Project management nel Settimo Programma Quadro di ricerca europea Irene Bonetti Bari 15 maggio 2009
Programma del seminario Il project management nel Settimo Programma Quadro di Ricerca Europeo h 9.30 Il team di progetto - Struttura organizzativa, ruoli, funzioni (il Project Manager, l analisi dei fattori di rischio, assicurazione della fattibilità tecnico economica, la garanzia della qualità, il controllo del progetto, l ambiente di progetto, contributi esterni al progetto) h 10.30 Budget e costi di progetto (Gestione finanziaria: regole e documentazione) h 11.30 Pausa h 12.00 Scomposizione di un progetto in pacchetti di lavoro (Come distribuire le funzioni e le responsabilità tra i Partner, comunicazione e coordinamento il Consortium Agreement) h 13.00 Pausa pranzo 2
Programma del seminario h 14.00 Metodi e strumenti di supporto alla pianificazione di un progetto (i diagrammi di Pert e di Gantt) h 14.45 Il Controllo dello stato di avanzamento (Rendicontazione, report, audit tecnici) h 15.30 Strumenti di supporto alla gestione del progetto (le linee guida della Commissione) h 17.00 Conclusione del seminario 3
Contenuto della proposta 4
Contenuto della proposta PARTE A - FORMULARI PARTE B - CONTENUTO DELLA PROPOSTA Obiettivi ed impatto atteso Programma di lavoro e costi associati Consorzio e risorse del progetto Gestione del progetto Piano per la diffusione dei risultati Altri temi (qualora rilevanti) Vedere Info-Pack/ Guida per Proponenti per dettagli 5
Parte A A1 - Informazioni generali sulla proposta A2 - Informazioni sul coordinatore e sui partners A3 - Costi 6
Parte B Workplan Pacchetti di lavoro (workplan) struttura, ruolo dei partner e obiettivo da raggiungere (indicare eventuali rischi e soluzioni) eventuali suddivisioni Indicazione dei tempi (diagramma di Gantt ) Indicazione delle interelazioni (diagramma di Pert) Tempi e risultati ben definiti 7
Obiettivi Devono essere generati dall analisi di un problema che si desidera risolvere Devono essere: Chiari Omogenei e complementari Coerenti con gli interessi e la missione dei partner Condivisi dal gruppo di lavoro e dai partner Possono essere organizzati: Generali e specifici A lungo/medio/breve termine 8
Attività Partire dagli obiettivi che si vogliono raggiungere Analizzare le possibili strategie (percorsi metodologici) percorribili, considerando: Priorità dei soggetti coinvolti, budget disponibile, possibilità di successo, eventuali vincoli temporali Identificare gruppi coerenti di attività (work package) Identificare un percorso logico Sequenza temporale vs contemporaneità Relazioni di interdipendenza Identificare le task associate ai WP Identificare le competenze necessarie per realizzare il progetto 9
Risultati attesi Devono: Essere coerenti con gli obiettivi che sono stati definiti Essere coerenti con le aspettative dei partner Tenere conto dell impatto del progetto su tutti i potenziali beneficiari Potere essere qualificati e possibilmente quantificati 10
Metodi e strumenti di supporto alla pianificazione di un progetto Scomposizione delle attività di livello gerarchicamente inferiore, più semplici e quindi più facilmente definibili e controllabili sul piano realizzativo. Questa struttura non ha alcuna relazione temporale che successivamente verrà raffigurata dal Gantt 11
Caratteristiche fondamentali della metodologia - il collegamento tra le diverse azioni l- la scomposizione dell'elemento di più alto livello (progetto) nei principali elementi costitutivi - la scomposizione di ciasun elemento costitutivo in oggetti di entità più semplici - la visualizzazione del progetto nella sua interezza evidenziando la sua complessità e i collegamenti tra i vari elementi 12
Scomposizione per pacchetti di lavoro Per ogni elemento deve essere definito: - il responsabile e il team affidatario della realizzazione - le specifiche con una descrizione puntual e chiara degli elementi in oggetto - la stima delle risorse in mese uomo per partner coinvolto e il budget conseguente - eventuali subcontraeni o soggetti esterni coinvolti - i deliverables intesi come gli elementi risultanti dalle azioni svolte (report, presentazioni, incontri, seminari...) - milestone e attività collegate temporalmente con i tempi 13
Informazio ni sui pacchetti di lavoro WP (titolo, partner di riferimento, mese di inizio e di fine, risultati) 14
Caratteristiche del diagramma Pert (Program Evaluation and Review Technique) 1. Il progetto è costituito da un ben preciso insieme di compiti o attività il cui completamento determina la conclusione del progetto 2. Ciascun compito può iniziare e conlcudersi indipendentemente dagli altri, all'interno di una determinata sequenza. 3. I compiti sono ordinati, devono cioè essere eseguiti secondo una sequenza tecnlologica coerente e ben definita 15
Diagramma Pert 16
Posizionare le attività nel tempo Considerando la durata necessaria alla realizzazione di ciascuna task (avvio, durata e fine di ciascuna attività) la sequenza logico-temporale e le relazioni di interdipendenza tra le task (milestones) Diagramma di GANTT Durata di WP and task Interrelazione tra WP e/o task Milestone e deliverables Eventualmente integrazione dell impegno delle risorse 17
Caratteristiche dei Gantt E' uno strumento di ausilio alla pianificazione e consente di disporre in forma integrata e visuale, di semplice e immediata comprensibilità, l'evoluzione temporale complessiva del progetto e l'interrrelazione tra tutte o le principali attività in cui il processo è stato scomposto 18
Divisione temporale da 04/05/09 a 17/09/09 Notifica del meccanismo di finanziamento dei progetti (approvazione UE) da 04/05/09 a 15/07/09 Messa a punto del sistema informatico di valutazione e gestione da 04/05/09 a 15/07/09 Creazione e gestione dell'albo dei valutatori esterni da 04/05/09 a 22/05/09 Convenzione con FILSE da 11/05/09 a 29/05/09 Pubblicazione avviso albo dei valutatori esterni 08/06/2009 Coinvolgimento del Comitato di Indirizzo da 25/06/09 a 15/07/09 Prepazione bandi per la realizzazione dei Poli di Innovazione da 04/05/09 a 31/07/09 Preparazione e gestione modulistica per la presentazione del progetto da 07/05/09 al 03/06/09 Nomina della Commissione tecnica di valutazione 03/06/2009 Firma dei contratti con la Commissione tecnica di valutazione da 04/05/09 a 14/08/09 Comunicazione al territorio e preparazione dell iniziativa da 15/07/09 a 14/08/09 Apertura e chiusura bando per i progetti di fattibilità 14/08/2009 Data scadenza del bando Nomina valutatori del progetto fattibilità da 21/08/09 a 30/09/09 Attività di valutazione dei progetti di fattibilità Attività della Commissione di valutazione da 30/09/09 a 13/11/09 Preparazione e pubblicazione esito di valutazione Valutazione dei valutatori esterni 14/10/2009 Pubblicazione esito di valutazione Valutazione del progetto di fattibilità da 15/10/09 a 04/11/09 Negoziazione per la firma del contratto del progetto di dettaglio 16/11/2009 Firma per il contratto per la realizzazione del progetto di dettaglio da 09/11/09 a 11/11/09 Contratti per i Tutor dei Poli da 16/11/09 a 14/01/10 Sviluppo del progetto di dettaglio da 11/11/09 a 18/01/10 Monitoraggio degli sviluppi di progetto di dettaglio del Polo da 25/01/10 a 05/03/10 Attività di valutazione del progetto di dettaglio Attività della Commissione di valutazione da 08/03/10 a 26/03/10 Negoziazione per la firma del contratto di costituzione del Polo Valutazione del progetto di dettaglio 26/03/2010 Pubblicazione esito valutazione progetto di dettaglio 30/03/2010 Coinvolgimento del Comitato di Indirizzo 05/04/2010 Firma del contratto per la costituzione del Polo = milestone di progetto 19
Diagramma di Gantt Attenzione ai nostri difetti Spesso le peggiori proposte vengono da Grecia, Portogallo ed Italia Dicono di noi: «Gli italiani sono ripetitivi, dicono la stessa cosa in molti modi diversi e non hanno un buon approccio metodologico» «Gli italiani sono molto bravi a fare sembrare belle le loro proposte, ma in realtà queste mancano di sostanza» 20
La redazione: 10 consigli 1. Il nome del progetto deve essere facile 2. Siate chiari nell'esposizione 3. Coinvolgete il più possibile i partner nella redazione della proposta 4. Usate i criteri di valutazione come check alla redazione; Ripetete alcuni concetti chiave in due-tre punti diversi della proposta; 21
La redazione:10 consigli 1. Coinvolgere gli esperti nella redazione della proposta; 2. Pretendere fin dall inizio da tutti i partners il rispetto dei documenti standard (compresi i CV); 3. Non pensate di scrivere una proposta in meno di un mese; 4. Salvare spesso il draft nel PC e fare un back-up; 5. Dare delle deadlines piu corte del necessario ai partners e pretendere puntualità: tanto c è sempre il ritardatario! 22
La revisione e l invio Impariamo dai giapponesi Una volta scritta la proposta sottoponetela a 2 revisioni: Revisione azzura Coinvolgete 2/3 persone «della organizzazione» che conoscono la vostra organizzazione di leggere la proposta Chiedete loro di indicarvi come migliorare la vostra. 23
La revisione Revisione Rossa 1-Fatela fare ad una persona esterna mariti-moglicompagni/e vicini di casa 2-Che abbia esperienza in materia (un collega di un altra organizzazione, un consulente ); 3- Chiedetegli di indicarvi ogni modifica che possa migliorare la qualità della proposta. 24
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La fase di negoziazione (1) Cosa e quando Fase preliminare alla firma del contratto, che comincia dal ricevimento da parte del coordinatore del risultato positivo della valutazione (Evaluation Summary Report - ESR) Perché Adattare la proposta alle raccomandazioni redatte dagli esperti e dalla CE e preparare il contratto (Eventualmente) Redarre il Consortium Agreement 26
La fase di negoziazione (2) Come Lettera formale dalla Commissione Europea di invito alla negoziazione Richieste: Informazioni amministrative attraverso la compilazione dei Contract Prepararation Forms CPF e la raccolta di eventuali allegati (es. statuti, bilanci, ecc.) Modifiche tecnico-scientifiche per definire la versione finale del programma di lavoro che verrà allegata al contratto Modifiche finanziarie: es. taglio sul contributo previsto o richieste di modifica al budget Questioni legali: es. clausole specifiche da inserire nel contratto Di solito negoziazione viene fatta via e-mail, in alcuni casi (es. ICT) anche attraverso un hearing a Bruxelles 27
Consortium Agreement (1) Cosa? Accordo tra i beneficiari del progetto finalizzato a specificare o integrare le indicazioni contenute nel contratto con la CE ed, in particolare, tutte le problematiche relative alla gestione degli IPR e sfruttamento dei risultati Quando? Entro la firma del contratto con la CE Come? Obbligatorio per tutti i progetti, se non esplicitamente escluso nell invito a presentare proposte 28
Consortium agreement (2) 7PQ: check list fornita dalla Commissione Europea (al momento disponibile solo in versione draft) Contraenti Premessa Definizioni Oggetto Specifiche tecniche preliminari Contributo tecnico di ciascun partner Risorse da rendere disponibili Tempistica dettagliata e procedure di modifica 29
Consortium Agreement (3) Gestione (ruoli e processi decisionali) Piano finanziario e pagamenti Diritti di proprietà intellettuale (IPR), disseminazione e uso Proprietà del foreground Disseminazione Diritti di accesso Entrata in vigore, durata, emendamenti, privacy, ecc. 30
Contratto (Grant Agreement).1 Documento di riferimento per una corretta gestione del progetto Firmato dalla Commissione e dal coordinatore del progetto I partner del progetto accedono al contratto attraverso la firma del form A 31
Contratto (Grant Agreement).2 Struttura Corpo principale del contratto (nel model grant agreement vengono previste le clausole relative a tutte le tipologie di strumenti) Annex 1: Description of work (descrizione del progetto risultato dalla fase di negoziazione) Annex II: General conditions (Annex III: indicazioni specifiche relative allo schema di finanziamento specifico) (Annex IV: Form A accesso dei beneficiari al GA) (Annex V: Form B accesso di nuovi beneficiari al GA) (Annex VI: Form C financial statement per tipo di schema di finanziamento) (Annex VII: Form D Termini di riferimento per il Certificate on financial statement e Form E BARI Certificate 15/5/09 on the methodology) 32
Contratto (Grant Agreement).3 Il corpo del GA: Article 1 Accession to the grant agreement of the other beneficiaries Article 2 Scope Article 3 Duration Article 4 Reporting periods and language of reports Article 5 Maximum Community financial contribution Article 6 Pre-financing Article 7 Special clauses Article 8 Communication Article 9 Applicable law and competent court Article 10 Application of the grant agreement provisions Article 11 Entry into force of the grant agreement 33
Annex II: general conditions.1 II.1 Definizioni Parte A: Implementazione del progetto Sezione 1 Principi generali (ruolo e obblighi del coordinatore e degli altri beneficiari) Sezione 2 Reporting e pagamenti Sezione 3 - Implementazione Subcontracting, sospensione del contratto, confidenzialità, comunicazione dei dati Parte B: Clausole finanziarie Sezione 1 Clausole generali Costi ammissibili e non ammissibili, costi diretti e indiretti, limiti massimi di finanziamento, entrate del progetto, il contributo comunitario, interessi Sezione 2 Fondo di garanzia Sezione 3 Controlli e sanzioni 34
Annex II: General conditions.2 Parte C: Intellectual Property Rights, Uso e Disseminazione Sezione 1 Foreground (proprietà, trasferimento, protezione, uso e disseminazione Sezione 2 Diritti di accesso (background, principi, accesso per l implementazione, accesso per l uso) Clausole finali Competitive calls, emendamenti, risoluzione del contratto, forza maggiore, responsabilità 35
Durante il progetto: il controllo Per il buon esito del progetto è necessario mantenere sotto controllo: I tempi I costi La qualità 36
La gestione contabile Registrazione contabile delle entrate e delle spese, sulla base delle pratiche contabili del contraente Principio di competenza Attenzione ai flussi di cassa e alle eventuali necessità di anticipazioni 37
La rendicontazione:budget iniziale.1 Da dove si parte? Es. di budget da form A.3 della fase di progettazione A3.1:Budget Type of Activity 1.UNIBO RTD Demostration Training Coordination Support Management Other Total Personell costs 252.720,00 42.120,00 52.650,00 14.040,00 361.530,00 Subcontracting - - 7.000,00-7.000,00 Other direct costs 101.000,00 - - - 101.000,00 Indirect costs 212.232,00 25.272,00 31.590,00 8.424,00 277.518,00 Total budget 565.952,00 67.392,00 91.240,00 22.464,00 747.048,00 Requested EC contribution 424.464,00 33.696,00 91.240,00 22.464,00 571.864,00 Total Receipts 38
La rendicontazione:budget iniziale.2 Es. di budget dettagliato per WP e categoria di costo 1.XXX WP n. p-m Personnel Subcontr. T&S Equipm. Consumables Other costs Indirect costs Total EC Contribution WP2 - Biomass and gasification plant design integration 18,00 63.180,00 5.000,00 6.000,00 44.508,00 118.688,00 WP3 - Tar and powder removal at low and intermediate temperature 24,00 84.240,00 8.000,00 35.000,00 10.000,00 10.000,00 88.344,00 235.584,00 WP4 - Tar and powder removal at high temperature 12,00 42.120,00 5.000,00 10.000,00 34.272,00 91.392,00 WP5 - Water gar shift and H2 separation 12,00 42.120,00 5.000,00 5.000,00 31.272,00 83.392,00 WP7 - Economic, social and environmental assessment 6,00 21.060,00 2.000,00 13.836,00 36.896,00 Total RTD 72,00 252.720,00-25.000,00 50.000,00 16.000,00 10.000,00 212.232,00 565.952,00 424.464,00 WP6 - Energy production 12,00 42.120,00 25.272,00 67.392,00 Total demonstration 12,00 42.120,00 - - - - - 25.272,00 67.392,00 33.696,00 WP8 - Dissemination and exploitation 4,00 14.040,00 8.424,00 22.464,00 Total OTHER 4,00 14.040,00 - - - - - 8.424,00 22.464,00 22.464,00 WP1 Coordination and management 15,00 52.650,00 7.000,00 31.590,00 91.240,00 Total consortium management 15,00 52.650,00 7.000,00 - - - - 31.590,00 91.240,00 91.240,00 TOTAL 103,00 361.530,00 7.000,00 25.000,00 50.000,00 16.000,00 10.000,00 277.518,00 747.048,00 571.864,00 39
La rendicontazione Cosa è richiesto? Annex VI, leggermente diverso per ogni tipo di strumento Cost budget follow up table (Management report) Tabelle per auditors 40
Pagamenti Anticipo entro 45 giorni dalla firma del contratto Pagamenti intermedi a fronte della rendicontazione annuale fino ad un massimo del 90% del totale del contributo Pagamento finale all approvazione del report finale In caso di Certificate on Financial Statement o di audit, i pagamenti già effettuati verranno corretti sulla base dei risultati degli stessi 41
La rendicontazione Personale strutturato Calcolare i costi effettivi relativi allo svolgimento del progetto Time sheets Costo annuale comprensivo di oneri ente / monte ore produttivo annuale x numero di ore registrate per periodo di reporting Raccogliere time sheets Tenere copia dei CV del personale coinvolto (può venire richiesto in fase di audit della CE) 42
La rendicontazione Personale non strutturato Attenzione al contratto/bando, che deve prevedere: Riferimento al progetto Riferimento alla supervisione da parte del responsabile scientifico Riferimento al fatto che la persona utilizza locali ed attrezzature del contraente Raccogliere time sheets Rendicontare l importo di competenza per il periodo di reporting (anche su base mensile, indipendentemente dalle ore registrate nelle time-sheets) 43
La rendicontazione Viaggi e missioni Rispetto delle regole del contraente: per diem, costo reale del viaggio e soggiorno, sistemi misti Escludere IVA dai singoli documenti di supporto Tenere a disposizione i documenti di supporto al viaggio/missione (agenda riunioni e lista partecipanti, programmi eventi, ecc.) Attenzione: bisogna dimostrare sempre attinenza con gli obiettivi del progetto 44
La rendicontazione: Subcontracting Non è possibile subcontrattare parti rilevanti del contratto Prevedere procedura di selezione trasparente (rispetto delle regole del contraente, ma da dimostrare e giustificare in fase di audit) Verificare autorizzazione della CE (il subcontratto deve essere menzionato nell annex 1 del contratto oppure deve essere richiesta autorizzazione alla spesa alla CE) Includere in questa voce i costi relativi al BARI Certificate 15/5/09 on Financial Statement (attività management) 45
La rendicontazione: Beni durevoli I beni durevoli sono imputabili solo per la quota di ammortamento (dalla data di consegna o collaudo) e di reale utilizzo ai fini del progetto (% oppure time sheet dei beni) Acquistare i beni all inizio del progetto, purché questo sia coerente con le attività da svolgere Attenzione ai PC, che se utilizzati come strumento di ufficio vengono considerati come costo indiretto e di solito non vengono riconosciuti come BARI costi 15/5/09 ammissibili diretti 46
La rendicontazione: Beni di consumo Qualsiasi bene necessario all implementazione del progetto, es. acquisto, fabbricazione, riparazione o uso di materiali, beni, strumenti e software che: Non sia nell inventario dei beni del contraente Abbia vita breve, non oltre la durata del contratto Non sia normalmente considerato come costo indiretto In caso di audit, è necessario essere in grado di giustificare che i beni acquistati siano attinenti al progetto 47
La rendicontazione: Altri costi Qualsiasi costo diretto necessario per l implementazione del progetto, ad esempio: Costi di pubblicazione Costi relativi all ospitalità delle riunioni e workshop di progetto (catering, trasporti, ecc.) Costi relativi a eventi (affitto sale, traduzione simultanea, catering, brochure, ecc.) E opportuno essere in grado di dimostrare la necessarietà per i fini del progetto e disporre degli eventuali materiali prodotti (es. pubblicazioni) in caso di audit 48
Il Certificate on Financial Statement Verifica puntuale di tutte le spese sostenute, del rispetto delle regole del 7 PQ, del rispetto delle regole interne del contraente e delle leggi nazionali Auditor competente ed indipendente Necessario solo se e quando il contributo comunitario (cumulativo) raggiunge i 375.000 Necessario comunque una sola volta per i progetti con durata inferiore ai due anni 49
L audit della Commissione Previsto dal contratto, può essere realizzato entro 5 anni dalla conclusione di un progetto (ma anche con progetto in corso) Società italiana contrattata dalla CE Procedura 50
Il supporto della Commissione Contratto completo con la Commissione Europea Consortium Agreement (se stipulato), in particolare la sezione relativa a costi e pagamenti Informazioni sulle regole del PQ, in particolare Linee guida finanziarie Linee guida per il reporting Altro materiale specifico inviato dalla Commissione o dal Coordinatore del progetto Regole interne e quadro normativo nazionale di riferimento 51
7PQ: documentazione (1) Base legale Decision n. 1982/2006/EC of the European Parliament and the Council of 18 December 2006 concerning the Seventh Framework Programme of the European Community for research, technological development and demonstration activities (2007-2013) Decision 2006/971/EC (Cooperation), 2006/972/EC (Ideas), 2006/973/EC (People), 2006/974/EC (Capacities) Regulation (EC) No 1906/2006 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2006 laying down the rules for the participation of undertakings, research centres and universities in actions under the Seventh Framework Programme and for the dissemination of research results (2007-52
7PQ: documentazione (2) Legal documents for implementation: Rules for submission of proposals, and the related evaluation, selection and award procedures ERC Rules for submission, evaluation, selection, award Standard model grant agreement ERC model grant agreement Marie Curie model grant agreement Rules on verification of existence, legal status, operational and financial capacity Financial Viability Check tool v3 53
7PQ: documentazione (3) Guidance documents: Wiki on FP7 Periodic Report and NEF (Forms C on-line tool for Information Society and Media DG projects) Presentation of FORCE (Forms C on-line tool for Research DG projects) Amendments Guide for FP7 Grant Agreements Guidance Notes on Audit Certification Guide for beneficiaries Guide to Financial Issues Guide to IPR Checklist for the Consortium Agreement 54
7PQ: documentazione (4) Negotiation Guidance Notes - Presentation of the NEF service (Negotiation Facility) - Templates for Description of Work Guidance notes on project reporting - Template for periodic report - Template for final report - Templates for security research Guidance notes on project technical review - Template for technical review Ethics Review: Ethics check list Supporting documents 55
7PQ: dove reperire le informazioni A livello europeo CORDIS: www.cordis.lu ed in particolare http://cordis.europa.eu/fp7/home_en. html Researcher s Mobility Portal A livello nazionale e regionale National Contact Points (NCP) APRE 56
Grazie per l'attenzione 57