CONTABILITA ANALITICA Operazioni da svolgere per gestire Movimentazioni di Contabilità Analitica. Il documento che segue ha lo scopo di illustrare le operazioni che devono essere eseguite per: Predisporre l applicativo per la Gestione della Contabilità Analitica Creare i Sottoconti della Contabilità Analitica Creare i legami tra i Sottoconti contabili e la Contabilità Analitica Registrare i documenti di acquisto con ripartizione dei Costi Emettere documenti di vendita con ripartizione dei Ricavi Registrare in modo extracontabile una partita di Contabilità Analitica Effettuare i controlli delle registrazioni ripartite sui Conti di Contabilità Analitica Eseguire un Bilancio di Contabilità Analitica Eseguire un Bilancio raffrontato di Contabilità Analitica Stampare le Schede contabili di Contabilità Analitica La Gestione della Contabilità Analitica permette di ripartire in modo più dettagliato i Costi e i Ricavi derivanti dalle registrazioni contabili di documenti di acquisto e/o da documenti di vendita a voci di Costo e Ricavo che ogni azienda può configurare in base alle proprie esigenze, allo scopo di analizzare quali sono i settori aziendali sui quali grava la maggior parte dei costi e quali sono i settori dai quali l azienda ha maggiori ricavi. Obiettivo del presente documento è fornire le istruzioni necessarie per l utilizzo del modulo di Contabilità Analitica presente in Company. Predisporre l applicativo per la Gestione della Contabilità Analitica Le registrazioni di Contabilità Analitica possono essere generate dal programma Manutenzione Registrazioni contabili e dal programma Manutenzione Documenti. Per configurare correttamente l applicativo alla nuova Gestione è necessario seguire le seguenti indicazioni: Dal Menù Utilità / Configurazione fare la scelta Configurazione Elaborazione Nella Sezione Movimenti Costi / Ricavi settare le opzioni opportune per: o Generazione automatica da contabilizzazione fatture Clienti o Gestione Costi / Ricavi legata alla Prima nota contabile Salvare con il tasto Conferma le nuove impostazioni e uscire 1
Le variazioni effettuate in questa finestra avranno effetto su tutte le aziende e non solo su quella selezionata 2
Creare i Sottoconti della Contabilità Analitica Per ripartire correttamente i costi e i ricavi, è necessario creare i legami tra i Sottoconti contabili di Costi e Ricavi e le Voci di Sottoconto di Contabilità analitica. Prima di configurare i legami, è importante definire una struttura dei Sottoconti di Contabilità Analitica. Esempio: l Azienda vuole gestire 4 settori aziendali per monitorarne Costi e Ricavi. Stabilisce una struttura simile a questa: Settore Progettazione suddiviso in : o Sintetico Progettazione suddiviso in : 010100001 Materiali 010100002 Costi del personale 010100007 Costi finanziari 010100008 Recupero spese generali Settore Produzione suddiviso in : o Sintetico Produzione suddiviso in : 020100001 Materiali 020100002 Spese Dirette Lavorazioni 020100004 Ass. Tecnica Lavorazioni 020100005 Ass. Tecnica Generica 020100006 Manodopera Lav. 020100007 Costi finanziari Lav. 020100008 Recupero spese generali o Sintetico Settore Assemblaggio suddiviso in : 020200001 Materiali 020200002 Costo del Personale 020200003 Costi finanziari 020200005 Spese Generali Settore Commerciale suddiviso in : o Sintetico Settore Agenti suddiviso in : 030100001 Materiali 030100002 Spese dirette 030100003 Spese di Rappresentanza 030100007 Costi finanziari 030100008 Recupero spese generali Settore Segreteria suddiviso in : o Sintetico Segreteria suddiviso in : 040100001 Materiali 040100002 Costi del personale 040100003 Spese di Rappresentanza 040100007 Costi finanziari 040100008 Recupero spese generali Per caricare questi Conti di Contabilità Analitica, così strutturati, é necessario prima caricare i raggruppamenti principali, cioè Mastri e Sintetici di Contabilità Analitica e poi i Sottoconti. Si inizia con il caricamento dei Mastri : Dal Menù Archivi / Piano dei Conti fare la scelta Manutenzione Conti Contabilità Analitica In fase di primo caricamento la finestra presenterà solo il raggruppamento generico principale Conti di Costo / Ricavo. E necessario prima caricare i raggruppamenti principali, cioè Mastri e Sintetici di Contabilità Analitica e poi i Sottoconti Evidenziare la riga Conti di Costo /Ricavo e usare il tasto Nuovo Il programma si predispone in caricamento del Mastro. Indicare il Codice del primo Mastro (esempio: 01) come da struttura sopra indicata, e caricare la descrizione 3
Salvare usando il tasto Salva Caricare gli altri Mastri allo stesso modo Per caricare i Sintetici, bisogna operare come segue: Selezionare un Mastro già caricato e presente usare il tasto Nuovo Il programma si predispone al caricamento di un Sintetico, riportando già il Codice del Mastro selezionato. Completare il Codice con i due caratteri necessari a definire il Sintetico ( esempio: 0101) con la relativa descrizione Salvare usando il tasto Salva Caricare gli altri Sintetici allo stesso modo 4
Per caricare i Sottoconti, bisogna operare come segue: Selezionare un Sintetico già caricato e presente usare il tasto Nuovo Il programma si predispone al caricamento di un Sottoconto, riportando già il Codice del Sintetico selezionato. Completare il Codice con i caratteri necessari a definire il Sottoconto da uno fino ad un massimo di cinque( esempio: 010100001) con la relativa descrizione Salvare usando il tasto Salva Caricare gli altri Sottoconti allo stesso modo 5
Terminato il caricamento della struttura dei Conti di Contabilità Analitica, uscire dal programma Manutenzione Conti di Contabilità Analitica. 6
Creare i legami tra i Sottoconti contabili e la Contabilità Analitica Dopo aver definito e caricato la struttura dei Conti di Contabilità Analitica, bisogna definire i legami con i Sottoconti di Contabilità ordinaria. Costi Per creare questi legami, bisogna operare come segue: Nella scelta Archivi Piano dei Conti Manutenzione Piano dei Conti bisogna selezionare i sottoconti dei componenti negativi e positivi di reddito Attivare il test Gestione Contabilità Analitica come indicato nella finestra sottostante Dopo aver impostato il test, con il tasto Legami si accede al caricamento dei legami tra il Sottoconto di contabilità ordinaria selezionato i possibili sottoconti di Contabilità Analitica. Comparirà una finestra come quella sottostante: 7
In questa finestra, verrà riportato il Codice del Sottoconto del Piano dei Conti selezionato e nella parte inferiore, l operatore dovrà impostare i seguenti dati: Nel campo Causale contabile dovrà essere indicata una causale di Contropartita di Costo valida Nel campo Codice Costo/Ricavo dovrà essere indicato un Sottoconto della Contabilità Analitica nel quale far confluire tutto o in percentuale l importo della contropartita contabile Indicare il tipo di Codice gestito: Costo o Ricavo Indicare, la percentuale di ripartizione dell importo della contropartita per il Sottoconto di Contabilità Analitica Usare il tasto Salva per confermare l impostazione della riga Continuare a inserire nuovi collegamenti per coprire il 100% dell importo della contropartita ripetendo i punti sopra indicati Per maggiore chiarezza, si prenda in considerazione un ulteriore esempio, che riguarda il Sottoconto del Piano dei Conti 077302 - Combustibili per Lavorazioni associato nel nostro. caso al Sottoconto di Contabilità Analitica 020100002 Spese Dirette Lavorazioni per l intero importo della contropartita (100%) 8
Ricavi Per la creazione di legami tra i Sottoconti del Piano dei Conti e i Sottoconti della Contabilità analitica, si opera nel modo indicato nel paragrafo Costi. Si allega un esempio di associazione tra il Sottoconto 099001 Vendita Merci e vari Sottoconti di Contabilità Analitica: 9
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Registrare i documenti di acquisto con ripartizione dei Costi Durante la registrazione di documenti di acquisto, nel caso sia abilitata la Gestione della Contabilità Analitica come visto in precedenza, apparirà il tasto Costi/Ricavi La pressione di questo tasto permetterà di manutenere le informazioni di Contabilità analitica come per esempio indicare un periodo di competenza. 11
Nel nostro. esempio, è stato necessario aprire la finestra di gestione della Contabilità Analitica per cambiare le date di competenza di ogni movimento, in quanto gli importi sono stati ripartiti tra il mese di dicembre 2004 e il mese di gennaio 2005 ( un esempio classico sono le registrazioni di quelle fatture di acquisto per servizi, quali le bollette telefoniche, che ricoprono un periodo bimestrale o trimestrale). Le quote risultanti sono state calcolate tenendo conto dei giorni di inizio e fine periodo indicati e di competenza di un mese rispetto al secondo. Il prospetto di calcolo riportato si riferisce al terzo movimento sulla griglia per l importo totale di Euro 1.500: Numero totale giorni di competenza: dal 27/12/2004 al 27/01/2005 compresi: 32 giorni Euro 1.500 / 32 = 46,875 quota giornaliera di competenza Giorni di Dicembre 2004 = 5 (dal 27/12/2004 al 31/12/2004) Giorni di Gennaio 2005 = 27 (dal 01/01/2005 al 27/12/2005) Euro 46,875 per 5 gg. = 234,375 arrotondato a 234,38 - Quota di competenza di Dicembre 2004 12
Euro 46,875 per 27 gg. = 1.265,625 arrotondato a 1.265,62 - Quota di competenza di Gennaio 2005 Se fosse necessario variare questa ripartizione eseguita su ogni singolo mese è sufficiente fare click sull importo,e modificare a proprio piacimento gli importi calcolati, ricordandosi che non sarà possibile confermare la registrazione fino a quando il totale degli importi indicato sui dettagli non sarà uguale all'importo indicato sul movimento di Contabilità Analitica. L'eventuale sbilancio presente tra il movimento di Contabilità Analitica ed il totale dei dettagli viene indicato in corrispondenza del campo "Sbilancio Dettagli"; la pressione del tasto <F3> durante l'inserimento dell'importo su un dettaglio consente di attribuire in automatico questo importo, così da ottenere la "quadratura" tra il movimento ed i dettagli ad esso relativi. Da notare che non è possibile aggiungere o eliminare il numero dei dettagli indicati se non agendo opportunamente sulle date di inizio / fine competenza relative al movimento di Contabilità Analitica in inserimento. 13
Emettere documenti di vendita con ripartizione dei Ricavi La registrazione dei Movimenti di Contabilità Analitica di Ricavo avviene in automatico durante il salvataggio di un documento di vendita in base a quanto indicato nei primi tre paragrafi e che si riassume in: Attivazione del Test Generazione automatica dei Ricavi nella scelta Configurazione elaborazione Attivazione del test Gestione Contabilità Analitica sui Sottoconti di Vendita di Contabilità Ordinaria Creazione dei Legami tra i Sottoconti di Vendita e i Sottoconti di Contabilità Analitica con indicazione delle percentuali di ripartizione fino alla concorrenza del 100% dell importo della contropartita di vendita 14
Registrare in modo extracontabile una partita di Contabilità Analitica Il programma di Manutenzione Movimenti di Contabilità Analitica consente di registrare, modificare, annullare le registrazioni di Contabilità Analitica, siano esse state inserite manualmente o provenienti da registrazioni contabili da Prima Nota o da Manutenzione Documenti di Vendita. Il programma inoltre, consente anche di collegare eventuali registrazioni di Contabilità Analitica a registrazioni contabili esistenti che non è possibile variare e/o annullare (per esempio perché stampati su Giornale Contabile). Inserimento di una nuova registrazione Per inserire una nuova registrazione di Contabilità Analitica, bisogna operare come segue: Dal menù Contabilità Generale / Contabilità Analitica fare la scelta Manutenzione Movimenti di Contabilità Analitica Il programma si predispone automaticamente in caricamento indicare l esercizio, le date di registrazione, operazione indicare la divisa da utilizzare per la registrazione Dopo aver confermato i dati di testata, si accede alla sezione di corpo, nella quale l'operatore dovrà: Selezionare o digitare il Codice di sottoconto di Contabilità Analitica da movimentare Indicare se il movimento è di Costo o Ricavo Indicare le date di inizio e fine competenza indicare l importo del movimento In base alle date di inizio e fine competenza inserite, in basso a destra verranno generati tanti "dettagli" quanti sono i mesi inclusi nelle date indicate. Se fosse necessario variare questa ripartizione eseguita su ogni singolo mese è sufficiente ciccare sul campo importo dell elenco dei dettagli, e modificare a proprio piacimento gli importi calcolati, ricordandosi che non sarà possibile confermare la registrazione fino a quando il totale degli importi indicato sui dettagli non sarà uguale all'importo indicato sul movimento di Contabilità Analitica. L'eventuale sbilancio presente tra il movimento di Contabilità Analitica ed il totale dei dettagli viene indicato in corrispondenza del campo "Sbilancio Dettagli"; la pressione del tasto <F3> durante l'inserimento dell'importo su un dettaglio consente di attribuire in automatico questo importo, così da ottenere la "quadratura" tra il movimento ed i dettagli ad esso relativi. Da notare che non è possibile aggiungere o eliminare il numero dei dettagli indicati se non agendo opportunamente sulle date di inizio / fine competenza relative al movimento di Contabilità Analitica in inserimento. Terminato l inserimento si conferma con il tasto Salva Durante l'inserimento di una nuova registrazione di Contabilità Analitica la percentuale è fissa a 100 e non può essere modificata dall'operatore Variazione di una registrazione Dopo aver premuto sul pulsante "Modifica", la ricerca del o dei movimenti da modificare può essere fatta in due modi: Tramite il tasto Richiama con il quale è possibile selezionare la registrazione se si conosce il numero attribuito durante il caricamento Tramite il tasto Cerca con il quale è possibile gestire criteri di ricerca diversi 15
Se la registrazione da modificare proviene dalla Contabilità Generale, nei campi di testata Prima Nota e N.Mov.Cont verranno indicati gli estremi "contabili" cui la registrazione di Contabilità Analitica è collegata. In questo caso, selezionando uno qualsiasi dei movimenti di Contabilità Analitica inseriti, nel corpo della maschera di input verrà attivato il campo Numero di Movimento Contabile Associato, nel quale verranno riportati gli estremi (numero, importo, codice sottoconto contabile e divisa) del movimento contabile dal quale è stato generato il movimento di costo/ricavo in manutenzione. All'interno di questo campo potranno essere visualizzati, e quindi selezionati, tutti i movimenti contabili relativi alla Partita Doppia Contabile dalla quale la registrazione di Contabilità Analitica proviene, a condizione che sui sottoconti contabili il test "Gestione Contabilità Analitica" sia stato impostato a "Si". Al fine di evitare problemi di "squadratura" tra gli importi rilevati in Contabilità e nella Contabilità Analitica, il programma non consentirà che per un movimento contabile non venga assegnato il totale dell'importo sui movimenti di Contabilità Analitica ad esso associati, avvisando opportunamente l'operatore all'atto del salvataggio della registrazione. Non sarà inoltre possibile, sempre per il medesimo motivo, aggiungere movimenti di Contabilità Analitica che non risultino collegati (mediante l'apposito campo Numero di Movimento Contabile Associato) ad uno dei movimenti contabili della Partita Doppia Contabile. Nel caso in cui la registrazione in variazione non sia collegata alla Contabilità Generale, valgono i concetti già esposti per quanto riguarda la fase di caricamento di una nuova registrazione. Eliminazione / Visualizzazione di una registrazione Anche in questo caso, per identificare la registrazione che si desidera annullare o visualizzare, valgono i concetti già espressi per la variazione della registrazione per quanto riguarda le funzionalità emulate dalla pressione del tasto "Richiama" o del tasto "Cerca". "Collegamento" di una scrittura di Contabilità Analitica ad una registrazione contabile esistente Se fosse necessario "collegare" ad una registrazione contabile esistente una scrittura di Contabilità Analitica, è possibile farlo in questo modo: impostando il programma su "Nuova Registrazione di Costo / Ricavo Tramite il tasto "Richiama P.D." Oppure tramite il tasto "Cerca P.D." Utilizzando uno dei due tasti, verrà aperta la finestra mediante la quale sarà possibile selezionare la registrazione contabile alla quale si desidera associare la scrittura di Contabilità Analitica. Se per la scrittura contabile selezionata non è già presente una registrazione di Contabilità Analitica, il programma creerà in automatico (se presenti i legami tra conti di contabilità e conti di Contabilità Analitica), la scrittura di Contabilità Analitica; se i legami non sono previsti, il programma si predisporrà per il caricamento "manuale" della scrittura di Contabilità Analitica, indicando all'operatore i sottoconti e gli importi contabili sui quali operare. Come per le altre scritture di Contabilità Analitica collegate alla Contabilità Generale, non sarà possibile confermare l'operazione fino a quando sarà stato raggiunto il "pareggio" degli importi tra la Contabilità e gli importi associati alla scrittura di Contabilità Analitica. 16
Effettuare i controlli delle registrazioni ripartite sui Conti di Contabilità Analitica Il programma Brogliaccio di Contabilità Analitica, presente nel menù Contabilità Generale / Contabilità Analitica, consente di verificare la correttezza delle registrazioni di Costo/Ricavo inserite, evidenziando eventuali squadrature presenti tra la parte contabile e la parte relativa ai centri di Costo e Ricavo. Dopo aver impostato i filtri di selezione dei movimenti da controllare, è possibile personalizzare la stampa richiesta impostando opportunamente le opzioni sotto descritte: Lista con Registrazione Contabile associate alla registrazione di Contabilità Analitica Consente di includere o escludere dalla lista anche tutti Movimenti Contabili dai quali le registrazioni di Contabilità Analitica sono state generate. Alla fine della stampa, sarà possibile confrontare i totali derivati dalla somma di tutti i movimenti contabili con quelli derivati dalla somma di tutti i movimenti di Contabilità Analitica. Includi Descrizione Registrazione Contabile Dipendente dall opzione precedente, se attiva, consente di riportare nella lista l'eventuale descrizione aggiuntiva inserita durante il caricamento della registrazione contabile. Includi Dettaglio Competenza di Contabilità Analitica Consente di includere o escludere dalla lista i "dettagli" delle registrazioni di Contabilità Analitica, intesi come l'importo attribuito al movimento per ogni singolo mese di competenza. Includi Registrazioni Contabili a cui mancano registrazioni Contabilità Analitica Consente di includere o escludere dalla lista tutte le registrazioni contabili per le quali non sono stati previsti i relativi movimenti di Contabilità Analitica. Includi Registrazioni di Contabilità Analitica a cui mancano Registrazioni Contabili Simile all'opzione precedente, ma vista dal "lato" della Contabilità Analitica; consente di includere o escludere dalla lista tutte le registrazioni di Contabilità Analitica "extra-contabili", cioè che non provengono da una registrazione contabile o dall'emissione di un documento di vendita dalla "Manutenzione Documenti". Includi solo Registrazioni Sbilanciate tra Contabilità e Contabilità Analitica Consente di evidenziare tutte (e solo) quelle registrazioni per le quali non esiste la quadratura tra l'importo attribuito in contabilità e l'importo attribuito nelle registrazioni di Contabilità Analitica 17
Eseguire un Bilancio di Contabilità Analitica Il programma Bilancio di Contabilità Analitica, presente nel menù Contabilità Generale / Contabilità Analitica consente di stampare un bilancio su diversi livelli di analiticità. Dopo aver impostato i filtri di selezione dei movimenti da analizzare, è possibile gestire il risultato della stampa in base alle opzioni sotto descritte: Conti Contabili Se l opzione è abilitata, consente di confrontare gli importi contabili inseriti sui sottoconti di contabilità con gli importi derivati dalle movimentazioni di Contabilità Analitica ad essi collegate. La comparazione viene eseguita confrontando l'importo del Costo con l'importo Dare di Contabilità, e l'importo del Ricavo con l'importo Avere di Contabilità. Vengono inoltre forniti, oltre ai totali riepilogativi, i totali per Gruppo, Sottogruppo e Sottoconto di Costo / Ricavo. Per Conti di Costo / Ricavo, Gruppi o Sottogruppi Esegue un bilancio per Conti di Costo/Ricavo, senza riferimenti alla parte di contabilità. 18
Eseguire un Bilancio raffrontato di Contabilità Analitica Il programma Bilancio Raffrontato di Contabilità Analitica, presente nel menù Contabilità Generale / Contabilità Analitica è simile al programma Bilancio di Contabilità Analitica, ma con analiticità fissa uguale a "Sottoconto di Costo / Ricavo". Il programma permette di raffrontare l'andamento delle movimentazioni di Contabilità Analitica su due esercizi differenti. Per ogni sottoconto di Costo / Ricavo vengono elencati gli importi determinati dal periodo indicato nelle selezioni per entrambe gli anni impostati, con la percentuale di scostamento annuale determinata dalla differenza rilevata tra i due esercizi analizzati. Viene inoltre fornito anche il raffronto per il mese indicato come mese di fine periodo, confrontato con il medesimo mese dell'anno indicato come anno di inizio periodo. Settando l apposita opzione, è possibile includere o escludere nel Bilancio anche i Conti di Costo/Ricavo con importi a zero. Si elencano le impostazioni da effettuare: Anno Competenza E' l'esercizio del primo Bilancio per Contabilità Analitica da stampare. 1 Anno Competenza E' l'esercizio del secondo Bilancio per Contabilità Analitica da stampare. 2 Mese Periodo Inizio E' il mese dal quale iniziare il calcolo del il Bilancio Raffrontato per gli esercizi impostati. Mese Periodo Fine E' il mese al quale terminare il calcolo del Bilancio Raffrontato per gli esercizi impostati. Includi Conti di Costo/Ricavo a Zero Se impostato a Si permette di includere nel Bilancio anche i Conti di Costo / Ricavo con saldo a zero. 19
Stampare le Schede contabili di Contabilità Analitica Il programma Stampa schede di Contabilità Analitica, presente nel menù Contabilità Generale / Contabilità Analitica, consente di visualizzare e/o stampare le schede relative alle scritture di Contabilità Analitica per i sottoconti abilitati. L'operatore ha la facoltà di scegliere il tipo di raggruppamento, se per Codice Conto Contabile o per Codice Conto di Costo / Ricavo. In entrambi i casi, il programma riporta comunque sia l'importo rilevato dalla movimentazione di Contabilità Analitica che l'importo rilevato dalla movimentazione Contabile (se presente), consentendo un rapido controllo sulla coerenza degli importi inseriti. Inoltre è possibile includere nella scheda anche i dettagli relativi alle movimentazioni di Contabilità Analitica inserite, che consentono di analizzare più approfonditamente le informazioni memorizzate. 20