ISTRUZIONI CHIUSURA / APERTURA CONTABILE GAMMA ENTERPRISE/SPRINT Operazioni da eseguire prima delle chiusure contabili: - Controllo stampa libro cespiti e relativa generazione degli ammortamenti dell esercizio da chiudere; - Controllo e generazione risconti dell anno precedente: - Adeguamento cambio relativamente a registrazioni di incassi e pagamenti eseguiti in valuta; - Consolidare tutti i movimenti contabili di competenza dell esercizio da chiudere; - Eseguire un controllo del saldo delle partite e del mastrino ad oggi - Controllo e stampa Situazione Economico patrimoniale con relativo controllo risultato esercizio; (attenzione non è necessario eseguire manualmente la scrittura di rilevazione del risultato d esercizio la esegue il programma automaticamente) - Eseguire un controllo dei saldi sia per l anno da chiudere che per il nuovo esercizio
Spuntare la voce solo conti sbilanciati e selezionare elabora, terminata l elaborazione in caso segnali dei conti è necessario eseguire l azzera e controlla progressivi contabili.
A N N O T A Z I O N I Flusso operativo delle chiusure contabili: Non esiste nessun flusso operativo delle chiusure contabili in quanto il programma di Chiusura/riapertura Esercizio esegue il controllo dei progressivi contabili, il controllo della quadratura di bilancio economico/patrimoniale e dei conti d ordine ed infine verifica la correttezza dei dati (livello di chiusura, tipo conto e conto di chiusura dei conti); il programma segnala ma non blocca l eventuale NON generazione degli ammortamenti e dei risconti. Inserimento saldi di apertura: Se l azienda inizia ad utilizzare la procedura TeamSystem dall 01/01/ di un certo anno ed ha quindi la necessità di inserire i saldi di apertura dell anno precedente gestisto da un differente gestionale, può eseguire l inserimento tramite registrazione di movimenti di prima nota con causale apposita capace di creare i relativi movimenti di Estratto Conto e scadenze portafoglio; L inserimento dei saldi di apertura dopo che si sono inseriti dei movimenti contabili o IVA nel nuovo anno, non crea nessun problema. Inserimento automatico nel Piano dei Conti dei conti di chiusura/apertura: Il programma di chiusura/apertura esercizio eseguito in prova, consente di inserire automaticamente nel Piano dei Conti, i conti di chiusura/apertura prelevandoli dalla Personalizzazione Piano dei Conti. Questo vale anche per inserire eventuali segnalazioni di Conti non Consistenti emersi durante l elaborazione. Ripetizione di una chiusura/apertura esercizio eseguita in Definitiva : Per poter ripetere una chiusura/apertura esercizio eseguita in denifinitiva, si possono utilizzare due differenti modalità di esecuzione; la prima consiste nell annullare manualmente le registrazioni di prima nota, ricercandole con l interrogazione e modifica prima nota (da utilizzare soprattutto se si è eseguita una chiusura/apertura di tipo sintetica, la seconda tramite apposito programma di utilità Annullamento multiplo movimenti prima nota eseguendolo una volta per la causale di Bilancio di chiusura ed una volta per la causale Bilancio di apertura. Riaprire l esercizio prima di rieseguire la nuova chiusura/riapertura esercizio. Profitti e perdite: Nel campo profitti e perdite può essere indicato come conto di chiusura un generico Risultato d esercizio perché durante l elaborazione il programma di chiusura/apertura in base al risultato Utile o Perdita, automaticamente prende i conti presenti nella Personalizzazione Piano dei Conti riferiti a Risultato d esercizio (Utile) o Risultato d esercizio (Perdita). Conti d ordine sbilanciati: I conti d ordine devono essere a zero ed eventualmente tramite situazione economica/patrimoniale verificare perché non si bilanciano tra loro. Adeguamento operazioni valutarie di fine esercizio: Se in Anagrafica azienda, scheda Gestionali, risulta abilitata la gestione dell Adeguamento cambi ann., il Programma di Chiusura/riapertura esercizio verifica lo stato delle suddette caselle e nel caso non risultino valorizzate segnala la mancata esecuzione del Programma di Adeguamento operazioni valutarie di fine esercizio e con forzatura dell utente permette comunque di eseguire le Chiusure e valorizzare le suddette caselle.
Per eseguire una corretta chiusura contabile eseguire i seguenti passaggi: CONSIDERARE CHE DURANTE L ESECUZIONE DELLE CHIUSURE IN DEFINITIVO TUTTI GLI UTENTI DEVONO USCIRE DALLA PROCEDURA. 1. Eseguire le copie degli archivi aziendali (salvare i dati su un supporto archiviabile e far conservare le copie per 6 mesi) 2. Controllare le chiusure dell anno precedente in Anagrafica azienda Esercizi Ditta 3. Controllare la presenza di conti sotto evidenziati dal programma personalizzazione del piano dei conti da:
5 Eseguire un controllo delle causali contabili da utilizzare per le registrazioni contabili di apertura (causale 151 standard) e chiusura (causale 150). 6. Eseguire una stampa della situazione economico/patrimoniale dell anno da chiudere.
Verificare: - il pareggio della situazione patrimoniale con quella economica; - che i conti d ordine si chiudano tra loro; 7. Eseguire una stampa della situazione economico/patrimoniale dell anno in corso da utilizzare dopo aver terminato le chiusure al fine di controllarne l esattezza.
8. Lanciare il programma di chiusura riapertura saldi in prova.
Se compare la videata sotto riportata sistemare l abbinamento per i conti segnalati sia del livello di chiusura che del conto di chiusura e apertura I conti di chiusura apertura possono essere caricati prendendo quelli impostati dalla personalizzazione del piano dei conti ma il livello di chiusura è da impostare per ogni conto. Livelli di chiusura da abbinare conto chiusura std. Conto riapertura std 1 per tutti i conti economici 9900050005 9 per i conti d ordine 5500050010 5500050005 9 per i conti patrimoniali 5500050010 5500050005 Dopo aver sistemato i dati stampare le chiusure in prova e verificare la correttezza delle informazioni riportate nei saldi delle stampe. ATTENZIONE : Far uscire tutti dal programma prima di lanciare le chiusure in definitivo. In seguito ai controlli rilanciare il programma in definitivo.