraverso il tasto Conferma sarà possibile salvare il dato. Figura 16 Tasto Conferma Cartellino Interattivo Qualora la timbratura inserita abbia il medesimo verso della timbratura già presente per quel giorno sul cartellino, il sistema segnalerà l errore: TIMBIRR1 e non permetterà il conteggio delle ore per quel giorno sul cartellino. Figura 17 Errore doppia timbratura di entrata Figura 18 Errore doppia timbratura di uscita 1.5.2 Generazione errore per omessa timbratura Descrizione dello step Pagina 13 di 14
Di seguito il caso in cui sia assente una timbratura sul cartellino. L operazione utile da eseguire per la verifica della presenza di una timbratura sarà la ricerca di questa sul cartellino interattivo. Figura 19 Mese Anno - Cartellino Interattivo Dopo aver specificato mese e anno da visualizzare sarà possibile verificare gli errori che il sistema rende in caso di omessa timbratura, ovvero quest ultimo segnalerà l errore: TIMBIRR2 e non permetterà il conteggio delle ore per quel giorno sul cartellino. Figura 20 Errore omessa timbratura d entrata Figura 21 Errore omessa timbratura d uscita Pagina 14 di 14