La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità

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1 La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Responsabile scientifico: Prof. Andrea Vettori, Docente di Healthcare management Università degli studi Guglielmo Marconi, Roma Autori: Prof. Andrea Vettori, Docente di Healthcare management Università degli studi Guglielmo Marconi, Roma Obiettivi formativi Al termine del presente modulo didattico, il discente dovrebbe essere in grado di: comprendere il concetto di performance e avere consapevolezza delle fasi del processo di performance management conoscere le tipologie e la classificazione degli obiettivi di performance conoscere la differenza fra gli indicatori di output e di outcome sapere quali sono gli obiettivi e gli indicatori di rispetto dei vincoli procedurali e normativi inquadrare la valutazione della Performance come strumento di crescita professionale Il concetto di performance Ogni azienda sanitaria deve definire una strategia per le proprie risorse umane, dal momento che il personale sanitario, tecnico e amministrativo è la componente più importante dell azienda. Al personale va inoltre dedicato tempo e risorse. La strategia per le risorse umane è strutturata in quattro fasi: FASE 1: conoscere e comprendere gli obiettivi a lungo termine dell azienda e delle strutture complesse, insieme alle capacità e alle competenze richieste alle singole risorse umane; FASE 2: prendere consapevolezza delle necessità, delle competenze e delle esigenze relative alle risorse umane delle strutture semplici e complesse; FASE 3: armonizzare le necessità di crescita professionale con le esigenze della Azienda Sanitaria; FASE 4: creare un piano di sviluppo individuale, monitorarlo e aggiornarlo. Nell ambito della strategia delle risorse umane l azienda sanitaria realizza un sistema di valutazione chiamato performance management. Il performance management è un sistema che contribuisce a gestire e sviluppare le attività attraverso gli operatori e quindi permette di: far comprendere il proprio ruolo per raggiungere gli obiettivi aziendali; tradurre gli obiettivi tecnici, gestionali e organizzativi in attività quotidiane; Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 1 1

2 costruire nuove competenze e aumentare la soddisfazione nel lavoro attraverso lo sviluppo individuale. Il performance management è di conseguenza un sistema articolato, che va capito, assimilato, implementato e usato. Sono necessari quattro fasi di apprendimento affinché diventi uno strumento utile ai singoli operatori e alla Azienda Sanitaria La prima fase si contraddistingue come il momento in cui si comprende il sistema. Nella seconda fase il sistema viene fatto proprio e sperimentato nelle attività quotidiane Nella terza fase il sistema di valutazione diventa una routine quotidiana. Nell ultima fase, la quarta, il sistema non ha più segreti e l applicazione viene fatta facilmente. Il sistema di Performance Management si poggia su alcuni principi fondamentali che vengono di seguito descritti: 1. ogni operatore sanitario, in qualsiasi ruolo sia, condivide la responsabilità del raggiungimento dei risultati dell azienda sanitaria; i risultati economici non sono l obiettivo principale, ma viene esaminato anche il modo in cui questi risultati vengono raggiunti in quanto ognuno è responsabile del proprio lavoro; 2. se coinvolto e motivato, l impegno aumenta e migliorano le attività. La performance, quindi, è una attività che consente il miglioramento continuo delle prestazioni sanitarie; richiede però che le persone pensino in modo continuativo e programmato alle proprie responsabilità piuttosto che a momenti sporadici di discussione dei risultati come a volte accade all interno delle organizzazioni. Questo sistema richiede, infatti, un coinvolgimento attivo da parte di tutti in ogni momento dell anno in quanto si tratta di un processo continuo. Il processo di perfomance management è suddiviso in quattro fasi: La pianificazione. Il supervisore (il Responsabile di Struttura o il Coordinatore) e il collaboratore, normalmente a inizio anno, definiscono le aree chiave di risultato dello specifico lavoro, pianificano e concordano le aspettative di performance sia quantitative (obiettivi) sia qualitative (dimensioni) e i criteri di misurazione (indicatori). La revisione di metà periodo. Serve a correggere o cambiare gli obiettivi. Il feed-back e il coaching continuo. Ogni operatore raccoglie i dati (esempi concreti) e poi discute con il proprio supervisore punti di forza e aree di debolezza, che può correggere o modificare e sono finalizzati al raggiungimento degli obiettivi. La revisione finale e i benefici. Serve per rivedere a fine anno i risultati di performance, per discutere le opportunità di sviluppo e per incominciare a pianificare le aree chiave per l anno successivo. Dal momento che è necessario comprendere come il proprio lavoro contribuisca al risultato aziendale/strutturale, occorre che ogni collaboratore possieda tutte le informazioni sulle strategie dell azienda, la mission, la vision, le priorità e i valori, in modo da calare tutto questo sulla propria realtà lavorativa. Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 1 2

3 Ambiti della performance La performance è quindi intesa come il contributo che ciascun soggetto apporta attraverso la propria azione al raggiungimento delle finalità e degli obiettivi e alla soddisfazione dei bisogni per i quali l organizzazione è stata creata. (Linee guida sulla riforma della disciplina del rapporto di lavoro dei dipendenti della Pubblica Amministrazione- Università Tor Vergata Roma). Nell ambito delle Aziende Sanitarie pubbliche, la misurazione e la valutazione della performance è finalizzata a favorire il miglioramento dei servizi diagnostici, clinici e assistenziali rivolti all assistito, promuovendo la crescita delle competenze da parte delle risorse umane impiegate. Due sono i riferimenti normativi importanti del DLgs 150/09 (art. 9 a; art. 9 b) relativi alla misurazione e alla valutazione della performance individuale. La misurazione e la valutazione della performance individuale dei dirigenti (art. 9a) e del personale responsabile di una unità organizzativa è collegata: agli indicatori di performance relativi all ambito organizzativo di diretta responsabilità; al raggiungimento di specifici obiettivi manageriali o tecnico professionali; alla qualità del contributo assicurato alla performance generale della struttura alle competenze professionali e manageriali dimostrate; alla capacità di valutazione dei propri collaboratori, dimostrata tramite una significativa differenziazione dei giudizi. La misurazione e la valutazione, svolte dai dirigenti, sulla performance individuale del personale (art. 9b) sono invece collegate: al raggiungimento di specifici obiettivi di gruppo o individuali; alla qualità del contributo assicurato alla performance dell unità organizzativa di appartenenza, alle competenze dimostrate e ai comportamenti professionali e organizzativi. È possibile definire diverse tipologie di obiettivi di performance. Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 1 3

4 Tipologie di obiettivi di perfomance Classificazione degli obiettivi di perfomance Obiettivi orientati al destinata Output rio Outcome Risultati di salute (esiti) Accessibilità Sicurezza per il paziente Soddisfazione Produzione (volumi) Produttività Ricavi /costi /efficienza Progetti specifici Vincoli Procedure di qualità Appropriatezza organizzativa Impiego strumenti di Clinical Governance Obiettivi orientati all erogat ore Competenze Tecnico professionali Manageriali Relazionali Realizzative Cognitive Efficacia personale Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 1 4

5 Obiettivi di outcome Descrizione Indicatore Risultati di salute Esiti delle cure, ossia il risultato intermedio o finale di un trattamento diagnostico o terapeutico o assistenziale erogato ai pazienti Tasso di mortalità a 30 giorni da un intervento di bypass aorto-coronarico Tasso di mortalità per diabete Accessibilità alle cure Sicurezza del paziente Rispetto degli standard di servizio che caratterizzano la struttura operativa, in termini di: rispetto tempi nell erogazione dei servizi (tempi di attesa e durata dei servizi); accessibilità fisica e multicanale ai servizi; comunicazione e trasparenza, in termini di orientamento del paziente/assistito, collegamenti con strutture esterne, chiarezza su tempi, individuazione dei referenti Minimizzazione dei rischi di salute per il paziente in sede di erogazione dei servizi assistenziali Accessibilità / tempi: tempi di attesa per una radiografia tempi di attesa per un intervento chirurgico programmato tempi di attraversamento di una domanda di esenzione Accessibilità /fisica e multicanale numero di pazienti diabetici assistiti da un centro ore di apertura di uno sportello informativo abilitazione al pagamento del ticket on line Comunicazione e trasparenza numero di pazienti /assistiti orientati numero eventi informativi organizzati sul territorio Numero di casi di malpractice Tasso di infezioni ospedaliere Soddisfazione del paziente/assistito Livello di qualità percepito dal paziente/assistito Indice di soddisfazione calcolato su un questionario Obiettivi di Output Produzione Descrizione Volume delle prestazioni erogate Indicatore Numero di pazienti con DRG 490 Numero di prestazioni effettuate in semiresidenziale per MDC 8 Numero di prestazioni ambulatoriali Numero di prime visite oculistiche Numero pazienti con fibrillazione atriale assistiti Produttività Numero di prestazioni effettuate o servizi erogati Numero di prestazioni ambulatoriali per medico Turn over dei posti letto in Day Surgery Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 1 5

6 rispetto alle risorse impiegate Ricavi/costi/effi cienza operativa Conseguenze economiche associate alla gestione delle attività sanitarie Costo dei farmaci oncologici Costo delle prestazioni di radiologia per ricovero Valore delle prestazioni in ricovero diurno Progetti specifici Conseguimento degli obiettivi relativi a progetti specifici concordati con la direzione Attivazione della week surgery Attivazione del pagamento del ticket on line Attivazione di un sistema di benchmarking sulla gestione del rischio clinico Attivazione di un sistema di telemedicina Pubblicazione del bilancio sociale Obiettivi di Rispetto dei vincoli Appropriatezza organizzativa Descrizione Rispetto dei vincoli relativi all erogazione delle prestazioni nell opportuno regime assistenziale Indicatore Rispetto delle soglie per le prestazioni da erogare in regime diurno Trasferimento delle prestazioni in regime ambulatoriale Numero di casi chirurgici rispetto al totale (es. chirurgia generale) Tasso di utilizzo di una nuova tecnologia Tasso di parti cesarei Standard qualitativi e di processo Rispetto dei vincoli nella gestione dei processi clinico assistenziali ed amministrativi previsti dai sistemi di qualità adottati dall azienda Degenza media degli interventi sulle valvole cardiache (DRG 104 e 105) Degenza media pre-operatoria Utilizzo della modulistica prevista Rilevazione della soddisfazione dei pazienti/assistiti Numero delle cartelle cliniche sottoposte a controllo di qualità Invio della reportistica nei tempi previsti Impiego di strumenti di Clinical Governance Adozione degli strumenti tecnici e organizzativi volti al miglioramento continuo dell attività clinico assistenziale Formalizzazione del PDTA dello scompenso cardiaco Numero di valutazioni di clinical audit Numero di incontri per la valutazione dei rischi relativi alla degenza in una U.O. Obiettivi relativi alle Competenze Descrizione Indicatore Tecnico professionali Insieme di conoscenze tecnico scientifiche e di capacità di utilizzarle che consentono di Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 1 6 Valutazione individuale basata sulle competenze: Tecnico cliniche Tecnico assistenziali

7 Manageriali Relazionali Realizzative Cognitive Efficacia personale operare nel modo più efficace rispetto al ruolo Capacità che implicano le abilità di persuasione, influenzamento, guida degli altri e di difesa delle proprie posizioni Competenze che hanno come comune denominatore la relazione con i colleghi, con i collaboratori, con gli assistiti; la collaborazione e il lavoro di gruppo Capacità direttamente correlate allo svolgimento del lavoro sotto l aspetto dell iniziativa, dell organizzazione, della tendenza al risultato e del controllo Capacità di analisi e di apprendimento che consentono di affrontare autonomamente tutte le attività correlate al ruolo Capacità che hanno come comune denominatore l autocontrollo, la sicurezza di sé e la capacità di adeguamento al contesto operativo Su procedure e norme Valutazione individuale basata sulle competenze: Decisionali Di guida e sviluppo degli altri Di gestione dei conflitti Di Autonomia di giudizio Valutazione individuale basata sulle competenze di: Comunicazione Integrazione interprofessionale Orientamento all assistito Valutazione individuale basata sulle competenze di: Iniziativa Sensibilità economica Orientamento al risultato Valutazione individuale basata sulle competenze di: Analisi Soluzione dei problemi Consapevolezza organizzativa Valutazione individuale basata sulle competenze di: Tolleranza dello stress Sicurezza di sé Flessibilità La performance come strumento di motivazione e crescita La valutazione non può limitarsi a fotografare una performance aziendale e/o individuale ma deve essere implementata come strumento di motivazione e crescita continua. Infatti, laddove non esiste un sistema di valutazione, non esiste motivazione. Le persone sono portate a migliorare il proprio contributo se si sentono utili, se sanno che il proprio lavoro è importante e se ricevono continui riscontri. La valutazione identifica gli aspetti positivi del proprio lavoro e indica gli ambiti in cui possiamo e dobbiamo migliorare. Attraverso l analisi delle performance e dei punti di miglioramento, è possibile dar vita a strumenti di crescita finalizzati per le risorse umane come: Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 1 7

8 i piani formativi, generali e individuali la premialità la definizione di carriera la mobilità interna La valutazione delle prestazioni (performance appraisal) che si applica all interno di processi lavorativi, talvolta molto complessi, è uno strumento attraverso il quale le organizzazioni cercano di monitorare e analizzare le performance dei dipendenti, sviluppare le loro competenze, migliorare la produttività e i risultati conseguiti, nonché valorizzare le buone pratiche e distribuire premi. (Fletcher 2011) Questionario di valutazione dell apprendimento 1) Qual è la finalità di un sistema per la misurazione e valutazione delle performance? a) Migliorare la distribuzione dei premi di risultato e di produttività b) Migliorare la soddisfazione dei dipendenti c) Migliorare la soddisfazione dei bisogni per i quali l organizzazione è stata creata d) Migliorare l appropriatezza e ridurre il rischio clinico delle prestazioni erogate 2) È un indicatore di rispetto dei vincoli: a) la pubblicazione del bilancio sociale b) il tasso di infezioni ospedaliere c) le ore di apertura di uno sportello informativo d) il rispetto delle soglie per le prestazioni da erogare in regime diurno 3) Gli esiti di salute sono indicatori: a) di outcome b) di output c) di rispetto dei vincoli d) di competenze 4) Il Conseguimento degli obiettivi relativi a progetti specifici concordati con la direzione è un obiettivo: a) di outcome b) di output c) di rispetto dei vincoli d) di competenze 5) La formalizzazione di un processo diagnostico-assistenziale è un indicatore: a) di outcome b) di output c) di rispetto dei vincoli d) di competenze Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 1 8

9 6) Quando si tratta di capacità che implicano le abilità di persuasione, influenzamento, guida degli altri difesa delle proprie posizioni, si parla di obiettivo a) Tecnico professionali b) Manageriali c) Relazionali d) Realizzative Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 1 9

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