Manuale Utente Webmail Legalmail Enterprise Manuale di utilizzo del servizio webmail di Legalmail Enterprise
Pagina 3 di 29 Manuale Utente... Webmail Legalmail Enterprise... 1. Introduzione a Legalmail Enterprise...4 2. Accesso alla webmail di Legalmail Enterprise...4 3. Struttura Interfaccia...5 3.1. Descrizione degli elementi dell interfaccia Legalmail...5 3.2. Barra degli strumenti...7 3.3. Le schede...8 L apertura delle schede...8 Portare una scheda in primo piano...8 Chiudere una scheda...8 4. Opzioni...9 4.1 Generale...10 4.2. Filtri...11 Filtro Inoltro...13 4.3. Antispam... 15 5. Utilizzo delle caselle... 16 5.1. Lettura dei messaggi... 17 5.2. Composizione dei messaggi... 18 5.3. Invio dei messaggi e verifica delle ricevute di consegna...20 6. Utilizzo delle Etichette...21 7. Spostamento delle mail (intercaselle)... 25 8. Rubrica... 26
Pagina 4 di 29 1. Introduzione a Legalmail Enterprise Lo strumento webmail di Legalmail Enterprise consente all utente di accedere, tramite Userid e Password, all ufficio e quindi alle caselle fisiche o virtuali (account) per lui configurate dall amministratore. In relazione a tale configurazione sarà possibile visualizzare le caselle, inviare mail, cancellarle, contrassegnarle con etichette e spostarle tra le diverse cartelle della stessa casella o tra caselle diverse incluse nello stesso ufficio. 2. Accesso alla webmail di Legalmail Enterprise Dal link personalizzato per ciascun cliente https://enterprise.legalmail.infocert.it/<cliente>/webmail, si accede alla schermata di Login in cui l utente può autenticarsi inserendo la propria Userid e Password e cliccando sul tasto Accedi. Nota: La variabile <cliente> viene personalizzata per il cliente, in modo da avere un
Pagina 5 di 29 proprio link di accesso al sistema webmail. 3. Struttura Interfaccia 3.1.Descrizione degli elementi dell interfaccia Legalmail La finestra principale che appare subito dopo l apertura della webmail, è costituita a sinistra dall elenco delle caselle visibili in relazione alla configurazione dell account utente eseguita dall amministratore. Queste caselle possono essere caselle fisiche ( ) o virtuali ( ). Cliccando sulle singole caselle è possibile visualizzane la struttura e il contenuto.
Pagina 6 di 29 Cliccando sulla singola mail che si desidera visualizzare, verrà mostrato il contenuto nel sottostante campo di anteprima. Nella parte alta si trova la barra degli strumenti che consente l accesso alle Opzioni, al Cambio password, alla Guida e il tasto Esci per chiudere la sessione di lavoro. Sopra la lista dei messaggi, sulla destra, è possibile visualizzare i permessi che si possiedono sulla casella selezionata in quel dato istante, inoltre, spostando il puntatore del mouse sopra uno di tali permessi, è possibile leggere la descrizione associata. Maggiori dettagli sulle abilitazioni verranno descritti successivamente nella sezione Opzioni. Tra le sottocartelle di ogni singola casella sono presenti le cartelle corrispondenti alle etichette create per quella casella. Sono presenti come predefinite le etichette Accettazione, Avviso, Consegna, Importanti, Inoltrate e Todo.
Pagina 7 di 29 Maggiori dettagli su creazione ed utilizzo delle etichette verranno illustrati nella sezione Etichette. 3.2. Barra degli strumenti La barra degli strumenti consente di attivare le funzioni più comuni di un sistema di posta quali ricezione, scrittura, risposta ecc. Descrizione delle funzioni 1) Permette di controllare se in casella sono presenti nuovi messaggi: se presenti aggiorna il contenuto della finestra messaggi; 2) Permette di attivare la scheda di composizione di un messaggio; 3) Attiva la scheda per la gestione della rubrica personale; 4) Permette di aprire la scheda di composizione messaggio con i dati del destinatario a cui si vuole rispondere (i destinatari in CC non vengono inseriti); 5) Come sopra ma compila anche il capo CC; 6) Apre la scheda di composizione messaggio e permette di inoltrare il messaggio ad un nuovo destinatario; 7) Permette di associare una o più etichette al messaggio selezionato 8) Permette di copiare i messaggi selezionati in un altra cartella; 9) Sposta i messaggi selezionati in un altra cartella; 10)Sposta i messaggi selezionati nella cartella cestino o, a seconda dell opzione configurata, li cancella direttamente; 11)Apre la maschera per la ricerca dei messaggi nella quale è possibile inserire alcuni parametri: l esito della ricerca viene proposto nella finestra dei messaggi.
Pagina 8 di 29 3.3. Le schede Le etichette, visibili in alto subito sopra la barra degli strumenti, sono collegate alle diverse schede in cui si può mandare avanti parallelamente il lavoro. L apertura delle schede Alcune azioni (come Scrivi, Rispondi, Inoltra, Rubrica) portano all apertura di una nuova scheda in primo piano, lasciando inalterata la scheda in cui si stava lavorando precedentemente. Portare una scheda in primo piano Per portare una scheda in primo piano basta cliccare sull etichetta di riferimento. Chiudere una scheda E possibile chiudere qualsiasi scheda tranne la Posta in arrivo, perdendo però il lavoro non salvato. Per chiudere una scheda è sufficiente cliccare sulla X in alto a destra dell etichetta.
Pagina 9 di 29 4. Opzioni Cliccando su una delle caselle configurate all interno della propria console di lavoro, è possibile personalizzare alcune preferenze cliccando sul tasto Opzioni. La vista Opzioni modifica le impostazioni solo per la casella selezionata e non per le eventuali caselle configurate.
Pagina 10 di 29 5. Generale In questa sezione sono visibili i permessi che si possiedono per la singola casella. Le icone in nero indicano le abilitazioni disponibili, quelle in grigio indicano le abilitazioni non disponibili. Inoltre è possibile: decidere il numero di messaggi visualizzati per pagina nelle cartelle gestire lo spostamento dei messaggi cancellati nel cestino, cancellarne il contenuto al momento dell'uscita dall'applicazione ecc. Note: l opzione Quando si esce dalla web mail svuota il cestino permette di cancellare i messaggi contenuti nel cestino quando si effettua il Logout; questa opzione può essere utilizzata qualora la casella fosse talmente piena che l utente non riesce a cancellare i messaggi.
Pagina 11 di 29 5.1. Filtri Consente di impostare, in webmail, dei filtri a livello di casella. Per inserire un filtro è necessario posizionarsi nella sezione Filtri del menù Opzioni e successivamente cliccare su Aggiungi un nuovo filtro per la posta in arrivo. Compare la seguente schermata: Per esempio: è possibile personalizzare la ricezione di tutte le ricevute di consegna/accettazione in apposite cartelle create dall'utente. Per impostare il filtro l utente deve: indicare il nome del filtro; impostare il filtro utilizzando la sezione condizioni ; le condizioni disponibili sono: testo contenuto nel mittente ('Mittente'); testo contenuto nel destinatario diretto ('A'); testo contenuto nel destinatario in copia ('CC'); testo contenuto nell oggetto; indicare se le condizioni impostate devono essere tutte soddisfatte o se almeno una delle condizioni deve essere soddisfatta;
Pagina 12 di 29 Nota: Per le condizioni Mittente, A e CC l'utente può inserire le seguenti tipologie di valori: un indirizzo mail completo (Es. mario.rossi@legalmail.it); l'inizio di un indirizzo mail seguito dal carattere *, in modo tale che la condizione risulti vera per tutti gli indirizzi mail che iniziano con il valore specificato (Es. mario*, oppure mario.rossi@legal*); la fine di un indirizzo mail preceduta dal carattere *, in modo tale che la condizione risulti vera per tutti gli indirizzi mail che terminano con il valore specificato (Es. *legalmail.it oppure *rossi@legalmail.it); la parte centrale di un indirizzo mail preceduta e seguita dal carattere *, in modo tale che la condizione risulti vera per tutti gli indirizzi mail che contengono il valore specificato (Es. *mario.rossi*, *rossi*, *rossi@legalmail*, oppure *legalmail*). Impostando una o più condizioni e cliccando su Avanti verrà mostrato l elenco delle azioni disponibili Le azioni disponibili sono: sposta in una cartella: il messaggio viene spostato nella cartella indicata e, se selezionata l opzione Mantieni messaggi in inbox, depositato anche in Posta in arrivo copia nella cartella: il messaggio verrà copiano nella cartella indicata oltre che depositato in Posta in arrivo ; Nota: Per poter creare un filtro di inoltro è necessario avere l abilitazione alla gestione casella.
Pagina 13 di 29 Filtro Inoltro La funzionalità di inoltro automatico dei messaggi in ingresso viene realizzata attraverso la definizione di un filtro di inoltro. Cliccando su Aggiungi un nuovo filtro per la posta in arrivo e impostando le condizioni come successivamente mostrato, il messaggio verrà inoltrato alla casella indicata (che può essere certificata oppure non certificata) oltre che depositato in "Posta in arrivo". ATTENZIONE: l'inoltro viene effettuato dalla casella destinataria del messaggio originale alla casella di inoltro con un invio certificato a nome di chi ha richiesto l'inoltro automatico: per ogni inoltro verrà quindi restituita una ricevuta di accettazione e, nel caso la casella di inoltro sia certificata, una ricevuta di consegna. NON vengono inoltrati i messaggi relativi a ricevute (di accettazione e di consegna) o errori derivati da invii non correttamente effettuati, questo per evitare problemi di inoltri ripetuti. Di seguito viene riportato un esempio di creazione di filtro per inoltro automatico a una casella tradizionale.
Pagina 14 di 29 Per impostare il filtro l utente deve: indicare il nome del filtro; impostare il filtro utilizzando la sezione condizioni le condizioni disponibili sono: testo contenuto nel mittente ('Mittente'); testo contenuto nel destinatario diretto ('A'); testo contenuto nel destinatario in copia ('CC'); testo contenuto nell oggetto; indicare se le condizioni impostate devono essere tutte soddisfatte o se almeno una delle condizioni deve essere soddisfatta; Nota: Per le condizioni Mittente, A e CC l'utente può inserire le seguenti tipologie di valori: un indirizzo mail completo (Es. mario.rossi@legalmail.it); l'inizio di un indirizzo mail seguito dal carattere *, in modo tale che la condizione risulti vera per tutti gli indirizzi mail che iniziano con il valore specificato (Es. mario*, oppure mario.rossi@legal*); la fine di un indirizzo mail preceduta dal carattere *, in modo tale che la condizione risulti vera per tutti gli indirizzi mail che terminano con il valore specificato (Es. *legalmail.it oppure *rossi@legalmail.it); la parte centrale di un indirizzo mail preceduta e seguita dal carattere *, in modo tale che la condizione risulti vera per tutti gli indirizzi mail che contengono il valore specificato (Es. *mario.rossi*, *rossi*, *rossi@legalmail*, oppure *legalmail*). Impostando una o più condizioni e cliccando su Avanti verrà mostrato il campo in cui inserire l indirizzo o gli indirizzi mail verso cui effettuare l inoltro automatico delle mail (massimo 3) Nota: Per poter creare un filtro di inoltro è necessario avere l abilitazione per l invio di nuovi messaggi.
Pagina 15 di 29 5.2. Antispam Per attivare il servizio, selezionare la scelta Funzioni di antispamming. Ci sono due modalità di gestione dello spam: Spostare i messaggi di spam in posta Indesiderata. In questa modalità i messaggi di spam vengono automaticamente intercettati e spostati in una cartella ad hoc chiamata Posta Indesiderata che dovrà essere gestita manualmente. Verranno spostati su questa cartella tutti i messaggi riconosciuti come spam (il punteggio di spam è alto), suspected spam (il punteggio di spam è intermedio), blocked sender (l'indirizzo del mittente o l'indirizzo ip utilizzato per l'invio è riconosciuto come spam). Cancellare i messaggi di SPAM. In questa modalità i messaggi di spam riconosciuti come tali dal sistema saranno automaticamente cancellati. Quelli riconosciuti come suspected spam oppure blocked sender saranno invece spostati in Posta indesiderata. Una volta impostata la configurazione desiderata cliccare sul pulsante Salva.
Pagina 16 di 29 6. Utilizzo delle caselle Come precedentemente indicato, accedendo alla webmail verrà mostrato sulla sinistra l elenco delle caselle, fisiche o virtuali, configurate per il proprio account. Come di consueto, cliccando sulle singole caselle è possibile visualizzarne il contenuto, diviso per cartelle o etichette.
Pagina 17 di 29 6.1. Lettura dei messaggi Selezionando il singolo messaggio è possibile vederne un anteprima nell apposito campo Facendo doppio clic sul messaggio che si intende leggere, questo verrà aperto in una nuova scheda.
Pagina 18 di 29 6.2. Composizione dei messaggi Per inviare un messaggio da una specifica casella fisica è sufficiente posizionarsi su una qualsiasi cartella di quella casella e cliccare in alto sul tasto Scrivi Si aprirà la scheda di composizione all interno della quale sarà possibile indicare i destinatari della mail, l oggetto e il testo. E possibile selezionare dal menu a tendina in basso il tipo di ricevuta che si intende ricevere, tra Completa, Breve e Sintetica.
Pagina 19 di 29 Cliccando sul tasto è possibile modificare la formattazione del testo. Cliccando sul tasto è possibile aggiungere degli allegati al messaggio. Cliccando in basso sul bottone Invia il messaggio verrà inviato. Qualora la casella selezionata come mittente sia una casella virtuale, al momento della composizione verrà chiesto da quale account fisico si vorrà inviare la mail Se per una specifica casella fisica non si possiedono le abilitazioni per l invio, il tasto Scrivi non sarà cliccabile Le stesse indicazioni valgono per le funzioni Rispondi, Rispondi a tutti e Inoltra
Pagina 20 di 29 6.3. Invio dei messaggi e verifica delle ricevute di consegna I messaggi inviati automaticamente verranno conservati nella cartella Spedite della casella mittente. Aprendo il messaggio inviato sarà possibile visualizzarne lo stato di consegna (qualora l indirizzo mail del destinatario sia certificato)
Pagina 21 di 29 7. Utilizzo delle Etichette E possibile associare delle etichette ai messaggi di posta elettronica. Ogni casella possiede preconfigurate le due etichette Accettazione, Avviso, Consegna, Importanti, Inoltrate e Todo. Per etichettare un messaggio è sufficiente selezionarlo e cliccare sul tasto Etichetta Si aprirà la finestra per la selezione delle etichette da applicare al messaggio.
Pagina 22 di 29 E possibile associare al messaggio una o più etichette. Una volta etichettato, il messaggio sarà visualizzabile da tutte le cartelle corrispondenti alle singole etichette applicate e riporterà anche i dettagli di tutte le altre etichette che possiede. Di seguito l aspetto del messaggio etichettato visto dalla cartella Inbox Dalla cartella Importanti Dalla cartella Da fare
Pagina 23 di 29 Aprendo il messaggio o visualizzandolo nella sezione di anteprima, saranno visibili tutte le etichette nella parte relativa all intestazione del messaggio. E possibile rimuovere le etichette cliccando sulla X corrispondente all etichetta che si desidera eliminare Eliminando tutte le etichette il messaggio verrà automaticamente eliminato, senza venire depositato prima nel cestino. E possibile creare nuove etichette selezionando la casella interessata e utilizzando la funzione Crea etichetta. La nuova etichetta dipenderà dalla cartella o etichetta gerarchicamente superiore Sarà possibile scegliere il nome della nuova etichetta e il colore di riferimento.
Pagina 24 di 29 Cliccando su Crea l etichetta sarà disponibile per l utilizzo. Selezionando l etichetta sarà possibile modificarla (nel nome e nel colore) o eliminarla. Qualora l etichetta venga eliminata verranno eliminati anche tutti i messaggi che possiedono SOLO quell etichetta.
Pagina 25 di 29 8. Spostamento delle mail (intercaselle) Qualora si abbia l abilitazione Gestione intercaselle - Sposta sarà possibile spostare i messaggi in cartelle di altre caselle, fisiche o virtuali. Selezionando il messaggio da spostare e cliccando su Sposta apparirà l albero delle caselle all interno delle quali si può spostare il messaggio. Sarà sufficiente selezionare la cartella di destinazione e cliccare su Ok.
Pagina 26 di 29 9. Rubrica Ogni utente può creare una rubrica personale degli indirizzi di posta. Inoltre è possibile archiviare i certificati digitali. La scheda della rubrica permette di inserire, modificare, cancellare un indirizzo di posta all interno della propria rubrica; inoltre è possibile creare e gestire gruppi di indirizzi di posta. Per accedere alla rubrica cliccare sul pulsante Rubrica. Viene quindi visualizzata la scheda Rubrica. Per inserire un nuovo gruppo o una lista in rubrica sulla voce Crea Gruppo Inserire il nome del gruppo o della lista desiderato nel campo Nome (obbligatorio).
Pagina 27 di 29 Premere il bottone Crea per salvare il gruppo. Per aggiungere un nuovo contatto cliccare su Crea Contatto Compilare i campi relativi al contatto. I campi Nome, Cognome ed Email sono obbligatori. Se si desidera aggiungere il contatto ad un gruppo è possibile selezionare tra i gruppi disponibili attraverso il menu a tendina sottostante. Cliccando su Aggiungi il contatto verrà creato.
Pagina 28 di 29 Cliccando su uno dei campi evidenziati in blu è possibile accedere ai dettagli del contatto ed eventualmente modificarli Dopo la creazione, selezionando il contatto o un gruppo di contatti è possibile, cliccando sul tasto Aggiungi, aggiungerli ad un gruppo.
Pagina 29 di 29 Per eliminare uno o più contatti è sufficiente selezionarli e cliccare sul tasto Elimina Una volta inseriti i contatti in rubrica, verranno suggeriti in digitazione in fase di composizione del messaggio